Preferred suppliers - Elektrische installaties Aanbestedende Dienst: Vrije Universiteit Amsterdam Referentie: 6600/2015/200

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Preferred suppliers - Elektrische installaties Aanbesteding Preferred suppliers - Elektrische installaties Aanbestedende Dienst: Vrije Universiteit Amsterdam Referentie: 6600/2015/200 Omschrijving: De opdracht betreft het selecteren van preferred suppliers elektrische installaties Hieronder worden werkzaamheden verstaan aan alle elektrische installaties die niet onder een reeds bestaand MJOP contract vallen. Bijvoorbeeld het vervangen van verlichting, uitbreiden brandmeld- en ontruimingsinstallatie, aanpassingen aan de Gebouw Beheer Installatie, beveiligingsinstallatie en data installatie. De historische waarde van dit perceel over de afgelopen jaren is ca ,- per jaar. Er wordt met maximaal vijf (5) partijen een raamovereenkomst gesloten. Toelichting: Betreft In te dienen documenten 1 Vraag Kunt u aangeven welke documenten ingediend moeten worden bij de aanmelding? Zijn dit alleen de Eigen Verklaring en Bijlage 4 Format referentieopdrachten? Dient ook een tevredenheidsverklaring van het betreffende referentieproject toegevoegd te worden? Antwoord Vrijgegeven: U aanmelding bestaat uit de Eigen Verklaring en maximaal 4 referenties voor de kerncompetenties. U hoeft géén tevredenheidsverklaring te overleggen. Betreft Gunningscriterium EMVI 2 Vraag Het gunningscriterium is EMVI. De wegingsfactoren zijn: kwalitatieve criteria 100%. Hoe is dit opgebouwd? Hoe zwaar weegt de prijs bij de gunning? Antwoord Vrijgegeven: De gunningscriteria worden nog definitief vastgesteld, nu is het 70% kwaliteit en 30% de prijs op basis van een case. Betreft Hoofdstuk 1.7 Planning 3 Vraag De uiterlijke datum voor het indienen van het verzoek tot deelneming voor het perceel elektrische installaties is 31 juli 2015 terwijl de uiterlijke datum voor het perceel werktuigbouwkundige installaties 7 augustus 2015 is. Is het mogelijk de datum voor het indienen van het verzoek tot deelneming voor het perceel elektrische installaties te verzetten naar 7 augustus 2015? Antwoord Vrijgegeven: Nee, dit is niet mogelijk. De fasering in tijd heeft tot doel om de aanbestedende dienst alsmede de markt niet op te zadelen met een enorme workload. Er zit namelijk overlap in de diverse aanbestedingen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 7

2 Betreft Selectieleidraad 4 Vraag Klopt het dat volgens de selectie leidraad wij slechts de volgende 2 documenten indienen: - document 1: de ondertekende en ingevulde eigen verklaring - document 2: beschrijving van 4 referentieprojecten Dit is correct, waarbij de mogelijkheid bestaat dat u een referentie voor meerdere kerncompetenties mag indienen. Daarbij moet wel duidelijk zijn aangeven voor welke competentie de referentie van toepassing is. Betreft Selectieleidraad, blz 16, paragraaf inzake Continuiteit, Gids Proportionaliteit 5 Vraag U verzoekt om een tabel in te vullen waarmede wij onze bereidheid aangeven een deel van onze omzet via onderaannemers te laten verlopen. U heeft geen bijlage verstrekt met deze tabel als format. Verstrekt u alsnog deze tabel of dienen wij deze als 3e document in (naast document 1 (Eigen Verklaring) en document 2 (4 referentieprojecten)? U kunt deze als apart document op Tenderned uploaden. Betreft Vraag Bij zowel 3.5 evenals wordt bijlage 1 Eigen Verklaring aangeduid, dient dit niet bijlage 4 Format referentieopdrachten te zijn? De referte is naar Bijlage 1 van de Eigen Verklaring. Hierin staan de 4 referenties genoemd. Het format wat gebruikt dient te worden is bijlage 4 Categorie Bewijslast Betreft Indienen bewijsstukken 7 Vraag Pagina 13 van de selectieleidraad en 3.6 pagina's 17/18 van de selectieleidraad; het is ons niet geheel duidelijk welk termijn VU hanteert ten aanzien van het aanleveren van bewijsstukken. De ene keer wordt er een termijn van 20 kalenderdagen genoemd en de andere keer een termijn van 5 kalenderdagen. Kunt u hier verduidelijking aan geven? U kunt de termijn van 5 dagen negeren. Betreft Beoordelingscommissie 8 Vraag VU heeft het over een beoordelingscommissie, wie zijn deze beoordelaars? Wat is hun relatie tot de VU/wat is hun functie? De beoordelingscommissie bestaat uit inhoudelijk deskundigen, management en inkoop. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 7

3 Categorie Eisen en criteria Betreft Kerncompetentie 1 9 Vraag Dient de referentieopdracht alle, in Kerncompetentie 1 genoemde, functies te bevatten? Het is aan u om de referentie in te dienen die volgens u het best past bij de kerncompetentie.de referentie zal beoordeeld worden in hoeverre deze aansluit bij de kerncompetentie. Betreft Selectieleidraad artikel Vraag In dit artikel wordt verwezen naar hoofdstuk 1.4. Wij nemen aan dat u artikel 1.3 bedoeld. Dit staat in de inhoudsopgave helaas ook foutief beschreven. Antwoord Vrijgegeven: Dit is correct Betreft Selectieleidraad artikel Vraag Hier worden selectie-eisen opgesomd waarvan bij eventuele voorlopige selectie volgens artikel 3.6 bewijsstukken aangeleverd moeten worden. Aan welke eisen dit bewijs moet voldoen is niet beschreven. Voor selectie-eis 5.1 en 5.2 kan gegadigde een bewijs van verzekering van de assuradeur en een uittreksel uit het handelsregister van maximaal 6 maanden oud aanleveren. Wij gaan er vanuit dat dat voldoende is. Wat wenst de VU te zien aangaande selectie-eis 5.3? Wij merken voorts op dat laatstgenoemde eis in de selectieleidraad handelt over duurzaamheid, maar dat dit in de eigen verklaring handelt over beroepsbevoegdheid. In de aankondiging van opdracht staat echter beschreven dat er een kwaliteitssyteemcertificaat aangeleverd zou moeten. Kortom kunt u hier helderheid over verschaffen. Antwoord Vrijgegeven: Door het ondertekenen van de Eigen Verklaring verklaart u dat u op een duurzame manier te werk gaat. Dit hoeft niet onderbouwd te worden met een kwaliteitscertificaat. Betreft Eigen verklaring en percentage onderaanneming 12 Vraag Het is niet duidelijk waar de Eigen Verklaring en de opgave percentage onderaanneming geplaatst moeten worden. Kunnen deze onder de tab overige documenten" worden geplaatst? Antwoord Vrijgegeven: Ja, dat kan als apart document worden opgeladen. Categorie Eisen en criteria Betreft Onderaannemers, pag Vraag Naast het indienen van 4 referenties wordt gevraagd onder het kopje "continuïteit" of wij bereid zijn om een deel van de omzet via onderaannemers te laten verlopen. Op welk formulier/format dient dit ingevuld te worden? Of kunnen wij dit naar eigen wens invullen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 7

4 Antwoord Vrijgegeven: U kunt dit als apart document op Tenderned laden. Het format is vrij. Categorie Eisen en criteria Betreft 3.5 selectiecriteria 14 Vraag Het is ons niet duidelijk met welke soorten referenties wij onze competenties kunnen aantonen. Uit de inleiding in hoofdstuk 1.1 menen wij te mogen afleiden dat u om projecten in de categorie werken vraagt, dat wordt bevestigd in het invulformulier(bijlage 4) voor de referenties waarin staat vermeld dat het project moet zijn opgeleverd. In ditzelfde formulier geeft u echter de mogelijkheid om te kiezen tussen werken, diensten en leveringen, waardoor het lijkt dat de categorie diensten (onderhoud) tevens een optie kan zijn. Tevens suggereert de uitvraag met een termijn van de referenties van drie jaar dat u enkel om diensten (onderhoud) vraagt. Kunt u hierover duidelijkheid verschaffen? Antwoord Vrijgegeven: De procedure valt onder diensten aangezien de opdracht: verbouwing en renovatie, deels gericht op instandhouding onder diensten valt. Echter, het gaat ons niet om een project binnen "werken" of een (onderhoud)opdracht binnen diensten. Het gaat erom dat de referentie overeenkomt met het gevraagde in de kerncompetenties. Het is aan u om aan te geven waarom dit zo is. In de opdracht omschrijving is een niet-limitatieve opsomming gegeven van de werkzaamheden zoals die uitgevoerd gaan worden. Categorie Bewijslast Betreft TenderNed - Eigen Verklaring 15 Vraag Bij het indienen op TenderNed wordt niet gevraagd naar de Eigen Verklaring. Waar wilt u dat deze wordt ge-upload? U kunt ofwel in de overige documenten of de selectiedocumenten uploaden. Betreft Algemene inkoopvoorwaarden - 3.1i 16 Vraag Kan Opdrachtgever aan deze bepaling toevoegen dat de verantwoordelijkheid van juistheid van alle aangeleverde tekeningen, berekeningen en verdere documentatie bij de Opdrachtgever ligt? De opdrachtnemer is voor de juistheid daarvan nimmer aansprakelijk. Betreft Algemene inkoopvoorwaarden Vraag Zonder nadere ingebrekestelling is onredelijk en kan gegadigde niet mee akkoord gaan. Gegadigde verzoekt Opdrachtgever de tekst aan te passen conform wetgeving. Dit kan in het uiteindelijke contract worden herzien. Betreft Algemene inkoopvoorwaarden Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 7

5 18 Vraag Gegadigde verzoekt de laatste zin te schrappen van deze bepaling, aangezien het gestelde onredelijk is. Kan Opdrachtgever hiermee akkoord gaan? Zo nee, waarom niet? Wat stelt de Opdrachtgever voor? Betreft Algemene inkoopvoorwaarden Vraag Gegadigde verzoekt dit artikel te schrappen, aangezien het gestelde onredelijk is. Betreft Selectieleidraad - par Vraag Er wordt gesteld dat (voorlopig) geselecteerde Gegadigden na schriftelijk verzoek, binnen 20 dagen de bewijsstukken genoemd in de Eigen Verklaring dienen te overleggen. Tevens wordt ook een termijn van 5 werkdagen genoemd. Dit spreekt elkaar tegen. Welk termijn dient aangehouden te worden? Hier kan een termijn van 20 dagen gehanteerd worden. Betreft Algemene inkoopvoorwaarden Vraag Is opdrachtgever bereid de bepaling aan te passen zodat aansprakelijkheid afgestemd wordt op proportionaliteit, beheersbaarheid en risico's? Gegadigde stelt met betrekking tot aansprakelijkheid voor de volgende tekst van toepassing te verklaren: Indien Opdrachtnemer in de nakoming van haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst met Opdrachtgever toerekenbaar tekort schiet, is Opdrachtnemer aansprakelijk voor de schade die Opdrachtgever daardoor lijdt. Voor gevolgschade is Opdrachtnemer uitsluitend aansprakelijk, indien en voor zover de tekortkoming is te wijten aan opzet of bewuste roekloosheid van Opdrachtnemer. Onder het begrip gevolgschade wordt onder meer maar niet uitsluitend verstaan, schade door bedrijfsstagnatie en gederfde winst. Ongeacht de grondslag van de vordering bedraagt de schadevergoeding die Opdrachtnemer voldoet maximaal de schade die door verzekering is gedekt met een maximum van de aannemingssom, waarboven Opdrachtgever Opdrachtnemer vrijwaart. Graag vernemen wij of u zich met de inhoud van dit artikel kunt verenigen en van toepassing verklaard op het contract. Betreft Algemene inkoopvoorwaarden Vraag Bepaling is voor gegadigde onacceptabel en de aanpassing vanuit gegadigde zulks verwoord m.b.t. art. 14 dekt de lading voldoende. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 7

6 Betreft Algemene inkoopvoorwaarden Vraag zonder enige ingebrekestelling is onredelijk en daarom onacceptabel. Gegadigde verzoekt een zinsnede op te nemen waarin opgenomen is dat de Opdrachtnemer een redelijke termijn gesteld wordt om een tekortkoming te herstellen. Tevens is het opschorten van de betalingsverplichting onacceptabel en verzoekt gegadigde om dit slechts betrekking te laten hebben op de eventuele tekortkoming, welke wordt voldaan, na het herstellen ervan door de Opdrachtnemer. Kan Opdrachtgever hiermee akkoord gaan? De "ingebrekestelling" kan in het contract herzien worden. Voor het overige blijven de algemene voorwaarden van kracht. Betreft Algemene inkoopvoowaarden Vraag Garantieperiode voor gegadigde is op maximaal 12 maanden gesteld. Kan Opdrachtgever hiermee instemmen? De garantieperiode wordt in de overeenkomst opgenomen. Betreft Algemene inkoopvoorwaarden Vraag verdere schadevergoeding is uitgesloten, verzoekt gegadigde te schrappen, aangezien het gestelde onredelijk is. Betreft Algemene inkoopvoorwaarden Vraag.., zo nodig op kosten van de opdrachtnemer,.. verzoekt gegadigde te verwijderen gezien het gestelde onredelijk is. Kan Opdrachtgever hiermee akkoord gaan? Betreft Algemene voorwaarden 27 Vraag Is de aanname correct dat bij deze aanbesteding wordt uitgegaan van het proportionaliteit beginsel en ook de contractuele beginsels van redelijkheid en billijkheid? Antwoord Vrijgegeven: Dit is correct, in de gunningsfase zal een concept overeenkomst gevoegd worden welke als basis dient voor contractering. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 7

7 Betreft Selectieleidraad 1.1 en Vraag m.b.t. het aantal te selecteren partijen in relatie tot de vervolgfase: Bij 1.1 (pagina 4) van de selectieleidraad geeft u aan dat u voor dit perceel met maximaal vijf partijen een raamovereenkomst zult sluiten. Bij (pagina 14) van de selectieleidraad geeft u aan dat het totaal aantal geschikt gebleken gegadigden dat tot inschrijving in de tweede fase zal worden uitgenodigd beperkt wordt tot minimaal 3 en maximaal 6. Kunt u toelichten hoe de inschrijvingsfase ingericht zal worden? Het aantal te selecteren partijen komen nagenoeg overeen met het aantal partijen waarmee u een raamovereenkomst zult sluiten. Antwoord Vrijgegeven: Dit is een omissie. Er worden 6 partijen geselecteerd waaruit maximaal drie raamovereenkomsten worden gesloten. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 7