1 e Nota van inlichtingen Europese aanbesteding

Transcriptie

1 1 e Nota van inlichtingen Europese aanbesteding HUREN EN ONDERHOUDEN VAN MFP S EN HET LEVEREN VAN SOFTWARE EN SUPPLIES MBO Amersfoort

2 1 Aanvullende informatie Deze nota van inlichtingen is aan alle bekende bestekhouders op dinsdag 20 december 2016 via TenderNed beschikbaar gesteld. In deze nota zijn alle vragen en antwoorden verwerkt. De nota van inlichtingen is voor alle partijen bindend. 2

3 Nr. Betrekking op bestek/ bijlagen pagina/nr. 1. Bijlage 2 EIS 9 2. Bijlage 2 EIS Bijlage 2 EIS 89 Vraag: Kan Opdrachtgever aangeven welke werkprocessen er van toepassing zijn en welke hiervan afwijken van standaard bedrijfsprocessen. Dit om in een later stadium niet voor eventuele verrassingen te komen te staan en om een betere inschatting te kunnen maken van de impact op de van toepassing zijnde werkprocessen. Inschrijver is van mening dat inkttechnologie een gelijkwaardige kwaliteit en duurzaamheid heeft als andere technieken, en hierdoor niet uitgesloten kan worden (zoals ook gesteld in de Aanbestedingswet 2012). Graag ziet Inschrijver dat deze Eis komt te vervallen, alsmede een motivatie waarom deze in eerste instantie is opgenomen als Eis. Inschrijver kan een economisch veel voordeliger aanbieding doen wanneer de Eis met betrekking tot de inline niet-optie komt te vervallen, of als optie wordt opgenomen. Dit zorgt voor meer concurrentie en uiteindelijk economisch voordeligere aanbiedingen. Is Opdrachtgever hiertoe bereid? Graag ontvangen wij een gemotiveerd antwoord, alsmede waarom deze Eis is opgenomen. Antwoord: De aanbestedende dienst kan onmogelijk al hun werkprocessen beschrijven en voorschrijven, echter indien door de aangeboden MFP s het werkproces dusdanig negatief wordt beinvloed, wil de aanbestedende dienst de aangeboden oplossing kunnen aanmerken als onaanvaardbaar/ niet werkbaar. Aanbestedende dienst wil hierbij uiteraard wel aangeven dat het haar er ook aan is gelegen de acceptatietest succesvol af te ronden en zal niet zonder gegronde reden en motivatie de test op dit onderdeel/ deze eis uitsluiten. Indien de kwaliteit van afdrukken op basis van inkttechnologie minimaal vergelijkbaar is met afdrukken in laserprint kwaliteit, bijvoorbeeld met betrekking tot eventuele verkleuringen, mate van vochtbestendigheid en het kunnen registreren per tik, en aan alle overige eisen voldoet is het aanbieden van machines met deze technologie OOK akoord. Neen, dat is niet akkoord. De aanbestedende dienst heeft deze EIS optioneel uitgevraagd, dat betekent dat de inschrijver aan deze eis dient te voldoen en eventuele extra kosten die dit met zich mee brengt op dient te geven op het prijzenblad, zoals ook vermeld is in de eis. Tevens is deze eis opgenomen om te voorkomen dat medewerkers handmatig sets moeten nieten, dit is tijdrovend en ongewenst. Na gunning zal de aanbestedende dienst, afhankelijk van de kosten van deze optie, besluiten of en hoeveel MFP s voorzien moeten worden met deze inline nietoptie. 3

4 4. Bijlage 2 EIS Bestek par Bijlage 2 eis 77 Om een economisch veel voordeliger aanbod te kunnen doen stelt Inschrijver voor om de minimale afdruksnelheid voor Type 3 van 50 ppm zwart/wit en kleur aan te passen naar 45 ppm zwart/wit en kleur, waardoor Inschrijver een zeer competitief model aan kan bieden die verder ook ruimschoots aan alle andere eisen voldoet. Gaat Opdrachtgever hiermee akkoord? U stelt als eis dat de huur- en afdrukprijzen vast zijn voor de gehele contractperiode inclusief de optiejaren. Het is gebruikelijk dat dit geldt voor de prijzen van de aangeboden apparatuur. Deze zijn vast voor de looptijd van de overeenkomst en worden niet geïndexeerd. De prijzen voor de service zijn echter voor alle Inschrijvers aan inflatie onderhevig. Daarom is het gebruikelijk dat alleen de afdrukprijzen eenmaal per jaar mogen worden geïndexeerd. Gaat u hiermee akkoord? U vraagt voor het type 3 om een kleuren multifunctional met een snelheid van 50 ppm. Gezien het te verwachten maandvolume dat deze apparaten zullen draaien vragen wij u voor dit type akkoord te gaan met een afdruksnelheid van 45 ppm waarbij de snelheid in kleur en zwart/wit gelijk blijft? Uit ervaring blijkt dat dit niet of nauwelijks waarneembaar is voor de gebruikers. Hierdoor is de inschrijver in staat om opdrachtgever de economisch meest voordelige multifunctional aan te bieden, zonder dat dit consequenties heeft voor de gevraagde functionaliteit. NOTE: Per abuis is het aantal gevraagde nietunits die meegenomen worden in de prijsbeoordeling vermeld op 50 stuks, dit is onjuist. Het prijzenblad is hierop aangepast naar 40 stuks (type 2 en 3). Bij uw inschrijving dient u het aangepaste prijzenblad te gebruiken, genaamd: Formulier D Prijzenblad aangepast d.d Neen, dat is NIET akkoord. Zie ook vraag 6 en 20. Neen, dat is niet akkoord. De ervaring leert dat prijzen juist dalen in plaats van stijgen en opdrachtnemer bedingt hier zelfs een marktonafhankelijke prijsvastheid mee. Neen, dat is NIET akkoord. Zie ook vraag 4 en 20. 4

5 7. Bijlage 2 eis 4 8. Bijlage 2 eis 4 9. Bijlage 2 PvE eis Bijlage 2 eis Raamoveree nkomst Pg 4 art. 3.2 Drumkits vervangen engineers van opdrachtnemer tijdens het uitvoeren van preventief onderhoud en zijn standaard wagenvoorraad. Daarom is het niet noodzakelijk dergelijke onderdelen op voorraad van opdrachtgever te hebben liggen. Gaat opdrachtgever akkoord met deze werkwijze? Het voorraad beheer van toners wordt door een geautomatiseerd proces uitgevoerd zodanig dat er altijd voldoende voorraad op een locatie aanwezig is. Gaat opdrachtgever akkoord om na gunning, de voorraad per locatie af te stemmen zodat een te veel aan toner op locaties wordt voorkomen? In hoeveel situaties is er geen lift aanwezig om apparatuur naar een andere verdieping te transporteren? U vraagt opdrachtnemer een machine te vervangen indien de down-time hoger is dan 5% per kwartaal. Indien een dergelijke down-time bekend is bij opdrachtgever en nemer door kwartaalrapportages achteraf, is de betreffende machine door engineers van opdrachtnemer gerepareerd en niet zinvol een goed functionerend systeem te vervangen. Gaat opdrachtgever akkoord om opdrachtnemer in de aansluitende periode de gelegenheid te geven extra onderhoud aan de machine uit te laten voeren? Wanneer in de aansluitende periode wederom blijkt dat de beschikbaarheid minder was dan 95%, dan wordt het systeem door opdrachtnemer vervangen. Gaat u hiermee akkoord? Leverancier is van oordeel dat een overeenkomst voor bepaalde tijd met zich meebrengt dat zij erop mag en moet kunnen vertrouwen dat, behoudens toerekenbare tekortkomingen of uitzonderlijke omstandigheden, de looptijd van de overeenkomst wordt gerespecteerd. Om die reden verzoekt Leverancier u deze bepaling buiten toepassing te verklaren. Bent u daartoe bereid? Zo nee, verzoekt leverancier u deze bepaling te nuanceren met de Ja, dit is OOK akkoord. Ja, dat is OOK akkoord, echter indien deze afstemming tussen opdrahtgever en opdrachtnemer niet kan worden bereikt gelden de aantallen uit deze eis. Er zijn 2 locaties met een hoogte verschil waarbij geen gebruik van een lift gemaakt kan worden: - Éénmaal met circa 6 treden (binnen) (Daam Fockemalaan 10) - Éénmaal met circa 10 treden (buiten) (Brabantsestraat19) Neen, dat is niet akkoord. Een downtime van 5% of meer per kwartaal (berekent met 553 uur per kwartaal) betekent al dat de machine meer dan 27,65 uur tijdens kantooruren stil heeft gestaan. Dit is niet acceptabel, deze eis blijft gehandhaafd. Neen, dat is voor beide vragen niet akkoord, de eerste 3 jaren zijn vast, de opdrachtgever heeft in de optiejaren de mogelijkheid de raamovereenkomst voor 1 of meerdere onderdelen te ontbinden of te beëindigen zonder dat de opdrachtnemer daaraan enig recht tot vergoeding van schade uit welke hoofde dan ook kan ontlenen. 5

6 12. Raamoveree nkomst, pag. 12 art en Algemeen 5.6 AIV 14. Concept ovk 11.2 // PvE vraag Concept overeenkom st Bijlage 2 / pagina 6 / Eis Bijlage 2 / pagina 5 / Eis 53 aanvulling van een schadevergoedingsplicht jegens Leverancier van tenminste alle resterende huurtermijnen wanneer de beëindiging niet het gevolg is van het bereiken van de expiratiedatum of toerekenbare tekortkoming. Bent u hiertoe bereid? Kunt u, gezien de tekst van artikel 13 lid 4 bevestigen dat de beperking van aansprakelijkheid zoals beschreven in artikel 13 lid 3 tot een bedrag van ook per jaar geldt? Stemt u ermee in dat de overeen te komen beperkingen van aansprakelijkheid (conform art. 13 Raamovereenkomst) ook van toepassing zijn op vrijwaringen? Aanbieder heeft niet standaard de mogelijkheid om bij de factuur een overzicht in Excel aan te leveren. Wel kan aanbieder u een digitale factuur in PDF met daarop alle door u gevraagde gegevens aan leveren. Gaat u akkoord met enkel een digitale factuur? Kunt u ermee akkoord gaan dat de vaste huurbedragen per kwartaal vooraf in rekening worden gebracht en de gemaakte afdrukken per kwartaal achteraf? U stelt als eis dat alle MFP s een uitvoercapaciteit van minimaal 500 vel moeten hebben. Voor het segment van type 1 is dit niet gebruikelijk gezien de kleinere opdrachten die op deze MFP s verwerkt worden. Kunt u daarom akkoord gaan met een uitvoercapaciteit van 100 vel of 250 vel? Kunt u bevestigen dat de scan applicatie die nodig is voor het scannen naar de genoemde applicaties in de standaard aanbieding dient te zitten? Ja, dat is correct. De in lid 2 van dit artikel bedoelde aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade en beperkt tot een bedrag van ,00 per gebeurtenis per jaar waarbij een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis. Ja, dat is akkoord. Ja, dat is akkoord. Ja, dat is OOK akkoord. Ja, dat is akkoord, voor type 1 is een uitvoercapaciteit van minimaal 250 vel akkoord. Indien u bedoeld dat hetgeen benodigd is om aan deze eis te kunnen voldoen bij de huurprijs dient te zijn inbegrepen, ongeacht of dit een applicatie is of anders, dan is dit correct. 6

7 18. Algemeen Kunt u bevestigen dat de opdrachtnemer, met welke als gevolg van deze aanbesteding een overeenkomst wordt gesloten, gedurende de looptijd van de overeenkomst exclusiviteit wordt geboden ten aanzien van de diensten en leveringen binnen de scope van deze overeenkomst aan opdrachtgever? Neen, dat is niet correct. In het kader van de raamovereenkomst is de aanbestedende dienst niet gehouden om ook daadwerkelijk (alle) nadere opdrachten te plaatsen bij de inschrijver. Aanbestedende dienst wil opmerken dat zij zich het recht voorbehoudt indien dit noodzakelijk is, gedurende de doorlooptijd van de raamovereenkomst, gebruik te mogen maken van de percelenregeling conform de aanbestedingswet, art. 2.18, lid 3 Aanbestedingswet, zoals beschreven in de aanbestedingsdocumenten. 19. Bijlage 7, Open vraag Aanbestedin gsdocument, pag. 9 Aanbestedende dienst wenst een flexibele oplossing t.a.v. tijdelijke locaties. Inschrijver begrijpt dat dit lastig te concretiseren is, echter zouden wij u willen vragen richtlijnen aan inschrijvers te doen toekomen over het aantal tijdelijke locaties die u verwacht te gaan gebruiken en welk type MFP hiervoor veelal wordt ingezet. Aanbestedende dienst vraagt uit bij type 3 een snelheid van 55 pagina s per minuut kleur en zwart-wit. Indien u bereid bent deze snelheid aan te passen naar 45 pagina s per minuut kleur en 45 pagina s per minuut zwart/wit kan inschrijver een economisch voordeliger inschrijving uitbrengen. Kunt u akkoord gaan met deze aanpassing voor type 3? Dit is inderdaad niet te voorspellen. In 2016 is dit maar één keer voorgekomen. Het meest voorkomende type MFP zal type 2 of 3 zijn. U dient rekening te houden met éénmaal per jaar, echter is het aan de inschrijver de mate van flexibiliteit te beschrijven in de beantwoording van deze open vraag. Neen, dat is NIET akkoord. Zie ook vraag 4 en 6. 7