Nota van Inlichtingen Selectiefase

Transcriptie

1 Niet Openbare Europese aanbesteding Communicatieadviseurs en diensten ste Nota Nota van Inlichtingen Selectiefase Datum:

2 Nr. Document/ Hoofdstuk/ paragraaf/ artikel Pagina nr. Vraag Antwoord Beantwoord in/op: perceel 1 10 Er wordt verwezen naar een beschrijving van de inhoud van de profielen naar de bijlage van de functieprofielen. Wij missen de profielen van woordvoerders en redacteuren waaraan u refereert. Kunt u deze nog toevoegen. En welke profielen passen bij welk perceel? Geen exclusiviteit 11 Er geldt geen exclusiviteit voor afname onder de raamovereenkomsten. De provincie behoudt zich het recht voor om incidenteel een derde partij te contracteren. Dit om reden van vereiste specifieke vak- en of gebiedskennis. Vragen: 1. Kunt u aangeven wat hier onder incidenteel wordt verstaan? 2. Welke werkwijze wordt er gehanteerd bij opdrachten met een vereiste specifieke vak- en of gebiedskennis? Worden deze opdrachten eerst uitgezet binnen de raamovereenkomst? Gecontracteerde partijen kunnen immers ook de specifieke vak- of gebiedskennis in huis hebben algemeen, planning 14 In de planning zit slechts 1 week tussen publiceren van de laatste antwoorden (NVI) en het inleveren van de aanmelding. Dat betekent 1. Het profiel van de woordvoerder is gelijk aan die van senior communicatieadviseur. Het profiel van redacteur is gelijk aan die van communicatie expert. 2. De profielen zijn bedoeld voor perceel x : Inhuur communicatieadviseurs. 1. Bedoeld wordt dat we alleen bij zeer uitzonderlijke situaties van deze mogelijkheid gebruik willen maken. In geval aanbesteder hier van gebruik maakt zal zij dit per geval motiveren. 2. De optie is opgenomen in de aanbestedingsdocumenten omdat vooraf niet te voorzien is wie we gaan contracteren en welke kwalificaties de partijen hebben. Uiteraard zullen wij eerst de raamcontractanten benaderen. In de planning staat de wettelijke termijn voor het beantwoorden van de laatste vragen voor de nota van inlichtingen. Zoals 2

3 dat er erg weinig tijd is om relevante informatie uit de NVI nog te verwerken in de aanmelding. Bent u bereid hier meer tijd voor te geven? artikel 3 18 Klopt het dat alleen de geselecteerde gegadigden de inschrijvingsleidraad ontvangen nadat de selectie is afgerond? inzet derden (en 4.5.3) 20 Alinea 1; Teneinde aan te tonen dat een gegadigde voldoet aan de geschiktheidseisen in te zetten. Alinea 2; De gegadigde dient bij zijn aanmelding uitvoering van de opdracht. Vragen: 1.(alinea 1)De medewerkers die door ons worden ingezet voor de uitvoering van (nadere) opdrachten bij opdrachtgevers, zijn vaak ZZPers. Ook voor de onder gevraagde kerncompetenties dragen wij referenties aan waarbij wij ZZP-ers hebben ingezet. Begrijpen wij goed dat de aanbesteder deze ZZP-ers ziet als onderaannemers en dus als derden? 2. (alinea 2)Indien vraag 1 met ja wordt beantwoord, betekent dit dat wij voor de ZZPers die we hebben ingezet bij de referentieopdrachten de gevraagde informatie aan dienen te leveren waarmee wordt aangetoond dat de derde zich onvoorwaardelijk jegens gegadigde heeft verbonden (overeenkomst tussen in de selectieleidraad is aangegeven zullen wij er naar streven om de ingediende vragen zo snel mogelijk te beantwoorden. Het is de verantwoordelijkheid van gegadigden om relevante vragen op tijd te stellen. Aanbesteder is niet bereid de doorlooptijd voor het indienen van inschrijvingen aan te passen. Ja. Ad 1: Ja. Ad 2: Dat is correct Ad 3: Door invulling en ondertekening van de Uniforme Eigen Verklaring (onderdeel van de selectiedocumenten). 3

4 Bewijsstukken recente verklaring Belastingdienst gegadigde en derde)? 3. (alinea 2) Op welke wijze en wanneer verwacht aanbesteder dat gegadigde de gevraagde informatie aanlevert waarmee wordt aangetoond dat de derde zich onvoorwaardelijk jegens gegadigde heeft verbonden (overeenkomst tussen gegadigde en derde)? 24 Bij het voornemen tot gunning dient een recente verklaring van de Belastingdienst te worden overlegd. Niet ouder dan een half jaar afdekking beroepsrisico s wat beschrijft u als recent? 24 Alinea 1; Gegadigde dient genoegzaam verzekerd te zijn De afdekking dient een minimale waarde van ,- per gebeurtenis en per jaar te hebben. Ons bureau beschikt over zowel een beroepsaansprakelijkheidsverzekering van (per aanspraak en per verzekeringsjaar) en een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering van per aanspraak en per verzekeringsjaar. Tot op heden is deze verzekeringsgrondslag ruim voldoende gebleken. Ook voor raamovereenkomsten met een grotere omvang dan onderhavige. Wordt in een volgende NvI beantwoord Kwaliteitsborging organisatie Gaat aanbesteder er mee akkoord de eis naar beneden bij te stellen conform bovenstaande? 25 Indien u niet (meer) beschikt over een certificaat en controleert. 1. Bij standaardmaatregelen wordt bedoeld de beschrijving van de 4

5 Technische bekwaamheid Kunt u verduidelijken wat u bedoelt met standaardmaatregelen en hoe bent u voornemens deze te beoordelen? 26 Algemeen: Mogen wij bij de beantwoording van de hier gevraagde kerncompetenties gebruik maken van referenties die de Provincie Noord-Holland betreffen? /P1K1 26 Onder Te overleggen gegevens, punt 2 wordt gevraagd een opgave te doen van de eventueel voor opdracht in te schakelen onderaannemer(s) met vermelding welke onderdelen door deze onderaannemer(s) worden uitgevoerd inclusief de referentie ingericht conform standaardformulier E. Vragen: 1. Waar op standaardformulier E wilt u dat we vermelden welke onderdelen door de onderaannemer(s) zijn uitgevoerd? 2. Wat bedoelt u in dit verband met inclusief de referentie /P1K2 26 Eis; Deze referentie heeft een gemiddelde gefactureerde contractwaarde op jaarbasis (gehad) van ten minste ,- per jaar gedurende 36 maanden ( gebaseerd op circa 60% van de contractwaarde ). Wij begrijpen niet wat aanbesteder bedoelt met gebaseerd op circa 60% van de contractwaarde. Kunt u dit nader toelichten? werkprocessen c.q. procedures die in uw organisatie worden gebruikt. 2. Door het opvragen van het handboek. Ja 1. Bij het onderdeel Beschrijving referentieproject/-opdracht onder Toelichting op de relatie.. 2. Bedoeld wordt hier de referentie van de onderaannemer voor dat deel van de opdracht die hij heeft uitgevoerd. Op basis van de gids proportionaliteit mag een referentie geen omvang hebben die groter is dan 60% van de totale geschatte contractwaarde. 5

6 /P1K2 26 Eis; Tenminste een opdracht(en) bij één opdrachtgever, bijvoorbeeld in de vorm van een raamovereenkomst en/of woordvoerders. Wij overwegen hier een (recente) raamovereenkomst op te voeren. Raamovereenkomsten bij de overheid hebben doorgaans een doorlooptijd van vier jaar. Hoe dienen wij hier om te gaan met de eis dat de opdracht in de periode van drie jaar voorafgaand aan de datum van aanmelding is uitgevoerd en tijdig opgeleverd? /P1K3 26 Eis: Tenminste bij één opdrachtgever in de afgelopen drie jaar een opdracht., zie bijlage 3. De kernactiviteit van ons bureau is opdrachten uitvoeren voor de detachering van communicatieadviseurs op soortgelijke vacatures als aanbesteder in de selectieleidraad heeft omschreven. Daarmee komt voor ons elke opdracht in aanmerking voor deze competentie. Maar wij menen te begrijpen dat u met vervullingsgraad iets anders wilt meten. 1. Begrijpen wij goed dat hier in feite gevraagd wordt naar een vergelijkbare raamovereenkomst als onderhavige? Oftewel een overkoepelende overeenkomst met een opdrachtgever De eis betreft het aantonen van inhuur van drie jaar met een gemiddelde gefactureerde contractwaarde van euro per jaar bij één opdrachtgever. Dit hoeft niet uitsluitend de overheid te zijn. 1. Ja; 2. Nee. Het gaat hier specifiek om de relatie tussen aanvraag en passend aanbod. 6

7 selectiecriteria/ opdrachten fysiek domein waaronder meerdere aanvragen per jaar vallen? 2. Hoe wilt u dat wij omgaan met de formulering soortgelijke vacatures. Dienen we alle in de selectieleidraad omschreven functieprofielen een keer te hebben ingevuld bij de hier gevraagde opdrachtgever (raamovereenkomst)? 29 Wat bedoelt u hier met opdrachten fysiek domein? Waarom is die aanduiding hier opgenomen? Onder fysiek domein wordt verstaan de beleidsterreinen: RO, Verkeer en vervoer, ruimtelijke economie, duurzame energie, landschap, natuur en recreatie /selectiecriterium 1 30 Zijn deze mogelijkheden voor alle medewerkers (eigen en ZZP-ers) van toepassing of maakt u hier een onderscheid in? Nee, dat heeft u niet goed begrepen. Het gaat om alle te onderscheiden groepen die direct of indirect voor aanbesteder werken selectiecriterium / selectiecriteria 4 en 5 Begrijpen wij goed dat hier onder eigen medewerkers wordt verstaan de medewerkers die worden geplaatst op een opdracht bij de opdrachtgever, en niet de eigen medewerkers die vanuit ons bureau de opdrachten begeleiden (consultants of recruiters)? 30 Accountmanagement: Uw vraag hoe gaat u om met spoedaanvragen? wat verstaat u onder spoedaanvraag, deze is in de leidraad niet gedefinieerd. 30 Algemeen: : Mogen wij bij de beantwoording van de hier gevraagde voorbeelden gebruik maken van referenties die de Provincie Noord- Spoedaanvragen? Indien u bedoelt spoedopdrachten, dan zijn dit opdrachten die binnen enkele dagen en zonder uitstel dienen worden te uitgevoerd. Ja 7

8 / selectiecriteria 4 en / selectiecriteria 4 en / selectiecriteria 4 en / selectiecriterium 4 Holland betreffen? 30 Toon aan met een recent voorbeeld... Wat wordt bedoeld met recent? Dienen wij hier hetzelfde criterium te hanteren als bij de geschiktheidseisen waarbij de opdracht in de periode van drie jaar voorafgaand aan de datum van aanmelding is uitgevoerd en tijdig opgeleverd? 30..de inzet van medewerkers. (zie ook vraag nummer 3) Dienen wij eventueel ingezette ZZP-ers als onderaannemers en daarmee als derden aan te merken? 30 het resultaat en de tevredenheid van de opdrachtgever. Kunt u aangeven op welke wijze u hier de tevredenheid van de opdrachtgever wenst te beoordelen? 30. Één van de bestuurslagen dient een overheidsorganisatie te zijn( waterschap). Ja Ja. Zie ook het antwoord op vraag 5 Door middel van een tevredenheidsverklaring van de opdrachtgever. Ja. De opsomming is niet uitputtend. U geeft een opsomming van overheidsorganisaties. Mogen het ook andere overheidsorganisaties zijn dan u hier noemt? Bijvoorbeeld een (andere) ZBO of uitvoeringsorganisatie van de Rijksoverheid, 8

9 dan wel lagere overheden. 22 Standaardformulier E 39 Aanneemsom (excl. BTW). 23 Standaardformulier E en F Kunt u aangeven wat u hier verstaat onder aanneemsom? 39 en 41 Heeft u een maximaal aantal pagina s voor de korte beschrijving van het referentieproject? Welk lettertype en lettergrootte wordt gevraagd? 24 Algemeen Online domein: de Provincie huurt op dit moment zowel op projectbasis als op inhuurbasis expertise in ten behoeve van het online domein (website, content). Waar valt dit in de nieuwe raamovereenkomst onder? Inhuur adviseurs of diensten? Of valt dit geheel buiten deze aanbesteding? Idem voor webredactie/contentproductie? 25 AIV, artikel 11 4 Prijzen en tarieven is het mogelijk om een jaarlijkse indexering van de prijzen door te voeren? selectiecriterium 3 30 Bij selectiecriteria 3 accountmanagement wordt maximaal 1 A4 aan informatie gevraagd. Gezien de hoeveelheid informatie die hier gevraagd wordt, willen wij graag meer pagina s inleveren. Is dit akkoord? 27 Selectieleidraad "In de afgelopen jaren is het communicatieadvies werk gestaag opgeschoven van enkele advisering tot geintegreerde dienstverlening incl. implementatie, vaak in de vorm van Het bedrag waarvoor de opdracht oorspronkelijk is aangenomen. Er is geen maximum gesteld voor de beschrijving van de referentieprojecten. Dit valt buiten deze aanbesteding. In de offertefase (inschrijvingsleidraad) wordt het onderdeel uitgewerkt. Mocht dit nog aanleiding geven tot het stellen van vragen dan kunt u deze vragen in die fase stellen. Nee Wordt in een volgende NvI beantwoord. 9

10 inhuur. Dit patroon is ook bij Noord-Holland zichtbaar. U vraagt daarom nu uit in twee percelen, inhuur en advies. In de markt is een beperkt aantal 'uitzendorganisaties' actief die zich uitsluitend op inhuur richten. Maar ook de gerenommeerde adviesbureaus realiseren veel projecten op die inhuur - basis. Tal van publieke organisaties maken hiervan met succes gebruik. Door de manier echter waarop de provincie Noord-Holland de referenties in perceel 1 vraagt schakelt u de facto deze tweede categorie in dit perceel uit van deelname en kunnen slechts de uitzenders inschrijven. Inhuur van gekwalificeerde adviseurs van de adviesbureaus behoort dan voor Noord-Holland niet tot de mogelijkheden. Wilt u overwegen uw selectiecriteria op dit punt nog eens tegen het licht te houden?" 10