Nota van Inlichtingen (NvI) inzake Europese aanbesteding EA Onderhoud en Beheer voor de E&W Installaties voor de Rekencentra. definitief

Transcriptie

1 (NvI) inzake Europese aanbesteding EA Onderhoud en Beheer voor de E&W Installaties voor de Rekencentra definitief

2 EA Onderhoud + Beheer E&W Installaties Geachte heer / mevrouw, Overeenkomstig het gestelde in de Uitnodiging tot Inschrijving voor de Europese Aanbesteding Onderhoud en Beheer E+W installaties Rekencentra ten behoeve van de Politie bent u tot uiterlijk , uur in de gelegenheid gesteld om per vragen stellen. Vragen en antwoorden De vragen en antwoorden maken deel uit van de Europese Aanbesteding Onderhoud en Beheer E+W installaties Rekencentra. In dit document zijn de gestelde vragen beantwoord in de vorm van een Nota van Inlichtingen (NvI). Antwoorden uit de Nota van Inlichtingen (NvI) prevaleren boven de Uitnodiging tot Inschrijving of vullen deze aan. De meest recente NvI is leidend. De vragen zijn nagenoeg letterlijk uit de s overgenomen, geanonimiseerd en daar waar meerdere vragen in een cel zijn geplaatst, zijn deze genummerd (a,b,c.) om de antwoorden hierop te kunnen aansluiten. Begrippenlijst De begrippenlijst van de Uitnodiging tot Inschrijving is eveneens van toepassing op dit document. Met vriendelijke groet, Politie, Politiedienstencentrum Inkoopmanagement Edith Blom van der Vinne Senior Inkoper Templateversie 2.1 Pagina 2 van 8

3 Nota van Inlichtingen Nummer Nr Verwijzing Vraag Antwoord 1 2.3/4.2.1 Bij 2.3 (blz.15) staat, voor het serviceproces is een aantal uitgangspunten vastgesteld waaronder: De gegadigde dient een dekking te hebben voor alle genoemde locaties. Bij kerncompetenties staat: Gegadigde beschikt over een landelijk dekkende service-organisatie. Vraag: Is een dekking voor genoemde locaties voldoende? Bij 2.2 (blz. 13) staat: De omvang van de opdracht, startende het contract, betreft 15 rekencentra. Deze rekencentra zijn verdeeld over de volgende locaties: Driebergen, Odijk, Zwolle, Rotterdam, Amsterdam, Tilburg, Den Haag en Utrecht. De mogelijkheid bestaat dat tijdens het contract het aantal locaties zal toenemen of afnemen. Gedurende de looptijd van het contract kan het zijn dat er meer locaties bij komen die overal in het land gestationeerd kunnen zijn. Landelijke dekking is dus wel noodzakelijk (m.u.v. de Waddeneilanden). 2 Formulier I Onder welke tab voegt gegadigde formulier I toe? Formulier I kunt u toevoegen achter TAB Ontvangstbewijs Wat is het projectnummer dat op het ontvangstbewijs Er hoeft geen projectnummer ingevuld te worden. ingevuld dient te worden Kwaliteitszorg Onder welke tab dient het NEN 9001 certificaat of de beschrijving van het kwaliteitszorgsysteem toegevoegd te worden? Of dient deze overlegd te worden na het Voornemen tot selectie? Milieuzorg Onder welke tab dient het ISO14001 certificaat of de beschrijving van het Milieuzorg systeem toegevoegd te worden? Of dient deze overlegd te worden na het Voornemen tot selectie? Referentie U vraagt bij de referentie (blz. 27) geschiktheideis van werken voor Onderhoud W en E in rekencentrum niet ouder dan Kortom alleen werken van de laatste twee jaar. Volgens de Gids proportionaliteit wordt aanbevolen om van de wettelijke maximale termijn van 3 Bij (blz. 27), derde alinea staat: Gegadigde dient, conform hierna beschreven, na het Voornemen tot selectie een kopie van het certificaat danwel het gelijkwaardige bewijsstuk, aan te leveren waaruit blijkt dat de onderneming aan deze Geschiktheidseis voldoet. Dus dit certificaat/ bewijsstuk hoeft in deze fase niet toegevoegd te worden. Idem vraag 4. Nee, de termijn wordt niet aangepast. Het betrefteen aanbeveling in de Gids Proprtionaliteit. De termijn waar in de Selectieleidraad over gesproken wordt is 1 januari 2011 tot en met heden. Dit beslaat nagenoeg de aanbevolen driejaarstermijn. Templateversie 2.1 Pagina 3 van 8

4 7 6.4 Onderaannemin g Erkenning/certifi cering jaar ook geheel gebruik te maken. Wilt de termijn aanpassen? Blz. 41, Het is niet mogelijk om in de preselectie al een onderaanneming vast te leggen en te reserveren voor het werk als dit nog geen opdracht is. Ook bestaat de kans dat een onderaanneming in de tussentijd failliet gaat. Deze eis om verklaring in te vullen kan alleen gelden indien gebruik gemaakt wordt van referentie-projecten van in te zetten onderaannemers, maar dat in de gevallen dat niet aan de orde is, een dergelijke verklaring niet kan worden ingevuld. Wij vragen u formulier D aan te passen in de zin dat op moment van aanmelding nog geen voornemen is om onderaanneming in te zetten. Blz. 30 In de eigen verklaring moet we aangeven of we voldoen aan 4.2.4, bewijslast volgt later. Echter: De gevraagde erkenningen voor W hebben wij als gecombineerd SEI erkenning en niet als los REW-2002, gaat u hiermee akkoord? Het Stek certificaat bestaat niet meer en is vervangen door F-gassen echter het F-gassen certificaat is op bedrijfsniveau en het diploma F- gassen is op persoonsniveau. Als de bewijslast op persoonsniveau is dienen wij dit dan van alle in te zetten medewerkers te overleggen of gaat u akkoord met alleen de eigen verklaring en eventueel het aantal mensen die over een diploma beschikken? Terecht dat u dit aangeeft. Het opgeven van onderaanneming is in de fase niet aan de orde. U dient bij het invullen van de stukken hiermee rekening te houden. Dit houdt in dat in de fase formulier D en E niet ingevuld dienen te worden. Per abuis zijn de regelingen als genoemd opgenomen. Er zijn echter geen installatie onderdelen waarvoor deze erkenningen van toepassing zijn. De juiste tekst moet derhalve zijn: Erkenningsregelingen en certificering t.b.v. W-installaties Bedrijfscertificaat F-gassen regeling STEK-certificaat koelinstallaties (als aanvulling op de F-gassen regeling) F-gassen regeling/stek-certificering koelinstallaties Werkzaamheden aan koelinstallaties dienen door een geaccrediteerde instantie gecertificeerd bedrijf te worden uitgevoerd. Naast het voldoen aan de minimum eisen in de zin van de F-gassen regeling dient een STEKcertificaat te zijn verleend. (Het STEK-certificaat bestaat volgens STEK wel en geldt als aanvulling op de F-gassenregeling) 9 Selectieleidraad/ U vraagt hier om een certificaat Noodverlichtingsdeskundige (ISSO-OTIB). Dit zijn persoonsgebonden certificaten, wilt u er 1 ontvangen of Bedoeld is een bedrijfscertificaat F-gassen regeling. Wij willen een overzicht van de medewerkers die in het bezit zijn van dit certificaat. Templateversie 2.1 Pagina 4 van 8

5 10 Selectieleidraad/ Selectieleidraad/ Selectieleidraad/ Selectieleidraad/ 6.4 wilt u een overzicht van al onze medewerkers die dit certificaat bezitten? U vraagt hier om een certificaat onderhoud brandmeldinstallaties of erkenning Regeling BMI Conform onze erkenning BMI-2002 mogen wij brandmeldinstallaties ontwerpen (projecteren), installeren en onderhouden. Tevens hebben wij gediplomeerde projecteringsdeskundigen, installatiedeskundigen en onderhoudsdeskundigen in dienst. Deze mensen bezitten persoonsgebonden certificaten. Wilt u de bedrijfserkenning ontvangen of de persoonsgebonden certificaten? U vraagt om een Diploma F-gassen regeling. Wij bezitten het bedrijfscertificaat F-gassen en daarbij hebben wij gediplomeerde monteurs in dienst. Welk van de twee wenst u te ontvangen, het bedrijfscertificaat of de persoonsgebonden certificaten? Gegadigde wordt verzocht één referentie op te geven per onderstaande kerncompetentie Echter, bij paragraaf 5.1 wordt maar 1 kerncompetentie genoemd. Klopt het dat u hier maar 1 kerncompetentie vraagt of mist er nog 1? Wij weten nog niet welke onderaannemers wij gaan gebruiken, dit wordt pas later in het proces duidelijk. In principe voeren wij alle werkzaamheden zelf uit, alleen voor een aantal specialistische werkzaamheden schakelen wij onderaannemers is. Omdat de precieze scope nog niet duidelijk is in dit stadium, is het lastig in te schatten voor ons welke onderaannemers wij zullen gaan gebruiken. Uiteraard zal dit altijd in overleg gaan met de U dient als bedrijf aan te tonen aan deze eis te voldoen. De bedrijfserkenning volstaat dus. Bedoeld is een bedrijfscertificaat F-gassen regeling. Er is één kerncompetentie. Ja accoord. Zie verder antwoord op vraag 7. Templateversie 2.1 Pagina 5 van 8

6 14 Formulier D pagina 10/18 formulieren set EA Onderhoud + Beheer E&W installaties 15 Formulier E pagina 11/18 formulieren set EA Onderhoud + Beheer E&W installaties 16 Selectieleidraad pagina 6/18 17 Selectieleidraad pagina 6/18 18 Selectieleidraad Par Pag. 30 opdrachtgever. Is het akkoord om nu nog geen onderaannemers te noemen? Wij verzoeken u het invullen van dit formulier D voor de RFI niet verplicht te stellen. Daar wij de inhoud van de uitvraag (nog) niet kennen, kunnen wij nog niet beoordelen of wij gebruik wensen te maken van mogelijke partners. Wij verzoeken u het invullen van dit formulier E voor de RFI niet verplicht te stellen. Daar wij de inhoud van de uitvraag (nog) niet kennen, kunnen wij (nog) niet beoordelen of wij gebruik wensen te maken van mogelijke partners. Formulier K ontbreekt, dit zouden wij gaarne alsnog verstrekt zien. Wij missen hier de opmerking dat i.p.v. de holdingverklaring, een 403 verklaring ingediend mag worden Ten aanzien van enkele van de gevraagde erkenningen als selectiecriteria merken wij op dat die onjuist door de aanbesteder worden gebruikt, althans dat daar op oneigenlijke gronden een verdere uitsluiting van deelname aan de verdere aanbestedingsprocedure wordt verbonden. In onderdeel van de selectieleidraad ten aanzien van (alleen) de werktuigbouwkundige Zie antwoord op vraag 7. Zie antwoord op vraag 7. Er is hier abusievelijk een administratieve fout gemaakt. In Formulier B (waarin wordt verwezen naar Formulier K) wordt gevraagd of Gegadigde wel/ geen deel uit maakt van een groep. Het volstaat hier met het aangeven op Formulier B of een Holdingverklaring wel/ niet van toepassing is. Formulier K hoeft in deze fase niet ingevuld te worden. Het klopt dat deze opmerking niet is opgenomen en deze zal ook niet opgenomen worden. De Aanbestedende dienst kan niet op voorhand beoordelen of hetgeen is opgenomen in een door Gegadigde opgestelde 403-verklaring volledig overeenkomt met de inhoud van Formulier B. Zie het antwoord op vraag 8. Templateversie 2.1 Pagina 6 van 8

7 werkzaamheden eist de aanbesteder van de inschrijvers dat deze beschikken over een erkenning EVI-2004 van UNETO-VNI of REW 2002 van Sterkin. Alleen leden van deze organisaties kunnen de betreffende erkenning krijgen. Een dergelijk lidmaatschap zegt echter geheel niets over de technische bekwaamheid of het vakmanschap van een inschrijver. Het zou derhalve niet juist zijn om een inschrijver op deze gronden uit te sluiten. De beide regelingen worden wat betreft inhoudelijke criteria ruimschoots overtroffen door de voor de elektrotechnische werkzaamheden wel toegestane BRL 6000 en de voornoemde regelingen hebben dan ook geen enkel onderscheidend element, behalve dan dat zij gekoppeld zijn aan de lidmaatschap van de eerder genoemde organisaties. Indien de inschrijver enkel beschikt over de BRL 6000 dan voldoet hij daarmee ruimschoots aan alle kwaliteitseisen die de aanbesteder beoogt te stellen middels de andere regelingen en mag de inschrijver bij gebreke van die erkenningen niet worden uitgesloten: 1. Welk kwalitatief onderscheidend element kent de aanbesteder toe aan de lidmaatschap van de voornoemde organisaties in het kader van deze aanbesteding? 2. Waarom meent de aanbesteder dat een verplichte lidmaatschap van een organisatie niet discrimatoir is en niet in strijd is met het gelijkheidsbeginsel van de toepasselijke Europese aanbestedingsrichtlijn? 3. Welk kwalitatief onderscheidend element hebben de erkenningsregelingen EVI 2004 en REW 2002 boven de BRL 6000? 4. Waarom kan een inschrijver zijn technische bekwaamheid voor elektrotechnische werkzaamheden wel met een certificering volgens BRL 6000 aantonen en voor werktuigbouwkundige werkzaamheden niet? 5. Is de aanbesteder bereid om de Templateversie 2.1 Pagina 7 van 8

8 erkenningsregelingen EVI 2004 en REW 2002 verder buiten beschouwing te laten, dan wel om de inschrijvers de gelegenheid te geven om voor werktuigbouwkundige werkzaamheden hun conformiteit met de achterliggende criteria ook middels een certificering volgens BRL 6000 aan te tonen? 19 Par. 3.4 Pag. 20 U vermeldt dat het verzoek tot deelname per post of persoonlijk overhandigd dient te worden. Via tenderned wordt echter ook de mogelijkheid geboden om de stukken te uploaden. Graag uw bevestiging dat via tenderned geen gegevens/documenten aangeleverd hoeven te worden, enkel per post of persoonlijk op het door u aangegeven adres onder par De stukken voor deze Aanbesteding dienen per post aangeleverd of persoonlijk overhandigd te worden. De stukken dienen niet geupload te worden via Tenderned. Templateversie 2.1 Pagina 8 van 8