OPLEGNOTITIE. Onderwerp: Aanwijzen accountant. Nummer 2016/ Versie 1 Bestuurszaken en regionale samenwerking

Transcriptie

1 OPLEGNOTITIE Onderwerp: Aanwijzen accountant Nummer 2016/ Versie 1 Thema Indiener Steller Verzoek portefeuillehouder Bestuurszaken en regionale samenwerking Auditcommissie jaap baars De raad voor te stellen dit raadsvoorstel ter besluitvorming te agenderen. Beslispunten voor de raad I PriceWaterhouseCoopers aan te wijzen als accountant van de raad van de gemeente Haarlemmermeer. Overwegingen m.b.t. proces (deadline) n.v.t. Historie: In het laatste kwartaal van 2015 heeft de Auditcommissie het Programma van Eisen (PvE) voorbereid. Op 21 januari 2016 heeft de raad het Programma van Eisen in raadssessie besproken en op 28 januari 2016 is het Programma van Eisen door de raad vastgesteld. Planning proces (In te vullen door de Griffie) Thema: Stap Datum Doel Gewenste rol college

2 Onderwerp Raadsvoorstel 2016/ Aanwijzen accountant Portefeuillehouder Auditcommissie Steller jaap baars artikel 213, lid 2 Gemeentewet: de raad wijst de accountant aan. Auditcommissie April 2015 Raadsvergadering Mei 2015 Wettelijke bevoegdheid 1. Samenvatting Wat willen we bereiken? De gemeenteraad wil zijn accountant aanwijzen ten behoeve van de controle van de jaarrekening van de gemeente. De accountant verstrekt de raad het verslag van zijn bevindingen op grond van zijn jaarrekeningcontrole en geeft de accountantsverklaring af. In het programma van Eisen dat ten behoeve van de aanbesteding is vastgesteld heeft de raad zijn eisen, ambities en verwachtingen verwoord. Wat gaan we daarvoor doen? In de afgelopen maanden is de aanbestedingsprocedure doorlopen. De Auditcommissie heeft een (1) inschrijving ontvangen. Accountantskantoor PriceWaterhouseCoopers (PWC) is daarmee geselecteerd om door de raad als accountant te worden aangewezen. Wat mag het kosten? Overeenkomstig het Programma van Eisen bestaat de opdracht uit vier onderdelen: 1.De kosten voor de reguliere jaarrekeningcontrole bedragen: ,00 euro 2.De kosten voor de jaarrekeningcontrole van Drie Decentralisaties ,00 euro 3.De kosten voor specifieke deelcontroles ten behoeve van verklaringen die de gemeente aan derden dient te verstrekken en werkzaamheden op grond van de natuurlijke adviesfunctie tot een bedrag van: ,00 euro 4.Tenslotte en indien de controle op de fractieverantwoordingen door PWC wordt uitgevoerd, dan bedragen de kosten hiervoor: 9.000,00 euro Het totaal somt op tot een maximum van ,00 euro. Met PWC wordt een overeenkomst voor vier jaar aangegaan. De overeenkomst kan aansluitend aan deze vier jaar tot maximaal driemaal met een (1) jaar worden verlengd. Wie is waarvoor verantwoordelijk? De Auditcommissie is namens de raad verantwoordelijk voor de selectie en voordracht van de accountant. De raad is op grond van artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet verantwoordelijk voor de aanwijzing van zijn accountant. De juridische overeenkomst die tussen de gemeente en de accountant (na aanwijzing door de raad) wordt afgesloten is een bevoegdheid van het college van b&w waarbij de burgemeester als wettelijke vertegenwoordiger van de gemeente bevoegd is de overeenkomst aan te gaan. Het contract vindt u als bijlage bij dit raadsvoorstel.

3 Onderwerp Volgvel 2 De accountant is verantwoordelijk voor de controle van de jaarrekening en het verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Wanneer en hoe zal de raad over de voortgang worden geïnformeerd? Met de aanwijzing van de account is de aanbestedingsprocedure afgerond. 2. Voorstel Op grond van het voorgaande stelt de Auditcommissie de raad voor om: I PriceWaterhouseCoopers aan te wijzen als accountant van de raad van de gemeente Haarlemmermeer. Overige relevante informatie Na de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur (7 maart 2002) heeft de raad van de gemeente Haarlemmermeer in zijn vergadering van 26 augustus 2004 op voorstel van de Auditcommissie Deloitte als nieuwe accountant aangewezen. Deloitte volgde toen KPMG als accountant van Haarlemmermeer op. In 2009 is na aanbesteding een nieuwe contractperiode ingegaan die in 2013 was afgelopen (Deloitte). In 2013 is na de doorlopen aanbestedingsprocedure een contractperiode van twee jaar aangegaan, die over het afgelopen jaar met 1 jaar is verlengd en nu afloopt (Ernst & Young). In al voornoemde gevallen is steeds een Europese aanbestedingsprocedure gevolgd. De accountant heeft de rol van onafhankelijk controleur. Waar het gaat om de controle van de jaarrekening staat hij ten dienste van de raad ten behoeve van de controle op het gevoerde beheer. De accountant wordt door de raad aangewezen en dient aan de raad te rapporteren. In het laatste kwartaal van 2015 heeft de Auditcommissie het Programma van Eisen (PvE) voorbereid. Op 21 januari 2016 heeft de raad het Programma van Eisen in een raadssessie besproken en op 28 januari 2016 is het Programma van Eisen door de raad vastgesteld. 4. Ondertekening de ambtelijk secretaris, de voorzitter, Jaap Baars Chris Vonk Bijlage(n): Contract gemeente Haarlemmermeer - PriceWaterhouseCoopers

4 OVEREENKOMST ACCOUNTANTSDIENSTEN TUSSEN Gemeente Haarlemmermeer en PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.

5 INHOUDSOPGAVE Artikel 1 Artikel 2 Artikel 3 Artikel 4 Artikel 5 Artikel 6 Artikel 7 Artikel 8 Artikel 9 Artikel 10 Artikel 11 Definities Rangorde Looptijd van de Overeenkomst; tussentijdse beëindiging Onderwerp van de Overeenkomst: afname van producten/diensten Prijzen Facturen Overzicht en informatie Overdracht rechten en plichten derden Geheimhouding Verzekering Overige bepalingen Annex 1: Programma van eisen d.d. 2 februari 2016 (reeds in uw bezit) Annex 2: Algemene inkoopvoorwaarden (reeds in uw bezit) Annex 3: Aanbestedingsleidraad d.d. 2 februari 2016 (reeds in uw bezit) Annex 4: Inschrijving PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. d.d. 21 maart 2016 (reeds in uw bezit) Annex 5: nota( s) van inlichtingen d.d. 3 maart 2016, 7 maart 2016 en 9 maart 2016 (reeds in uw bezit)

6 DE ONDERGETEKENDEN en De Gemeente Haarlemmermeer, gevestigd Raadhuisplein 1, te Hoofddorp, ter uitvoering van het besluit van de Raad nr betreffende de aanwijzing van de accountant ingevolge artikel 213 lid 2 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer drs. T.L.N. Weterings, burgemeester, de gemeente Haarlemmermeer hierna te noemen gemeente PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., statutair gevestigd te Amsterdam postcode 1066 JR en kantoorhoudende aan de Thomas R. Malthusstraat 5, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer J.L. Sebel, partner bij PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., verder te noemen opdrachtnemer, gezamenlijk, respectievelijk afzonderlijk ook wel te noemen "partijen", respectievelijk "partij"; IN AANMERKING NEMENDE: a. dat de gemeente voor de accountantsdiensten een Europese aanbestedingsprocedure gevolgd heeft; b. dat opdrachtnemer een inschrijving heeft ingediend; c. dat de gemeente opdrachtnemer op de hoogte heeft gesteld van het voornemen tot gunning aan opdrachtnemer; d. dat de gemeente thans de betreffende opdracht wil verstrekken overeenkomstig de aanbestedingsdocumenten welke de opdrachtnemer wenst te aanvaarden; VERKLAREN TE ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT Artikel 1 Definities In deze Overeenkomst en nadere Overeenkomsten wordt verstaan onder: 1. nota( s) van inlichtingen: de nota( s) van inlichtingen die in het kader van de aanbestedingsprocedure door opdrachtgever zijn uitgebracht (annex 5) 2. Programma van eisen: programma van eisen accountantsdiensten d.d. 2 februari 2016 (annex 1) 3. Algemene inkoopvoorwaarden: Gemeente Haarlemmermeer VNG-model algemene inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten 2015, inclusief Standaardafwijkingen Gemeente Haarlemmermeer op het VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten; (annex 2) 4. Aanbestedingsleidraad: Aanbestedingsleidraad accountantsdiensten d.d. 2 februari 2016 (annex 3); 5. Inschrijving: de inschrijving van PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. d.d. 21 maart 2016 (annex 4); 6. Overeenkomst: onderhavige raamovereenkomst inclusief alle annexen. Artikel 2 Bescheiden bij de Overeenkomst De navolgende bescheiden maken deel uit van de Overeenkomst. Voor zover deze bescheiden met elkaar in tegenspraak zijn, geldt de navolgende rangorde, waarbij eerder genoemd document prevaleert boven het later genoemde: 1. nota van inlichtingen; 2. onderhavige raamovereenkomst;

7 3. programma van eisen 4. aanbestedingsleidraad 5. algemene inkoopvoorwaarden; 6. Inschrijving. Voor zover echter de kwaliteit van het aangeboden uitgaat boven hetgeen in de Vraagspecificatie is geëist, prevaleert de Inschrijving boven andere contractdocumenten. Artikel 3 Looptijd van de overeenkomst; tussentijdse beëindiging 1. Deze overeenkomst gaat in op 1 juni 2016 en wordt aangegaan voor de duur van 48 maanden derhalve tot 1 juni 2020, waarbij de gemeente gebruik kan maken van de optie tot verlenging van driemaal 12 maanden na schriftelijke kennisgeving tenminste drie maanden voor de afloopdatum. Laat opdrachtgever dit na, dan wordt de overeenkomst geacht stilzwijgend te zijn verlengd. 2. Deze overeenkomst eindigt tussentijds met wederzijds goedvinden op een door partijen in onderling overleg te bepalen tijdstip. 3. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn ook na beëindiging of na afloop van de overeenkomst voort te duren, blijven na beëindiging of na afloop van deze overeenkomst bestaan. Tot deze verplichtingen behoren onder meer het bepaalde omtrent geheimhouding. Artikel 4 Onderwerp van overeenkomst: afname van producten/diensten 1. Opdrachtnemer dient zorg te dragen voor de correcte en tijdige uitvoering van de accountantsdiensten conform gemaakte afspraken welke zijn vastgelegd in de bescheiden zoals vermeld in artikel Alle aanvullende toekomstige (werk)afspraken maken integraal onderdeel uit van deze overeenkomst. 3. Opdrachtgever zal alle gegevens en bescheiden, die opdrachtnemer nodig heeft voor het correct en tijdig uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig en in de door opdrachtnemer gewenste vorm en wijze aan opdrachtnemer ter beschikking te stellen. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze via of van derden afkomstig zijn. Dit laat echter de verplichtingen van opdrachtnemer om uit hoofde van wet- en regelgeving en gedrags- en beroepsregels om de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de gegevens vast te stellen, onverlet. 4. De opdracht wordt door opdrachtnemer uitgevoerd met inachtneming van geldende wet- en regelgeving, de van toepassing zijnde beroepsregels daaronder begrepen. Opdrachtnemer is nimmer gehouden tot enig handelen of nalaten dat met de hiervoor bedoelde wet- en regelgeving strijdig of onverenigbaar is. Artikel 5 Prijzen 1. In het specificatie tarieven bij het inschrijfformulier zijn de prijzen voor opdracht vastgelegd. Alle prijzen zijn all-in prijzen. Hiermee wordt bedoeld dat alle kosten in de prijzen verwerkt zijn, zoals bedrijfskosten, overhead, administratieve kosten, materialen, verzekering etc. 2. De vermelde prijzen en tarieven zijn in euro en exclusief BTW. 3. De in het eerste lid overeengekomen prijs wordt gewijzigd als volgt: de wijziging van de prijs vindt eenmaal per jaar plaats met ingang van 1 januari van het betreffende jaar, voor het eerst per 1 januari De wijziging vindt plaats op basis van de wijziging van het maandindexcijfer volgens de consumentenprijsindex (CPI) reeks alle huishoudens (2006=100), gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). De gewijzigde prijs wordt berekend volgens de formule:

8 de gewijzigde prijs is gelijk aan de geldende prijs op de wijzigingsdatum (1 januari van een jaar), vermenigvuldigd met het indexcijfer van de kalendermaand die aanvangt drie kalendermaanden voor de wijzigingsdatum (1 oktober van een jaar), gedeeld door het indexcijfer van de kalendermaand die aanvangt vijftien kalendermaanden voor de kalendermaand waarin de prijs wordt aangepast (1 oktober van een jaar). 4. Voor de geldigheid van de indexering dient opdrachtnemer aan gemeente vooraf schriftelijk mededeling te doen van de door te voeren indexering. Prijsverlagingen dienen direct te worden doorberekend. 5. Indien het CBS bekendmaking van genoemd prijsindexcijfer staakt of de basis van de berekening daarvan wijzigt, zal een zoveel mogelijk daaraan aangepast of vergelijkbaar indexcijfer worden gehanteerd. Bij verschil van mening hieromtrent kan door de meest gerede partij aan de directeur van het CBS een uitspraak worden gevraagd die voor partijen bindend is. De eventueel hieraan verbonden kosten worden door partijen elk voor de helft gedragen. Artikel 6 Facturen 1. Elke factuur vermeldt minimaal: naam/adres feitelijke opdrachtgever, desbetreffende cluster en team en tevens omschrijving van dienstenproducten, datum van levering, aangegane verplichtingen nummer (AGV nummer), opdrachtnummer en werkordernummer. De eisen voor de[bn1] facturen staan beschreven in paragraaf 8 van het programma van eisen. Uitsluitend facturen voorzien van voornoemde gegevens worden door de gemeente in behandeling genomen. 2. De facturen dienen digitaal te worden ingediend op het volgende adres: efacturen@haarlemmermeer.nl. Artikel 7 Overzicht en informatie 1. Partijen hebben minimaal eenmaal per jaar en zo nodig één maal per kwartaal overleg over de uitvoering van de overeenkomst, waarin opdrachtnemer minimaal rapporteert over de volgende onderwerpen: dienstverlening, facturering en de onderlinge samenwerking. 2. Binnen de organisatie van opdrachtnemer wordt een contactpersoon aangewezen, die voor een correcte verwerking kan/zal zorg dragen en bij wie eventueel navraag tijdens de contractperiode kan worden gedaan. De door opdrachtnemer ten behoeve van de gemeente ingezette contactpersonen zijn gekwalificeerde en professionele medewerkers en beheersen de Nederlandse taal. 3. De partijen dienen elkaar schriftelijk te informeren indien er wijzigingen optreden in bovengenoemde contactpersonen. 4. Alle informatie-inwinning/verstrekking dient te geschieden in de Nederlandse taal. Artikel 8 Overdracht rechten en plichten derden 1. Partijen zijn niet gerechtigd de rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst zonder schriftelijke toestemming van de andere partij aan een derde over te dragen. Deze toestemming zal niet zonder redelijke grond worden geweigerd zolang de kwaliteit van de diensten en producten in alle opzichten blijft gewaarborgd en gegarandeerd, een en ander onder onverkorte handhaving van betrokkenheid en verantwoordelijkheid van opdrachtnemer voor de uitvoering; de gemeente is gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden. 2. Als derde wordt beschouwd ieder ander dan opdrachtnemer en/of een aan haar gelieerde onderneming.

9 3. Indien de opdrachtnemer een combinatie van ondernemers is, zijn deze ondernemers hoofdelijk verbonden voor al hetgeen opdrachtgever nu of te eniger tijd, uit hoofde van deze overeenkomst te vorderen heeft of zal hebben. Artikel 9 Geheimhouding 1. Onverminderd de wettelijke bepalingen zullen beide partijen strikte vertrouwelijkheid in acht nemen en alle redelijkerwijs te nemen voorzorgsmaatregelen treffen om de ontvangen informatie vertrouwelijk te behandelen en strikte geheimhouding in acht te nemen. 2. Geen der partijen zal zonder schriftelijke toestemming van de wederpartij in publicaties of reclameuitingen van deze overeenkomst melding maken. 3. Op de geheimhoudingsplicht van beide partijen wordt een uitzondering gemaakt in het geval enig wettelijk voorschrift (waaronder de Wet Openbaarheid van Bestuur), beroepsregel of uitspraak van de rechter de desbetreffende partij tot bekendmaking verplicht. 4. De geheimhoudingsverklaring als bedoeld in artikel 7.4 van de Algemene voorwaarden is opgenomen als bijlage 15 bij de aanbestedingsliedraad. Artikel 10 Verzekering 1. Opdrachtnemer verklaart hierbij uitdrukkelijk dat opdrachtnemer zich adequaat heeft verzekerd voor wettelijke en contractuele (bedrijfs-)aansprakelijkheid. Opdrachtnemer verplicht zich jegens de gemeente om zich gedurende de looptijd van deze overeenkomst adequaat verzekerd te houden. Opdrachtnemer heeft de gemeente na het ontvangen van het voornemen tot gunnen een bewijs van verzekering verschaft. 2. Artikel 14.3 Algemene inkoopvoorwaarden wordt vervangen: Opdrachtnemer is adequaat verzekerd voor beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid. De dekking voldoet aan de normen die in de bedrijfstak gebruikelijk zijn. Op verzoek van opdrachtgever zal opdrachtnemer een bewijs van verzekering en een bewijs van premiebetaling overleggen Artikel 10 a Aansprakelijkheid 1. In afwijking van artikel 14.5 van de Algemene voorwaarden geldt het volgende: De totale aansprakelijkheid in het kader van de overeenkomst van opdrachtnemer jegens opdrachtgever voor eventuele fouten die bij zorgvuldig handelen door opdrachtnemer zouden zijn vermeden, is beperkt tot De beperking van aansprakelijkheid geldt niet indien er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van opdrachtnemer en/of indien dwingende (inter)nationale wet- of (beroeps) regelgeving een dergelijke beperking niet toestaat. 3. In aanvulling op art Algemene Inkoopvoorwaarden geldt het volgende: Ten aanzien van de vrijwaring geldt de aansprakelijkheidsbeperking ex artikel 14 lid 5 van de Algemene Inkoopvoorwaarden. De vrijwaring is uitsluitend van toepassing indien sprake is van een toerekenbare tekortkoming van Contractant. 4. Artikel 4.5 van de Algemene voorwaarden wordt aangevuld met:.en mits deze sanctie, althans de reden van het opleggen daarvan, is gelegen in enig wederrechtelijk handelen of nalaten van de Contractant. Artikel 10b Overige aanpassingen Algemene inkoopvoorwaarden 1. Artikel 6.2 van de Algemene Inkoopvoorwaarden vervalt. 2. Artikel 11 lid 1 van de Algemene Inkoopvoorwaarden vervalt. 3. Artikel 4.6 van de Algemene inkoopvoorwaarden wordt vervangen: De Contractant zal bij de uitvoering van de Overeenkomst alle van toepassing zijnde voorschriften bij of krachtens wet naleven. Indien de Contractant bij de uitvoering van de Overeenkomst genoodzaakt is om contact

10 op te nemen met derden, zal de Contractant dit eerst voorleggen aan de Gemeente, tenzij dit niet is toegestaan dan wel niet wenselijk is op grond van wet- en (beroeps)regelgeving. 4. In artikel 8.4 van de annex vervallen de woorden te wijzigen. 5. In aanvulling op artikel 24 van de Algemene Inkoopvoorwaarden geldt het volgende: Opdrachtnemer is bevoegd de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven op te zeggen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, voor zover dit op grond van wet- en regelgeving, waaronder de beroepsvoorschriften, is toegestaan. 6. In afwijking van artikel 8.4 Algemene Inkoopvoorwaarden is het opdrachtnemer toegestaan een intern dossier aan te houden met kopieën van relevante documenten, welk dossier eigendom is van opdrachtnemer. Artikel 11 Overige bepalingen 1. Opdrachtnemer anticipeert op wets- en stelselwijzigingen gedurende de looptijd van de overeenkomst en stelt opdrachtgever van deze wijzigingen op de hoogte. Indien het beleid, door wijzigingen in wet- en regelgeving met betrekking tot de instanties die de accountantsdiensten leveren, aangepast dient te worden, heeft de gemeente Haarlemmermeer het recht de overeenkomst dienovereenkomstig aan te passen of indien nodig te beëindigen. 2. Aanvullingen op en wijzigingen van deze overeenkomst dienen schriftelijk te geschieden, waarbij wijziging of aanvulling slechts kan plaatshebben aan de hand van door alle partijen ondertekende stukken. 3. Aanvullende werkafspraken worden eveneens schriftelijk vastgelegd en door beide partijen ondertekend. 4. Mondelinge afspraken, mededelingen, toezeggingen, etc. hebben slechts rechtskracht indien deze schriftelijk zijn bevestigd. 5. Mededelingen tussen partijen verband houdende met de tenuitvoerlegging van deze overeenkomst zijn slechts geldig indien ze schriftelijk zijn gericht aan de contactpersoon van de gemeente. 6. Bij tijdig verleende en verantwoorde aanwijzingen omtrent de uitvoering van deze overeenkomst is opdrachtnemer gehouden daaraan gevolg te geven. 7. Partijen treden met elkaar in overleg in alle gevallen waarin deze overeenkomst niet voorziet. 8. Partijen zijn voorts gehouden elkaar te informeren over al hetgeen van belang is dan wel kan zijn voor een goede uitvoering van deze overeenkomst. 9. Deze overeenkomst wordt beheerst door Nederlands recht. 10. Door het aangaan van deze overeenkomst wijst de opdrachtnemer uitdrukkelijk de toepasselijkheid van zijn algemene voorwaarden af. 11. Eventuele geschillen die uit deze overeenkomst ontstaan, van welke aard en omvang ook, daaronder mede begrepen die geschillen die slechts door een van partijen als zodanig wordt beschouwd, zullen worden voorgelegd aan de arrondissementsrechtbank te Haarlem. Voordat partijen hiertoe overgaan proberen zij eerst met elkaar toe een voor beide partijen aanvaardbare oplossing te komen. Partijen kunnen er daarbij gezamenlijk voor kiezen om voor de oplossing van het geschil een MfN-registermediator in te schakelen.

11 ALDUS IN TWEEVOUD OVEREENGEKOMEN Te Hoofddorp, op 2016 Gemeente Haarlemmermeer PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. drs. T.L.N. Weterings burgemeester J.L. Sebel partner PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.