Toelichting: Een aantal bijlagen zijn gewijzigd, deze zijn toegevoegd aan documenten in Tenderned.

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen SSBU Schoonmaak Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: SSBU Schoonmaak Gemeente Utrecht 13.SSBU.055 Omschrijving: De Stadsschouwburg Utrecht is voornemens een raamovereenkomst af te sluiten met betrekking tot het schoonmaken met de daarbij bijbehorende dienstverlening van het pand Stadsschouwburg Utrecht De Stadsschouwburg Utrecht is voornemens om aan een inschrijver de opdracht te gunnen. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving, waarbij naast de prijs ook kwalitatieve aspecten beoordeeld worden. In hoofdstuk 6 'Lijst van wensen' zijn de verschillende wensen en hun weging gegeven. Toelichting: Een aantal bijlagen zijn gewijzigd, deze zijn toegevoegd aan documenten in Tenderned. 1 Eis 135: : Op welke wijze dienen wij de bovenstaande normering berekening te baseren. A: Op basis van het dagelijks onderhoud ma-vr. B. Op basis van dagelijks onderhoud ma-vr (daar waarvan toepassing inclulsief het weekend). C. Op basis van het dagelijks onderhoud ma-vr. (daar waarvan toepassing inclusief het weekend en een naloop ronde). SSBU gaat uit van optie C. Op basis van het dagelijks onderhoud ma-vr. (daar waarvan toepassing inclusief het weekend en een naloop ronde). 2 Eis 108 : Door het DKS te hanteren verkrijgt de objectleiding op eenvoudige en efficiënte wijze inzicht in de kwaliteit van de uitgevoerde schoonmaakhandelingen. Het kwaliteitsniveau kan met behulp van het DKS zodanig worden bewaakt dat, ingeval van afwijkingen, direct maatregelen kunnen worden genomen, zodanig dat zelfs tijdens het schoonmaken zelf zaken kunnen worden bijgestuurd. Het resultaat van een DKS wordt uitsluitend bepaald door het aantal geconstateerde afwijkingen. Het VSR-DKS systeem geeft echter geen uitslag van een voldoende of onvoldoende resultaat. Hoe dient de inschrijver met deze eis om te gaan? Eis 108 wordt gewijzigd en zal als volgt luiden: U controleert één keer per week minimaal 1 taak d.m.v. de DKS methodiek, binnen een dag na uitvoering van de werkzaamheden. Het kwaliteitsniveau blijft op deze manier in orde. Wanneer de kwaliteit niet in orde is dient dit gelijk hersteld te worden. 3 Eis 39 SSBU kan aan uw personeel sleutels en/of toegangspassen ter beschikking stellen. U bent verantwoordelijk voor het zorgvuldig beheren van deze sleutels/toegangspassen. In het geval van onzorgvuldig beheer en/of misbruik door uw personeel, bent u onbeperkt aansprakelijk voor directe, indirecte en gevolgschade. In geval van verlies van sleutels/toegangspassen dient u dit direct te melden aan de contactpersoon SSBU en zullen de kosten van vervanging bij u in rekening worden gebracht. Toegangspassen en sleutels worden op naam gesteld en zijn niet overdraagbaar. Kunt u dit aanpassen naar alleen directe schade? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 6

2 Eis 39 wordt gewijzigd en komt als volgt te luiden: SSBU kan aan uw personeel sleutels en/of toegangspassen ter beschikking stellen. U bent verantwoordelijk voor het zorgvuldig beheren van deze sleutels/toegangspassen. In het geval van onzorgvuldig beheer en/of misbruik door uw personeel, bent u aansprakelijk voor de door SSBU geleden schade. In geval van verlies van sleutels/toegangspassen dient u dit direct te melden aan de contactpersoon SSBU en zullen de kosten van vervanging bij u in rekening worden gebracht. Toegangspassen en sleutels worden op naam gesteld en zijn niet overdraagbaar. 4 Eis 16 U bent ervan op de hoogte en gaat ermee akkoord dat gedurende de looptijd van deze overeenkomst wijzigingen kunnen plaatsvinden in het huisvestingsbeleid. Indien in het pand het totaal aantal m2 minder dan wel meer wordt, heeft dit geen invloed op de schoonmaakprijs. Klopt het dat u hiermee indien in het pand het totaal aantal m2 minder dan wel meer wordt, heeft dit geen invloed op de prijs per m2 bedoelt? Klopt, wij bedoelen dat dit geen invloed heeft op de prijs per m2. 5 Eis 24 U bent zich er van bewust en gaat ermee akkoord dat onregelmatige werktijden onderdeel zijn van het werkprogramma en daarmee geïntegreerd zijn in de standaard uurtarieven volgens het dagelijks schoonmaakprogramma. Er kunnen geen aanvullende toeslagen voor de uit te voeren werkzaamheden in rekening gebracht worden. Kunt u hier een toelichting op geven, want zoals het er nu staat mogen wij niet de wettelijke toeslag doorberekenen als er medewerkers in de nacht ingezet worden. Deze eis betreft het standaard werkprogramma en gaat niet uit van nachtwerk. Mocht er in regie nachtwerk opgegeven worden door SSBU kan over het uurloon van de medewerkers de toeslag volgens CAO berekend worden. 6 Eis 69: U eist in te stemmen met het onmiddellijk verwijderen en vervangen van een individuele medewerker wanneer SSBU dit op redelijke gronden nodig acht. Kunt u aan de tekst toevoegen dat u dit schriftelijk naar de aannemer bevestigt? SSBU zal dit in alle gevallen achteraf schriftelijk bevestigen. Dit passen wij in de tekst aan. 7 Indien de maximale frequentie in bijlage 9a 255 is, is het dan een correcte aanname dat het alleen maandag tot en met vrijdag schoonmaak betreft? Bijlage 9a is foutief ingevuld. Bij meerdere staten moet 364 staan in plaats van 255. Dit is aangepast. 8 De maximale frequentie is in bijlage 9a, voorlopige ruimtestaat nieuwe situatie, 255. Is dit de juiste frequentie of dienen we uit te gaan van de frequenties zoals gegeven in bijlage 7, werkprogramma? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 6

3 Bijlage 9a is de Voorlopige ruimtestaat nieuwe situatie. Hier staat bij wens veelal 255 ingevuld. Bijlage 7 is het Schoonmaakwerkprogramma. Bijlage 9a is foutief ingevuld. Bij meerdere staten moet 364 staan in plaats van 255. Dit is aangepast. Note: In de voetnoot van Bijlage 7 staat Bijlage 9b vermeld. Dit is niet correct, dit is Bijlage 7. 9 Werkprogramma TG kent een frequentie-afhankelijk programma. Van welke frequentie dienen wij in de basis uit te gaan voor het bepalen van een goede offerte? Hier is sprake van een typefout. Werk programma TG is niet correct. Het gaat hier om werkprogramma KA. 10 Eis 131 stelt dat de gehanteerde tarieven exclusief btw zijn. Eis 132 stelt dat de inschrijving de van toepassing zijnde btw-tarieven bevat. Volstaat het vermelden van het van toepassing zijnde btw-tarief in de offerte? Eis 131 geeft aan dat u de genoemde prijzen exclusief btw vermeld. Middels eis 132 geeft u aan welk btw tarief u gebruikt. Dit dient u apart te vermelden in de conformiteitenlijst. Zie vraag Wij dienen in bijlage 3, prijsinvulformulier, inzet per jaar op te geven op basis van 50 weken. In eis 33 staat dat er 7 dagen per week schoongemaakt dient te worden. In het werkprogramma wordt rekening gehouden met een frequentie van maximaal 364. Waar dienen wij van uit te gaan? U dient uit te gaan van het werkprogramma waar rekening gehouden wordt met een frequentie van maximaal 364. Zie vraag In eis 118 spreekt u over de kosten van de hermeting van VSR. Kunt u aangeven hoe hoog deze kosten zijn? Wij hebben hier graag vooraf duidelijkheid over. Op dit moment bedragen de kosten voor herkeuring schoonmaak per pand 120,00 excl. btw. Deze kosten worden ieder jaar geindexeerd. 13 Tenderned, onderdeel Eisen. Wij schrijven niet in als combinatie. Wat dient inschrijver dan in te vullen bij deze vraag? Inschrijver kan alleen maar antwoorden met Ja, Nee en niet ingevuld. Kunt u tevens aangeven wel bewijsstuk wij toe dienen te voegen? Hier dient u met Ja te antwoorden. Voor verdere bewijsstukken verwijzen wij naar de offerteaanvraag. Categorie Bewijslast, Tenderned, onderdeel Eisen Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 6

4 14 In de werkprogramma s is de hoogste frequentie 364x. Echter staat op pagina 4 van de offerteaanvraag dat de Stadsschouwburg In de zomer minimaal twee weken gesloten is. Wij nemen aan dat er dan ook geen regulier schoonmaakonderhoud hoeft plaats te vinden (wel eenmalige en/of periodieke werkzaamheden zoals het polymeren van vloeren etc.). Moet de hoogste frequentie dan niet 351 zijn (365 dagen -/- 14 dagen)? Nee, SSBU gaan uit van een beschikbaarheid van 364 dagen. Vaak is de SSBU twee weken gesloten maar het kan voorkomen dat in deze periode wel schoonmaak nodig is (los van de periodieke werkzaamheden). SSBU hecht waarde aan het feit dat er schoonmaakpersoneel beschikbaar is. In de zomerperiode zal overleg plaatsvinden over de daadwerkelijk schoon te maken uren. 15 Conformiteitenlijst Eis 113: De VSR kwaliteitscontroles worden door een externe onderneming uitgevoerd. Met welke onderneming heeft u een overeenkomst afgesloten? De partij waar SSBU een overeenkomst mee heeft afgesloten is een gerenomeerde partij. SSBU ziet niet de noodzaak de naam van deze partij in dit stadium te vermelden. 16 Voorbrief: Wenst u een voorbrief? Zo ja, aan wie mogen wij de brief richten? In Tenderned is een voorbrief niet noodzakelijk. 17 Conformiteitenlijst, eis 132 In de eis geeft u aan uw inschrijving bevat de van toepassing zijnde btw-tarieven. In uw bijlage 2 Conformiteitenlijst kunnen wij alleen het veld ja, % selecteren. Wordt dit veld aangepast of is het voldoende als wij ja,.% selecteren? Dit veld wordt aangepast. 18 Conformiteitenlijst, eis 124 In de eis geeft u aan dat wij bij de inschrijving een kopie van het klachtenprotocol moeten toevoegen. Waar kunnen wij dit uploaden op tenderned? Dit kunt u uploaden bij het kopje documenten. 19 Conformiteitenlijst, eis 18 U geeft hier aan dat ons voorstel een tijdsschema en herkenbare meet- en/of beslispunten bevat omtrent de voortgang van de werkzaamheden/diensten. Waar in de offerte dienen wij dit op te nemen en up te loaden op tenderned? Dit kunt u uploaden bij het kopje documenten. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 6

5 20 Gunningscriteria: U geeft op tenderned aan zie offerteaanvraag voor de indiening van documenten. Kunt u bevestigen of het klopt dat de volgende documenten hier geüpload moeten worden: - Voorbrief - Eventuele Volmacht - Onafhankelijkheidsverklaring - Conformiteitenlijst - Wens 1, 2 en 3 Bij de gunningscriteria hebben wij inderdaad aangegeven dat u hiervoor in de offerteaanvraag kan kijken, daar staan de wensen beschreven. Hier kunt u de drie wensen downloaden. Onder het kopje eisen en het kopje documenten kunt u de andere documenten zoals in de offerteaanvraag beschreven downloaden. 21 Referentieprojecten: Mogen wij gebruik maken van dezelfde referentie voor meerdere kerncompetenties of moeten wij per kerncompetentie een andere referentie indienen? U mag gebruik maken van dezelfde referentie voor meerdere competenties. 22 Eisen Beantwoorden Onderaanneming Wij maken geen gebruik van een onderaannemer. Wat dienen wij hier in te vullen. Ook hier kunnen wij kiezen uit de beantwoording Ja, Nee en Niet Ingevuld. Is het mogelijk om hier een veld niet van toepassing toe te voegen? Hier dient u met Ja te antwoorden. 23 Eisen Beantwoorden- Combinatie Wij maken geen gebruik van een combinatie. Wat dienen wij hier in te vullen? Wij kunnen kiezen uit de beantwoording Ja, Nee en Niet Ingevuld. Is het mogelijk om hier een veld niet van toepassing toe te voegen? Hier dient u met Ja te antwoorden. 24 Offerteaanvraag, eis 18. In deze eis geeft u aan dat het voorstel een tijdsschema en herkenbare meet- en of beslispunten omtrent de voortgang van de werkzaamheden/ diensten bevat. Waar dient inschrijver deze wens te beantwoorden? In de conformiteitenlijst dient u eis 18 met Ja te beantwoorden. De gevraagde stukken bij deze eis kunt u uploaden onder het kopje documenten. 25 Tenderned, gunningcriteria. Wat dient inschrijver hier toe te voegen? Kan inschrijver hier de volgende gevraagde informatie uit de offerteaanvraag uploaden: voorbrief, verklaring onafhankelijk inschrijven, bijlage 2 Conformiteitenlijst, bijlage 3 Prijsformulier, antwoorden wensen 1, 2 en 3? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 6

6 Bij de gunningscriteria hebben wij aangegeven dat u hiervoor in de offerteaanvraag kan kijken, daar staan de wensen beschreven. Onder het kopje gunningscriteria dient u de wensen te downloaden. Onder het kopje eisen en het kopje documenten kunt u de andere documenten downloaden. Categorie Tenderned, gunningcriteria. 26 Wij maken geen gebruik van onderaannemers. Inschrijver kan alleen antwoorden met Ja, Nee en Niet ingevuld op Tenderned. Hoe dient inschrijver hiermee om te gaan? Kunt u teven aangeven hoe inschrijver om dient te gaan met het aanleveren van het bewijsstuk? Dient inschrijver dit bewijsstuk in te vullen met Niet van toepassing en vervolgens getekend te uploaden? Hier dient u met Ja te antwoorden. En u kunt het bewijsstuk getekend uploaden met de vermelding 'niet van toepassing'. Categorie Tenderned, verklaring onderaanneming. 27 Opmerking Bijlage 9: Werkprogramma code's komt niet voor in Bijlage 7, Nieuwe Schoonmaakwerkprogramma SSBU Schoonmaak, 13.SSBU.055 DEF Antwoord Vrijgegeven: Bijlage 7 (schoonmaakwerkprogramma is aangepast en de gewijzigde versie is toegevoegd in Tenderned) O1 is verwijderd, Restaurant is toegevoegd en O2 (magazijnen / archieven / technische ruimtes) worden op afroep schoongemaakt. Werkprogramma TG m.b.t. ruimte K13 (kleedkamer) moet zijn KA. De opmerkingen betreffende het werkprogramma huidige ruimtestaat zijn m.i.v niet meer van toepassing. Bijlage 8; toelichting op schoonmaakwerkprogramma is gewijzigd (gewijzigde versie toegevoegd in Tenderned) Werkprogramma O1 is verwijderd. Categorie Opmerking Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 6