1 e Nota van Inlichtingen voor Europese aanbesteding. IT-dienstverlening. Quadraam, Gelderse scholengroep

Transcriptie

1 1 e Nota van Inlichtingen voor Europese aanbesteding IT-dienstverlening Quadraam, Gelderse scholengroep

2 Colofon In opdracht van : Quadraam, Gelderse Scholengroep Contactpersoon : P. van Buuren, lid College van Bestuur Auteurs : Expanding Visions B.V. M.A.R. de Jager EV-projectnummer : 48905odqsd File : \pro-nvi odqsd-it-dienstverlening 1.0 Status : Definitief Aantal pagina's : 13 Datum : 1 augustus 2012 Het overnemen en vermenigvuldigen van (delen van) dit document ten behoeve van derden is slechts geoorloofd na schriftelijke toestemming van EV. EV, Huizen, 1 augustus 2012, versie 1.0 pagina 2 van 13

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Gestelde vragen... 5 EV, Huizen, 1 augustus 2012, versie 1.0 pagina 3 van 13

4 1 Inleiding Dit is de 1 e Nota van Inlichtingen op de Offerteaanvraag IT-dienstverlening van Quadraam zoals gepubliceerd onder nummer 2012/S In deze 1 e Nota van Inlichtingen worden inhoudelijke vragen ten aanzien van de Offerteaanvraag beantwoord zoals deze uiterlijk 30 juli 2012 zijn ingediend. Mededelingen In paragraaf 2.1 van de Offerteaanvraag is abusievelijk een verkeerde datum opgenomen voor het inleveren van de offerte. Deze datum dient te zijn 10 september 2012, uur. In de tabel in paragraaf 2.9 is dit wel correct weergegeven. In verband met de aanpassing van het BTW-tarief per 1 oktober 2012 dient u de prijzen in uw offerte op te geven op basis van inclusief 21% BTW. EV, Huizen, 1 augustus 2012, versie 1.0 pagina 4 van 13

5 2 Gestelde vragen Vraag 1: Bijlage G: Referenties. Met betrekking tot het leveren van referenties hebben we de volgende vraag. Dienen elke referentie te voldoen aan alle 5 de genoemde voorwaarden of dient elke referentie te voldoen aan minimaal een van de genoemde voorwaarden. Kunt u hier meer duidelijkheid over geven. Antwoord 1: Elke referentie dient te voldoen aan de 5 genoemde aspecten. Vraag 2: Hoofdstuk 2.1 & 2.9 Pag. 12 & 18 In paragraaf 2.1 wordt de uiterste inleverdatum van de Inschrijving gesteld op 17 september 2012 om 12:00. In paragraaf 2.9 in de tabel is als sluitingsdatum 10 september uur opgenomen. Welke datum dienen wij te hanteren als de uiterste inleverdatum van de Inschrijving? Antwoord 2: Dit is inderdaad abusievelijk verkeerd opgenomen in paragraaf 2.1 van de Offerteaanvraag. De sluitingsdatum is 10 september 2012, uur. Vraag 3: Hoofdstuk Pag. 35 Werkplek Betreft Type 1 werkplek. Welke configuraties worden verstaan onder Type 1 werkplek? (zijn dit naast desktops ook laptops en/of thin clients?) Antwoord 3: Een overzicht van de werkplekapparatuur is opgevoerd in Bijlage M van de Offerteaanvraag. Vraag 4: Hoofdstuk 7.1 Algemeen, Item 2 Pag. 38 Server licenties Welke mogelijkheden ziet de opdrachtgever voor het kunnen leveren/ter beschikking stellen van de benodigde licenties die middels SLB-Diensten nu ook worden afgenomen? Hierbij valt te denken aan Microsoft Campus licentie en/of overige producten. Antwoord 4: Quadraam biedt de mogelijkheid om de benodigde licenties op naam van Quadraam via SLB te betrekken. De Inschrijver dient de kosten hiervoor echter wel op te nemen in zijn aanbieding. EV, Huizen, 1 augustus 2012, versie 1.0 pagina 5 van 13

6 Vraag 5: Hoofdstuk 7.2 Werkplek, item 25 Pag. 40 Inlogtijden Quadraam netwerk. Voor welke typen werkplek gelden de inlogtijden en geldt dit ook bij de eerste keer aanmelden? Antwoord 5: Dit item beschrijft de maximale tijd van beschikbaarheid van applicaties, per werkplek, na inloggen. Vraag 6: Hoofdstuk 7.2 Werkplek, item 25 Pag. 40 Inloggen/ applicaties Bij item 24 wordt gesproken over maximaal 60 sec. applicaties en/of functionaliteiten kunnen gebruiken. Bij item 25 wordt gesproken over 45 sec. applicaties en/of functionaliteiten gebruiken. Graag vernemen wij van de opdrachtgever wat de verschillen zijn tussen item 24 en item 25. Antwoord 6: Item 24 van de Offerteaanvraag is een eis, en daarmee dus het minimum waaraan de oplossing dient te voldoen. Item 25 van de Offerteaanvraag betreft een wens (sneller dan de eis). Vraag 7: Hoofdstuk 7.2 Werkplek, item 25 Pag. 40 Inlogtijden Quadraam netwerk. In het kader van standaardisatie is het gewenst om zoveel mogelijk te standaardiseren. Wat zijn de wensen van de opdrachtgever ten aanzien van de mogelijkheid tot aanpassen van het gebruikersprofiel en/of bureaublad door de gebruiker? Antwoord 7: Deze zullen voorafgaand aan de Transitie en Migratie in overleg met de scholen en de Dienstverlener worden vastgesteld. Vraag 8: Hoofdstuk 7.2 Werkplek, item 27 Pag. 41 Installeren mediaplayers en plug-ins De ervaring leert dat sommige (onderwijs)applicaties niet altijd (goed) werken met de laatste versies. Is deze vrijheid ook gewenst op educatieve computers? Antwoord 8: De Inschrijver dient zich te conformeren aan het gestelde in item 27 van de Offerteaanvraag. EV, Huizen, 1 augustus 2012, versie 1.0 pagina 6 van 13

7 Vraag 9: Hoofdstuk 7.4 Opslag en back-up, item 74 Pag. 44 Persoonlijke data (data + ): 2 GB per medewerker Betreft dit totaal opslag van 2GB voor persoonlijke data en of is het 2GB voor persoonlijke data en 2 GB voor ? Antwoord 9: Dit betreft totaal 2GB per medewerker. Vraag 10: Hoofdstuk 7.4 Opslag en back-up, item 74 Pag. 44 Data van leerlingen Binnen Office365 maakt de Skydrive geen onderdeel meer uit van de aanbieding, zoals deze wel aanwezig is/was bij Live@edu. Hoe ziet de opdrachtgever de dataopslag voor leerlingen als deze functionaliteit niet meer wordt geboden? Antwoord 10: Tegen betaling is deze functionaliteit nog wel beschikbaar. Dit is echter geen onderdeel van de aanbieding van de Inschrijver. Zie verder ook paragraaf van de Offerteaanvraag. Vraag 11: Hoofdstuk 7.4 Opslag en back-up, item 78 Pag. 45 Blokkeren lokale dataopslag Voor welke typen werkplekken gelden deze blokkades en welke type configuraties worden er bedoeld? Antwoord 11: Dit betreft de Type 1: Quadraam PC, zie paragraaf van de Offerteaanvraag. Vraag 12: Hoofdstuk 7.6 Beveiligingsdiensten item 93 Pag. 46 White-/blacklist aanpassen Graag ontvangen we van de opdrachtgever een inschatting over het aantal wijzigingen per school per maand. Antwoord 12: Dit betreft een wijziging zoals opgenomen in de lijst van standaard wijzigingen (paragraaf 8.5, item C16 van de Offerteaanvraag). EV, Huizen, 1 augustus 2012, versie 1.0 pagina 7 van 13

8 Vraag 13: Hoofdstuk 8.1 Algemeen Pag. 47 Onderaannemers Graag ontvangen wij een lijst van onderaannemers waarnaar de Dienstverlener als SPOC dient op te treden. Antwoord 13: Een opgave zal na gunning aan de winnende Inschrijver worden verstrekt. Vraag 14: Hoofdstuk 8.5 Wijzigingsbeheer Pag. 213 Updates In het kader van de continuïteit en stabiliteit is het is vaak niet wenselijk om voor alle applicaties automatisch updates in productie te brengen voordat deze goed getest zijn. Dit geldt zowel voor administratieve als educatieve applicaties. Kan dezelfde afspraak worden gemaakt voor item 213 als voor item 212, waarbij de updates aangevraagd worden door de opdrachtgever? Antwoord 14: Nee, dit wordt gehandhaafd. Ook item 213 van de Offerteaanvraag voorziet immers in een OTAPprocedure waarbij Quadraam verantwoordelijk is voor het functioneel testen. Vraag 15: Par A) Heeft opdrachtgever reeds een budget bepaald voor de onderhavige opdracht? B) Zo ja, wat is dit budget? C) Zo nee, hoe en wanneer wordt het budget bepaald? Antwoord 15: Deze vraag is op dit moment niet relevant. EV, Huizen, 1 augustus 2012, versie 1.0 pagina 8 van 13

9 Vraag 16: Bijlage G, Referenties Gegadigde heeft een groot aantal onderwijsinstellingen in haar portfolio waar vergelijkbare diensten worden geleverd. Echter kiezen veel scholen ervoor om gelijksoortige concepten te leveren vanuit een centrale locatie op een van de scholen zelf. Technisch is dit amper verschil, immers wordt in veel gevallen vanuit deze locatie ook naar nadere schoollocaties geleverd en de inrichting van de omgeving is niet afhankelijk van de fysieke locatie. Kritisch in het gevraagde concept is de centralisatie, niet zozeer de fysieke locatie. Wij verzoeken daarom om bij twee van de drie referenties ook toe te staan dat de centrale dienstverlening geleverd wordt vanuit een centrale locatie op een school. Dit heeft als voordeel dat meer bedrijven met voldoende technische ervaring een kans krijgen om in te schrijven waardoor opdrachtgever mogelijk voordeligere aanbiedingen ontvangt. Gaat opdrachtgever hiermee akkoord? Antwoord 16: Nee, dit is niet akkoord. Vraag 17: Bijlage G, Referenties. Niet alle genoemde typen onderwijsinstellingen (VO, HBO, ROC) maken gebruik van CITO examens. Derhalve stellen wij voor om ook ondersteuning van andersoortige (niet-cito) examens te accepteren. Gaat opdrachtgever hiermee akkoord? Antwoord 17: Ja, dit is akkoord. Waar in Bijlage G wordt gesproken over CITO-examens dient u te lezen CITOexamens of vergelijkbaar. Vraag 18: Bijlage K, Prijzenoverzicht Er zijn diverse posten opgenomen op het prijsformulier. Er is echter geen totaalprijs en bijbehorende formule zichtbaar. Hierdoor is het voor gegadigde niet duidelijk wat de totaalprijs is welke beoordeeld wordt. hoe komt de totaalprijs (waarvan de meerwaarde nog afgehaald moet worden) tot stand? Antwoord 18: In Bijlage K van de Offerteaanvraag is duidelijk aangegeven hoe de Prijs wordt opgebouwd. Zie de hier onderstaande tekst uit bijlage K: Het totaalbedrag voor de dienstverlening voor een periode van 5 jaar (inclusief post Uurtarief) zijnde de Exploitatie en de eenmalige kosten voor de Transitie en Migratie en Training minus de Inruil huidige apparatuur, bepalen gezamenlijk de Prijs (zie paragraaf 3.4). EV, Huizen, 1 augustus 2012, versie 1.0 pagina 9 van 13

10 Vraag 19: Offerteaanvraag, pagina 5. Het is gegadigde niet duidelijk in hoeverre gegadigde geacht wordt kennis en medewerkers te leveren voor het vervullen van rollen binnen de IT-regieorganisatie. Graag ontvangen wij een overzicht van de gewenste rollen en de invulling daar van. Antwoord 19: Gegadigde hoeft geen rollen in te vullen binnen de IT-regieorganisatie. Vraag 20: Offerteaanvraag, pagina 5 Na de transitie zal bij Quadraam een IT-regieorganisatie ontstaan (..) Het is gegadigde niet duidelijk hoe de regiefunctie ingevuld gaat worden tijdens de transitiefase. Heeft opdrachtgever al ideeën over de invulling deze functie? Antwoord 20: De Transitie zal plaatsvinden onder regie van de projectorganisatie en onder leiding van een Quadraam-projectleider. Vraag 21: Offerteaanvraag, pagina 6 Gegadigde ontvangt graag nadere informatie over de medewerkers waarvan de functies komen te vervallen op het gebied hun expertise en ervaring, zodat gegadigde een inschatting kan maken van de inzetbaarheid van deze medewerkers binnen de organisatie. Antwoord 21: Zoals opgenomen in paragraaf van de Offerteaanvraag stelt Quadraam, dat de IT- Dienstverlener, na gunning, het onderzoek naar eventuele overname van medewerkers van Quadraam uitvoert en gesprekken voert met potentiële gegadigden. Vraag 22: Offerteaanvraag, pagina 14. Alle prijzen dienen in Euro s inclusief BTW te worden vermeld. Zoals het er nu naar uitziet gaat het BTW tarief in Nederland aangepast worden op 1 oktober 2012, maar dit is nog niet zeker. Om misverstanden te voorkomen stelt gegadigde voor alle prijzen exclusief BTW te vermelden. Gaat opdrachtgever hier mee akkoord? Antwoord 22: Nee, dit is niet akkoord. Inschrijver dient zijn offerte te voorzien van prijzen inclusief BTW. Om mogelijke verwarring te voorkomen dient u hierbij uit te gaan van het (nieuwe) 21% tarief. EV, Huizen, 1 augustus 2012, versie 1.0 pagina 10 van 13

11 Vraag 23: Offerteaanvraag, pagina 7. Medewerkers zullen worden getraind( ) a) Wordt gegadigde geacht trainingen aan te bieden? b) zo, ja gaat het hier om het eenmalig trainen van medewerkers hoe om te gaan met de nieuwe omgeving, of om het continu verbeteren en onderhouden van hun vaardigheden en kennis? c) In hoeverre wordt gegadigde geacht kosten van trainingen op te nemen binnen de aanbieding? Antwoord 23: In paragraaf 8.8 van de Offerteaanvraag wordt specifiek ingegaan op de trainingen. Zie verder het antwoord bij vraag 18. Vraag 24: Offerteaanvraag, Pagina 42, item 57. Gegadigde ontvangt graag een overzicht van de genoemde eisen die door CITO gesteld worden. Antwoord 24: Deze informatie kunt u verkrijgen bij het CITO. Vraag 25: Offerteaanvraag, Meerdere items, onder andere item 207 op pagina 60. Wanneer en via welke weg zal er een SLA opgesteld worden? Antwoord 25: Zie hiervoor item 115 uit de Offerteaanvraag: De Dienstverlener stelt samen met de ITregieorganisatie van Quadraam een onderhoud- en serviceovereenkomst (SLA) met betrekking tot de gevraagde en te leveren IT-omgeving op. Dit zal dus na gunning gedurende de implementatie worden opgesteld en vastgesteld. Vraag 26: Offerteaanvraag, Pagina 61, item 211 Gegadigde neemt aan dat het hier gaat uitzonderingen, zoals bijvoorbeeld externe leveranciers of invalleerkrachten. a) Is deze aanname correct? b) Hoe veel van deze mutaties verwacht opdrachtgever dat er paar jaar voorkomen? Antwoord 26: Nee, zie hiervoor de tabel in paragraaf 8.5 van de Offerteaanvraag, standaard wijzigingen. EV, Huizen, 1 augustus 2012, versie 1.0 pagina 11 van 13

12 Vraag 27: Offerteaanvraag, Pagina 61, item 212 & 213. Voor het voorspoedig doorlopen van de OTAPomgeving is tijd en inspanning benodigd van medewerkers die de betreffende applicaties werkelijk gebruiken. Gegadigde heeft geen invloed op de beschikbare tijd van deze medewerkers. Gegadigde neemt aan dat bij het (tijdelijk) niet beschikbaar zijn van medewerkers om de applicatie te testen, de maximale doorlooptijd verlengd wordt met de tijd dat er geen medewerkers beschikbaar zijn. Klopt deze aanname? Antwoord 27: De inzet van medewerkers voor testdoeleinden is de verantwoordelijkheid van Quadraam. De genoemde doorlooptijden worden dan ook gehandhaafd. Vraag 28: Offerteaanvraag, Pagina 57 en 58. Om een juiste inschatting te kunnen maken van de benodigde hoeveelheid resources ontvangt gegadigde graag een overzicht van de genoemde wijzigingen per IT-organisatie inclusief de geautomatiseerd afgehandelde wijzigingen. Antwoord 28: De Inschrijver dient zich voor zijn offerte te baseren op de genoemde aantallen en specificaties zoals opgevoerd in de tabel in paragraaf 8.5 van de Offerteaanvraag. Vraag 29: Offerteaanvraag, hoofdstuk 10 In verband met het opstellen van een planning voor het transitietraject, ontvangt gegadigde graag een overzicht van de beschikbaarheid van de verschillende IT-medewerkers per locatie, inclusief hun expertise. Antwoord 29: Inschrijver mag er van uitgaan dat alle benodigde expertise van de hieronder beschreven IT-onderdelen (die geen direct onderdeel uitmaken van de IT-dienstverlening) gewaarborgd is. Interne LAN/WLAN-infrastructuur; WAN-verbindingen; Randapparatuur (digiborden, printers, gebouwbeheersystemen, toegangssystemen e.d.); VoIP. Met nadruk wordt verwezen naar het gestelde in item 401 van de Offerteaanvraag: De Dienstverlener is verantwoordelijk voor de volledige Transitie (de overgang van de huidige naar de nieuwe omgeving). De volledige Transitie en alle daarvoor benodigde (voorbereidende) werkzaamheden worden geacht te zijn inbegrepen in de Inschrijving. EV, Huizen, 1 augustus 2012, versie 1.0 pagina 12 van 13

13