Rijksbrede aanbesteding Interim-management en organisatieadvies (72852)

Transcriptie

1 Rijksbrede aanbesteding Interim-management en organisatieadvies (72852) Nota van Inlichtingen 2 samenvatting en overzicht deelnemende organisatieonderdelen 14 augustus 2015 Gezien de veelheid aan vragen die in deze fase zijn ingediend, zijn de meest gestelde vragen / onderwerpen en de bijbehorende antwoorden in dit bestand samengevat. 1

2 Raamovereenkomst Mogen ook referenties van buiten de Rijksoverheid worden gebruikt? Kan de termijn van de referenties worden verruimd dan wel verduidelijkt? Wat zijn de precieze eisen qua omvang van de referenties per perceel? Wat wordt bedoeld met gelijktijdige inzet? Wat is het verschil tussen de referenties gevraagd in deel A en deel B? Bij het selectiecriterium 'leveringsbekwaamheid' dient via de referenties worden aangetoond dat Gegadigde in staat moet zijn tegelijkertijd meerdere kandidaten te leveren. Kan er de (concept) raamovereenkomst eerder worden gepubliceerd? De met betrekking tot Veelzijdigheid domeinen dienen betrekking te hebben op ervaring met het politiek-bestuurlijke karakter van de overheid. Deze kan ook zijn opgedaan bij andere overheden dan de Rijksoverheid. Voor de overige selectiecriteria kunnen ook referenties buiten de overheid worden gebruikt. Na heroverweging is besloten dat referenties gebruikt kunnen worden van opdrachten waarbij de einddatum valt op of na 1 juli De omvangseisen zijn voor perceel 1 en 2 en voor perceel 3 en 4. Voor perceel 4 is deze dus verlaagd. Het betreft hier het gelijktijdig uitvoeren van een of meer opdrachten gedurende een overlappende tijd door meerdere kandidaten bij één opdrachtgever. De referenties in deel A zien op de geschiktheid (wel of niet geschikt), de referenties in deel B zien op de mate van geschiktheid door het wel/niet voldoen aan de criteria. U kunt leveringsbekwaamheid zien als het uitvoeren van opdrachten in de reikwijdte van de dienstverlening zoals uitgevraagd in het betreffende perceel. Hierbij dient de uitvoering bij één opdrachtgever te zijn geweest, wel kan dit verschillende opdrachten betreffen: de referentie dient duidelijk aan te geven dat het gaat om het gelijktijdig uitvoeren van een of meer opdrachten gedurende een overlappende tijd door meerdere kandidaten bij één opdrachtgever. De concept raamovereenkomst zal in de gunningsfase worden toegevoegd op Tenderned. Eventuele vragen over de raamovereenkomst kunnen in deze fase worden gesteld. Social Return Wat zijn de eisen rondom Social Return? M.b.t. Social Return wordt Opdrachtnemer gevraagd zich te conformeren aan het Rijksbeleid op het gebied van Social Return. Opdrachtnemer stuurt Opdrachtgever binnen 30 kalenderdagen na tekening van Raamovereenkomst een plan van aanpak waarin minimaal staat beschreven a) De wijze waarop Opdrachtnemer invulling geeft aan de Social Return verplichting met hierin minimaal: de aard van de werkzaamheden waarvoor; de mate waarin; en de wijze waarop Opdrachtnemer medewerkers uit de doelgroep inzet, en b) De garanties die Opdrachtnemer inbouwt om de werkwijze beschreven op basis van punt a) daadwerkelijk te realiseren. Aansprakelijkheid Kunnen de te verzekeren bedragen per gebeurtenis ook worden aangepast? Naar aanleiding van de 1e Nota van Inlichtingen is het bedrag voor de verzekering bedrijfsaansprakelijkheid en de verzekering beroepsaansprakelijkheid van 5 miljoen verlaagd naar 2,5 miljoen. In navolging hierop wordt het bedrag per gebeurtenis evenredig verlaagd van 2,5 miljoen naar 1,25 miljoen. 2

3 Percelen Wat is het verschil en de reden voor het opdelen van strategisch interimmanagement in twee percelen? Zoals in de selectieleidraad is aangegeven, is in perceel 1 vooral de behoefte gedefinieerd aan zeer ervaren Interim-managers die op strategisch niveau Opdrachten vervullen. Naast de kennis en ervaring van de persoon die de rol bij de Opdrachtgever vervult, is er behoefte aan een sterke inhoudelijke ondersteuning en procesondersteuning vanuit de organisatie van de Opdrachtnemer. De Opdrachtnemer voert een eigen bedrijfsfilosofie op Interim-Management, draagt zorg voor een permanente kennisdeling en kwaliteitscheck, en staat borg voor continuïteit en flexibiliteit. Perceel 2 betreft de functies waarbij de inhoudelijke ondersteuning en procesondersteuning vanuit de Opdrachtnemer minder relevant is. De kennis en vaardigheden van de Interim-manager zelf bepalen het functioneren. Opdrachtnemer functioneert als makelaar; gezien de brede scope van benodigde functies en bijbehorende competenties moet een brede diversiteit aan Interim-managers beschikbaar zijn. Profielen Hoeven interim-managers geen inhoudelijke expertise te hebben? De nadruk zal in deze rollen liggen op de managementvaardigheden, niet op de vakinhoudelijke kennis. Uiteraard is kennis van zaken per geval van belang, maar in deze aanbesteding is nadrukkelijk geen sprake van dienstverlening met een specifieke expertise zoals ICT, Audit, Finance, Inkoop of beleidsadvies. Verificatiedocumenten Diverse vragen over de Verificatiedocumenten In de Bijlagen A staat vermeld welke documenten als Verificatiedocument worden gezien. Alle verificatiedocumenten moeten eerst op verzoek van de Aanbestedende dienst worden overgelegd. Bij aanmelding volstaat het verstrekken van alleen de Eigen Verklaring en de verplicht in te vullen bijlagen. Ook de dienen bij aanmelding te worden overgelegd. In de herziene bijlagen A zijn beperkt aanpassingen gemaakt naar aanleiding van wat in deze Nota van Inlichtingen aan de orde is gesteld. n.b. GE-1 Continuïteit, GE-2, GE-3 Verzekering, GE-5 Kwaliteitsmanagementsysteem, GE-6 Beroepsbevoegdheid. 3

4 Invulformulieren Diverse vragen over de inhoud en vorm van de Verplichte invulformulieren A en B. Bij deze Nota van Inlichtingen zijn herziene invulformulieren verstrekt. In deze invulformulieren zijn verduidelijkingen en wijzigingen aangebracht naar aanleiding van de vragen en antwoorden in de Nota van Inlichtingen. Betreffende de structuur van de Verplichte invulformulieren: 1. Het formulier Referentieformulier is niet meer van toepassing. 2. De referentie-informatie met betrekking tot de geschiktheideisen moet worden opgenomen in Verplicht Invulformulier A paragraaf GE4 voor de verschillende percelen. 3. De referentie-informatie met betrekking tot de Selectiecriteria moet worden opgenomen in Verplicht Invulformulier B voor de verschillende percelen. Hiertoe dient de hierin opgenomen template Referentie formulier in het document zoveel maal gebruikt (gekopieerd) te worden als voor het aantal referenties nodig is. Bij ieder van de referenties dient duidelijk vermeld te zijn op welk selectiecriterium deze betrekking heeft, of welke selectiecriteria deze betrekking hebben. Resultaatsverplichting Wat wordt bedoeld met een resultaatsverplichting? Met resultaatsverplichting wordt bedoeld dat een opdracht niet op basis van inspanningsverplichting, doch op basis van een vooraf vastgestelde prijs en resultaat is uitgevoerd. Dit dient te worden aangetoond door middel van een referentie. 4

5 Overzicht deelnemers Ter verduidelijking is de lijst met deelnemende organisatieonderdelen aan deze aanbesteding in de meest actuele vorm opgenomen. De in de NvI opgenomen wijzigingen zijn hier in verwerkt. Ministerie Uitzonderingen Perceel 1 Perceel 2 Perceel 3 Perceel 4 Algemene Zaken - Ja Ja Ja Ja Binnenlandse Zaken en De AIVD en Rijksdienst Caribisch Nederland participeren Ja Ja Ja Ja Koninkrijksrelaties niet in deze aanbesteding Buitenlandse Zaken BZ sluit mogelijk per mei 2017 aan Defensie - Ja Ja Ja Ja Economische Zaken - Ja Ja Ja Ja Financiën - Ja Ja Ja Ja Infrastructuur en Milieu RWS participeert in perceel 4 en overweegt aansluiting op de overige percelen Ja Ja Ja Ja Onderwijs, Cultuur en OCW zal per 2017 aansluiten Wetenschap Sociale Zaken en Werkgelegenheid - Ja Ja Ja Ja Veiligheid en Justitie De Raad voor de Rechtspraak en het Openbaar Ministerie Ja Ja Ja Nee doen niet mee DJI participeert alleen voor functies in schaal >15 DJI overweegt volledige aansluiting in percelen 1, 2, en 3 per 1 januari DTV, IND en COA overwegen aan te sluiten per Het CJIB participeert nog in de ROK van OCW. In 2017 wordt mogelijk aangesloten. VenJ Bestuurskern participeert in percelen 1, 2 en 3 excl. functies voor verandermanagement Volksgezondheid, Welzijn en Sport 1 Ja Ja Ja Ja Voor een beschrijving van de specifieke achtergronden van de diverse departementen wordt kortheidshalve verwezen naar de website van de rijksoverheid: 1 Te weten: kerndepartement r14, CIBG, CBG, Gezondheidsraad, RV&S, CCMO, Inspectie Jeugdzorg, Inspectie voor de Gezondheidszorg, Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) Sociaal en Cultureel Planbureau 5