Aanbestedende Dienst: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Referentie:

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Cassettes Aanbesteding Cassettes Aanbestedende Dienst: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Referentie: Omschrijving: De Kanselarij der Nederlandse Orden wil een contract afsluiten met één leverancier voor het leveren van representatieve verzenddozen waarin de Koninklijke onderscheidingen worden verstuurd, de zogenaamde Cassettes. Ook het leveren van een kartonnen doos met twee zijkleppen waarin de Cassette verzonden wordt, de zogenaamde Omdoos, valt binnen dit contract. Na een genomen beslissing tot uitreiking van een Koninklijke onderscheiding wordt bij de Kanselarij der Nederlandse Orden de betreffende decoratie samen met bijbehorende etui, oorkonde, koker en relevante brochures in een Cassette verpakt. De Cassette wordt in een kartonnen doos verpakt en per koerier naar het verantwoordelijke Ministerie verstuurt. Van daaruit wordt de doos per reguliere post naar de betreffende gemeente gestuurd. De Cassette biedt een veilige bescherming van de Koninklijke onderscheiding gedurende transport en fungeert daarnaast als sierlijke verpakking. De kartonnen doos waarin de Cassette verpakt wordt zorgt er helemaal voor dat zowel de Cassette als de inhoud goed beschermd wordt tijdens de verzending. Naast het produceren van de Cassette behoort ook het eventueel op voorraad houden van de Cassettes en Omdozen en het uitleveren (na een order) bij de Kanselarij der Nederlandse Orden tot de opdracht. Toelichting: Ondanks dat de vragen reeds beantwoord waren was dit niet in de vorm van een Nota van Inlichtingen. Hierbij vindt u deze alsnog. Nr: 1 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 5

2 Geachte mevrouw Van Zundert, Het is ons opgevallen der er geen enkele vraag is gesteld bij de eerdere vragenrondes m.b.t. de nieuwe aanbesteding voor verzenddozen. Het lijkt ons dat de Kanselarij gebaat is bij een aanbieding van tenminste één inschrijver, daar anders de continuïteit in het geding kan komen. Is er wellicht een partij die de nieuwe verzenddoos al in het voortraject van deze aanbesteding heeft ontwikkeld (al dan niet in samenwerking met de Kanselarij) en derhalve geen vragen meer hoeft te stellen, daar deze partij alle benodigde informatie en het model dan reeds beschikbaar heeft en zelf (of via een derde) ook inschrijft? Wij kunnen ons namelijk niet voorstellen dat eventuele andere gegadigden zonder vragen te hebben gesteld dermate grote investeringen doen voor het vervaardigen van modellen t.b.v. deze aanbesteding, zonder dat deze ervaring hebben met eerdere leveringen van verzenddozen aan de Kanselarij en er onduidelijkheden bestaan m.b.t. de aanpassingen van het interieur (voor het bijeenhouden van de relevante brochures aan de binnenzijde van het deksel). Bij eerdere aanbestedingen t.b.v. de betreffende verzenddozen, werd niet om een model gevraagd. De eis die nu gesteld wordt voor het indienen van een model bij de inschrijving kan particuliere (commerciële) bedrijven er van weerhouden om mee te doen aan deze aanbesteding, daar hiervoor grote investeringen moeten worden gedaan en er een grote kans bestaat dat er een andere inschrijver, waarbij de Nederlandse Staat al dan niet 100% aandeelhouder is (wellicht zonder winstoogmerk?), alle informatie en wellicht ook de modellen al beschikbaar heeft en ook inschrijft. Graag zouden wij alleen een werktekening van de aangepaste verzenddoos, inclusief de aanpassing van het interieur voor het bijeenhouden van de relevante brochures aan de binnenzijde van het deksel willen insturen bij de inschrijving, i.p.v. grote investeringen te doen voor het vervaardigen van modellen, waarvan het niet duidelijk is of deze aansluiten bij de wensen van de Kanselarij. Wanneer dit niet mogelijk is dan willen wij graag duidelijkheid m.b.t. de wensen van de Kanselarij v.w.b. de aanpassingen van het interieur, alvorens wij grote investeringen moeten doen voor het vervaardigen van de modellen. Wij kunnen verschillende mogelijkheden bedenken voor het bijeenhouden van de relevante brochures aan de binnenzijde van het deksel, maar het lijkt ons vooral belangrijk dat dit aansluit bij de wensen van de Kanselarij. Op dit moment zijn er al ruim 2 weken verloren gegaan en is er weinig tijd overgebleven voor het vervaardigen van de modellen. Mocht de Kanselarij de eis voor het indienen van modellen bij de inschrijving niet willen laten vallen, dan willen wij bij deze om uitstel aanvragen van de sluitingsdatum met tenminste 4 weken. Het lijkt ons niet meer dan redelijk dat wij eerst duidelijkheid krijgen m.b.t. wensen van de Kanselarij t.b.v. de aanpassingen van het interieur voor het bijeenhouden van de relevante brochures aan de binnenzijde van het deksel, alvorens wij dergelijke grote investeringen moeten doen. In afwachting van uw reactie, verblijven wij; Met vriendelijke groet, Antwoord Vrijgegeven: Er zijn na publicatie aan drie potentiële inschrijvers voorbeelddozen verstrekt. Het is correct dat geen van de andere potentiële inschrijvers vragen heeft gesteld over de aanbesteding, de reden hiervoor is ons niet bekend. Er is in ieder geval niet in het voortraject al een cassette ontwikkeld door of met de Kanselarij. Alle potentiële inschrijvers hebben op hetzelfde moment (de publicatie) dezelfde informatie (het beschrijvend document met bijlagen) gekregen. De gunningscriteria van de aanbesteding worden niet gewijzigd. Dat houdt in dat bij inschrijving een voorbeeld cassette dient te worden geleverd. Deze zal worden beoordeeld op basis van de in het beschrijvend document beschreven eisen en beoordelingsaspecten. Het enkel indienen van een werktekening is niet voldoende. De uiterste termijn voor het indienen van inschrijvingen wordt niet verlengd. De inschrijving is op 14 april 2015 gepubliceerd. Met een inschrijfdatum van 27 augustus 2015 geeft dit ruim voldoende tijd voor het doen van een inschrijving Om inschrijvers tegemoet te komen in de kosten voor het maken van een voorbeeld cassette kan per inschrijver maximaal 500 gedeclareerd worden. Voorwaarden aan deze tegemoetkoming zijn dat de inschrijving voldoet aan de formele eisen en geschiktheidseisen en de voorbeeld cassette voldoet aan het programma van eisen. Inschrijver dient bij de inschrijving een onderbouwing in van de gevraagde tegemoetkoming. Alleen werkelijk gemaakte kosten tot een bedrag van 500,- worden vergoed. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 5

3 Nr: Betreft 5.1 opdrachtbeschrijving 2 Vraag Geachte mevrouw Van Zundert, Kunt u aangeven wanneer de laatste NVI wordt gepubliceerd en waarom wij geen volledig antwoord op de door ons gestelde vragen hebben mogen ontvangen. Ook zijn wij benieuwd of er nog vragen zijn gesteld door andere gegadigden. Zolang het niet duidelijk is wat de wensen zijn van de Kanselarij t.a.v. de aanpassingen van het interieur, kunnen wij niet aanvangen met de productie van het model. De productie van het model (waarbij Euro 500,00 in geen enkele verhouding staat) zal ca. 6 weken in beslag nemen. Hierbij willen wij derhalve nogmaals uitstel aanvragen van 8 weken en antwoord ontvangen op al de door ons gestelde vragen. Alvast bedankt voor uw reactie. Met vriendelijke groet, Antwoord Vrijgegeven: De laatste nota van inlichtingen is maandag 10 augustus gepubliceerd. Zoals daarin vermeld zijn er geen vragen gesteld door andere potentiële inschrijvers. Alle door u gestelde vragen zijn op 10 augustus beantwoord. Hieronder puntsgewijs uw (verkorte) vragen van 22 juli 2015 en ons antwoord van 10 augustus. Is er wellicht een partij die de nieuwe verzenddoos al in het voortraject van deze aanbesteding heeft ontwikkeld (al dan niet in samenwerking met de Kanselarij) en derhalve geen vragen meer hoeft te stellen, daar deze partij alle benodigde informatie en het model dan reeds beschikbaar heeft en zelf (of via een derde) ook inschrijft? Antwoord: Er zijn na publicatie aan drie potentiële inschrijvers voorbeelddozen verstrekt. Het is correct dat geen van de andere potentiële inschrijvers vragen heeft gesteld over de aanbesteding, de reden hiervoor is ons niet bekend. Er is in ieder geval niet in het voortraject al een cassette ontwikkeld door of met de Kanselarij. Alle potentiële inschrijvers hebben op hetzelfde moment (de publicatie) dezelfde informatie (het beschrijvend document met bijlagen) gekregen. Graag zouden wij alleen een werktekening van de aangepaste verzenddoos, inclusief de aanpassing van het interieur voor het bijeenhouden van de relevante brochures aan de binnenzijde van het deksel willen insturen bij de inschrijving, i.p.v. grote investeringen te doen voor het vervaardigen van modellen, waarvan het niet duidelijk is of deze aansluiten bij de wensen van de Kanselarij. Antwoord: De gunningscriteria van de aanbesteding worden niet gewijzigd. Dat houdt in dat bij inschrijving een voorbeeld cassette dient te worden geleverd. Het enkel indienen van een werktekening is niet voldoende. Wanneer dit niet mogelijk is dan willen wij graag duidelijkheid m.b.t. de wensen van de Kanselarij v.w.b. de aanpassingen van het interieur ( )(voor het bijeenhouden van de relevante brochures aan de binnenzijde van het deksel). Antwoord: Deze (de voorbeeld cassette) zal worden beoordeeld op basis van de in het beschrijvend document beschreven eisen en beoordelingsaspecten.* Mocht de Kanselarij de eis voor het indienen van modellen bij de inschrijving niet willen laten vallen, dan willen wij bij deze om uitstel aanvragen van de sluitingsdatum met tenminste 4 weken. Antwoord: De uiterste termijn voor het indienen van inschrijvingen wordt niet verlengd. De inschrijving is op 14 april 2015 gepubliceerd. Met een inschrijfdatum van 27 augustus 2015 geeft dit ruim voldoende tijd voor het doen van een inschrijving.** Aanvulling d.d. 18 augustus 2015 * Voor wat betreft het bijeenhouden van de relevante brochures aan de binnenzijde van het deksel zie E12 in het programma van eisen. Hoe daar invulling aan gegeven wordt, is aan de inschrijver. Creativiteit m.b.t. de bevestiging voor de relevante brochures is één van de beoordelingsaspecten. De beoordelingsaspecten voor de voorbeeld cassette vindt u in paragraaf van het Beschrijvend document. ** Ook naar aanleiding van uw verzoek van 14 augustus wordt de uiterste termijn voor het indienen van inschrijvingen niet verlengd. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 5

4 Nr: 3 Vraag Geachte mevrouw Van Zundert, U heeft onze vragen deels beantwoord, maar volgens onze informatie is de laatste NVI nog steeds niet gepubliceerd, zie hieronder. Wij vinden dit opmerkelijk en vragen ons af wat hier de reden van kan zijn? Dit is naar onze mening tegen de regels van de aanbestedingswet in. Daarnaast verbaast het ons dat u ons geen duidelijkheid wil of kan geven aangaande de wensen van De Kanselarij m.b.t. de aanpassing van het interieur. Zoals reeds eerder aangegeven kunnen wij hiervoor verschillende oplossingen bedenken, maar lijkt het ons vooral belangrijk dat de aanpassing van het interieur aansluit bij de wensen van De Kanselarij. Met het vervaardigen van het model zijn grote investeringen (waarbij een eventuele vergoeding van euro 500,00 in geen enkele verhouding staat) gemoeid en het lijkt ons dan ook niet meer dan redelijk dat wij hierover eerst duidelijkheid krijgen, alvorens wij aanvangen met de productie van het model. Ook blijft het opmerkelijk dat geen van de andere 2 gegadigden vragen heeft gesteld, waaraan wij afleiden dat geen van de 2 andere gegadigden zal inschrijven. Het lijkt ons onwaarschijnlijk dat een van de andere 2 gegadigden zal aanvangen met de productie van het model, zonder dat duidelijk is wat de wensen zijn van De Kanselarij aangaande de aanpassing van het interieur. Om deze reden lijkt het ons belangrijk (overigens ook in het belang van De Kanselarij) dat er eerst duidelijkheid moet komen m.b.t. de wensen van De Kanselarij aangaande de aanpassing van het interieur, alvorens met de productie van het model kan worden aangevangen, of een van de andere 2 gegadigden moet reeds over meer informatie beschikken aangaande de wensen van De Kanselarij m.b.t. de aanpassing van het interieur. Wat is de reden dat wij niet eerst onze gemaakte werktekening met het aangepaste interieur ter beoordeling mogen sturen? Waarom wil De Kanselarij haar wensen m.b.t. de aanpassing van het interieur niet vrij geven? Waarom is de laatste NVI niet gepubliceerd? Kunt u ons garanderen dat geen van de andere 2 gegadigden meer informatie (op welke manier dan ook verkregen) heeft m.b.t. de aanpassing van het interieur (mocht een van de andere 2 gegadigden inschrijven, dan blijft het opmerkelijk dat er geen enkele vraag is gesteld, wat bij ons dan weer andere vragen oproept m.b.t. voorkennis)? Wij willen u nogmaals verzoeken om eerst onze werktekening (eerste verzoek is van 7 juli jl.!!) met het aangepaste interieur te beoordelen (en eventueel in overleg aan te passen) en vragen hierbij nogmaals om uitstel van 8 weken na goedkeuring van de werktekening, zodat wij in de gelegenheid zijn om een model met aangepast interieur, welke aansluit bij de wensen van De Kanselarij, te vervaardigen aan de hand van de goedgekeurde werktekening. In afwachting van uw reactie, verblijven wij; met vriendelijke groet, TenderNed bericht geen NvI (0) (Nog) niet gepubliceerd in een nota van inlichtingen Er zijn (nog) geen vragen en antwoorden over deze aanbesteding gepubliceerd Antwoord Vrijgegeven: Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 5

5 Al uw vragen zijn in Tenderned reeds beantwoord. Zoals in die antwoorden reeds gezegd, zijn er geen andere vragen gesteld. Er is daarom geen nota van inlichtingen gegenereerd in Tenderned. Dit heeft blijkbaar verwarrend gewerkt. Daarom wordt bij deze een nota van inlichtingen gepubliceerd en conform de Aanbestedingswet de sluitingsdatum van de aanbesteding met 6 dagen verschoven. Zoals reeds eerder geantwoord, geven de eisen en gunningscriteria in het beschrijvend document voldoende aan waar de inschrijvingen op beoordeeld zullen gaan worden. Wij kunnen geen uitspraken doen over de afwegingen van andere potentiële inschrijvers om geen vragen stellen. Er kan niet eerder een gemaakte werktekening beoordeeld worden, omdat dit afwijkt van de beschreven beoordelingsmethodiek uit het beschrijvend document. Inschrijvingen kunnen pas worden beoordeeld na de sluitingsdatum, dus als alle inschrijvingen binnen zijn. Het voor sluitingsdatum beoordelen van werktekeningen van potentiële inschrijvers is daarom niet mogelijk. De Kanselarij heeft voldoende aangegeven waaraan het interieur van de cassette moet voldoen. Alle potentiële inschrijvers hebben op hetzelfde moment (de publicatie) dezelfde informatie (het beschrijvend document met bijlagen) gekregen. De sluitingsdatum van de aanbesteding wordt verzet naar donderdag 3 september 2015, uur. Nr: 4 Vraag Geachte mevrouw Klopping, Wij hebben een vraag gesteld m.b.t. het laten beoordelen van een werktekening voor het aanleveren van de voorbeeld Cassette. Graag vernemen wij wanneer wij een reactie op onze vraag kunnen verwachten, daar wij (na goedkeuring van de werktekening) graag z.s.m. willen aanvangen met de productie van de modellen, zodat deze tijdig klaar kunnen zijn. Wij zien uw reactie met belangstelling tegemoet. Antwoord Vrijgegeven: Inschrijvingen kunnen pas worden beoordeeld na de sluitingsdatum, dus als alle inschrijvingen binnen zijn. Het voor sluitingsdatum beoordelen van werktekeningen van potentiële inschrijvers is daarom niet mogelijk. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 5