Aanbesteding voedingsmiddelen. Referentie:

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Aanbesteding voedingsmiddelen Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Aanbesteding voedingsmiddelen Rivierduinen Omschrijving: GGZ Rivierduinen wil dat de best beschikbare prestatiegerichte leverancier de levering van de voedingsmiddelen/- ingrediënten gaat leveren. Dit wil GGZ Rivierduinen bereiken onder meer door aan te besteden met behulp van de filosofie en methodiek Best Value (BVP) ofwel Prestatieinkoop. Best Value is een methodiek die maximaal ruimte geeft aan leveranciers om hun toegevoegde waarde te laten zien en zich met dominante informatie weten te onderscheiden ten opzichte van de overige aanbieders. Het resultaat is een leverancier die als expert de ruimte krijgt om verantwoordelijkheid te nemen. GGZ Rivierduinen gaat daarom de voedingsmiddelen opnieuw aanbesteden. Toelichting: Betreft paragraaf 5.11 pagina 21 offerteaanvraag 43 Vraag Ter bevestiging: de concept overeenkomst dient geupload te worden bij inschrijving of vindt de afstemming hiervan plaats in de concretiseringsfase? Gaarne zien wij uw antwoord tegemoet. De concept overeenkomst dient u te uploaden. Afstemming vindt plaats in de concretiseringsfase. Betreft paragraaf pagina 16 offerteaanvraag 44 Vraag Wordt er een proces-verbaal opgemaakt van het keuzeproces welke partijen doorgaan naar de interviews en wordt dit proces-verbaal gedeeld aan inschrijvers (ook aan inschrijvers die niet doorgaan naar de interviews)? Iedere inschrijver die niet doorgaat naar de concretiseringsfase krijgt een afwijzingsbrief met daarin een motivatie en onderbouwing. Betreft paragraaf Pagina 15 offerteaanvraag 45 Vraag Kunt u aangeven wat de reden is van het feit dat er een inkoper onderdeel is van het beoordelingsteam? Wat is de reden van het feit dat inkoop (normaliter proces begeleider) inhoudelijk inschrijvingen beoordeeld als lid van het beoordelingsteam? Het beoordelingsteam is een afspiegeling van de organisatie. Daarnaast is het voor Inkoop een nieuwe vorm van aanbesteden. Om dat proces goed te doorlopen is een externe expert ingehuurd. De inkoper die in het beoordelingsteam zit, is geen begeleider van het proces. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 9

2 Betreft paragraaf Planning Pagina 12 offerteaanvraag 46 Vraag Mag de planning ook in A3 formaat aangeleverd worden? Ja. Betreft paragraaf Prestatieonderbouwing, Risicodossier en Kansendossier pagina 9, 10 en 11 offerteaanvraag 47 Vraag Kunt u aangeven waarom bij het risicodossier een score van 2 wel leidt tot een geldige aanbieding en de scores onvoldoende bij zowel de prestatieonderbouwing als het kansendossier leiden tot een ongeldige aanbieding? Gaarne zien wij uw toelichting tegemoet. Als non-expert kunnen we niet beoordelen of een risico wel of geen risico is. Daarvoor is de inschrijver de expert. Als de inschrijver in zijn prestatieonderbouwing dominant aantoont dat hij de projectdoelstellingen niet kan vervullen heeft het geen zin verder met deze inschrijver het traject in te gaan. Voor het kansendossier geldt in principe hetzelfde. In de afgelopen jaren heb ik nog maar 1 keer meegemaakt dat een kansendossier als onvoldoende is beoordeeld. Betreft paragraaf Kansendossier pagina 11 offerteaanvraag 48 Vraag In de beoordelingsmethodiek hanteert u de scores 10, 8, 6 en onvoldoende. Het onderscheid zit in de mate waarin inschrijvers uitmuntend, goed, voldoende of onvoldoende bijdragen aan het bereiken van de projectdoelstellingen. Tegelijkertijd vraagt u een dominante, niet weerlegbare onderbouwing van de kansen die inschrijvers zien. Op het moment dat u waardeert volgens de termen uitmuntend, goed, voldoende of onvoldoende suggereert dit dat er een waardeoordeel gegeven gaat worden over de geboden kansen en de onderbouwing daarvan. Op welke transparante en objectieve wijze gaat u een onderscheid maken (zonder antwoord te geven op de HOE vraag) tussen 2 inschrijvers die beide kansen aangegeven en onderbouwd hebben waarbij de claims allen bijdragen aan het bereiken van de projectdoelstellingen? Gaarne zien wij uw toelichting tegemoet. Beide inschrijvers krijgen dan dezelfde score. Het is niet zo dat een score slechts 1 keer kan worden gegeven. Betreft paragraaf Risicodossier pagina 10 offerteaanvraag 49 Vraag Kunt aangeven wat de achterliggende gedachte is voor de afwijkende beoordelingsmethodiek van het risicodossier ten opzichte van de prestatieonderbouwing en het kansendossier? Zoals al eerder aangegeven: wij kunnen als niet expert niet beoordelen/bepalen of een risico wel of geen risico is. Betreft paragraaf Risicodossier pagina 10 offerteaanvraag 50 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 9

3 In de beoordelingsmethodiek hanteert u de scores 10, 8, 6 en 2. Het onderscheid zit in de mate waarin inschrijvers uitmuntend, goed, voldoende, onvoldoende of in niet bijdragen aan het minimaliseren van de risico's. Tegelijkertijd vraagt u een dominante, niet weerlegbare onderbouwing van de minimalisatie van de risico's. Op het moment dat u waardeert volgens de termen uitmuntend, goed, voldoende of onvoldoende suggereert dit dat er een waardeoordeel gegeven gaat worden over de geziene risico's en de onderbouwing van de mitigatie daarvan. Op welke transparante en objectieve wijze gaat u een onderscheid maken (zonder antwoord te geven op de HOE vraag) tussen 2 inschrijvers die beide risico's aangegeven en onderbouwd hebben waarbij de risico's allen bijdragen aan het minimaliseren van de risico's? Gaarne zien wij uw toelichting tegemoet. Beide inschrijvers krijgen dan dezelfde score. Het is niet zo dat een score slechts 1 keer kan worden gegeven. Betreft paragraaf Prestatieonderbouwing pagina 9 offerteaanvraag 51 Vraag In de beoordelingsmethodiek hanteert u de scores 10, 8, 6 en onvoldoende. Het onderscheid zit in de mate waarin inschrijvers uitmuntend, goed, voldoende of onvoldoende bijdragen aan het realiseren van de deliverables en bijdragen aan het bereiken van de projectdoelstellingen. Tegelijkertijd vraagt u een dominante, niet weerlegbare onderbouwing van de prestaties van de inschrijvers. Op het moment dat u waardeert volgens de termen uitmuntend, goed, voldoende of onvoldoende suggereert dit dat er een waardeoordeel gegeven gaat worden over de prestatieclaims en de onderbouwing daarvan. Op welke transparante en objectieve wijze gaat u een onderscheid maken (zonder antwoord te geven op de HOE vraag) tussen 2 inschrijvers die beide prestatieclaims aangegeven en onderbouwd hebben waarbij de claims allen bijdragen aan het realiseren van de deliverables en het bereiken van de projectdoelstellingen? Gaarne zien wij uw toelichting tegemoet. Beide inschrijvers krijgen dan dezelfde score. Het is niet zo dat een score slechts 1 keer kan worden gegeven. Betreft paragraaf 3.4 pagina 8 offerteaanvraag 52 Vraag Moeten de inschrijvers ook bijlage J (standaard verklaring AIV) aanleveren bij inschrijving? Dit naast de bijlagen B (gegevens eigen onderneming), C (eigen verklaring), D (prestatieonderbouwing), E (risicodossier), F (kansendossier), G (profielschets) en het prijsdocument (vrij format)? Ja. Categorie Bewijslast Betreft paragraaf pagina 7 offerteaanvraag 53 Vraag Binnen hoeveel dagen na eerste verzoek van Opdrachtgever dient inschrijver de gevraagde documenten te overleggen aan Opdrachtgever? Binnen 5 werkdagen. Betreft paragraaf 3.2 pagina 7 offerteaanvraag 54 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 9

4 Een van de uitsluitingsgronden genoemd in paragraaf 3.2 zijn de gegevens met betrekking tot de eigen onderneming (bijlage B). Bedoelt u hiermee het ontbreken van bijlage B bij inschrijving of dat de vermeldde gegevens in bijlage B aanleiding kunnen zijn om partijen uit te sluiten? Beiden. Betreft paragraaf 1.2 pagina 2 offerteaanvraag 55 Vraag U geeft aan dat de nieuwe aanbestedingswet niet van toepassing is, maar dat u deze aanbesteding uitvoert conform het principe van het EG-verdrag. Bedoelt u met deze opmerking dat u deze aanbesteding uitvoert onder richtlijn 2004/18/EU? Zo nee, zou u dan aan kunnen geven, in verband met de rechtspositie van alle inschrijvende partijen, op welke basis u deze aanbesteding vorm wenst te geven? Richtlijn 2004/18/EU is niet van toepassing, want de nieuwe aanbestedingswet is niet van toepassing. Het EG-verdrag heeft betrekking op Objectief, Transparant en Non-Discriminatoir handelen naar alle partijen. Betreft Prijscomponent risico's 56 Vraag U verzoekt bij het risicodossier om een opgaaf van kosten inzake de beheersmaatregelen. Omwille van objectieve vergelijking tussen inschrijvers, vernemen wij graag uit welke kostencomponenten deze kosten dienen te worden berekend. Graag uw toelichting. Bij het risicodossier vragen wij om de kosten van de correctieve beheersmaatregel. De reguliere kosten van de beheersmaatregel zitten in uw inschrijfprijs. Wij kunnen als niet expert niet aangeven uit welke componenten uw correctieve beheersmaatregel bestaat. Betreft Prijscomponent risico's 57 Vraag U verzoekt kosten voor een beheersmaatregel op te geven inzake het risicodossier. Kunt u toelichten hoe u de hoogte van de opgegeven kosten meeweegt in het toekennen van een cijfer op de door u aangegeven beoordelingsschaal en op basis van welke objectieve criteria u vaststelt of de opgegeven kosten proportioneel zijn? Wij vragen de kosten van de correctieve beheersmaatregel. En deze kosten spelen geen rol in de score methodiek. Deze kosten dienen wel reel geschat te worden. In de concretiseringsfase kan hier op terug gekomen worden. En deze kosten komen alleen aan de orde als het risico zich voordoet en de standaard beheersmaatregel niet werkt. Het niet werken moet dan wel op dominante wijze worden toegelicht en waarom de beheersmaatregel niet heeft gewerkt. Deze kosten kunnen geen vrijbrief zijn om strategisch in te schrijven. Betreft Prijscomponent risico's 58 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 9

5 Volgens de BVP filosofie/methodiek vallen de kosten van een beheersmaatregel inzake risico s binnen de inschrijfprijs van gegadigde. In het door u beschikbaar gestelde format voor het risicodossier verzoekt u specifiek opgaaf te doen van de kosten van de beheersmaatregel. Kunt u toelichten waarom u specifiek om kosten van een beheersmaatregel verzoekt daar deze hoe dan ook onderdeel uitmaken van de inschrijfprijs en het in essentie gaat om de effectiviteit van de beheersmaatregel en niet de gemaakte kosten van gegadigde? In de ogen van gegadigde zijn kosten dan ook niet relevant te benoemen en verzoeken u derhalve de kostenopgaaf te laten vervallen. Graag uw gemotiveerde antwoord. Wij vragen niet om de kosten van de beheersmaatregel. Wij vragen om de kosten van de correctieve beheersmaatregel. Tijdens de presentatie heb ik een voorbeeld genoemd van een correctieve beheersmaatregel en toegelicht waarom in de nieuwe systematiek hiervoor is gekozen. Betreft Offerteaanvraag p. 8, Vraag De inschrijving dient uitsluitend te geschieden met gebruikmaking van het inschrijvingsformulier dat als bijlage B bij deze inschrijving is gevoegd. Klopt het dat hier wordt gedoeld op Bijlage B Gegevens eigen onderneming? Dat klopt. Betreft Bijlage E Risicodossier 60 Vraag Er dienen in het risicodossier (volgens het format) kosten opgegeven te worden voor een correctieve beheersmaatregel. Is de aanname van Inschrijver juist dat dit kosten zijn die voor rekening komen van opdrachtgever op het moment dat preventieve / anticiperende maatregelen van inschrijver niet voldoende zijn? Dat is juist. Betreft Offerteaanvraag p. 12, Vraag Klopt het dat een toelichting op de achterzijde van de planning in de context van deze digitale aanbesteding betekent dat we in totaal 2 pagina s mogen inleveren? Ja, dat klopt. Betreft Offerteaanvraag p. 12, Vraag Er dient een planning op hoofdlijnen te worden aangeboden. Met als uitgangspunt een volledig geïmplementeerde dienstverlening vanaf 15 januari januari 2017 valt op een zondag. Kan en mag hier in dit geval maandag 16 januari 2017 worden aangehouden? Ja, dat mag. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 9

6 Betreft Overzicht afleverpunten 63 Vraag In het 'overzicht afleverpunten en bestelnummers staat locatie 'Kinderen en Jeugd' (Aplhen aan de Rijn). Logistiek door leverancier. Deze locatie is niet opgenomen in bijlage A. Graag ontvangen wij van deze locatie een nadere beschrijving. Wekelijks gemiddeld voor cliënten voeding. Dit is alleen voor de broodmaaltijden en dingen als koekjes, thee en koffie, fruit ed. Voor de warme maaltijd halen we bij de supermarkt, maar dat is ook onderdeel van de therapie voor onze cliënten. Betreft Dieetmaaltijden 64 Vraag Uit ervaring bij vergelijkebare GGZ instellingen weten wij dat de volgende dieet(afleidingen) regelmatig worden afgenomen. Natrium arm Glutenvrij Lactosevrij MCT + Tyraminevrij Gemalen Naturel Vegetarisch Halal Koolhydraatarm Kunt u aangeven welke en hoeveel van deze dieet(afleidingen) er binnen Rivierduinen worden afgenomen? Allergeen maaltijden 7,02% Levensstijl maaltijden 6,49% Reguliere dieetmaaltijden 1,27% Standaard maaltijden 85,22% Allergeen= o.a. noten, pinda, glutenvrij, MCT+ Levensstijl= o.a. halal, koosjer, vegetarisch. Regulier= o.a. NA, gemalen. Betreft Beleidskader Bijlage 1 Gespecialiseerd en extra aanbod (pagina 14) 65 Vraag Kunt u als percentage of in aantallen op jaarbasis aangeven hoeveel afwijkende maaltijden er op basis van geloof en/of levensovertuiging, (medische) dieetmaaltijden en afwijkende consistenties er nu ongeveer als convenience maaltijden ingekocht worden? Allergeen maaltijden 7,02% Levensstijl maaltijden 6,49% Reguliere dieetmaaltijden 1,27% Standaard maaltijden 85,22% Allergeen= o.a. noten, pinda, glutenvrij, MCT+ Levensstijl= o.a. halal, koosjer, vegetarisch. Regulier= o.a. NA, gemalen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 9

7 Categorie Eisen en criteria Betreft Plafondbedrag 66 Vraag Wanneer Rivierduinen een onverwachtse groei of krimp doormaakt, blijft het plafondbedrag dan gelijk of zal dit bedrag meebewegen (binnen het dan geldende jaar)? Anders geformuleerd: blijft het budget per persoon/kostenplaats ongewijzigd ongeacht een groei of krimp? Het plafondbedrag is gebaseerd op het huidig aantal cliënten. Indien dit aantal groeit of krimpt zal het plafondbedrag naar rato veranderen. Betreft paragraaf pagina 16 offerteaanvraag 67 Vraag Op welke datum maakt Opdrachtgever bekend welke partijen doorgaan naar de interviews? In week 38. Betreft paragaaf Pagina 14 offerteaanvraag 68 Vraag Kunt u aangeven hoe de zaken zoals vermeld in paragraaf zich verhouden tot de verschillen in de beoordelingsmethodiek tussen de prestatieonderbouwing, risicodossier en kansendossier? Wij verzoeken u hier duidelijkheid over te scheppen. Er is geen verschil in beoordelen tussen de diverse kwalitatieve documenten. Iedereen begint met een neutrale score, een 6. Indien een inschrijver overtuigend aantoont d.m.v. verifieerbare prestatie informatie (VPI) dat de doelstelling(en) behaald wordt krijgt hij een 8. Is hij zeer overtuigend krijgt hij een 10. Indien inschrijver overtuigend aantoont met VPI dat de doelstelling(en) niet behaald wordt, krijgt hij een 4. Is hij zeer overtuigend krijgt hij een 2. Indien op het kansendossier en/of de prestatieonderbouwing een onvoldoende wordt gescoord is er sprake van een ongeldige aanbieding. Betreft paragraaf Pagina 14 offerteaanvraag 69 Vraag Kunt u aangeven waar de 'dominance-check' uit bestaat en hoe u op een transparante en objectieve wijze tot de conclusie zou kunnen komen dat het verschil tussen nummer 1 en 2 wel of niet gerechtvaardigd is? Dit gaat dan met name om het kwalitatieve gedeelte aangezien deze scores door Opdrachtgever worden gegeven. De 'Dominance-check' bestaat uit een extra controle of in de kwalitatieve documenten (VPI) informatie is te halen waardoor de hogere prijs gerechtvaardigd is. Betreft paragraaf 4 Beoordeling- en gunninsfase Pagina 13 offerteaanvraag 70 Vraag U geeft aan dat u gebruik maakt van een aantal Best Value principe zoals vermeld in paragraaf 2.3. In paragraaf heeft u aan onder andere gebruik maakt van 3 principe van Best Value. Van welke andere principe binnen Best Value maakt u wel of geen gebruik? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 9

8 Best Value is 'no control'. Maximale vrijheid voor de inschrijver, geen of een minimum aan eisen. Bij deze aanbesteding zult u daarom geen Programma van Eisen aantreffen en slechts een paar verplichte documenten. Opdrachtgever hanteert de zuivere vorm van BV. Betreft paragraaf Prestatieonderbouwing pagina 9 offerteaanvraag 71 Vraag U spreekt bij de beoordelingsmethodiek over de woorden deliverable en projectdoelstellingen / vraag scope. De woorden deliverable en vraag scope komen in deze paragraaf voor het eerst aan de orde. Kunt u aangeven hoe de termen deliverable / projectdoelstellingen en vraag scope zich verhouden tot de projectdoelstellingen zoals vermeld in paragraaf 2.2? De reden voor deze vraag is dat er duidelijkheid dient te komen tussen de deliverables (het te bereiken resultaat van de aanbesteding) en de projectdoelstellingen (doelstellingen opdrachtgever). Dit is van wezenlijk belang voor inschrijvers om een goede inschrijving te doen. Gaarne zien wij uw verduidelijking tegemoet. De projectdoelstelling geeft aan wat de opdrachtgever wil bereiken. Deze doelstelling is altijd gericht op het bereiken van een ideale situatie. De deliverable is het beoogd eindresultaat. Betreft Vraag 31, NvI Vraag U geeft in de NvI van 4 augustus aan "In de bijlage staat een overzicht met tijdstippen van levering door ons eigen logistiek centrum." Wij kunnen dit overzicht met tijdstippen van levering echter niet terugvinden. Kunt u dit nogmaals toesturen? Zie bijlage tijdstippen levering. Betreft NvI vraag Vraag Hier wordt verwezen naar een bijlage met een overzicht met met tijdstippen van levering door het eigen logistiek centrum van GGZ Rivierduinen. Deze bijlage ontbreekt vooralsnog bij de documenten op TenderNed. Wij verzoeken u dit document alsnog ter beschikking te stellen. Zie bijlage Tijdstippen. Betreft Dominance check 74 Vraag U geeft aan dat er wellicht een dominance check wordt uitgevoerd. Kunt u aangeven wat de inschrijver moet aanleveren in het geval van een dominance check? De 'Dominance-check' bestaat uit een extra controle of in de kwalitatieve documenten (VPI) informatie is te halen waardoor de hogere prijs gerechtvaardigd is. Betreft Bijlage E Risicodossier 75 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 8 of 9

9 Wat verstaat u precies onder een correctieve beheersmaatregel? Graag een nadere omschrijving. Voorbeeld: De gids voor het beklimmen van de berg. Een risico is dat een van de leden een ongeluk krijgt en met spoed terug moet naar het dal. De beheersmaatregel die ik als expert voorstel is dat er binnen 15 minuten een helicopter ter plekke is om de patient op te halen. Of het risico zich voordoet is de vraag. Als correctieve beheersmaatregel neem ik dan op dat als de helicopter inderdaad moet komen dat deze ,- kost. Bij oude systematiek maakte dese kosten onderdeel uit van de inschrijfprijs. met als gevolg dat een van de twee partijen financieel slechter af is. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 9 of 9