1 e Nota van Inlichtingen Europese aanbesteding Materialen in de Nederlandse Economie Datum: 24 oktober 2014

Transcriptie

1 1 e Nota van Inlichtingen Europese aanbesteding Materialen in de Nederlandse Economie Datum: 24 oktober 2014 In deze nota van inlichtingen geeft de aanbestedende dienst antwoord op de in het kader van de hierboven genoemde Europese aanbesteding gestelde vragen en geplaatste opmerkingen. Deze nota van inlichtingen maakt onderdeel uit van het aanbestedingsdocument. De aanbestedende dienst heeft er voor gekozen om alle antwoorden op de gestelde vragen te bundelen in één nota van inlichtingen en deze te publiceren op TenderNed. De vragen zullen daarmee niet separaat beantwoord worden in de vragen en antwoorden module op TenderNed. Vraag N.a.v. Hoofdstuk/ Paragraaf uit het aanbestedingsdocument Vraag 1. Algemeen Gaat het Ministerie van EZ akkoord met het opstellen van (een deel van de) werkdocumenten in de Engelse taal gedurende de uitvoering van het project? 2. Algemeen Is er sprake van een publiek eindrapport onder eindverantwoordelijkheid van het uitvoerende bureau of een onderzoekrapportage waarbij het Ministerie van EZ de auteur is en waarbij het onderzoekende bureau al dan niet genoemd wordt? 3. Algemeen Op welke wijze heeft het winnend consortium invloed op de keuze van partners, en dan m.n. de dienst die de uiteindelijke ICT-dienst gaat leveren? Antwoord Ja, akkoord. Er is sprake van publiek eindrapport, waarbij de verantwoordelijkheid voor het schrijven en kwaliteit bij het uitvoerende bureau ligt. Het rapport zal echter wel in het EZ Rijksformat worden gegoten. De benodigde afstemming hiervoor ligt bij het uitvoerende bureau. Het onderzoekende bureau zal worden genoemd als schrijver in het colofon. De winnende inschrijver heeft geen invloed op de keuze van partners. Wel kan de inschrijver aangeven welke werkwijze, ICT-richtlijnen en andere relevante punten zij wil meegeven voor in de offerteaanvraag die het ministerie van Economische Zaken gaat uitzetten. Het ministerie zal zijn uiterste best doen deze zo goed mogelijk over te nemen en in te passen binnen het beschikbare budget

2 4. Algemeen De werkstromen 1, 2 en 4 in combinatie met de vereiste kennis en ervaring leiden ertoe dat waarschijnlijk slechts een zeer beperkt aantal inschrijvers kunnen meedingen en een reële kans kunnen maken op de opdracht. Werkstroom 3 zou zelfstandig uitgevoerd kunnen worden waardoor meer partijen kunnen inschreven. Is het mogelijk om voor werkstroom 3 een aparte aanbesteding te houden en hierop de aanbesteding voor de huidige 4 werkstromen aan te passen? 5. Bijlage 11, pagina Het MKB wordt in de offertetoelichting opgesplitst in 4 en verder drie niveau s. Vooral bij het kleinste MKB niveau gaat het voor een groot deel om ZZP ers. Ziet het Ministerie deze subgroep ook als onderdeel van de scope? Wanneer dit niet het geval is, gaat het Ministerie dan akkoord met een MKB scope waarin de focus ligt op fysieke activiteiten in relatie tot de relevante materialen? 6. ARVODI artikel 1.2 Is het mogelijk om in artikel 1.2 van de conceptovereenkomst de NvI op te nemen in de rangorde van documenten, waarbij de NvI na 'dit document' komen? 7. ARVODI artikel 2.3 Artikel 2.3 van Bijlage 6 Conceptovereenkomst spreekt over een boete voor te laat opleveren, terwijl krachtens artikel 21 van ARVODI opdrachtnemer aansprakelijk is indien hij tekortschiet in de nakoming van verplichtingen. De boete voor te laat leveren lijkt ons daarom dubbel op. Kan de aanbestedende dienst dit artikel laten vervallen? 8. ARVODI, artikel 4 Bent u bereid artikel 4 van de ARVODI te laten vervallen? Het ministerie kiest er bewust voor om alle vier de werkstromen bij één inschrijver neer te leggen. Reden hiervoor is dat inhoud en proces teveel met elkaar verweven zijn. Werkstromen worden daarom niet apart aanbesteed. Het ministerie kan akkoord gaan met een MKB scope waarin de focus ligt op 'fysieke activiteiten' in relatie tot de relevante materialen, maar laat de mogelijkheid open om met drie niveau s te werken. Dit is akkoord. Nee, een boete is een forfaitair bedrag waarbij schade niet hoeft te worden aangetoond. Bij een toerekenbaar tekort schieten moet schade wel worden aangetoond. Een eventuele boete kan daarop in mindering komen. Nee, er wordt geen reden gegeven die dit zou rechtvaardigen

3 9. ARVODI, artikel 5.3 Bent u bereid Artikel 5 lid 3 ARVODI te laten vervallen en te vervangen door: Hieraan is al tegemoet gekomen in artikel 6.3 ARVODI De gevraagde tekstwijziging is dus niet akkoord. "Indien Opdrachtgever vervanging verlangt van de personen die zijn belast met de uitvoering van de Diensten omdat sprake is van onvoldoende gekwalificeerde medewerkers aan de zijde aan Opdrachtnemer, dan zullen partijen in overleg treden over een eventuele vervanging van de betreffende medewerker." Indien Opdrachtgever wenst vast te houden aan de huidige bepaling van artikel 5.3 ARVODI bent u dan bereid de volgende passage aanvullend op te nemen? "Opdrachtnemer is bevoegd de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen (zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn) in het geval Opdrachtgever de vervanging van medewerkers van Opdrachtnemer gelast."

4 10. ARVODI artikel 10 Artikel 10 lid 1 van de conceptovereenkomst bepaalt dat de opdrachtnemer in het onderzoeksrapport respectievelijk op de databank een auteursrechtelijk respectievelijk een databankenrechtelijk voorbehoud dient aan te maken. Is het voldoende dat het volgende wordt opgenomen? 1. In het Onderzoeksrapport: 'Het Ministerie van Economische Zaken behoudt zich uitdrukkelijk het auteursrecht voor. Dit betekent dat het niet is toegestaan om dit onderzoeksrapport te verveelvoudigen of openbaar te maken zonder toestemming van het Ministerie van Eonomische Zaken.' 2. Op de databank: 'Het Ministerie van Economische Zaken behoudt zich uitdrukkelijk het databankenrecht voor. Dit betekent dat het niet is toegestaan om deze databank te verveelvoudigen of openbaar te maken zonder toestemming van het Ministerie van Eonomische Zaken.' Zo nee, hoe dient de opdrachtnemer het voorbehoud op te nemen? 11. ARVODI, artikel 11 Bent u bereid artikel 11 als volgt aan te vullen? "In aanvulling op artikel 11 ARVODI geldt dat Opdrachtnemer gerechtigd is tot bekendmaking in geval hiertoe i) een verplichting is uit hoofde van enig voorschrift van een orgaan aan het toezicht waaraan Opdrachtnemer is onderworpen, ii) een op Opdrachtnemer en/of personen werkzaam bij/voor of verbonden aan Opdrachtnemer rustende beroepsplicht is iii) een bindende uitspraak van de rechter of een overheidsorgaan is." Ja, dat is voldoende. Nee, in artikel 13.1 ARVODI 2014 is dit al tot uitdrukking gebracht

5 12. ARVODI, artikel ARVODI artikel ARVODI, Boetebeding artikel ARVODI, Aansprakelijkheid, artikel 19.3 Artikel 11 lid 5 ARVODI laat onverlet dat Opdrachtnemer ter zake van de opdracht een dossier aanhoudt. Opdrachtnemer neemt passende maatregelen om de vertrouwelijkheid en veilige bewaring van het dossier te waarborgen en de dossiers te bewaren gedurende een periode die voor een goede beroepsuitoefening aanvaardbaar is en die in overeenstemming is met de wettelijke bepalingen en beroepsregels inzake bewaartermijnen. De dossiers zijn eigendom van Opdrachtnemer. Gaat u hier mee akkoord? Is het mogelijk om aan artikel 12.1 toe te voegen dat de opdrachtnemer bij voortijdige beëindiging van de overeenkomst betaling ontvangt van reeds verrichtte werkzaamheden en van werkzaamheden die in verband met de genoemde afronding nog dienen plaats te vinden? Gaat u er mee akkoord in Artikel 18 ARVODI de zinsnede ' 10% daarvan' te vervangen door ' van ? Gaat u akkoord met de volgende wijziging ten aanzien van artikel 19.3 ARVODI: Opdrachtnemer zal de werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van hem kan worden verwacht. Opdrachtnemer is slechts aansprakelijk indien Opdrachtgever aantoont dat Opdrachtgever schade heeft geleden door een wezenlijke fout van Opdrachtnemer. De aansprakelijkheid van Opdrachtnemer is beperkt tot een bedrag gelijk aan één (1) maal het aan Opdrachtnemer voor deze opdracht verschuldigde honorarium, behoudens opzet dan wel bewuste roekeloosheid aan de zijde van leidinggevend personeel van Opdrachtnemer. De aanbestedende dienst gaat akkoord met de gevraagde toevoeging op artikel 13, vierde lid van de ARVODI 2014, dat de Opdrachtnemer gerechtigd is de dossiers op een veilige wijze te bewaren voor een duur als voor een goede beroepsuitoefening aanvaardbaar is. Dit is reeds opgenomen in artikel 22.5 en 22.6 van de ARVODI In de ARVODI-2014 zijn de boetes verdwenen. De aanbestedende dienst is bereid de schade te beperken tot één miljoen euro per gebeurtenis met een cumulatief maximum van 2 miljoen euro

6 16. ARVODI, vrijwaring, artikel ARVODI, Aansprakelijkheid en vrijwaring zaakschade, ARTIKEL ARVODI, Beëindigingsbepali ng, artikel 21.5 Gaat u er mee akkoord dat Artikel 19 lid 4 ARVODI inzake vrijwaring voor aanspraken van derden komt te vervallen en wordt vervangen door de volgende bepaling: "Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer ter zake van alle aanspraken van derden die voortvloeien uit of verband houden met de ten behoeve van Opdrachtgever (nog te) verrichte(n) werkzaamheden, tenzij deze aanspraken het gevolg zijn van opzet dan wel bewuste roekeloosheid aan de zijde van het leidinggevende personeel van Opdrachtnemer. " Gaat u er mee akkoord Artikel 19.5 ARVODI buiten toepassing te verklaren? Indien dat niet het geval is, gaat u dan akkoord met het volgende tekstvoorstel: "De beperking die is aangebracht op de aansprakelijkheid op grond van artikel 19.3 geldt eveneens voor aansprakelijkheden op grond van artikel 19.5 van de ARVODI." Gaat u akkoord met de volgende aanvulling: "In aanvulling op artikel 21 lid 5 ARVODI kan opdrachtnemer de overeenkomst schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzeggingstermijn van dertig (30) dagen." Nee, de aanbestedende dienst houdt vast aan de tekst van artikel 21.4 van de ARVODI Niet akkoord met het buiten toepassing verklaren van het artikel. Wel akkoord met deze aanvulling op artikel 21.5 van de ARVODI Nee, de aanbestedende dienst houdt vast aan de tekst van artikel 22.5 ARVODI 2014, doch zal daarbij steeds de redelijkheid en billijkheid in acht nemen

7 19. ARVODI, beperken verspreidingskring, artikel 23 Gaat u akkoord met de volgende aanvulling op artikel 23 ARVODI? Opdrachtgever zal zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer aan derden geen mededelingen doen over de aanpak van Opdrachtnemer of over diens werkwijze en dergelijke, noch de offerte, rapportage, adviezen of andere schriftelijke uitingen van Opdrachtnemer aan derden ter beschikking stellen en/of openbaar maken. Opdrachtgever zal er tevens voor zorg dragen dat derden niet van de in de vorige zin bedoelde inhoud kennis kunnen nemen. Opdrachtgever is gerechtigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer de door Opdrachtnemer in het kader van deze opdracht vervaardigde eindrapportage openbaar te maken en/of aan derden te verstrekken indien enig wettelijk voorschrift, waaronder begrepen de Wet openbaarheid van bestuur, of een uitspraak van de rechter, Opdrachtgever hiertoe verplicht. Indien de eindrapportage door Opdrachtgever wordt verstrekt aan derden en/of openbaar gemaakt op basis van een wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak, zal Opdrachtgever Opdrachtnemer hierover voorafgaand aan de verstrekking en/of openbaarmaking tijdig schriftelijk informeren. Een dergelijke bepaling lijkt in strijd met het doel en strekking van de opdracht. Wel zal de aanbestedende dienst zich houden aan het bepaalde in artikel 13 van de ARVODI 2014 waar het informatie betreft waarvan hij vermoedt dat deze vertrouwelijk van aard is

8 20. ARVODI, artikel 25 Bent u bereid Artikel 25 lid 2 en 3 ARVODI te laten vervallen en te vervangen door (wat betreft de beroepsaansprakelijkheid): Artikel 26 van de ARVODI 2014 handelt over verzekering. De aanbestedende dienst ziet geen dwingende aanleiding de tekst van de leden 1 en 2 van dit artikel aan te passen. "Opdrachtnemer is adequaat verzekerd. De verzekering van de beroepsaansprakelijkheid geschiedt door een internationaal verzekeringsprogramma. De dekking voldoet aan de normen die in de bedrijfstak gebruikelijk zijn. Desgevraagd kan Opdrachtnemer een bewijs van verzekering overleggen. (Tekstsuggestie voor wat betreft de bedrijfsaansprakelijkheid): Opdrachtnemer is op adequate wijze verzekerd. Een kopie van het polisblad en van de polisvoorwaarden kan op verzoek worden verstrekt. De opdracht wordt door Opdrachtnemer uitgevoerd met inachtneming van de voor de uitvoerende personen geldende gedrags- en beroepsregels. Opdrachtnemer is nimmer gehouden tot enig handelen of nalaten dat met de hiervoor bedoelde regels strijdig of onverenigbaar is."