Schoonmaakonderhoud met kenmerk VIA KA

Transcriptie

1 Deze Nota van inlichtingen is opgesteld op basis van tijdig gestelde schriftelijke vragen in het kader van de Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor Schoonmaakonderhoud met kenmerk VIA KA Deze nota van inlichtingen bestaat uit 16 vragen en 5 pagina s. 1. Opstart Is genoemde opstartdatum van 1 september voor zowel de panden van Gemeente Maastricht en Gemeente Sittard-Geleen? Of hebben deze een afwijkende opstartdatum? Antwoord De opstartdatum van de gemeente Maastricht blijft 1 september Voor Sittard-Geleen is een praktische ingangsdatum, later dan 1 september, in overleg met de huidige dienstverlener, bespreekbaar en mogelijk. Hierbij wordt gedacht aan 1 oktober Contractduur In het bestek staat beschreven dat het uw intentie is om een jarenlange samenwerking aan te gaan met de opdrachtnemer, hoe kijkt u aan tegen het lichten van de optie jaren? En meer specifiek: tegen welke voorwaarden overweegt u de optiejaren te lichten? Antwoord Beide opdrachtgevers hebben bewust gekozen voor een looptijd t/m , met een optie tot verlenging van maximaal tweemaal (2) één (1) jaar en eenmaal acht (8) maanden. Enerzijds vanwege het feit dat beide gemeenten overstappen van een inspanningscontract naar een resultatengericht contract, en de periode van t/m willen gebruiken om ervaring op te doen met deze nieuwe contractvorm. Afhankelijk van de ervaringen wordt overwogen om de optiejaren te lichten. Anderzijds dienen beiden gemeenten rekening te houden met het regionaal aanbestedingsbeleid, waar de mogelijkheid bestaat dat er voor het jaar 2017 een nieuwe gezamenlijke aanbesteding gestart wordt met de partners van het Shared Service Center Zuid-Limburg. Dit heeft geleid tot de keuze voor een relatief korte contractduur met optiejaren. 3. Kosten VSR Om een inschatting te kunnen maken van de kosten die gepaard gaan met de VSR-controles hebben wij de volgende vragen ten aanzien van dit onderwerp: a. Op welke panden bent u voornemens een VSR controle te laten uitvoeren? b. Wat zijn de kosten voor een controle? c. Indien aan een hercontrole andere kosten verbonden zijn, wat zijn de kosten van een hercontrole? d. Aangezien in het bestek slechts een minimum frequentie van 2 VSR-controles per jaar genoemd wordt, met hoeveel controles moeten wij maximaal rekening houden? Antwoord Gemeente Maastricht: Antwoord vraag a + b (betreft een indicatie van de kosten voor één VSR-controle) Mosae Forum ( 700,00) Randwycksingel ( 590,00) Centre Céramique ( 530,00) pagina 1 VIA KA d.d. 8 juni 2015

2 Kumulus Oost ( 350,00) Kumulus West ( 350,00) Natuur Historisch Museum ( 320,00) Stadsbeheer ( 350,00) A2 Projectbureau ( 225,00) Stadhuis ( 300,00) Theater aan het Vrijthof ( 390) Dit betreft het totaalbedrag, waarop nog geen 50/50 verdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer heeft plaatsgevonden. Bovenstaand betreffen de panden waar we vooralsnog van plan zijn om VSR-controles te laten uitvoeren. De mogelijkheid bestaat dat hier nog locaties aan toegevoegd zullen worden. Antwoord vraag c Het bedrag voor de hercontrole zal enkele euro s duurder zijn dan een reguliere controle. Dit heeft te maken met het feit dat bezoeken dan minder goed combineerbaar zijn en er dus extra reiskosten berekend worden. Antwoord vraag d (geldt tevens voor de gemeente Sittard-Geleen) Ieder pand wordt standaard twee maal per jaar gecontroleerd waarbij het aantal hercontroles afhankelijk is van de uitkomst van die controles. Indien de uitkomsten van controles en hercontroles daartoe aanleiding geven kan opdrachtgever extra controles laten uitvoeren naast de twee standaardcontroles per jaar en/of op de overige locaties, mede om geschillen te voorkomen. Sittard-Geleen: Antwoord vraag a Stadhuis Sittard, Stadhuis Geleen excl. F-gebouw, Stadhuis Geleen F-gebouw, Stadhuis Born, DSW, Kantoor Walram, Veiligheidshuis, Participatiehuis Antwoord vraag b Stadhuis Sittard: 327,--, Stadhuis Geleen excl. F-gebouw: 327,--, Stadhuis Geleen F-gebouw: 109,--, Stadhuis Born: 155,--, DSW: 177,--, Kantoor Walram: 177,--, Veiligheidshuis: 109,--, Participatiehuis: 155,-- Antwoord vraag c De kosten voor hercontrole zijn gelijk aan de bedragen onder b Antwoord vraag d (aanvullende informatie m.b.t. de gemeente Sittard-Geleen) Ter indicatie: in 2014 zijn naast de twee standaardcontroles per pand 6 hercontroles uitgevoerd ( 2 in Stadhuis Sittard, 2 in DSW, 1 in Kantoor Walram en 1 in Stadhuis Geleen, F-gebouw). 4. Desinfectie- en legionellabeheer In het bestek wordt beschreven dat er onderzoek gedaan wordt inzake desinfectie- en legionellabeheer. Op grond van welke norm c.q. welke landelijk erkende richtlijn worden deze onderzoeken uitgevoerd? Antwoord Legionellabeheer Naar aanleiding van risico-analyses zijn er legionellabeheersplannen (conform BRL 6010) opgesteld voor locaties Mosae Forum 10 en Randwyksingel 22. Monstername geschiedt volgens NEN Indien wenselijk zijn de beheersplannen in te zien. Desinfectiebeheer Desinfectiebeheer is gericht op LBK s van klimaatinstallaties van locaties Mosae Forum 10 en Randwycksingel 22. Indien nodig kunnen er ook monsters genomen worden van ruimte oppervlakken (waaronder bureaus etc.). Dit gebeurt op afroep. Luchtmonstername geschiedt in ieder geval middels gevalideerde air sample apparatuur en contactmonster met contact afdrukplaatjes. De monsters worden gekoeld vervoerd. pagina 2 VIA KA d.d. 8 juni 2015

3 5. Werkbare dagen Bij de panden van de gemeente Maastricht staan in de bijlage Gebouwinformatie de dagen dat de panden gesloten zijn. Voor de panden van gemeente Sittard-Geleen staan echter geen sluitingsdagen vermeld. Kunt u aangegeven welke dagen de panden van Gemeente Sittard-Geleen gesloten zijn? Antwoord Zoals aangegeven in zal aan het begin van ieder jaar een overzicht worden verstrekt van de bijzondere sluitingsdagen per locatie. Reden hiervan is dat de collectieve ADV-dagen per jaar kunnen veranderen. 6. Opbouw uurtarief In uw bestek geeft u aan dat de inschrijvende partij uit moet gaan van een uurtarief van 20,90. Graag willen wij u vragen ons de opbouw van dit uurtarief op basis van de schoonmaak-cao door te geven. Antwoord Zoals aangegeven in het bestek zien beide opdrachtgevers zich genoodzaakt om hun financiële grenzen aan te geven met betrekking tot de schoonmaak. Deze grens beperkt zich tot het uurtarief dat de gemeente Maastricht momenteel betaalt, namelijk 20,90. In 2011 is dit tarief, destijds 18,75, vastgesteld. Dit bedrag is daarna jaarlijks geïndexeerd. Dit bedrag is niet opgebouwd op basis van een berekening op basis van de schoonmaak-cao. 7. Opbouw uurtarief In uw bestek geeft u aan dat de inschrijvende partij uit moet gaan van een uurtarief van 20,90. Met hoeveel percentage leiding is rekening gehouden bij de berekening van het uurtarief? Antwoord Het uurtarief van 20,90 betreft een all-in prijs (zie vraag 6). Er is niet gerekend met een percentage, maar hier geldt de voorwaarde zoals gesteld in paragraaf én het antwoord bij vraag Plafondbedragen Op pagina 40 van het bestek worden voor de panden van gemeente Maastricht en Gemeente Sittard plafondbedragen genoemd. Mogen wij aannemen dat het bedragen exclusief BTW betreft? Antwoord Ja, dit betreffen bedragen exclusief BTW. 9. Plafondbedragen Op pagina 40 van het bestek worden voor de panden van gemeente Maastricht en Gemeente Sittard plafondbedragen genoemd. Wij hebben geconstateerd dat er een fors verschil zit in de huidige totaalbedragen en het gestelde plafond voor de panden van gemeente Maastricht. Kunt u aangeven waarop dit gebaseerd is, rekening houdend met de code verantwoordelijk marktgedrag (cf. uw eigen bestek)? Antwoord Deze plafondbedragen zijn gebaseerd op de totaalbedragen die de gemeente Maastricht gefactureerd krijgt van de huidige opdrachtnemer. Dit zijn facturen voor de reguliere, vooraf vastgestelde schoonmaakwerkzaamheden. In deze plafondbedragen zijn kosten voor regiewerkzaamheden, waar apart opdracht voor gegeven wordt en apart en achteraf gefactureerd wordt, niet opgenomen. De verschillen in plafondbedragen ten opzichte van de huidige treden op bij de volgende locaties: Mosae Forum Randwycksingel Bibliotheek Heer Dit heeft te maken met het feit dat het aantal schoon te maken m² is teruggedrongen. pagina 3 VIA KA d.d. 8 juni 2015

4 10. Plafondbedragen Op pagina 40 van het bestek worden voor de panden van gemeente Maastricht en Gemeente Sittard plafondbedragen genoemd. Wij hebben geconstateerd dat er bij locatie Mosae Forum een vermindering van meer dan 10% ten opzichte van het huidige contract optreedt. Ook gezien het feit dat het in het bestek een full-time voorwerker voor dit pand geëist wordt, vragen wij ons af of het opgegeven plafondbedrag juist is? Antwoord Zoals ook aangegeven bij vraag 9 is het aantal schoon te maken m² van de locatie Mosae Forum fors teruggedrongen. Bouwdeel Noord was voorheen m² Bouwdeel Zuid was voorheen m² TOTAAL: m². Momenteel betreft het totaal aantal schoon te maken m² ,41. Een vermindering van 3.444,59 m². Wij hebben besloten het plafondbedrag voor de locatie Mosae Forum, ondanks de vermindering in het aantal m², te verhogen naar ,- per jaar. 11. Toeslagen Mogen wij ervan uitgaan dat toeslagen, veroorzaakt door avond- en weekendwerk niet meegenomen zijn in het plafondbedrag per pand? Antwoord De plafondbedragen gelden voor de werkzaamheden die verricht worden in de tijden zoals aangegeven in de gebouweninformatie. Voor werkzaamheden die buiten deze tijden worden verricht op uren, waarbinnen conform de CAO recht is op toeslagen zoals door u bedoeld, vallen deze toeslagen buiten het plafondbedrag. 12. Inzet Personeel Gelet op het vastgestelde uurtarief, de plafondbedragen en onze ervaringen is continu toezicht en minimaal twee werknemers tegelijkertijd op een pand tewerkstellen niet inpasbaar. Daarbij is het onze doelstelling om medewerkers te ontwikkelen zodat zij zo zelfstandig als mogelijk kunnen werken. Uw voorwaarde past daar niet in. Bent u akkoord met het voorstel om te werken met meewerkend/ ambulant toezicht? Antwoord Akkoord, één van de twee aanwezige medewerkers mag een meewerkend voorwerker zijn. Wij hebben de eis, om minimaal met twee personen tegelijkertijd aanwezig te zijn op een locatie, opgenomen in het kader van de veiligheid. Indien zich een ongeval voordoet is diegene niet alleen. Indien opdrachtnemer toch het risico neemt slechts één persoon naar een locatie te sturen, betreft de veiligheid van die werknemer een volledige verantwoordelijkheid van opdrachtnemer. 13. Overname personeel Conform code verantwoordelijk marktgedrag en conform schoonmaak cao zijn wij verplicht tot het overnemen van personeel. Zijn er medewerkers die aan de overname criteria voldoen? Indien dit het geval is, dan willen wij u verzoeken per medewerker het aantal contracturen en uurloon door te geven. Antwoord In verband met de privacygevoeligheid van de gegevens wordt deze vraag beantwoord in een aparte vertrouwelijke Nota van Inlichtingen die u per mail wordt toegestuurd (uiterlijk dinsdag 7 juli). Voor die partijen die geen vragen hebben gesteld en waarvan derhalve geen contactgegevens bekend zijn bij de aanbestedende dienst kunnen een mail sturen naar aanbesteding@maastricht.nl o.v.v. aanbesteding schoonmaak onderhoud. De nota zal u dan per mail worden toegezonden. pagina 4 VIA KA d.d. 8 juni 2015

5 14. Schoon te maken panden Voor zowel het milieupark Born als milieupark Sittard hebben we nu een contract met RWM. Het contract met milieupark Born is thans door RWM opgezegd. Derhalve zouden wij graag van u weten of beide milieuparken toch binnen deze aanbesteding vallen? Antwoord Deze twee panden vallen buiten de aanbesteding 15. Ruimtes Kredietbank Tijdens de schouwing is naar voren gekomen dat de Kredietbank Limburg (gelegen tegenover het Stadhuis Geleen) ook in de aanbesteding zit. Hier zijn echter geen aparte ruimtestaten voor bij het bestek gevoegd. Zijn deze ruimtes wellicht in de ruimtestaten van het Stadhuis Geleen verwerkt? Zo ja, welke ruimtes betreft dit? Antwoord Deze zijn inderdaad in de ruimtestaat van Stadhuis Geleen verwerkt: het gaat daarbij om de ruimtenummers die met F beginnen (het F-gebouw ) 16. Opzegging Maastricht LAB In week 26 hebben wij de opzegging van locatie Maastricht LAB Gubbelstraat 24 binnen gekregen. Mogen wij het budget dat voor deze locatie in het bestek genoemd wordt gebruiken voor andere locaties van de gemeente? Antwoord Nee, u mag dit budget niet gebruiken voor andere locaties. Dit antwoord geldt tevens voor eventuele andere locaties die gedurende de looptijd van de overeenkomst komen te vervallen. Aanvullende informatie vanuit de gemeente Maastricht betreffende paragraaf Prijs De schoonmaakwerkzaamheden van het Theater aan het Vrijthof worden momenteel uitgevoerd door een commerciële partij en niet door een SW-bedrijf. De uren zoals vermeld in deze paragraaf zijn daar ook op gebaseerd. Opmerkingen Mogelijk inhoudelijke vragen omtrent de eerste nota van inlichtingen kunnen enkel per worden gesteld aan de contactpersoon van de aanbestedende dienst middels het vragenformulier (bijlage 5 van het beschrijvend document). De uiterste datum voor het indienen van de vragen is: 8 juli 2015, uur. De antwoorden op deze mogelijke vragen zullen uiterlijk 10 juli 2015 middels één geanonimiseerde nota van inlichtingen beschikbaar worden gesteld via Toezending per post zal niet geschieden. Overige termijnen blijven volledig gehandhaafd! Gemeente Maastricht Vakgroep Inkoop & Aanbesteding Maastricht, 6 juli 2015 pagina 5 VIA KA d.d. 8 juni 2015