Inkoopstrategie Accountantscontrole boekjaar 2017 ev gemeente Bladel, Eersel, Reusel-De Mierden en de Samenwerking Kempengemeenten

Transcriptie

1 Inkoopstrategie Accountantscontrole boekjaar 2017 ev gemeente Bladel, Eersel, Reusel-De Mierden en de Samenwerking Kempengemeenten Dit stuk is vertrouwelijk en niet bestemd voor de openbaarheid omdat het concurrentiegevoelige informatie bevat. Kenmerk: BIZOB-2016-GEZ-JGR Versie: 1.00 definitief Datum: 6 februari 2017 Copyright Bizob Dit document is eigendom van Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant (Bizob). Niets uit dit document mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Bizob. Disclaimer Bizob is op geen enkele wijze aansprakelijk voor het gebruik of de (nadelige) gevolgen van de toepassing van de informatie in dit document.

2 1 Inleiding 1.1 Algemeen De gemeenten Bladel, Eersel, Reusel-De Mierden en de Samenwerking Kempengemeenten (SK) hebben in 2013 een gezamenlijke aanbesteding doorlopen welke heeft geresulteerd in een overeenkomst met EY. De huidige overeenkomsten kenden een initiële looptijd voor de controle van boekjaar 2014 en 2015 en een optionele verlenging voor de controle van boekjaar 2016 en Van de eerste optie tot verlenging is inmiddels gebruik gemaakt. De genoemde gemeenten en de SK hebben besloten om geen gebruik te maken van de laatste mogelijkheid tot verlenging (controle boekjaar 2017), waardoor de huidige overeenkomsten van rechtswege eindigen na afronding van de controle die toeziet op boekjaar Dit betekent dat er voor de controle van boekjaar 2017 en verder nieuwe overeenkomsten moeten worden afgesloten. 1.2 Opbouw inkoopstrategie Deze inkoopstrategie is opgesteld om een juiste afweging te maken in keuzes met betrekking tot de selectie van de accountant die de accountantscontrole gaat uitvoeren. Hiervoor wordt eerst een omschrijving gegeven van de huidige situatie en worden de te bereiken doelen inzichtelijk gemaakt. Door een analyse van markt- en productfactoren en de juridische kaders wordt gekomen tot een inkoop- en contractvorm. Daarnaast wordt gekeken hoe de maatschappelijke doelen van de organisatie in het inkooptraject verwerkt kunnen worden. Als laatste wordt ingegaan op de organisatorische aspecten van het inkooptraject, zoals de teamsamenstelling en de planning. 2 Huidige situatie en doelstelling 2.1 Huidige situatie In de huidige overeenkomsten worden de controlewerkzaamheden met betrekking tot de jaarrekening (inclusief interim-controle) afgerekend middels een vast jaarbedrag (inclusief de natuurlijke adviesfunctie). Zoals reeds vermeld hebben alle organisaties een overeenkomst afgesloten met EY voor de jaarrekeningcontrole (inclusief interim-controle). Pagina 2 van 18

3 Op basis van de door Bizob ontvangen respons van de betrokken gemeenten zijn de organisaties niet tot minder tevreden over de samenwerking met EY met name op het gebied van prijsstelling en samenwerking. EY heeft inmiddels haar eigen beleid gewijzigd, waardoor zij zich in beginsel enkel nog richten op gemeenten met meer dan inwoners. Dit betekent dat in ieder geval de gemeenten en eventueel (ook) de SK voor EY niet meer interessant zijn, in tegenstelling tot in 2013 toen de opdracht is aanbesteed. Dit uit zich onder meer in forse toenames van de jaarlijkse aanneemsommen voor de controles, maar ook in een afname van de mate van samenwerking met de gemeenten. De gemeenten moeten steeds meer volgend zijn en opvolgen wat de accountant voorschrijft. Er is geen tot weinig sprake meer van daadwerkelijke samenwerking of verbetering. EY wenst niet te steunen op resultaten van de eigen, door de organisaties uitgevoerde interne controles, wat leidt tot dubbel werk. Daarnaast is er geen enkele invloed vanuit de organisaties over de grootte van de steekproef die getrokken wordt. Het aantal te controleren dossiers wordt ervaren als onevenredig groot. Dit heeft de organisaties doen besluiten om geen gebruik te maken van de laatste optie tot verlenging (boekjaar 2017) en opnieuw te gaan aanbesteden. Dit hebben de genoemde organisaties eind 2016 schriftelijk aan EY bevestigd. De kosten voor de controle van de jaarrekening (inclusief interim controle) in de afgelopen jaren zijn hieronder weergegeven: Tabel 1: prijsverloop accountancy jaarrekeningcontrole (inclusief interim controle) Organisatie BJ 2014 BJ 2015 BJ 2016 Bladel , , ,00 Eersel , , ,00 Reusel-De Mierden , , ,00 Samenwerking Kempengemeenten , , ,00 De toename in de kosten voor de accountantscontrole worden voornamelijk veroorzaakt door de controles ten behoeve van de decentralisaties en deels door gewijzigde wetgeving. 1 Inclusief ca ,- meerwerk Pagina 3 van 18

4 2.2 Doelstelling Het doel van de aanbesteding is het selecteren van één ervaren en geschikte accountant die de controlewerkzaamheden vanaf boekjaar 2017 uitvoert conform het gestelde in de aanbestedingsstukken. Hierbij is het van belang dat: het kostenniveau op marktconform niveau gedurende de contractperiode is; de ambtelijke belasting in relatie tot de controlewerkzaamheden laag is; een goede verstandhouding tussen de bij de werkzaamheden betrokken personen wat leidt tot een goede samenwerking; een proactieve opstelling vanuit de account aangaande het informeren van de organisaties ten aanzien van de ontwikkelingen die zich voordoen op zijn expertise gebied (natuurlijke adviesfunctie). Steunen op de door de organisatie uitgevoerde interne controles 3 Product, markt en kosten 3.1 Productfactoren De accountantscontrole werkzaamheden bestaan in hoofdzaak uit: een certificerende functie gericht op het verstrekken van onafhankelijke verklaringen bij de jaarrekening voor het onderdeel getrouwheid en rechtmatigheid en bij (deel)verantwoordingen; een natuurlijke adviesfunctie; de controlerende functie met betrekking tot niet financiële informatie. De kwaliteit van de dienstverlening wordt hierbij voornamelijk bepaald door het controleteam. Hierbij gaat het niet alleen om de kwaliteit van de stukken, maar ook hoe deze tot stand komen en de daarbij behorende samenwerking met de individuele organisatie. Dit bepaalt in hoge mate de tevredenheid van de klant. De accountantscontrole bij gemeenten en de GR moet voldoen aan diverse wettelijke kaders. Daar deze wettelijke kaders voor iedere gemeente in Nederland gelijk zijn is er sprake van een generiek product. Pagina 4 van 18

5 3.2 Marktaspecten Er is recent veel veranderd in de accountantsbranche en dan met name ten aanzien van hun dienstverlening voor de publieke sector. Naast EY hebben ook de overige kantoren die worden gerekend tot de big four (Deloitte, PWC en KPMG) allen het beleid dat zij in beginsel niet meer inschrijven op aanbestedingen voor gemeenten met minder dan inwoners. Bij recent gehouden aanbestedingen binnen Bizob verband (Peel 6.1, BOV, A2) zijn geen inschrijvingen van deze kantoren ontvangen. Inschrijvers mét gemeentelijke ervaring op aanbestedingen voor kleinere overheidsorganisaties zijn nu Baker Tilly Berk, Mazars, BDO, KSG en Versteegen. Met gemeentelijke ervaring wordt in dit kader bedoeld de certificerende en controlerende functie inzake de jaarrekening. Door het gewijzigde beleid van de big four is er een krapte op de markt ontstaan. Het personeel is namelijk niet tot nauwelijks weggegaan bij deze grote kantoren, waardoor de kleinere partijen niet voldoende personeel hebben en zij (daardoor) selectief inschrijven. Om een beter beeld te krijgen van de huidige stand van zaken is er in december 2016 een marktoriëntatie uitgevoerd. De resultaten van deze marktoriëntatie zijn vastgelegd in de samenvatting marktoriëntatie Accountantscontrole gemeente Bladel, gemeente Eersel, gemeente Reusel-De Mierden en Samenwerking Kempengemeente welke op 19 december 2016 aan de organisaties is verzonden. De conclusies uit dit verslag zijn hieronder schematisch weergegeven. Tabel 2: Vergelijk huidige accountant en genoemde kantoren marktoriëntatie Aspect EY Nieuwe accountant Prijsstelling - - Kwaliteit + + Borging continuïteit (leveringszekerheid +? van de dienstverlening) (afhankelijk van o.a. resterende controlecapaciteit (personeel) Belasting interne organisatie - (gebaseerd op respons gemeenten en SK)? (inwerkperiode, bekend worden met de organisatie) Wil tot samenwerking op langere termijn - + Pagina 5 van 18

6 3.3 Kosten De kosten van de accountantscontrole werkzaamheden zijn opgebouwd uit vier componenten: personeelskosten (salaris); reiskosten (gerelateerd aan salaris); kantoorkosten (huur, inventaris, etc); winst. Het is niet mogelijk gebleken inzicht te verwerven in de verhouding tussen deze componenten. Aangenomen mag worden dat de personeelskosten de grootste component is. Om de kosten voor de organisaties te beperken is het van belang om de inzet van uren door de accountant te beheersen. Dit is mogelijk door in het aanbestedingsdocument eenduidige eisen op te leggen ten aanzien van de werkwijze van de accountant (communicatie, afstemming, gebruik maken van reeds door de organisatie uitgevoerde controles etc.), de daarbij behorende planning van de werkzaamheden en het te leveren eindresultaat, waarmee de accountant een resultaatverplichting krijgt opgelegd. Daarnaast is de inzet van de accountant (het aantal uren) ook afhankelijk van de kwaliteit van de interne administratie van de desbetreffende organisatie. De informatie die het aanbestedingsdocument bevat zal derhalve een goed beeld moeten geven van de interne administratie van de desbetreffende organisatie, omdat mede op basis daarvan de accountant zijn (vaste) prijs bepaald voor de controle van de jaarrekening. Door alle genoemde organisaties zal een schouw worden georganiseerd, waarbij gegadigden de kans hebben om de organisaties te bezoeken en zich een verdere mening kunnen vormen van de interne administratie van de desbetreffende organisatie en / of stukken kunnen inzien die niet via openbare kanalen ter beschikking worden gesteld. 3.4 Samenvoegen en percelen Op dit moment is er nog geen besluit genomen of de vier genoemde organisaties in gezamenlijkheid de markt benaderen of niet. Zoals vermeld in het verslag van de marktoriëntatie is er een voordeel op afstemming te behalen indien zowel de gemeenten als de Samenwerking Kempengemeenten eenzelfde accountant hebben. Één accountant heeft echter aangegeven dat een opdracht voor vier organisaties in één keer voor hem te groot zou worden om op korte termijn in te kunnen schrijven. Pagina 6 van 18

7 De gemeenten en de Samenwerking Kempengemeenten moeten dus nog besluiten in hoeverre zij tijdens de nieuwe aanbesteding samen gaan werken. Hieronder zijn de keuzes die de gemeenten en de Samenwerking Kempengemeenten in deze hebben nader uitgewerkt. Tabel 3: Scenario s marktbenadering Scenario Aanbesteding aanbestedingsdocument Percelen Aantal accountants 1. Volledig gezamenlijk Gezamenlijk Nee 1 2. Deels gezamenlijk Gezamenlijk Ja Individueel Individueel (op basis van moeder pve) N.v.t. 1-4 Scenario 1: Op basis van de gehouden marktoriëntatie leidt één accountant voor alle organisaties tot minder afstemming tussen de controles bij de Samenwerking Kempengemeenten en de overige gemeenten. Aan de andere kant wordt de markt beperkt indien er wordt overgegaan tot een aanbesteding voor één gezamenlijke accountant. Als belangrijkste voorwaarde voor het kunnen toepassen van scenario 1 geldt dat er volledige overeenstemming moet zijn over de gunningssystematiek, met ander woorden: hoe de ingediende inschrijvingen beoordeeld gaan worden. Indien er geen overeenstemming wordt bereikt over de gunningscriteria zal er per organisatie een separate gunning worden uitgevoerd die kan leiden tot een andere accountant. In dat geval kan alleen scenario 2 of 3 worden toegepast. Scenario 2: Wordt gekozen voor een tussenvorm (gezamenlijke aanbesteding en aanbestedingsdocument, maar met een percelenindeling) dan kunnen de accountantskantoren zelf bepalen voor welk perceel of percelen een aanbieding indienen. Er wordt per perceel overgegaan tot gunning. In dit scenario bestaat er dus een mogelijkheid dat één of meerdere organisaties géén aanbieding ontvangen. Voor zowel scenario 1 en 2 geldt dat, gezien de opdrachtwaarde, er een Europese aanbestedingsprocedure moet worden doorlopen. De totale opdrachtwaarde overstijgt de Europese drempel voor diensten van ,-. Hierbij wordt te allen tijde uitgegaan van een openbare Europese aanbestedingsprocedure. Pagina 7 van 18

8 Bij een Europese procedure kan in beginsel elke partij inschrijven die voldoet aan de geschiktheidseisen. Zoals vermeld in paragraaf 3.2 zijn er op dit moment binnen Nederland vijf partijen (buiten de big four ) die beschikken over de gewenste gemeentelijke ervaring. Al naar gelang de controlecapaciteit waarover zij beschikken ten tijde van de aanbesteding zullen zij wel of geen inschrijving indienen. Een inschrijving van een partij buiten Nederland wordt niet verwacht gezien het specifieke nationale karakter (nationale wetgeving) van de opdracht. Gezien het gering aantal potentiële en geschikte inschrijvers heeft het doorlopen van een nietopenbare procedure geen toegevoegde waarde. Bij deze laatste procedure worden middels een formeel selectieproces (de selectiefase) vijf partijen geselecteerd die een inschrijving mogen indienen (de gunningsfase). Er worden echter maximaal vijf inschrijvingen verwacht, waardoor het doorlopen van een formele selectiefase geen toegevoegde waarde heeft. Scenario 3: Indien alle organisaties individueel de markt benaderen dan bestaat er een mogelijkheid om de markt onderhands te benaderen. Van belang is dan immers enkel de omzet per organisatie maal de contractduur. Kijkende naar de kosten voor de controle van boekjaar 2016 dan kunnen de gemeenten met een maximale contractperiode van vier jaar een onderhandse aanbesteding doorlopen. De Samenwerking Kempengemeenten zal uit moeten gaan van een maximale contractlooptijd van drie jaar, mocht zij de markt onderhandse willen benaderen. De overige gemeenten zijn uiteraard vrij om ook te kiezen voor een contract looptijd van drie jaar. Bij een onderhandse aanbesteding kunnen partijen vooraf worden benaderd, waardoor er meer zekerheid bestaat dat er daadwerkelijk inschrijvingen worden ingediend door partijen die geschikt zijn bevonden (en derhalve uitgenodigd voor deelname). Scenario 3b: Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat de organisaties ook kunnen kiezen voor een enkelvoudige aanbestedingsprocedure. In dit geval wordt er slechts aan één partij een offerte aanvraag verzonden, waarin alle eisen die gelden voor het uitvoeren van de opdracht zijn vastgelegd. Op basis van deze offerte aanvraag wordt vervolgens door de geselecteerde partij een aanbieding opgesteld. Er wordt niet (meer) beoordeeld op prijs en kwalitatieve criteria (wensen), enkel op het voldoen aan de minimale eisen. Ook hierbij geldt dat de Europese drempel van ,- niet mag worden overschreden. Het grote nadeel van dit scenario is dat de aanbieding niet in concurrentie tot stand komt. Bij toepassing van dit scenario kan de organisatie na ontvangst van de aanbieding Pagina 8 van 18

9 geconfronteerd worden met het feit dat de aanbieding van de beoogde accountant niet voldoet aan de wensen van de gemeente of de SK, niet alleen op het gebied van kwaliteit, maar ook op het gebied van prijsstelling. Door het hanteren van deze procedure kan de betreffende organisatie er voor kiezen een partij uit te nodigen die nog niet beschikt over de gewenste gemeentelijke ervaring, om op deze wijze nieuwe partijen een kans te geven om hun ervaring op de bouwen en (daarmee) in de toekomst mee te kunnen dingen aan vergelijkbare opdrachten. Deze laatste keuze kan uiteraard wel leiden tot een hogere belasting van de ambtelijke organisatie. In dit geval moet de organisatie namelijk ook investeren, zij zal de nieuwe accountant meer moeten ondersteunen dan bij een accountant met ervaring het geval zal zijn. De keuze in hoeverre de nieuwe aanbesteding in gezamenlijkheid wordt doorlopen is derhalve (ook) bepalend voor te volgen procedure. 4 Contractvorm 4.1 Contractvorm Het aanbesteden van accountantscontrole werkzaamheden geschiedt middels een functioneel opgesteld programma van eisen. Bij een dergelijke aanbesteding volstaat het om te beschrijven waaraan het eindproduct moet voldoen. Voor wat betreft de prijsvorming wordt voorgesteld de huidige methodiek grotendeels te handhaven, zijnde een overeenkomst met een vast jaarbedrag voor de controle van de jaarrekening (inclusief interimcontrole en natuurlijke adviesfunctie) voor het betreffende controlejaar. Bij inschrijving geven de partijen een nadere onderbouwing van de totstandkoming van dit vaste jaarbedrag, waarbij tevens per functie het bijbehorende netto uurtarief wordt opgegeven. Indien er sprake is van aanvullende dienstverlening zal dit vooraf schriftelijk worden overeengekomen tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer en zullen (daarbij) de uurtarieven worden gehanteerd die worden opgegeven bij inschrijving. In tegenstelling tot de huidige overeenkomsten wordt voorgesteld om een indexering toe te passen ten aanzien van de uurtarieven (en derhalve het vaste jaarbedrag) na afloop van de eerste initiële contractlooptijd (boekjaar 2017 en boekjaar 2018). Dit betekent dat de accountant gerechtigd is de Pagina 9 van 18

10 uurtarieven met ingang van controle boekjaar 2019 te indexeren met het ConsumentenPrijsIndexcijfer (CPI) zoals gepubliceerd door het CBS. 4.2 Contractduur Afhankelijk van de keuze om wel of niet in gezamenlijkheid de markt te benaderen wordt de contractduur bepaald. Indien wordt gekozen voor scenario 1 of 2 dan wordt voorgesteld om een overeenkomst af te sluiten voor de duur van maximaal zes jaar (2+2+2). Bij de start van de werkzaamheden zal een nieuwe accountant de organisatie(s) moeten leren kennen en de werkwijze(n) van de desbetreffende organisatie. Dit betekent dat een nieuw kantoor in het eerste contractjaar extra kosten moet maken, dat zij in de latere contractjaren willen terugverdienen. Indien er een Europese aanbestedingsprocedure wordt doorlopen wordt voorgesteld om een contractperiode van maximaal zes jaar te hanteren. Indien er wordt gekozen voor scenario 3 én de desbetreffende organisatie wenst de markt onderhands te benaderen, dan is de totale looptijd beperkt door de totale opdrachtwaarde (kosten controle boekjaar 2016 x 4). Bij de keuze voor scenario 3 zal de totale contractduur voor de gemeenten vier jaar (kunnen) zijn en voor de Samenwerking Kempengemeenten maximaal drie jaar. Los van de keuze om al dan niet in gezamenlijkheid een aanbestedingsprocedure te doorlopen zal iedere organisatie een eigen overeenkomst afsluiten met de accountant die ook op individuele basis opzegbaar is. 5 Maatschappelijk verantwoord inkopen 5.1 Duurzaam De overheid zet concrete stappen naar een duurzame samenleving. RVO heeft hiervoor duurzaamheidcriteria ontwikkeld die in aanbestedingen meegenomen kunnen worden. Voor accountantsdiensten zijn er echter geen criteria beschikbaar. Dit betekent dat het traject niet zal meetellen in de duurzaamheidsmonitor. 5.2 Sociale criteria Gezien de aard van de gevraagde dienstverlening en de bijbehorende (wettelijk) benodigde kwalificaties van het uitvoerende personeel in combinatie met de krapte op de markt, wordt Pagina 10 van 18

11 geadviseerd geen social return toe te passen omdat het mogelijk alleen kostenverhogend werkt of leidt tot minder inschrijvingen. 5.3 Lokale en regionale ondernemers Zoals reeds vermeld zijn er slechts enkele accountantskantoren in Nederland die inschrijven bij een dergelijke opdrachten. Er zijn dan ook geen lokale partijen die de gevraagde dienstverlening kunnen uitvoeren, enkel regionaal (Eindhoven). Hierbij wordt opgemerkt dat een accountantskantoor uit de Kempen met een kernvestiging in Eindhoven, zijn interesse in overheidsopdrachten naar aanleiding van een Europese aanbesteding in A2 verband kenbaar heeft gemaakt bij Bizob. De afgelopen twee jaar hebben zij geïnvesteerd in ervaren personeel en zijn zij actief geworden in de non-profit sector. Dit kantoor heeft echter geen ervaring met de controle van de jaarrekening van een gemeente. Zij hebben wel ervaring met gemeenschappelijke regelingen en waterschappen. 6 Selectie en gunningsmethodiek 6.1 Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen Om te waarborgen dat de meest geschikte partij wordt gecontracteerd zullen er naast de gestelde (standaard) uitsluitingsgronden ook minimumeisen (geschiktheidseisen) aan de inschrijvers worden gesteld om er zeker van te zijn dat zij geschikt zijn de werkzaamheden uit te voeren. Indien de organisaties als eis stellen dat het accountantskantoor ervaring moet hebben met de controle (en certificering) van een gemeentelijke jaarrekening dan kan onder andere de genoemde lokale ondernemer onder paragraaf 5.3 niet meedoen met de aanbestedingsprocedure, hij heeft als kantoor immers geen gemeentelijke ervaring. Als mogelijk alternatief kan de eis worden gesteld dat ten minste de uitvoerende partner, manager en controleleider moeten beschikken over de gewenste ervaring. Door het stellen van deze geschiktheidseis bestaat er een mogelijkheid dat nog meer partijen een inschrijving in kunnen dienen, omdat zij wel beschikken over ervaren personeel, maar nog geen gemeente als referentie kunnen overleggen. Daarnaast is het (uiteraard) een minimale eis dat de eindverantwoordelijke(-n) voor de uitvoering van de opdracht moeten zijn ingeschreven in het Accountantsregister. Pagina 11 van 18

12 Afhankelijk van de keuze om wel of niet in gezamenlijkheid de markt te benaderen zullen de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen in definitieve vorm worden opgesteld. Bij een Europese procedure moeten deze geschiktheidseisen vooraf worden vastgelegd in de aanbestedingsdocumenten. Alle partijen die hieraan voldoen kunnen deelnemen aan de aanbestedingsprocedure. Hierbij is het goed mogelijk dat (ook) partijen inschrijven die niet beschikken over de gewenste gemeentelijke ervaring, echter deze partijen zullen per definitie worden uitgesloten indien ze niet aan kunnen tonen dat ze over de vereiste ervaring beschikken. Bij een onderhandse procedure wordt voorafgaande aan de aanbestedingsprocedure getoetst of de beoogde uit te nodigen partijen voldoen aan de geschiktheidseisen die de organisaties wensen te stellen. Voorafgaande aan de start van de aanbestedingsprocedure is het voor de organisaties al duidelijk van welke partijen zij een inschrijving kunnen verwachten, al zijn de uitgenodigde partijen (uiteraard) niet verplicht om een inschrijving in te dienen. 6.2 Gunningscriterium Gezien het eerder gestelde, dat de kwaliteit van de dienstverlening een belangrijke rol speelt en (de waardering van) de prijsstelling niet de overhand mag hebben, wordt voorgesteld te gunnen op de beste prijs-kwaliteitverhouding (PKV). Binnen aanbestedingen voor accountants wordt de kwaliteit meestal beoordeeld op basis van een ingediend (schriftelijk) plan van aanpak met diverse onderdelen en een presentatie. Ook bij deze aanbesteding zullen deze onderdelen voor de kwalitatieve beoordeling worden gehanteerd. De nadere uitwerking wordt vastgelegd in het aanbestedingsdocument. Zoals reeds vermeld in paragraaf 3.4 is overeenstemming van de te hanteren gunningscriteria en de weging daarvan een voorwaarde voor het gezamenlijk benaderen van de markt. 7 Marktbenadering 7.1 Aanbestedingsvorm Het inkooprisico van accountants controlewerkzaamheden wordt door twee factoren bepaald: de verkrijgbaarheid ofwel het aantal potentiële partijen en de interne kosten van de gemeente veroorzaakt door verandering van leverancier. Zoals aangegeven zijn er slechts een klein aantal partijen van wie een inschrijving te verwachten is. Veranderen van accountant betekent altijd een gewenningsperiode voor beide partijen. Dit zorgt ervoor dat er bij de eerste controle meer tijd (en Pagina 12 van 18

13 daarmee geld) geïnvesteerd moet worden door de opdrachtgever (omstelkosten). Samengevoegd kan hieruit de conclusie worden getrokken dat het inkooprisico hoog is. Uitgaande van de gemiddelde jaarbesteding kan de inkoopwaarde als relatief laag worden aangemerkt. Door de looptijd van de overeenkomst vier jaar is de inkoopwaarde echter als middelhoog aangemerkt. Samengevat betekent dit in dit geval dat de accountancy wordt aangemerkt als een strategisch product. De grafische weergave is hieronder opgenomen. Afbeelding 1 Portfolio-analyse, Kraljic 1983 Kraljic - portfolio Impact op waarde Hoog Hefboom Strategisch Accountantsdiensten Routine Knelpunt Laag Laag Toeleveringsrisico Hoog De algemene inkoopaanpak voor een strategisch product is een mate van samenwerking tussen de organisatie en de uiteindelijke opdrachtnemer. Dit betekent dat er aandacht is voor concurrentiestelling, maar dat dit niet de overhand heeft. Kijkende naar de mate van samenwerking tussen een organisatie en een accountant dan is er sprake van een tactisch-strategische samenwerking. Pagina 13 van 18

14 Organisatie omvattende bedrijfsimpact Afbeelding 2 Samenwerkingspotentieel, Bizob 2009 Samenwerkingspotentieel Hoog Strategisch partnership Tactisch partnership Voorkeursleverancier Laag Hecht Leverancier Los Relatie Bij een tactisch partnership wordt voor een bepaalde periode een contract afgesloten. Één van de doelstellingen van de relatie is efficiency verbeteringen die uiteindelijk moeten leiden tot een kostenreductie (zowel intern als extern). Een strategisch partnership kenmerkt zich als een relatie voor de langere termijn met de opdrachtnemer. De opdrachtnemer wordt ook betrokken bij de ontwikkeling van producten, diensten of procedures, hierbij moeten beide partijen streven naar een stijgend kwaliteitsniveau en een dalend kostenniveau. 7.2 Procedure De te volgen procedure is afhankelijk van de keuze in hoeverre de organisaties samen de markt gaan benaderen. Dit staat uitgewerkt in paragraaf Reglement en inkoopvoorwaarden Bizob heeft op basis van haar ervaring met het aanbesteden van accountancyopdrachten specifieke inkoopvoorwaarden opgesteld. Geadviseerd wordt om deze Algemene inkoopvoorwaarden voor accountancy (2014) toe te passen. Deze voorwaarden zijn in samenspraak met de markt opgesteld en sluiten, beter dan de reguliere algemene inkoopvoorwaarden, aan bij de specifiek geldende aspecten voor deze markt. Door het toepassen van deze (afgewogen voorwaarden) wordt conform het inkoopbeleid invulling gegeven aan het proportionaliteitsbeginsel. Pagina 14 van 18

15 8 Organisatie 8.1 Teamsamenstelling en mandatering Afhankelijk van de keuze om al dan niet in gezamenlijkheid de markt te benaderen wordt er per aanbestedingsprocedure een inkoopteam c.q. beoordelingscommissie gevormd met vertegenwoordigers uit de raad / bestuur, adviseurs vanuit de ambtelijke organisaties en Bizob. Bij de vorige gezamenlijke aanbesteding zijn de inkoopstrategie, het aanbestedingsdocument en het gunningsadvies ter besluitvorming voorgelegd aan de gemeenteraad / bestuur. Gezien de korte doorlooptijd tot de start van de interim controle over boekjaar 2017 (start ca. oktober 2017) wordt gevraagd om de besluitvorming omtrent het aanbestedingsdocument te mandateren aan de beoordelingscommissie met vertegenwoordigers uit de raad / bestuur. Vervolgens wordt voorgesteld het gunningsadvies te mandateren aan het presidium en directie SK. In de planning wordt uitgegaan van benoeming van de nieuwe accountant in de raden van september Dit betekent dat minimaal 20 dagen voorafgaande aan deze benoeming het gunningsbesluit aan de inschrijvers kenbaar met zijn gemaakt. Dit gunningsbesluit volgt uit het gunningsadvies, wat het verloop van de doorlopen procedure beschrijft en de uitkomsten van de beoordeling van de inschrijvingen conform de vooraf opgestelde eisen en gunningscriteria. Behandeling in de raad van het aanbestedingsdocument en het gunningsadvies betekent dat er later kan worden gestart met de aanbestedingsprocedure en de procedure ook eerder moet zijn afgerond, gezien de aanlevertermijnen van documenten. Indien deze aanlevertermijnen door mandatering verkort kunnen worden kan er een langere aanbestedingsprocedure worden doorlopen, waardoor er meer tijd aan de inschrijvende partijen wordt gegeven voor het opstellen van hun aanbieding en het eventueel werven / contracteren van geschikt personeel, wat ten goede komt aan het aantal en de kwaliteit van de aanbiedingen. De leden van de beoordelingscommissie zijn tijdens de aanbestedingsprocedure verantwoordelijk voor het controleren en accepteren van de nota( s) van inlichtingen. De inkoper wordt gemandateerd om alle routinematige correspondentie in het kader van de aanbesteding met de ondernemers uit te voeren. Hieronder wordt onder andere verstaan het publiceren van de aanbestedingsdocumenten, nota van inlichtingen en gunningsbesluit op het digitale aanbestedingsplatform. Pagina 15 van 18

16 8.2 Planning In onderstaande planning wordt de conceptplanning aangegeven, waar naast de aanbestedingsplanning ook de overige mijlpaaldata en het besluitvormend proces staan weergegeven. In de planning is uitgegaan van een Europese aanbesteding, omdat deze procedure de langste doorlooptijd kent. In deze planning is rekening gehouden met de verplichte minimumtermijnen vanuit de wet- en regelgeving, maar er is ook gekeken naar de complexiteit van de aanbesteding en vakantieperiodes. Tabel 4: Planning Fase 1: Voorbereiding Datum Formeren beoordelingscommissie per organisatie (intern) 1 ste helft februari 2017 Opstellen en toesturen eerste concept aanbestedingsdocument door 1 ste helft februari 2017 Bizob op basis van het vorige aanbestedingsdocument Bijeenkomst 1: Bespreken concept (moeder) aanbestedingsdocument 2 e helft februari 2017 en beoordelingssystematiek met beoordelingscommissie Fase 2: Specificatie Datum Inkoopstrategie bij Griffie/bestuur 7 februari 2017 Raadsvergadering / bestuur SK kenbaar maken besluiten maart 2017 inkoopstrategie en vaststellen Bijeenkomst 2: Vaststellen programma van eisen en eind maart 2017 beoordelingssystematiek Programma( s) van eisen publiceren en start procedure(s) 1 ste week april 2017 Fase 3: Selectie Datum Inschrijvingen accountantskantoren uiterlijk ontvangen medio juni 2017 Bijeenkomst 4: Bespreken offertes en voorbereiden presentaties medio-eind juni 2017 Bijeenkomst 5: Presentaties en selectie eind juni 2017 Gunningsbesluit door gemandateerden eind juni 2017 Kenbaar maken gunningsbesluit aan inschrijvers 1 ste helft juli 2017 Raadsvergadering aanstellen accountant september 2017 Fase 4: Contracteren Datum Ondertekenen contract september 2017 Ten aanzien van de hierboven weergegeven planning wordt opgemerkt dat er bewust is gekozen voor een lange proceduretijd, langer dan de minimale doorlooptijd van 45 dagen, de minimale doorlooptijd van een Europese aanbestedingsprocedure. De reden hiervoor is de eerder genoemde krapte op de markt. Zoals reeds vermeld in paragraaf 8.1 hebben partijen door het hanteren van een lange aanbestedingsprocedure meer mogelijkheden hun personeelsbestand aan te vullen om zodoende toch een inschrijving in te kunnen dienen. Betreffende planning is een conceptplanning, hier kan in beperkte mate van worden afgeweken. Pagina 16 van 18

17 9 Conclusie en advies 9.1 Conclusie De gemeenten Bladel, Eersel, Reusel-De Mierden en de Samenwerking Kempengemeenten (SK) hebben in 2013 een gezamenlijke aanbesteding doorlopen welke heeft geresulteerd in een overeenkomst met EY. De genoemde gemeenten en de SK hebben besloten om geen gebruik te maken van de laatste mogelijkheid tot verlenging (controle boekjaar 2017), waardoor de huidige overeenkomsten van rechtswege eindigen na afronding van de controle die toeziet op boekjaar Dit betekent dat er voor de controle van boekjaar 2017 en verder nieuwe overeenkomsten moeten worden afgesloten. Alvorens de voorbereidingen voor de nieuw te doorlopen aanbesteding af te kunnen ronden moeten de genoemde organisaties besluiten in hoeverre zij de markt gezamenlijk wensen te benaderen. In deze inkoopstrategie zijn diverse samenwerkingsvormen beschreven en zijn de mogelijke effecten van deze keuze weergegeven. Dit is samengevat in onderstaand schema: Tabel 5: overzicht scenario s en effecten Scenario Aanbesteding en aanbestedingsdocument Percelen Aantal inschrijvingen (verwacht) Maximale contractduur Aantal Nieuwe gecontracteerde toetreders? accountants 1. Volledig gezamenlijk Gezamenlijk Nee jaar 1 nee 2. Deels gezamenlijk Gezamenlijk Ja jaar 1-4 nee 3. Individueel Individueel N.v.t jaar 1-4 mogelijk Tevens wordt gevraagd in te stemmen met onderstaande randvoorwaarden zoals deze zullen gelden bij een nieuwe aanbesteding, ongeacht de keuze voor het te volgen scenario: de werkzaamheden worden aanbesteed middels een functioneel programma van eisen; de algemene inkoopvoorwaarden voor accountancy 2014 worden van toepassing verklaard; de tarieven worden uitgevraagd als een vaste aanneemsom voor de jaarrekeningcontrole (inclusief interim controle) gedurende de initiële looptijd van de overeenkomst (2 boekjaren); Vanaf de controle boekjaar 2019 wordt een indexatie van de tarieven toegestaan conform het ConsumentenPrijsIndex cijfer (CPI); gunning geschiedt op basis van de economisch meest voordelige inschrijving; social return wordt niet van toepassing verklaard; Pagina 17 van 18

18 de beoordelingscommissie wordt gemandateerd om het aanbestedingsdocument namens de betreffende organisatie goed te keuren; het presidium / directie SK wordt gemandateerd om het gunningsadvies namens de betreffende organisatie goed te keuren; de inkoper wordt gemandateerd om alle routinematige correspondentie te voeren; de opgestelde concept planning. Namens Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant, Jolanda van Grinsven Concern inkoper Pagina 18 van 18