Samenva ing. Markt- en inkoopbeleid voor het domein Informatievoorziening

Transcriptie

1 Samenva ing Markt- en inkoopbeleid voor het domein Informatievoorziening

2 2 Rijkswaterstaat

3 Samenva ing Markt- en inkoopbeleid voor het domein Informatievoorziening 3

4 Algemeen De Rijksoverheid koopt jaarlijks voor circa 11 miljard euro in bij ruim leveranciers. Het Rijk is daarmee één van de grootste inkopers in Nederland. Het kabinet wil een compacte overheid en dat geldt dus ook voor de inkoop: die moet efficiënter, slimmer, zuiniger en departementen moeten, waar mogelijk, meer samen inkopen. De uitgangspunten van de Markvisie en de i-strategie van Rijkswaterstaat sluiten hierop aan voor wat betre zijn informatie voorziening. Rijkswaterstaat (RWS) is de uitvoeringsorganisatie die in opdracht van de Minister en Staatssecretaris van Infrastructuur en Milieu de nationale netwerken op duurzame wijze beheert en ontwikkelt. Informatievoorziening (IV) is onderdeel van het primaire proces van RWS. Een betrouwbare IV is een cruciale succesfactor voor het realiseren van de operationele doelen van RWS. Dat zijn respectievelijk: 1. Het zorgen voor beschikbaarheid van haar netwerken 2. Het zijn van een betrouwbare partner. Het RWS-organisatieonderdeel Centrale Informatievoorziening (CIV) speelt bij de toepassing van nieuwe digitale oplossingen binnen RWS een voortrekkersrol. Om een betrouwbare Informatie voorziening te realiseren voor nu en in de toekomst willen we een gewilde partner zijn in de IV-dienstverlening. Die weet wat de markt te bieden hee. Die binnen én buiten Rijkswaterstaat wordt gezien als deskundige partner en professioneel opdrachtgever. Het gaat om producten/ diensten als: het inwinnen, beheren en ontsluiten van gegevens het ontwikkelen en beheren van applicaties het bouwen en beheren van ICT-netwerken: denk aan servers, datacentra en glasvezel, maar ook aan wegkantstations en de besturingssystemen van tunnels en bruggen. Inkoopcentrum IV De uitvoering van het inkoopbeleid voor het domein IV ligt bij het InkoopCentrum IV van de CIV. Deze is bereikbaar via Servicedesk Zakelijk. Het InkoopCentrum IV fungeert als intermediair tussen klant en markt en zet zich in om de toegevoegde waarde van de markt voor de IV zo vroeg mogelijk en optimaal te organiseren en benu en voor RWS. Dit betekent concreet: 1. Actief verzamelen en ontsluiten van marktkennis 2. Zicht hebben op marktontwikkelingen en bewegingen 3. De markt vroegtijdig betrekken en samen de mogelijkheden exploreren 4. De markt volledig en juist informeren 5. Waar mogelijk en doelmatig, marktpartijen stimuleren de markt te betreden 6. De markt in kaart brengen en zo nieuwe marktpartijen identificeren 7. Bestaande leveranciersrelaties, die veel toegevoegde waarde bieden en/of slechts met zeer veel inspanning inwisselbaar zijn, worden zorgvuldig onderhouden 8. Bestaande (ook second tier) en potentiële leveranciersrelaties, die nieuwe toegevoegde waarde bieden op het gebied van IV innovatie, gecontroleerd en waar mogelijk in concurrentie stimuleren deze nieuwe ontwikkelingen bij RWS toe te passen Verder zorgt het Inkoopcentrum IV voor: het inbrengen van specifieke markt- en inkoopkennis bij het maken van de juiste en optimale souringkeuzes en (strategische) inkoopafwegingen. het realiseren van de juiste contracten door middel van professionele uitvoering van aanbestedingen. het bijdragen aan een goede meerjareninkoopplanning op basis van duidelijke governance en heldere managementbesluiten. Voor wat betre het samen doorpakken richt Inkoop IV zich op samenwerken: binnen RWS met andere (Rijks)overheidsinkopende organisaties (compacte overheid) met marktpartijen (conform de Marktvisie en de strategische doorvertaling door RWS) 4 Rijkswaterstaat

5 De CIV richt zich op twee samenwerkingsvormen voor de benadering van IV-marktpartijen: 1. Indirecte samenwerking voor de generieke IV-dienstverlening Voor routine- en he oomproducten wordt de inkoop Rijksbreed gedaan. Er wordt ingezet op het aangaan van kortdurende samenwerking met de markt op basis van concurrentiestelling. 2. Directe samenwerking voor de specifieke IV-dienstverlening De inkoop van knelpunt- en strategische IV-producten geschiedt Rijkswaterstaatbreed. Met een beperkt aantal IV-marktpartijen wordt een langdurige samenwerking aangegaan. Rijksbreed 1 gezicht Rijkswaterstaat 1 gezicht producten Generieke IV inhuur, hardware, licenties, telefonie, kantoorautomatisering, datacenter etc. dienstverlening, data, industriële automatisering Strategische producten Financieel/Business belang Strategie Concurrentiestelling Routine producten Strategie Procesvereenvoudiging Reduceren aantal leveranciers Strategie Samenwerking Knelpunt producten Strategie Veiligstellen levering Ontwikkelen alternatieven Toeleveringsrisico Markt- en inkoopbeleid IV In de i-strategie van RWS wordt ingezet op het bereiken van operational excellence. Hieraan zijn 4 inkoopdoelen gekoppeld: 1. verlaging van integrale inkoopkosten (efficiency) 2. vermindering van toeleveringsrisico s (betrouwbaarheid) 3. verhoging van product- en leverancierskwaliteit (effectiviteit, innovativiteit) 4. Beter functioneren van inkoopfunctie/ bedrijfsproces (effectiviteit, wendbaarheid) Rijksbreed gaan de inkopen via de zogeheten inkoopuitvoeringscentra (IUC s) die worden aangestuurd door het ministerie van BZK. Elke IUC gaat inkopen voor 1 of meerdere ministeries of uitvoeringsorganisaties. Er zijn ook inkoopcentra voor dienstspecifieke inkoop (SIC). Het inkopen van IV als onderdeel van het primaire proces van Rijkswaterstaat is zo n specifiek inkoopdomein. Waar mogelijk wordt de samenwerking met IUC s gezocht voor het efficiënter, slimmer en zuiniger inkopen. Voor het Inkoopdomein IV gelden onder meer de volgende we elijke kaders en richtlijnen: de nieuwe aanbestedingswet het Corporate RWS Inkoopbeleid (o.a. Strategische doorvertaling van de Marktvisie) de i-strategie Rijkswaterstaat (o.a. werken met (markt-)standaarden en uniforme bouwblokken) de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR) Samenva ing Markt- en inkoopbeleid voor het domein Informatievoorziening 5

6 het beleid ten aanzien van open standaarden en open source so ware de Rijksbrede kaders en afspraken rond Midden en Klein Bedrijf en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (zoals duurzaam inkopen, innovatie gericht inkopen, social return, het hanteren van sociale criteria) Verder zijn voor de CIV aanvullende inkoopkaders en afspraken ontwikkeld. 1 Functioneel specificeren Een functionele specificatie beschrij de functies die het product of de dienst moet vervullen voor de gebruiker, dus wat is de behoe e en niet hoe deze vervuld moet worden. Een functionele specificatie kan algemeen, kort en bondig zijn, zegt niets over het uiterlijk of de verschijningsvorm en laat veel ruimte aan leveranciers om de innovativiteit de kans te geven, maar wel binnen de kaders van de i-strategie. De CIV richt zich op de eisen, de leverancier richt zich op de oplossing. De CIV stree na om zoveel als mogelijk functioneel te specificeren bij haar marktbenadering, maar waar dit niet mogelijk is zal een passende technische specificatie worden meegegeven. 2 Inkopen op basis van Product-/Markt Combinatie De procedure keuze van de aanbesteding is gebaseerd op de combinatie van het product (of dienst) dat gekocht wordt in relatie met de markt waaruit dat product geleverd wordt. Een Product-/Markt Combinatie of PMC is voldoende onderscheidend om, op basis van kenmerken/eigenschappen van het product zelf én de markt, apart te benaderen/ beschouwen. 3 Inkopen op basis van Risicobeheersing Om de expertise van de markt optimaal te benu en, zal ook de CIV meer en meer vertrouwen op de leverancier, die als expert verantwoordelijk is voor het uiteindelijke resultaat en die zelf bepaalt hoe hij tot dat resultaat komt. Dat betekent ook dat de leverancier zelf de kwaliteit van zijn product beheerst. Dit noemen we externe kwaliteitsborging. Als de CIV gebruik maakt van het kwaliteitsmanagementsysteem van de leverancier voor de beheersing van een contract, dan spreken we van risicogestuurde contractbeheersing. Door bij de beheersing te focussen op risico s wordt de beschikbare tijd en energie maximaal efficiënt en effectief ingezet. 4 Inkopen op basis van levensduur Inkopen op basis van de levensduur van producten en diensten of Life Cycle Costing wordt meer en meer actief nagestreefd. Life Cycle Costing is een methodiek voor het in kaart brengen van de financiële kosten en baten van een product of dienst die investeringskosten, beheers- en onderhoudskosten en sloopkosten onderling vergelijkbaar maakt. Inkoopdoelstellingen Om de gewenste (inkoop)doelen te realiseren zijn concrete inkoopdoelstellingen ontwikkeld die toegepast worden. A ankelijk van de projectdoelen en de gewenste samenwerking (contract) relatie met de markt kan gekozen worden uit de volgende inkoopdoelstellingen. 1. Verhogen efficiëntie bestel-, lever- en factureringproces 2. Verlagen directe kosten door participatie in contracten Rijk 3. Reduceren van aantal verschillende leveranciers en contracten 4. Verhogen vroege betrokkenheid van de markt in vraag en aanbod proces 5. Reduceren van vendor lock-in producten 6. Verhogen van toepassen open standaarden 7. Verhogen prijs/kwaliteit verhouding 8. Verhogen aantal dienstverleningscontracten met SMART SLA/KPI afspraken 9. Stimulering van innovatie 10. Standaardiseren inkoopportfolio 11. Verhoging contractbeheersing gebaseerd op leveranciersperformancemetingen 12. Verhoging aantal langdurige strategische samenwerkingscontracten 13. Verhoging aantal contracten met leveranciersbijdrage aan CIV doelen 14. Verhoging toepassing leverancierselectie op basis van Regie en SCB 15. Reduceren van (inkoopgerelateerde) risico s 6 Rijkswaterstaat

7 In de (strategische) inkoopplannen dienen de relevante (maximaal 5) inkoopdoelstellingen op volgorde van prioriteit opgenomen te worden en dient te worden toegelicht welke businessdoelen daarmee worden ondersteund. Aanbestedingsbeleid Inkoop IV De Aanbestedingswet bevat de eisen waaraan een aanbestedingsprocedure moet voldoen, waaronder: de in acht te nemen (inschrijvings)termijnen de te verstrekken gegevens en publicatiewijzen de te hanteren selectie- en gunningcriteria de verplichting tot motivatie van de gunning Met het aanbestedingsbeleid en de doorvertaling ervan naar het aanbestedingsprocedurebeleid wordt de naleving van de drie grondbeginselen, zoals voorgeschreven in de Europese Richtlijn en geïmplementeerd in de Aanbestedingswet, Transparantie, Objectiviteit en Non-discriminatie geborgd. In de uitvoering van het aanbestedingsprocedurebeleid IV zijn de volgende RWS inkoopinstrumenten toegepast. 1. Wegnemen onnodige belemmeringen (MKB) 2. Geen onnodige of buitenproportionele eisen 3. Beperken totale transactie kosten 4. Aanbieden voldoende en tijdige informatie 5. Hanteren goede risico en aansprakelijkheidverdeling 6. Vermijden van het vragen van niet noodzakelijke informatie 7. Vroegtijdige contractkeuze en procedure keuze 8. Kiezen optimale contractomvang zodat er voldoende concurrentie blij 9. Uniformeren van contracten via werkwijzer IV 10. Gunning op basis van EMVI 11. Beheersing via SCB 12. Vroeg betrekken van kennis en ervaring vanuit de markt 13. Uitvoeren van marktscan en marktconsultatie 14. Wederzijdse communicatie door informatiesessies 15. Reductie transactie kosten door reductie deelnemers selectieproces 16. Gezamenlijke evaluaties ter afsluiting van de aanbesteding 17. Centraal Klachtenloket RWS Publicatie via één loket De publicatie vindt plaats via Uitvoeren van evaluaties Om bij te dragen aan het RWS mo o elke dag beter worden standaard evalutaties uitgevoerd van (Europese) aanbestedingen. Deze evaluaties kunnen leiden tot verbeteringen en/of aanpassingen van de standaard processen en (werk) documenten Samenva ing Markt- en inkoopbeleid voor het domein Informatievoorziening 7

8 Dit is een uitgave van Rijkswaterstaat november 2016 civ1116tp235b