Nota van Inlichtingen Selectiefase

Transcriptie

1 Niet Openbare Europese aanbesteding Communicatieadviseurs en diensten de Nota Nota van Inlichtingen Selectiefase Datum:

2 Nr. Document/ Hoofdstuk/ paragraaf/ artikel Pagina nr. Vraag Antwoord Beantwoord in/op: perceel 1 10 Er wordt verwezen naar een beschrijving van de inhoud van de profielen naar de bijlage van de functieprofielen. Vraag: Wij missen de profielen van woordvoerders en redacteuren waaraan u refereert. Kunt u deze nog toevoegen. En welke profielen passen bij welk perceel? Geen exclusiviteit 11 Er geldt geen exclusiviteit voor afname onder de raamovereenkomsten. De provincie behoudt zich het recht voor om incidenteel een derde partij te contracteren. Dit om reden van vereiste specifieke vak- en of gebiedskennis. Vragen: 1. Kunt u aangeven wat hier onder incidenteel wordt verstaan? 2. Welke werkwijze wordt er gehanteerd bij opdrachten met een vereiste specifieke vak- en of gebiedskennis? Worden deze opdrachten eerst uitgezet binnen de raamovereenkomst? Gecontracteerde partijen kunnen immers ook de specifieke vak- of gebiedskennis in huis hebben algemeen, planning 14 In de planning zit slechts 1 week tussen publiceren van de laatste antwoorden (NVI) en het inleveren van de aanmelding. Dat betekent 1. Het profiel van de woordvoerder is gelijk aan die van senior communicatieadviseur. Het profiel van redacteur is gelijk aan die van communicatie expert. 2. De profielen zijn bedoeld voor perceel x : Inhuur communicatieadviseurs. 1. Bedoeld wordt dat we alleen bij zeer uitzonderlijke situaties van deze mogelijkheid gebruik willen maken. In geval aanbesteder hier van gebruik maakt zal zij dit per geval motiveren. 2. De optie is opgenomen in de aanbestedingsdocumenten omdat vooraf niet te voorzien is wie we gaan contracteren en welke kwalificaties de partijen hebben. Uiteraard zullen wij eerst de raamcontractanten benaderen. In de planning staat de wettelijke termijn voor het beantwoorden van de laatste vragen voor de nota van inlichtingen. Zoals 2

3 dat er erg weinig tijd is om relevante informatie uit de NVI nog te verwerken in de aanmelding. Bent u bereid hier meer tijd voor te geven? artikel 3 18 Klopt het dat alleen de geselecteerde gegadigden de inschrijvingsleidraad ontvangen nadat de selectie is afgerond? inzet derden (en 4.5.3) 20 Alinea 1; Teneinde aan te tonen dat een gegadigde voldoet aan de geschiktheidseisen in te zetten. Alinea 2; De gegadigde dient bij zijn aanmelding uitvoering van de opdracht. Vragen: 1.(alinea 1)De medewerkers die door ons worden ingezet voor de uitvoering van (nadere) opdrachten bij opdrachtgevers, zijn vaak ZZPers. Ook voor de onder gevraagde kerncompetenties dragen wij referenties aan waarbij wij ZZP-ers hebben ingezet. Begrijpen wij goed dat de aanbesteder deze ZZP-ers ziet als onderaannemers en dus als derden? 2. (alinea 2)Indien vraag 1 met ja wordt beantwoord, betekent dit dat wij voor de ZZPers die we hebben ingezet bij de referentieopdrachten de gevraagde informatie aan dienen te leveren waarmee wordt aangetoond dat de derde zich onvoorwaardelijk jegens gegadigde heeft verbonden (overeenkomst tussen in de selectieleidraad is aangegeven zullen wij er naar streven om de ingediende vragen zo snel mogelijk te beantwoorden. Het is de verantwoordelijkheid van gegadigden om relevante vragen op tijd te stellen. Aanbesteder is niet bereid de doorlooptijd voor het indienen van inschrijvingen aan te passen. Ja. Ad 1: Ja. Ad 2: Dat is correct Ad 3: Door invulling en ondertekening van de Uniforme Eigen Verklaring (onderdeel van de selectiedocumenten). 3

4 Bewijsstukken recente verklaring Belastingdienst gegadigde en derde)? 3. (alinea 2) Op welke wijze en wanneer verwacht aanbesteder dat gegadigde de gevraagde informatie aanlevert waarmee wordt aangetoond dat de derde zich onvoorwaardelijk jegens gegadigde heeft verbonden (overeenkomst tussen gegadigde en derde)? 24 Bij het voornemen tot gunning dient een recente verklaring van de Belastingdienst te worden overlegd. Niet ouder dan een half jaar afdekking beroepsrisico s Vraag: wat beschrijft u als recent? 24 Alinea 1; Gegadigde dient genoegzaam verzekerd te zijn De afdekking dient een minimale waarde van ,- per gebeurtenis en per jaar te hebben. Ons bureau beschikt over zowel een beroepsaansprakelijkheidsverzekering van (per aanspraak en per verzekeringsjaar) en een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering van per aanspraak en per verzekeringsjaar. Tot op heden is deze verzekeringsgrondslag ruim voldoende gebleken. Ook voor raamovereenkomsten met een grotere omvang dan onderhavige. Wordt in een volgende NvI beantwoord Kwaliteitsborging organisatie Vraag: Gaat aanbesteder er mee akkoord de eis naar beneden bij te stellen conform bovenstaande? 25 Indien u niet (meer) beschikt over een certificaat en controleert. 1. Bij standaardmaatregelen wordt bedoeld de beschrijving van de 4

5 Technische bekwaamheid Kunt u verduidelijken wat u bedoelt met standaardmaatregelen en hoe bent u voornemens deze te beoordelen? 26 Algemeen: Mogen wij bij de beantwoording van de hier gevraagde kerncompetenties gebruik maken van referenties die de Provincie Noord-Holland betreffen? /P1K1 26 Onder Te overleggen gegevens, punt 2 wordt gevraagd een opgave te doen van de eventueel voor opdracht in te schakelen onderaannemer(s) met vermelding welke onderdelen door deze onderaannemer(s) worden uitgevoerd inclusief de referentie ingericht conform standaardformulier E. Vragen: 1. Waar op standaardformulier E wilt u dat we vermelden welke onderdelen door de onderaannemer(s) zijn uitgevoerd? 2. Wat bedoelt u in dit verband met inclusief de referentie /P1K2 26 Eis; Deze referentie heeft een gemiddelde gefactureerde contractwaarde op jaarbasis (gehad) van ten minste ,- per jaar gedurende 36 maanden ( gebaseerd op circa 60% van de contractwaarde ). Vraag: Wij begrijpen niet wat aanbesteder bedoelt met gebaseerd op circa 60% van de contractwaarde. Kunt u dit nader toelichten? werkprocessen c.q. procedures die in uw organisatie worden gebruikt. 2. Door het opvragen van het handboek. Ja 1. Bij het onderdeel Beschrijving referentieproject/-opdracht onder Toelichting op de relatie.. 2. Bedoeld wordt hier de referentie van de onderaannemer voor dat deel van de opdracht die hij heeft uitgevoerd. Op basis van de gids proportionaliteit mag een referentie geen omvang hebben die groter is dan 60% van de totale geschatte contractwaarde. 5

6 /P1K2 26 Eis; Tenminste een opdracht(en) bij één opdrachtgever, bijvoorbeeld in de vorm van een raamovereenkomst en/of woordvoerders. Vraag: Wij overwegen hier een (recente) raamovereenkomst op te voeren. Raamovereenkomsten bij de overheid hebben doorgaans een doorlooptijd van vier jaar. Hoe dienen wij hier om te gaan met de eis dat de opdracht in de periode van drie jaar voorafgaand aan de datum van aanmelding is uitgevoerd en tijdig opgeleverd? /P1K3 26 Eis: Tenminste bij één opdrachtgever in de afgelopen drie jaar een opdracht., zie bijlage 3. De kernactiviteit van ons bureau is opdrachten uitvoeren voor de detachering van communicatieadviseurs op soortgelijke vacatures als aanbesteder in de selectieleidraad heeft omschreven. Daarmee komt voor ons elke opdracht in aanmerking voor deze competentie. Maar wij menen te begrijpen dat u met vervullingsgraad iets anders wilt meten. Vraag: 1. Begrijpen wij goed dat hier in feite gevraagd wordt naar een vergelijkbare raamovereenkomst als onderhavige? Oftewel een overkoepelende De eis betreft het aantonen van inhuur van drie jaar met een gemiddelde gefactureerde contractwaarde van euro per jaar bij één opdrachtgever. Dit hoeft niet uitsluitend de overheid te zijn. 1. Ja; 2. Nee. Het gaat hier specifiek om de relatie tussen aanvraag en passend aanbod. 6

7 selectiecriteria/ opdrachten fysiek domein overeenkomst met een opdrachtgever waaronder meerdere aanvragen per jaar vallen? 2. Hoe wilt u dat wij omgaan met de formulering soortgelijke vacatures. Dienen we alle in de selectieleidraad omschreven functieprofielen een keer te hebben ingevuld bij de hier gevraagde opdrachtgever (raamovereenkomst)? 29 Wat bedoelt u hier met opdrachten fysiek domein? Waarom is die aanduiding hier opgenomen? Onder fysiek domein wordt verstaan de beleidsterreinen: RO, Verkeer en vervoer, ruimtelijke economie, duurzame energie, landschap, natuur en recreatie /selectiecriterium 1 30 Zijn deze mogelijkheden voor alle medewerkers (eigen en ZZP-ers) van toepassing of maakt u hier een onderscheid in? Nee, dat heeft u niet goed begrepen. Het gaat om alle te onderscheiden groepen die direct of indirect voor aanbesteder werken selectiecriterium 3 Vraag: Begrijpen wij goed dat hier onder eigen medewerkers wordt verstaan de medewerkers die worden geplaatst op een opdracht bij de opdrachtgever, en niet de eigen medewerkers die vanuit ons bureau de opdrachten begeleiden (consultants of recruiters)? 30 Accountmanagement: Uw vraag hoe gaat u om met spoedaanvragen? Vraag: wat verstaat u onder spoedaanvraag, deze is in de leidraad niet gedefinieerd. Spoedaanvragen? Indien u bedoelt spoedopdrachten, dan zijn dit opdrachten die binnen enkele dagen en zonder uitstel dienen worden te uitgevoerd / selectiecriteria 4 30 Algemeen: : Mogen wij bij de beantwoording Ja 7

8 en / selectiecriteria 4 en / selectiecriteria 4 en / selectiecriteria 4 en / selectiecriterium 4 van de hier gevraagde voorbeelden gebruik maken van referenties die de Provincie Noord- Holland betreffen? 30 Toon aan met een recent voorbeeld... Vraag: Wat wordt bedoeld met recent? Dienen wij hier hetzelfde criterium te hanteren als bij de geschiktheidseisen waarbij de opdracht in de periode van drie jaar voorafgaand aan de datum van aanmelding is uitgevoerd en tijdig opgeleverd? 30..de inzet van medewerkers. Vraag: (zie ook vraag nummer 3) Dienen wij eventueel ingezette ZZP-ers als onderaannemers en daarmee als derden aan te merken? 30 het resultaat en de tevredenheid van de opdrachtgever. Vraag: Kunt u aangeven op welke wijze u hier de tevredenheid van de opdrachtgever wenst te beoordelen? 30. Één van de bestuurslagen dient een overheidsorganisatie te zijn( waterschap). Ja Ja. Zie ook het antwoord op vraag 5 Door middel van een tevredenheidsverklaring van de opdrachtgever. Ja. De opsomming is niet uitputtend. Vraag: U geeft een opsomming van overheidsorganisaties. Mogen het ook andere overheidsorganisaties zijn dan u hier noemt? 8

9 Bijvoorbeeld een (andere) ZBO of uitvoeringsorganisatie van de Rijksoverheid, dan wel lagere overheden. 22 Standaardformulier E 39 Aanneemsom (excl. BTW). 23 Standaardformulier E en F Vraag: Kunt u aangeven wat u hier verstaat onder aanneemsom? 39 en 41 Heeft u een maximaal aantal pagina s voor de korte beschrijving van het referentieproject? Welk lettertype en lettergrootte wordt gevraagd? 24 Algemeen Online domein: de Provincie huurt op dit moment zowel op projectbasis als op inhuurbasis expertise in ten behoeve van het online domein (website, content). Waar valt dit in de nieuwe raamovereenkomst onder? Inhuur adviseurs of diensten? Of valt dit geheel buiten deze aanbesteding? Idem voor webredactie/contentproductie? 25 AIV, artikel 11 4 Prijzen en tarieven Vraag: is het mogelijk om een jaarlijkse indexering van de prijzen door te voeren? selectiecriterium 3 30 Bij selectiecriteria 3 accountmanagement wordt maximaal 1 A4 aan informatie gevraagd. Gezien de hoeveelheid informatie die hier gevraagd wordt, willen wij graag meer pagina s inleveren. Is dit akkoord? 27 Selectieleidraad "In de afgelopen jaren is het communicatieadvies werk gestaag opgeschoven van enkele Het bedrag waarvoor de opdracht oorspronkelijk is aangenomen. Er is geen maximum gesteld voor de beschrijving van de referentieprojecten. Dit valt buiten deze aanbesteding. In de offertefase (inschrijvingsleidraad) wordt het onderdeel uitgewerkt. Mocht dit nog aanleiding geven tot het stellen van vragen dan kunt u deze vragen in die fase stellen. Nee Nee. 9

10 advisering tot geintegreerde dienstverlening incl. implementatie, vaak in de vorm van inhuur. Dit patroon is ook bij Noord-Holland zichtbaar. U vraagt daarom nu uit in twee percelen, inhuur en advies. In de markt is een beperkt aantal 'uitzendorganisaties' actief die zich uitsluitend op inhuur richten. Maar ook de gerenommeerde adviesbureaus realiseren veel projecten op die inhuur - basis. Tal van publieke organisaties maken hiervan met succes gebruik. Door de manier echter waarop de provincie Noord-Holland de referenties in perceel 1 vraagt schakelt u de facto deze tweede categorie in dit perceel uit van deelname en kunnen slechts de uitzenders inschrijven. Inhuur van gekwalificeerde adviseurs van de adviesbureaus behoort dan voor Noord-Holland niet tot de mogelijkheden. Wilt u overwegen uw selectiecriteria op dit punt nog eens tegen het licht te houden?" Hoeveel adviseurs/medewerkers Communicatie (aantal en in fte) telt de provincie? Kunt u aangeven hoe straks de nadere opdrachten worden uitgevraagd en gegund aan de partijen met een raamovereenkomst? Stuurt de provincie op een evenredige verdeling van opdrachten onder de partijen met een raamovereenkomst? Er geldt geen exclusiviteit voor afname onder de raamovereenkomsten. Het team communicatieadviseurs bestaat uit 15 adviseurs. 1. De onderwerpen die in deze vragen aan de orde komen worden in de inschrijvingsleidraad behandeld. U kunt eventuele vragen in die fase stellen. 2. Nee Ad 1: Het gebeurt sporadisch. Hier wordt geen overzicht van bijgehouden. Voor 10

11 1) Kunt u aangeven in welke mate (aantal keer en opdrachtwaarde) in de afgelopen 4 jaren opdrachten zijn vergeven buiten de raamovereenkomsten om? 2) Zal de werkwijze zo zijn dat de provincie altijd eerst een uitvraag voor een nadere opdracht uitvraagt bij de partijen met een raamovereenkomst, en pas indien die partijen geen aanbod kunnen doen, de provincie gebruik kan maken van deze exclusiviteitspassage? Indien nee, kunt u dan uw antwoord nader toelichten? en Waarom vallen advies en uitvoeringsdiensten ten aanzien van digitale media niet onder deze aanbesteding? In veel communicatie-projecten is sprake van een geïntegreerde aanpak met online en offline kanalen en middelen. Dan is het naar onze mening logisch vanuit oogpunt van efficiency en effectiviteit, twee doelen van deze aanbesteding dat de te selecteren contractpartijen ook diensten ten aanzien van digitale media kunnen leveren. Wat is uw visie hierop? dergelijke opdrachten is goedkeuring van communicatie en inkoop nodig. Ad 2: zie het antwoord op vraag 2 Soms valt het in een geïntegreerde aanpak (is het onderdeel van een project) en dan kan digitale media hier wel onderdeel van uitmaken. We hebben er voor gekozen om digitale media op zich geen onderdeel te laten zijn van de raamovereenkomst omdat we de vrijheid willen hebben opdrachten in de markt uit te vragen. Dit heeft vooral te maken met de snelle ontwikkelingen in dit vakgebied. 32 Hoofdstuk 2, 3.4 en Standaardformulier A 15, 20 De inschrijving verloopt via TenderNed door het uploaden van digitale bestanden. Hoe wilt u dat wij de in Standaardformulier A genoemde tabbladen interpreteren en uitvoeren? Het standaardformulier A in Word is per abuis niet aangepast aan de tekst en lay-out in de selectieleidraad. Zie de aanpassingen in de bijlage bij deze 2de NvI. 11

12 en Standaardformulier D 16 Waarvoor dient Standaardformulier D? Immers, zoals bij 2.6 gemeld: Het indienen van een aanmelding houdt in dat een gegadigde onverkort instemt met de aanbesteding. Ook de Uniforme Eigen Verklaring heeft die functie, dat wij ons akkoord verklaren met alle voorwaarden en eisen van de aanbesteding. Standaardformulier D komt te vervallen. Wij verzoeken u formulier D te laten vervallen. Bent u daartoe bereid? Indien nee, kunt u dan uw antwoord en visie toelichten? 34 Standaardformulier B Wij begrijpen het nut van dit formulier B niet. In de aanbiedingsbrief moeten wij immers al aangeven voor welk perceel wij inschrijven. En het lijkt ons voor de beoordelaars binnen een perceel ook overbodig om te willen weten of de aangemelde al dan niet ook in het andere perceel inschrijft. Kunt u het doel en nut van formulier B nader toelichten? Wij verzoeken u formulier B te laten vervallen. Bent u daartoe bereid? Indien nee, kunt u dan uw antwoord toelichten? Wanneer de inschrijver derden gaat inzetten als onderaannemer, vraagt u om documenten die zekerheid verschaffen over de verhouding tussen de gegadigde en de betreffende derde Dit standaardformulier is bedoeld om het (interne) selectieproces te faciliteren. Het standaardformulier blijft gehandhaafd. a. Ja b. Ja c. Bij documenten op TenderNed Zie ook de antwoorden op de vragen 5 en 12

13 en 4.2 en 4.3 en Formulier A 20 en 23 en 34 gedurende de periode van uitvoering van de opdracht. a) Volstaat een eenvoudige verklaring tussen de Gegadigde en de derde? b) Indien de derde een zusterbedrijf is die evenals de gegadigde 100% eigendom is van de moedermaatschappij, verlangt u dan ook zo n document? c) Op welke plaats in de inschrijving kunnen wij deze documenten van de derde toevoegen? Bij 4.2. staat dat onderaannemers geen UEV hoeven in te vullen, bij voetnoot 1 onderaan Formulier A begrijpen wij dat ook een onderaannemer een UEV moet invullen. 19. Onderaannemers hoeven, in deze aanbesteding, geen Uniforme Eigen Verklaring in te leveren. Zie het antwoord op de vragen 35 en 48. Wanneer de inschrijver derden gaat inzetten als onderaannemer, welke (overige) documenten van deze derden wilt u dat inschrijvers meezenden? Kunt u een compleet overzicht geven van de te leveren documenten? U vraagt een verzekering tegen beroepsrisico s, met een dekking van minimaal EUR ,- per gebeurtenis en per jaar. Dit achten wij een disproportioneel bedrag gezien de te leveren diensten en de mogelijke risico s. Andere overheden waar wij voor werken vragen beduidend lagere dekkingen, bijvoorbeeld 1 miljoen euro per gebeurtenis en 2 of 2,5 miljoen euro per jaar. Kunt u toelichten waarom u het proportioneel Zie het antwoord op vraag 7 13

14 vindt om zo n hoge dekking te vragen? Bent u bereid om de minimale dekking te verlagen en daarbij ook een lagere dekking ter gebeurtenis te hanteren? Zo nee, kunt u uw antwoord toelichten? 38 Formulier A - checklist 34 Bij de nummers 12 en 15 spreekt u over de overige 3 selectiecriteria (referenties). Wij nemen aan dat hier sprake is van een verschrijving en wij moeten lezen overige 2 selectiecriteria (referenties). Is onze aanname juist? Dat is correct. 39 Formulier F Ervaring selectiecriteria 40/41 Aan het einde van het formulier is een veld Toelichting op de relatie tussen selectiecriterium en project / opdracht. Ons lijkt dat de relatie wel duidelijk wordt in de beschrijving van de referentie-opdracht (in het veld erboven). Wat verwacht u dat wij aanvullend nog in het toelichting -veld beschrijven? Indien de relatie blijkt uit de invulling in een voorgaand veld kunt u dit in het veld Toelichting op de relatie tussen selectiecriterium en project / opdracht aangeven. 40 Bijlage 2 en 3 - functieprofielen In de functieprofielen maakt u onderscheid tussen communicatieadviseurs en projectcommunicatieadviseurs. De profielen van bijvoorbeeld een senior projectcommunicatieadviseur en een senior communicatieadviseur zijn ook afwijkend. Waarom maakt u dit onderscheid? Zijn communicatieadviseurs en projectcommunicatieadviseurs heel erg uitwisselbaar, is het misschien eerder Een senior communicatieadviseur is meer gericht op bestuurlijke communicatie en een senior communicatieadviseur meer op projectcommunicatie. Het zit niet alleen in naamgeving, maar het kan uitwisselbaar zijn. Dit heeft te maken met de mate waarin een adviseur politiek bestuurlijke ervaring heeft. Perceel 1 betreft een 14

15 alleen een kwestie van naamgeving? Kunnen projectcommunicatieadviseurs alleen in perceel 1 voorkomen en niet in perceel 2? En waarom? resultaatverplichting en perceel 2 betreft de inhuur van capaciteit lees menskracht Selectiecriteria perceel 2 31 Heeft u voor de selectiecriteria een beoordelingsmatrix en kunt u die ter beschikking stellen? Zo niet, kunt u dan anderszins inzicht geven hoe en met welke elementen de beschrijvingen van de selectiecriteria kunnen leiden tot een transparante en controleerbare beoordeling `neutraal`, `uitmuntend`, etc.? Wat is bijvoorbeeld het minimaal gevraagde? En wanneer beoordeelt u iets als innovatief? Ja, deze zijn in de tekst en tabellen in de paragraven en van de selectieleidraad opgenomen. Bij innovatief moet u bijvoorbeeld denken aan termen als niet voor de hand liggend of uniek toegepast Selectiecriteria perceel 2 31 Voor het selectiecriterium 3 Accountmanagement benoemt u enkele aspecten waarop we `onder meer in de beantwoording in moeten gaan. Kunt u in plaats van `onder meer` álle aspecten noemen waarop wij in de beantwoording in moeten gaan? Kunt u ook voor de andere selectiecriteria de aspecten noemen waarop wij in de beantwoording in moeten gaan? Wij laten het aan partijen over om zelf invulling te geven aan het gevraagde. Om deze redenen is de term onder meer opgenomen Vindt de beoordeling van de selectiecriteria relatief plaats, dus ten opzichte van andere inschrijvers? Ze worden in eerste instantie zelfstandig beoordeeld. Maar voor de ranking kunnen ze onderling met elkaar worden vergeleken. Bijvoorbeeld bij selectiecriterium 4 m.b.t. het zichtbaar 15

16 Bij de scores voor het beoordelen van de selectiecriteria staan bij de scores 9 en 7 geen beschrijvingen. Betekent dit dat deze cijfers niet toegekend kunnen worden? Indien wel, wanneer worden deze cijfers toegekend? en en 31 In perceel 2 betreft geschiktheidseis/kerncompetentie 1 (P2K1) een project met een politiek gevoelig onderwerp. Selectiecriterium 4 moet communicatie betreffen rond een politiek gevoelig project. a) Mogen beide referenties dezelfde opdracht betreffen? b) Kunt u het onderscheid tussen de betreffende eis en criterium extra toelichten? Kerncompetentie 1 (P2K1) betreft een casus bij de overheid. Keurt u de Nederlandse Spoorwegen goed als zijnde overheid? Voor selectiecriterium 5 levert de referentie een betere score op naarmate de opdracht met minder middelen een groter effect opleverde (relatie doel-inzet middelen). Referentieprojecten verschillen enorm, er zijn allerlei randvoorwaarden van invloed, de prioritering bij de opdrachtgever speelt mee en het ene communicatiedoel is makkelijker te realiseren dan het andere. Kortom, de context is erg belangrijk en gaat verder dan de middelen versus effecten. positief effect en de middelen inzet. Inschrijvers scoren op deze scores indien het antwoord resp. tussen uitmuntend en goed en goed en neutraal valt. Ad a: Ja Ad b: Het selectiecriterium bevat meer onderscheidende kenmerken dan de kerncompetentie. Nee Door bij de afweging ook de context mee te nemen. 16

17 Hoe gaat u voorkomen dat u t.a.v. dit aspect appels met peren gaat vergelijken? Klopt het dat voor het gebruik maken van derden het invullen van hoofdstuk 8 van de Uniforme Eigen Verklaring voldoende is? 49 Selectieleidraad/ Over combinaties wordt gesteld in de 5e alinea, dat gegadigde zich slechts kan beroepen op in het verleden in combinatie uitgevoerde projecten of werken, voor zover het door de gegadigde zélf binnen de combinatie uitgevoerde werkzaamheden betreft. Ik ga ervan uit dat door gegadigde zelf uitgevoerde projecten of werken, buiten de combinatie om, ook opgevoerd mogen worden. Klopt deze aanname? 50 Selectieleidraad In de tabellen met de kerncompetenties van zowel perceel 1 als perceel 2 wordt steeds bij elke minimumeis gesproken over tenminste één opdracht. Tegelijkertijd staat er onderaan de tabel van Perceel 2, dat gegadigde voor elke kerncompetentie maximaal één referentie dient te overleggen via formulier E. Een en ander lijkt in tegenspraak met elkaar. Vraag: klopt het dat gegadigden per competentie maximaal 1 referentieproject beschrijven middels formulier E en dus niet meerdere referentieformulieren voor een competentie mogen inleveren? Nee, naast het invullen van hoofdstuk 8 van de UEV dient inschrijver tevens een verklaring mee te leveren waaruit blijkt dat inschrijver daadwerkelijk kan beschikken over de diensten van de derde. Ja. Ja, dat klopt. 17

18 51 Selectieleidraad 11 De provincie behoudt zich daarnaast het recht voor om in het kader van medewerkersmobiliteit communicatieadviseurs uit te ruilen met andere overheidsorganisaties Bijvoorbeeld (niet limitatief) zoals het Rijk, een andere provincie, gemeente of waterschap. Geldt dit ook voor ingehuurde communicatieadviseurs? 52 Selectieleidraad 19 Onze indruk is dat in de laatste alinea de begrippen Combinant en Onderaannemer door elkaar heen gebruikt worden. Wij begrijpen uw behoefte aan één aanspreekpunt. Combinanten zijn echter hoofdelijk aansprakelijk en dus ook verantwoordelijk voor de nakoming van de overeengekomen prestaties. Uiteraard kan er één van de combinanten verantwoordelijkheid nemen voor de prestaties van onderaannemers, maar ondanks dat blijft de hoofdelijke aansprakelijkheid. Kunt u aangeven op welke manier combinanten verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid onderling dienen te regelen in uw ogen? 53 Selectieleidraad 24 In paragraaf 4.4 noemt u een termijn van 14 dagen voor het inleveren van de gedragsverklaring en een verklaring van de belastingdienst, in paragraaf noemt u een termijn van 10 dagen voor het overleggen van een kopie verzekeringspolis en een bankafschrift. Voor het overleggen van een inschrijving KvK wordt geen termijn genoemd. Voor bewijsstukken van kwaliteitsborging hanteert u weer een termijn van 10 dagen na de Nee PNH wil één aanspreekpunt. Combinanten zijn hoofdelijk aansprakelijk. Hoe zij onderling, dan wel met betrekking tot de inzet van onderaannemers, de verantwoordelijkheden delen is aan de combinanten. Akkoord. De termijn wordt 14 dagen. 18

19 voorlopige gunning. In de laatste alinea van pagina 25 vraagt u om de stukken bij de inschrijving te voegen, wanneer inschrijver inschrijft op 2 percelen. Kunt u voor alle soorten bewijsstukken een termijn van 14 dagen hanteren? 54 Selectieleidraad 24 In paragraaf geeft u aan dat in een termijn van 10 dagen na voornemen van gunning een kopie van polis dient te overleggen. Eerder in de alinea wordt er gesproken van een verzekeringscertificaat inclusief kopie polisvoowaarden; doelt u hier op dezelfde documenten? De gegadigde, dan wel één van de combinanten, dient in de periode van drie (3) jaar voorafgaand aan de datum van aanmelding op een vakkundige en regelmatige wijze te hebben uitgevoerd en tijdig opgeleverd, verleend uitstel daarin begrepen. Slaan de termen: vakkundig, regelmatig en tijdig op de genoemde kerncomptenties bij 4.5.3? Zo niet, graag SMART toelichting op deze termen. 56 Selectieleidraad 26 De competentie vervullingsgraad vraagt om detachering van communicatieadviseurs. Kunt u hier detachering meer specificeren? Ja Ja, die hebben betrekking op de kerncompetenties in paragraaf Met detacheren bedoelen wij het uitlenen van medewerkers aan een derde partij. De medewerker blijft in dienst van c.q. gecontracteerd door de detacherende partij. 57 Selectieleidraad 26 95% van alle aanvragen van deze vacatures zijn door u voorzien van een passend aanbod binnen de gevraagde termijn : dient de vacature hier ook vervult te zijn, of gaat het Uitgangspunt is een passend aanbod. U kunt dit aantonen door een verklaring van de opdrachtgever te overleggen waaruit blijkt dat het aanbod passend was. 19

20 enkel om het aanbod doen richting de vacature? 58 Selectieleidraad 26 95% van alle aanvragen van deze vacatures zijn door u voorzien van een passend aanbod binnen de gevraagde termijn : Hoe wordt de 95% gemeten? 59 Selectieleidraad 26 95% van alle aanvragen van deze vacatures zijn door u voorzien van een passend aanbod binnen de gevraagde termijn : Wat wordt verstaan onder passend aanbod? 60 Selectieleidraad 27 Tenminste één opdracht waarbij strategisch communicatieadvies is opgeleverd zoals is beschreven is in hoofdstuk 1 voor perceel 2. Wordt onder hoofdstuk 1 voor perceel 2, verstaan? En zijn dit gelijk de eisen waaraan moeten voldoen? 61 Selectieleidraad 30, en 4.6.2: de criteria dienen ingeleverd te worden op max. 1a4 geanonimiseerd. Is het toegestaan schema s (tabellen) toe te voegen in deze stukken? Eigenlijk: Kunt u de eisen aan de opmaak van de inhoud specificeren? 62 Selectieleidraad opdrachten in de fysieke domein: hierin wordt gesproken over het weergeven van publicaties/evaluaties. In welke vorm mogen deze publicaties meegezonden worden? In de vorm van bijvoorbeeld afbeeldingen of links naar de publicaties? 63 Selectieleidraad Dient naam van de inschrijver vermeld te zijn in de publicatie? 64 Selectieleidraad Wordt een mail van een tevreden klant ook gezien als een evaluatie? En kunnen we deze opvoeren als onderbouwing voor de gestelde eis in Zie vraag 57 Een aanbod dat aansluit op de vraag. Ja. Ja. De voorschriften staan in het blok op pagina 29 van de selectieleidraad. Het staat aanbieder vrij schema s te gebruiken binnen de voorgeschreven ruimte. Beide is toegestaan. Nee. De relatie moet/kan wel achteraf nagetrokken (kunnen) worden. Nee 20

21 65 Selectieleidraad nvt In de selectieleidraad zijn een aantal standaardformulieren opgenomen; deze dienen apart meegenomen te worden bij de inschrijving. Is het mogelijk de in te vullen standaardformulieren B, D, E, F apart (in word) te publiceren? 66 Standaardformulier A Standaardformulier A doet vermoeden dat alle documenten voor de inschrijving in 1 documenten ingeleverd dient te worden volgens het format gesteld in standaardformulier A. Is dit juist? 67 Standaardformulier A Standaardformulieren dienen geanonimiseerd ingeleverd te worden. Mogen de tabbladen opgemaakt zijn? 68 Standaardformulier E In de beschrijving referentieproject/-opdracht wordt er gevraagd om een korte omschrijving van dit project/opdracht; wat verstaat u onder een korte omschrijving? Hoeveel karakters mag deze bevatten? 69 Standaardformulier F De gevraagde omschrijving van het referentieproject/-opdracht; is deze gebonden aan een vast aantal karakters? Evenals de toelichting die daarop volgt? 70 Bijlage 2 en 3 In beide documenten worden typen communicatieadviseurs benoemd; hoe verhouden deze zich tot elkaar? 71 Bijlage 2 Dit document is toegevoegd als bijlage maar hier wordt niet naar verwezen: Wat is de functie van deze bijlage? 72 Bijlage 2 en 3 Welke functieprofielen zijn het uitgangspunt voor deze aanbesteding, van bijlage 2 of 3? Als voorbeeld: jullie hanteren het functieprofiel jr. Deze zijn bij de aanbestedingsstukken gepubliceerd. Zie ook vraag 32 Nee. Zie vraag 32. In de bijlage bij deze Nota van Inlichtingen staat bij welke onderdelen in TenderNed de documenten dienen te worden ondergebracht. Standaardformulieren dienen rechtsgeldig te worden ondertekend. Er zijn geen beperking gesteld voor het aantal karakters. Nee. Zie antwoord op vraag 40. Toelichting op de inhoud van de functieprofielen. Alle functieprofielen zijn het uitgangspunt. 21

22 projectcommunicatieadviseur, jr. communicatie expert en jr. communicatieadviseur. 73 Selectieleidraad / 2.1 / planning 14 Gegadigde heeft een aantal vragen welke invloed hebben op de inhoudelijke beantwoording van de minimumeisen. Om uw antwoorden kwalitatief goed te kunnen beantwoorden, vragen wij u om deze inhoudelijke vragen eerder te beantwoorden dan de door u opgegeven datum in de planning. Kunt u hiermee akkoord gaan? 74 Selectieleidraad / 2.1 / 14 Na publicatie van de eerste Nota van planning Inlichtingen is het mogelijk dat niet alle antwoorden hebben geresulteerd in volledige duidelijkheid voor inschrijvers. Is het daarom mogelijk om naar aanleiding van de eerste Nota aanvullende vragen te stellen ten behoeve van een tweede Nota van Inlichtingen? En zo ja, tot wanneer kunnen inschrijvers deze vragen toesturen aan de aanbestedende dienst? 75 Selectieleidraad / Inschrijver is voornemens om op naam van de moederorganisatie in te schrijven. De daadwerkelijke uitvoering van de opdracht wordt gedaan door één 100% dochterorganisatie/werkmaatschappij waarvan de moederorganisatie bestuurder is. Klopt de aanname dat de dochterorganisatie in dit geval niet als derde/onderaannemer wordt beschouwd en zodoende ook niet als derde/onderaannemer meegenomen dient te worden in onze inschrijving? Wanneer deze aanname onjuist is, op welke wijze dient inschrijver de dochterorganisatie wel mee te nemen in de De datum in de planning geldt als laatste datum waarop nog vragen kunnen worden gesteld c.q. worden beantwoord. Zie ook vraag 3. Gegadigden kunnen tot de in de planning genoemde data vragen stellen over alle aanbestedingsdocumenten. Dus ook de nota s van inlichtingen. Zie ook punt 4 van paragraaf van de selectieleidraad. Deze aanname is onjuist. Een % dochteronderneming dient beschouwd te worden als een onderaannemer. U dient dus in de UEV aan te geven dat u deze organisatie gaat inzetten voor de werkzaamheden. 22

23 inschrijving? 76 Selectieleidraad / U geeft aan dat de digitale inschrijving in PDF/A-format wenst te ontvangen. Inschrijver is gewend om haar inschrijving in PDF format in te dienen. Is het akkoord om de inschrijving in PDF format in te dienen? 77 Selectieleidraad / U geeft aan dat gegadigde de genoemde informatie dient in te leveren op de manier zoals is weergegeven in standaardformulier A, checklist. Gegadigde heeft twee standaardformulieren A, checklist ontvangen; één in de selectieleidraad en één onder standaard formulieren in Word, welke beide van elkaar verschillen. Welk checklistformulier moet gegadigde hanteren? 78 Selectieleidraad / Klopt onze aanname dat het referentieproject afgerond moet zijn tussen 24 december 2015 en 24 december 2012, maar welk eerder dan 24 december 2012 gestart mag zijn? Kunt u akkoord gaan met een referentieproject waar gegadigde nog werkzaam voor is, maar alleen de werkzaamheden beschrijft die reeds zijn afgerond en voldoen aan de gestelde eisen in de kerncompetentie en de selectiecriteria? 79 Selectieleidraad / / P1 K2 26 Inschrijver wil graag gebaseerd op circa 60% van de contractwaarde nader toegelicht hebben. A) Betekent dit dat = 60% van de contractwaarde, en dus dat de werkelijke contractwaarde op jaarbasis niet hoger mag zijn dan ? En zo nee, hoe moet gegadigde de 60% dan interpreteren? Nee. Het gaat er om dat het document doorzoekbaar moet zijn. Zie vraag 32 Ad a: Ja, mits een substantieel deel (meer dan 50%) van het project binnen de gestelde periode is uitgevoerd. Ad b: Nee. Het gaat om afgeronde projecten. Ad a: Zie vraag 11 en 12 Ad b: Nee 23

24 80 Selectieleidraad / / P2 K B) Onze ervaring leert ons dat inkoop geen inzicht geeft in de totale waarde van uitvragen onder een raamovereenkomst. Inschrijver kan de geschatte contractwaarde van het gehele raamcontract daarom niet overleggen aan aanbestedende dienst. Graag stellen wij voor om deze zin te schrappen uit deze minimumeis voor perceel 1, K2. Kunt u hier akkoord mee gaan? 27 Onder communicatiemiddelen verstaat aanbesteder de levering van passende producten, bijvoorbeeld (niet limitatief) huisstijl producten, digitale content voor interof intranet, brochures, beeld, enzovoorts. Wat verstaat Aanbesteder precies onder leveren? Mag deze referentie een niet-overheidsproject zijn? 81 Selectieleidraad / U geeft aan: Opdrachtgever behoudt zich het recht voor bewijsstukken op te vragen waaruit blijkt dat binnen de aangedragen referentie aan bovenstaande criteria wordt voldaan. Welke bewijsstukken wenst u hier aangedragen te krijgen? Kunt u daar voorbeelden van geven? 82 Selectieleidraad / en en 31 U vraagt: De opdracht is naar behoren en op vakkundige als ook regelmatige wijze én tijdig uitgevoerd, verleend uitstel daarin begrepen. Hoe moet gegadigde naar behoren, vakkundig, regelmatig en tijdig aantonen? Wilt u dit onderbouwd zien in de referentietekst of volstaat een Wordt in de volgende nota beantwoord. Het gaat hier om op te vragen bewijsstukken, niet om te leveren bewijsstukken. Het gaat er om dat wij bij de opdrachtgever die genoemd wordt in de referentie kunnen nagaan of de referentie klopt. Beide mogelijkheden volstaan. In beide gevallen moet de referentie nagetrokken kunnen worden. 24

25 tevredenheidsverklaring zoals beschreven in de eerste Nota van Inlichting. 83 Selectieleidraad / en / punt 4 30 en 31 Besluitvorming met/ door bestuurslagen heen. Gaat het om de rol die Gegadigde zelf heeft op de besluitvorming, in termen van invloed op de besluitvorming? Of gaat het om de rol die Gegadigde heeft in adviseren aan iemand die besluit neemt? Kortom, kun u besluitvorming met meerdere bestuurslagen specificeren hoe Gegadigde dit moet duiden? 84 Selectieleidraad / Welke functies zijn vertegenwoordigd in de beoordelingscommissie? Uit hoeveel mensen bestaat deze? 85 Standaardformulier A Met betrekking tot de Eigen Verklaring geeft u het volgende aan: De Uniforme Eigen Verklaring (Standaardformulier C) hoef maar één keer per inschrijver (en indien van toepassing per combinant en/of onderaannemer) te worden ingevuld en ingeleverd. Dit geldt tenzij u voor twee percelen inschrijft. Gegadigde wil op twee percelen inschrijven. Op Tenderned wordt de mogelijkheid gegeven om aan te geven dat één rechtgeldig getekende Eigen Verklaring geldt voor beide percelen. Hoe dient gegadigde hiermee om te gaan? 86 Standaardformulier E U vraagt: Aanneemsom. De ervaring van inschrijver leert dat bij vergelijkbare raamovereenkomsten vooraf geen aanneemsom Het gaat om de rol die Gegadigde heeft in adviseren aan iemand die besluit neemt. De beoordelingscommissie bestaat uit: communicatieadviseurs, teamsenioren, communicatie-experts en een projectleider. Beiden beoordelingscommissies bestaan uit 5 mensen. Indien u voor twee percelen inschrijft dient u de eigen verklaring twee keer in te leveren. Het beroep op derden kan namelijk per perceel verschillen. Het format komt voor perceel 1 te vervallen en blijft voor perceel 2 gehandhaafd. 25

26 87 Standaardformulier E en F 88 Standaardformulier E en F wordt opgegeven, er is immers bij dit soort contracten vaak sprake van meerdere partijen die mogen aanbieden. Hierdoor kan op voorhand niet worden aangegeven wat de aanneemsom gaat worden. Kan de aanbestedende dienst deze vraag uit het format halen? Zo nee, hoe moet inschrijver hier mee omgaan? Gegadigde merkt dat u in referentieformulieren E en F tweemaal vraagt naar Resultaat. De selectiecriteria wenst u het resultaat ook in SMART formulering te ontvangen. A) Wat verstaat u specifiek onder een SMART beschrijving van het resultaat? B) Kunt u aangeven in welke termen u het resultaat beschreven wilt zien. Bijvoorbeeld resultaten die opgeleverd zijn of resultaten voor het project? C) Kunt u aangeven wat de verschillen zijn in omschrijving van resultaat per blokje?. Dat wil zeggen: eerste blok in formulier E en F en tweede blokje bij aspect resultaat. D) Indien er geen verschillen zijn, ziet u dan graag dat dezelfde tekst (onder resultaat) tweemaal opgevoerd wordt, of dat verwezen kan worden naar zie eerder omschreven onder. Alle projecten welke beschreven worden door gegadigde in formulier E en F moeten naar de tevredenheid van de opdrachtgever zijn uitgevoerd. In welke termen wilt u dat de Ad a: specifiek, meetbaar, acceptabel, resultaat en tijdgebonden. Ad b: De resultaten die conform de opdracht geleverd dienden te worden. Ad c: De vraag is onduidelijk. Kunt u de vraag verduidelijken? Ad d: zie ad c. Wij stellen hier geen eisen aan. Zie vraag 81 26

27 89 Standaardformulier E en F tevredenheid van de opdrachtgever wordt aangetoond? Wilt u dit ook beschreven zien in de referentietekst? U vraagt: Korte omschrijving van referentieproject/-opdracht en de bereikte resultaten en eventuele bijzonderheden. Zie vraag 9 Gegadigde wil bij kerncompetentie P1K2 Werving en Selectie een referentie opgeven, welke een vergelijkbare raamovereenkomst is met onderhavige opdracht. Is aanname correct dat dit is toegestaan, zo ja, hoe moet gegadigde in dat perspectief omgaan in haar beschrijving met de termen omschrijving van referentieproject/-opdracht en bereikte resultaten? 90 Standaardformulier F U vraagt: Korte omschrijving van referentieproject/-opdracht en de bereikte resultaten en eventuele bijzonderheden. Graag ontvangen wij een verduidelijking van het gevraagde met betrekking tot perceel 1, inhuur. Kunt u hierbij in het bijzonder ingaan op de bereikte resultaten, wenst u hier de resultaten van de referent (inhurende partij) of 91 Formulier f, afbreukrisico die van gegadigde te zien? Wat wenst u hier onder resultaat omschreven te zien? Werkzaamheden inclusief het effect van de communicatie inzet op de besluitvorming of de resultaten die gegadigde heeft opgeleverd? 92 Standaardformulier F Heeft u vormvereisten (bijvoorbeeld het aantal A4 en lettertype) gesteld aan de invulling van Standaardformulier F? Zo ja, waar dient Het gaat om de resultaten van gegadigde. Het gaat hier om de resultaten die de gegadigde heeft opgeleverd. Nee 27

28 inschrijver rekening mee te houden? 93 Artikel 3.5 AIV Is inbegrepen onder schriftelijke opdracht? Of dient er bij meerwerk telkens een addendum of aparte deelovereenkomst te worden gesloten? 94 Artikel 9.1 AIV De aansprakelijkheid komt op inschrijver onredelijk over. Opdrachtnemer en opdrachtgever hebben er daarnaast baat bij om aan voorzienbare risicobeheersing te doen, e.e.a. vloeit voort uit de Gids Proportionaliteit. Inschrijver stelt daarom voor om de aansprakelijkheid te beperken tot 2,5 miljoen per gebeurtenis met een maximum van 5 miljoen euro op jaarbasis. Gaat de aanbestedende dienst hiermee akkoord? Zo niet, graag de visie van de aanbestedende dienst betreffende dit punt. 95 1ste NvI, 20 U geeft aan dat u de tevredenheid van de opdrachtgever door middel van een tevredenheidsverklaring wenst te beoordelen. Wenst u deze tevredenheidsverklaringen bij de inschrijving te ontvangen of geldt dit als een verificatiedocument? Wanneer inschrijver de tevredenheidsverklaring moet bijvoegen, waar in de inschrijving wenst u deze documenten te Ervaring voor perceel 2 ontvangen? 27 Kunt u toelichten wat het verschil is tussen P2K2 en P2K3? Voor P2K3 verwijst u naar de projectcommunicatiediensten zoals beschreven in hoofdstuk Daarin worden een aantal valt ook onder schriftelijk. In de raamovereenkomst zal de werkwijze bij het sluiten van nadere overeenkomsten worden vastgelegd. U kunt ervan uitgaan dat e.e.a. (grotendeels) via zal worden afgehandeld. Wordt in de volgende nota beantwoord. U dient de tevredenheidsverklaringen bij inschrijving in te dienen. U kunt deze voegen bij de betreffende referentie. Bij P2k2 gaat het om strategisch advies en bij P2K3 gaat het om project communicatie. Onderdelen uit hoofdstuk zijn heel specifiek gericht op 28

29 Opdrachten fysieke domein soorten advisering genoemd. Het is ons niet duidelijk in hoeverre dit anders is dan het strategisch advies dat wordt gevraagd bij P2K2. 31 U stelt hier: De uitvoering van de opdracht dient tot een zichtbaar positief effect te hebben geleid. Soms is een positief effect echter niet de doelstelling van een communicatietraject. Bijvoorbeeld als er sprake is van veel weerstand. Dan is het al heel wat als bijvoorbeeld de weerstand niet groter geworden is. Hoe moeten we het begrip positief in deze opvatten? strategisch advies, andere heel specifiek op projectcommunicatie. a. Het niet groter worden van de weerstand kan ook gezien worden als een positief effect. b. Bedoeld wordt aantoonbaar. En een tweede vraag: moeten we zichtbaar in dit geval letterlijk opvatten, of bedoeld u eigenlijk aantoonbaar Wat is uw definitie van (politiek) afbreukrisico? Hoe is de beoordelingscommissie samengesteld en welke rollen en expertises hebben de leden? Moet de eventueel te overleggen belastingverklaring origineel zijn of mag er ook een kopie worden ingediend? 101 Standaardformulier E In standaardformulier E wordt gevraagd naar aanneemsom en gefactureerd bedrag. Deze bedragen lijken niet te worden beoordeeld. Kunt u aangeven wat de functie is van deze vragen? De betekenis is: als onze bestuurders c.q. de provincie een (politiek) risico lopen Zie ook vraag 84. Alle leden van de beoordelingscommissie hebben dezelfde rol in de beoordelingscommissie. Kopie volstaat. Bijvoorbeeld bij het niet nakomen van een resultaatverplichting kunnen deze gegevens relevant zijn U geeft aan dat de opdracht in de periode van Ja. Zie ook vraag 78 29

30 drie jaar voorafgaand aan de aanmelding dient te zijn uitgevoerd en opgeleverd. De datum van aanmelding is 24 december Moeten wij hier lezen: uitvoering en oplevering moet hebben plaatsgevonden tussen 24 december 2012 en 24 december 2015? Mag, als de opdracht binnen de gestelde periode is uitgevoerd en opgeleverd, een opdrachtbrief wel van vóór 24 december 2012 zijn gedateerd? Kunnen wij ook projecten opvoeren die vallen onder een verlenging van een opdracht, als we daarbij in acht nemen dat de betreffende uitvoering en oplevering binnen de door u gestelde termijn valt? Onder de punten 2 en 3 spreekt u over ontzorging van de provincie. Wat verstaat ú onder ontzorging? Onder punt 3 geeft u aan dat gegadigde dient te zorgen voor een vast contactpersoon met een communicatieachtergrond. Wilt u nader aangeven wat uw definitie is van communicatieachtergrond? Deelt u onze mening dat een communicatieachtergrond niet alleen hoeft te bestaan uit een communicatieopleiding, maar ook kan worden ingevuld door jarenlange ervaring in de communicatie? U vraagt om een vaste contactpersoon gedurende de uitvoering van de opdracht. Doelt u hierbij op een vast contactpersoon voor alle opdrachten die vallen onder het af te sluiten Ja. Ja Dat opdrachtnemer de provincie zoveel mogelijk uit handen neemt. Werkzaam zijn geweest in een communicatiefunctie voor minimaal twee jaar. Ja. Een vast contactpersoon voor alle opdrachten die vallen onder het af te sluiten raamcontract. 30

31 109 Selectieleidraad / /Afdekking beroepsrisico s raamcontract. Of doelt u op een vast contactpersoon per nadere opdracht? 24 Als een bemiddelingsbureau zzp-ers voordraagt, zijn die zzp-ers als zelfstandig ondernemer zelf aansprakelijk voor hun beroepsrisico. Het bemiddelingsbureau is verantwoordelijk voor eventuele eigen medewerkers die gedetacheerd worden bijvoorbeeld. Hoe rijmt u dat met uw eis aan de bureaus om een beroepsrisicoverzekering te hebben van minimaal 5 miljoen euro? Juridisch heeft dit waarschijnlijk geen waarde. Wordt in de volgende nota beantwoord. 110 Selectieleidraad / Kwaliteitsborging organisatie 111 Selectieleidraad, Par 2.1 Daarnaast is het bedrag van 5 miljoen euro per gebeurtenis volstrekt buitenproportioneel voor het soort opdrachten waar het hier om gaat. 25 Is een Certificering NEN voor u ook een geldend kwaliteitscertificaat voor deze aanbesteding? Waarom hanteert u een periode van 7 dagen standstilltermijn in plaats van de gebruikelijke > 20 dagen? 112 Selectieleidraad, Hfd 4 U heeft in hoofdstuk 4 aan welke documenten wanneer ingediend moeten worden: Aanmeldingsbrief: bij indienen aanmelding Uittreksel KvK: na eventuele selectie Standaardformulier A: bij indienen aanmelding Nee. 20 dagen is de wettelijke standstilltermijn bij gunning. Hier gaat het om de afsluiting van de selectiefase. Hier zijn geen wettelijke termijnen voor gesteld. De termijn die wij gebruiken is ontleend aan ARW 2012 a. De Uniforme Eigen Verklaring (nieuwe aanbestedingswet) is bedoeld om de administratieve last voor inschrijvende partijen te minimaliseren. Vandaar dat wij bij inschrijving aan 31

32 113 Selectieleidraad, Par. 4.6 GVA: < 14 dagen na gunning Verklaring Belastingdienst: < 14 dagen na gunning Kopie verzekeringspolis: < 10 dagen na gunning NEN/ ISO/ gelijkwaardig: < 10 dagen na gunning - Waarom vraagt u in de meeste gevallen de documenten pas op na gunning? Is inderdaad wat u bedoelt? Namelijk, indien partijen door kunnen gaan naar de gunningsfase waarvan nu al kan worden gecontroleerd of zij voldoen aan de minimumeisen, kunt u voorkomen dat andere partijen (die wel voldoen, maar bv. minder punten scoren) in deze fase worden benadeeld. - Waarom moeten sommige documenten < 14 dagen en andere documenten < 10 dagen na gunning worden ingediend. - De termijnen die u noemt in hoofdstuk 4 komen niet overeen met twee versies van het standaardformulier A, te weten het standaardformulier A achter de selectieleidraad en het standaardformulier A dat onderdeel is van formulier H. Kunt u per in te dienen formulier aangeven welk formulier op welk moment ingediend moet worden? Voor de selectiecriteria 1 t/m 3 geeft u o.a. het volgende aan: Lettertype Arial, minimale puntgrootte 10 en een regelafstand van alle partijen vragen of zij aan deze eisen voldoen en alleen aan de gegunde partij de bewijsstukken. b. Zie het antwoord op vraag 53 c. Zie vraag 32 Ja 32

33 114 Selectieleidraad, Par Selectieleidraad, Par Selectieleidraad, Par Selectieleidraad, Par. 4.6 minimaal 12 pt. Bedoelt u hiermee regelafstand 1.2? In de beoordelingstabel zijn de scores 9 en 7 niet uitgewerkt. Kunt u hiervan een uitwerking geven? U geeft hier onder andere aan dat bij gelijke eindiging de gegadigden die het hoogst scoren op de onderdelen deskundigheid en besluitvorming doorgaan naar de gunningsfase. Mocht ook hier van een gelijke eindiging sprake zijn zal een loting plaatsvinden. Verschillende scenario s zijn met deze omschrijving denkbaar. Bijvoorbeeld de onderstaande, waarbij nog geen rekening is gehouden welke van de twee selectiecriteria voor u mogelijk nog een onderlinge prioriteit hebben. Kunt u aangeven welk scenario de juiste is, dan wel de methodiek verduidelijken? Kunt u aangeven of er een relatieve beoordeling plaatsvindt of dat de aanbestedende dienst van te voren criteria heeft opgesteld langs welke lijn door het beoordelingsteam moet worden beoordeeld? In de beoordelingstabel geeft u onder andere aan dat beoordeeld wordt op overtuigendheid. Kunt u in het kader van objectiviteit en transparantie aangeven hoe u de aangegeven elementen beoordeelt? 118 Algemeen Ten aanzien van de vraag of onze organisatie zich zal aanmelden voor deze aanbesteding, is het voor ons belangrijk te weten welke EMVI Zie vraag 44 Situatie 2 (zie de tabellen onder aan deze NvI) Zie vraag 43 Wordt in de volgende nota beantwoord. Er wordt beoordeeld op casuïstiek en presentatie. 33