: Factoren die al dan niet van invloed zijn voor het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring 2016 Sociaal Domein Kempengemeenten

Transcriptie

1 Uw kenmerk : GRSK Aan de leden van de raad Ons kenmerk : Datum : 21 februari 2017 Behandeld door : dhr. T.A.W.A. Pulles Afdeling : Bedrijfsvoering en Publiekszaken Onderwerp : Factoren die al dan niet van invloed zijn voor het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring 2016 Sociaal Domein Kempengemeenten Geachte leden van de raad, Aanleiding In het Dagelijks Bestuur (DB) GRSK van 15 november 2016 is ingestemd met de concept Raadsinformatiebrief over de financiën in het sociaal domein. In het verslag van het DB is hierover onder agendapunt 3b het volgende opgenomen: Er wordt een wijziging aangebracht in de tekst (krachten bundelen i.p.v. groter geheel). Hiermee stemt het DB in met de tekst van de raadsinformatiebrief. N.a.v. de brief wil Eersel een plan van aanpak over hoe we verder gaan om bij gemeenten tot een goedkeurende verklaring te komen. Afrekenen per prestatie blijkt heel lastig, nadenken over een andere methode is nodig. Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen beïnvloedbaar en niet beïnvloedbaar en van daaruit moeten oplossingen komen. Binnen de GRSK is een werkgroep Accountancy ingericht waarin volgens een Plan van Aanpak wordt gewerkt met als doel het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring. In deze notitie wordt, naar de wens van het DB, inzicht gegeven in de factoren die al dan niet te beïnvloeden zijn om te komen tot een goedkeurende accountantsverklaring. Tenslotte wordt ingegaan op een andere methodiek. Voor het scheppen van de juiste context is het van belang kennis te nemen van de aanleiding voor de VNG om aandacht te vragen voor de accountantscontrole in het sociaal domein: - Op 21 december 2015 heeft de VNG een brief gestuurd aan alle gemeenten over de accountantscontrole sociaal domein Reden van deze brief was de verwachting dat door accountants bij de gemeentelijke jaarrekeningen over 2015 in veel gevallen niet een goedkeurende accountantsverklaring zou worden afgegeven. - Op 22 december 2016 stuurde de VNG opnieuw een brief 1 aan haar leden met betrekking tot de accountantscontrole. Ook voor 2016 schetst de VNG de verwachtingen, advies en acties. Dit wordt eveneens in deze notitie betrokken. Overigens is de verwachting van de VNG dat ook 2016 een overgangsjaar is. Volgens de VNG zal het aantal fouten en onzekerheden in de verantwoordingen Wmo en Jeugd van de SVB over 2016 niet (veel) lager zijn dan over De verwachting is dan ook 1 Bezoekadres: Burgemeester Magneestraat 1, Postbus , 5570 GA Bergeijk T: van 5

2 dat nog veel gemeenten een niet goedkeurende controleverklaring van de accountant zullen ontvangen bij de jaarrekening De GRSK en de Kempengemeenten hebben een verklaring met beperking 2 ontvangen over de jaarrekening Bijzonder interessant is hoe de leerpunten van 2015 te beïnvloeden zijn. In deze notitie geven wij u hier inzicht in. In 2015 hebben het Rijk, gemeenten en ook zorgaanbieders en de Sociale Verzekeringsbank (SVB) de continuïteit van de zorg voorop gezet. Dat deze prioritering leidt tot een niet goedkeurende accountantsverklaring is verklaarbaar, maar geeft tegelijk een gevoel van onderwaardering voor wat is gedaan. In deze notitie krijgt u inzicht in de factoren die, al dan niet in Kempenverband, beïnvloedbaar zijn. Deze notitie volgt daarmee de Raadsinformatiebrief op welke u in de vergadering van 15 november 2016 hebt vastgesteld. Daarnaast ontvangt u een separate memo bij de Managementletter Factoren die al dan niet van invloed zijn Leren van de controle 2015 Gezien de door de accountant gesignaleerde knelpunten was het in de lijn van de verwachting dat de jaarrekening 2015 niet kon worden voorzien van een goedkeurend accountantsoordeel met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid. De belangrijkste knelpunten voor de jaarafsluiting 2015 werden genoemd en maatregelen voor 2016 : Knelpunt Actie Beïnvloedbaar? 1. Het aantonen van de daadwerkelijke levering van zorg door zorgaanbieders daar waar de gemeenten hiervoor in het kader van de privacy onvoldoende informatie ontvangen; Voor de jaarafsluiting van 2016 zijn hiervoor maatregelen doorgesproken met en voorgelegd aan de accountant op basis van i- sociaal domein 3. Het gesprek is hierover gaande. Ja, wel met de opmerking dat dit niet eenvoudig uitvoerbaar is qua privacy aspecten en daarnaast in vele situaties, inherent aan de doelgroep, lastig aan te tonen 2. Het inschatten van de niet gefactureerde zorg en het onderhanden werk bij de zorgaanbieders per jaareinde. De Voor de jaarafsluiting van 2016 is hiervoor vanaf 2016 een Ja, met afhankelijkheid 2 Is na controle de onzekerheid of bedenking wel materieel maar niet wezenlijk (materieel: het oordeel over een verantwoording kan beïnvloed worden; wezenlijk: verantwoording geeft geen getrouw beeld), dan verstrekt de accountant een verklaring met beperking. Is de (overgebleven) onzekerheid in de controle wezenlijk, dan volgt een verklaring van oordeelonthouding. Is een bedenking tegen de verantwoording wezenlijk, dan volgt een afkeurende verklaring. 3 De volgende drie onderdelen van i-sociaal domein zijn uitgewerkt voor de Kempen: I) Controle middelen op basis van landelijk controleprotocol: Vaststelling levering (met gebruik van landelijk controleprotocol) plus controleverklaring daarop. Dit zijn harde controlemiddelen. Instellingsaccountant kan de controle enkel administratief doen. Levering wordt dus niet vastgesteld maar aannemelijk gemaakt. II) Eigen controlemiddelen waardoor meer inhoudelijke zekerheden dan toepassing landelijk controleprotocol bij de aanbieder Jeugdhulp: Kwalitatieve controlemiddelen; Toetsing herindicatie proces; Accountgesprekken; Toetsing uit gespreksverslagen en gezinsplannen jeugdhulpteams III) Hergebruik van informatie: Klachtenprocedure; Clienttevredenheidsonderzoek (CTO); Bezwaarprocedure; Digitaal berichtenverkeer. Bezoekadres: Burgemeester Magneestraat 1, Postbus , 5570 GA Bergeijk T: van 5

3 gemeente dient voor deze zorg een verplichting in haar jaarrekening op te nemen; verplichtingenadministratie in ontwikkeling. Dit is een aangewezen instrument om tot betrouwbaar niveau in control te komen. De gesprekken met de huidige accountant hebben nog niet geleid tot de acceptatie als controle instrument 4. van aanlevering productieopgaven door zorgaanbieders 3. De tijdige facturatie en aanlevering van de jaarverantwoording (inclusief controleverklaring) van zorgaanbieders. Een groot deel van de zorgaanbieders was in 2015 niet in staat (tijdig) aan deze contractuele verplichtingen te voldoen; Er wordt middels regionale afspraken gestuurd in Het landelijke controleprotocol 5 draagt daaraan bij. Dit is echter niet volledig beïnvloedbaar vanwege enkele landelijke en regionale zorgaanbieders waarop minder grip is en beperkte instrumenten om in te grijpen 6. Daarnaast is het op nog één punt in ontwikkeling hoe de jaarverantwoording (inclusief controleverklaring) voor de grote 9 Jeugdhulporganisaties (variant B) gaat plaatsvinden 7. Niet (volledig) beïnvloedbaar 4. De rechtmatige betaling van PGB s (Persoonsgebonden Budget) door de Sociale Verzekeringsbank en het tijdig aanleveren van de jaarverantwoording aan de gemeenten; de SVB heeft voor 2016 een tijdig tijdstip aangekondigd; Vanwege de landelijke functie niet te beïnvloeden. (In eigen administratie worden vergelijkingen getroffen met de SVB) 4 De beschikbare instrumenten, waaronder de verplichtingenadministratie worden meegenomen in de aanbesteding van de accountant. 5 Wij volgen de standaarden i-sociaaldomein. Wanneer wordt verantwoord (p.6): De termijnen die gelden voor de indiening van de financiële productieverantwoording en de controle daarvan is gebaseerd op afspraken tussen zorgaanbieders en gemeenten. Voor zover hierover nog geen afspraken zijn gemaakt, worden de volgende termijnen gehanteerd:- Financiële productieverantwoording: Vóór 1 maart van het jaar t + 1 (of zoveel eerder of later als met de gemeente(n) is afgestemd en/of overeengekomen). - Controleverklaring: Vóór 1 april van het jaar t + 1 (of zoveel eerder of later als met de gemeente(n) is afgestemd en/of overeengekomen). 6 In de regio van de 21 gemeenten voor de Jeugdhulp is dit punt van aandacht. 7 De grootste Jeugdhulp aanbieders in de regio hebben na tussenkomst van de Transitie Autoriteit Jeugd (TAJ) een variant B contract getekend. Het gaat om 9 aanbieders die gekozen hebben voor de inspanningsvariant (variant B). Zeker 2 partijen hebben géén cliënten in de Kempen tot op heden. Verrekening tussen gemeenten is een onderdeel van het contract. Deze afspraak is opgenomen in het DVO 2017 wat alle colleges op 13 december 2016 hebben vastgesteld. Aanbieders factureren gedurende het jaar producten op cliëntniveau, na afloop van het jaar worden de betaalde bedragen en de bedragen waarop de aanbieder op basis van de afspraken recht op heeft met elkaar verrekend, rekening houdend met bandbreedtes. Deze tarieven en bandbreedtes zijn bekend voor 2016 en verder. Het proces voor afrekening wordt in een separaat voorstel voorgelegd aan de betreffende subregio s en is momenteel in voorbereiding. Bezoekadres: Burgemeester Magneestraat 1, Postbus , 5570 GA Bergeijk T: van 5

4 5. De volledige informatieverstrekking aan het CAK ten behoeve van een volledige incasso van eigen bijdragen (WMO) en ouderbijdragen (Jeugdzorg). Voor de jeugdhulp is vanaf 2016 geen eigen bijdrage van toepassing; Voor de jeugdhulp is vanaf 2016 geen eigen bijdrage van toepassing. Niet van toepassing voor Jeugdhulp in 2016; informatieverstrekking aan CAK is beïnvloedbaar voor Wmo. Ja 6. De accountant heeft niet voldoende en geschikte controle informatie verkregen om vast te stellen dat de betalingen door de Sociale Verzekeringsbank in overeenstemming met de beschikkingen hebben plaatsgevonden en de zorg daadwerkelijk is geleverd; Het aspect om aan te tonen van de geleverde pgb zorg is opgepakt. Het aspect uitnuttingspercentage (bedrag wat ter beschikking is gesteld), daar gaan gemeenten niet over en is een taak van de SVB waarop gemeenten geen grip hebben. Ja 7. Voor het vaststellen van de getrouwheid en rechtmatigheid van de ingekochte zorg is de SK afhankelijk van controleinformatie van de zorgaanbieder. Onzeker is of alle zorgaanbieders voldoende controle-informatie tijdig gaan aanbieden. SK heeft zelf geen (aanvullende) beheersmaatregelen ingericht ter vaststelling van de getrouwheid en rechtmatigheid van de ingekochte zorg. Met afspraken met zorgaanbieders op regionale niveau wordt tijdig geregeld op welke wijze het boekjaar financieel wordt afgesloten. Ja, Door afspraken te maken. 1.3 Zijn andere methoden van verantwoorden mogelijk? Landelijk worden de volgende financieringsvormen onderkend binnen het domein van de Wmo en Jeugdwet: - Inputfinanciering op basis van P x Q (inspanningsgerichte uitvoeringsvariant) - Outputfinanciering op basis van P x Q (outputgerichte uitvoeringsvariant) - Subsidiabele kosten (taakgerichte uitvoeringsvariant) - Lumpsumbekostiging (taakgerichte uitvoeringsvariant) Bezoekadres: Burgemeester Magneestraat 1, Postbus , 5570 GA Bergeijk T: van 5

5 Schematisch weergegeven betekent dit het volgende voor de rechtmatigheid als onderdeel van de controle door de accountant: Lump sum/taakgericht afrekenen is geen uitvoerbaar en acceptabel alternatief als methode voor verantwoorden. Dit vanwege het nadelige effect voor de regie, beheersing en sturing. Ook in praktisch opzicht is dit amper te realiseren doordat het voor de colleges tot gevolg heeft dat met ruim 80 gecontracteerde aanbieders afspraken gemaakt dienen te worden. De contracten door inkooporganisatie Eindhoven hebben in oorsprong voor de Jeugdhulp als basis de outputgerichte uitvoeringsvariant. Komen tot een definitieve afrekening (op basis van de doorontwikkelde verplichtingenadministratie) verdient de voorkeur wanneer blijkt dat de aansluiting van productieverantwoordingen met eigen administratie leidt tot verschillen. 1.4 Tenslotte Het belang van een goedkeurende verklaring wordt onderkend. De inzet binnen de GRSK is daar op gericht. De goedkeurende verklaring is geen doel op zich. De inzet en het streven is, om processen aantoonbaar te beheersen. De accountantsverklaring gaat daarbij een bevestiging zijn van goede uitvoering van taken. In de poho overleggen worden de verantwoordelijke wethouders geïnformeerd over de lopende ontwikkelingen. De planning heeft nadrukkelijk aandacht in overleg met de accountant. Vorig jaar was het een proces tot vaststelling onder grote tijdsdruk; daar zijn nu afspraken over gemaakt met E&Y. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Bergeijk, W.A.C.M. Wouters Secretaris A. Callewaert de Groot Burgemeester Bezoekadres: Burgemeester Magneestraat 1, Postbus , 5570 GA Bergeijk T: van 5