Nadere invulling Marktsegment IBOR SYSTEMATIEK GROSLIJSTEN GEMEENTE WESTLAND

Transcriptie

1 ** Nadere invulling Marktsegment IBOR SYSTEMATIEK GROSLIJSTEN GEMEENTE WESTLAND v e r s i e 2 6 m a a r t

2 Nadere invulling GROSLIJSTEN Gemeente Westland Pilot - Marktsegment Inrichting en Beheer Openbare Ruimte. 1.Inleiding. Deze notitie is een invulling voor de afdeling IBOR van het implementatieplan W erken met Groslijsten gemeente W estland versie welke op 19 februari 2013 door het college van B&W is vastgesteld. De systematiek groslijsten voor het marktsegment IBOR is voorlopig alleen van toepassing op civiel- en cultuurtechnis che opdrachten boven ,00 voor werken (excl. BTW ) tot aan de Europese aanbestedings drempel voor werken en opdrachten ingenieursdiensten boven de ,00 voor diensten tot aan de Europese aanbestedingsdrempel voor diensten. Deze procedure zal 1 jaar na de inwerkingtreding geëvalueerd worden. De groslijst van het marktsegment IBOR wordt vastgesteld door het AT IBOR. Vóór de vaststelling of mutatie van de groslijst laat het AT IBOR zich adviseren door het aanbestedingsteam IBOR en de inkoopcoördinator. Het aanbestedingsteam IBOR bestaat uit drie pers onen: twee vakspecialisten e n wordt voorgezeten door een teamleider IBOR. Het aanbestedingsteam IBOR wordt op administratief gebied ondersteund door medewerkers van het team O&M. De bedrijven op de groslijst hebben niet de zekerheid dat ze bij elke aanbesteding uitgenodigd worden. De gemeente zal de verdeling van de opdrachten afwisselen met behulp van de in dit document beschreven procedure (zie 3.2). Deze procedure wordt bekend gemaakt aan de bedrijven op de groslijst en zal worden gepublic eerd op de website van de gemeent e W estland v e r s i e 2 3 a p r i l

3 2. Groslijst De groslijsten zijn verdeeld in een aantal categorieën welke zijn opgesteld aan de hand van de aantallen en om vang van de opdrachten in de afgelopen vijf jaar. Categorieën waarvoor het aantal opdrachten per jaar te gering is zij n niet als groslijstcategorie opgenom en. Deze civieltechnische opdrachten zijn verdeeld in 5 categorieën, te weten: 1. Riolering (werken > ,00 ) maximaal 15 bedrijven 2. W egen (gesloten verharding ) (werken > ,00) maximaal 15 bedrijven 3. W egen (elementenverharding) (werken > ,00) maximaal 15 bedrijven 4. Kunstwerken (werken > ,00) maximaal 15 bedrijven 5. Ingenieursdiensten (diensten > ,00) maximaal 15 bedrijven Op de groslijst vermelde bedrijven zullen waar van toepassing overeenk omstig de inschrijftabel groslijsten zoals opgenomen in het aanmeldform ulier gelabeld worden met hun specialisme. Op een groslijst staat een maximum aantal bedrijven. Het maximum aantal bedrijven kan verschillen per categorie (in relatie met het aantal opdrachten per jaar) maar zal nooit hoger zijn dan 15. Om op de groslijst toegelaten te worden moeten alle bedrijven voldoen aan de selectiecriteria, zoals vermeld onder paragraaf 3.1. Bedrijven die zich op de groslijst bevinden en waarvan door het aanbestedingsteam is gecontroleerd of zij voldoen aan de selectiecriteria als omschreven onder 3.1 sub 5, behoeven niet steeds bij iedere inschrijving aan te tonen dat zijn voldoen aan de s elect iecriteria. W el dient een inschrijver bij elke aanbesteding waarvoor hij wordt uitgenodigd een conformiteitsverklaring te ondertekenen en in te dienen waarin hij verklaart nog steeds te voldoe n aan de door ons gestelde eisen. De verantwoordelijkheid voor het beschikbaar stellen van gewijzigde informatie/documentatie berust bij het betreffende bedrijf. 3. Procedure. De procedure bestaat uit vier delen, te weten: 1. Toetreding tot de groslijst en wachtlijst; 2. Verdeling opdrachten, uitnodigingen, beoordeling offertes en gunning; 3. Beoordeling inschrijver na afloop opdracht; 4. Verwijdering van de groslijst v e r s i e 2 3 a p r i l

4 3.1 Toetreding tot de groslijst en wachtlijst. 1- Twee keer per jaar kunnen bedrijven toegelaten worden op de groslijst dan wel wachtlijst door het aanbestedingsteam, waarna het AT IBOR de gewijzigde groslijst en wachtlijst vaststelt. Verwijdering van de groslijst vindt onmiddellijk plaats wanneer wordt geconstateerd dat een van de onder 3.4 genoemde redenen tot verwijdering van de groslijst (met uitzondering van punt 3) van toepassing is. 2- Indien tijdens de actualisatie van een groslijstcategorie het maximum aantal bedrijven niet bereikt is, word t deze aangevuld met de hoogst genoteerde bedrijven van de betreffende wachtlijst. 3- Een nieuwe inschrijving voor een groslijstcategorie wordt, indien hij voldoet aan de selectiecriteria, onderaan de betreffend wachtlijs t geplaatst. 4- Indien een bedrijf bij een openbare aanbesteding als winnaar uit deze aanbestedingsprocedure is gekomen en het werk vervolgens naar tevredenheid (punt 3f uit paragraaf 3.2) heeft uitgevoerd, wordt deze bovenaan de betreffende wachtlijst geplaatst. 5- Alle bedrijven op de gros - en wachtlijst moeten aan de volgende selec tiecriteria voldoen: a) Technisch en organisatorische criteria Bij de aanmelding voor de groslijsten van de gemeente W estland moet per specialiteit/kerncompetentie van de groslijstcategorieën, waarvoor de onderneming zich wil aanmelden, twee referentieprojecten met tevredenheidsverklaringen van opdrachtgevers over gelegd worden van uitgevoerde opdr achten over de laatste 5 jaren (Ingenieursdiensten laatste 3 jaren), waaruit voldoende kennis & ervaring van de aard en omvang van de opdrachten blijkt. De aard en omvang van deze referentieprojecten is mede bepalend voor de aard en omvang van de projecte n waarvoor de ondernem ing mogelijk vanuit de groslijst wordt uitgenodigd tot het doen van een offerte. In principe wordt een onderneming niet uitgenodigd voor projecten waarvan de verwachte aanneemsom > 2,5 maal de aanneemsom van het grootste referentiepro ject bedraagt. Het voor het te leveren werk in te zetten verantwoordelijk en leidinggevend personeel van de onderneming moet de Nederlandse taal in woord en geschrift beheersen. c) Certificering Om in aanmerking te komen voor opdrachten uit de categorieen 1 t/m 5 moet de onderneming beschikken over een geldig en gedateerde gewaarmerkte k opie van het VCA**-certificaat. Om in aanmerking te komen voor opdrachten in de specialiteit/kerncompetentie houten bruggen van de categorie kunstwerken moet de onderneming FSC-gec ertificeerd zijn v e r s i e 2 3 a p r i l

5 Om in aanmerking te komen voor opdrachten moet de onderneming besc hikken over een geldig gecertificeerd k waliteitssy steem NEN -ISO 9001 dat betrekking heeft op de aard van de opdracht. In voorkomende gevallen kunnen voor opdrachten andere specifieke certificeringen noodzakelijk zijn. In de tabel op het aanmeldformulier kan de inschrijver, naast bovenstaande certificering, aangeven over welk e relevante geldige certificeringen de onderneming beschikt (bijv. BRL -certificering). Zowel het VNG-model algemene inkoopvoorwaarden, inclusief addendum, (VNG -model) als de UAV 2012 (uitvoering van werken) of de DNR 2011 (ingenieursdiensten) zijn van toepassing, maar het VNG-model prevaleert boven de UAV 2012/DNR In bepaalde situaties kan in ove rleg worden afgeweken van een artikel uit het VNG-model of de UAV2012/DNR2011, hierin heeft de gemeente W estland het eindoordeel. Bedrijven die worden overgenomen of andere bedrijven overnemen, blijven op de groslijst staan en dienen door middel van een conformiteits verk laring aan te geven dat men nog steeds voldoet aan de gestelde selectiecriteria. Nieuwe organis aties dienen zich op de gebruikelijke wijze aan te melden v e r s i e 2 3 a p r i l

6 3.2 Verdeling opdrachten, uitnodigingen, beoordeling offertes en gunning. 1- Verdeling Een bedrijf moet op de groslijst staan om een uitnodiging te krijgen om een offerte in te dienen voor meervoudig onderhandse aanbestedingen. Dit is echter géén garantie om daadwerkelijk uitgenodigd te worden bij een meervoudig onderhandse aanbesteding. De volgende voorwaarden zijn van toepassing op de verdeling van de opdrachten: a- Alle uit te nodigen bedrijven voor een aanbesteding moeten worden voorgelegd aan (een vertegenwoordiger van ) het aanbestedingsteam IBOR. De motivatie voor de keuze van de bedrijven dient te worden vastgelegd ; b- Er worden minimaal 3 en maximaal 5 van de op de betreffende groslijs t opgenomen bedrijven uitgenodigd voor het indienen van een aanbieding. c- De uitnodigingen worden zoveel mogelijk volgens een roulaties ysteem bepaald. Hierbij wordt wel rekening gehouden met de geschatte werkomvang en specialiteit in relatie met de opgegeven referentieprojecten. d- de laagste inschrijver van een meervoudige -onderhandse aanbesteding ontvangt ook een uitnodiging (als "beloning") om in te schrijven bij een volgende aanbesteding in dezelfde categorie (rekening houdend met gelijke werkomvang en specialiteit). Uiteraard is een voldoende beoordeling van de uitgevoerde opdracht voorwaarde om voor de beloning in aanme rking te komen. e- Een bedrijf heeft de mogelijkheid om één keer per kalenderjaar gemotiveerd niet in te schrijven, zonder dat dit gevolgen heeft voor het in aanmerking komen voor een vervolguitnodiging. 2- Roulaties ysteem Het is aan de projectleider om ee n keuze te mak en vanuit de groslijst waarbij projectom vang en vereiste specialisatie onderdeel zal uitmaken van deze keuze. Deze keuze wordt voorgelegd aan het aanbestedingsteam. Het is aan het aanbestedingsteam om te bewaken dat er geen bedrijven zijn, die onevenredig veel meer uitnodigingen krijgen dan andere bedrijven uit dezelfde categorie. W el zullen bedrijven waarvoor reeds positieve beoordelingen zijn opgem aakt vaker kunnen worden uitgenodigd voor het indienen van een offerte. Er zal echter ook min imaal een bedrijf worden uitgenodigd welk e op basis van het aantal ontvangen uitnodigingen aan de beurt is. Hiermee worden positieve beoordelingen beloond met een hogere frequentie van uitnodiging maar wordt ook gegarandeerd dat uiteindelijk iedereen een keer aan de beurt komt v e r s i e 2 3 a p r i l

7 3- Beoordeling offertes en gunning De wijze van beoordeling van de offerte en de wijze van gunning van opdrachten wordt per werk of dienst bepaald in de uitvraag of het contractdocument. 4- Databank Het aanbestedingsteam IBOR legt in een databank vast welke opdrachten aan welke bedrijven worden verleend en welke bedrijven de inschrijvingen niet hebben gewonnen. Het team O&M van de afdeling IBOR voer t de feitelijke administratie. De volgende gegevens worden per opdracht geregis treerd in de databank: a. het bedrijf dat als winnaar uit een aanbestedingsprocedure is gekomen en de opdracht gaat uitvoeren, inclusief het gunningsadvies ; b. aard van de opdracht (categorie en indien van toepassing specialisatie) ; c. gevolgde procedure (enkelvoudig/meervoudig/openbaar); d. namen uitgenodigde bedrijven en motivatie voor de keuze ; e. bedragen van de inschrijving en (inclusief EMVI score en fictieve inschrijfsom in geval van een EMVI inschrijving) ; f. evaluatieformulier (beoordelingsform ulier); g. motivatie voor verwijdering van de groslijst van een bedrijf v e r s i e 2 3 a p r i l

8 3.3. Beoordeling inschrijver na afloop opdracht. Alle opdrachten worden geëvalueerd. Deze evaluatie gebeurt op een objectieve, transparante en niet discriminerende manier. De uitgevoerde opdracht wordt beoordeeld op basis van een aantal criteria die in het formulier Beoordeling aannemer of Beoordeling ingenieursbureau zijn opgenomen. Op dit formulier wordt voor een vijftal aandachtsgebieden (criteria) een inhoudelijke beoo rdeling gegeven. Dit resulteert in een voldoende of onvoldoende als eindoordeel. Een onvoldoende als eindoordeel zal met onderliggende stukken (dossier) worden onderbouwd. De beoordeling wordt door de projectleider van het project besproken met de betreffende inschrijver. De inschrijver mag commentaar leveren op de beoordeling. Dit commentaar zal schriftelijk worden vas tgelegd. Dit commentaar is niet van invloed op de beoordeling. De beoordeling wordt opgenomen in het inkoopdossier Verwijdering van de groslijst. Bedrijven worden van de groslijst verwijderd in een van de volgende gevallen: 1. inschrijvers die één k eer een ernstige onvoldoende (1 tot 4) of twee keer een matige onvoldoende (4 tot 5,5) scoren bij de beoordeling conform de beoordelingsmethodiek Past Performance overeenkomstig zoals verwerkt in de model - beoordelingsformulieren. 2. inschrijvers, die na 2 keer achtereenvolgens inschrijv en op een uitnodiging, beide keren als laatste zijn geëindigd in de offerte beoordeling dan wel waarvan de inschrijving beide keren als laatste is geëindigd en/of als ongeldig terzijde is gelegd. 3. inschrijvers die niet m eer aan de selectiecriteria voldoen (bijvoorbeeld de uitsluitingsgronden uit de eigen verklaring of waarvan de vereiste certificering is verlopen ). De verwijdering van de groslijst wordt vooraf (minimaal 2 weken voor verwijdering) schriftelijk en gemotiveerd kenbaar gemaakt aan het betreffende bedrijf. Het bedrijf wordt in de gelegenheid gesteld om zich, na een periode van een half jaar na dagtekening van vorenbedoelde kennisgeving, opnieuw aan te melden voor groslijst waarbij de procedure zoals beschreven onder 3.1 (Toetreding tot de groslijst en wachtlijst) van toepassing is v e r s i e 2 3 a p r i l