Betreft vergadering Commissie BFW 27 april Margreeth Trimpe

Transcriptie

1 Griffier van de Staten Geleidebrief informatief Naam voorstel Brief GS van 27 maart 2012 over externe inhuur, aangevuld met de duur en de mate waarin dat leidt tot langlopende verplichtingen voor de provincie Betreft vergadering Commissie BFW 27 april 2012 Te verzenden aan Commissie BFW 1 t/m 6 Verzenddatum 5 april 2012 Commissiegriffier Inhoudelijk ambtenaar Verantwoordelijk bestuurder Margreeth Trimpe me.trimpe@zeeland.nl C. van Beveren Inhoudelijk Aanleiding Toezegging in commissievergadering BFW 8 juni Bevoegdheid Wat stellen GS voor? Toelichting De toezegging nr. 9 hiermee als afgehandeld te beschouwen. De door het rijk gehanteerde norm van 10% voor de inhuur van extern personeel wordt in deze brief nader uitgewerkt voor de provincie Zeeland. In het vervolg wordt alleen op basis van deze rijksnorm gerapporteerd. Kosten en dekking Overige informatie Deze brief wordt ter kennisneming bij de Toezeggingenlijst geagendeerd.

2 Gedeputeerde Staten Provincie Zeeland bericht op brief van: De voorzitter van de Provinciale Staten uw kenmerk: ons kenmerk: afdeling: bijfage(n): behandeld door: doorkiesnummer: onderwerp: Financieel-economische Zaken 1 J.WE.M. Verschuren (0118) Externe inhuur, aangevuld met de duur van de inhuur en de mate waarin dat leidt tot langlopende verplichtingen voor de provincie veaonden 2 8 HAART 2012 Middelbu,g, 27 maart 2012 Geachte voorzitter, Tot en met de jaarrekening van 2008 werd er in de jaarstukken gerapporteerd van welke externe deskundigheid gebruik werd gemaakt voor het ontwikkelen en opstellen van beleidsadviezen. Vanaf 2009 wordt volstaan met een bedrag voor externe inhuur. In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening wordt hierover gerapporteerd. Sinds 2009 bestaat er voor ministeries een norm voor de inhuur van extern personeel van maximaal 13% van de totale personele uitgaven. Aan de ministeries is naar aanleiding van een motie in de tweede kamer gevraagd, om voor en later, gemotiveerd aan te geven of er ook mogelijkheden zijn om de inhuur te reduceren tot 10%. De basis voor deze rijksnorm is niet opgelegd aan provincies, maar wordt door enkele provincies wel gehanteerd. Bijvoorbeeld de provincie Gelderland hanteert een norm van 16%. Wij hebben, op basis van deze door het Rijk vastgestelde norm voor de inhuur van extern personeel, een heldere definitie externe inhuur uitgewerkt en onze administratie hierop aangepast. Uitbestedingen, opdrachten, "gedwongen winkelnering" zoals het inhuren van DLG behoren niet tot de rijksnorm en worden binnen de normering dus niet meegenomen. De indelingen van deze rijksnorm voor externe inhuur is als volgt: Beleidsgevoelig: Management advisering en interim management: managers ter tijdelijke opvulling van interne vacatures, dan wel verandermanagers die ingezet worden om een organisatie verandering door te voeren. Organisatie- en formatieadvies: Adviseurs betrokken bij organisatiewijzigingen en -veranderingen en bij de uitvoering van functiewaardering. Beleidsadvies: Advisering (en eventueel explorerend onderzoek) dat wordt verricht ten behoeve van nieuw beleid, dan wel bijstelling van bestaand beleid (toekomstgericht). Communicatie advisering: Advisering ten aanzien van voorlichting, communicatie, campagnes enz. Beleidsondersteunend: Juridische advisering: Advisering bij de voorbereiding van (specialistische) wet- en regelgeving en juridisch advies over bestaande regelgeving.

3 Advisering opdrachtgevers over automatiseringsvraagstukken: Advisering van het management bij aankoop en ontwikkeling van automatisering, software e.d., voorafgaand aan of ter begeleiding van de besluitvorming en aanbesteding van het project. Accountancy advies en overig financieel advies; Ondersteuning van eigen accountantsonderzoeken en financiêle deskundigheid, o.a. voor het opstellen van de administratieve organisatie/interne controle. Overig: Uitzendkrachten: Tijdelijke vervanging voor reguliere (ondersteunende) arbeid via uitzendorganisaties. Een specificatie van de inhuur op basis van deze rijksnorm laat het volgende beeld zien: Bereidsgevoelige externe inhuur Bereidsondersteunende externe Inhuur Uitzendkrachten en inhuur op basis van capaciteit Totaal externe inhuur op basis van de rijksoarm miljoen 3,3 miljoen 0, 7 miljoen 0, 9 miljoen 0.9 milioen 1.1 miljoen 4,3 miljoen 5,3 miljoen Op basis van deze externe inhuur zit de provincie Zeeland voor op 4,3 miüoen/ 43,8 miljoen op 9,8% van de loonsom. Hiermee blijven wij binnen de rijksnorm van 10%. Voortaan zal aan u alleen over deze externe Inhuur op basis van de rijksnorm worden gerapporteerd. Als bijlage treft u, voor de laatste keer, ook de specificatie van de overige "externe inhuur" aan. Daarnaast is in de Statencommissie Bestuur, Financiên en Welzijn van 8 juni toegezegd de informatie betreffende externe inhuur aan te vullen met de duur van de inhuur en de mate waarin dat leidt tot langlopende verplichtingen voor de provincie. Er is sprake van langdurige externe inhuur als er langer dan één jaar gebruik wordt gemaakt van dezelfde externe Inhuur voor hetzelfde project/dezelfde dienst. Indien er sprake is van langdurige externe inhuur is dit in bovengenoemd overzicht in een extra kolom gespecificeerd aangegeven. Ook is aangegeven of zaken nog doorlopen in 2012 en welk bedrag hierbij betrokken is. Naast de langdurige externe inhuur van externen is er sprake van leveranciers waaraan meerjarig meerdere opdrachten worden verleend op basis van individuele offertetrajecten. Deze zijn ondergebracht onder de noemer "uitbestedingen en opdrachten". Voor deze groep leveranciers moet worden onderzocht of het rendabel is om raamcontracten af te sluiten. Er bestaat ook een mogelijkheid om raamcontracten voor eenzelfde soort dienstverlening af te sluiten met meerdere leveranciers tegelijk, waarbij onderling een minicompetitie kan worden gevoerd. In andere provincies en bij Rijkswaterstaat gebeurt dit bijvoorbeeld voor ingenieursdiensten. Ook deze optie moet worden onderzocht. Het KIA neemt deze overwegingen mee in de gesprekken die plaatsvinden met de afdelingsstaven. Mogelijkheden liggen in communicatieadvisering, ingenieursdiensten, faunatellingen, verkeerstechniekadvisering en advisering op het gebied van milieumanagement Wij gaan ervan uit dat wij u met deze rapportage over, aangevuld met de duur van de inhuur, voldoende hebben getnformeerd en dat in het vervolg kan worden volstaan met een rapportage in de jaarrekening op basis van de rijksnorm. Tevens beschouwen wij hiermee toezegging 9 uit de commissie BFW van 8 juni als afgedaan. Hoogachtend,,secretaris Behoort bij brief ctd. 27 maart 2012 met ons kenmerk:

4 Bijlage behorende bij "externe inhuur ". Totaal overzicht externe inhuur, aangevuld met de duur van de inhuur, en de mate waarin dat leidt tot langlopende verplichtingen voor de provincie. De kosten van externe inhuur komen ten laste van de bestaande budgetten. bedragen x waarvan langdurig in langdurige externe inhuur die doorloopt in 2012 Omschrijving Managementadvies, interim management, beleidsadvies *1 Organisatie en formatieadvies *2 Communicatieadvisering Totaal beleidsgevoelige externe inhuur Juridische advisering Advisering opdrachtgevers automatisering Accountancy en overig financieel advies (incl. first level control) *3 Totaal beleidsondersteunende externe inhuur uitzendkrachten *4 Totaal uitzendkrachten en inhuur op basis van capaciteit Totaal externe inhuur op basis van de rijksnorm Uitbestedingen, opdrachten (ook inhuur infrastructurele werken) en beleidsonderzoek *5 Wettelijk verplichte accountantsverklaringen *6 Notaris, taxatie, kadasterkosten Inhuur ICT Dienstverlening overheid (inbesteding) Totaal overige externe inhuur langdurig langdurig 2012 Totaal externe inhuur gebiedsontwikkelingskosten Totaal generaal Behoort bij brief d.d. 27 maart 2012 met ons kenmerk:

5 1. Bestaande uit: Kwaliteitsteam (prioriteit loopt nog tot in 2012). Externe voorzitter Provinciale Commissie Omgevingsbeleid. Totstandkoming regionale uitvoeringsdienst. 2. SDP Advies. In 2013 ook nog Het gaat hier om specifieke kennis. 3. Accountantsverklaringen en controles declaraties/claims EU-projecten en ondersteuning/advisering ILG (Deloitte). 4. SBO/FEZ , bestaande uit: FD COM I&D FEZ Het zijn gegevens welke tot op dit moment bekend zijn. Sommige uitzendkrachten hebben een "contract" tot 1 juli Mogelijk wordt dit verlengd. E&M Dit bestaat voornamelijk uit inhuur tijdens het zomerseizoen voor medewerkers objectbediening en projectondersteuning Zeeuws Coordinatiepunt Fiets. RMW bestaande uit catering, schoonmaak, bewaking, secretarieel, projectmedewerkers, hbo-er financien (Yacht t/m 2012). 5. Dit betreft onder meer: Stoffels Blijenberg Loyalis Securior Projectbegeleiding Rondweg Aardenburg (met de start van het project loopt de opdrachtverlening ten einde). ROVZ coördinatie verkeersveiligheidscampagnes in Zeeland en adviesdiensten Educatie & Voorlichting. (een openbare aanbesteding van deze werkzaamheden volgt). Ondersteuning rondom implementatie OV chipkaart. (opdracht is inmiddels afgerond). 6. Deloitte (verplichte accountsverklaring). Loopt tot en met jaarrekening 2012 en wordt daarna opnieuw aanbesteed voor 4 jaren. Behoort bij brief d.d. 27 maart 2012 met ons kenmerk: