Referentie: Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 5

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Desktops & laptops ROC MN Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Desktops & laptops ROC MN Stichting ROC Midden Nederland Omschrijving: Gedurende de looptijd van de raamovereenkomst zal de Aanbestedende dienst desktops & laptops afnemen en (al dan niet gedeeltelijk laten) installeren. De afname zal verspreid over het gehele schooljaar plaatsvinden en kan bestaan uit enkele stuks, enige tientallen, maar ook uit grotere hoeveelheden. Deze aanbesteding heeft als doel een Opdrachtnemer te contracteren voor het leveren van Desktops & laptops en aanverwante producten en bijbehorende diensten ten behoeve van de Aanbestedende dienst om een ongestoorde doorgang van haar lessen en werkzaamheden te garanderen. De Aanbestedende dienst wenst hierbij ontzorgt te worden bij de aanschaf, (op)levering en nazorg van de gewenste Desktops & laptops. Onder de gewenste dienstverlening wordt ten minste verstaan het middels een gestandaardiseerde procesgang bestellen, installeren, (op)leveren en uitvoeren van nazorgactiviteiten met betrekking tot de gewenste Desktops & laptops. De opdrachtnemer dient een standaard fabrieksgarantie van 1 jaar (next business day onsite) aan te bieden. Op verzoek van het betreffende organisatieonderdeel van de Aanbestedende dienst dient deze garantie uitgebreid te kunnen worden tot een periode van vier jaar. Optioneel kunnen er tijdens de looptijd van de raamovereenkomst diverse accessoires en onderdelen zoals netwerkkaarten, geheugenkaarten en harde schijven (waaronder Solid State Drives) worden afgenomen. Gedurende de looptijd van de overeenkomst is het mogelijk dat bepaalde aanvullende werkzaamheden gevraagd worden. De Aanbestedende dienst heeft behoefte aan kwalitatief hoogstaande apparatuur voor gebruik in een schoolomgeving door zowel studenten, docenten, onderzoekers en ondersteunend personeel. Hiervoor heeft de Aanbestedende dienst een policy op het gebied van hardware waarbij zij alleen gebruik wenst te maken van producten met een hoge leverbetrouwbaarheid welke aantoonbaar bewezen kwaliteit bezitten en duurzaam in gebruik zijn. Deze zogenaamde A merken voor gebruik in het scholingsveld dienen (i.v.m. de leverbetrouwbaarheid en de garantieafhandeling) hierdoor geleverd te worden door geautoriseerde resellers. De Aanbestedende dienst definieert een A-merk als een merk met een hoge naamsbekendheid, een goede reputatie en toonaangevend qua prijs en kwaliteit in haar product categorie. Het straalt zekerheid uit en kwaliteit; zie hiervoor de leveranciers op Magic Quadrant for Global Enterprise Desktops and Notebooks. De Aanbestedende dienst wenst voldoende keuzevrijheid te houden voor de individuele gebruiker van hardware. Inschrijver dient daarom geautoriseerd reseller voor A-merken en ten minste drie verschillende A-merken met betrekking tot desktop en laptop hardware te zijn. De Inschrijver dient gedurende de looptijd van de overeenkomst het hierboven genoemde (drie verschillende A-merken) te blijven leveren. Buiten de scope van dit project vallen in ieder geval: aanschaf van audiovisuele middelen; aanschaf van mobiele telefoons; aanschaf van printers en toners. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 5

2 Toelichting: Hiermee zijn alle gestelde vragen beantwoord en is de fase van vragen stellen afgesloten. Wij wensen u veel succes met het samenstellen van uw inschrijving. De sluitingstermijn van de inschrijving is op maandag 10 april Betreft Vraag Vraag Vraag 88 van de NVI: In combinatie met de overige eisen voor Laptop Klein, kan geen enkele A-merk fabrikant voor 100% aan de gestelde eisen voldoen. USB-C is de USB aansluiting van de toekomst die de reguliere USB-A aansluiting aan het vervangen is. USB-C is inmiddels door alle A-merk fabrikanten geadopteerd, waardoor op steeds meer modellen een reguliere USB-A 3.0 aansluiting plaats maakt voor de geavanceerdere USB-C aansluiting. Daarnaast zijn er al volop accessoires op de markt die via USB-C aangesloten kunnen worden en zijn er adapters die van een USB-C- een USB-A aansluiting maken. Wij willen u daarom adviseren om bij Laptop Klein de eis te wijzigen naar het volgende: De laptop beschikt over minimaal 2 x USB 3.0 of de laptop beschikt over 1x USB 3.0 1x USB 2.0 en 1 x USB-C 3.0. Als u akkoord gaat met deze wijziging, zijn inschrijvers wel in staat een aanbieding te doen die volledig aan de gestelde eisen voldoet. Nee We willen u er nogmaals op attenderen dat in combinatie met de overige eisen, geen enkele A-merk fabrikant voor 100% aan de gestelde eisen kan voldoen met de meest recente modellen en dus geen enkele inschrijver een geldige aanbieding kan doen op basis van de meest recent geïntroduceerde modellen door de verschillende fabrikanten. Zoals in vraag 88 naar voren is gekomen, is USB-C de USB aansluiting van de toekomst die inmiddels door alle A-merk fabrikanten geadopteerd is en waarvoor volop accessoires, kabels en adapters te verkrijgen zijn. Aangezien laptops met een formaat tussen de 12.5 en 13,3 doorgaans niet zijn uitgerust met meer dan 3 USB poorten, hebben alle fabrikanten de huidige modellen uitgerust met een USB-C aansluiting, naast twee reguliere USB aansluitingen. Indien u een USB-C aansluiting als 3e USB aansluiting niet toestaat, dienen inschrijvers u oude modellen aan te bieden die op moment dat het contract van start gaat nog maar voor een korte periode leverbaar zijn of zelfs helemaal niet meer leverbaar zijn. Vervolgens dient u dan de opvolger te kiezen, welke standaard dus voorzien zijn van een USB-C aansluiting. Daarnaast dienen inschrijvers bij vraag 27 van Laptop Klein aan te geven of een model beschikt over een USB-C aansluiting en de functionaliteiten hiervan te beschrijven. Dit staat echter haaks op het niet toestaan van een USB-C aansluiting voor één van de drie USB aansluitingen op Laptop Klein. Om toch een geldige aanbieding te kunnen doen, waarbij u tevens de meest recente modellen van de fabrikanten aangeboden krijgt en waarbij u voorbereid bent op de toekomst, verzoeken wij u akkoord te gaan met één van de twee onderstaande opties: Optie 1: Een USB-C aansluiting is toegestaan indien Laptop Klein daarnaast over twee reguliere USB aansluitingen beschikt. Optie 2: Een derde USB aansluiting mag gecreëerd worden met behulp van een adapter. Graag uw antwoord. Wij gaan akkoord met optie 1 als de aangeboden muis een USB-C muis is (zie herziene versie voor de extra opgenomen eisen bij laptops bijlage 1.1.) Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 5

3 Betreft vragen 49,69, Vraag Vragen 69 en 83 in de NVI die betrekking hebben op of de aangeboden systemen voorzien dienen te zijn van een geldig OEM Windows besturingssysteem en dat deze licentie in de prijs van het systeem inbegrepen dient te zijn, heeft u beantwoord met : Ja Vraag 49 van de NVI: U geeft aan dat Windows 10 out of the box (geen fabrikant image) te gebruiken moet zijn. Gezien het feit dat er partijen in de markt zijn die creatief zijn met Windows licenties verzoeken wij u als eis op te nemen dat er een Af fabriek en voorgeïnstalleerde Windows 10 licentie op het systeem moet zitten die legaal te upgraden is d.m.v. onderwijs licenties. De opmerking 'geen fabrikantimage' moet als volgt gelezen worden: Windows 10 moet werken met de standaarddrivers die meegeleverd worden in het besturingssysteem, bij voorbeeld: beeld, geluid en netwerk moeten direct functioneel zijn na installatie Windows 10. De systemen moeten Windows 10 certified zijn. De laatste zin in het antwoord op vraag 49: De systemen moeten Windows 10 certified zijn, kan door inschrijvers als tegenstrijdig gezien worden met het antwoord op vraag 69 en 83, waarbij systemen door de fabrikant voorzien dienen te zijn van een geldig OEM Windows besturingssysteem. Om verschil in interpretatie tussen inschrijvers te voorkomen en te garanderen dat u systemen krijgt aangeboden die volledig voldoen aan uw verwachtingen, verzoeken wij u bovenstaande te verhelderen. Klopt onze aanname dat ondanks het antwoord op vraag 49, PC Desktop, PC Desktop Zwaar, Laptop Klein, Laptop Normaal en Laptop Zwaar, allen door de fabrikant voorzien dienen te zijn van een geldig OEM Windows besturingssysteem en dat deze licentie in de prijs van het systeem inbegrepen dient te zijn? Ja. Betreft Vraag Vraag De volgende items moeten standaard worden meegeleverd: losse optische bedrade muis met scrollfunctie, draagtas, beveiligings kabel (key alike).kunt u verhelderen wat bedoeld wordt met key alike? Alle sloten hebben een eigen passende sleutel. Met onze huidige masterkey zijn alle sloten te openen. Het is inschrijver niet duidelijk welk beveiligingsslot u aangeboden wenst te krijgen. Klopt onze aanname dat u met uw huidige masterkey alle sloten wilt kunnen openen die door inschrijver aangeboden wordt? Indien deze aanname juist is, verzoeken wij u exact aan te geven welk slot nu gebruikt wordt. Hiermee bent u verzekerd dat u sloten aangeboden krijgt die geopend kunnen worden door de huidige masterkey. Wij gebruiken nu het sluitsysteem Mini SecuMate MK (master key alike). Betreft Vraag Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 5

4 U stelt in de eis dat Inschrijvers een model aan moeten bieden dat met een beveiligingskabel kan worden vastgelegd. Naast Kensingtonsloten zijn er ook andere merken die met andere aansluitingen werken die niet kruislings compatible zijn. Indien u reeds met Kensington sloten werkt is daarom het advies van Inschrijver om hier ook specifiek om een aansluitmogelijkheid te vragen voor een Kensington beveiligingskabel. Neemt aanbestedende dienst dit advies over? Heeft u beantwoord met Ja Eis 20 van Beeldscherm Normaal, eis 41 van Laptop Klein en eis 40 van Laptop Normaal/ Laptop Zwaar: Het systeem is voorbereid om met een beveiligingskabel vastgelegd te worden (Kensington), zijn ons nu niet duidelijk en kunnen op basis van bovenstaande vraag divers geïnterpreteerd worden. Klopt onze aanname dat Beelscherm Normaal, Laptop Klein, Laptop Normaal en Laptop Zwaar over een aansluitmogelijkheid dienen te beschikken die compatibel is met een Kensington beveiligingskabel? Ja, correct. Betreft NvI vraag 50, paragraaf Vraag Wij verzoeken u daarom exact te definiëren wat u verstaat onder een niet marktconforme inschrijving. Graag uw verduidelijking. Marktconformiteit kunnen wij in dit geval niet eenvoudig en eenduidig toelichten. Wij gaan bij de nieuwe inschrijfprijzen na de gestanddoeningstermijn van 120 dagen een maximum afwijking hanteren van 5% (negatief of positief). Bij een hoger percentage dan 5 % adviseren wij om met uw leveranciers in overleg te gaan. Betreft NvI vraag 50, paragraaf Vraag Hoe gaat u met een inschrijving waarvan na verificatie blijkt dat de inschrijfprijs niet marktconform is? Graag uw verduidelijking. Indien na verificatie blijkt dat de inschrijving niet marktconform is, zal dit als knock out worden gezien en komt daarmee de inschrijving te vervallen. In dit verband wijzen wij u ook op paragraaf 2.19 van het aanbestedingsdocument. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 5

5 Betreft NvI vraag 50, paragraaf Vraag Om discussie achteraf en abnormaal lage inschrijvingen te voorkomen, adviseren wij u bij voorlopige gunning de officiële bids vanuit de fabrikant op te vragen bij de voorlopig gegunde Inschrijver. Gaat u hiermee akkoord? Akkoord. Als een officieel bid niet kan worden overlegd, dan zal dit als een knock-out worden gezien waardoor de inschrijving vervalt. Betreft Vraag 112 en Vraag U geeft aan dat de prijzen voor het verwijderen van data en de mogelijkheid tot het uitbreiden van garantie incl. Next Business day on site onder het kopje diensten op het prijzenblad opgevoerd dienen te worden. Onder het kopje diensten heeft u geen mogelijkheid toegevoegd om deze prijzen op te voeren. Om er zeker van de zijn dat alle inschrijvers voor deze diensten de prijzen overleggen waardoor u uiteindelijk appels met appels kunt vergelijken, verzoeken wij u een aangepast prijzenblad te publiceren. Het prijzenblad wordt aangepast hierop en opnieuw gepubliceerd. Betreft Vraag Vraag U geeft hier aan dat u minimaal de wettelijke garantietermijn eist. Een wettelijke garantietermijn geldt alleen voor consumentenmarkt, niet voor de zakelijke markt. Kunt u bevestigen dat u met wettelijke garantietermijn bedoelt dat u de producten standaard met 1 jaar Next Business Day Onsite garantie aangeboden wilt hebben? Graag uw verduidelijking. Wij eisen een garantietermijn van 1 jaar Next Business Day Onsite met aanvullend inzicht in de kosten voor een verlengde garantietermijn van 4 jaar Next Business Day OnSite. De herziene versie van het prijzenblad biedt hiervoor gelegenheid om dit in te vullen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 5