accountantscontrole".

Transcriptie

1 Memo Aan Van : de gemeenteraad : Han Struijs, griffier Datum : 9 oktober 2008 Onderwerp : Bijlage 1 behorende bij agendapunt 9 "Overeenkomst accountantscontrole". De driejarige contractperiode met betrekking tot de overeenkomst "Accountantscontrole" afgesloten met het accountantskantoor Deloitte verloopt aan het einde van het boekjaar Dat wil zeggen dat de controle over het boekjaar 2008 begin 2009 nog door Deloitte conform het contract wordt uitgevoerd. Het contract geeft de gemeenteraad de mogelijkheid om eenzijdig deze overeenkomst een maal voor een periode van één jaar te verlengen. In dit geval wordt de accountantscontrole over het boekjaar 2009 ook nog door Deloitte uitgevoerd. Deze verlenging dient schriftelijk door de gemeenteraad vóór 1 november 2008 te zijn gedaan. Zoals ongetwijfeld bij u bekend, is het afsluiten van een overeenkomst over accountantscontrole een bevoegdheid van de gemeenteraad. In bijlage 2 treft u het collegestandpunt aan. Het college stelt hierin voor om de overeenkomst met de accountant met een jaar te verlengen. Met deze memo wil ik u informatie doen toekomen indien u wilt besluiten om de overeenkomst met Deloitte niet te verlengen. o Indien niet wordt verlengd dient er een aanbesteding plaats te vinden. Deze aanbesteding vindt in overleg met het Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant plaats. o Het aanbesteden kan plaatsvinden - gezamenlijk óf - alleen. o Bij een gezamenlijke aanbesteding bepaalt de gezamenlijke contractwaarde of er ja/nee Europees aanbesteed moet worden. Gelet op het vorenstaande zal er zo goed als zeker sprake zijn van een Europese aanbesteding. Indien de raad het contract niet wenst te verlengen om op deze wijze uiting te geven aan de gevoelens met betrekking tot het onderzoeksrapport "Raadsonderzoek terugbetaling uitkeringsgelden Sociale Zaken 2008" geeft de gezamenlijke aanbesteding hierin géén zekerheid; de gemeenteraad heeft dit niet meer zelf in de hand en kan aangewezen worden op dezelfde accountant. o Om zelf te bepalen met welke accountant een contract wordt gesloten, zal gekozen moeten worden voor een individuele aanbesteding. Bij een individuele aanbesteding is er geen sprake van een Europese aanbesteding. Wel zal de aanbesteding hoger uitvallen. (nu: Euro ,-- excl. BTW per jaar. Wordt naar schatting: Euro ,-- excl. BTW per jaar). o In tijd gemeten behoort zowel een gezamenlijke aanbesteding als een individuele aanbesteding tot de mogelijkheden. Een programma van eisen dient dan medio februari 2009 door de Raad te worden vastgesteld. 09. accountant verlengen overeenkomst.bijl. 1 Memo griffier.doc\blz. 1

2 Raadsvoorstel Bevoegdheid Raad Vergadering Gemeenteraad Oirschot Vergaderdatum: 21 oktober 2008 Registratienummer: Agendapunt nummer: Bijlage 2 behorende bij agendapunt 9 "Overeenkomst accountantscontrole" Onderwerp Overeenkomst accountantscontrole Inleiding/aanleiding De overeenkomst met de accountant loopt voor de boekjaren 2006, 2007 en In de overeenkomst is o.a. opgenomen, dat na het verstrijken van de termijn, de opdrachtgever zich het recht voorbehoudt om eenzijdig deze overeenkomst eenmaal voor een periode van een jaar te verlengen voor het boekjaar De verlenging vindt uitsluitend schriftelijk plaats voor 1 november Voorstel 1. De overeenkomst met de accountant met 1 jaar te verlengen. Argumenten 1.1 De werkzaamheden zijn naar tevredenheid uitgevoerd. Al jarenlang hebben wij een goede relatie met Deloitte accountants en haar voorgangers. Zij hebben een grote kennis van zaken van de regelgeving bij de overheid. De werkzaamheden die zij doen, zijn over het algemeen naar tevredenheid verlopen. 1.2 Het is financieel gunstiger. Als we het contract niet verlengen, zal er in de loop van 2009 een nieuw aanbestedingstraject gestart moeten worden. Al of niet in samenwerking met andere gemeenten. Het is gunstiger om de investering (vooral in ambtelijke uren) van de vorige aanbesteding uit te smeren over 4 in plaats van 3 jaar. 1.3 Na afloop van de verlengde termijn moet er toch opnieuw aanbesteed worden. Door het verlengen van het contract, hebben we nog een jaar extra voordat we opnieuw de accountscontrole moeten gaan aanbesteden. De keuze van het al of niet in samenwerking met andere gemeenten en dan europees aanbesteden kan nog even uitgesteld worden. Kanttekeningen De vertrouwensrelatie met de accountant heeft schade opgelopen door het niet op adequate wijze reageren rondom de declaraties sociale zaken. Ook de manier waarop het management heeft gereageerd op het raadsonderzoek naar deze kwestie heeft het vertrouwen van het 09. accountant verlengen overeenkomst.bijl. 2 concept voorstel college.doc\blz. 2

3 college in de accountant aangetast, ondanks het feit dat over het algemeen toch goed werk wordt geleverd. Kosten en dekking n.v.t. Draagvlak en Communicatie n.v.t. Procedures, Planning en Uitvoering Voor 1 november de accountant schriftelijk kenbaar maken dat de overeenkomst met 1 jaar wordt verlengd. Evaluatie Na afloop van de termijn zal bepaald moeten worden of we wederom samen met andere gemeenten kiezen voor een europese aanbesteding, of dat we alleen de keuze maken op basis van onderhandse aanbesteding. Bijlagen ter inzage Oirschot, 9 september 2008 burgemeester en wethouders, Caroline Smets, Loco-secretaris Piet Smits, Loco-burgemeester 09. accountant verlengen overeenkomst.bijl. 2 concept voorstel college.doc\blz. 3

4 Raadsbesluit Vergadering: Gemeenteraad Oirschot Vergaderdatum: 21 oktober 2008 Registratienummer: De raad der gemeente Oirschot; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 9 september 2008; gegeven de agendering door het Presidium d.d. 9 september 2008; besluit: De overeenkomst met de accountant met 1 jaar te verlengen. Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Oirschot van 21 oktober 2008, De gemeenteraad, Han Struijs, griffier Ruud Severijns, burgemeester 09. accountant verlengen overeenkomst.bijl. 2 concept voorstel college.doc\blz. 4

5 Bijlage 3 behorende bij agendapunt 9 "Overeenkomst accountantscontrole". Motie De gemeenteraad van Oirschot, in vergadering bijeen op 6 oktober 2008; Gelezen het rapport: "Raadsonderzoek terugbetaling uitkeringsgelden Sociale Zaken 2008"; Gelet op het verhandelde ter vergadering; Overwegende dat: - zij ongelukkig is met de (proces)gang van zaken rondom de Vodu en de terugvordering van middelen door het Rijk zeer te betreuren; - de accountant een van de hoofdrolspelers is in deze terugvorderingkwestie; - zij zeer betreurt dat de accountant willens en wetens weigerde om medewerking te verlenen aan het raadsonderzoek. Constaterende dat: - de accountant de huisaccountant is van de gemeente Oirschot; - uit het raadsonderzoek vragen naar boven komen die wijzen in de richting van onzorgvuldig handelen van de zijde van de accountant; - door de weigering om deze vragen te beantwoorden de waarheidsvinding ernstig belemmerd wordt; - van een registeraccountant verwacht mag worden dat hij blijk geeft van een open, integere en transparante houding en werkwijze. Spreekt uit dat: - de accountant door deze verwijtbare houding de vertrouwensrelatie met de gemeente Oirschot onder grote druk plaatst; - dat de door de handelwijze van de accountant schade wordt aangericht aan het openbaar bestuur van de gemeente Oirschot. Draagt het college op: - Om deze motie ter kennisneming te brengen van de hoofddirectie van het Accountantskantoor; - Om deze motie ter kennisneming te brengen van toezichthoudende instantie in de accountancy; - De mogelijkheden te onderzoeken om over te gaan tot een juridische aansprakelijkheidsstelling jegens de accountant en de raad hierover te informeren. En gaat over tot de orde van de dag. Ingediend door Mea de Laat namens de PvdA. 09. accountant verlengen overeenkomst.bijl. 3 Motie d.d Raadsonderzoek terugbetaling uitkeringsgelden SoZa doc\blz. 1

6 Deze motie wordt -na hoofdelijke stemming- aangenomen met 9 stemmen voor en 8 stemmen tegen. Voor de motie stemmen de leden Assouw, de Laat, van Tuijl, de Vries, van Esch, Deenen, van Riet, van Vechel en Graafmans. Tegen de motie stemmen de leden van Oomen, van den Akker, Maas, Termeer, Evers, van der Heijden, van de Schoot en de Kroon. 09. accountant verlengen overeenkomst.bijl. 3 Motie d.d Raadsonderzoek terugbetaling uitkeringsgelden SoZa doc\blz. 2