Aanbestedende Dienst: Gemeente Utrecht Referentie:

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Vormgeving Aanbesteding Vormgeving Aanbestedende Dienst: Gemeente Utrecht Referentie: Omschrijving: Onder deze aanbesteding valt de centrale inkoop van grafische vormgeving van communicatiemiddelen van de gemeente (digitaal en drukwerk) en het ontwikkelen en uitvoeren van strategische communicatiecampagnes. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten: de aanbestedingswet die voorschrijft dat het een Europese aanbesteding betreft; de wens van de gemeente Utrecht op gebied van kwaliteit in de vormgeving; zo laag mogelijke kosten; de politieke wens om kleinschalig en/of regionaal ondernemerschap te stimuleren. De gemeente heeft tot 1 januari 2017 contracten met in totaal zeven bureaus. Hierbij is uitgegaan van het werken in twee percelen: uitvoering van vormgeving (perceel 1) en communicatieadvies bij campagnes en grote projecten (perceel 2). Bij deze aanbesteding laten we de indeling in percelen los: al het vormgeefwerk van de gemeente valt onder deze aanbesteding. Vanuit de markt (marktconsultatie april 2016, met TenderNed kenmerk nummer 94057) is aangegeven dat het werken in percelen in deze branche achterhaald en niet meer wenselijk is. Ook nieuw in deze aanbesteding is dat de gemeente de verplichting meegeeft om met kleine ondernemingen te werken door middel van onderaanneming. Dit noemt de gemeente: het inzetten van het netwerk. De markt geeft aan dat dit haalbaar en ook wenselijk is om daar mee de marktwerking, de creativiteit en de samenwerking te bevorderen. Werken voor de gemeente betekent (samen)werken met veel gemeentelijke opdrachtgevers. De opdrachten zijn verschillend van aard en omvang en variëren van eenvoudig opmaakwerk tot strategische advisering bij grote projecten. Dit is ook een van de beweegredenen om met meerdere bureaus te willen werken. Definitie Vormgeving Onder Vormgeving verstaat de gemeente alles wat te maken heeft met grafisch ontwerp, opmaak en dtp op papier enerzijds, en alle werkzaamheden voor digitale middelen, waaronder de website, sociale media en dergelijke, anderzijds. Samenwerken met netwerk De gemeente eist dat de bureaus die op deze aanbesteding inschrijven, samenwerken met hun netwerk van kleine ondernemers. Dit netwerk kan bestaan uit tekstschrijvers, fotografen, filmproducenten en illustratoren, maar ook uit zelfstandige vormgevers (zzp ers en mkb-bedrijven). De gemeente zal in een gunningscriterium uitvragen hoe en voor hoeveel procent u uw netwerk gaat inzetten door middel van onderaanneming. Onder kleine ondernemers verstaat gemeente Utrecht: micro-onderneming: minder dan tien werknemers en een jaarlijkse omzet (het in een bepaalde periode omgezette bedrag) of balans (een staat van de activa en passiva van een onderneming) van minder dan twee miljoen euro; kleine onderneming: minder dan vijftig werknemers en een jaarlijkse omzet of balans van minder dan tien miljoen euro. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 11

2 Toelichting: Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Onderaanneming 1 Vraag De aanbesteding wil dat wij met verschillende onderaannemers gaan samenwerken. In de praktijk zijn dit er meerdere. We gaan er echter vanuit dat we bij deze inschrijving nog niet hoeven aan te geven welke partijen dat zijn. Complicerende factor hierbij is dat bij inschrijving natuurlijk ook niet bekend is wat de toekomstige opdrachten zullen worden. Is het correct dat dus nog niet hoeft te worden aangegeven met welke onderaannemers te werken? Dit is correct. U levert bij uw inschrijving een plan van aanpak aan (dat is een van de gunningscriteria) hoe en met hoeveel kleine ondernemingen u denkt te gaan werken. De exacte namen zijn dan nog niet nodig. Betreft referenties kerncompetenties 2 Vraag Betreffende alle referenties gaan wij ervan uit dat de referentieopdrachten niet met Utrechtse kleine ondernemers hoeven te zijn uitgevoerd. Is dat correct? Dit is correct. Betreft Par 1.3 pag 4 onder 'Samenwerken met netwerk' 3 Vraag Onder het kopje 'Samenwerken met netwerk' op pag 4 zegt u dat de gemeente in een gunningscriterium zal uitvragen hoe en voor hoeveel procent wij ons netwerk gaan inzetten door middel van onderaanneming. Waar vinden wij dit terug in de gunningscriteria? Dit zal bij fase 2, de inschrijvingsfase bekend worden. De gunningscriteria worden dan ook gepubliceerd. We zitten nu nog in de aanmeldingsfase. 4 Vraag In het laatste vakje van het formulier wordt gevraagd of wij ons beroepen op de ervaring van de ingezette kleine ondernemer. Bedoelt u hiermee of wij deze ervaring al dan niet in huis hebben maar voor deze opdracht hebben ingezet. Het spreekt nl voor zich dat als een ander betrokken is bij een project deze zijn ervaring inzet. Onze vraag is derhalve hoe wij deze vraag moet interpreteren? In het laatste vakje wordt gevraagd; beroept u zich op de ervaring van een onderaannemer. Dit is een standaard vakje welke in het geval van referentie 1 en 2 al reeds gevraags wordt, omdat wij hier vragen aan u of u bij één opdrachtgever ervaring heeft opgedaan met het inzetten van uw netwerk van kleine ondernemers en of u bij een opdrachtgever ervaring heeft opgedaan met de conceptontwikkeling van een strategisch communicatieplan en het adviseren hierover, waarbij u voor de uitvoering hiervan uw netewerk van kleine ondernemers heeft ingezet. Bij de laatste referentie vragen wij of u ervaring heeft opgedaan met het ontwerpen / ontwikkelen van ene website en/of ander digitaal communicatiemiddel. Mocht u dit via een onderaannemer hebben gedaan dan dient u hier het laatste vakje met Ja in te vullen en ook dan daarvan de referentie aan te leveren. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 11

3 , aangaande referentie 3 5 Vraag Aangaande referentie 3. Is het bij deze referentie verplicht met een kleine ondernemer te hebben gewerkt. Het formulier lijkt daar op te duiden. Is deze aanname correct? Nee deze aanname is niet correct. Deze referentie kunt u ook zelf uitgevoerd hebben, wanneer u hier wel een onderaannemer heeft gebruikt kunt u dit vakje invullen en de betreffende referentie aanleveren., aangaande referentie 2 6 Vraag Aangaande referentie 2. We gaan ervan uit dat wij in dit project ook met meerdere kleine ondernemingen kunnen samenwerken. Is dat correct? Dit is correct., aangaande referentie 1 7 Vraag Aangaande referentie 1. Moeten wij zelf ook werk binnen deze opdracht hebben uitgevoerd? Deze referentie gaat om het inzetten van uw netwerk., aangaande referentie 1 8 Vraag Aangaande referentie 1. Het maakt dus niet uit in welke discipline deze kleine ondernemer werkzaam was. Is deze aanname correct? Dit is correct. Het gaat om het inzetten van uw netwerk van kleine ondernemers. 9 Vraag Het staat niet met zoveel woorden in de Selectieleidraad maar we gaan er, gezien het 'formulier referenties', van uit dat er maximaal 3 referenties kunnen worden ingediend. Is dat correct? Dit is correct, gemeente Utrecht vraagt drie referenties aan u in Document opgave Referenties. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Loting Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 11

4 10 Vraag Gezien het aantal aanmeldingen op andere vergelijkbare aanbestedingen is het volgens ons niet onwaarschijnlijk dat het aantal inschrijvingen de 20 benadert. In dat geval zal een loting meer dan 50% laten afvallen. Resultaat hiervan is dat het een gok wordt of men wordt uitgenodigd, er is geen doeltreffende inhoudelijke selectie (zie ook aanbesteding Rijkswaterstaat). U zou de referenties inhoudelijk kunnen beoordelen en hiervoor punten toekennen. Bent u hiertoe bereid? Gemeente Utrecht heeft ervoor gekozen een loting te doen omdat dit transparant en objectief is. Deze loting is een verolg op het feit dat alle aanmelders moeten voldoen aan; de Uniforme Eigen Verklaring, de Opgave Referenties en kunnen voldoen aan de opdracht zoals beschreven in de selectieleidraad. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Loting 11 Vraag Op pag 9 wordt onder het kopje 'Fase 2' gesteld dat indien er in fase 1 meer dan 10 aanmeldingen zijn er geloot zal worden om te bepalen welke 8 partijen worden uitgenodigd voor de inschrijffase. Het lijkt ons dat hier wordt bedoeld 'indien het er meer dan 8 zijn'. Is dat correct? Dit is correct. Betreft Kerncompetenties 12 Vraag De referenties moeten voldoen aan 3 kerncompetenties. Welke kerncompetenties willen jullie graag terug zien? De gevraagde referenties kunt u vinden in document Opgave referenties. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Selectieprocedure hfd 3 pag 8: loting 13 Vraag Wij constateren dat u in Fase 1 toetst op het invullen van de Eigen Verklaring en de opgave van 3 referentieprojecten. Vervolgens voldoet een bureau of niet, in Fase 1 zit geen beoordeling van de mate van geschiktheid/kwaliteit door bijvoorbeeld puntenscores. In Fase 2 brengt u bij meer dan 10 geschikte aanmeldingen het aantal aanmeldingen door middel van loting terug naar 8 inschrijvers voor de inschrijvingsfase. Gezien de lage eisen gesteld aan Fase 1 achten wij het zeer aannemelijk dat u veel meer dan 10 aanmeldingen ontvangt en u tot loting over moet gaan. Vraag: als alle aanmeldingen door middel van een loterij evenveel kans maken om al dan niet door te gaan ongeacht hun mate van geschiktheid, hoe voorkomt u dan dat de meest geschikte bureaus (obv EMVI) wegvallen door gebrek aan geluk en Gemeente Utrecht met 8 relatief minder geschikte bureaus de selectiefase in moet? Vervolgvraag: zou u de selectieprocedure willen heroverwegen door 'kans' minder belangrijk te maken dan 'mate van geschiktheid'? Om te voorkomen dat een situatie ontstaat als bij de aanbesteding van Rijkswaterstaat, zie Gemeente Utrecht heeft ervoor gekozen een loting te doen omdat dit transparant en objectief is. Deze loting is een verolg op het feit dat alle aanmelders moeten voldoen aan; de Uniforme Eigen Verklaring, de Opgave Referenties en kunnen voldoen aan de opdracht zoals beschreven in de selectieleidraad. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 11

5 Betreft Uitvoeringsverklaring onderaannemer 14 Vraag Vraag: Wat moeten we doen met dit formulier? Antwoord Vrijgegeven: Wanneer u de referentie met betrekking tot webdesign via een ander bedrijf heeft uitgevoerd en niet zelf deze ervaring heeft, dient u deze verklaring in te dienen bij uw inschrijving. Betreft Selectieleidraad, pagina 4 van 10: definitie vormgeving 15 Vraag U geeft hier een brede definitie van vormgeving. Vraag: Klopt het dat u ook disciplines als tekstschrijven en fotografie onder deze aanbesteding / dit raamcontract zult gaan afnemen? Antwoord Vrijgegeven: Dit kan voorkomen. Echter, kunt u hier geen rechten aan ontlenen. De opdrachten wisselen sterk. 16 Vraag Bij de derde referentie vraagt u ervaring met het ontwerpen van websites. Vraag: waarom is dat relevant? De gemeente Utrecht heeft een website, waarbinnen alle gemeentelijke web-communicatie een plek heeft/krijgt. Antwoord Vrijgegeven: De Gemeente Utrecht vindt dit desondanks de eigen website wel van belang. Betreft Nota van Inlichtingen vraag Vraag U geeft in uw antwoord op vraag 4 aan dat: Dit is een standaard vakje welke in het geval van referentie 1 en 2 al reeds gevraagd wordt, omdat wij hier vragen aan u of u bij één opdrachtgever ervaring heeft opgedaan met het inzetten van uw netwerk van kleine ondernemers en of u bij een opdrachtgever ervaring heeft opgedaan met de conceptontwikkeling van een strategisch communicatieplan en het adviseren hierover, waarbij u voor de uitvoering hiervan uw netwerk van kleine ondernemers heeft ingezet. Voor alle duidelijkheid; Is het juist dat gegadigden de laatste 2 vakjes bij referentie 1 en 2 dus niet in hoeven in te vullen? Nee. U dient bij alle referenties aan te geven of u gebruik heeft gemaakt van een onderaannemer, ook als het dezelfde onderaannemer betreft. Betreft Nota van Inlichtingen vraag Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 11

6 U geeft aan dat; Wanneer u de referentie met betrekking tot webdesign via een ander bedrijf heeft uitgevoerd en niet zelf deze ervaring heeft, dient u deze verklaring (uitvoeringsverklaring onderaannemer) in te dienen bij uw inschrijving. Op de verklaring zelf staat dat inschrijver en onderaannemer verklaren dat: Partijen in dat kader jegens de Aanbesteder wensen te verklaren dat, indien Inschrijver het werk gegund krijgt, Inschrijver Onderaannemer als onderaannemer zal inzetten voor het uitvoeren van de overeenkomst.. Dit maakt het een formulier voor deze (nog te gunnen) opdracht en daarmee ongeschikt voor een referentie opdracht. Zeker gezien uw beantwoording van vraag 1, waarin u aangeeft dat de exacte namen van onderaannemers nog niet nodig zijn. Hoe dient Inschrijver dit te interpreteren? U dient in de inschrijvingsfase in het document "Opgave referenties" op te geven van welke onderaannemer u gebruik heeft gemaakt bij uw referentie(s). De onderaannemer die u hier noemt, zult u vervolgens ook in moeten zetten tijdens de uitvoering van deze opdracht op dat onderdeel van de werkzaamheden waar uw referentie betrekking op heeft, in het geval u de opdracht gegund heeft gekregen. 19 Vraag De drie referenties: moeten dat drie verschillende opdrachtgevers zijn, of mag dit ook een en dezelfde zijn? Dit kan één en dezelfde opdrachtgever zijn. Betreft Selectieleidraad, pagina 8 van 10, selectieprocedure 20 Vraag U stelt dat indien de referent niet binnen 7 werkdagen een bevestiging heeft gestuurd, u aan de bureaus zelf vraagt aan te tonen dat zij aan de criteria voldoet. Vraag: Kunt u precies aangeven wat u daarbij verwacht? Bijvoorbeeld een factuur? Wij verwachten dat u zelf de referent benadert en verzoekt om een bevestiging per mail. Geen factuur, maar een bevestiging per mail. Zie paragraaf 3.1, pagina 8 van de Selectieleidraad. Betreft Selectieleidraad, pagina 3 van 10. Regionaal ondernemerschap stimuleren 21 Vraag U stelt hier dat het een politieke wens is om regionaal ondernemerschap te stimuleren. Dit zien we niet terug in de selectiecriteria. In theorie is het dus mogelijk dat u 5 bureaus contracteert waarvan er geen enkele uit de regio komt, en zelfs van ver daarbuiten. Vraag: vindt u dit wenselijk? Het is inderdaad een politieke wens om kleinschalig en/of regionaal ondernemerschap te stimuleren. Zie paragraaf 1.3. op pagina 3. Het is geen selectie-eis. Conform de beginselen van de Aanbestedingswet moeten inschrijvers gelijk worden behandeld en mogen ondernemingen die buiten de regio komen ook inschrijven op deze opdracht en niet worden uitgesloten. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 11

7 22 Vraag U stelt geen eisen of selecteert niet op criteria als kwaliteit, flexibliteit (bij wisselende vraag naar capaciteit) en effectiviteit bij dienstverlening op het gebied van vormgeving. Het zouden volgens ons goede selectiecriteria zijn. Vraag: hoe gaat u toetsen of de te contracteren bureaus kwaliteit, flexibiliteit en effectiviteit kunnen leveren en borgen? In de aanmeldingsfase wordt geselecteerd op de onderneming zelf, er worden dus eisen gesteld aan de onderneming zelf, zoals referentie-eisen die zien op de ervaring van een onderneming. In de inschrijvingsgfase worden eisen gesteld ten aanzien van de inhoud van de opdracht, bijvoorbeeld kwaliteit, flexibiliteit. Door het stellen van gunningscriteria wordt bijvoorbeeld beoordeeld via een plan van aanpak hoe een onderneming aan bepaalde eisen m.b.t. bijvoorbeeld kwaliteit kan voldoen. 23 Vraag U eist dat de bureaus die op deze aanbesteding inschrijven samenwerken met hun netwerk van kleine ondernemers. Het is het enige selectiecriterium dat u stelt aan mogelijke inschrijvers. Het lijkt daardoor bijna een doel op zich: werken met zzp ers en mkbondernemers. Vraag: Vindt u werken met kleine ondernemers belangrijker dan ervaring met overheidscommunicatie, publiekscommunicatie, ervaring met werken als communicatiebureau voor gemeenten, kunnen functioneren in een politiek-bestuurlijk gevoelige omgeving, ervaring met en het kunnen leveren van kwaliteit bij kleine projecten maar ook grote projecten: van advies, conceptontwikkeling t/m uitvoering, tekstschrijven etc.? U haalt termen door elkaar. Het selectiecriterium in deze aanbesteding is loting. Geschiktheidseisen zijn eisen die worden gesteld aan de onderneming. Geschiktheid van een onderneming kan bijvoorbeeld worden getoetst aan de hand van de ervaring met de opdracht, de vakbekwaamheid. In deze aanbesteding is als geschiktheidseis de vakbekwaamheid van een onderneming opgenomen. Ondernemers die voldoen aan de eisen (waaronder de geschiktheideisen) en selectiecriteria en zijn ingeloot, zullen doorgaan naar de inschrijvingsfase. Zie paragraaf 3.1., pagina 8 van de Selectieleidraad. In de inschrijvingsfase worden eisen gesteld aan de inhoud van de opdracht. Ik verwijs u verder naar het antwoord gegeven op vraag 22. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Nota van Inlichtingen vraag Vraag Ook wij verwachten uit ervaring meer dan 15 aanmeldingen voor deze aanmelding/selectiefase waardoor de kans bestaat dat (meer dan) de helft van de gegadigden gaat afvallen door loting. U geeft aan te hebben gekozen voor een loting, omdat dit transparant en objectief is. Er zijn voldoende voorbeelden in de markt om een transparante en objectieve (voor) selectie in de markt te zetten die niet zo willekeurig zijn als een loting. Ben u bereid deze voorselectie anders in te richten? Nee. Wij hebben al een drempel opgelegd via het stellen van geschiktheidseisen. Partijen die voldoen aan de geschiktheidseisen mogen meedoen aan de loting. Partijen die ingeloot worden mogen doorgaan naar de inschrijvingsfase waarin o.a. eisen op het gebied van kwaliteit worden gesteld. Betreft Hoofdstuk 1.5 pagina 5 25 Vraag De gemeente is te allen tijde bevoegd hierover nadere bewijsstukken op te vragen. Op wat voor bewijsstukken doelt u hier? Op welke wijze gaat u de bewijsstukken toetsen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 11

8 De gemeente kan niet op voorhand benoemen welke bewijsstukken zij van de desbetreffende ondernemingen zal vragen en op welke wijze zij deze zal toetsen. Betreft Hoofdstuk 1.5 pagina 5 26 Vraag Ondernemingen die behoren tot dezelfde groep mogen alleen elk een aanmelding doen indien er géén sprake is van onderling gesloten overeenkomsten en géén sprake is van feitelijke gedragingen welke in strijd zijn met het Mededingingsrecht. Inschrijver neemt aan dat u met dezelfde groep rechtspersonen en vennootschappen bedoeld die: a. aan elkaar zijn gelieerd op een wijze als bedoeld in artikel 24a boek 2 Burgerlijk Wetboek; of met elkaar zijn verbonden in een groep als bedoeld in artikel 24b boek 2 Burgerlijk Wetboek; of b. aan elkaar zijn gelieerd in aan sub a of sub b vergelijkbare rechtsvormen naar buitenlands recht, als één rechtspersoon of vennootschap beschouwd. En dat daarnaast geldt dat indien een Inschrijver zich beroept op de financiële en economische draagkracht en/of technische bekwaamheid van een andere natuurlijke of rechtspersoon, dan wordt die andere natuurlijke of rechtspersoon voor de toepassing van dit lid aangemerkt als Inschrijver. Kunt u dit bevestigen? De formulering van hoofdstuk 1.5 in het algemeen en het gebruik van de term "groep" in het bijzonder vloeit voort uit de uitspraak: Wellicht geeft die uitspraak antwoord op uw vraag. Het bepaalde in hoofdstuk 1.5 kan van invloed zijn op de situatie waarin een onderneming zich in het kader van haar aanmelding op een derde (waaronder een moeder, dochter of een medegroepslid) beroept om te kunnen voldoen aan een eis. 27 Vraag Bij de tweede referentie vraagt u ervaring met de conceptontwikkeling van een strategisch communicatieplan en het adviseren daarover. Vraag: kunt u omschrijven wat u hier precies onder verstaat? Wij bedoelen hiermee dat u een briefing kunt vertalen in een campagne welke u vervolgens (grafisch) gaat uitwerken. Betreft Selectieleidraad, pagina 9 van 10: fase 2: Loting 28 Vraag De gestelde criteria m.b.t. de selectie zijn niet heel specifiek gedefinieerd. Wij verwachten dan ook dat alle bureaus hieraan kunnen voldoen. Dat betekent dat loting zeer waarschijnlijk zal zijn. Recent heeft Rijkswaterstaat een aanbesteding voor communicatiedienstverlening afgerond. Deze procedure heeft 1,5 jaar geduurd. De selectiecriteria waren zo algemeen dat alle bureaus hier aan voldeden en er dus tot loting overgegaan zou worden. De deelnemende bureaus hebben daarop allen bezwaar gemaakt. Ook verschillende brancheverenigingen en de vakpers tekenden bezwaar aan. Resultaat was dat Rijkswaterstaat de aanbesteding heeft ingetrokken en 1 jaar later opnieuw heeft uitgevraagd. Wij kunnen ons moeilijk voorstellen dat het uw bedoeling is om uw leveranciers te selecteren enkel op basis van toeval (loting)? Het lijkt aannemelijker dat u een zorgvuldige selectie wil maken op basis van eisen rond kwaliteit? Zowel uw organisatie als de bureaus zijn ons inziens niet gebaat bij een loting. Vraag: Kunt u selectiecriteria toevoegen zodat de kans op loting geminimaliseerd wordt? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 8 of 11

9 Zie antwoord op vraag 22 en 23. Betreft Selectieleidraad, pagina 8 van 10: selectieprocedure 29 Vraag U stelt dat u de referenties zal verifiëren, door onze referenten per mail om een bevestiging te vragen. U verwacht dat zij binnen 7 werkdagen reageren. Het is vakantietijd. Wij vinden het niet prettig om van onze opdrachtgevers in deze tijd zo n korte reactietermijn te moeten vragen. Vraag: Kunt u de reactietermijn verlengen tot 14 werkdagen? Nee. Nadat de loting heeft plaatsgevonden (11 augustus 2016) en dus bekend zal zijn welke partijen zijn ingeloot, zullen de referenties worden gecheckt van de ingelote partijen en zal de termijn van 7 dagen gaan lopen. Aanbestedende dienst is van mening dat hiermee voldoende tijd is om de referenties te checken. 30 Vraag Bij de vorige aanbesteding voor vormgeving heeft u hoge eisen gesteld aan de capaciteit van de inschrijvers. De winnende bureaus hebben allen die grote capaciteit georganiseerd, vaak door het contracteren van onderaannemers. Vervolgens bleek dat de gemeente Utrecht niet zo veel opdrachten te vergeven had dat er daadwerkelijk nodig was een beroep te doen op die grote capaciteit. Met 1 of 2 mensen binnen het eigen bureau kon prima aan uw vraag voldaan worden. Bij deze nieuwe aanbesteding vraagt u in onze optiek hetzelfde: u geeft aan dat u als gunningscriterium zal uitvragen voor hoeveel procent wij ons netwerk zullen inzetten. Het uitbesteden van werk aan het netwerk is ons inziens afhankelijk van de grootte van de opdracht. U kunt dit niet verplichten. Vraag: kunt u het voorgenomen gunningscriterium rond het uitbesteden van een percentage van de opdracht aanpassen? Nee. Via een markconsultatie hebben wij onderzoek gedaan naar het inzetten van een netwerk en hieruit is naar voren gekomen, dat het merendeel van de bureaus al samenwerkt met één of meer zzp'ers. Door te eisen dat inschrijvers hun netwerk inzetten, willen wij voorkomen dat alleen grotere bureaus kunnen inschrijven. Bijvoorbeeld een zzp'er met een breed (actief) netwerk kan de opdachten net zo goed aan als een relatief groot bureau. 31 Vraag Stel: in het eerste contractjaar zult u de omzet uit 2014 (we gaan dan voor nu even uit voor het hoogste bedrag uit het verleden) besteden bij de 5 contractpartijen die u dan gecontracteerd heeft. Dat betekent een omzet van ongeveer 6 ton Euro. Verdeeld over 5 partijen: ruim 1 ton per partij per jaar. Wij zijn, volgens uw definitie, een kleine ondernemer met minder dan 10 miljoen omzet per jaar. Wij zijn dus prima in staat om voor ruim 1 ton omzet zelf de dienstverlening voor u te verzorgen. Echter: u verplicht ons om een percentage van de dienstverlening bij onderaannemers (net als wij een kleine ondernemer ) af te nemen. Daar komt ook een social return verplichting bij. Vraag: Wat blijft er in uw visie nog over voor ons bureau zelf (waarbij wij zelf al de kleine ondernemer uit uw definitie zijn)? Het precentage Social Return van 5% is bedoeld als 5% van de totale opdrachtwaarde van de raamovereenkomst. Dit betekent dat 5% van iedere opdracht moet worden aangewend voor Social Return. De contractpartij dient zelf afspraken te maken met haar onderaannemer over de inzet van 5% Social Return op dat deel van de werkzaamheden wat in onderaanneming wordt uitbesteed. Verder dient u inderdaad een percentage van de dienstverlening bij onderaannemers af te nemen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 9 of 11

10 32 Vraag Het inzetten van zzp ers wordt door bureaus vooral gedaan om flexibiliteit te borgen bij wisselende vraag naar capaciteit. En/of voor het inzetten van specialismen (denk bijvoorbeeld aan fotografie of illustratie) die men niet vast in huis heeft. Het is onze ervaring dat de capaciteit die de gemeente Utrecht vraagt prima is onder te brengen bij een klein bureau. Dus zonder daar vervolgens per definitie zzp ers en/of andere kleine ondernemers voor in te schakelen. Vraag: Kunt u uw eis om te werken met het netwerk nader toelichten? Nee. Via een markconsultatie hebben wij onderzoek gedaan naar het inzetten van een netwerk en hieruit is naar voren gekomen, dat het merendeel van de bureaus al samenwerkt met één of meer zzp'ers. Door te eisen dat inschrijvers hun netwerk inzetten, willen wij voorkomen dat alleen grotere bureaus kunnen inschrijven. Bijvoorbeeld een zzp'er met een breed (actief) netwerk kan de opdachten net zo goed aan als een relatief groot bureau. 33 Vraag Wij zijn zelf een bureau dat valt onder uw definitie van een klein bureau : een regionale MKB-onderneming met minder dan 50 medewerkers en minder dan 10 miljoen euro omzet. We hebben daarbij veel ervaring in vormgeving en communicatie voor u en voor vergelijkbare opdrachtgevers. Wij denken daarom uitstekend te passen in de politieke wens om kleinschalig en/of regionaal ondernemerschap te stimuleren (pagina 3 van 10). Echter: door de manier waarop u deze aanbesteding insteekt, door alleen eisen te stellen op het vlak van samenwerken met een netwerk van kleine ondernemers, lijkt het voor ons alsof u eigenlijk vraagt om het werk dat wij mogelijk voor u kunnen doen na het winnen van de opdracht, door te geven aan mede-kleine ondernemers? Vraag: hoe ziet u dit in de praktijk voor zich? Nee. Via een markconsultatie hebben wij onderzoek gedaan naar het inzetten van een netwerk en hieruit is naar voren gekomen, dat het merendeel van de bureaus al samenwerkt met één of meer zzp'ers. Door te eisen dat inschrijvers hun netwerk inzetten, willen wij voorkomen dat alleen grotere bureaus kunnen inschrijven. Bijvoorbeeld een zzp'er met een breed (actief) netwerk kan de opdachten net zo goed aan als een relatief groot bureau. Verder vragen wij u niet alle werkzaamheden uit te besteden, maar een deel van uw werkzaamheden, zodat de samenwerking met andere bureaus wordt gestimuleerd. 34 Vraag Wij vragen ons af wat uw perceptie is van de markt van grafische vormgevers en creatieve bureaus. Meer dan 90% van de bureaus zal zelf een kleine onderneming (volgens uw definitie) zijn. Vraag: Wat zijn uw verwachtingen bij de te contracteren bureaus nu precies: wilt u 5 bureaus groter dan 50 medewerkers contracteren, of wilt u een selectie van bureaus met een omvang die vergelijkbaar is met die van de bureaus waarmee u nu gewend bent te werken? Wij willen zowel grote als kleine ondernemingen de kans bieden zich in te schrijven op deze opdracht. Door middel van het eisen van samenwerking met andere partijen, willen wij het klein ondernemerschap stimuleren. Het is onze verwachting dat we op deze manier een mix krijgen van grote, middelkleine en kleine bureaus. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 10 of 11

11 Betreft Selectieleidraad, pagina 4 van 10: Samenwerken met netwerk 35 Vraag U eist dat de bureaus samenwerken met hun netwerk van kleine ondernemers. Onder de definitie kleine ondernemers vallen volgens u: micro ondernemingen en kleine ondernemingen. Vraag: Klopt onze aanname dat de inschrijver zelf ook een kleine onderneming kan zijn (met minder dan 50 werknemers)? Ja, dat klopt. Betreft Selectieleidraad, pagina 4 van 10: definitie vormgeving 36 Vraag "U geeft hier een brede definitie van vormgeving. Vraag: Klopt het dat u ook disciplines als tekstschrijven en fotografie onder deze aanbesteding / dit raamcontract zult gaan afnemen?" Het antwoord gegeven op vraag 15 is onjuist. Het antwoord dient te zijn: We nemen andere disciplines, zoals fotografie, tekstschrijven, filmproductie, illustraties niet onder dit raamcontract af. Wel is het zo, dat we van inschrijvers op deze aanbesteding verwachten dat zij uit hun netwerk desgevraagd deze disciplines kunnen leveren. 37 Vraag "Bij de derde referentie vraagt u ervaring met het ontwerpen van websites. Vraag: waarom is dat relevant? De gemeente Utrecht heeft een website, waarbinnen alle gemeentelijke web-communicatie een plek heeft/krijgt." Het antwoord gegeven op vraag 16 is onjuist. Het antwoord dient te zijn: Het gaat erom dat inschrijvers binnen de regels van de gemeentelijke website nieuwe pagina s kunnen ontwerpen. Bijvoorbeeld als onderdeel van de middelenmix bij een campagne. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 11 of 11