Dienstverlening Communicatie-bureaus Aanbestedende Dienst: Gemeente Haarlemmermeer Referentie:

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Dienstverlening Communicatie-bureaus Aanbesteding Dienstverlening Communicatie-bureaus Aanbestedende Dienst: Gemeente Haarlemmermeer Referentie: Omschrijving: Ten behoeve van het geformaliseerd kunnen gebruiken van de diverse diensten op het gebied van communicatie wil Opdrachtgever een aantal externe communicatieburo s contracteren. De diensten hebben betrekking op zowel strategische advisering, creatieve uitwerking als de realisatie. Toelichting: Hierbij ontvangt u de nota van inlichtingen, selectiefase. Betreft Punt 8.3 uit de selectieleidraad, kwaliteitsborging 1 Vraag Wij hebben geen gecertificeerd kwaliteitssysteem maar hebben wel voor onszelf omschreven hoe wij de kwaliteit van onze diensten waarborgen. Naar ons idee is het binnen de communicatiebranche niet gebruikelijk om een ISO certificaat of gelijkwaardig te hebben. Kunnen wij ondanks het feit dat we zo'n systeem niet hebben wel meedoen? Of is kwaliteitsborging een uitsluitingsgrond. Antwoord Vrijgegeven: Zoals u kunt lezen dient u bij de afwezigheid van een certificaat de gelijkwaardigheid van uw kwaliteitssysteem aan te tonen. Er is dus zeker een mogelijkheid om u aan te melden als gegadigde. Categorie Planning Betreft Referentieprojecten 2 Vraag Wanneer moeten de referentieprojecten worden opgeleverd? Voor de selectie (juni) of voor de gunning (september)? Zie hiertoe o.a. 1.2., 5.1 en 8.3. Het aanleveren van referentieprojecten is onderdeel van de selectiefase en aanlevering dient derhalve plaats te vinden uiterlijk op 17 juni 2014; 12:00. Betreft Bijlage 1: onderdeel selectiecriteria, van de Eigen verklaring 3 Vraag Wat wordt bedoeld met Reactie onderneming in bijlage 1, onderdeel selectiecriteria, van de Eigen verklaring? Wat moet hier concreet worden ingevuld? De Eigen Verklaring en bijbehorende Bijlage 1 is een standaard formulier. Middels de verwijzing naar Hoofdstuk 9 en de verwijzing naar onze Bijlage A vertrouwen wij er op dat duidelijk is dat gegadigden in Bijlage 1 van de Eigen Verklaring onder "Reactie onderneming" daar niets hoeven in te vullen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 15

2 Categorie Bewijslast Betreft Kerncompetentie 4 Vraag Wat wordt verstaan onder kerncompetentie? De drie aandachtsgebieden, de zes selectiecriteria, of iets anders? Zie hiertoe o.a. de "Gids Proportionaliteit": De aanbestedende dienst stelt voor het toetsen van technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid kerncompetenties vast die overeenkomen met de gewenste ervaring op essentiële punten van de opdracht. De voor deze aanbesteding gebruikte kerncompetenties staan opgesomd in paragraaf 8.3. Categorie Bewijslast Betreft pagina 17/18 5 Vraag Op pagina 17 heeft u het in 9.2 bij S2 over klantwaardering Media-inkoop. Echter op pagina 18 zien wij dit selectiecriterium niet meer terug en bij S2 heeft u het over klantwaardering kennis Communicatie onderzoek, dat vervolgens bij S3 ook weer genoemd wordt. Wat hanteert u nu als selectiecriterium en kan u dit nader toelichten of helderder beschrijven? Onze excuses voor een ommissie in de selectieleidraad. De selectieleidraad wordt als volgt aangepast: Blz. 18. Halverwege: S2. Referentieproject Klantwaardering media-inkoop (advertenties, bannering, gadgets; geen drukwerk). in plaats van: S2. Referentieproject Klantwaardering kennis communicatieonderzoek (omgevingsonderzoek vooraf en monitoring tijdens en achteraf). Blz. 19. Bovenaan: S3. Referentieproject Klantwaardering kennis communicatieonderzoek (omgevingsonderzoek vooraf en monitoring tijdens en achteraf). in plaats van: S3. Referentieproject kennis communicatieonderzoek Klantwaardering. Bovenstaande wijzigingen en aanvullingen zijn de enige wijzigingen en aanvullingen van de selectieleidraad met kenmerk die verder onverminderd van kracht blijft. Categorie Aanbestedingsprocedure, Bewijslast Betreft n.a. 6 Vraag Kwaliteitsborging: Een vrij stellige voorwaarde is dat deelnemers een ISO certificaat of iets vergelijkbaars moeten kunnen afgeven. In onze branche is dat echter niet of nauwelijks mogelijk. Dat wil niet zeggen dat wij geen kwaliteit leveren. Hoewel wij beschikken over een professioneel georganiseerde organisatie, hoge eisen stellen aan de kwaliteit van onze diensten en op allerlei niveaus, aan kwaliteitsbeheer doen hebben wij geen certificaat. Op basis van het proportionaliteitsbeginsel stellen wij het volgende voor: Kunnen wij voor het voldoen aan de eis beroepsbevoegdheid - Kwaliteit volstaan met het overleggen van een inhoudsopgave en een beleidsverklaring van ons kwaliteitshandboek, welke is opgesteld conform de normen van de ISO-9001? Wij verwijzen u naar het antwoord op een eerder gestelde vergelijkbare vraag (1). Categorie Aanbestedingsprocedure, Bewijslast Betreft Hfd 3, pag 9 Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 15

3 7 Vraag Is het mogelijk om de antwoorden op de gestelde vragen eerder te ontvangen dan 10 juni. Het antwoord op verschillende vragen is bepalend voor het al of niet inschrijven. Wij willen onze opdrachtgevers nodeloos lastig vallen met het ondertekenen van referentieverklaringen door dit al vooraf te doen, maar vinden de termijn van een week ook weer te kort om referentieverklaringen op te vragen bij de opdrachtgevers. Wij verwijzen u naar paragraaf 4.3 en het feit dat de meeste, zo niet alle, vragen heden beantwoord worden. Betreft Hfd 8, par 8.3, pag 15 8 Vraag Op wat voor manier wordt de kwaliteitsborging beoordeeld? Is het een knock out criterium? Wij verwijzen u naar ons antwoord op vraag 1. Betreft Hfd 8, par 8.3, pag 15 9 Vraag We beschikken niet over een officieel kwaliteitssysteem, maar over een eigen kwaliteitssysteem dat is gebaseerd op ISO Bij andere aanbestedingen is het vaak voldoende om een inhoudsopgave van het eigen kwaliteitssysteem te overleggen. Is dat wellicht ook mogelijk bij deze aanbesteding? Wij verwijzen u naar het antwoord op vraag 1. Betreft Hfd 8, par 8.3 pag Vraag Het is in onze branche ongebruikelijk om rapportcijfers aan een opdracht toe te kennen, wij zullen dit bij onze opdrachtgevers moeten opvragen. We vinden dat we hiermee de opdrachtgevers onevenredig belasten en verzoeken u dit beoordelingscriterium te laten vervallen. De aanbestedende dienst acht het opvragen van een rapportcijfer bij uw eerdere opdrachtgevers een uitstekende mogelijkheid om de gevraagde kerncompetenties te toetsen. Wij overwegen niet de selectiecriteria hier op aan te passen. Betreft Omvang teksten - pag Vraag Pag. 14 'Elk referentieproject dient te voldoen aan de volgende eisen: Beschrijving: In maximaal 1/2 A4 wordt inhoudelijk...die opdrachtgever gewaardeerd is'. Vraag: Voor de beschrijving van al deze onderdelen is de omvang van een 1/2 A4 zeer beperkt. Mag deze omvang worden uitgebreid? Als Bijlage E treft u een formulier aan op één A4, waarop u verwacht wordt alle gevraagde informatie te verstrekken van een referentieproject. Wij verzoeken u niet af te wijken van die totale omvang van één A4. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 15

4 Betreft Gebruik beelden 12 Vraag Is het toegestaan om beeldmateriaal te verwerken bij de omschrijving van de referentieprojecten? En zo ja, is er - gezien de beperkte omvang van de beschrijvingen - hiervoor een (separate) plaats beschikbaar? Het is mogelijk om beeldmateriaal te verwerken en hier voor is niet meer plaats beschikbaar dan de genoemde A4 (voor alle informatie over een referentieproject; inclusief de handtekeningen e.d.) als antwoord op vraag 11. Betreft Bijlage B en Bijlage E 13 Vraag Bijlage B voorziet in ruimte om te ondertekenen met meerdere vertegenwoordigingsbevoegde ondertekenaars. In Bijlage E is in het blok ruimte voor 1 ondertekenaar. Als twee of meer personen slechts gezamenlijk vertegenwoordigingsbevoegd zijn dienen wij dit blok dan te kopieren, zodat alle personen kunnen ondertekenen? Bij gezamenlijke vertegenwoordigingsbevoegdheid wordt u verzocht om alle personen in dat ene ondertekeningsblok van betreffende bijlagen (C, D, E) te laten ondertekenen. Categorie Bewijslast Betreft Hoofdstuk 8 'Geschiktheidseisen' van de Selectieleidraad 14 Vraag De toenmalige opdrachtgever van één van onze referenties is niet meer werkzaam bij de betreffende organisatie. Mag deze opdrachtgever de referentie gewoon tekenen, ook al werkt hij nu elders? Als dit niet mag, is het dan ook mogelijk dat de plaatsvervangend opdrachtgever de referentie invult en ondertekent? Wij verwachten dat de referent (de opdrachtgever) tekent. Een voormalig medewerker kan waarschijnlijk de opdrachtgever niet (meer) representeren. Een ander contactpersoon (plaatsvervanger) bij uw opdrachtgever is dan de enige optie. Betreft Bijlage F 'Social Return', pagina Vraag Social Return: wij ondersteunen dit van harte, we hebben ook ervaring met vormen van Social Return. Moeten wij onze invulling van Social Return al in de fase 1 indienen of moet dit pas in fase 2? Als dit in fase 1 is: wat zijn hiervoor de eisen met betrekking tot de beschrijving? In fase 1 hoeft er geen informatie te worden aangeleverd inzake Social Return. In fase 2 zulen er eisen of wensen worden geformuleerd. Categorie Bewijslast Betreft Paragraaf 8.3, pagina 15 van de Selectieleidraad 16 Vraag Bij de referenties moet de uitvoering geheel of gedeeltelijk hebben plaatsgevonden in de afgelopen 3 jaren te rekenen vanaf de datum van aanmelding. Betekent dit dat de referentie niet ouder mag zijn dan 16 juni 2011? En moet deze dan in de periode van 16 juni juni 2014 uitgevoerd zijn? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 15

5 Dit betekent dat de referentie gestart zou mogen zijn drie jaar vóór de datum van aanmelding (thans voorzien op 16 juni 2014); vóór 16 juni 2011 maar dan voltooid zou moeten zijn tussen 16 juni 2011 en 16 juni Natuurlijk kan een referentieopdracht ook gestart zijn na 16 juni 2011 en geeindigd voor 16 juni Categorie Bewijslast Betreft Hoofdstuk 8 'Geschikheidseisen' 17 Vraag Mag een referentie ook een referentie zijn van een medewerker die deze opdracht onder een vorige werkgever heeft uitgevoerd? Referentieprojecten dienen te zijn uitgevoerd door gegadigde. Een referentieproject dat een medewerker van gegadigde bij een andere onderneming heeft uitgevoerd voldoet niet aan die eis. Betreft 8.3. Technische bekwaamheid (pag. 14) 18 Vraag Kerncompetentie 6 wordt als volgt omschreven: Ervaring met een (raam-)overeenkomst met vergelijkbare grootte-omvang qua omzet met soortgelijke organisaties als de Gemeente. Vraag: Indien een (raam)-overeenkomst van toepassing is, met meerdere projecten, hoe dienen wij Bijlage E in te vullen? Het betreft de volgende vragen: (1) Welke werkzaamheden heeft gegadigde zelf uitgevoerd (2) Welke werkzaamheden zijn door andere opdrachtgevers uitgevoerd (3) Wat was de doelstelling van de opdrachtgever? (4) Met welk rapportcijfer van 1 tot 10 waardeert de opdrachtgever de uitvoering? Aangezien het een (raam-)overeenkomst betreft met één opdrachtgever is het ons inziens prima mogelijk om de antwoorden te verstrekken op de gestelde vragen., Bewijslast Betreft Pag 15, 8.3 technische bekwaamheid 19 Vraag Voor de referenties stelt u als eis: Aard: de opdracht betreft dienstverlening op het gebied van de genoemde CPV code. Welke code bedoelt u? Zie hiertoe de publicatie: (Reclame- en marketingdiensten). Categorie Aanbestedingsprocedure, Bestek/beschrijvend document Betreft Pag 11, 5.1 Indiening 20 Vraag Maakt u een proces-verbaal op van de aanmeldingen en maakt u die openbaar? Wij maken een proces-verbaal op van alle aanmeldingen en zullen deze op Tenderned openbaar maken. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 15

6 , Bewijslast, Eisen en criteria Betreft Pag 14 (8.3 technische bekwaamheid) en pag 17/18 (9 Selectiecriteria) 21 Vraag De referentiebeschrijvingen moeten heel beknopt zijn, max een ½ A4. Binnen die halve pagina moeten de inschrijvers de projecten beschrijven, én u als aanbestedende dienst moet in staat zijn om een goed oordeel te vellen over de aanwezige ervaring met of kennis van de kerncompetentie. Dit laatst lijkt ons vrijwel onmogelijk op basis van zo n hele korte beschrijving. Bent u bereid toe te staan dat de referentiebeschrijvingen een heel A4 mogen beslaan? Zie ons antwoord op vraag 11., Bewijslast Betreft Pag 14, 8.3 Technische bekwaamheid 22 Vraag We verzoeken u om toe te staan dat ook voor referentieprojecten 1 t/m 5 projecten mogen worden beschreven en ingediend die nog lopen. Bent u hiertoe bereid? Nee; hiertoe zijn wij niet bereid., Eisen en criteria Betreft Pag 14, 8.3 Technische bekwaamheid 23 Vraag Van een aantal referenties vraagt u met een rapportcijfer aan te geven hoe de opdrachtgever het project waardeert. Wat zijn de criteria voor de rapportcijfers die de opdrachtgevers moeten geven? M.a.w. wanneer wordt een opdrachtgever geacht om bijvoorbeeld een 7 of een 9 te geven? Zie onze voetnoot onderaan pagina 28., Bewijslast Betreft Pag 14, 8.3 Technische bekwaamheid 24 Vraag U vraagt van de referenties dat deze voorzien worden van een handtekening door de opdrachtgever. Dit kan worden opgevat als een onnodig verzwarende vormeis (zie Gids Proportionaliteit 4.2), dus als niet-proportioneel en een administratieve lastenverzwaring. a) Bent u bereid - uit het oogpunt van proportionaliteit en administratieve lastenverlichting - uw eisen zodanig aan te passen dat voor de referenties geen handtekening van de opdrachtgever nodig hebben? (indien u de juistheid van de referentie wilt controleren, kunt u altijd contact opnemen met de opdrachtgever). b) Indien u toch een verklaring van de opdrachtgever vereist, mag deze verklaring dan ook in een andere vorm worden meegezonden, bijvoorbeeld een brief of waaruit duidelijk blijkt dat de werkzaamheden naar tevredenheid zijn uitgevoerd? Dat ons verzoek disproportioneel zou zijn is uw mening. Van de gekozen vorm wijken wij niet af. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 15

7 Categorie Aanbestedingsprocedure, Bestek/beschrijvend document Betreft Pag 7/9, 2.2 Doorkijk naar gunningsfase 25 Vraag a) Hoe gaat u t.z.t. aan de raamcontractanten de te besteden opdrachten uitvragen, bijvoorbeeld met een minicompetitie? b) Ziet u toe op een redelijke verdeling van de opdrachten tussen de 3 opdrachtnemers of is het voor elke opdracht dat het beste aanbod mag winnen? Zie voor het antwoord op deze vragen het gestelde op pagina 8 van de selectieleidraad. Categorie Aanbestedingsprocedure, Bestek/beschrijvend document Betreft Pag 6, 2.1 Achtergrond aanbesteding 26 Vraag U onderscheidt 3 aandachtsgebieden en u selecteert uiteindelijk 3 opdrachtnemers. Zoekt u per aandachtsgebied een (gespecialiseerd) bureau of zoekt u 3 bureaus die alle gevraagde disciplines aanbieden? Wij zoeken drie opdrachtnemers die de drie aandachtsgebieden kunnen verzorgen. Betreft Pag 4, 1.6 Social Return 27 Vraag U schrijft: opdrachtnemers die zelf in hun bedrijfsvoering een vorm van Social Return toepassen, kunnen dit niet in mindering brengen op het gevraagde percentage % inzet Social Return. Vraag: Vanuit andere raamovereenkomsten bieden we al Social Return in de vorm van werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. a) Is dit een voorbeeld van wat u noemt wat niet in mindering gebracht mag worden? De exacte eisen en wensen t.a.v. social return voor deze aanbesteding volgen in de tweede fase. Social Return moet echter over het algemeen gezien worden als rechtstreeks verband houden met de betreffende overheidsopdracht (en dus niet met een andere overheidsopdracht waar social return overeen is gekomen). Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Nota van Inlichtingen - Planning 28 Vraag De ervaring leert dat antwoorden op gestelde vragen in de Nota van Inlichtingen nieuwe vragen kunnen oproepen die voortvloeien uit de gegeven antwoorden. Is het mogelijk om een tweede korte vragenronde in te lassen die gericht is op de eventuele aanvullende vragen die gerelateerd zijn aan de antwoorden van de Nota van Inlichtingen 1? Nee. In de afgelopen weken is er ruimschoots de gelegenheid geweest vragen te stellen, die ook frequent beantwoordt zijn. Betreft Pagina 15, paragraaf Vraag U schrijft dat de referentieopdrachten een minimumomvang moeten hebben van EUR ,--. Bedoelt u hier het totale budget dat onder de eindverantwoordelijkheid van onze communicatieadviseur is besteed aan de gevraagde competentie, dus inclusief begeleiding collega s en uit dit budget betaalde, ingehuurde specialisten? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 15

8 De genoemde bedragen zijn de gefactureerde bedragen aan uw opdrachtgever (ex btw). Betreft Pagina 14, paragraaf Vraag U vraagt om een projectbeschrijving van maximaal een half A4. Welk lettertype en tekengrootte verwacht u? Vergelijkbaar met de tekst van het formulier zelf. Betreft Pagina 14, paragraaf Vraag Wij hebben een omvangrijk traject gedaan waarin onze opdrachtgever een beroep deed op 3 van de kerncompetenties die u vraagt. Kunnen wij één project te gebruiken voor 3 verschillende kerncompetenties? Zie voor het antwoord pagina 15 bovenaan na de bullets. Betreft Bijlage A Checklist en indeling aanmelding (pag. 23) 32 Vraag Bijlage E wordt als volgt omschreven: Bijlage E: - Model aantal referentieprojecten (zelfde model gebruiken voor beide gevraagde kerncompetenties (S3 t/m S9). Vragen: Wat bedoelt u met beide gevraagde kerncompetenties? Wat bedoelt u met S3 t/m S9? Is dit wellicht S1 t/m S6? Op blz. 23 is een ommissie geslopen. Hier dient te staan: "Model opgave referentieprojecten (zelfde model gebruiken voor alle gevraagde kerncompetenties (S1 t/m S6)" in plaats van Model aantal referentieprojecten (zelfde model gebruiken voor beide gevraagde kerncompetenties (S3 t/m S9) Deze wijziging of aanvulling van de selectieleidraad is de enige wijziging of aanvulling van de selectieleidraad die verder onverminderd van kracht blijft. Betreft 8.3. Technische bekwaamheid (pag. 14) 33 Vraag Kerncompetentie 6 wordt als volgt omschreven: Ervaring met een (raam-)overeenkomst met vergelijkbare grootte-omvang qua omzet met soortgelijke organisaties als de Gemeente. Vraag Bij de raamovereenkomst die wij hebben afgesloten met onze opdrachtgever is sprake is van het ontwikkelen en uitvoeren van meerdere (referentie)projecten gedurende een x-periode. Dit is een gebruikelijke werkwijze. Hoe verhoudt dit gegeven zich tot uw vraag om 1 referentieproject per kerncompetentie te overleggen (pag. 14 selectieleidraad: De gegadigde dient 1 referentieproject per kerncompetentie te overleggen relevante ervaring te hebben met betreffende kerncompetentie). Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 8 of 15

9 Uw raamovereenkomst is dus het referentieproject. Betreft Combinatie 34 Vraag Is het toegestaan om een combinatie te vormen met 3 partijen, waarbij alle 3 de partijen gelijkwaardige combinanten zijn? (geen onderaannemers). Als vanzelfsprekend; zie paragraaf 5.5. Wel attenderen wij u op de diverse vereisten en de gevraagde bewijsstukken. Betreft Pagina 14, paragraaf Vraag U vraagt om een projectbeschrijving van maximaal een half A4. Het format dat u aanlevert, heeft zelf al een lengte van 1,5 A4. Hoe wilt u dat wij de lengte van de projectbeschrijving meten? Zie ons antwoord op vraag 11. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Visuals bij cases 36 Vraag Mogen er visuals bij de cases toegevoegd worden? Daarmee wordt een case-omschrijving dan wel langer dan de gewenste ½ A4. Zie onze antwoorden op vraag 11 en vraag 12. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Verdeling onderhavige projecten 37 Vraag Nadat tot een lijst van 3 opdrachtnemers is gekomen, start de samenwerking. Hoe worden vervolgens de onderhavige projecten onder deze 3 bureaus verdeeld? Zie ons antwoord op vraag 25. Categorie Aanbestedingsprocedure, Planning Betreft Pagina 6 38 Vraag Op pagina 6 staat Voor een meer nauwkeurige omschrijving van de opdracht wordt verwezen t.z.t. op Tenderned te plaatsen gunningsleidraad en de daarbij behorende bijlagen, zoals de conceptovereenkomst en het programma van eisen en wensen. Op welke datum kunnen we deze documenten verwachten? Zie hiervoor de aangegeven planning. Voor alle duidelijkheid; deze informatie wordt alleen beschikbaar gesteld aan de geselecteerde gegadigden. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 9 of 15

10 Betreft Paragraaf Vraag Op pagina 15 wordt vermeld dat één van de eisen aan het referentieproject, waarmee moet worden aangetoond dat gegadigde ervaring heeft met kerncompetentie 3, is dat de minimumomvang euro moet zijn. Betreffende communicatie onderzoek is dit in de ogen van gegadigde een behoorlijk hoog bedrag. Gaat de aanbestedende dienst wellicht akkoord met een verlaging van deze minimumomvang? Graag de visie van de aanbestedende dienst betreffende dit punt. Antwoord Vrijgegeven: Wij gaan niet akkoord met een verlaging van deze eis qua minimumomvang. E.e.a. is in lijn met dergelijke eerder uitgevoerde onderzoeken. Betreft Eventuele onderaannemer 40 Vraag Wanneer inschrijver gebruikt maakt van onderaannemers om te voldoen aan de geschiktheidseisen inzake de technische bekwaamheid moet dan elke onderaannemer ook een eigen verklaring meesturen? Of is een eigen verklaring voor alleen de hoofdaannemer dan voldoende, met bij de inschrijving gevoegd een ondertekende en ingevulde bijlage D? En hoe zit het met het aanleveren van eventuele bewijsstukken in het geval van bovenstaande beschreven situatie? Antwoord Vrijgegeven: Wij attenderen u op 8.5. Daar staat duidelijk wat in de verschillende situaties verwacht wordt qua bewijsstukken (zie ook onderaan Bijlage D). Aangezien gegadigde hoofdaannemer zou zijn, zijn geen eigen verklaringen benodigd van de derden. Betreft Paragraaf 8.3 en Bijlage E. 41 Vraag Het model referentieproject op pagina 28 van de selectieleidraad vraagt om meerdere punten die uitgewerkt moeten worden inzake het referentieproject. Op pagina 14 wordt aangegeven dat de inhoudelijke beschrijving van het referentieproject niet langer mag zijn dan een ½ A4. Welke vragen vallen binnen de inhoudelijke beschrijving van dit referentiemodel en moeten dus binnen een ½ A4 worden beschreven? Vervolgens geeft u in de eerste Nota van Inlichtingen aan dat de volledige uitgewerkte referentie niet langer mag zijn dan 1 A4, kunt u dit toelichten? Antwoord Vrijgegeven: Zie voor nadere toelichting ons antwoord op vraag 11. U heeft het totale formulier van 1*A4 om alle informatie aangaande het betreffende referentieproject nader toe te lichten. Het is daarmee uw vrijheid om het ene antwoord in te korten teneinde een ander antwoord wat uitvoeriger toe te lichten. Betreft Selectieleidraad. Paragraaf Vraag In paragraaf 2.1 wordt weergegeven wat de scope is van de aanbesteding en welke werkzaamheden hier globaal binnen vallen. Kan de aanbestedende dienst bevestigen dat de intentie is om zo veel als mogelijk communicatie werkzaamheden uit te vragen binnen de raamovereenkomst? Zo nee, kan de aanbestedende dienst zijn visie geven betreffende dit punt? Antwoord Vrijgegeven: Wat binnen de scope en wat buiten de scope van de af te sluiten raamovereenkomsten valt is luid en duidelijk toegelicht in de selectieleidraad. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 10 of 15

11 Betreft Selectieleidraad. Paragraaf Vraag Op pagina 8 van de selectieleidraad wordt weergegeven op welke wijze nadere offertes worden gegund. Is de aanname van gegadigde juiste dat er sprake is van een drempelbedrag inzake de nadere offerteaanvragen? Bijvoorbeeld wanneer de opdrachtwaarde van een nadere offerte onder de euro ligt dat deze onderhands wordt gegund? Kan de aanbestedende dienst zijn visie geven betreffende dit punt? Antwoord Vrijgegeven: Naar ons weten wordt er nergens in de selectieleidraad een "drempelbedrag" genoemd. Wij verwijzen u naar hoofdstuk 2. Betreft Paragraaf Vraag Een onderdeel van kerncompetentie 2; Kennis en ervaring van media-inkoop, zijn gadgets. Aangezien het in de ogen van gegadigde niet gebruikelijk is dat gadgets verzorgt worden door een media-inkoopbureau, wat verstaat de aanbestedende dienst hieronder? Kan dit verder worden uitgelegd, bijvoorbeeld aan de hand van een aantal voorbeelden? Het gaat bij deze kerncompetentie over media-inkoop, waartoe o.a. gadgets gerekend zouden kunnen worden. Het is zeker niet geeist of gevraagd dat gegadigde met de inkoop van gadgets ervaring heeft. De kerncompetentie betreft kennis en ervaring van media-inkoop. Betreft NEN-EN-ISO 9001 gecertificeerd kwaliteitssysteem 45 Vraag Indien de gegadigde niet beschikt over een NEN-EN-ISO 9001 gecertificeerd kwaliteitssysteem of een gelijkwaardig gecertificeerd kwaliteitssysteem, kan er dan een door de organisatie opgesteld kwaliteitssysteem worden aangeleverd? Kunt u vervolgens concreet aangeven aan welke eisen dit kwaliteitssysteem dient te voldoen? Voor wat betreft de eis inzake kwaliteitsborging (pagina 15) het volgende: Wij zullen voor deze aanbesteding ook een niet-gecertificeerd (maar wel gelijkwaardig) kwaliteitssysteem accepteren. Wij achten het van groot belang dat er een kwaliteitssysteem is en dat dit gelijkwaardig is aan NEN-EN-ISO Indien het kwaliteitssysteem niet-gecertificeerd is dient de gelijkwaardigheid door gegadigde aangetoond te worden. Als bewijs om de gelijkwaardigheid aan te tonen accepteert de aanbestedende dienst een extract uit het kwaliteitshandboek aangaande de procedure "Klachtenafhandeling". Als er wel een certificaat is, volstaat het overleggen van dat certificaat. Alle bewijsstukken aangaande deze eis moeten verstrekt te worden na ons verzoek daartoe. Deze aanvulling dan wel wijziging van de selectieleidraad is de enige wijziging dan wel wijziging van de selectieleidraad die verder onverkort van kracht blijft. Categorie Aanbestedingsprocedure, Bestek/beschrijvend document Betreft n.a. 46 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 11 of 15

12 Moeten referentieprojecten per kerncompetentie voldoen aan het minimum van ,- of kan de opdracht wel voor ,- zijn maar verdeeld over 2 of meer kerncompetenties? Er wordt als voorwaarde een gecertificeerd kwaliteitssysteem gevraagd. Bij de beantwoording van de vragen 1, 6, 8 en 9 wordt hierop niet ingegaan. Kunnen aanbieders met een eigen kwaliteitssysteem dat niet is gecertificeerd toch meedingen? Wat wordt bedoeld met varianten (op blz.7)? Varianten waarop of waarvan? Vermoedelijk is de vraag of een referentieproject voor meer dan één kerncompetentie gebruikt mag worden. Zie hiervoor het antwoord op vraag 31. In ons antwoord op vraag 45 hebben wij getracht duidelijk te formuleren hoe wordt aangekekend tegen de aanwezigheid en gelijkwaardigheid van kwaliteitssystemen. Voor wat betreft de uitleg van het begrip varianten verwijzen wij u naar de aanbestedingswet Categorie Divers Betreft Divers 47 Vraag Onze vragen zijn: Moeten referentieprojecten per kerncompetentie voldoen aan het minimum van ,- of kan de opdracht wel voor ,- zijn maar verdeeld over 2 of meer kerncompetenties? Er wordt als voorwaarde een gecertificeerd kwaliteitssysteem gevraagd. Bij de beantwoording van de vragen 1, 6, 8 en 9 wordt hierop niet ingegaan. Kunnen aanbieders met een eigen kwaliteitssysteem dat niet is gecertificeerd toch meedingen? Wat wordt bedoeld met varianten (op blz.7)? Varianten waarop of waarvan? Zie ons antwoord op vraag 46. Categorie Divers Betreft Hoofdstuk 8 'Geschiktheidseisen' van de Selectieleidraad 48 Vraag Als je als Service Organisatie ook werkt voor interne opdrachtgevers, mag je dan je interne opdrachtgevers ook als referent opvoeren? Dat is afhankelijk van vele factoren waarbij het al dan niet hebben van een eigen juridische entiteit de belangrijkste is. Indien dit het geval is, zou het opvoeren van een "interne klant" in bepaalde omstandigheden mogelijk moeten zijn, maar aangezien hier expliciet gevraagd wordt naar een klantwaardering staan wij het in deze aanbesteding niet toe. Categorie Bewijslast Betreft Paragraaf 8.3, pagina 14 van de selectieleidraad 49 Vraag In paragraaf 8.3 van de Selectieleidraad staan de 6 kerncompetenties omschreven waarvoor we referentieprojecten moeten aanleveren. Bij kerncompetentie 3 Kennis van communicatieonderzoek staat de volgende toelichting: b.v. hoe inwoners van een Gemeente hun informatie halen maar ook monitoring van resultaten. Kunt u aangeven wat u precies bedoeld met deze toelichting? Dit zijn een tweetal voorbeelden van waar communicatie-onderzoek betrekking op kan hebben. E.e.a. kan dus zowel betrekking hebben op onderzoeken vóór een project (bijvoorbeeld hoe inwoners van een Gemeente hun informatie halen) als ook het meten van resultaten na afloop van een project (bijvoorbeeld monitoring van resultaten). Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 12 of 15

13 Betreft Paragraaf Vraag Eén van de kerncompetenties die moet worden aangetoond door middel van een referentieproject is kerncompetentie 3; Kennis van communicatie-onderzoek. Wat verstaat de aanbestedende dienst onder communicatie-onderzoek? Welke insteek/doelstellingen heeft dit? Is dit onderzoek gericht op klantwensen t.a.v. communicatie, het gebruik van bepaalde kanalen of het effect van de communicatie? Kan de aanbestedende dienst hier zijn visie op geven? Bedoeld is een cijfermatige onderbouwing van het (al dan niet) bereiken van de doelstelling van opdrachtgever. Betreft Paragraaf Vraag Eén van de kerncompetenties die moet worden aangetoond door middel van een referentieproject is kerncompetentie 2; Kennis en ervaring van media-inkoop. Moet de onderdelen gadgets en bannering binnen dit project online zijn geweest? Zo nee, welke opties zijn ook mogelijk? Media-inkoop mag gegadigde breed interpreteren en hoeft zeker niet beperkt te zijn tot genoemde voorbeelden. Drukwerk valt er wél buiten (zoals aangegeven)., Eisen en criteria Betreft Pag 17/18 (9 Selectiecriteria) en Bijlage E Model referentieproject 52 Vraag Uit de beschrijving van de selectiecriteria in hoofdstuk 9 maken wij op dat u als aanbestedende dienst een cijfer gaat geven voor de kennis/ervaring van de opdrachtnemer en voor het bereiken van de doelstellingen. Op het Model Referentieproject (Model E) vraagt u om een waardering van de uitvoering. In onze ogen zijn dat verschillende aspecten die gewaardeerd kunnen worden: kennis of ervaring, bereikte doelstellingen, uitvoering. Die verschillen kunnen daarom leiden tot een beoordeling die niet transparant of controleerbaar is. Voorbeeld: een bureau met matige kennis kan een opdracht uitstekend hebben uitgevoerd, maar waar desondanks de doelstellingen onvoldoende zijn bereikt. Het is dus lastig om op uniforme wijze een cijfer toe te kennen en te beoordelen. a) Kunt u hierin duidelijker formuleren wat de opdrachtgever van de referent moet waarderen, én hoe u de waardering van de referenties gaat toepassen? b) Of beoordeelt u alleen het cijfer dat de klant geeft, want wij lezen bij elke beoordelingsmatrix Gegadigde laat aan de hand van de beoordeling van de opdrachtgever zien hoe hoog de waardering van het referentieproject geweest is.? De aanbestedende dienst zal zelf geen rapportcijfers geven. De kerncompetenties zullen getoetst worden a.d.h.v. de vermelde beoordelingsaspecten. De beoordeling van uw opdrachtgever dient dan ook betrekking te hebben op de waardering van het totale referentieproject (uitvoering, realisatie doelstellingen etc.). Categorie Bewijslast Betreft Paragraaf 8.3, pagina 14 van de Selectieleidraad 53 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 13 of 15

14 In de Selectieleidraad staat onder paragraaf 8.3 beschreven aan welke eisen elk referentieproject moet voldoen. Bij de beschrijving van de referentieprojecten staat dat we in het geval van kerncompetentie 3 en 4 aan de hand van concrete cijfers moeten aantonen of we de (gespecificeerde) doelstellingen van de opdrachtgever bereikt hebben. Wat wordt hiermee bedoeld: * Moeten we aantonen in hoeverre we een cijfermatige, kwantitatieve analyse(s) uitgevoerd hebben * Of wilt u een cijfermatige toelichting van bijvoorbeeld non response, of een onderbouwing van de validiteit en representativiteit van het communicatieonderzoek? * Of bedoelt u hiermee een cijfermatige beoordeling op de deelaspecten? Bedoeld is een cijfermatige onderbouwing van het (al dan niet) bereiken van de doelstelling van opdrachtgever. Betreft Pag 18-20, 9 Selectiecriteria 54 Vraag Voorafgaand aan elke beoordelingsmatrix lezen wij: Gegadigde laat aan de hand van de beoordeling van de opdrachtgever zien hoe hoog de waardering van het referentieproject geweest is. a) Beoordeelt u derhalve alleen op het rapportcijfer dat onze klant geeft? b) Zo ja, in de beschrijvingen van de puntenverdeling lezen wij ook dat u kijkt in hoeverre de inschrijver en kennis of ervaring aantoont. Kunt u dit verduidelijken? Primair wordt de klantwaardering (het rapportcijfer) beoordeeld. A.d.h.v. de overige aspecten wordt nuancering aangebracht door de beoordelingscommissie binnen de aangegeven scoremethodiek., Eisen en criteria Betreft Pag 17/18, 9 Selectiecriteria 55 Vraag Bij de selectiecriteria probeert u twee aspecten te vangen in 1 puntenwaardering. De twee aspecten zijn uw eigen beoordeling van de beschrijving van de referentie, én het cijfer dat de opdrachtgever van de inschrijver heeft gegeven. In onze ogen is deze aanpak niet voldoende transparant of controleerbaar. Voorbeeld: u kunt voor kerncompetentie 1 de aangetoonde ervaring beoordelen als aannemelijk of niet aannemelijk, en de opdrachtgever kan een 8 of 9 geven voor het behalen van de doelstellingen. Deze combinatie en er zijn meer mogelijkheden komt niet voor in uw beoordelingsmatrix. Het is daarmee niet transparant noch controleerbaar welk puntenaantal te verwachten is. Kunt u uw beoordelingsmatrix aanpassen en zowel transparant als controleerbaar maken? De beoordelingsmethodiek zullen wij niet aanpassen. Zie ons antwoord op vraag 54. Om bij uw voorbeeld te blijven: Als het rapportcijfer een 7 was zal de score op het criterium niet hoger dan 149 en lager dan 76 kunnen worden., Eisen en criteria Betreft Pag 6, 2.1 Achtergrond aanbesteding 56 Vraag U onderscheidt 3 aandachtsgebieden. Valt hier ook online communicatie onder? Online communicatie kan zeker een onderdeel zijn binnen de geschetste drie aandachtgebieden. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 14 of 15

15 Betreft Pagina 15, paragraaf Vraag U vraagt om een NEN-EN-ISO 9001 gecertificeerd of om een gelijkwaardig gecertificeerd kwaliteitssysteem. Anders dan in andere branches is certificering in de communicatiesector niet gebruikelijk. Uiteraard werkt ons bureau voor onze opdrachtgevers aan de hand van een (niet-gecertificeerd) kwaliteitssysteem. Dit kunnen wij u desgewenst toesturen. Is dat voor u voldoende om aan uw eis voor kwaliteitsborging? Zie ons antwoord op vraag 45. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 15 of 15