EA Schoonmaakonderhoud Stichting De Blauwe Loper Aanbestedende Dienst: Stichting De Blauwe Loper Referentie: 2016-S1600

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen EA Schoonmaakonderhoud Stichting De Blauwe Loper Aanbesteding EA Schoonmaakonderhoud Stichting De Blauwe Loper Aanbestedende Dienst: Stichting De Blauwe Loper Referentie: 2016-S1600 Omschrijving: Het aanbesteden van alle schoonmaakwerkzaamheden inclusief vloeronderhoud en glasbewassing voor 11 locaties van De Blauwe Loper te Heerhugowaard. Toelichting: Hierbij doen wij u alle antwoorden toekomen middels de 2e NvI Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Locatie 9 22 Vraag Voor locatie De Wijde Veert, Centrale Hal (locatie 9), dienen we een prijs per eenheid op te geven voor dieptereiniging sanitair en voor een extra toiletronde. Echter, voor deze locatie zijn de werkzaamheden niet van toepassing wegens het ontbreken van sanitaire ruimten. Hoe dienen we hier mee om te gaan, gezien het feit dat we geen disproportionele inschrijving mogen bieden (paragraaf 3.5 alinea 4, pagina 10 handleiding bestek) door 0,00 in te voeren? U hoeft hier geen bedrag in te vullen. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Wijze van indienen 23 Vraag Bladzijde 12 onderdeel 5b: U geeft hier aan dat de uitvoeringsbepalingen geprint en toegevoegd moeten worden aan de hardcopy versie van de inschrijving. Op bladzijde 13 onderdeel 5e geeft u echter aan dat de inschrijving volledig digitaal via Tenderned verloopt. Wat wenst u precies van ons? paragraaf 5.2 is niet juist, alle documenten moet u via Tenderned uploaden. Categorie Bewijslast Betreft VOG en non- faillissementverklaring 24 Vraag Op Tenderned bij het onderdeel Eisen beantwoorden geeft u aan dat wij een Verklaring omtrent Gedrag moeten aan leveren en een Non- faillissement verklaring. Wanneer wenst u deze te ontvangen? 7 dagen nadat de ad hierom heeft verzocht, zie pagina 8 van de handleiding Betreft Nulmeting 25 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 8

2 Kunt u aangeven of deze meting een extra meting betreft bovenop de reguliere VSR metingen of dat de laatste VSR meting gebruikt wordt als 0-meting. De 0-meting is een extra meting. Betreft Vraag Case Uren toezicht 26 Vraag "Hoe dient u te geven op welke wijze u de door uw geoffreerde uren toezicht daadwerkelijk inzet om tot de gewenste kwaliteit te komen." Inschrijver verondersteld dat u bedoelt: Op welke wijze gaat u de geoffreerde uren "toezicht" daadwerkelijk inzetten om tot de gewenste kwaliteit te komen? Kunt u dit bevestigen dan wel de gestelde vraag corrigeren. Klopt. Betreft Betalingskorting 27 Vraag U heeft een betalingskorting opgenomen in de conceptovereenkomst van 2% bij betaling binnen 30 dagen. De omschreven betalingstermijn is de reguliere wettelijke betaaltermijn van de opdrachtgever. Graag ziet inschrijver deze betalingskorting vervallen gezien het feit dat van opdrachtgever verwacht mag worden dat deze zich aan de wet houdt. Indien u volhard in uw bepaling ontvangen wij graag van u een onderbouwing van deze contractvoorwaarde. Met andere woorden, waarom dient opdrachtnemer een korting te verlenen indien opdrachtgever zich aan de reguliere en wettelijk vastgestelde betalingstermijn houdt? U verondersteld met het hanteren van een korting dat er gewin voor inschrijver, echter kan inschrijver dit gewin niet duiden. Dit is een voorwaarde die aanbestedende dienst stelt en blijft dan ook staan. Uw aanname dat ad uw gewin verondersteld kan niet wordt geplaatst. U dient met deze voorwaarde rekening te houden in uw inschrijving. Betreft Overeenkomst Artikel 12.m 28 Vraag Mogen wij er van uit gaan dat het hier alleen een check betreft van de ruimten die ook daadwerkelijk op dat moment in het schoonmaakonderhoud waren opgenomen? En mogen wij er van uit gaan dat deze verplichting niet geldt als er nog medewerkers van de schoollocatie aanwezig zijn op het moment dat de schoonmaakwerkzaamheden zijn afgerond en de medewerker zonder af te sluiten de locatie verlaat? Dit geldt voor de gehele locatie en niet op het moment dat er nog medewerkers/mensen op de locatie aanwezig zijn en de schoonmaakmedewerkers klaar zijn met hun werkzaamheden. En dus het pand dan ook gaan verlaten. Betreft Document Personeelsgegevens 29 Vraag Op het overzicht staan twee medewerkers met een flinke VET Toeslag die volgens de lijst niet in het bezit zijn van een branche erkend vakdiploma. Kan het zijn dat deze mensen wel gediplomeerd zijn? Zo nee, kunt u aangeven waar deze VET toeslag op is gebaseerd? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 8

3 Zoals aangegeven door huidige leverancier hebben deze medewerkers geen diploma. En wij kunnen u niet aangeven waar deze VET op gebaseerd is. Betreft Bestek par 6.b 30 Vraag De (concept)uitvoeringsbepalingen zijn niet toegevoegd aan de aanbestedingsstukken. Kunt u aangeven wat naar verwachting de kosten zullen zijn voor de kwaliteitsinspecties? De kosten van de kwaliteitsinspecties staan vermeld in het inschrijfbiljet. Betreft Overeenkomst 31 Vraag Artikel 14g: is Opdrachtgever bereid overeen te komen dat eventuele inkrimpingen van de werkzaamheden/objecten ruimschoots van te voren aan de Opdrachtnemer worden medegedeeld, zodat Opdrachtnemer tijdig in de personele en financiële gevolgen van de inkrimping kan voorzien? Is opdrachtgever in dit verband bereid een (aankondigings)termijn aan te houden van minimaal twee (2) maanden? De ad kan instemmen met een opzegtermijn van 2 maanden. Bij een evt. calamiteit (bijv brand) is dit 1 maand. Betreft Overeenkomst 32 Vraag Artikel 12i: is Opdrachtgever bereid te aanvaarden dat zij behoudens calamiteiten haar bezwaren tegen een werknemer van Opdrachtnemer altijd schriftelijk (mag per ) aan Opdrachtnemer dient te melden, waarna Opdrachtnemer in overleg met Opdrachtgever bepaalt, of de werknemer dient te worden vervangen? Ter toelichting: Opdrachtnemer heeft uit hoofde van goed werkgeverschap en vanuit de Code Verantwoordelijk Marktgedrag in de schoonmaak- en glazenwasserbranche bepaalde verplichtingen jegens haar werknemers. In dat verband dient en wenst Opdrachtnemer klachten van Opdrachtgever in de richting van de werknemer te kunnen onderbouwen; een op schrift gestelde klacht van opdrachtgever helpt daarbij. Akkoord. Betreft n.a. 33 Vraag Artikel 11c: Opdrachtnemers AVB biedt sleuteldekking tot ,- per jaar. Is Opdrachtgever bereid te aanvaarden dat Opdrachtnemers aansprakelijkheid voor (alle gevolgen van) verlies/verminking van sleutels (inclusief de kosten van vervanging van sloten) beperkt is tot ,- per jaar? Nee. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 8

4 Betreft Overeenkomst 34 Vraag Artikel 11a: klopt het dat aansprakelijkheid voor indirecte schade is uitgesloten? Deze is niet nadrukkelijk uitgesloten. Betreft Overeenkomst 35 Vraag Artikel 7c: is Opdrachtgever bereid te aanvaarden dat Opdrachtnemer altijd een dergelijke controle mag bijwonen? Uitgangspunt is dat leverancier aanwezig is, maar de ad is vrij om te bepalen dat dit niet het geval is. Betreft Overeenkomst 36 Vraag Bij. 4. Overeenkomst, op pagina 12 van het bestek, heeft u het over een conceptovereenkomst. a. Conceptovereenkomst In het bestek treft u de conceptovereenkomst aan. In de conceptovereenkomst treft u alle wensen, eisen, voorwaarden en afspraken tussen De Blauwe Loper en de uiteindelijke opdrachtnemer aan. De overeenkomst dient door een rechtsgeldig bevoegde vertegenwoordiger te worden ondertekend en aan uw inschrijving te worden toegevoegd. Door het indienen van uw inschrijving met daarin de conceptovereenkomst verklaart u akkoord te gaan met het bestek, de procedures en de afspraken. De voorwaarden c.q. bepalingen zoals vastgelegd in de conceptovereenkomst, het bestek en uw inschrijving zullen uiteindelijke integraal onderdeel uitmaken van de definitieve overeenkomst. Echter hebt u een definitieve overeenkomst bijgevoegd. Ziet u deze als de conceptovereenkomst en dienen we deze te ondertekenen De ingesloten ovk is in concept. Betreft Eigen dienst medewerker 37 Vraag Is de aanname juist dat de werkzaamheden die door de eigen dienst medewerker worden uitgevoerd op de Atalanta reeds uit het bestek gehaald zijn? Zo nee, welke werkzaamheden /ruimten betreft dit dan? obv de aangeleverde informatie dient u uw prijs te baseren. Na gunning zal hier goed naar gekeken moeten worden. Betreft Overname personeel 38 Vraag Hebben alle over te nemen medewerkers een contract voor 40 weken ( scholencontract ) of een contract voor 52 weken? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 8

5 Reactie huidige leverancier: Een deel van de medewerkers heeft een contract met bedrijfssluiting (scholencontract). Enkele medewerkers hebben dat echter niet, echter zijn er soortgelijke afspraken met hen gemaakt. Daarnaast dient u rekening te houden met artikel 5.11 van de handleiding. Betreft Algemeen 39 Vraag Op welk tijdstip ( per school ) moeten deze naloopronde uitgevoerd worden? Dat is nader af te stemmen per locatie, waarbij uitgangspunt is dat dit wel op een praktisch tijdstip dient te geschieden. Betreft Calculatie 40 Vraag Naloop sanitaire ronde bij scholen met een continurooster: Betreft dit alle toiletten die per school een naloopronde krijgen en is het werkprogramma van de naloopronde gelijk aan het werkprogramma van een reguliere sanitaire ronde? Alle ruimten categorie C en conform het gestelde programma bij categorie C. Betreft Calculatie 41 Vraag Dienen wij de prijzen voor de glasbewassing aan te leveren incl. evt. bereikbaarheidsmiddelen? Zo ja, waar kunnen wij deze kosten vermelden per locatie? U dient hiermee rekening te houden in uw prijs per m2. Betreft Overeenkomst artikel Vraag Sub f: wij verzoeken dit te maximaliseren tot een bedrag van zoals genoemd in artikel 20. Uw verzoek is niet akkoord. Betreft Overeenkomst artikel Vraag Sub d: u geeft hier aan dat de opdrachtnemer aansprakelijk is voor alle door opdrachtgever geleden schade. Deze aanspraak is nu onbeperkt, wij verzoeken u dit te maximaliseren tot een bedrag van zoals genoemd in artikel 20. Dat is niet akkoord. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 8

6 Betreft Overeenkomst artikel Vraag Sub d: mogen wij er vanuit gaan dat bij sluiting van een locatie de gebruikelijke opzegtermijn van 3 maanden gehanteerd wordt? Zie antwoord vraag 31. Betreft Overeenkomst artikel 9 45 Vraag Sub f: "bij het aanzienlijk afwijken van prijzen van andere leveranciers kunt u de diensten betrekken via een andere partij". Kunt u de term aanzienlijk nader specificeren? indien uw prijs > 15% afwijkt kan de ad diensten via een andere partij betrekken. Betreft Overeenkomst artikel Vraag Sub f: gezien de grootte van de locaties stellen wij voor om op alle locaties de aanwezigheid van de medewerkers te vermelden in het logboek. Gaat u daar mee akkoord? Dat is akkoord Betreft Overeenkomst artikel Vraag Sub d: mogen wij hier lezen geldig identiteitsbewijs in plaats van paspoort? Dat is juist Betreft Overeenkomst - artikel 7 Kwaliteit en controle 48 Vraag Sub f: u geeft hier aan dat u aanspraak kan maken op vergoeding van de geleden en nog te lijden schade. Deze aanspraak is nu onbeperkt, wij verzoeken u dit te maximaliseren tot een bedrag van zoals genoemd in artikel 20. Dat is niet akkoord Betreft 3.6 Kwalitatieve wensen 49 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 8

7 U geeft aan dat naar mate inschrijver beter aansluit bij de kwalitatieve wensen de inschrijving hoger scoort. Ons zijn deze kwalitatieve wensen niet bekend. Voorbeeld: Wij vinden over het onderdeel "mensen met een beperking tot de arbeidsmarkt" niets aan wensen of doelstellingen terug in het bestek, echter worden wij wel beoordeeld op aansluiting op deze wensen en doelstellingen. Hoe kan inschrijver aansluiten op kwalitatieve wensen en doelstellingen welke niet gedeeld worden? Inschrijver vraagt opdrachtgever inzicht te geven in de kwalitatieve wensen dan wel doelstellingen per vraag. Betreft Case "beperking tot de arbeidsmarkt" 50 Vraag "In de uitvraag is de invulling van mensen met een beperking tot de arbeidsmarkt opgenomen.". Inschrijver kan deze eis/wens niet terugvinden in de documenten anders dan in de vraag. Graag ontvangen wij een onderbouwing in doelstelling, motivatie ed. op dit onderdeel. Betreft Document Personeelsgegevens 51 Vraag Bij het eerste personeelslid staat vermeldt dat deze al langer dan anderhalf jaar op de locatie Helix werkzaam is. Aangezien deze school pas in augustus 2015 in gebruik genomen is kan dit niet kloppen. Kunt u aangeven wat de reden is waarom deze medewerker vermeldt staat op de lijst van over te nemen medewerkers? De Helix is een nieuwe naam voor een bestaande locatie en zal, zover ons bekend is, ook onderdeel zijn van de overnameverplichting. Mocht dit niet juist zijn, dan zal dit na gunning moeten worden besproken. Betreft Bestek par Vraag In Casus 1 schrijft u dat de inzet van mensen met een beperking tot de arbeidsmarkt in de uitvraag is opgenomen. Wij kunnen in de stukken nergens een verwijzing vinden naar SROI. Kunt u aangeven hoe de Opdrachtgever invulling wenst te geven aan SROI? Betreft Casus 53 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 8

8 In casus 2. Vraagt u: Hoe kijkt u aan tegen het inzetten van toezicht en borgt u daarmee de kwaliteit, zowel in technische zin als in randvoorwaardelijke zin. Wilt u toelichten wat u bedoelt met randvoorwaardelijke zin? Alle overige zaken buiten de technische zin (dus programma) om. Betreft Casus 54 Vraag In casus 1 stelt u: In de uitvraag is de invulling van mensen met een beperking tot de arbeidsmarkt opgenomen. Echter, hierover kunne wij niets terug vinden in het beschrijvend document. Zo stelt u bijvoorbeeld ook geen SROI-eis (percentage). Kunt u aangeven waar een toelichting hierop in het beschrijvend document staat? Als deze toelichting niet aanwezig is, wilt u deze toelichting alsnog geven? Betreft 3.6 Cases 55 Vraag Cases 1. "in de uitvraag is de invulling van mensen met een beperking tot de arbeidsmarkt opgenomen" Waar kunnen wij deze uitvraag terugvinden? Betreft 3.6 Cases 56 Vraag Cases 2: wat bedoelt u precies met randvoorwaardelijke zin? Alle overige zaken buiten de technische zin (dus programma) om. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 8 of 8