Niet-openbare procedure Nieuwbouw zwembad Zutphen

Transcriptie

1 NOTA VAN INLICHTINGEN Aanbestedingsnaam: Aanbesteder/Opdrachtgever: Contactpersoon: Internet: Niet-openbare procedure Nieuwbouw zwembad Zutphen Gemeente Zutphen De heer A. Timmerman Vraag 1 5/25 Paragraaf uit selectieleidraad: I.1 U stelt dat ook in de huidige vorm ruim voldoende mogelijkheden aanwezig zijn, ook het MKB, om bijvoorbeeld in combinatieverband of als onderaannemer, naar de opdracht mee te dingen. Door uw deadlines midden in de vakantiesluiting te laten vallen sluit u op voorhand al veel kandidaten uit. In het kader van uw eigen stelling verzoeken wij u met het vaststellen van deadlines rekening te houden met deze vakantieperiode. Vraag 2 7/25 II.3 U stelt dat bewijsstukken binnen een termijn van 7 dagen na een daartoe strekkend verzoek dienen te worden overlegd. Dit zal in de periode 25 t/m 31 juli a.s. zijn. Omdat dit midden in de periode van onze collectieve bedrijfssluiting valt, zal hier door ons geen respons op kunnen worden gegeven. Kunt u deze termijn na 12 augustus 2013 laten vallen? Vraag 3 8 II.4 Uw planning (Beantwoording van de NvI en indienen verzoeken tot deelneming) valt midden in de bouwvakantieperiode van regio zuid (12 juli t/m 2 augustus) en de daarmee algehele bedrijfssluiting van veel bedrijven. Wij willen u vragen om: 1.Onze vragen zo spoedig mogelijk te beantwoorden (indien mogelijk einde week 27) en 2. De datum van indiening uit te stellen tot eind augustus om ons in de gelegenheid te stellen deel te nemen aan deze selectie. Vraag II.4 - II.9 In de tabel in II.4 wordt als indiendatum 25 juli, uur gesteld en in II.9 staat dat het verzoek tot deelneming uiterlijk 23 juli, uur ingediend moet zijn. Moeten wij 23 of 25 juli aanhouden als uiterlijke indiendatum? Volgens de aangepaste planning wordt dit 15 augustus voor uur. Vraag 5 8 II.4 Volgens uw planning wordt de Nota van Inlichtingen op 12 juli 2013 verstrekt. Dit is onze eerste dag van de collectieve bedrijfssluiting. Wij zijn hierdoor niet in staat kennis te nemen van de Nota van Inlichtingen. Kunt u, of de datum vervroegen of na 12 augustus a.s. de Nota van Inlichtingen publiceren? Vraag 6 8 II.4 Bij punt II.4 is de datum voor het indienen van een verzoek tot deelneming gesteld op 25 juli Bij punt II.9 staat 23 juli ) Wat is de juiste indieningsdatum? 2) Deze datum valt midden in onze collectieve bedrijfssluiting. Kunt u deze datum uitstellen tot na 12 augustus 2013? Volgens de aangepaste planning wordt deze datum verplaatst naar 15 augustus 2013 vóór uur. Vraag 7 9 Paragraaf uit selectieleidraad: II.8 Kunnen er naar aanleiding van de eerste Nota van Inlichtingen nog vragen worden gesteld? Ja, dat is mogelijk. Het kan overigens wel zo zijn dat de vraag niet tijdig wordt beantwoord voor indiening verzoek tot deelneming. Vraag 8 15 III.3.1 U geeft aan dat de gemiddelde solvabiliteit over de laatste twee boekjaren van de Gegadigde of in geval van combinatie, van alle afzonderlijke combinanten, ten minste 0,27 dient te zijn. De door u gestelde eis aan

2 solvabiliteit kunnen wij niet plaatsen als een noodzakelijk vereiste om te waarborgen dat een ondernemer voldoende draagkracht heeft voor de uitvoering van deze specifieke opdracht. Naast dat de ratio s van twee en drie jaar geleden helemaal niets zeggen over de financiële draagkracht op dit moment en de hoogte van de solvabiliteit sterk afhankelijk is van de wijze van financiële administratie en strategische keuzes (beursgenoteerd of niet) van een bedrijf, vraagt u een waarde die ver af staat van de gemiddelde prestaties in de bedrijfstak (22,5%, bron CBS). Conform de geldende aanbestedingsregels (de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit) dient als uitgangspunt te gelden dat ieder bedrijf, dat redelijkerwijs in staat moet worden geacht het werk uit te voeren, in de gelegenheid moet worden gesteld mee te dingen naar de opdracht. Dit is nu niet het geval. Graag zien wij deze minimumeis dan ook vervallen of ten minste aangepast naar een meer reële waarde van 20% of lager. Het is van belang dat de inschrijver niet alleen nu maar ook op de langere termijn financieel solide is, omdat een verplichting wordt aangegaan voor ten minste 15 jaar. De keuze voor de hoogte van de solvabiliteit is gebaseerd op de cijfers van het CBS over 2011 en de cijfers van KPMG over 2012 (kengetallen in de bouw). Het CBS heeft over 2012 nog geen (solvabiliteits)cijfers gepubliceerd. De cijfers van het CBS geven aan dat in % van de bedrijven in de algemene bouwnijverheid en projectontwikkeling een solvabiliteit van boven de 35 laten zien. De cijfers van KPMG over 2012 lieten zien dat in 2012 de gemiddelde solvabiliteit in de bouwbranche 31 bedraagt. Met het oog op de langdurende verplichtingen is de gestelde solvabiliteitseis van 0,27 dan ook beslist niet disproportioneel te noemen. Vraag 9 15 III.3.1 Financiële en economische draagkracht moet aangetoond worden door middel van het verstrekken van jaarverslagen over de jaren 2011 en Als onderdeel van een concern hebben wij geen eigen jaarverslagen. Kunt u aangeven of de financiële en economische draagkracht aangetoond mag worden door middel van accountantsverklaringen over deze jaren? Ja, dat is akkoord. Vraag III.4.1 U stelt als minimumeis dat de referentie niet ouder mag zijn dan vijf jaren gerekend vanaf de sluitingstermijn van het indienen van de verzoeken tot deelneming. Is het voor u mogelijk om deze opleverperiode op te rekken naar 7 jaar? Nee, dat is niet mogelijk Vraag III.4.1 Mogen nog in aanbouw zijnde projecten als referentie worden opgevoerd? Ja, dat is mogelijk Vraag III.4.1 Mogen wij ook referentieprojecten opvoeren welke momenteel in uitvoering zijn? Een van deze in uitvoering zijnde referentieprojecten hebben wij verworven middels een referentieproject wat is opgeleverd in Ja, mits met de bouwwerkzaamheden van het referentieproject is gestart. Vraag III.4.1 Per kerncompetentie moet minimaal één referentie worden opgegeven om aan te tonen dat wij voldoen aan de minimumeisen. Wij beschikken over zeer geschikte referenties van vergelijkbare projecten die voor meerdere kerncompetenties bruikbaar zijn. Mogen wij er vanuit gaan dat wij een referentieproject voor meerdere kerncompetenties mogen inzetten? Hierbij gaan we er vanuit dat we op het betreffende referentieblad dan meerdere kerncompetenties mogen aangeven dan 1 en dus niet telkenmale dezelfde referentie hoeven aan te leveren. Ja, akkoord. Vraag III 4.1 De referentie mag niet ouder zijn dan vijf jaren gerekend vanaf de sluitingstermijn van het indienen van de Verzoeken tot deelneming. Betekent dit dat de referentie de afgelopen vijf jaren moet zijn gestart of dat referenties ook daadwerkelijk opgeleverd moeten zijn in de laatste 5 jaar? Bouwwerkzaamheden gestart dan wel opgeleverd in de laatste 5 jaar.

3 15- Vraag 15 III 4.1 Wordt er van de referentieprojecten naast een ingevulde Bijlage D ook beeldmateriaal verlangd? En zo ja, mag dit aanvullend op de max. 2 pagina's A4 per referentie? Beeldmateriaal wordt niet vereist alhoewel het in bepaalde gevallen aanvullende informatie kan verschaffen over het gerealiseerde project. De Gegadigde mag dan ook zelf bepalen of hij beeldmateriaal aanlevert. Dit mag aanvullend op de max. 2 pagina s A4 per referentie. III.4.1 Vraag Referenties Mogen wij als een referentie Design een project indienen dat nu in uitvoering is en waarvan het definitief ontwerp en de uitvoeringstekeningen gereed zijn? De design werkzaamheden zijn dus afgerond alleen de build nog niet. Uitvoering is gestart in augustus Ja, dat is akkoord. Vraag Paragraaf uit selectieleidraad: III.4.1 Kan een referentie voor meerdere competenties worden gebruikt? Vraag 15 Paragraaf uit selectieleidraad: III.4.1 Gegadigde heeft ruime ervaring in de uitvoering en coördinatie van Design, Build & Maintain, echter komt deze ervaring niet voor binnen hetzelfde project (van de gevraagde omvang). Kan deze eis gesplitst worden, zodat wij met bijvoorbeeld 1 project voor de Design & Build en 1 project voor de Maintain onze ervaring aantonen met coördinatie? 15 III.4.1 Vraag 19 en 17 en IV.2 t/m 7 Op pag. 15/III.4.1 geeft u aan dat 1 referentie per Kerncompetentie moet worden ingediend om aan de min. eis te voldoen. Op pag. 17/IV.2 t/m 7 geeft u echter de mogelijkheid om meerdere referenties op te voeren, waarmee ook meer punten te scoren zijn. Dit is naar onze mening in strijd met het gestelde in de Gids Proportionaliteit (pag. 40, Voorschrift 3.5G) dat aangeeft dat de aanbestededende dienst slechts 1 referentie per benoemde Kerncompetentie mag vragen. Wij verzoeken u het aantal referenties aan te passen naar 1 (zoals al door u genoemd op pag. 15). Er wordt ook maar één referentie vereist om aan de minimumeisen te voldoen. In het kader van de selectie kan de gegadigde meer referenties overleggen om een hogere score te behalen. De huidige selectieopzet blijft gehandhaafd. Vraag III.4.1 De voor de minimumeisen op te geven referenties mogen niet ouder zijn dan vijf jaar gerekend vanaf de sluitingstermijn van het indienen van de verzoeken tot deelneming. Bedoelt u daarmee dat de opleverdatum van de in te dienen projecten na 25 juli 2008 moet liggen? Nee, het project hoeft niet te zijn opgeleverd, ook projecten in uitvoering mogen als referentieproject worden ingediend. Wel dient met de bouwwerkzaamheden te zijn gestart. Vraag III.4.1 Kerncompetentie 5 (Maintain) refereert aan de specifieke bouwfysische belasting die bij de bouw van zwembaden voorkomt. Kunt u aangeven of een project waarbij de bouwfysische belasting vergelijkbaar is met die van een zwembad (bijvoorbeeld hoge temperaturen, belasting met chemicaliën etc) voor deze minimumeis voldoet? Dit ook omdat de minimumeis anders in tegenspraak is met het beoordelingscriterium (S4) waarbij ook punten gescoord worden voor een sociaal-maatschappelijke voorziening met een oppervlak van m2 bvo. Van de Gegadigde mag worden verwacht dat deze op de hoogte is van de bouwfysische situatie die bij de bouw van zwembaden voorkomt. Wij mogen van deze Gegadigde dan ook verwachten dat hij kan bepalen in hoeverre een project anders dan een zwembad vergelijkbaar is. Voor de ervaring met de bouw van een sociaal maatschappelijke voorziening (S4) zal de bouwfysische situatie inderdaad niet gelijk zijn aan die van een

4 zwembad: het te behalen puntenaantal is hiermee in overeenstemming. Vraag IV.1 De voor de minimumeisen op te geven referenties mogen niet ouder zijn dan vijf jaar gerekend vanaf de sluitingstermijn van het indienen van de verzoeken tot deelneming. Het is ons niet duidelijk of dit ook geldt voor de 6 overige te beoordelen referenties. Kunt u hier uitsluitsel over geven? Deze termijn geldt voor alle referenties. Vraag IV.2 In de selectieleidraad wordt omschreven dat de gemeente Zutphen een duurzaam, innovatief en compact zwembad wil realiseren. De referenties worden beoordeeld op zowel wateroppervlakte als brutovloeroppervlak. Dit leidt er toe dat zwembaden met een groot wateroppervlakte (>635 m2) welke compact zijn gebouwd (< 2800 m2 bvo) in categorie B vallen en niet de maximale score behalen juist omdat ze efficiënt en compact zijn ontworpen. Kunt u om deze tegenstrijdigheid te ondervangen de minimale projectomvang qua brutovloeroppervlak in alle categorieën op 1680 m2 bvo stellen? Nee, in het geval dat bovenstaande van toepassing is, is de m2 wateroppervlakte bepalend voor de maximale score. Vraag IV.2 U geeft een voorbeeld van het aantal te scoren punten per referentie. Stel nu dat een aanbieder 1 referentie overlegt met het maximale aantal punten, 1 referentie die voldoet aan het gestelde onder b en 1 referentie die voldoet aan het gestelde onder a. Klopt het dan dat deze aanbieder in totaal 26 punten van de 30 punten behaalt? Ja, dat klopt indien uw eerste referentie valt onder c. U krijgt dan 20 punten voor deze eerste referentie, vervolgens krijgt u 5 punten voor de tweede referentie (b) en 1 punt voor de derde referentie (a). Is in totaal 26 punten. Vraag IV. 2 t/m IV.4 Volgens de nieuwe aanbestedingsregels is het bij dusdanige specifieke referentie eisen enkel toegestaan om één referentie te vragen. Wij verzoeken u uw eis m.b.t. tot maximaal 3 referenties aan te passen naar 1 referentie. Er wordt ook maar één referentie vereist om aan de minimumeisen te voldoen. In het kader van de selectie kan de gegadigde meer referenties overleggen om een hogere score te behalen. De huidige selectieopzet blijft gehandhaafd. Vraag IV.2 + IV.4 Wij zijn actief als D&B-aannemer / Total contractor (UAV-gc) voor ondermeer de realisatie van (overdekte) zwemaccommodaties. Ontwerp, advies, bouwkundige en installatiewerkzaamheden worden door ons meermalen integraal uitgewerkt en gerealiseerd. Is het toegestaan dat we voor de criteria S1 Referenties design en S3 Referenties build - installaties één partij in de functie van Total contractor zich aandient. Voldoet deze referentie dan? Vraag IV.2 t/m IV.7 Omdat de referentie eisen dusdanig specifiek zijn zouden wij u willen vragen of u bereid bent de standaarduitvoeringstermijn (projecten gerealiseerd in de afgelopen 5 jaar) te verruimen naar bijv. 7 of 10 jaar. Nee. Vraag 28 Paragraaf uit selectieleidraad: IV.5 Kan dit ook per discipline worden aangetoond? Dus bouwkundige aannemer in combinatie met een installateur? Vraag 29 IV.6 & IV.7 Het is ons niet duidelijk welke partij de referenties in moet dienen voor IV.6 & IV.7. Geldt dit alleen voor de architect of dienen alle partijen een referentieproject voor IV.6 & IV.7 in te dienen?

5 Het gaat er hierbij om dat genoemde referenties kunnen worden getoond. De Gegadigde dient hier dus een referentie te kunnen overleggen waarbij aan gestelde criteria is voldaan. Dit kunnen referenties betreffen van de Gegadigde zelf of van een combinant. Zoals gesteld onder II. dient hij deze combinant dan bij eventuele uitvoering van de opdracht ook daadwerkelijk voor de betreffende werkzaamheden in te zetten. Vraag 30 IV.7 Bij S6 wordt gevraagd een referentie aan te tonen middels een GPR score. Wij vragen deze referentie eis anders te formuleren aangezien er slechts weinig zwembaden met GPR zijn gerealiseerd en het een specifieke Nederlandse methodiek is. Dit past niet bij een Europese selectie. Zie pagina 16 van de selectieleidraad, hierin wordt bij de 2 e alinea aangegeven dat een niet Nederlands bedrijf de mogelijkheid heeft een met de GPR vergelijkbare methodiek in te dienen. Vraag 31 IV.5, IV.6 & IV.7 Mogen de referentieprojecten ingediend bij IV.2 t/m IV.4 ook gebruikt worden voor IV.5 t/m IV.7? Ofwel, mag een referentieproject worden ingediend voor meerdere onderdelen? Ja, dat is correct. Vraag 32 IV.5 S4 ref. maintain. U vraagt hier een ref. voor zowel bouwkundig- als installatietechnisch onderhoud. Is het mogelijk één ref. voor bouwkundig (door bouwk. aannemer) en één ref. voor installatietechnisch onderhoud (door installateur) in te dienen. Ja, dit is mogelijk. Vraag 33 IV.5 Bent u bereid om de eis m.b.t. tot 15 jarig onderhoudscontract te versoepelen naar bijv. 10 jarig? Nee. Vraag 34 Pagina IV 6 S5 referentie energie beheer Het energiebeheer betreft een onderdeel wat al in de voorfase van een project afgerond is, mag dit dan ook een in uitvoering zijnde werk betreffen? Nee. Vraag 35 Pagina IV 6 S6duurzaamheid GPR score is al bepaald in de voorfase van een project, mag dit dan ook een in uitvoering/in voorbereiding zijnde werk betreffen? Vraag 36 Paragraaf uit selectieleidraad: Bijlage 22/25 C2 In welke gevallen dient deze verklaring te worden ingevuld? De gegadigde dient verklaring C2 te overleggen binnen 7 dagen na een daartoe strekkend verzoek van de Aanbesteder indien de gegadigde een beroep doet op de financiële draagkracht van het concern/holding om aan de minimumeisen te voldoen. Bijlage Vraag D In het standaardformat referenties wordt gevraagd om een contactpersoon en telefoonnummer contactpersoon. Wordt hiermee een contactpersoon van de opdrachtgever van de desbetreffende referentie bedoeld of de contactpersoon voor de referentie vanuit onze eigen organisatie? Hiermee wordt bedoeld een contactpersoon van de opdrachtgever van de desbetreffende referentie.

6 Bijlage Vraag D In het standaardformat referenties geeft u aan dat indien de uitvoering van de opdracht langer dan 5 jaar geleden is aangevangen bij de opdrachtwaarde de totale waarde van de opdracht gerekend vanaf 5 jaar voorafgaand aan de sluitingsdatum van de aanbesteding dient te worden vermeld. Bij opdrachten in uitvoering dient de waarde van de opdracht tot het moment van het Verzoek tot deelneming ingevuld te worden. Kunt u aangeven waarom niet volstaan kan worden met de totale aanneemsom? De opdrachtwaarde is immers geen selectiecriterium. Dat is correct. De totale aanneemsom volstaat. Vraag 39 Bijlage 2c Bijlage 2c concernverklaring Kan de concernverklaring achterwege blijven indien de inschrijver (dochteronderneming) zelf aan alle (financiële) geschiktheidseisen uit de selectieleidraad voldoet? Een andere oplossing is om het bedrag van de concerngarantie te limiteren tot bijvoorbeeld een bedrag van ,--, wat bij dit soort prijsvragen regelmatig voorkomt zoals bij het werk in Zierikzee, waarmee de aanneemsom maximaal 12.5 mln bedroeg en het concern garantiebedrag gelimiteerd is tot een bedrag ,--. Verklaring C2 dient uitsluitend te worden overlegd indien de gegadigde een beroep doet op de financiële draagkracht van het concern/holding om aan de minimumeisen te voldoen. Vraag 40 Algemeen Algemeen Mogen de stukken door een bevoegd bestuurder gevolmachtigde worden getekend? Ja Indien de tekeningbevoegdheid niet is op te maken uit de inschrijving in het beroeps- of handelsregister, dient een machtiging te worden overlegd waaruit de tekeningbevoegdheid van de ondertekenaar blijkt. Zie paragraaf III 2.1.