NOTA VAN INLICHTINGEN D.D. 11 JUNI 2014

Transcriptie

1 1. Pag. 11, par. 1.3 Wat wordt bedoeld met dienstverlening? Op systeemniveau of breder met betrekking tot kennis van de diverse CAO s en andere wet- en regelgeving. Met dienstverlening wordt bedoeld het up to date houden van het te leveren systeem zodat Koraal Groep de noodzakelijke personeels- en salarisverwerkingen kan uitvoeren. Tot de gevraagde dienstverlening wordt in ieder geval niet bedoeld alle acties die uitgevoerd dienen te worden m.b.t. de maandelijkse salarisverwerking. Deze acties zullen uitgevoerd worden door medewerkers van Koraal Groep. 2. Pag. 12, par. 2.2 Geldt dit uitsluitend tijdens het traject van aanbesteding of ook na het gunnen van de opdracht? Van de zijde van de Inschrijver Contactpersonen van de inschrijver worden nader bepaald na gunning van de opdracht. Van de zijde van de opdrachtgever Correspondentie met de aangegeven contactpersoon geldt alleen tijdens het traject van de aanbesteding. 3. Pag. 12, par. 2.3 Waarom start de implementatie pas vanaf 1 januari 2015? Waarom niet meteen na gunning? Hoe eerder hoe beter om de salarissen in januari 2015 te borgen. De insteek is om op 1 januari 2015 met een gedeelte van de werknemers van Koraal Groep live te gaan. Om dit te kunnen realiseren kan reeds gestart worden met de implementatie direct na de voorgenomen gunning. 4. De termijn tussen de aankondiging van de aanbesteding en de uiterste datum voor ontvangst van de inschrijvingen is erg kort. Het verlengen van deze termijn zal de kwaliteit van de inschrijving ten goede komen. Daarnaast is de periode tussen de ontvangst van de inschrijvingen op 19 juni 2014 en het bekendmaken van de voorgenomen gunning op 10 oktober 2014, erg lang. Is het mogelijk dat deze periode verkort wordt? I.v.m. interne procedures is het niet mogelijk de termijn tussen 19 juni 2014 en de voorgenomen gunning op 10 oktober 2014 te verkorten.

2 5. Pag. 19, par Reeks samenhangende gebeurtenissen over welke termijn? Dit is afhankelijk van de aard van de gebeurtenissen. Het is niet mogelijk hier een termijn voor aan te geven. 6. Pag. 11, par. 1.2 Welke functionele redenen of wensen, anders dan contractuele- en bedrijfsvoering-technische redenen, zijn er voor Opdrachtgever voor het aanbesteden? Koraal Groep werkt momenteel met diverse systemen voor de Personeels- en Salarisverwerking. Met deze aanbesteding komt er voor de Personeels- en Salarisverwerking één systeem waardoor er effectiever en efficiënter gewerkt kan worden. 7. Pag. 11, par. 1.4 Zie het antwoord op vraag Pag. 11, par. 1.4 Welke dienstverlening onderscheidt Opdrachtgever naast implementatie van het systeem nog meer? Kunt u uitleggen wat de huidige omzetgegevens inhouden c.q. bevatten: e.g. betreffen de huidige omzetgegevens PSA systeem de huidige licentiekosten die aan de huidige leveranciers worden afgedragen? Voor Koraal Groep betreffen de geschatte omzetgegevens de kosten voor het gebruik van de software en de kosten per berekende salarisstrook. Het uitvoeren van de salarisverwerking voor Koraal Groep wordt uitgevoerd door eigen medewerkers. Voor Saltho Onderwijs / Het Driespan betreffen de geschatte omzetgegevens de kosten voor het gebruik van de software en de kosten voor het uitvoeren van de salarisverwerking. 9. Zie het antwoord op vraag Wat gebeurt er in de periode van inschrijven tot aan gunning? Waarom zit hier zo n lange periode tussen? Is opdrachtgever bereid om de gunning eerder in de tijd te laten plaatsvinden? Dit in verband met planning en doorlooptijd van implementatie. Wat is het tijdspad van de implementatie? Wanneer wil Koraal Groep live gaan? Graag toegespitst per stichting/ onderdeel? Dient Koraal Groep een implementatieplan te ontvangen?

3 Koraal Groep bestaat uit 12 werkstichtingen / onderdelen. Deze bestaan uit: CAO gehandicaptenzorg: +/ medewerkers (9 werkstichtingen), verloning vindt plaats via Unit4 (eigen beheer). CAO onderwijs (PO en VO): +/- 700 medewerkers (2 werkstichtingen), verloning vindt plaats via Raet (Dyade). CAO jeugdzorg: +/- 150 medewerkers (1 werkstichting), verloning vindt plaats via Unit4 (eigen beheer). De planning is om op 1 januari 2015 met 1 werkstichting uit de CAO gehandicaptenzorg live te gaan. Afhankelijk van de ervaringen bij de implementatie van 1 werkstichting, zullen daarna de overige werkstichtingen zo snel mogelijk aansluiten. Waarbij de CAO onderwijs als laatste geïmplementeerd zal worden. Bij de offerte hoeft Koraal Groep nog geen implementatieplan te ontvangen. Dit zal na gunning met Opdrachtgever besproken en vastgelegd worden. 11. In het tijdspad zijn de demonstraties niet opgenomen terwijl deze wel in de gunningscriteria van 3.5 zijn opgenomen. Wanneer zullen deze presentaties gehouden dienen te worden? De data zijn nog niet bekend en zullen z.s.m. na beoordeling van de offertes ingepland worden. 12. Pag. 32, par De praktijk binnen zorginstellingen is dat een medewerker een aanvraag MKA dient te kunnen indienen via ESS maar dat automatische doorverwerking niet wenselijk is. Medewerker is vaak niet op de hoogte van fiscale en belastingtechnische gevolgen van aanvraag. Inschrijver geeft zodoende voorkeur aan tussenkomst van personeel/ salarisadministratie in de workflow. Gaat opdrachtgever hiermee akkoord? Zo niet, is opdrachtgever akkoord om dit onderdeel als KO eis te laten vervallen en dit om te zetten als wens? M.b.t. een aanvraag MKA en ESS vervalt de KO. Deze wens (nieuwe situatie) zal echter niet meegeteld worden in de puntentelling. 13. Pag. 33, par Gebruikelijk binnen zorginstellingen is dat een medewerker een aanvraag tot proforma (meer of minder uren) dient te kunnen aanvragen via ESS. De manager dient vervolgens te bepalen of er mogelijkheid/ budget is voor de aanvraag waarna de aanvraag na goedkeuring bij personeels/ salarisadministratie ter controle terechtkomt. Verwachtingsmanagement is hierbij van cruciaal belang richting een medewerker. De achtergrond van deze werkwijze

4 is dat het niet wenselijk dat een medewerker een wortel voor te houden met betrekking tot financiële gevolgen van extra uren terwijl er bijvoorbeeld bezuinigd dient te worden qua formatie. Wat is de mening van opdrachtgever hierover? Nr. 14 Nr. 15 Nr. 16 Pag. 32, par. 6.2 Pag. 34, par Pag. 11, par. 1.3 & 1.4 Koraal Groep is van mening dat een medewerker inzage dient te hebben in de financiële gevolgen voor meer of minder uren werken. Momenteel worden deze vragen door medewerkers aan de salarisadministratie gesteld. Indien de medewerkers deze berekening zelf kunnen maken, bespaart dit de salarisadministratie tijd. Kan het aantal medewerkers en/of dienstverbanden binnen de scope van de aanbesteding per CAO worden gespecificeerd? Kan gespecificeerd worden welk systeem (zie vraag 2) voor welke CAO gebruikt wordt? Zie het antwoord op vraag 10. Kan het aantal medewerkers en/of dienstverbanden binnen de scope van de aanbesteding per systeem (huidig HR/Payroll systeem) worden gespecificeerd? Is van elke aanwezig systeem één installatie/omgeving aanwezig waaraan de gegevens van alle medewerkers in dat systeem onttrokken kunnen worden of is er sprake van meerdere installaties/omgevingen per systeem? Zie het antwoord op vraag 10. M.b.t. Unit 4 heeft Koraal Groep één database met personeelsgegevens (Unit4 HRM). Daarnaast zijn er 5 Administraties (loonheffingennummers) in Unit4 Salaris. De verloning voor CAO Onderwijs gebeurt in Raet door middel van 3 verschillende loonheffingennummers. Bij de onderdelen 1.3 Doel en beoogd resultaat van de aanbesteding en 1.4 Beschrijving van de opdracht (p. 11) geeft u aan dat u een Personeels- en Salaris Administratiesysteem wenst inclusief de dienstverlening voor de werkstichtingen van de Koraal Groep (inclusief onderwijs). Kunt u mij aangeven welke specifieke onderwijs dienstverlening u precies wenst? Zie het antwoord op vraag 1. Nr. 17 Bijlage 3 & 4 In het wegingsformulier en het prijzenblad lijkt het alleen te gaan om de onderdelen m.b.t. het systeem en niet de dienstverlening, is deze veronderstelling juist? Deze veronderstelling is juist. Zie ook het antwoord op vraag 1.

5 Nr 18 Pag. 11, par. 1.4 U noemt bij de omzetgegevens een bedrag van ,- excl. BTW over het jaar Is onze aanname correct dat dit het bedrag is wat u nu jaarlijks investeert in de huidige oplossing(en)? Zo ja, waaruit bestaat dit bedrag? (onderhoud/support) Nr 19 Nr 20 Nr 21 Nr 22 Nr 23 Pag. 21, par Pag. 31 Pag. 32/33 Pag. 33, par. 7.3 Pag. 34, par. 8.2 Zie het antwoord op vraag 8. De leverancier heeft de mogelijkheid om beide opties aan te bieden. Indien we beide opties kunnen aanbieden, is het dan wenselijk om beide varianten in onze aanbieding uit te werken, met de voor- en nadelen van beide varianten? Zo ja, hoe beoordeeld u dit dan? Ja, het is wenselijk om beide varianten aan te bieden. Het is echter niet noodzakelijk beide varianten te voorzien van de vooren nadelen aangezien deze niet beoordeeld zullen worden. U geeft aan dat een wagenparkmodule een wens is, kunt u toelichten hoe op welke manier u dit wilt registreren? Aangezien het hier een wens betreft zouden wij graag willen weten welke mogelijkheden uw systeem hiervoor biedt. Momenteel vindt de registratie plaats in MS Excel. Vraag 6.3 en 7.13 zijn gelijkaardig van aard. Echter is 6.3 als KO opgenomen en 7.13 als wens. Hoe wilt u de mogelijkheid om proforma berekeningen te maken beoordelen, KO of wens? De mogelijkheid om proforma berekeningen te maken door werkgever vóór en na indiensttreding van de medewerker is een KO (6.3). De mogelijkheid om proforma berekeningen te maken door de medewerker zelf blijft een wens Z (7.13). U geeft als KO aan dat er één database gebruikt mag worden voor de personeels- en salarisadministratie. U geeft daarbij aan dat er verschillende entiteiten zijn waaronder: Koraal Groep / Saltho Onderwijs / het Driespan. Indien voor de frontoffice (ESS) gebruik wordt gemaakt van één SQL database en verschillende databases op de achtergrond voor de verwerking (backoffice) is dit dan voor u akkoord? Ja, dit is voor ons akkoord indien bij de uitwerking van deze vraag inzichtelijk wordt gemaakt hoe de structuur en inrichting van de voorgestelde databases voor Koraal Groep er uit zouden komen te zien. Zou u nader kunnen toelichten wat de verwachtingen zijn van de koppeling met Aysist, op functioneel vlak?

6 Alle relevante gegevens die Aysist nodig heeft om de roosteradministratie te kunnen uitvoeren dienen gekoppeld te worden. Het PSA systeem is het bronsysteem voor Aysist. Gegevens die gekoppeld moeten worden zijn o.a. NAW-gegevens van medewerkers, contractinformatie, kostenplaatsen, etc. Nr 24 Pag. 34, par & 10.2 Met betrekking tot de datamigratie geeft u aan dat de gegevens gemigreerd dienen te worden. Betreft het hier volledige conversie van de personeels- en salarisgegevens gegevens? Wat is hier het verschil tussen 10.1 en 10.2? Nr 25 Nr 26 Nr 27 Pag. 12, par. 2.3 Pag. 15, par. 2.6 Pag. 19, par Ja, het betreft een volledige conversie van alle personeels- en salarisgegevens en 10.2 kunnen als 1 punt worden gelezen. De looptijd van de Overeenkomst bedraagt drie (3) jaar ingaande per De opdracht zal vanaf gefaseerd bij Koraal Groep geïmplementeerd worden. Betekent dit dat de implementatie op 1 januari 2015 van start gaat of moet de conversie al hebben plaatsgevonden voor deze datum? Welke onderwerpen wil Opdrachtgever wanneer implementeren? Wat zijn de concrete tijdslijnen die Opdrachtgever voor ogen heeft? Zie antwoord op vraag 10. In de tekst wordt verwezen naar een checklist in hoofdstuk 7. Wordt hiermee hoofdstuk 6 bedoeld? Ja, hiermee wordt inderdaad hoofdstuk 6 bedoeld. Inschrijver beschikt niet over een 29000/9001-certificering. Wel is Inschrijver ISAE 3402 type 2 gecertificeerd en is het kwaliteitssysteem volledig beschreven conform ISO 9001:2008. Is dit voor de opdrachtgever voldoende? Nr 28 Pag. 21, par Ja, dit is voor ons voldoende. De wegingsfactoren in het document PSA Koraal Groep komen niet overeen met het Excel-document Bijlage 4 Wegingsformulier PSA. Welke weging is leidend? De weging in het Excel-document Bijlage 4 Wegingformulier PSA is leidend.

7 Nr 29 Pag. 32, par. 6.1 Van welke cao s maakt opdrachtgever gebruik? In de bijlage cao s Koraalgroep staan 3 cao s (Jeugdzorg, vraag 6.2 gehandicaptenzorg en Primair Onderwijs) Zijn de cao s VVT / Welzijn en Voortgezet Onderwijs ook van toepassing? Nr 30 Nr 31 Pag. 34, par. 6.1 vraag 8.11 Pag. 40, par. 6.2 vraag 7.C Nee, momenteel nog niet. Wellicht zullen deze CAO s in de toekomst van toepassing worden. Opdrachtgever vraagt een koppeling met CRM. Welk CRMsysteem is dit? Het betreft het systeem Microsoft Dynamics CRM. Op welke wijze denkt u invulling te kunnen geven aan onderhavige opdracht, waarbij minimaal de volgende onderdelen zijn opgenomen: C. Welke klanten Grootte van de organisatie: bijv. > 100 medewerkers Wat wordt hiermee bedoeld? Nr 32 Pag. 13, par. 2.4 Met de grootte van de organisatie wordt bedoeld: hoe groot zijn de huidige klanten in termen van aantallen medewerkers. De inschrijver dient zich te houden aan de lay-out zoals in de offerteaanvraag. Is het mogelijk dat onderdeel 6.1 als worddocument wordt verstrekt? Nr 33 Nr 34 Pag. 15, par. 2.6 Pag. 25, par. 4.3 Ja, dit zal uiterlijk 13 juni 2014 samen met de Nota van Inlichtingen op Tenderned gepubliceerd worden. Voor de volgorde en nummering van de offerteaanvraag wordt verwezen naar een checklist in hoofdstuk 7. Dit hoofdstuk ontbreekt bij de stukken. Zie antwoord op vraag 26. Op welke datum zijn de demonstratiebijeenkomsten gepland? Zie antwoord op vraag 11.