Graag doorsturen aan de AB leden (collegeleden) en ter informatie aan de raadsleden.

Transcriptie

1 Van: Marionne van Dongen Verzonden: donderdag 14 juni :09 Aan: Marionne van Dongen; H.G.M. van de Vondervoort; H. Tuerlings; Harrie Timmermans; Jos van Hout; Paula Perriens; Ruud Severijns; Swachten, B.; Thijs, A; Wim Wouters; Menno Doeven; Dirks, Frans; griffie Eersel; Hans van Berkel; Han Struijs; Hanneke van Dongen-Hermans CC: Bestuurssecretariaat Oirschot; els vosters; Fasol, Louise; Meulenbroeks, Anneke; van den Nieuwenhoven, H.; Ria van Kleef; van Rijthoven, Toos; David van Geijn; Ella-Marie van Vijfeijken; Fischer, Nicky; Ilse van Dongen; Jolanda Louwers-Smeets; van de Goor, Miep; 'Leon Theuws'; Hartmann, Walter; Vrieswijk, Sjak; Marloes Vervaet Onderwerp: Nasturen stukken AB bijeenkomst SK 19 juni 2012 Graag doorsturen aan de AB leden (collegeleden) en ter informatie aan de raadsleden. Geachte leden AB SK, Op de agenda van het AB komen twee aanvullende zaken aan de orde: verslag van bevindingen van de accountant (t.b.v. agendapunt jaarverslag en jaarrekening) voorstel m.b.t. verlengen contract accountant (ter besluitvorming) (twee bijlagen) Bijgevoegd zijn de stukken die betrekking hebben op deze zaken. Stukken zijn z.s.m. ook beschikbaar op de website via de link 0&stukid=48323 Met vriendelijke groet, Marionne van Dongen Ambtelijk secretaris Samenwerking Kempengemeenten Samenwerking Kempengemeenten Postbus AA Reusel kantooradres: Deken Frankenstraat 3 Oirschot tel. (0499) mobiel (06) Aanwezig ma, di, do

2 Accountantscontrole Kempen Datum: 5 april 2012 Door: Sandra van Kasteren Huidige situatie Concern inkoper BIZOB Binnen nu en twee jaar lopen alle overeenkomsten voor de accountantscontrole af van zowel de vijf Kempengemeenten als de Samenwerking Kempengemeenten (SK). Voor een overzicht van de contracten, zie bijlage 1. Mogelijkheden voor de toekomst Gezien de samenwerking van de Kempengemeenten die steeds verder uitgebreid wordt, lijkt het een verstandige keuze één accountantskantoor te contracteren voor de zes betrokken organisaties. Op deze wijze krijgt de accountant de mogelijkheid een betere overall adviesrol uit te voeren binnen de Kempengemeenten. Daarnaast is het aannemelijk dat de Kempengemeenten en de SK gezamenlijk een aantrekkelijkere klant zijn voor een accountantskantoor dan individueel. Dit kan een positief financieel resultaat met zich mee brengen. Om een gezamenlijke aanbesteding op te kunnen starten is het van belang dat de einddata van de contracten parallel lopen. Dit is niet voor 100% geval. Dit heeft ermee te maken dat de overeenkomst van de gemeente Eersel na boekjaar 2012 afloopt. De overeenkomst van de gemeente Reusel De Mierden loopt tot en met boekjaar Bij de overige organisaties lopen de overeenkomsten tot en met boekjaar 2012 en hebben ze allen de mogelijkheid de overeenkomst met één jaar te verlengen. Dit betekent dat er twee mogelijkheden zijn, wanneer de organisaties gezamenlijk willen aanbesteden: 1. Een aanbesteding wordt doorlopen met als startdatum boekjaar De gemeente Reusel De Mierden kan pas een jaar later aansluiten, namelijk per boekjaar Dit moet opgenomen worden in het programma van eisen. De gemeenten Bergeijk, Bladel, Oirschot en de SK moeten voor 1 juli 2012 aan hun huidige accountant aangeven dat zij het contract met boekjaar 2013 niet meer willen verlengen. Het contract van de gemeente Eersel loopt af per boekjaar Gemeente Eersel hoeft dan ook in dit geval geen actie te ondernemen. 2. Een aanbesteding wordt doorlopen met als startdatum boekjaar De gemeente Eersel moet nog voor boekjaar 2013 een contract afsluiten met een accountant. Een verlenging van het huidige contract is niet mogelijk, aangezien de overeenkomst na boekjaar 2012 van rechtswege eindigt. Het inkoopbeleid van de gemeente Eersel biedt wel de mogelijkheid een contract voor één jaar af te sluiten, zonder hiervoor een aanbestedingsprocedure te hoeven doorlopen. Hiervoor is wel toestemming vereist van het college van B&W. Pagina: 1 van 4

3 Accountantscontrole Kempen Mogelijkheden voor de toekomst De gemeenten Bergeijk, Bladel, Oirschot en de SK het contract met hun huidige accountant voor 1 juli 2012 met een jaar verlengen. De gemeente Reusel De Mierden hoeft geen actie te ondernemen, omdat het contract sowieso doorloopt tot en met boekjaar Wat moet er nu gebeuren? Zowel de vijf Kempengemeenten als de SK moeten een uitspraak doen of zij in gezamenlijkheid een overeenkomst voor een accountant wensen af te sluiten en zo ja welke optie (aanbesteding ingangsdatum boekjaar 2013 of aanbesteding ingangsdatum boekjaar 2014) de voorkeur heeft. Deze keuze zal afgestemd moeten worden met (een vertegenwoordiging) van de gemeenteraad cq. Algemeen bestuur (SK). Wanneer dit helder is, kan het vervolgtraject opgepakt worden. Het verdient de voorkeur dat deze keuze uiterlijk 1 juni 2012 bekend is. De belangrijkste reden hiervoor is dat wanneer gekozen wordt voor optie 1, de gemeenten Bergeijk, Bladel, Oirschot en de SK nog de mogelijkheid hebben hun contract op te zeggen voor 1 juli Wanneer gekozen wordt voor optie 2 heeft de gemeente Eersel nog ruimschoots de tijd een contract af te sluiten voor boekjaar Vragen? Voor vragen kunt u terecht bij de opsteller van deze notitie, Sandra van Kasteren. Bereikbaar s.vankasteren@bizob.nl via: Pagina: 2 van 4

4 Accountantscontrole Kempen BIJLAGE 1 Overzicht contracten Organisatie Einddatum contract Mogelijkheid Huidige contractpartij Gemeente Oirschot Tot en met boekjaar Evt. mogelijkheid 1 jaar Ernst & Young 2012 verlengen. Gemeente Eersel (3+1+1 jaar vanaf boekjaar 2009) Tot en met boekjaar 2012 (3+1 jaar vanaf boekjaar 2009) Verlenging van het contract vindt uitsluitend schriftelijk plaats. Uiterlijk 6 maanden voor de beëindiging van het contract geven de partijen aan of zij het contract met maximaal één jaar willen verlengen. Er is geen sprake van stilzwijgende verlenging. - Deloitte Gemeente Bergeijk Tot en met boekjaar 2012 (3+1 jaar vanaf boekjaar 2010) Evt. mogelijkheid 1 jaar verlengen. Verlenging van het contract vindt uitsluitend schriftelijk plaats. Uiterlijk 6 maanden voor de beëindiging van het contract geven de partijen aan of zij het contract met maximaal één jaar willen verlengen. Er is geen sprake van stilzwijgende verlenging. Ernst & Young Gemeente Bladel Tot en met boekjaar 2012 Evt. mogelijkheid 1 jaar verlengen. Deloitte (3+1 jaar vanaf boekjaar 2010) Verlenging van het contract vindt uitsluitend schriftelijk plaats. Uiterlijk 6 maanden voor de beëindiging van het contract geven de partijen aan of zij het contract met maximaal één jaar willen verlengen. Er is geen sprake van stilzwijgende verlenging. Pagina: 3 van 4

5 Accountantscontrole Kempen Gemeente Reusel de Mierden Tot en met boekjaar 2013 (4 jaar vanaf boekjaar 2010) - PWC Samenwerking Kempengemeenten Tot en met boekjaar 2012 Evt. mogelijkheid 1 jaar verlengen. Ernst &Young (3+1 jaar vanaf boekjaar 2010) Verlenging van het contract vindt uitsluitend schriftelijk plaats. Uiterlijk 6 maanden voor de beëindiging van het contract geven de partijen aan of zij het contract met maximaal één jaar willen verlengen. Er is geen sprake van stilzwijgende verlenging. Pagina: 4 van 4

6 DB/AB Voorstel Van: Directie SK Betreft: gezamenlijk aanbesteden accountantscontrole Datum: 14 juni 2012 Toelichting Vanuit Bizob is de vraag voorgelegd of de SK voorstander is van gezamenlijk aanbesteden van de accountantscontrole. Vanuit de SK bezien is het raadzaam om te opteren voor gezamenlijke aanbesteding. Daarbij worden de argumenten uit de bijgevoegde memo onderschreven. Voor de SK loopt het 3-jarig contract af in Voor 1 juli dient de SK aan te geven of gekozen wordt voor verlenging van het contract met 1 jaar of niet. Na afstemming in de directie omtrent de keuzes die gemeenten maken stelt de directie voor de lijn van gemeenten te volgen en te kiezen voor optie 2. Gezamenlijke aanbesteding met ingang boekjaar Dit betekent voor de SK dat een nieuwe aanbieder moet worden gezocht voor boekjaar 2013 of het huidige contract met EY met een jaar verlengd moet worden (optie uit het contract). Het AB moet hierover besluiten. Derhalve wordt het volgende voorstel tevens advies van de directie voorgelegd. Voorstel Instemmen met gezamenlijke aanbesteding accountantscontrole en verlening van het contract met EY met een jaar.

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42