Categoriemanagement binnen de publieke sector (Rijk) NEVI-PIANOo congres 6 juni Theo Endenburg Ministerie van BZK (DGOBR) (programmamanager

Transcriptie

1 Categoriemanagement binnen de publieke sector (Rijk) NEVI-PIANOo congres 6 juni 2013 Theo Endenburg Ministerie van BZK (DGOBR) (programmamanager 1 compacte rijksinkoop)

2 Agenda 1. Welkom. 2. Compacte rijksinkoop 3. Categoriemanagement Rijk 4. Wat zijn de baten en lasten van categoriemanagement? 5. Vragen

3 Organisatie bedrijfsvoering Rijk Per 1 september 2008 is de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) beleidsverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de Rijksdienst. Op 5 november is met het aantreden van het kabinet Rutte-Asscher een nieuwe ministerspost ingesteld: minister voor Wonen en Rijksdienst (= bedrijfsvoering Rijk). Taak belegd bij Directoraat-Generaal Organisatie Bedrijfsvoering Rijk. De opdracht van DGOBR is het verder professionaliseren van de bedrijfsvoering van het Rijk. DGOBR werkt in nauwe samenwerking met alle departementen aan het realiseren van haar opdracht.

4 Programma Compacte Rijksdienst (2010) Projecten voor verbetering bedrijfsvoering Rijk 2. Geraamde opbrengst: 800 miljoen 3. Van de 17 projecten hebben 2 betrekking op de inkoop bij het Rijk, dat deelprogramma noemen we Compacte Rijksinkoop 4. Beoogde besparing op de inkoop Rijk is 180 miljoen

5 Bundeling van inkoop daar waar kracht ligt (IUC s) Professionalisering:.inkooporganisatie.digitalisering.opleidingen Geen blauwdruk Compacte Rijksinkoop Effectieve inzet categoriemanagement Heldere governance (rolverdeling CPO, CDI s)

6 Inkoop Uitvoeringsorganisaties (IUC s) 1. Defensie Materieel Organisatie 2. Commando Diensten Centra 3. Commando Zeestrijdkrachten 4. Commando Luchtstrijdkrachten 5. Commando Landstrijdkrachten 6. Veiligheid en Justitie 7. Dienst Justitiële Inrichtingen 8. Forensische Zorg 9. Vreemdelingenketen (IND, DT&V, COA) 10. Rijksgebouwendienst 11. Haagse Inkoop Samenwerking 12. Belastingdienst 13. Economische Zaken 14. Dienst Publiek en Communicatie 15. Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu 16. Noord (OCW en Centraal Justitieel Incasso bureau) 17. Infrastructuur en Milieu 18. Bedrijfsvoering Rijkswaterstaat 19/20. Rijkswaterstaat (infrastructurele werken)

7 Sociale voorwaarden en social return Samenwerking Speelveld inkoop Rijksinkoop ca 10 miljard spend Duurzaam inkopen Innovatiegericht inkopen Aandacht voor MKB Aanbestedingswet 2012 Code goed marktgedrag Besparingen

8 Wat is categoriemanagement? Oude situatie! Beïnvloedbaarheid kosten Inzet inkopers Sourcing Identificatie Specificatie Selectie Contract Bestellen Monitoren Nazorg nadenken inkopen gebruiken

9 Wat is categoriemanagement? Nieuwe situatie! Beïnvloedbaarheid kosten Inzet inkopers Sourcing Identificatie Specificatie Selectie Contract Bestellen Monitoren Nazorg

10 Verbeterpotentieel categoriemanagement

11 Scope categoriemanagement Het Rijk koopt jaarlijks voor bijna 10 miljard euro in Categoriemanagement wordt toegepast op generieke inkoop, dat wil zeggen inkoop van producten en diensten die 2 of meer departementen gebruiken De generieke inkoop bedraagt ongeveer 50% van het totaal

12 Wat gaat het opleveren? Meer afgewogen beslissingen over zelfdoen, samen doen of uitbesteden (sourcing) Slimmer inkopen, bundeling van specialistische inkoopgerelateerde kennis, bv. over de markt Kwalitatieve verbetering contractmanagement en beheer door inzet van een contractmanager Verbetering rechtmatigheid en terugdringing maverick buying Geld (raming 2011: 180 miljoen)

13 Aanpak Voorstudie voor een potentieel nieuwe categorie Besluitvorming over de voorstudie: wel of niet een nieuwe categorie Zo ja: benoeming categoriemanager Opstelling categorieplan door de categoriemanager (concreet plan dat uitgangspunt vormt voor de deelnemers)

14 Enkele voorbeelden Post: Poststromen in binnen- en buitenland, maar ook koeriers- en transportactiviteiten Kanskaarten: van fysiek naar digitaal; fysieke post verlengde overkomstduur; innovatie uit de markt halen Deelnemers: alle departementen, diverse ZBO s, universiteiten, e.d. (dus meer dan alleen sector Rijk)

15 Enkele voorbeelden Schoonmaak: Schoonmaak, glasbewassing, sanitaire voorzieningen, ongediertebestrijding Kanskaarten: langduriger contracten; sociale aspecten; van inspanningsgericht naar resultaatgericht; van avond- naar dagschoonmaak Deelnemers: departementen Code verantwoordelijk marktgedrag 17 augustus 2011

16 Besluitvorming categoriemanagement Rijk -In 2008 besluit tot toepassing van categoriemanagement -In 2012 goedkeuring plan uitbreiding categoriemanagement naar alle generieke inkoop -Op 9 april 2013 goedkeuring voorstel toedeling 47 categorieën aan IUC s

17 Energie Papier, papierafvoer en drukwerk Kantoorartikelen Kantoorinrichting, interne verhuizingen Post, pakketdiensten Dienstauto's, wagenparkbeheer Schoonmaak Catering Beveiliging incl. BHV Ouderhoud bouwkundig, verbouwingen Onderhoud installaties Aanschaf gebouwinstallaties Representatie Bedrijfskleding Grondstoffenmanagement en afvalzorg Hotel- en vergaderaccomodatie Laboratorium supplies Waardepapieren RWS I&M Def. VenJ DJI EZ HIS VK DPC BD Noord RIVM RGD Uitzendkrachten Vervoer (woon-werk, dienstreizen) Leren en ontwikkelen Arbeid en gezondheid (arbo-dienst, BMW, ed.) Personele mobiliteit Advies P&O Inhuur interim management Inhuur juridisch advies (incl. Landsadv.) Inhuur financieel advies Inhuur auditcapaciteit Inhuur ICT-expertise Inhuur inkoop- en aanbestedingsadvies Facilitair- en huisvestingsadvies Inhuur tolken en vertalers Uitbesteding onderzoeksdiensten Uitbesteding technische onderzoeksdiensten Deurwaarders Communicatie Vakliteratuur en abonnementen Spraakverbindingen Dataverbindingen Datacenterhardware Vaste werkplek Mobiele werkplek * Pakketsoftware Standaard software/sap Standaard software/oracle Standaard software/microsoft Toepassingen/outsourcing Trekkend departement BZK RWS OCW BZK V&J V&J Belastingdienst EZ V&J Belastingdienst Opmerkingen In samenwerking met de datacenters Betreft hard- en software; beveiligde werkplek i.s.m. V&J Betreft hard- en software

18 Rekenmethoden voor raming besparingen 1. Bij aanbestedingen: PxQ vergelijken (nieuw met oud contract, waarbij de Q constant blijft) en corrigeren voor prijsontwikkeling. 2. Jaarlijkse ontwikkeling inkoopvolume generieke inkoop Rijk en corrigeren voor volume ontwikkeling personeel. 3. Een besparingspotentieel berekenen per inkooprubriek. Voor het ramen van het besparingspotentieel kijken naar de mate van samenwerking, variërend van waar nog geen samenwerking bestaat tot waar dat al belegd is met categoriemanagement. Op basis hiervan is voor de verdere toepassing van categoriemanagement bij de generieke inkoop een structurele besparing van 180 miljoen (ten volle vanaf 2018) op de inkoopuitgaven voorzien. 4. Bij de voorstudies van potentieel nieuwe categorieën een kostenbatenanalyse opstellen.

19 In totaal gaat het om een indicatief bedrag van mln per jaar dat als gevolg van de Europese aanbestedingen bij 15 categorieën (excl. Communicatie) is bespaard. Categorie Besparingen per jaar (x mln) Jaar aanbesteding Participatiegraad Rijk Post 20, rijksbreed Vervoer PM 2011 rijksbreed excl Def Energie 10, rijksbreed Kantoorinrichting 6, rijksbreed Kantoorartikelen 4, rijksbreed Drukwerk 2, % rijksbreed Papier 2, % rijksbreed Dienstvoertuigen 3, rijksbreed Schoonmaak 0, % rijksbreed Catering PM Afvalstromen PM Beveiliging PM Hotels, Vergaderaccommodaties en Evenementen PM 2009 rijksbreed excl AZ ERP-systemen PM Telecommunicatie 45,0-55,0 2006/2011 rijksbreed excl Justitie en Def Vakliteratuur & Abonnementen 3, rijksbreed Communicatie PM rijksbreed Hardware 9,0-13, rijksbreed excl Def en Bel Dienst + Uitzendkrachten 2, % rijksbreed Beleidsadvies PM ICT- Advies PM

20 VRAGEN?