Systematiek groslijsten gebiedsontwikkeling De Brabantse Wal

Transcriptie

1 Systematiek groslijsten gebiedsontwikkeling De Brabantse Wal 1. Inleiding Deze notitie gaat over aanbesteding en gunning van opdrachten in projecten met betrekking tot de gebiedsontwikkeling Brabantse Wal. In deze gebiedsontwikkeling wordt reeds gewerkt met een groot aantal partijen (opdrachtgevers en opdrachtnemers) op het gebied van onder andere financiële dienstverlening, ingenieursdiensten, aannemerij, toerisme en recreatie. Partijen hebben de afgelopen jaren reeds kennis en geld gestoken in de voorbereiding tot de eerste en tweede tender ten behoeve van het verkrijgen van de benodigde provinciale subsidies. Om te zorgen dat voldaan blijft worden aan regelgeving op het gebied van met name aanbesteden, mededinging en staatssteun en om zo zorgvuldig mogelijk te zijn bij besteding van de gelden die in deze gebiedsontwikkeling worden ingebracht, beschrijft deze notitie hoe partijen met elkaar omgaan bij het verstrekken van opdrachten binnen de gebiedsontwikkeling Brabantse Wal. Groslijsten zijn lijsten waarop ondernemers (aannemers, leveranciers en dienstverleners) staan, die hun kwaliteit reeds hebben bewezen en daardoor in aanmerking komen voor opdrachten. Deze systematiek groslijsten is in principe van toepassing op alle opdrachten binnen de gebiedsontwikkeling Brabantse Wal. Dit betreffen opdrachten voor werken, diensten en leveringen tot de Europese drempelwaarden binnen de projecten met betrekking tot de gebiedsontwikkeling Brabantse Wal, aangaande zowel publieke als private opdrachten. De definitie van een overheidsopdracht als opgenomen in de Aanbestedingswet 2012 luidt: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die tussen één of meer ondernemers en één of meer aanbestedende diensten is gesloten en die betrekking heeft op de uitvoering van werken, de levering van producten of de verlening van diensten. Voor overheidsopdrachten boven de Europese drempelwaarden geldt dat deze conform de betreffende wet- en regelgeving uit de Europese aanbestedingsrichtlijnen Europees zullen worden aanbesteed. De groslijstensystematiek geldt in dat geval niet. De groslijsten worden door het speciaal daarvoor ingerichte aanbestedingsteam Brabantse Wal vastgesteld en bijgehouden. De samenstelling van dit aanbestedingsteam is als volgt: Één bij/voor de binnen de gebiedsontwikkeling betrokken gemeenten werkzaam zijnde inkoopadviseur; Één vertegenwoordiger uit het reeds bij de gebiedsontwikkeling betrokken bedrijfsleven; Één vertegenwoordiger vanuit het Streekhuis. De ondernemers op de groslijsten worden op objectieve en transparante wijze geselecteerd en beoordeeld. De groslijsten zijn niet openbaar om te voorkomen dat ondernemers afspraken met elkaar gaan maken. Het voordeel van het werken met groslijsten is dat ondernemers niet elke keer gecontroleerd hoeven te worden op hun geschiktheid voor het uitvoeren van opdrachten. De selectie van ondernemers die in aanmerking komen voor opdrachten is met groslijsten transparanter, minder discriminerend, objectiever en verloopt sneller. Systematiek groslijsten gebiedsontwikkeling Brabantse Wal Pagina 1

2 De ondernemers op de groslijsten hebben overigens niet de zekerheid dat ze bij elke opdracht die er te vergeven is uitgenodigd worden. Het aanbestedingsteam zal de verdeling van de opdrachten afwisselen met behulp van de in deze notitie beschreven procedure. 2. Groslijsten De volgende groslijsten zijn ingesteld: Aannemerij Ingenieursdiensten Adviesdiensten Reclame/marketing Overig De groslijsten kunnen door het aanbestedingsteam verder onderverdeeld worden in subcategorieën. Per groslijst wordt door het aanbestedingsteam vooraf een maximum gesteld aan het aantal ondernemers dat op de betreffende lijst zal worden geplaatst. 3. Procedure De procedure bestaat uit drie delen, te weten: a. Toetreding tot de groslijst (kaartenbak) b. Verdeling opdrachten en uitnodigingen c. Verwijdering van de groslijst. Ad a. Toetreding tot de groslijst Om op de wachtlijst te komen moeten ondernemers een verzoek doen bij het aanbestedingsteam. Deze mogelijkheid wordt op passende wijze algemeen bekend gemaakt voor de (regionale) ondernemers. Ondernemers kunnen zich het hele jaar doorlopend aanmelden voor de wachtlijst. Een verzoek tot toetreding kan worden gedaan door invulling van het aanmeldformulier voor de systematiek groslijsten Brabantse Wal. Dit aanmeldformulier kan door de ondernemer ingevuld worden op de website van het Streekhuis. Na aanmelding wordt de ondernemer op de wachtlijst geplaatst van de door hem gekozen groslijst. De ondernemer ontvangt hiervan bericht. Indien een ondernemer in aanmerking komt om van de wachtlijst door te schuiven naar de groslijst, ontvangt hij hierover van het aanbestedingsteam schriftelijk bericht. Deze exercitie gebeurt één keer per jaar. Om toegelaten te kunnen worden tot een groslijst, zal de ondernemer moeten voldoen aan een aantal uniforme selectie-eisen. Als een ondernemer voldoet aan de selectie-eisen dan kan de ondernemer aan de groslijst worden toegevoegd. Dit zal door het aanbestedingsteam worden beoordeeld aan de hand van het door de ondernemer in te vullen formulier model Eigen Verklaring voor de systematiek groslijsten Brabantse Wal. Dit model Eigen Verklaring kan worden gedownload van de website van het Streekhuis. Systematiek groslijsten gebiedsontwikkeling Brabantse Wal Pagina 2

3 Om tot de groslijst toegelaten te kunnen worden, moet een ondernemer voldoen aan de volgende selectie-eisen: 1. Ervaring: voldoende kennis en ervaring van de aard en omvang van het werk, de dienst of levering waarvoor de ondernemer op de groslijst wil komen. De ondernemer moet dit aantonen door middel van een overzicht met minimaal twee uitgevoerde werken/diensten/leveringen over de laatste vijf jaar welke als referentie dienen inclusief minimaal twee tevredenheidsverklaringen van opdrachtgevers. 2. Kwaliteitseisen afhankelijk van het soort werk/dienst/levering zoals het hebben van een kwaliteitssysteem, specifieke certificeren 3. Eigen verklaring: ondernemer moet een rechtsgeldig ondertekende Eigen verklaring indienen conform het formulier model Eigen Verklaring. Formele bewijsstukken genoemd in dat formulier moeten worden overgelegd na schriftelijk verzoek van het aanbestedingsteam daartoe binnen de in dat verzoek gestelde termijn. 4. Lokale en regionale ondernemers hebben voorrang om op de groslijst te komen. 5. Lokale en regionale ondernemers die een social return bijdrage leveren in de vorm van bijvoorbeeld het bieden van leer- en werkervaringsplaatsen hebben vervolgens weer voorrang op andere lokale en regionale ondernemers. 6. Lokale en regionale ondernemers die aantoonbaar innovatief zijn binnen de betreffende branche, hebben voorrang op lokale en regionale ondernemers. Dit kan zowel op proces en/of op productniveau zijn. Verwezen wordt naar agentschapnl ( 7. Ondernemers die zich aantoonbaar bereid hebben verklaard zich binnen een termijn van één jaar te zullen gaan vestigen in het gebied rondom de Brabantse Wal hebben eveneens voorrang op toelating tot de groslijst. De basis voor de groslijsten vormen de huidige ondernemers die reeds bij de voorbereidingen betrokken zijn geweest zoals door het doen van investeringen in geld en/of kennis en knowhow en/of inbreng van producten of andersoortige dienstverlening en op lokaal en/of regionaal niveau zijn gevestigd. Overige ondernemers die interesse hebben om op de wachtlijst te komen kunnen zich aanmelden via de website van het Streekhuis tot en met 30 juni Vervolgens zal de volgorde van plaatsing op de wachtlijst door loting plaats vinden. Wanneer ondernemers zich na 30 juni 2014 aanmelden zullen deze in volgorde van binnenkomst geplaatst worden op de wachtlijst. Gedurende het jaar kunnen ondernemers verwijderd en toegelaten worden op de groslijsten. Eénmaal per jaar, op 1 oktober worden de groslijsten definitief vastgesteld. Ad b. Verdeling opdrachten en uitnodigingen Een ondernemer moet op de groslijst staan om een uitnodiging te krijgen voor een aanbesteding. Het aanbestedingsteam bepaalt op objectieve wijze welke ondernemers voor een bepaalde aanbesteding worden uitgenodigd. Het aanbestedingsteam draagt zorg voor roulatie van ondernemers op de groslijst. Systematiek groslijsten gebiedsontwikkeling Brabantse Wal Pagina 3

4 De volgende voorwaarden zijn van toepassing op de verdeling van opdrachten: Alle inkopen moeten met een startdocument, waarin onder andere opgenomen een omschrijving van de opdracht, de opdrachtwaarde, gekozen inkoopstrategie (enkelvoudig, meervoudig) met motivatie en gunningsmethodiek (economisch meest voordelige aanbieding vs laagste prijs) met motivatie worden voorgelegd aan het aanbestedingsteam. Het aanbestedingsteam adviseert vervolgens betreffende opdrachtgever. Opdrachtgever beslist in deze. Enkelvoudige opdrachten worden zoveel mogelijk volgens een roulatiesysteem verdeeld. Er wordt alleen afgeweken als bij een opdracht specialistische kennis als doorslaggevend kan worden beschouwd. Opdrachtgever is bevoegd om beargumenteerd af te wijken. Bij meervoudig onderhandse opdrachten worden minimaal drie en maximaal 5 ondernemers uitgenodigd voor het doen van een aanbieding. De verdeling wordt zoveel mogelijk volgens een roulatiesysteem verdeeld. Opdrachtgever is bevoegd om beargumenteerd af te wijken. Opdrachtgever kan ervoor kiezen winnaars van aanbestedingen en de nummers twee opnieuw uit te nodigen (als beloning) om in te schrijven bij een volgende aanbesteding onder de voorwaarde dat zij nog steeds voldoen aan de overige eisen. Het aanbestedingsteam legt via een databank vast welke opdrachten aan welke ondernemers worden verleend. Wanneer een ondernemer na drie keer achtereenvolgens inschrijven als laatste is geëindigd, dan kan deze ondernemer per direct van de groslijst worden verwijderd en achteraan op de wachtlijst geplaatst. Per jaar wordt bekeken door het aanbestedingsteam welke ondernemers verwijderd en welke toegelaten moeten worden. Enkel een zich op de groslijst bevindende ondernemer kan worden geselecteerd voor het deelnemen aan een enkelvoudige dan wel meervoudige onderhandse aanbesteding. Per aanbesteding wordt door opdrachtgever een gunningscommissie ingesteld. Wanneer sprake is van een overheidsopdracht dient een gemeentelijk inkoopadviseur betrokken te worden als procesbegeleider. Bij private opdrachten kan gebruik gemaakt worden van de bij aan het project verbonden gemeenten aanwezige inkoopexpertise. Ad c. Verwijdering van de groslijst Alle door ondernemers uitgevoerde opdrachten worden beoordeeld door opdrachtgever. Alle opdrachten worden dus geëvalueerd. Dit wordt op een objectieve, transparante en niet discriminerende manier gedaan. Ondernemers worden van de groslijst verwijderd indien: 1. Ondernemers blijk geven niet te goeder trouw te zijn; 2. Ondernemers niet meer aan de gestelde selectie-eisen voldoen; 3. Ondernemers waarover opdrachtgever, beargumenteerd niet tevreden is; 4. Ondernemers die na drie keer inschrijven achtereenvolgens als laatste zijn geëindigd. Systematiek groslijsten gebiedsontwikkeling Brabantse Wal Pagina 4

5 Het aanbestedingteam adviseert het Streekhuis over voorgestelde verwijderingen Verwijdering van de groslijst wordt door het Streekhuis schriftelijk en gemotiveerd kenbaar gemaakt aan de betreffende ondernemer. Opdrachtgever kan in bijzondere situaties besluiten af te wijken van bovengenoemde uitgangspunten voor het van de lijst afvoeren van ondernemers. 4. Vaststelling Deze notitie dient te worden vastgesteld door het bestuur van de nog op te richten entiteit van de gebiedsontwikkeling Brabantse Wal. Het principe van voorgestelde groslijstensystematiek zal vooruitlopend op vaststelling als pilot in het project De Zoom toegepast worden onder verantwoordelijkheid van het Streekhuis. 5. Communicatie Het Streekhuis beheert de groslijsten. De groslijstensystematiek wordt bekendgemaakt op de website van het Streekhuis. Deelnemende gemeenten worden opgeroepen te verwijzen naar deze website voor specifiek inkoopbeleid met betrekking tot de gebiedsontwikkeling Brabantse Wal. Bijlage: Procesbeschrijving Systematiek groslijsten gebiedsontwikkeling Brabantse Wal Pagina 5