AGENDAPUNT voor burgemeester en wethouders

Transcriptie

1 AGENDAPUNT voor burgemeester en wethouders Nummer: Datum vergadering: Onderwerp: Bevindingen verbijzonderde interne controlewerkzaamheden in het kader van de rechtmatigheid. Conceptbesluit: De raad in zijn vergadering van 30 mei 2006 voorstellen de in 2005 uitgevoerde handelwijze met betrekking tot de in het voorstel genoemde punten te accorderen. Samenvatting: Onlangs zijn in samenwerking met Deloitte de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden uitgevoerd in het kader van de rechtmatigheidstoets Bij een tweetal verordeningen is geconstateerd dat niet overeenkomstig de geldende regels is gehandeld. Benadrukt wordt dat er geen sprake is van enig nadeel van materiele aard. Wettelijk dient de raad in te stemmen met uw handelwijze en deze dus te accorderen. Bijlagen: Bestuurlijk traject: Overlegd met: College DT BMO OR BWM MWC Ad Hoc Raad U. Koopman (onderwijs) Communicatie: Zijn dit besluit en de achterliggende stukken openbaar? Parafen: Medewerker P.K. Bruinsma paraaf Afdeling MIDD Afdelingshoofd Afdelingshoofd paraaf Secretaris paraaf Portefeuillehouder weth. De Vries paraaf Besluit B&W: De raad in zijn vergadering van 30 mei 2006 voorstellen de in 2005 uitgevoerde handelwijze met betrekking tot de in het voorstel genoemde punten te accorderen.

2 Collegeadvies: Voorstel De raad in zijn vergadering van 30 mei 2006 voorstellen de in 2005 gehanteerde handelwijze met betrekking tot de onderwijshuisvesting en de subsidieverordening verenigingen voor harmonie, fanfare etc te accorderen. Inleiding Onlangs hebben wij in samenwerking met Deloitte de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden uitgevoerd in het kader van de rechtmatigheidstoets Bij een tweetal verordeningen is geconstateerd dat niet overeenkomstig de geldende regels is gehandeld. Benadrukt wordt dat de geconstateerde afwijkingen geen materiele betekenis hebben. In het bijbehorende raadsvoorstel wordt nader ingegaan op de geconstateerde afwijkingen. Argumenten Kanttekeningen Financiële toelichting Personeel en organisatie Uitvoering en planning Inkoop-en aanbestedingsprocedure Bijlagen / concepten

3 Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg XE Steenwijk Steenwijk, 16 mei 2006 Nummer voorstel: 2006/46 Voor raadsvergadering d.d.: Agendapunt: 7 Onderwerp: Bevindingen verbijzonderde interne controlewerkzaamheden in het kader van de rechtmatigheid. Aan de raad van de gemeente Steenwijkerland wordt voorgesteld te besluiten: Conceptbesluit De uitgevoerde handelwijze met betrekking tot de toepassing van de artikelen 6.2., 7.3. en 7.4. van de Verordening voorziening huisvesting onderwijs 2003 en artikel 6.3. van de Subsidieverordening verenigingen voor harmonie, fanfare etc te accorderen.

4 Samenvatting In samenwerking met Deloitte zijn verbijzonderde interne controlewerkzaamheden in het kader van de rechtmatigheidstoets 2005 verricht. Daarbij is geconstateerd dat op het gebied van de onderwijshuisvesting en subsidieverstrekking aan verenigingen niet is gehandeld overeenkomstig de verordeningen. Het betreffen de volgende punten: Onderwijshuisvesting. 1. In art. 6.2 van de verordening voorziening huisvesting onderwijs 2003 is het volgende opgenomen: Indien de aanvraag niet voor 1 februari is ingediend, besluit het college de aanvraag niet te behandelen. Het besluit de aanvraag niet te behandelen wordt aan de aanvrager bekendgemaakt binnen vier weken na ontvangst van de ingediende aanvraag. Uit de interne controle werkzaamheden blijkt dat de aanvraag niet formeel wordt ingediend. In de meeste gevallen is er sprake van een overleg met het schoolbestuur. 2. In artikel 7.3. is het volgende opgenomen: Bij het ontbreken van een of meer gegevens als bedoeld in het eerste of tweede lid deelt het college dit voor 15 februari schriftelijk mee aan de aanvrager. Daarbij wordt de aanvrager in de gelegenheid gesteld voor 15 maart de ontbrekende gegevens aan te vullen. Indien de aanvrager de vereiste ontbrekende gegevens niet heeft verstrekt voor 15 maart besluit het college de aanvraag niet te behandelen. Uit de interne controle werkzaamheden blijkt dat aan de gestelde termijnen niet wordt voldaan. 3. In art is het volgende opgenomen: Indien er sprake is van een aanvraag betrekking hebbend op een voorziening voor een school waarvan de beoordeling van de noodzaak mede is gebaseerd op het aantal leerlingen van de betrokken school op de wettelijke teldatum van 1 oktober van het jaar waarin de datum van de aanvraag valt, dient de aanvrager binnen een week na de wettelijke teldatum een afschrift te versturen aan het college. Indien het afschrift niet binnen 10 dagen is ontvangen bij de gemeente, dient het college de aanvraag niet te behandelen. Uit de interne controle werkzaamheden blijkt dat aan de gestelde termijnen niet wordt voldaan. Standpunt college. Bij de decentralisatie van de onderwijs huisvestingsvoorzieningen moest op lokaal niveau regelgeving totstandkomen met betrekking tot

5 de procedure en de toekenning van voorzieningen. Daarbij is de modelverordening van de VNG gevolgd. Binnen het wettelijke kader moet met de schoolbesturen Op Overeenstemming Gericht Overleg (OOGO) plaatsvinden. Bij de toelichting op de verordening wordt met name de nadruk gelegd op dit overleg. Méér echter dan een wettelijke verplichting is het overleg een instrument om lokaal onderwijs(huisvestings)beleid te voeren Indien echter, in overleg met het onderwijsveld, gekomen kan worden tot een meerjarenplanning kunnen de formele instrumenten in belangrijke mate achterwege blijven. Bij de gehele operatie is daar op gefocused: de verordening niet centraal te stellen, maar het overleg met de schoolbesturen. De verordening is van belang. Zeker, juist om de wettelijke grondslag te behouden voor de rechten waarop zij aanspraak kunnen maken (zgn. vangnet). Dit heeft in onze gemeente geresulteerd in de uitwerking van het consensusmodel: in het overleg tot stand brengen van het jaarlijkse huisvestingprogramma. Daarbij staan de volgende uitgangspunten centraal: Het model laat toe dat de formele procedure niet volgens de letter van de verordening wordt gevolgd. De voorzieningen die op het programma worden geplaatst zijn onverkort getoetst aan de verordening. De verordening dient als vangnet voor de schoolbesturen: zij behouden de rechtszekerheid en kunnen dat zonodig afdwingen. Dit zou zich voor kunnen doen als een schoolbestuur zich te kort voelt gedaan, dus er op voorhand een negatieve beoordeling heeft plaatsgevonden. Feitelijk moet het volgende worden geconstateerd: 1. de verordening wordt in formele zin niet geheel correct toegepast. 2. de verordening wordt in materiële zin volledig toegepast. De opmerking van Deloitte op de rechtmatigheidcontrole heeft betrekking op het eerste punt. Inhoudelijk hebben wij geen argumenten om het consensusmodel te verlaten. Bekeken zal worden op welke wijze dit toepassingsmodel kan worden geformaliseerd om in de toekomst een positief oordeel in het kader van de rechtmatigheidcontrole te verkrijgen, zonder de vangnetconstructie geweld aan te doen. Subsidieverordening verenigingen voor harmonie, fanfare, etc Artikel 6.3 van de subsidieverordening geeft aan dat er ten aanzien van het subsidiebedrag uitgegaan moet worden van het aantal leden dat de betreffende vereniging heeft op 1 januari voorafgaande aan het boekjaar waarop de subsidie betrekking heeft. Uit de deelwaarneming blijkt dat het aantal leden van de vereniging per 1 januari 2003 als basis is genomen voor de berekening van het

6 subsidiebedrag voor Standpunt college. Uw raad heeft in december 2005 een nieuw algemene subsidieverordening vastgesteld. Daaraan zijn gekoppeld beleidsregels subsidiëring instellingen, organisaties, verenigingen e.d. Voorts wordt gewerkt aan procesbeschrijvingen en implementatie van processen binnen FileNet. In dat kader wordt correcte toepassing van regelgeving en toetsing van de aanvragen ingepast. Bijlagen bij het voorstel Ondertekening De secretaris De burgemeester drs. A.W. van der Spek drs. H.H. Apotheker Betrokken partijen afdeling adviseur behandeld in commissie MIDD P.K. Bruinsma ja, nl. EFO van 16 mei 2006 nee

7 Raadsbesluit Steenwijk, Nummer: 2006/46 De raad van de gemeente Steenwijkerland; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 mei 2006, nummer 2006/46; b e s l u i t : De uitgevoerde handelwijze met betrekking tot: 1. de artikelen 6.2., 7.3. en 7.4. van de Verordening voorziening onderwijshuisvesting 2003 en 2. artikel 6.3. van de Subsidieverordening verenigingen voor harmonie, fanfare, etc te accorderen. De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter,