Huishoudelijk reglement van de Vereniging Mens en Milieuvriendelijk Wonen Almelo

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement van de Vereniging Mens en Milieuvriendelijk Wonen Almelo Vastgesteld in de ledenvergadering van 5 oktober2016 Algemeen Het Huishoudelijk Reglement bevat een aantal regels als aanvulling op en uitwerking van de statuten. De ledenvergadering stelt het Huishoudelijk Reglement vast en het is dus bindend voor de leden. Het huishoudelijk Reglement is een momentopname en kan gedurende het proces worden aangepast aan de veranderende omstandigheden. Het weerspiegelt de opvattingen van de op dat ogenblik aan de vereniging deelnemende leden. De in de statuten vermelde donateurs worden in dit Huishoudelijk Reglement aspirant-leden genoemd. Artikel 1 - Bestuur De taken van het bestuur zijn als volgt verdeeld: De voorzitter o Het (mede) plannen en voorbereiden van de bestuursvergaderingen, algemene ledenvergaderingen en themabijeenkomsten. o Het leiden van genoemde vergaderingen, maar het technisch voorzitterschap van de algemene ledenvergaderingen kan gedelegeerd worden naar een ander bestuurslid of procesbegeleider. o Het (doen) vertegenwoordigen van de MMWA naar buiten. o Het controleren van de bank- en giroafschriften. De secretaris o Het behandelen van de in- en uitgaande correspondentie. o Het plannen van eerder genoemde vergaderingen. o Het bijhouden van de secretariële administratie en archivering. o Het bijeenroepen van de leden voor vergaderingen met inachtneming van de statuten. o Het schriftelijk (doen) vastleggen van de genomen besluiten en het maken van een activiteitenoverzicht. o Het aanbieden van een jaarverslag. De penningmeester o Het beheren van de gelden van de vereniging. o Het innen van alle, de vereniging toekomende gelden. o Het zelfstandig doen van betalingen tot maximaal 500,-. o Het bijhouden van de financiële administratie. o Het aanbieden van het financieel jaarverslag. o Het opstellen en voorleggen van een begroting voor het volgend kalenderjaar. 1

2 Artikel 2 Bestuursvergaderingen Het bestuur vergadert volgens rooster en als de omstandigheden daartoe aanleiding geven. Het bestuur neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stelt het overige bestuurslid bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten. Bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn. Het bestuur neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of ledenvergadering op basis van consent 1. De risico s die de bestuursleden lopen, worden gedekt door een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering. Artikel 3 Algemene ledenvergaderingen De algemene ledenvergaderingen worden tenminste vier maal per jaar gehouden. In aanvulling hierop zullen er, als de omstandigheden daartoe aanleiding geven, extra ledenvergaderingen en themabijeenkomsten gehouden worden. o Leden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. o De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door en publiceert deze op het interne gedeelte van de website. o Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Leden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen. o Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde af te wijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering. o Besluiten worden genomen op basis van consent. o Van elke vergadering worden een verslag en een actie- en besluitenlijst gemaakt, die zo snel mogelijk na de vergadering worden verspreid onder de leden. Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld. Vastgestelde notulen worden (al dan niet samengevat) op de website gepubliceerd. Artikel 4 Toelatingsprocedure voor het lidmaatschap 1. Belangstellenden ontvangen na aanmelding een informatiesetje en vragenlijst via de ledenadministratie. Wanneer de belangstellende voornemens is lid te worden, stuurt de 1 Dit houdt in dat een besluit genomen is, wanneer geen van de aanwezigen beargumenteerd en overwegend bezwaar heeft tegen het nemen van het besluit. Consent verschilt van consensus in de zin dat degene die "consent geeft" niet "voor" het voorstel hoeft te zijn, alleen maar "niet tegen". Consent onthouden is niet gelijk aan een veto uitspreken omdat degene die consent onthoudt de argumenten moet geven waarop de consentonthouding is gebaseerd, bij veto is dit niet noodzakelijk. 2

3 belangstellende de ingevulde vragenlijst naar de ledenadministratie. De PR-commissie maakt een afspraak voor een oriënterend gesprek. Belangstellenden van buiten de regio worden voor dit gesprek uitgenodigd in Almelo. Getoetst wordt of de belangstellende de beide pijlers, duurzaamheid en modern noaberschap, onderschrijft aan de hand van een checklist. Van dit gesprek wordt een kort verslagje gemaakt dat naar het bestuur en de ledenadministratie wordt gestuurd. 2. Wanneer het bestuur positief oordeelt met betrekking tot toelating, stuurt de ledenadministratie een aanmeldingsformulier voor lidmaatschap, de statuten en het huishoudelijk reglement. 3. De contributie voor het lidmaatschap wordt maandelijks geïnd via automatische incasso. 4. Een lid is verplicht minimaal aan één commissie deel te nemen binnen de vereniging. Artikel 5 Ledenlijst en wachtlijst 1. Het lidmaatschapsnummer wordt toegekend op basis van de datum die ingevuld is onder aan het aanmeldformulier, mits de contributie binnen een week na die datum is bijgeschreven op de bankrekening van onze vereniging. Anders geldt de datum waarop voor de eerste maal de contributie wordt bijgeschreven op onze bankrekening. Dit nummer is bepalend voor de volgorde waarin de leden een woning in het project mogen kiezen. Het lid met het laagste nummer heeft de eerste keuze. 2. Indien geen gebruik gemaakt wordt van het keuzerecht, dan krijgt dit lid een nieuw nummer alsof er sprake is van een nieuw lid (zie ook art. 8.4 van dit reglement). 3. Alleen gewone leden krijgen een lidmaatschapsnummer. 4. Het bestuur kan aan de ledenvergadering voorstellen om in bijzondere gevallen uit sociaal maatschappelijke overwegingen van de volgorde van de ledenlijst af te wijken. 5. Wanneer een lid niet aan de betaalverplichting voldoet, kan het bestuur besluiten het lid op een lagere plaats van de ledenlijst te plaatsen of te royeren. Dit nadat het lid twee maal een betalingsherinnering heeft ontvangen. 6. Indien er geen ruimte is om nieuwe leden toe te laten, wordt een wachtlijst gehanteerd. De datum van plaatsing op de wachtlijst bepaalt de volgorde. Degene met het laagste nummer komt het eerst in aanmerking voor het lidmaatschap van de vereniging en dus voor woonruimte. Artikel 6 Ledenadministratie De ledenadministratie is verantwoordelijk voor de volgende taken: o Checkt de webmail en handelt berichten af. o Stuurt informatiesetje naar belangstellenden die zich aanmelden. o Informeert PR-commissie over de door hen te bezoeken belangstellenden. o Stuurt aanmeldingsformulier voor aspirant-lidmaatschap, huishoudelijk reglement en statuten naar belangstellenden op verzoek van de PR-commissie. o Stuurt NAW-gegevens van nieuwe leden naar de secretaris en de penningmeester. o Stuurt tenminste één maal per jaar een actuele ledenlijst naar de leden o Verstuurt nieuwsbrieven voor externe contacten naar geïnteresseerden die zich hiervoor hebben aangemeld. 3

4 Artikel 7 Commissies Door de ledenvergadering kunnen commissies worden ingesteld. Elk lid neemt minimaal deel aan één of meerdere commissies (NB: dit is verplicht bij lidmaatschap). De commissieleden worden in principe voor 2 jaar benoemd. Bij voorkeur maakt een bestuurslid deel uit van elke commissie (linking pin). De commissies doen (schriftelijk) verslag van de bevindingen van hun commissie in de ledenvergadering. De commissies treden niet zelfstandig naar buiten, tenzij het bestuur hen mandateert. Het bestuur kan, afhankelijk van de verschillende thema s, ad-hoc-commissies instellen voor advisering. Deze worden in wisselende samenstelling bijeengeroepen, afhankelijk van onderwerpen en deskundigheden. Artikel 8 De webbeheerder De webbeheerder beheert de website en heeft de volgende taken: o Ziet erop toe dat de website beschikbaar en bereikbaar is. o Beheert de structuur van de website. o Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is. o Voert de eindredactie van teksten op de website. o Beoordeelt content die voor plaatsing op de website wordt aangeboden en overlegt met de voorzitter indien teksten worden aangeboden of geplaatst die niet door de beugel kunnen. o Ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoet aan de huisstijl. o Onderhoudt contacten met de PR-commissie over het aanleveren van teksten of andere content voor de website. Artikel 9 Toewijzing woningen tijdens de ontwikkeling van het project De woningen die in het project MMWA worden gerealiseerd, worden toegewezen aan leden van MMWA. Lid van MMWA is degene die als lid door het bestuur is toegelaten en de contributie heeft betaald 2. De vereniging streeft in de ontwerpfase naar een zodanige verdeling van woningtypes (grootte, prijsklasse, huur of koop) dat zoveel mogelijk leden een woning naar hun wens toegewezen kunnen krijgen. De gang van zaken bij de woningtoewijzing is als volgt: 1. De keuze van type en plek van woningen in het project wordt in de fase van het voorontwerp en schetsontwerp zoveel mogelijk bepaald naar en aangepast aan de voorkeur van de leden van MMWA. 2. Bij het vaststellen van het ontwerp wordt definitief vastgesteld welk type woning op welke plek in het project zal worden gebouwd. 3. De leden van MMWA voeren, zo nodig in een aantal ronden, onderling overleg over de toewijzing van woningen, waarbij zij streven naar consensus: de situatie dat elk lid tevreden is over de toegewezen woning. 4. Wanneer over de toewijzing van een bepaalde woning echter niet op basis van consent kan worden besloten en meer leden belangstelling houden voor toewijzing van die woning, is de 2 In 2015 is de contributie de enige financiële bijdrage. Mogelijk dat er nadien ook een commitmentbijdrage van de leden wordt gevraagd. 4

5 volgorde van lidmaatschap bepalend. Het lid dat eerder lid is geworden, heeft voorrang bij toewijzing boven het lid dat later lid is geworden De toewijzing van een koopwoning is definitief op het moment dat een lid het koopcontract heeft ondertekend. 6. De toewijzing van een huurwoning is definitief op het moment dat een lid de woning definitief heeft toegewezen gekregen. Artikel 10 Aanvullende bepalingen o In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur. o Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per . Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding. 3 Bij gelijktijdige toetreding als lid wordt, als dat nodig is, door loting bepaald wat de volgorde is. 5