Europese openbare aanbesteding Bomen Snoeien. Nota van inlichtingen

Transcriptie

1 Europese openbare aanbesteding Bomen Snoeien Nota van inlichtingen Document: Nota 01 van Inlichtingen/wijzigingen Aanbesteder: Gemeente Haarlemmermeer Procedure: Europese openbare aanbesteding Bomen Snoeien (Raamovereenkomst) Kenmerk: Datum verzending: Hierbij ontvangt u de mededelingen van de opdrachtgever, de vragen en bijbehorende antwoorden naar aanleiding van bovengenoemde minicompetitie ten behoeve van de gemeente Haarlemmermeer. Deze nota van inlichtingen behoort bij en maakt integraal onderdeel uit van deze aanbesteding De Nota bestaat uit: Vragen inschrijvers en antwoorden incl. eventuele wijzigingen en mededelingen bij deze aanbesteding. 1

2 Vragen inschrijvers en antwoorden incl. eventuele wijzigingen en mededelingen: Nr. Categorie Vraag/Mededeling Antwoord en eventuele mededelingen 1. Aankondiging: eisen en criteria Advies: U heeft geen eisen aan de inschrijvers opgenomen in uw aankondigingen Gevraagd resultaat: toevoegen aan de aankondigingen In de aankondiging ontbreken de eisen aan inschrijvers. Dit is in afwijking op de artikelen en van het ARW Het gebrek aan deze informatie lokt onnodige downloads en zoekwerk uit, wat in strijd is met de doelstelling van de Aanbestedingswet om de kosten van een aanbesteding te reduceren. Zie uw aankondiging inzake de aanbesteding Bomen Snoeien. Uw advies zullen we opvolgen. V.w.b. de van toepassing zijnde eisen die vanaf de aankondiging hetzelfde zijn en gelden wordt volledigheidshalve ook verwezen naar de van toepassing zijnde Eigen Verklaring (UEA). 2. Advies: neem de feitelijke nadere gunningscriteria op in de aankondiging Uw advies zullen we voor zover via Tenderned technisch mogelijk opvolgen. Aankondiging: eisen en criteria Gevraagd resultaat: aangeven welke nadere gunningscriteria u in de gunning betrekt. U heeft in de aankondiging niet de criteria beschreven waarop u gunt, maar de methode die u gaat gebruiken om aanbiedingen op kwaliteitsaspecten te beoordelen en te scoren. Daardoor heeft u, mogelijk bij abuis, nog niet voldaan aan de verplichting van artikel van de Aanbestedingswet om de nadere gunningscriteria in de aankondiging te vermelden. Wij verzoeken u om de gunningscriteria die u in uw aanbestedingsleidraden heeft opgenomen, tevens op te nemen in beide aankondigingen. Zie paragraaf II.2.5 'Gunningscriteria' van uw aankondiging inzake de aanbesteding Bomen Snoeien. * Het verzoek van de aanbestedende dienst is om rekening houden met de volgende mededeling: V.w.b. de systematiek gunnen op waarde is het thans na de kennelijke wijzigingen van 15 oktober 2016 op Tenderned technisch alleen nog mogelijk om bij het gunningscriterium Beste PKV, systematiek gunnen op waarde de kwaliteitscriteria (in casu G2, G3 (G3.1 en G3.2) en G4) en Prijs (G1) met een absolute waarde (ofwel de maximale fictieve kortingen) op te nemen. Het prijscomponent kan thans technisch ook niet anders opgenomen worden dan door bij *weging (*een verplicht veld op TenderNed) een absolute score in te vullen van groter dan het getal 0 (nul). In casu en bij gunnen op waarde op 2

3 grond van de correcte werkwijze heeft Prijs (zie leidraad) op voorhand geen absolute score (ofwel geen maximale fictieve korting) zodat dit ook niet opgenomen kan worden bij *weging op TenderNed. Echter, omdat bij het thans nog verplichte veld *weging via TenderNed toch technische gezien een absolute waarde ingevuld dient te worden, is voor nu een fictieve absolute waarde van het getal 1 (één) ingevuld bij Prijs (G1). De totaal maximale fictieve korting komt hiermee uit op in plaats van zols vermeld in de aanbestedingsleidraad bomen snoeien. Dit technische probleem is reeds eerder door de aanbestedende dienst bekend gemaakt bij TenderNed en TenderNed is thans nog bezig om de bestaande werkwijze technische aan te passen naar de 100% correcte werkwijze. 3. Planning Verzoek om inlichtingen: termijn bezwaar maken tegen gunningsbeslissing Gevraagd resultaat: rekening houden met het kerst- en nieuwjaarsluiting. Het is voor veel bedrijven gebruikelijk om de deuren te sluiten in de weken rond Kerstmis en Nieuwjaar. Wij verzoeken u daarom de termijn voor beroep graag een week op te schuiven of eerder de gunningsbeslissing kenbaar te maken. Uw tijdschema laat dat toe. Zie paragraaf 3.2 op pagina 8 van uw Gezien het vorenstaande geldt de correcte werkwijze van gunnen op waarde systematiek zoals expliciet opgenomen in de aanbestedingsleidraad bomen snoeien nr De werkwijze zoals vermeld in voornoemde aanbestedingsleidraad prevaleert dan ook te allen tijde boven hetgeen in de aankondiging en rectificatie is vermeld. Niet akkoord. We zullen bij deze aanbesteding geen rekening houden met het kerst- en nieuwjaarsluiting. 3

4 4. aanbestedingsleidraad inzake de aanbesteding Bomen Snoeien. Verzoek om inlichtingen: wat is de status van de model K- verklaring? Gevraagd resultaat: toelichten Model K-verklaring komt te vervallen en dient niet ingevuld en aangeleverd te worden. Bewijslast Wij treffen in de bijlagen een model K-verklaring. In uw aanbestedingsleidraden geeft u nergens aan dat deze verklaring moet worden ingevuld en bij de inschrijving dient te worden gevoegd. Om die reden informeren wij naar de status van deze verklaring. Indien u deze wenst te ontvangen, zult u dat expliciet moeten opnemen in uw inschrijvingsdocument en toe moeten voegen aan de lijst van documenten die bij de inschrijving moeten worden ingediend. (zie bijlage K, pagina 34 van uw aanbestedingsleidraad inzake de aanbesteding Bomen Snoeien) 5. Verzoek om inlichtingen: de opgave van in te dienen documenten is incompleet Akkoord. Eisen en criteria Gevraagd resultaat: ontbrekende informatie alsnog toevoegen Wij wijzen u erop dat de informatie ten aanzien van in te dienen documenten niet volledig is. De documenten ten behoeve van de gunning op bestek PKV zijn niet opgenomen in dit overzicht. Zie bijlage A, pagina 24 van uw aanbestedingsleidraad inzake de aanbesteding Bomen Snoeien. Wij vragen u de ontbrekende informatie alsnog toe te voegen. In bijlage A (checklist in te dienen documenten) van de aanbestedingsleidraad vervalt conform het gestelde in nr. 4 van deze NvI het invullen en aanleveren van Bijlage K bij de inschrijving genoemd in de aanbestedingsleidraad bomen snoeien. Het tabel uit welke documenten en in welk format de inschrijving dient te bestaat (zie paragraaf 3.6 van de aanbestedingsleidraad) dient voorts gelijk c.q. identiek te zijn aan hetgeen vermeld staan in bijlage A (checklist in te dienen documenten) van de aanbestedingsleidraad. Bijlage K dient in dit tabel dan ook niet te worden opgenomen aangezien deze bijlage vervalt. Dat betekent dat het tabel in paragraaf 3.6 van de 4

5 aanbestedingsleidraad volledigheidshalve expliciet wordt aangevuld met het ook nog aanleveren van de volgende documenten: 1. Gunningscriterium G2 -Communicatie: beantwoording vraag G2 Communicatie conform het gestelde in de aanbestedingsleidraad in PDF; 2. Gunningscriterium G3 - Duurzaamheid: beantwoording vragen conform het gestelde in de aanbestedingsleidraad in PDF m.b.t.: a). G3.1 (nuttig toepassen vrijkomend materiaal) en b). G3.2 (gebruik duurzame brandstoffen) en 3. Gunningscriterium G4 social return: beantwoording van de vraag G4 conform het gestelde in de aanbestedingsleidraad in PDF. 6. Eisen en criteria Verzoek om inlichtingen: EMVI-criteria wegingsfactoren Gevraagd resultaat: verifiëren of de percentages correct zijn In de aankondiging van de opdracht Bomen Snoeien (zie paragraaf II.2.5 Gunningscriteria van de aankondiging) beschrijft u het gunningscriterium gunnen op waarde met een percentage van 30%. De geschatte omvang van deze opdracht bedraagt circa per jaar. Het totaal maximale fictieve korting voor deze opdracht bedraagt Het percentage in de aankondiging lijkt derhalve niet in overeenstemming te zijn met de feitelijke bedragen in de leidraad. Dit geldt ook voor de opdracht Rooien van bomen waarbij u in uw aankondiging een EMVI-percentage van 35% heeft opgenomen. De door u geschatte waarde van deze opdracht bedraagt per jaar, terwijl het totaal fictieve korting hier bedraagt. Wij verzoeken u te verifiëren of de percentages correct zijn en eventueel aan te passen aan Tijdens de aankondiging is bij het gunningscriterium Beste PKV (als het goed is ook zichtbaar voor de inschrijvers) expliciet opgenomen dat er sprake is van een fictieve weegfactoren (waar u geen rechten aan kan ontlenen) en voor de juiste beschrijving wordt verwezen naar de aanbestedingsleidraad bomen snoeien aangezien dit onderdeel op TenderNed anders technisch gezien niet goedgekeurd wordt i.v.m. verplicht in te vullen velden. Zie ook voor uitleg nr. 2 van deze NvI. Gezien deze opgenomen fictieve wegfactoren, zullen we verder niet ingaan op de door u gesuggereerde relaties die gelegd zouden kunnen worden met de geschatte omvang van de opdracht. 5

6 de feitelijke bedragen die door u zijn opgenomen in uw aanbestedingsleidraden. V.w.b. de systematiek gunnen op waarde is het thans na de wijzigingen van 15 oktober 2016 via Tenderned technisch alleen nog mogelijk om bij het gunningscriterium Beste PKV, systematiek gunnen op waarde de kwaliteitscriteria (in casu G2, G3 (G3.1 en G3.2) en G4) met de absolute maximale score op te nemen. Het prijscomponent kan thans technisch niet anders opgenomen worden dan door bij *weging (*een verplicht veld) een absolute maximale score in te vullen. In casu heeft Prijs (zie leidraad) geen absolute maximale fictieve korting zodat dit ook niet opgenomen kan worden bij *weging op TenderNed. In de aankondiging is dan te zien dat Prijs geen weging heeft. Dit is reeds door ons bekend gemaakt bij TenderNed, die aan heeft gegeven voor technische oplossingen zorg te dragen. Wanneer dit geschiedt is thans helaas nog onduidelijk. Ter voorkoming van misverstanden zullen we de technische mogelijkheden m.b.t. het opnemen van gunnen op waarde conform het vorenstaande ook uitwerken op TenderNed. Houdt u er rekening mee dat TenderNed hier helaas nog geen 100% correcte werkwijze in hanteert. Voor zover er na rectificatie nog onduidelijkheden bestaan over de van toepassing zijnde (sub)gunningscriteria en het gunnen op waarde systematiek, verwijs ik u nogmaals nadrukkelijk naar de aanbestedingsleidraad bomen snoeien. In deze leidraad staat de werkwijze en de van toepassing zijnde nadere gunningscriteria correct beschreven zodat hetgeen hierin staat vermeld bij eventuele nog bestaande tegenstrijdigheden of onverenigbaarheden te allen tijde prevaleert boven hetgeen in de aankondiging en/of 6

7 7. 8. Aanbestedingsprocedure Eisen en Criteria: Aanbestedingsleidraad paragraaf Klacht: het stellen van een omzeteis is disproportioneel Gevraagd resultaat: schrappen van de omzeteis Artikel 2.90 lid 3 van de Aanbestedingswet verbiedt het stellen van een omzeteis aan ondernemingen, tenzij de aanbestedende dienst dit met zwaarwegende argumenten motiveert. Wij signaleren dat voor beide opdrachten wel een omzeteis is gesteld, maar treffen geen motivering waarom dit noodzakelijk en proportioneel zou zijn. De Gids Proportionaliteit 2016, zie blad 45, stelt dat naarmate het werk ingewikkelder wordt, een omzeteis van enige omvang wenselijk kan zijn. Wij zien in de beschrijving van de opdracht geen bijzondere omstandigheden die aanleiding kunnen zijn voor het stellen van een omzeteis. De door u gestelde omzeteis van (160% van de door u opgegeven indicatieve opdrachtwaarde) in de opdracht Bomen Snoeien (Zie blad 14, paragraaf 5.2 van uw aanbestedingsleidraad) en (150% van de door u opgegeven indicatieve opdrachtwaarde) in de opdracht Rooien van bomen, lijken dan ook disproportioneel te zijn. Uw eventuele redenen om vast te houden aan de omzeteis zullen in lijn moeten zijn met de voorschriften in de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit. U geeft aan dat Waterstof geaccepteerd wordt als duurzame brandstof. Er zijn maar 2 tankstations in Nederland waar Waterstof getankt kan worden. Er zijn geen machines beschikbaar die op Waterstof kunnen werken. Dus lijkt ons dit een buitenproportionele eis. Daarentegen zijn er genoeg machines die wel op biodiesel (de 2e generatie biodiesel conform EN14214 norm) werken. Gaarne deze brandstof opnemen als duurzame brandstof. rectificatie via TenderNed vermeld staan. U dient hiermee rekening te houden. De omzeteis is in de aanbestedingsleidraad zoveel mogelijk gemotiveerd conform het gestelde in de Gids Proportionaliteit. Hoewel het de vraag is of er thans geen bijzondere omstandigheden aanwezig zijn die het stellen van de omzeteis rechtvaardigen, zullen we het door u gevraagde resultaat inwilligen. Dat betekent dat we de omzeteis buiten beschouwing zullen laten zodat deze voor deze aanbesteding komt te vervallen c.q. wordt geschrapt. Er is hier geen sprake van eis maar een gunningscriteria. Inschrijver is dan ook niet verplicht hier aan te voldoen. Het is een mogelijkheid voor inschrijvers om zich te onderscheiden ten opzichte van andere inschrijvers. Geavanceerde biobrandstoffen (2 e generatie of hoger) zullen ook geaccepteerd worden als duurzame brandstof. 7

8 9. Eisen en Criteria: Aanbestedingsleidraad paragraaf Bestek/ beschrijvend document: Bijlage voor Eisen aan de inschrijving Bestek/ beschrijvend document: Bestekpost 1021 en 1022 Contractvoorwaarden: 2.3 omvang van de opdracht pagina 6 In de 'Tabel toepassingsniveau grondstof' geeft u de maximale score aan onderdeel 'grondstof voor pharma of chemicaliën' Valt vergisten daar ook onder? Want dat zou de enigste toepassing kunnen zijn voor het vrijgekomen hout, andere toepassingen dan biocomposiet/spaanplaatindustrie of voor warmte/stroom opwekking middels verbranden of composteren zijn ons niet bekend. Is het mogelijke dat de aanbestedende dienst de bijlage C, D, E en bijlage A (inschrijfbiljet) als een Word document kunnen aanleveren i.v.m. het invullen van deze documenten. Wat is het verschil tussen bestekpost 1021 en 1022? De omschrijvingen zijn precies hetzelfde, allebei begeleidingsnoei achterstalling met precies dezelfde tekst alleen de aantallen zijn verschillend. In paragraaf 2.3 (Omvang van de opdracht) staat dat de geschatte omvang van het werk ca ,00 excl. BTW bedraagt. Echter staat in het bestek bij hoofdstuk 3. (bepalingen) pagina Toevoeging op dit onderdeel in de aanbestedingsleidraad bomen snoeien: Als duurzame brandstof worden onderstaande brandstoffen geaccepteerd: -Elektrisch; -Groengas; -geavanceerde biobrandstoffen (2 e generatie of hoger); -Waterstof. Vergisten is een proces dat wordt toegepast om energie uit de biomassa te halen. Vergisten valt dus niet onder grondstof voor pharma of chemicaliën maar onder de toepassing Energie/warmte/brandstof. Hoogwaardigere toepassingsmogelijkheden bieden inschrijvers de mogelijkheid zich te onderscheiden ten opzichte van andere inschrijvers. Nee, dat is niet mogelijk. Bestekpost 1022 wordt verwijderd uit het bestek zodat deze niet meer van toepassing is. De hoeveelheden van 1022 worden bij 1021 toegevoegd. Zie ook bijlage 1 bij deze NvI, d.w.z. de hierop aangepaste bestekpost incl. de op dit onderdeel aangepaste ad bijlage G behorende bij het bestek bomen snoeien nr d.d Deze bepaling uit het bestek vervalt zodat deze niet meer van toepassing is. 8

9 32, par (Verwachte omzet) dat er tenminste een bedrag van ,00 zal worden verstrekt. Klopt dit?? 13 Eigen Verklaring (UEA) Mededeling aanbestedende dienst m.b.t. de Eigen Verklaring (UEA) bomen snoeien Per abuis is er een onjuiste veld aangevinkt zodat de Eigen Verklaring, die op is gepubliceerd komt te vervallen en wordt gecorrigeerd en vervangen door de Eigen Verklaring d.d , welke bij deze aanbesteding geldt en van toepassing wordt verklaart. Zie bijlage 2 bij deze NvI. Bijlagen: 1. Aangepaste bestekpost 1022 incl. de bij deze bestekpost aangepaste document Ad. bijlage G d.d (behorende bij Bijlage G bestek nr d.d bij de aanbestedingsleidraad); 2. Bijlage B bij de aanbestedingsleidraad d.d : aangepaste Eigen Verklaring (UEA) d.d