Toelichting: Beste, hierbij de antwoorden op de (nog) openstaande vragen

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Verhuisdiensten Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Verhuisdiensten Vrije Universiteit Amsterdam FCO Omschrijving: De opdracht betreft het leveren, verzorgen en coördineren van verhuizingen, inclusief alle daarvoor benodigde transport, logistieke en verpakkingsmiddelen, zowel intern (binnen de panden) als extern (tussen locaties). Toelichting: Beste, hierbij de antwoorden op de (nog) openstaande vragen Categorie Contractvoorwaarden Betreft Vraag Onder Indexering op pagina 28 van uw offerteaanvraag geeft u aan dat de tarieven vast staan tot 15 juli Wij bieden u marktconforme - scherpe - prijzen aan, waarbij marges dun zijn. Wij hebben te maken met een jaarlijkse wettelijke cao-verhoging. Het is naar onze mening reëel om deze verhoging conform de CBS Dienstenprijzen jaarlijks en daarmee voor het eerst per 15 juli 2017 aan uw door te berekenen. Wij vertrouwen op uw begrip en zien uw reactie graag tegemoet. De tarieven moeten vast zijn tot 15 juli 2015 Betreft betreft Vraag Onder Uitsluitingen op pagina 21 van uw offerteaanvraag stelt u dat de afdeling Logistiek van de VU zich te allen tijde het recht voorbehoud om verhuizingen zelfstandig, buiten de overeenkomst om, te organiseren. Zijn dit verhuizingen die de afdeling Logistiek met eigen mensen van de VU uitvoert? Zo nee, dan zien wij graag een nadere toelichting tegemoet van de reden waarom u verhuizingen zelfstandig en blijkbaar met een andere partij dan de partij aan wie de opdracht gegund wordt - wilt organiseren. Over het algemeen zal dat verhuizingen betreffen die met eigen mensen zullen worden gedaan. Maar ook verhuizingen van heel specialistische (onderzoeks) apparatuur zou ook aan een derde kunnen worden opgedragen. Dit zijn echter wel uitzonderingen. Betreft Beoordeling 3 Vraag Opdrachtgever geeft een overzicht van toe te kennen punten bij beoordeling en bijbehorende punten aantal. Uit deze omschrijving wordt echter niet duidelijk wat het onderscheid is tussen de verschillende punten in relatie tot criteria en aandachtspunten op pagina s Het is ons niet duidelijk waaraan een antwoord dient te voldoen om met bijvoorbeeld een 8 te worden beoordeeld en wat het verschil tussen dit antwoord en een antwoord waarvoor een 9 wordt toegekend. Wij verzoeken u per niveau aan te geven wanneer een punten aantal wordt toegekend. Graag uw reactie. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 10

2 De criteria zijn naar het oordeel van de VU in hoofdstuk vijf duidelijk vermeld. Betreft Case 4 Vraag Inschrijvers dienen de case kerkzaal in te vullen. Hier dienen zij op de te geven hoeveel manuren nodig zijn, wat de kosten zijn, hoe de communicatie wordt vorm gegeven, hoe met calamiteiten wordt omgegaan en welke materialen worden ingezet. Het is ons onduidelijk op welke gronden opdrachtgever punten toekend en wanneer een inschrijver beter scoort dan andere inschrijvers. Is hierbij bijvoorbeeld een beperkt aantal manuren doorslaggevend of een lage prijs? En welke rol speelt de prijs van de casus voor de totale prijs van de inschrijving? Wij verzoeken u e.e.a. nader toe te lichten. Die criteria zijn de in hoofdstuk vijf genoemde aandachtspunten en doelstellingen. Betreft Materiaal management 5 Vraag Bij de omschrijving van materiaalmanagement dienen inschrijvers de impact op prijs en tijd op te geven. Hieruit maken wij op dat materiaalmanagement een aanvulling is op het initiële voorstel en derhalve geen onderdeel uitmaakt van de vaste scope van de opdracht. Is deze aanname juist? Zo nee, dan verzoeken wij u e.e.a. nader toe te lichten. Materiaal management maakt deel uit van de opdracht. En door middel van de gunning wens materiaal management kunnen inschrijvers zich op dit gebied onderscheiden. Betreft Kansendossier 6 Vraag Begrijpen wij goed dat niet het aantal, maar de mate waarin de kansen waarden toevoegen bovenop de projectdoelstellingen worden beoordeeld? Zo nee, wat bedoelt de opdrachtgever? Dat is juist Betreft Kansendossier 7 Vraag Begrijpen wij goed dat eventuele kosten welke gemaakt moeten worden voor de inzet van een kans geen onderdeel uitmaken van de initiële inschrijfprijs? Zo nee, wat bedoelt de opdrachtgever? Dat is juist Betreft Kansendossier 8 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 10

3 Begrijpen wij goed dat wanneer inschrijvers een leeg kansendossier inleveren, dus geen extra s maar levering conform de scope van de opdracht, dit kansen dossier als neutraal (6) wordt beoordeeld? In deze situatie voegt de inschrijvers niets toe, maar worden ook geen onnodige diensten aan de opdracht toegevoegd. Is deze aanname juist? Zo nee, wat bedoelt de opdrachtgever? Dat is juist Betreft Plan van Aanpak 9 Vraag Inschrijvers dienen voor het plan van aanpak de aanpak en werkwijze te omschrijven. Het is ons duidelijk wat opdrachtgever hier wenst terug te zien. Betreft dit de werkwijze tijdens de implementatie? Dus op welke wijze de projectorganisatie, ed. wordt ingericht? Zo nee, wat bedoelt de opdrachtgever? Het betreft de werkwijze tijdens de uitvoering van de overeenkomst. Betreft Referenties 10 Vraag Inschrijver dient maximaal 3 referenties aan te overleggen. Is onze aanname juist dat inschrijvers dus kunnen volstaan met 1 referentie indien deze aan alle genoemde kerncompetenties voldoet? Zo nee, wat bedoelt de opdrachtgever. Het mag maximaal drie referenties betreffen. Dus minder dan drie mag ook zo lang de gevraagde competenties maar worden aangetoond. Categorie Bewijslast Betreft Overzicht gewenste bewijsmiddelen 11 Vraag Als de opdracht voorlopig aan u wordt gegund, dient u binnen 5 dagen de bewijsstukken uit de Eigen verklaring te overleggen. Om te voorkomen dat inschrijvers tijdens de verificatiefase onjuiste of incomplete bewijsmiddelen aanleveren, verzoeken wij u een overzicht te vertrekken van de gewenste bewijsmiddelen. Die staan naar het oordeel van de VU duidelijk genoeg in de offerteaanvraag beschreven. Categorie Planning Betreft Vragen naar aanleiding van NvI 12 Vraag Vragen kunnen gesteld worden tot en met 11 april Het is denkbaar dat beantwoording van deze vragen leiden tot nieuwe vragen. Indien dit het geval is, worden vragen gesteld na dan nog door de opdrachtgever in behandeling genomen? Zo nee, waarom niet? Die worden in behandeling genomen. Mits ze binnen drie dagen na plaatsing op tenderned worden gesteld. Categorie Aanbestedingsprocedure Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 10

4 Betreft Algemeen 13 Vraag Opdrachtgever lijkt met onderliggende opdracht de best value procurement methodiek toe te passen. Echter, ondanks de gelijke terminologie (projectbekwaamheid, kansendossier, ed.) wijkt de gehanteerde procedure verder af van de genoemde methodiek. Hierdoor ontstaat een niet geheel overzichtelijke procedure, waarbij beoordeling van inschrijvingen onduidelijk en complex is voor inschrijvers. Een best value procurement is een duidelijk omschreven methodiek, waarbij inschrijvers vanuit kennis en ervaring en communicatie- en innovatie vermogen, de beste oplossing bieden voor de opdrachtgever. Wij verzoeken de opdrachtgever nader toe te lichten, waarom is afgeweken van de reguliere bvp-methodiek en slechts een paar Best Value elementen worden ingezet? Daarnaast geven wij u in overweging om de aanbesteding terug te trekken en een volledige Best Value aanbesteding te publiceren i.p.v. het nu gekozen EMVI met een vleugje Best Value formaat. Naar het oordeel van de VU is de offerteaanvraag helder en voor inschrijvers duidelijk genoeg. Het is juist dat er bepaalde aspecten van de BVP methode zijn gehanteerd. Betreft Offerte aanvraag blz Vraag In paragraaf 5.3.5, 5e bullit wordt aangegeven dat de beschreven documenten op blanco papier (zonder logo) moet worden ingediend. Noch in de Offerteaanvraag noch in het Programma van eisen wordt aangegeven dat e.e.a. anoniem moet worden ingediend. Behalve in voetnoot 2. Gegadigde neemt aan dat het gebruik van de eigen naam in de uitwerkingen is toegestaan? Dat is juist Betreft Offerte aanvraag blz Vraag In paragraaf 5.3.5, 5e bullit wordt aangegeven dat de beschreven documenten op blanco papier (zonder logo) moet worden ingediend. Is het toegestaan om in de kop- en/of voettekst de naam van Inschrijver op te nemen? Nee Betreft Algemeen 16 Vraag Is het toegestaan om, indien er naar aanleiding van de Nota van Inlichtingen nog vragen zijn, aanvullende vragen te stellen? Ja, mits binnen drie dagen na publiceren nota van inlichtingen gesteld Betreft Offerte aanvraag blz Vraag In de eerste alinea en onder punt 5 wordt aangegeven dat er een Tevredenheidverklaring moet worden ingediend. In paragraaf wordt dit niet aangegeven. In de laatste alinea van geeft de Aanbestedende dienst slechts aan dat zij contact op kennen nemen met de referent. Gegadigde neemt aan dat er geen aparte tevredenheidverklaring moet worden ingediend. Is deze aanname juist? Zo niet, aan welke eisen / format moet de Tevredenheidverklaring voldoen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 10

5 Dat is juist Betreft Offerte aanvraag blz Vraag De lage inschrijfprijs wordt vergeleken met de prijzen van andere inschrijvers. Om te komen tot een juiste vergelijking moeten hoge prijzen eveneens getoetst worden op marktconformiteit. Op welke wijze worden hoge prijzen beoordeeld dan wel niet meegenomen in de prijsvergelijking ten opzichte van de lage prijs? Die worden niet op die wijze getoetst. Betreft Offerte aanvraag blz Vraag In paragraaf wordt de laagste prijs afgezet tegen de inschrijfprijs van andere inschrijvers. Op welke wijze wordt de hoogte van de prijs van de andere inschrijver bepaald waar mee wordt vergeleken? Deze vraag kan niet in zijn algemeenheid worden beantwoord. Aan de VU is het aan te tonen dat een prijs, in een specifiek geval, abnormaal laag is. Betreft Offerte aanvraag blz Vraag In paragraaf wordt aangegeven dat er sprake moet zijn van een substantieel grote afwijking ten opzichte van andere inschrijvers. Hieruit volgt dat er sprake moet zijn van een vooraf bepaalde bandbreedte waarbinnen de afwijking toegestaan is ten opzichte van andere inschrijvers. Hoe groot mag de maximale afwijking ten opzichte van andere inschrijvers zijn? Dit kan niet in zijn algemeenheid worden beantwoord. Dat is afhankelijk van de concrete inschrijvingen die zijn gedaan. Het is overigens aan de VU aan te tonen dat in casu een prijs abnormaal laag is. Betreft Offerte aanvraag blz Vraag Paragraaf Na het openen van de aanbestedingsprocedure wordt de opdracht gegund aan de opvolgende inschrijver. Door het wegvallen van de eerst gegunde partij kan door het opnieuw berekenen van de gescoorde punten een nieuwe rangorde worden verkregen. Op welke wijze wordt de opvolgende Inschrijver bepaald? Dan wordt er een herbeoordeling van de inschrijvingen gedaan op die elementen waar de beoordeling relatief is geweest. Betreft Offerte aanvraag blz Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 10

6 Paragraaf Waarom zijn de beweegredenen welke ten grondslag liggen aan de keuze om de mogelijkheid open te houden om een andere opdrachtgever te kiezen niet opgenomen in deze aanbestedingsprocedure? Om dat deze in zijn algemeenheid niet te geven is. Betreft Offerte aanvraag blz Vraag Paragraaf De aanbestedingsstukken zijn zo opgesteld dat de Aanbestedende dienst op een transparante, objectieve en effectieve wijze een opdrachtgever selecteert voor verhuisdiensten. Welke beweegredenen liggen ten grondslag aan de behoefte om een opdrachtgever te contracteren die niet geselecteerd is bij deze aanbestedingsprocedure? De strekking van deze vraag is de VU niet helder Betreft Offerte aanvraag blz Vraag In paragraaf e opsomming 10e bullit wordt aangegeven dat waar gevraagd het afval gescheiden moet worden. Gegadigde leest dit als zijnde niet verplicht en slechts op aanvraag. Is deze lees wijze juist? Indien niet, dan graag nadere uitleg van deze werkzaamheid. Bij afvoer altijd scheiden Betreft Offerte aanvraag blz Vraag Gegadigde neemt aan dat het verhuizen (af- en aankoppelen, verpakken en vervoeren) van ICT apparatuur zich beperkt tot bureau gerelateerde zaken zoals computer, toetsenbord en beeldscherm. Is deze aanname juist? Zo niet, dan graag een opgave wat verstaan wordt onder ICT apparatuur. Zie tarievenblad all in Betreft Offerte aanvraag blz Vraag Op welke wijze wordt er bij verificatie onderzoek gedaan of het (milieu) managementsysteem voldoet aan de gestelde punten onder 3.4.4? Aan de hand van de eisen en kenmerken die de iso regeling aan iso stelt Betreft Offerte Aanvraag blz Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 10

7 Paragraaf 3.4.4, Maatregelen inzake milieubeheer. Er wordt slechts aangegeven dat de beschikking over een ISO of EMAS certificaat voldoet. Er wordt niet nader omschreven op welke wijze de Inschrijver moet aantonen dat hij over een managementsysteem beschikt dat voldoet tenminste de 5 gestelde bullits. Gegadigde neemt aan dat bij inschrijving een voldoende uitgebreide procesbeschrijving en borging moet worden toegevoegd. Is deze aanname juist? Ja Betreft Offerte aanvraag blz Vraag Op welke wijze wordt er bij verificatie onderzoek gedaan naar de gelijkwaardigheid van een eigen kwaliteitssysteem? aan de hand van de eisen en kenmerken die de iso regeling aan 9001 stelt Betreft Offerte aanvraag blz Vraag Paragraaf 3.4.3, Kwaliteitssysteemcertificaat. Gelet op de inspanning en kosten welke gemoeid gaan met het behalen en behouden van een ISO 9001 certificaat stelt hoge eisen aan de gelijkwaardigheid van een eigen kwaliteitssysteem. Aan de hand van welke eisen/criteria wordt de gelijkwaardigheid van een eigen kwaliteitssysteem beoordeeld? Aan de hand van de eisen en kenmerken die de iso regeling aan 9001 stelt Betreft Offerte aanvraag blz Vraag Paragraaf 3.3.1, nummer 1. Welke afwijking van het gestelde in de offerteaanvraag is toegestaan om niet te worden uitgesloten van de aanbestedingsprocedure? Dat kan op voorhand niet worden aangegeven. Dit is een algemeen uitgangspunt en afhankelijk van de casuïstiek neemt de VU daarin een standpunt in. Vanzelfsprekend met in acht neming van het gelijkheidsbeginsel. Betreft Offerte aanvraag blz Vraag In paragraaf 3.2 4e alinea wordt gesteld dat een GVA verplicht is bij het inschrijven op aanbestedingen. Hieruit volgt dat de GVA bij Inschrijven aan de Inschrijving moet worden gevoegd. Dit in tegenstelling tot de beschrijving op blz. 38 van de offerte aanvraag waarin gesteld wordt dat de GVA pas na gunning ingediend moet worden. Gegadigde neemt aan dat de opsomming en beschrijving op pagina 38 juist is. Is deze aanname juist? Indien niet, wat moet dan ingediend worden bij het indienen van de inschrijving? Deze aanname is juist Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 10

8 Betreft Offerte aanvraag blz Vraag In paragraaf 3.2 1e alinea wordt aangegeven dat de aanmelding geschiedt door het indienen van de Eigen verklaring inclusief de daarbij behorende overige te verstrekken gegevens. Welke overige gegevens worden hier bedoeld? Alle gevraagde gegevens. Alleen deze behoeven niet meteen bij de inschrijving aangeleverd te worden maar moeten binnen vijf dagen na een voornemen tot gunning worden overlegd. Betreft Offerte aanvraag blz Vraag Paragraaf 2.3 1e bullit. Hierin wordt aangegeven dat de vragen via de vraag en antwoord module moet worden ingediend. In paragraaf 1.3 onder punt b. wordt aangegeven dat de vragen via de berichten module moeten worden ingediend. Gegadigde neemt aan dat ongeacht de wijze van indienen alle vragen worden opgenomen in een Nota van Inlichtingen. Is dit juist? Ja Betreft Offerte aanvraag blz Vraag Paragraaf 2.2 8e bullit wordt aangegeven dat op verzoek een proces-verbaal van opening wordt toegestuurd. Gegadigde stelt voor dat de Aanbestedende dienst alle inschrijvers automatisch een volledig Proces-verbaal van opening toestuurt. Is dit akkoord? Nee Betreft Offerte aanvraag blz Vraag Onder paragraaf wordt aangegeven dat Inschrijver in bezit dient te zijn van een ISO 9001 certificaat en gelijkwaardige document. Een goede kwaliteit van verhuizen wordt echter eerder geborgd door het Reglement Erkende Verhuizers certificaat en branche keurmerk Erkende Projectverhuizers (PPV). Gegadigde stelt voor om één of beide certificaten toe te voegen aan de kwaliteitsborging van de Inschrijver. Indien niet, dan graag een motivatie waarom de Aanbestedende dienst geen gebruik wenst te maken van branche gerichte kwaliteitscertificaten. Niet akkoord. Deze eis volgt uit het VU inkoopbeleid. Betreft Programma van Eisen blz Vraag In de 6e bullit wordt aangegeven dat de medewerkers VCA (of gelijkwaardig) gecertificeerd dienen te zijn. Op welke wijze (criteria) wordt door de Aanbestedende dienst de gelijkwaardigheid aan het VCA certificaat getoetst? Op basis van de kwalificaties die VCA stelt. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 8 of 10

9 Betreft Programma van Eisen blz Vraag In de 6e bullit wordt aangegeven dat de medewerkers VCA (of gelijkwaardig) gecertificeerd dienen te zijn. Kan de Aanbestedende dienst een (willekeurig) voorbeeld geven van een, aan VCA, gelijkwaardige certificering welke hier bedoeld wordt? Nee. Althans niet voor Nederlandse certificaten. Deze bepaling ziet met name op certificaten vanuit andere Europese landen. Maar wellicht zijn er binnen Nederland ook met VCA vergelijkbare certificaten. Betreft Programma van eisen, blz Vraag Op welke wijze bepaald de opdrachtgever of er bij een on-campus verhuizing sprake is van een interne of externe verhuizing. Op basis van de afstand tussen de gebouwen. Betreft Programma van eisen, blz Vraag Hoe beoordeeld de opdrachtgever een interne verhuizing on-campus waarbij het om logistieke reden het noodzakelijk is om extern transport in te zetten? Zie tarievenblad, begrippenverklaring Betreft Werkzaamheden blz Vraag Bij de 5e bullit wordt aangegeven dat de werkzaamheden minimaal bestaan uit het noodzakelijk (de)monteren van meubels. Gegadigde neemt aan dat het hier eenvoudige (standaard) meubelstukken betreft. Is deze aanname juist? Zo niet, graag nadere specificatie van de te verrichten (de) montage werkzaamheden. Zie tarievenblad all-in tarieven Betreft Werkzaamheden blz Vraag Bij de 5e bullit wordt aangegeven dat de werkzaamheden minimaal bestaan uit het noodzakelijk (de)monteren van meubels. Kunt u aangeven welke meubelstukken dit betreft? Zie tarievenblad all-in tarieven Betreft algemeen Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 9 of 10

10 42 Vraag Tijdens de schouw is het gegadigde niet duidelijk geworden of de aangegeven los locatie wel toegankelijk is. Kunt u aangeven hoe groot de asdruk mag zijn bij de loslocatie op het middenterrein van de Boelelaan? Voor het gehele binnenterrein is een maximum van 10 ton De enige uitzondering is de achterzijde van het W&N waar een maximum van 5 ton voor staat. Betreft Abnormaal lage prijs / manipulatief inschrijven 43 Vraag Hoe gaat de VU om met (te) hoge prijsstellingen van (meerdere) partijen? Hier zou een (enkele) partij in verhouding met een lagere prijs komen en op basis van een "substantiele afwijking" worden uitgesloten. In sommige gevallen zou het aanbod bij andere aanbestedingen namelijk wel als "marktconform" en als "niet manipulatief" zijn beoordeeld. Het is ten alle tijde aan de VU aan te tonen dat een prijs abnormaal laag is. Betreft Abnormaal lage prijs / manipulatief inschrijven 44 Vraag Beoordeelt de VU "een substantieel grote afwijking" per deelpost of per groep van deelposten? Per deelpost Betreft Abnormaal lage prijs / manipulatief inschrijven 45 Vraag Welk percentage wordt door de VU als "een substantieel grote afwijking" beoordeeld? Dat kan in zijn algemeenheid niet worden beantwoord. Betreft Materiaal management 46 Vraag Inschrijvers dienen een procesmatige omschrijving geven op welke wijze materiaalmanagement wordt vormgegeven. Hiervoor dienen zij het format uit bijlage 6 in te vullen. Het format is eenzelfde format als het kansendossier. Derhalve is dit document niet geschikt voor een procesbeschrijving. Is onze aanname juist dat de omschrijving van materiaalmanagement een procesomschrijving betref? Zo ja, dan verzoeken wij u een aangepast format te verstrekken dat hiervoor geschikt is. Zo nee, dan verzoeken wij u aan te geven wat u precies van inschrijvers verwacht. De aanname dat het een procesbeschrijving moet zijn is niet juist. Dus met het gegeven format is de vraag in te vullen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 10 of 10