Selectiebeleid Woonservice projectontwikkeling, nieuwbouw en onderhoud

Transcriptie

1 Selectiebeleid Woonservice projectontwikkeling, nieuwbouw en onderhoud Aannemers Architecten Adviseurs januari 2011 Leon Vries

2 Achtergrond Woonservice schakelt regelmatig aannemers, architecten en adviseurs in. Dit document gaat voornamelijk over de partijen die worden ingeschakeld bij projectontwikkeling, nieuwbouw en bij onderhoud. In het kader van integriteit wil Woonservice transparant opereren en waarborgen dat er marktconforme prijzen worden gehanteerd. Daarnaast wil Woonservice werken aan duurzame relaties met marktpartijen. Een goed en transparant selectiebeleid is hiervoor een belangrijke voorwaarde. We onderscheiden drie verschillende processen waarin adviseurs, architecten en aannemers worden geselecteerd. Deze verschillende processen zijn: - Nieuwbouw; - Niet planmatig onderhoud; - Planmatig onderhoud. In dit beleidsstuk worden de algemene selectiecriteria vastgelegd. Eventuele aanvullende gunningcriteria worden niet in dit stuk benoemd. Als er specifieke gunningcriteria worden gehanteerd dan zal dit in de uitnodiging van de aanbesteding worden aangegeven. Per proces wordt omschreven hoe de keuzes tot stand komen en hoe dit in de procuratieregeling is vastgelegd. Het in dit document beschreven beleid is alleen van toepassing voor werken waar wettelijk géén Europese Aanbesteding voor vereist is. H 1: Selectiecriteria Er zijn veel bedrijven die willen werken voor Woonservice. Naast de vanzelfsprekende criteria prijs en kwaliteit is er nog een aantal meer maatschappelijke criteria waaraan Woonservice veel waarde hecht. Hieronder zijn de criteria benoemd die Woonservice hanteert om tot goede en transparante keuzes te komen. 1.1 Regionaal Woonservice heeft een maatschappelijke verantwoordelijkheid naar de inwoners van het werkgebied waarin Woonservice actief is. Werkgelegenheid is zeer belangrijk voor onze regio. Ook vanuit de zorg voor het milieu is het van belang het reizen van en naar de bouwplaats zoveel mogelijk te beperken. Voor alle werksoorten wordt daarom de voorkeur gegeven aan (nederlandse) bedrijven uit de regio. Er zal dus altijd eerst worden gekeken naar bedrijven uit de regio die voldoen aan de hieronder genoemde criteria. Onder regio verstaan we grofweg een cirkel van 50 kilometer rondom het middenpunt van ons werkgebied (Aalden). Het door de aannemer inschakelen van regionale onderaannemers is door Woonservice niet te verplichten maar heeft wel de voorkeur en zal dus ook bij de selectie een rol spelen. 1.2 Overlast bewoners Bij alle werkzaamheden willen we de overlast voor klanten en omwonenden zoveel mogelijk beperken. Actief meedenken van bedrijven om de klant en de omwonenden hierin zoveel mogelijk tegemoet te komen is dus een zeer belangrijk onderdeel. Hierbij zijn een goede communicatie, een goede logistiek, het nakomen van planning cq. afspraken en het treffen van voldoende maatregelen om overlast te beperken, zeer bepalend voor de tevredenheid van de klant en de omwonenden. Bedrijven zullen hier dus nadrukkelijk op geselecteerd/beoordeeld worden. Door, voor Woonservice nog onbekende bedrijven, kan dit door middel van referenties worden aangetoond. 1

3 1.3 Kwaliteit Van bedrijven die voor Woonservice werken wordt vanzelfsprekend verwacht dat zij kwaliteit leveren. Geselecteerde bedrijven moeten passen bij de aard van de werkzaamheden. Zo presteert het ene bedrijf beter bij nieuwbouw en is hier ook op ingericht, terwijl andere bedrijven juist sterk zijn in het onderhoudswerk. Jaarlijks worden de bedrijven die voor Woonservice hebben gewerkt door Woonservice beoordeeld. Een zeer belangrijk onderdeel van deze beoordeling is de kwaliteit van het werk. Van bedrijven die niet voor Woonservice hebben gewerkt kan de kwaliteit van werken worden vastgesteld op basis van referenties. 1.4 Prijsniveau Het prijsniveau dat door een bedrijf wordt gehanteerd dient op een niveau te liggen waarvan verwacht mag worden dat het concurrerend is met andere door Woonservice geselecteerde bedrijven. Woonservice zal vooraf inschatten, door middel van het inwinnen van informatie, of een te selecteren bedrijff een goede prijs/kwaliteit verhouding heeft. 1.5 Financiële positie Om problemen te voorkomen bij faillissementen of garantieaanspraken is het van belang dat de partijen die voor Woonservice werken financieel gezond zijn. De financiële positie van bedrijven wordt daarom jaarlijks gescreend door de afdeling FBB op basis van opgevraagde gegevens. Daarnaast kan er voor het verstrekken van de opdracht een screening plaatsvinden door Graydon. Nieuwe bedrijven zullen voordat zij voor een selectie worden uitgenodigd, financieel worden gescreend. De manager FBB geeft een advies af of een bedrijf voldoende gezond is voor Woonservice. 1.6 Beoordeling Jaarlijks worden de bedrijven die de achterliggende periode voor Woonservice hebben gewerkt op verschillende facetten beoordeeld. Deze beoordeling wordt ook aan de bedrijven kenbaar gemaakt. Een negatieve beoordeling kan aanleiding zijn om bedrijven uit de selectielijst te verwijderen. Dit wordt altijd met de betreffende bedrijven gecommuniceerd. H2: Nieuwbouw Bij nieuwbouw zijn verschillende partijen actief. In het gehele proces van nieuwbouw (beschreven in Census) zijn verschillende momenten waar keuzes voor samenwerkingspartners moeten worden gemaakt. In dit beleidsstuk wordt omschreven hoe de keuzes per onderdeel conform de procedure worden gemaakt en hoe dit in de procuratieregeling is vastgelegd. 2.1 Keuze architect en overige adviseurs In de haalbaarheidsfase doet de projectontwikkelaar in overleg met de manager Woondiensten een voorstel voor de keuze van de architect en eventueel overige adviseurs. Dit voorstel is verwerkt in het haalbaarheidsrapport. Van mogelijke architecten en adviseurs zal jaarlijks een lijst worden opgesteld door de projectontwikkelaar in overleg met manager Woondiensten. Deze lijst van potentiële opdrachtnemers zal ter goedkeuring aan de directeur-bestuurder worden voorgelegd. Uit deze lijst zullen per project keuzes worden gemaakt. Het haalbaarheidsrapport, inclusief de voorstellen voor in te schakelen adviseurs en de architect, wordt ter goedkeuring aan de directeur-bestuurder voorgelegd. Opdrachten boven worden conform de procuratieregeling door de directeur-bestuurder getekend. Opdrachten tot kunnen door de projectontwikkelaar dan wel de manager Woondiensten worden ondertekend. 2

4 2.2 Bouworganisatie en aannemersselectie Nieuwbouwwerken worden in principe meervoudig onderhands aanbesteed volgens de niet openbare procedure (hoofdstuk 3) van de ARW In sommige gevallen zal van dit principe worden afgeweken en worden gekozen voor enkelvoudig onderhands aanbesteden(één op één) of een andere vorm van aanbesteding, waarbij altijd de ARW 2005 van toepassing wordt verklaard. In overleg met de manager Woondiensten en de manager Techniek wordt door de afdeling Projectontwikkeling in een beslisdocument een voorstel gedaan voor de bouworganisatie (bouwteam of aanbesteding). Het voorstel voor de bouworganisatie wordt conform de procuratieregeling door middel van een beslisdocument (haalbaarheidsrapport, PVE, Definitief Ontwerp) ter goedkeuring aan de directeur-bestuurder voorgelegd. Jaarlijks zal door de projectontwikkelaar, de manager Techniek en de manager Woondiensten een lijst van aannemers/installateurs worden opgesteld die mogelijk nieuwbouwprojecten voor Woonservice kunnen uitvoeren. De selectie van deze bedrijven vindt plaats op basis van de in hoofdstuk 1 genoemde criteria. Het accorderen van deze lijst met mogelijke partners valt onder de verantwoordelijkheid van de directeur-bestuurder. Een voorstel voor de uit te nodigen aannemers/installateurs voor aanbesteding of de selectie van de bouwteampartner wordt door de Projectontwikkelaar in overleg met de manager Woondiensten en de manager Techniek gedaan. Dit voorstel wordt ter goedkeuring aan de directeur-bestuurder voorgelegd. Opdrachten voor de realisatie van nieuwbouw worden conform procuratieregeling door de directeurbestuurder getekend. Indien een aannemer/architect/adviseur wordt voorgesteld die niet op de voornoemde lijsten staat vermeld, zal dit in een vroeg stadium (vóórafgaand aan het indienen van het betreffende beslisdocument) gemotiveerd ter goedkeuring aan de directeur-bestuurder worden voorgelegd. H3: Niet planmatig onderhoud Het niet planmatig onderhoud wordt zoveel mogelijk door de Eigen Dienst uitgevoerd. Bij onvoldoende capaciteit of voor bepaalde disciplines worden derden ingeschakeld. Met deze derden worden jaarlijks afspraken gemaakt over tarieven en over de beschikbaarheid van personeel. De opdrachten worden op regie door middel van opdrachtbonnen of een schriftelijke opdracht na een offerte verstrekt. Jaarlijks worden de aannemers beoordeeld. Indien de beoordeling of de prijzen daartoe aanleiding geven, worden andere bedrijven geselecteerd. De selectie vindt plaats op basis van de in hoofdstuk 1 genoemde criteria. Jaarlijks zal een lijst worden opgesteld van bedrijven die geselecteerd worden om in aanmerking te komen voor opdrachten in het kader van het niet planmatig onderhoud. Deze lijst met mogelijke partners voor het niet planmatig onderhoud wordt opgesteld door de manager Techniek in overleg met de manager Woondiensten. Deze lijst wordt ter goedkeuring aan de directeur-bestuurder voorgelegd. H4: Planmatig Onderhoud Planmatige onderhoudswerken worden in principe meervoudig onderhands aanbesteed volgens de niet openbare procedure (hoofdstuk 3) van de ARW In sommige gevallen zal van dit principe worden afgeweken en worden gekozen voor enkelvoudig onderhands (1 op 1) of een andere vorm waarbij altijd de ARW 2005 van toepassing wordt verklaard. Op basis van het jaarprogramma van het Planmatig Onderhoud wordt jaarlijks een lijst opgesteld waarin per werk wordt aangegeven welke bedrijven voor aanbesteding in aanmerking komen. Voor het aantal uit te nodigen bedrijven per werk wordt gekeken naar het begrote bedrag en de werksoort. Het maximaal aantal voor een aanbesteding te selecteren aannemers is vastgesteld op vijf. Op basis van deze gegevens worden aannemers geselecteerd voor alle onderhoudswerken. De selectie vindt plaats op basis van de in hoofdstuk 1 genoemde criteria. Indien gekozen wordt voor een afwijkende aanbestedingsvorm wordt dit hier gemotiveerd. De lijst met onderhoudswerken met daaraan gekoppeld de geselecteerde aannemers per werk opgesteld door de manager Techniek in overleg met manager Woondiensten. Bovengenoemde lijst 3

5 met onderhoudswerken wordt ter goedkeuring aan de directeur-bestuurder voorgelegd. Opdrachten voor de realisatie van planmatige onderhoudswerkzaamheden worden conform de procuratieregeling door de directeur-bestuurder getekend. 4