Aanbestedende Dienst: Bestuursdienst Ommen-Hardenberg Referentie:

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen EA Kantoorautomatisering Aanbesteding EA Kantoorautomatisering Aanbestedende Dienst: Bestuursdienst Ommen-Hardenberg Referentie: Omschrijving: Bestuursdienst Ommen-Hardenberg, Gemeente Ommen en Gemeente Hardenberg (hierna BOH genoemd) wil in het kader van haar verantwoordelijkheid met betrekking tot het rechtmatig en transparant inkopen per 10 juli 2017 een Raamovereenkomst afsluiten. BOH wenst daarvoor het leveren van Kantoorautomatisering voor de drie (3) Opdrachtgevers uit te besteden bij één (1) partij. Toelichting: Betreft Bestek, algemeen 1 Vraag Om een maximale comptabiliteit van de werking van de hardware te garanderen, verzoeken wij de aanbestedende dienst om vast te leggen dat de aangeboden notebook, tablet notebook, thin clients en monitoren van hetzelfde merk dienen te zijn. Gaat u hiermee akkoord? Indien niet, dan verzoeken wij u om dit te motiveren. Dit is niet akkoord. Opdrachtgever wil geen partijen uitsluiten die niet de volledige range kunnen uitleveren. Betreft Bestek, algemeen 2 Vraag Om onduidelijkheden te voorkomen, verzoeken wij om een checklist te publiceren van alle in te leveren documenten. Gaat u hiermee akkoord? Niet akkoord. In de stukken staat duidelijk welke bijlagen door Inschrijver bijgevoegd moeten worden. Betreft Eis 74 3 Vraag U eist prijsvastheid gedurende de contractperiode, waarbij jaarlijks mag worden geïndexeerd. Prijzen van fabrikanten zijn op basis van meerdere factoren aan wijziging onderhavig en worden voor maximaal 3 maanden vastgesteld. Inschrijvers lopen daarom een onevenredig risico door deze eis. Wij verzoeken u deze eis te laten vervallen en Inschrijvers te houden aan de opgegeven mark-up fee bovenop de inkoopprijs. Eis blijft gehandhaafd, met die wijziging dat deze eis betrekking zal hebben op de mark-up fee in plaats van de prijzen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 6

2 Betreft Eis 58 4 Vraag U eist dat verkeerd bestelde hardware kosteloos retour gestuurd kan worden. Bij grote aantallen of Built to order hardware levert dit een enorm risico op voor Inschrijvers, omdat fabrikanten of distributeurs de geleverde hardware niet in alle gevallen terugnemen. Wij verzoeken u daarom deze eis louter van toepassing te laten zijn op standaard hardware. Akkoord, mits Built to order hardware niet foutief is besteld dan wel geleverd door Opdrachtnemer. In dat geval blijft deze eis gehandhaafd. Betreft Eis 55 5 Vraag U eist een garantieperiode van 1 jaar na retour op gerepareerde producten. De garantieperiode gaat bij fabrikanten niet opnieuw in na reparatie. Wij verzoeken u daarom om de eis te beperken tot 1 jaar pick up and return garantie. Betreft Bijlage 4, KPI 5 6 Vraag U eist een levertijd buiten kernassortiment van 5 werkdagen. Built to order hardware heeft bij alle fabrikanten een standaard levertijd van maximaal 15 werkdagen. Wij verzoeken u de eis hier op aan te passen. Deze KPI zal aangepast worden naar: Levertijd buiten standaard assortiment is maximaal één (1) week, met uitzondering van built to order producten waarvoor maximaal drie (3) weken levertijd geldt. Betreft Bijlage 4, KPI 2 7 Vraag U eist dat prijsopgaven binnen 1 dag worden aangeleverd. Klopt onze aanname dat deze eis enkel van toepassing is op standaard artikelen? Voor Built to order hardware is 5 werkdagen een gebruikelijke termijn. Deze KPI geldt voor het totale assortiment. Opdrachtgever zal de KPI echter verruimen voor Build to order hardware, en hier vijf (5) werkdagen voor hanteren. Betreft Beoordeling kwaliteit 8 Vraag Wens 4 heeft betrekking op de klachtenprocedure. Doelt u hier op klachten ten aanzien van de dienstverlening van Opdrachtnemer, of dient Inschrijver in te gaan op de afhandeling van verstoringen op geleverde producten? Graag uw toelichting. De klachtenprocedure heeft betrekking op de klachten ten aanzien van de dienstverlening van Opdrachtnemer. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 6

3 Betreft Prijzenformulier, Specificaties KA Hardware, LED Monitoren 9 Vraag Om een kwalitatief hoogwaardig helderheid van een monitor te garanderen, verzoeken wij aanbestedende dienst om een helderheidseis van 300 cdi/m2 toe te voegen. Gaat u hiermee akkoord? Betreft Prijzenformulier, Specificaties KA Hardware, LED Monitoren. 10 Vraag Om een duurzaam en milieuvriendelijk monitor te garanderen, verzoeken wij de aanbestedende dienst om te eisen dat de aangeboden LED monitoren voldoen aan het standaard milieulabel energy star. Gaat u hiermee akkoord? Zie eis 18 in het Programma van eisen en wensen. Betreft Prijzenformulier, Specificaties KA Hardware, Thin Client 11 Vraag De aanbestedende dienst eist een gelijkwaardige functionaliteit in vergelijking tot specifieke beheeromgevingen van specifieke fabrikanten. Echter willen wij u erop wijzen dat Wyse ThinOS en Wyse Thin Linux een specifieke manier van beheer kennen, namelijk het automatisch deployen van configuratie files eventueel aangevuld met asset-management vanuit een beheertool. Derhalve verzoeken wij u dan ook deze eis aan te passen naar beheer van configuraties/settings middels config files eventueel aangevuld met assetmanagement vanuit een beheertool. Gaat u hiermee akkoord? Indien niet, dan verzoeken wij u om dit te motiveren. Betreft Prijzenformulier, Specificaties KA Hardware, Thin Client 12 Vraag De aanbestedende dienst eist 1 x dvi-i en 1 x display port. Echter willen wij u erop wijzen dat de meest recente schermen van diverse fabrikanten een DisplayPort incl. een DisplayPort kabel als standaard hebben. Om een maximale compatibiliteit met recente schermen te garanderen, verzoeken wij u om dit aan te passen naar 2 x DisplayPort. Gaat u hiermee akkoord? Indien niet, dan verzoeken wij u om dit te motiveren. Niet akkoord, de huidige devices vereisen een dvi-i aansluiting. 13 Vraag Om de handzaamheid en mobiliteit van de tablet notebook te vergroten, verzoeken wij u om het maximaal gewicht van de notebook vast te stellen op 1,45 KG. Gaat u hiermee akkoord? Niet akkoord. Opdrachtgever zal het gewicht echter wel maximeren tot 2 kg. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 6

4 14 Vraag De aanbestedende dienst eist 3 x USB 3.0. Om een economisch voordeliger aanbod te doen, verzoeken wij u om dit aan te passen naar 2x usb 3.0. Gaat u hiermee akkoord? 15 Vraag De aanbestedende dienst eist een digitale poort? Om een maximale compatibiliteit met andere producten te garanderen verzoeken wij u om dit aan te passen naar 1x VGA of 1x HDMI of 1X DisplayPort. Gaat u hiermee akkoord?(tablet/notebook) 16 Vraag De aanbestedende dienst eist ondersteuning middels Intel vpro technologie Windows 10 Entreprise. Echter willen wij er op wijzen dat hier slechts enkele Intel i5 processoren aan voldoen. Derhalve verzoeken wij u om in plaats van Intel i3, een Intel i5 7de Generatie uit te vragen. Gaat u hiermee akkoord? Indien niet, dan verzoeken wij om dit te motiveren. Betreft Prijzenformulier, Specificaties KA Hardware, Notebook 17 Vraag Om de handzaamheid en mobiliteit van de notebook te vergroten, verzoeken wij u om het maximaal gewicht van de notebook vast te stellen op 2,1 KG. Gaat u hiermee akkoord? Niet akkoord. Opdrachtgever zal het gewicht echter wel maximeren tot 3 kg. Betreft Prijzenformulier, Specificaties KA Hardware, Notebook 18 Vraag De aanbestedende dienst eist ondersteuning middels Intel vpro technologie en Windows 10 Entreprise. Echter willen wij er op wijzen dat hier slechts enkele Intel i5 processoren aan voldoen. Derhalve verzoeken wij u om in plaats van Intel i3, een Intel i5 7de Generatie uit te vragen. Gaat u hiermee akkoord? Indien niet, dan verzoeken wij om dit te motiveren. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 6

5 Betreft Prijzenformulier 19 Vraag De aanbestedende dienst stelt vast dat de laagste prijs, de maximale punten krijgt voor prijs. Echter wordt in het prijzenblad niet duidelijk wat de totaalprijs is die wordt beoordeelt en wat voor rol de mark-up fee hierbij speelt. Is onze aanname juist dat de totaalprijs bestaat uit alle prijzen + mark up fee. Indien wel, dan verzoeken wij u om het prijzenblad daarop aan te passen om onduidelijkheden te voorkomen. Indien niet, dan verzoeken wij u om aan een uitgebreid uitleg te geven aan de hand van een voorbeeld over de samenstelling van de totaalprijs en te bevestigen dat de mark up fee niet meetelt met de totaalprijs. De door Inschrijver opgegeven prijzen en mark up fees worden op regelniveau vergeleken met de laagste aanbieding. De scoring vindt plaats conform paragraaf uit het bestek. Uw score op prijs bestaat derhalve uit de optelsom van de op regelniveau behaalde punten op uw prijsaanbiedingen. Uw aanname is dan ook niet juist dat de totaalprijs een optelsom van de prijzen inclusief mark up fees zal zijn. Het prijzenblad zal niet worden aangepast. Betreft Programma van Eisen en Wensen, eis Vraag De aanbestedende dienst eist dat de opgegeven prijzen vaststaan gedurende de initiële looptijd van de overeenkomst tot en met Echter willen wij erop wijzen dat inschrijvers da niet kunnen garanderen De oorzaak hiervan liggen in de fluctuaties van de dollar/euro koers en de algehele grondstofprijzen. Door het jaar heen kunnen bijvoorbeeld tekorten voorkomen van bepaalde grondstoffen dan wel componenten, waardoor fabrikanten de prijzen voor hardware verhogen. Derhalve stellen we voor om in plaats van de prijzen, de markup vast te zetten gedurende de gehele looptijd van de raamovereenkomst. Gaat u hiermee akkoord? Indien niet, dan verzoeken wij om dit te motiveren. Dit is akkoord. Betreft Programma van Eisen en Wensen, eis Vraag Inschrijver stelt vast dat duurzaamheid een grote rol speelt bij aanbestedende dienst. Derhalve verzoeken wij de aanbestedende dienst om te eisen dat alle verpakkingen voldoen aan de milieuvriendelijke EPEAT Gold-standaard. Gaat u hiermee akkoord? Dit is niet akkoord. Betreft Programma van Eisen en Wensen, eis Vraag Aanbestedende dienst stelt in eis 28 dat men meerdere a-merken moeten kunnen leveren. Kunt u onze aanname bevestigen dat de hardware die bij Inschrijving wordt aangeboden van een A-merk uit het Leader Quadrant van The Gartner Magic Quadrant moet zijn? Niet akkoord. Betreft Programma van Eisen en Wensen, eis Vraag Is onze aanname juist dat u hiermee de grijze markt uitsluit? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 6

6 De eis is duidelijk omschreven en behoeft geen verdere toelichting. Betreft Bestek, paragraaf en 6.5.3, pag. 25 en Vraag Inschrijver neemt aan dat indien inschrijver gebruik maak van haar moedermaatschappij om te voldoen aan de gestelde eisen in paragraaf en 6.5.3, inschrijver volstaat door enkel de naam van haar moedermaatschappij te vermelden in Deel II C van de UEA, waarbij specifiek wordt aangegeven waarop inschrijver op haar moedermaatschappij beroep doet. Na gunning kan inschrijver een rechtsgeldige garantieverklaring afgeven door haar moedermaatschappij. Dit is geheel conform uw paragraaf en conform de aanbestedingswet 2012 waarin staat dat de administratieve last voor inschrijvers dient te worden beperkt. Kunt u dit bevestigen? Conform bijlage 1, UEA, dient elk betrokken entiteit een afzonderlijke UEA aan te leveren. Zie hiervoor Deel II C, oranje kader. Betreft Bestek, algemeen 25 Vraag Inschrijver verzoekt u een tweede vragenronde in te lassen voor vragen over de nota van inlichtingen. Gaat u hiermee akkoord? Dit is akkoord. In betreffende vragenronde is het enkel toegestaan vragen te stellen n.a.v. de gegeven antwoorden in deze 1e Nota van Inlichtingen. Vragen met een nieuwe strekking worden niet beantwoord. Inschrijvers kunnen nieuwe vragen tot uiterlijk 16 mei 12:00 a.s. indienen. Opdrachtgever zal deze vragen zo veel als mogelijk per ommegaande beantwoorden, doch uiterlijk 18 mei a.s. Het verstrekken van een tweede Nota van Inlichtingen zal van invloed zijn op de planning. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 6