Hybride contract 1606 Integraal onderhoud buitenruimte Gemeente Zuidplas" Aanbestedende Dienst: Gemeentehuis Zuidplas Referentie: 1606

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Hybride contract 1606 Integraal onderhoud buitenruimte Gemeente Zuidplas" Aanbesteding Hybride contract 1606 Integraal onderhoud buitenruimte Gemeente Zuidplas" Aanbestedende Dienst: Gemeentehuis Zuidplas Referentie: 1606 Omschrijving: De opdracht betreft het integraal onderhoud van de buitenruimte van de Gemeente Zuidplas, inclusief het areaal van het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard; Onderhoud aan bomen en vervanging van groen in de Gemeente Zuidplas op basis van deel-opdrachten op basis van raamovereenkomsten. De dienstverlening omvat het integraal onderhoud van de buitenruimte van de Gemeente Zuidplas. Dit onderhoud bestaat op hoofdlijn uit werkzaamheden op beeldkwaliteitseisen, voorgeschreven frequenties, inspectiewerkzaamheden, werkzaamheden op regie op basis van een raamovereenkomst en de afhandeling van klachten en meldingen. Naast gebiedsgericht werken moet er vorm worden gegeven aan gedifferentieerd beheer in de dorpen. De dienstverlening betreft de volgende inhoudelijke kenmerken: Groenonderhoud Inspectie en onderhoud bomen (laatstgenoemde op basis van raamovereenkomst) Onderhoud watergangen Vervanging groen (op basis van raamovereenkomst) Schoon- en onkruidvrij houden van verharding; Verzorgend onderhoud meubilair; Zwerfvuilbeheersing; Inspectie en reparatie speelvoorzieningen; Afhandeling meldingen met betrekking tot bovengenoemde werkzaamheden; Participatie door inwoners. Toelichting: Betreft selectieleidraad hybride contract 1606, selectiematrix blz 23 1 Vraag Aanbesteder vraagt naar een certificaat voor Prestatieladder Socialer Ondernemen of gelijkwaardig. Hoe beoordeeld aanbesteder of een certificaat gelijkwaardig is en hoe beoordeeld aanbesteder in welke trede een gelijkwaardig certificaat valt? Opdrachtgever heeft besloten de Prestatieladder Socialer Ondernemen als selectiecriteria te laten vervallen. Opdrachtgever heeft als losse bijlage een nieuwe versie van de Selectiematrix (versie 2.0) toegevoegd in de map Nota van inlichtingen. Betreft Selectieleidraad pagina 10, Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 6

2 Op p. 10 van de selectieleidraad wordt aangegeven dat de gegadigde referentieprojecten dient te overleggen welke, 3 jaren voorafgaande aan de datum van aanmelding voor deze selectie, naar behoren en op vakkundige en regelmatige wijze te hebben uitgevoerd en tijdig te hebben opgeleverd. Lopende onderhoudscontracten hebben vaak een meerjarige looptijd en kunnen al jaren naar tevredenheid van de opdrachtgever zijn uitgevoerd zonder dat ze zijn opgeleverd. Gegadigde gaat ervan uit indien een tevredenheidsverklaring kan worden overlegd en aan andere voorwaarden wordt voldaan het is toegestaan om referenties in te dienen van een lopend onderhoudscontract dat in de afgelopen drie jaar is uitgevoerd, maar nog niet is uitgediend. Kan aanbestedende dienst dit bevestigen? Opdrachtgever kan dit bevestigen. Een referentieopdracht moet in (gedeeltelijk) in de afgelopen drie jaar zijn uitgevoerd. De opdracht hoeft niet te zijn opgeleverd, de referent mag ook een tussentijdse tevredenheidsverklaring opstellen en overleggen, maar dient wel minimaal zes maanden in uitvoering te zijn. Betreft Model selectiematrix 3 Vraag Model selectiematrix: Om aan een minimumeis te voldoen is het indienen van 1 project voldoende. Voor dit ene project moet model A2 en een tevredenheidsverklaring ingediend worden. Als bij A1, A2 en A3 ingevuld wordt dat wij 3 projecten hebben, moeten we dan ook een tevredenheidsverklaring indienen van alle 3 projecten? Dat is correct. Voor elk ingediend referentieproject dient een tevredenheidsverklaring te worden overlegd. Betreft Model selectiematrix 4 Vraag Model selectiematrix: Om aan een minimumeis te voldoen is het indienen van 1 project voldoende. Voor dit ene project moet model A2 en een tevredenheidsverklaring ingediend worden. Als bij A1, A2 en A3 in de selectiematrix ingevuld wordt dat wij 3 projecten hebben, moet dan ook voor alle 3 projecten model A2 ingevuld worden? Dat is correct. Voor elk opgegeven referentieproject dient een model A2 ingevuld te worden. Betreft Model selectiematrix 5 Vraag Model selectiematrix: Klopt het dat bij A2 en A3 geen bedrag genoemd is? Nee, dit is niet correct. De genoemde selectiecriteria bouwen voort op de kerncompetentie als genoemd in paragraaf van de Selectieleidraad. Elke referentieopdracht, ter onderbouwing van de kerncompetenties en de selectiecriteria, dient te voldoen aan hetgeen is beschreven in paragraaf Gegadigde dient voor elk opgegeven referentieopdracht een model A2 in te vullen en in te dienen. Op model A2 wordt gevraagd om het bedrag van de referentieopdracht. Betreft Selectieleidraad par. 10 en model selectiematrix 6 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 6

3 Selectieleidraad pag. 10 en model selectiematrix: klopt het dat de omschrijving bij a van de selectieleidraad niet overeenkomt met de omschrijving bij A1 van het model selectiematrix? Bij beiden gaat het over UAV-GC, maar bij A1 wordt geen bedrag genoemd en wordt gesproken over beheer en onderhoud. Ja, dit is correct geconstateerd, het selectiecriterium is hierop aangepast. Opdrachtgever heeft als losse bijlage een nieuwe versie van de selectiecriteria (versie 2.0) toegevoegd in de map Nota van inlichtingen. Betreft Selectieleidraad par Vraag Selectieleidraad, par. 1.1.: In de beschrijving van de werkzaamheden staat bij elk perceel participatie door inwoners. In Zevenhuizen is al een pilot gestart. Betekent het dat de ervaringen vanuit Zevenhuizen doorgezet moeten worden naar de overige percelen? De opdrachtnemer is vrij om invulling te geven aan participatie, met uitzondering van perceel Zevenhuizen. Hiervoor is de minimumeis om gebruik te maken van de pilot. Betreft Selectieleidraad 8 Vraag Goedemiddag, Onze organisatie heeft de volgende aanvullende vragen: #1. Voor de minimumeis werk inzake de openbare ruimte onder de voorwaarden van de UAV GC 2005 wil onze organisatie een referentiewerk opvoeren waarvan het eerste contract op 31 december 2014 is opgeleverd. Dit contract is in januari 2015 verlengd voor de duur van twee (2) jaar en is momenteel nog in uitvoering. Als tevredenheidsverklaring OG zijn wij in het bezit van een zeer uitgebreide verklaring afgeven door de desbetreffende OG. Echter in deze verklaring staat vermeld dat onze organisatie de werkzaamheden tot op heden naar tevredenheid uitvoert. Onze vraag: Zult u dit referentiewerk, incl. de tevredenheidsverklaring, accepteren als minimumeis? #2. Voor de minimumeis integraal beheer openbare ruimte heeft onze organisatie twee (2) referentiewerken op het oog. Beide werken zijn reeds opgeleverd (resp. mei 2011 en november 2011). Contractvorm van beide werken: DCM-contract Van beide werken is een tevredenheidsverklaring OG aanwezig van het DC-deel. Het onderhoudscontract (M-deel) van beide werken is nog in uitvoering. Onze vraag: Zult u deze referentiewerken accepteren als minimumeis? We zien uw reactie graag tegemoet. Bij voorbaat onze dank. Met vriendelijke groet, Adri Bosman Ballast Nedam - Afdeling Prequalificaties #1. Dit referentiewerk voldoet. Opdrachtgever vraagt u wel duidelijk te beschrijven wat de status van het contract is. Het referentiewerk hoeft niet te zijn opgeleverd, deze eis komt te vervallen, maar dient wel minimaal zes maanden in uitvoering te zijn. Bovendien dient er een tevredenheidsverklaring van de opdrachtgever te worden overlegd. #2.Op basis van deze informatie kan de opdrachtgever geen acceptatie geven. Het onderhoudsgedeelte dient minimaal 6 maanden gedurende afgelopen 3 jaar te zijn uitgevoerd, zie Selectieleidraad pagina 10. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 6

4 Betreft Selectieleidraad hybride contract 1606 blz 10 9 Vraag In de inleiding geeft aanbesteder aan dat door de verschillende grootte van de percelen ook lokale ondernemers kunnen inschrijven. In de technische bekwaamheid wordt gevraagd naar een UAV-GC referentieproject. Inschrijver bezit deze technische bekwaamheid, alleen kan deze nog niet aantonen met een referentieproject wat voldoet aan de minimum eisen. Hoe gaat aanbesteder hier mee om? Gegadigde dient te beschikken over minimale ervaring ter onderbouwing van de vereiste kerncompetenties. De kerncompetentie betreffende UAV-gc blijft gehandhaafd. Opdrachtgever is bereid de eis dat een referentieopdracht dient te zijn afgerond te laten vervallen. Het referentiewerk hoeft niet te zijn opgeleverd, maar dient wel minimaal zes maanden in uitvoering te zijn. Bovendien dient er een tevredenheidsverklaring van de opdrachtgever te worden overlegd. Betreft Inschrijvingsleidraad incl. bijlagen 10 Vraag Door de verschillende groottes van de percelen hebben lokale aannemers ook de mogelijkheid om in te schrijven Dit is waar, echter, de wijze waarop de selectiecriteria zijn opgesteld en worden gewaardeerd maakt lokale MKB-bedrijven (vrijwel) kansloos. Het zijn met name de grote ondernemingen die hoog kunnen en zullen scoren. Van deze grote ondernemingen is bekend dat zij veelal niet beschikken over voldoende eigen mensen/materieel/lokale kennis etc. (het zijn vaak werkmakelaars ); dergelijke bedrijven zoeken onderaannemers op die alleen tegen minimale prijzen aan het werk kunnen hetgeen uiteindelijk voor de opdrachtgever tot gevolg zal hebben: 1. een minimale kwaliteit van het werk en/of; 2. continuïteitsproblemen bij de onderaannemer en/of; 3. strijdpunten met opdrachtgever (meer/minderwerk). Als opdrachtgever met een kennelijk belang in de lokale werkgelegenheid (en uiteraard ook kwaliteit) zou een aanbesteding als deze eigenlijk niet gewenst moeten zijn. De lokale ondernemingen kunnen qua criteria en puntentelling in de selectie zo niet mee dingen naar uitnodiging tot inschrijving, hoe denkt de opdrachtgever de lokale MKB-bedrijven toch een eerlijke kans te bieden om mee te kunnen doen aan deze aanbesteding? Opdrachtgever heeft in de voorbereiding van deze aanbesteding diverse aspecten afgewogen, waaronder bereikbaarheid voor het MKB in relatie tot de aard en omvang van de opdracht. Op basis hiervan zijn de selectiedocumenten, waaronder de selectiecriteria opgesteld. Opdrachtgever is bereid om het selectiecriteria PSO te laten vervallen. De overige selectiecriteria blijven gehandhaafd. Betreft Selectieleidraad, pagina 15, sectie Vraag "Er zullen maximaal 5 gegadigden per perceel worden uitgenodigd tot inschrijving Betekent dit dat maximaal 5 ondernemingen voor het totale contract door de selectie kunnen komen of in totaal 20 ondernemingen (5 per perceel)? Onze verwachting is dat alle gegadigden op alle 4 percelen in zullen schrijven, hoe bepaalt de opdrachtgever dan wie voor welk perceel in mag schrijven, in geval van gelijke behaalde punten?? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 6

5 In geval van gelijke punten wordt er door middel van notariële loting bepaald welke Gegadigde per perceel wordt geselecteerd. Dit kan leiden tot 20 verschillende Gegadigde verspreid over de vier percelen, maar ook het selecteren van dezelfde vijf Gegadigden op elk perceel. Betreft Inschrijvingsleidraad, rubriek D 12 Vraag Er wordt door opdrachtgever een (hoge) SROI-verplichting gevraagd én een PSO-certificaat. Hiermee wordt het lokale MKB-bedrijf overvraagd. Zelfs de bekende regionale SW-bedrijven zijn niet in het bezit van dit certificaat. We vragen opdrachtgever het PSO-certificaat te schrappen in de selectiematrix en als gunningseis Opdrachtgever heeft besloten de Prestatieladder Socialer Ondernemen als selectiecriteria te laten vervallen. Opdrachtgever heeft als losse bijlage een nieuwe versie van de Selectiematrix (versie 2.0) toegevoegd in de map Nota van inlichtingen. Betreft Bijlagen Selectiematrix, Rubrieken C en D 13 Vraag Lokale ondernemingen (MKB) waarvan de kerncompetentie groenvoorzieningen is, zijn niet in de gelegenheid hoog te scoren op de onderwerpen in de rubrieken C en D. Genoemde certificaten zijn relatief nieuw en veel MKB-bedrijven hebben (nog) niet de middelen en tijd om zich (volledig) hiervoor te certificeren en zeker niet om de hoogste trede te behalen. Dit is ook niet reëel voor MKB-bedrijven. In totaliteit tellen deze twee certificaten voor ruim 33% (!) mee in de puntentelling van de selectiematrix. Dit is onredelijke en buitenproportioneel, omdat de grote regionale en landelijke aannemers hiermee voordeel hebben met de inschrijving, daar zij (bijna) allemaal de volledige punten zullen scoren. De MKB-bedrijven zijn dus met deze puntentelling (nagenoeg) kansloos voor het vestigen van een eigen overeenkomst met de opdrachtgever, daar het puntenverschil tussen een "midden" score en de hoogste score op deze 2 selectie criteria al snel een enorm verschil in punten zal maken. We vragen opdrachtgever hier een andere puntentelling te hanteren of zelfs (gedeeltelijk) de certificaten te schrappen in de selectiematrix en als gunningseis, zodat ook de lokale ondernemer op gelijkwaardige basis mee kan dingen naar deze inschrijving. Een voorstel zou zijn om de puntentelling voor trede 3,4 en 5 gelijk te trekken voor de CO2 prestatieladder en de PSO geheel te schrappen, aangezien er al een (hoge) SROIverplichting is. Opdrachtgever heeft in de voorbereiding van deze aanbesteding diverse aspecten afgewogen, waaronder bereikbaarheid voor het MKB in relatie tot de aard en omvang van de opdracht. Op basis hiervan zijn de selectiedocumenten, waaronder de selectiecriteria opgesteld. Opdrachtgever is bereid om het selectiecriteria PSO te laten vervallen. Onderdeel C blijft gehandhaafd. Betreft SROI, inschrijvingsleidraad pag , sectie Vraag Op de opdracht is Social return on investment (SROI) van toepassing. De omvang van deze verplichting bedraagt 15% van de omzet van de opdracht exclusief BTW. Zonder uitleg wat met SROI nu concreet wordt bedoeld kan niet worden vastgesteld of de eis wel of niet proportioneel is? Daarnaast geeft het eigen aanbestedingsbeleid (art. 3.2) van de gemeente Zuidplas 3 opties aan: - een vast percentage van 5% - De sociale paragraaf, waarbij inschrijver zelf aan geeft hoeveel werkzoekende of mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt ingezet zullen worden - Het verzoek van ideeën, waarbij inschrijver een voorstel dient te doen voor de wijze waarop invulling wordt gegeven aan Social Return. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 6

6 Opdrachtgever acht dit percentage proportioneel. De aard van het werk leent zich goed voor 15 % SROI van de omzet van de opdracht. Hiervan dient minimaal 5 % van de omzet van de opdracht verplicht te worden afgenomen bij de Gemeenschappelijke Regeling; Sociale Werkvoorzieningsschap Promen ( Betreft Inschrijvingsleidraad, pagina 15-17, sectie 6 15 Vraag Is er een minimaal aantal punten dat behaald moet worden om uitgenodigd te worden voor inschrijving? Nee, dit is afhankelijk van het aantal punten dat de overige Gegadigden scoren. Elke Gegadigde dient minimaal te voldoen aan de kerncompetenties. Indien dit op een bepaald perceel meer dan vijf Gegadigde zijn, worden de Gegadigde in rangorde geplaats op basis van de behaalde score op de selectiecriteria, waarna de hoogst scorende vijf Gegadigden worden geselecteerd. Categorie Bestek/beschrijvend document Betreft Inschrijvingsleidraad, pagina 3-5, sectie Vraag Er wordt gesproken over diverse soorten werkzaamheden, waaronder ook werkzaamheden op regie op basis van een raamovereenkomst. Uit de geschatte omvang van het werk in euro s is niet duidelijk wat de omvang is van de raamovereenkomsten per perceel. Voor opdrachtnemer is het zeer gewenst om ook een schatting te hebben van de omvang in euro s van de afzonderlijke raamovereenkomsten per perceel. Op pagina 3 en 4 van de selectieleidraad staat de aard van het werk beschreven. Een nadere uitwerking is in deze fase niet relevant. Categorie Bestek/beschrijvend document Betreft Inschrijvingsleidraad, pagina 3-5, sectie Vraag Gezien de omvang, aard en scope van de opdracht lijkt VCA** (2 sterren) beter te passen dan het nu enkel gevraagde VCA* (1 ster) De opdrachtgever acht VCA* (1 ster) voldoende voor deze opdracht. Betreft 7.4 Social return on investment 18 Vraag Is het de bedoeling dat de SROI verplichting wordt ingevuld door het plaatselijke SW bedrijf? De aard van het werk leent zich goed voor 15 % SROI van de omzet van de opdracht. Hiervan dient minimaal 5 % van de omzet van de opdracht verplicht te worden afgenomen bij de Gemeenschappelijke Regeling; Sociale Werkvoorzieningsschap Promen ( Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 6