Samen, slim en sociaal schoonmaken

Transcriptie

1 Categorieplan Schoonmaak Rijksoverheid Samen, slim en sociaal schoonmaken Peter Specker Categoriemanager Schoonmaak Rijksoverheid Versie september 2011 > Na bespreking Klantenraad Categoriemanagement Schoonmaak > Na verwerking commentaar Portfoliomanager Facilitair > Na bespreking in de Stuurgroep Categoriemanagement Schoonmaak 1

2 Inhoudsopgave 0 : Managementsamenvatting pagina 3 1 : Inleiding pagina 7 2 : Categoriemanagement Algemeen pagina 8 A. Ontwikkelingen binnen de Rijksoverheid pagina 9 B. Ontwikkelingen binnen het Bedrijfsleven pagina 10 3 : Categoriemanagement Schoonmaak pagina 12 A. Afbakening Categoriemanagement Schoonmaak pagina 12 B. Reikwijdte Categoriemanagement Schoonmaak pagina 12 C. De Schoonmaaksector pagina 13 D. Strategische keuzes (Sourcingsvraagstuk) pagina 16 E. Vraagbundeling Categorie Schoonmaak pagina 17 F. Visie Categoriemanagement Schoonmaak pagina 18 G. Aanbestedingsstrategie Schoonmaak pagina 19 H. Strategisch Leveranciers- en Contractmanagement pagina 22 I. Evaluatie Categoriemanagement Schoonmaak pagina 24 4: Doelstellingen Categoriemanagement Schoonmaak pagina 26 A. Positionering Categoriemanager Schoonmaak pagina 26 B. Activiteiten Categorieteam Schoonmaak pagina 27 C. Randvoorwaarden pagina 31 5: Risico s, beheersmaatregelen en besluitvorming pagina 33 A. Risico s pagina 33 B. Beheersmaatregelen pagina 34 C. Besluiten pagina 35 D. Vooruitblik pagina 36 Bijlage 1: Klantenraad Categoriemanagement Schoonmaak pagina 37 Bijlage 2: Overzicht Schoonmaakcontracten pagina 39 Bijlage 3: Model Informatiebehoefte Lopende Contracten pagina 44 Bijlage 4: Groeimodel van der Kolk & Nobel pagina 45 Bijlage 5: Uitkomst Spendanalyse voor Schoonmaak pagina 46 Bijlage 6: Juridische Issues Categoriemanagement Schoonmaak pagina 47 2

3 0 : Managementsamenvatting Schoonmaak draagt bij aan een effectieve bedrijfsvoering, waarbij rijksambtenaren in staat worden gesteld om hun werkzaamheden uit te voeren, door het in stand houden van een goed leef- en werkklimaat, het voorkomen van onhygiënische situaties en door het visueel schoonhouden van de ruimtes. De rijksoverheid heeft vier miljoen m2 aan kantoren in gebruik door heel Nederland, dat is 11% van het totale kantorenbestand, en de schoonmaak daarvan kost jaarlijks 100 mln. Stand van zaken De ICBR heeft op 27 oktober 2009 besloten om categoriemanagement voor schoonmaak in te voeren en de verantwoordelijkheid daarvoor te beleggen bij het ministerie van OCW. Vervolgens is door de kwartiermaker categoriemanagement schoonmaak een implementatieplan opgesteld, dat september 2010 is vastgesteld door de psg/ocw. Zij heeft binnen de OCW formatie structureel middelen vrijgemaakt voor een categoriemanager en contractmanager schoonmaak. Deze zijn inmiddels benoemd. Drie rijksaanbestedingen voor schoonmaak zijn al met hulp van Categoriemanagement Schoonmaak tot stand gekomen. Voor ligt nu het Categorieplan Schoonmaak, dat richting geeft aan de verdere ontwikkeling van de categorie schoonmaak binnen de rijksoverheid. Doel van het categorieplan is om alle rijksaanbestedingen schoonmaak vanuit één perspectief 1 in de markt te zetten, waarbij alle kansen worden benut om tot de economisch en maatschappelijk meest voordelige inschrijving (EMMVI) te komen. Om vervolgens tijdens de contractduur deze inschrijving optimaal te benutten. Voorstel De basis van het Categorieplan Schoonmaak is het voorstel om als Rijk samen, slim en sociaal aan te besteden. Samen houdt in dat op basis van een gemeenschappelijke behoeftestelling de rijksaanbestedingen schoonmaak en de daaruit resulterende schoonmaakcontracten vanuit één perspectief worden aanbesteed en gemanaged. Slim betekent dat via het volgen van de ontwikkelingen binnen de overheid en de markt, het benutten van de netwerken binnen de rijksoverheid en via consultatie van de schoonmaakmarkt kennis & expertise wordt opgebouwd, vastgelegd en benut om op professionele wijze de aanbesteding in te richten en het contracten leveranciersmanagement vorm te geven. Sociaal is als de rijksaanbestedingen voor schoonmaak worden ingericht volgens de principes van duurzaam en maatschappelijk verantwoord opdrachtgeverschap. Zoals onder meer vastgelegd in de door de CPO Rijk ondertekende Code Verantwoordelijk Marktgedrag en het Manifest Verantwoord Inkopen en Ondernemen. Aanpak Concreet is de volgende aanpak uitgewerkt: I: Voor nieuwe rijksaanbestedingen schoonmaak zijn in overleg met de Klantenraad Categoriemanagement Schoonmaak clusters van rijksonderdelen gevormd om samen aan te besteden. Bij de vorming van clusters is gekeken naar de mogelijkheden tot vraagbundeling, de omvang van de rijksonderdelen en de geografische nabijheid. Per cluster wordt een aanbesteding schoonmaak in de markt gezet. 1 Met één perspectief wordt bedoeld dat het Rijk als opdrachtgever consistent handelt. 3

4 II: Op basis van marktonderzoek en de aanbestedingsstrategie zijn in totaal 20 kanskaarten geformuleerd. Door de kanskaarten te trekken kan slim en sociaal worden aanbesteed. Dat leidt op basis van de huidige inzichten tot een besparing van minimaal 10 mln. op de contractwaarde en een substantiële besparing op de contractkosten 2. III:Op basis van theoretische inzichten over en ervaringen van rijksonderdelen met contractmanagement is voor de schoonmaakcontracten specifiek leveranciers- en contractmanagement (LCM) ontwikkeld. Uitgangspunten Uitgangspunt bij de voorstellen is dat schoonmaak door het Rijk wordt uitbesteed en ondergebracht bij een daarin gespecialiseerde dienstverlener. Schoonmaak wordt niet gezien als kerntaak van het Rijk. Omdat het beleid van de rijksoverheid er al geruime tijd op is gericht om de inzet van ambtenaren te beperken tot de kerntaken, is er vooralsnog geen grond om het uitbesteden van de dienstverlening schoonmaak te heroverwegen. Verder zijn de voorstellen gebaseerd op de huidige situatie bij de rijksoverheid en in de markt. Risico s Vanuit de risicoanalyse zijn drie grotere risico s onderkend. De eerste daarvan ligt bij het draagvlak voor samenwerking tussen de verschillende onderdelen van het Rijk. Het gemeenschappelijk optrekken gaat niet altijd samen met de individuele keuzevrijheid van de betrokken rijksonderdelen. De behoefte is sterk aanwezig om baas in eigen huis te zijn. Het tweede risico ligt bij de borging van de kwaliteit in relatie tot de marktontwikkeling in de schoonmaaksector. Mede door de voortdurende prijsdalingen van de afgelopen jaren is de naleving van de gemaakte afspraken door de schoonmaakbedrijven een punt van grote zorg. Zeker gezien de arbeidsonrust in de schoonmaaksector en de beoogde verdere besparingen van het Rijk. Het derde risico is de positie van het MKB. Door een veelheid aan factoren neemt de omvang van de aanbestedingen toe en is er in de sector sprake van een verschuiving van de omzet van de kleinere bedrijven naar de grotere schoonmaakbedrijven ( verdringingsmarkt ). Beheersmaatregelen Om het draagvlak te behouden zal, in afwachting van nadere besluitvorming over rijksinkoop 2.0, de werkwijze worden gevolg die tot nu toe succesvol is gebleken. Deze werkwijze houdt in dat de Categoriemanager Schoonmaak het voortouw neemt bij de start van nieuwe rijksaanbestedingen en met de aanbestedende diensten concrete afspraken maakt over de wijze waarop tijdens het aanbestedingsproces wordt samengewerkt. De aanbestedende diensten blijven vooralsnog zelf verantwoordelijk voor het aanbestedingsproces., hangende nadere besluitvorming in het kader van de Compacte Rijksoverheid. Naar verwachting zal dan de taak van het feitelijk aanbesteden worden belegd bij de Inkoopuitvoeringscentra (IUC s), dit als ondersteuning van de categoriemanagers. De kwaliteit wordt geborgd door het toepassen van specifiek contractmanagement, met onder meer een langere contractduur en hoge boetes. Verder zal inhoud worden gegeven aan de Code Verantwoordelijk Marktgedrag, waarin de direct betrokkenen in de schoonmaaksector afspraken hebben gemaakt over de kwaliteit van dienstverlening schoonmaak en strikte naleving van gemaakte afspraken. Hierbij moet worden aangetekend dat de verwachte werking van de code in de praktijk nog moet worden aangetoond. 2 De geschatte besparing geldt onder gelijkblijvende omstandigheden. De opbrengst van de besparing, zowel voor de contractwaarde als de contractkosten, is reeds verdisconteerd in de departementale taakstellingen op de bedrijfsvoering. 4

5 Voor de positie van het MKB is het advies om de perceelgrootte aan een maximum te binden van 2,5 mln. Het is evenwel aan de bestuurder zelf om hierover een beslissing te nemen, omdat het hier om een organisatorische en een politieke keuze gaat. Zo kan worden gekozen voor Maincontracting (= een geïntegreerde aanbesteding van meerdere diensten tegelijk, bijvoorbeeld schoonmaak, beveiliging en catering). In dat geval is de genoemde perceelgrootte niet realistisch. MKB bedrijven kunnen zichzelf beter op de markt zetten als zij met elkaar combinaties vormen en daarmee inschrijven. Dat komt binnen de schoonmaaksector al voor, maar nog te weinig. Wellicht kan het Rijk aan deze ontwikkeling bijdragen door, met het oog op een gezonde concurrentie, dit type samenwerking tussen MKB bedrijven te stimuleren Besluiten Vanuit bovenstaand perspectief worden de volgende besluiten voorgelegd 3 : Nr. Onderwerp Besluit Effect 1 Samen Schoonmaak wordt door het Rijk uitbesteed. Nieuwe rijksaanbestedingen worden gedaan door de clusters van rijksonderdelen als aangegeven in bijlage 2 van het Besparing van 25% op de contractkosten door vraagbundeling. categorieplan. 2 Samen De categoriemanager schoonmaak heeft de regie over de nieuwe aanbestedingen 4, zorgt voor de afstemming van de rijksbrede behoeftestelling, is verantwoordelijk voor de inkoopstrategie en het (strategisch) LCM. Besparing op contractkosten door bundeling van kennis en expertise (zie 1.) 3 Slim Resultaatgericht aanbesteden, dus functioneel specificeren. Minimale contractduur van 6 jaar met hoge Besparing van 10 mln. op contractwaarde. bonus/malus. 4 Slim Toepassen specifiek LCM Schoonmaak conform de kanskaarten 19 en 20 (pag. 23) en naleving van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag in de contractrelaties met Borging kwaliteit schoonmaak en toename klanttevredenheid schoonmaakbedrijven. Kwaliteit schoonmaak wordt gemeten door onafhankelijk bureau. 5 Sociaal Keuze voor de economisch en maatschappelijk meest voordelige inschrijving (EMMVI) om zo te komen tot een voorbeeldige toepassing van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag. In principe opname in aanbestedingen van dagschoonmaak en milieu in de vorm van gunningcriteria. Borging positie MKB door maximumwaarde per perceel ( 2,5 mln.) 5. Rijk toont zich goed opdrachtgever en draagt bij aan kabinetsbeleid. Mogelijke meerkosten door EMMVI. 3 De geschatte opbrengsten zijn een extrapolatie voor de totale rijksuitgaven op basis van recente aanbestedingen. De opbrengsten zijn het gevolg van een nieuwe werkwijze (vooral resultaatgericht werken), een afname van het aantal vierkante meters (concentratie rijkshuisvesting) en een vermindering van de contractkosten door minder leveranciers. 4 Regie houdt ook in dat de categoriemanager een initiërende en coördinerende rol vervult voor alle politiek bestuurlijke aspecten, die zijn verbonden aan de rijksaanbestedingen schoonmaak. Het feitelijk aanbesteden wordt vooralsnog overgelaten aan de rijksorganisaties, hangende de besluitvorming over de Compacte Rijksoverheid. Dan komt deze taak bij de IUC s terecht, die daarmee de categoriemanagers ondersteunen. 5 De maximumwaarde per perceel is gebaseerd op de Nederlandse norm voor het MKB (MKB bedrijf heeft minder dan 100 medewerkers). Het maximum is niet van toepassing in het geval van Maincontracting. 5

6 Vooruitblik Met bovenstaande besluiten wordt voor categoriemanagement schoonmaak in 2015 een dekkingsgraad van 100 % gerealiseerd. Voor de periode daarna zal worden bezien of aanpassingen in het nu voorliggende categorieplan nodig en wenselijk zijn. In het najaar van 2011 worden drie nieuwe rijksaanbestedingen schoonmaak via Categoriemanagement Schoonmaak opgestart. Voor de departementen BZK, Justitie en OCW, voor Rijkswaterstaat en voor de Raad van de Rechtspraak. 6

7 1. Inleiding De rijksoverheid is het aan de belastingbetaler verplicht om de rijksdienst zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten en het belastinggeld zo zuinig mogelijk uit te geven. Vanuit dit perspectief is het doel van de rijksoverheid om de inkoopfunctie steeds verder professionaliseren. De departementen werken daartoe op een aantal inkoopterreinen al jaren nauw samen. Daarbij was primair het streven om zoveel mogelijk gezamenlijk in te kopen tegen een zo laag mogelijke prijs. De opbrengsten waren nodig om te taakstelling op de inkoop in te vullen (PIT, Project Inkoop Taakstelling). De politieke doelstelling is om de rijksoverheid nog kleiner en beter te maken. Voor de rijksinkoop wordt daartoe categoriemanagement ingevoerd, waarbij voor een categorie één departement de inkoop verzorgt voor alle andere departementen. Op deze wijze worden de taken over de departementen heen efficiënt verdeeld en krijgt het departement, dat de categorie op zich heeft genomen, de kans zichzelf te specialiseren. Met de opgebouwde kennis en expertise kan samen slim worden ingekocht, waardoor de kwaliteit kan worden verbeterd en de kansen voor verdere kostenbesparing kunnen worden benut. Door de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksoverheid (ICBR) is september 2008 het kader voor categoriemanagement vastgesteld met de definities, uitgangspunten en taakverdeling rond categoriemanagement. De taken voor de categoriemanager omvatten de rijksbrede behoeftestelling, de aanbesteding en het leveranciers- en contractmanagement. De uitvoering op operationeel niveau is aan de departementen zelf. Het kader voor categoriemanager wordt herijkt bij de uitwerking van de voorgenomen centralisering van de bedrijfsvoering in het regeerakkoord Rutte I (Compacte Rijksoverheid). Op basis van een voorstudierapport, heeft de ICBR op 27 oktober 2009 besloten om categoriemanagement voor schoonmaak in te voeren en de verantwoordelijkheid daarvoor te beleggen bij het ministerie van OCW. De psg/ocw, Marjolein Jansen, heeft vervolgens een implementatieplan laten opstellen dat in september 2010 door haar is vastgesteld. Dit plan regelt de formatie en de werkwijze voor de categoriemanager en contractmanager. April 2011 is Peter Specker benoemd tot Categoriemanager Schoonmaak Rijk en per 1 september 2011 is Rob Koning aangesteld als Contractmanager Schoonmaak Rijk. Het Categorieplan Schoonmaak is een strategisch document dat richting geeft aan de verdere ontwikkeling van de categorie schoonmaak binnen de rijksoverheid. Het doel van het plan is om de rijksaanbestedingen voor schoonmaak vanuit één perspectief in de markt te zetten, waarbij alle kansen worden benut om tot de economisch en maatschappelijk meest voordelige inschrijving (EMMVI) te komen. Om vervolgens tijdens de contractduur deze inschrijving optimaal te benutten. Categoriemanagement gaat over de hele levenscyclus van een product of dienst. De doelgroep van het categorieplan is daardoor een grote verzameling van functies, die direct of indirect zijn betrokken bij de rijksaanbesteding, het contractmanagement en de evaluatie. En natuurlijk de klant zelf, want daar doen we het allemaal voor. Het Categorieplan Schoonmaak wordt 11 oktober 2011 besproken en vastgesteld in een gecombineerde zitting van de interdepartementale commissies Inkoop en Aanbesteden en Faciliteiten en Huisvesting (het ICIA en ICFH). Daarna is de Categoriemanager Schoonmaak Rijk aan zet om de nieuwe rijksaanbestedingen voor schoonmaak in de markt te zetten, het contractmanagement te organiseren en de contracten te evalueren. Dat doet hij niet alleen, maar samen met de contractmanager en in nauwe samenwerking met alle betrokkenen. 7

8 2. Categoriemanagement Algemeen Het doel van categoriemanagement is om als Rijk samen slim in te kopen door bij nieuwe rijksaanbestedingen alle beschikbare kennis en expertise binnen de rijksoverheid te benutten om tot een gezamenlijke aanpak te komen en daarbij alle kansen te benutten om de maatschappelijk meest voordelige uitkomst te krijgen. Om vervolgens tijdens de contractduur deze inschrijving optimaal te benutten. Categoriemanagement gaat dus over de gehele levenscyclus van een product of dienst en omvat: een rijksbrede aanbestedingstrategie voor de verwerving van een product of dienst; strategisch contract- en leveranciersmanagement, waarbij het doorontwikkelen van de dienstverlening op basis van de marktontwikkelingen centraal staat; de evaluatie van de lopende contracten en het bepalen van de consequenties daarvan voor de aanbestedingsstrategie. De positionering en de taken voor de categoriemanager zijn beschreven in de Kadernotitie Compacte Rijksinkoop. De bestuurlijke verhoudingen waarbinnen geopereerd wordt zijn vastgelegd in het Kader voor Categoriemanagement. De categorieën wijken sterk van elkaar af, zowel naar inhoud als naar de mate waarin categoriemanagement rijksbreed is ingevoerd. De positionering van de categoriemanager zal daarom bij de verdere uitwerking van de compacte rijksoverheid worden gekoppeld aan de aard van de categorie. Reikwijdte Categoriemanagement Categoriemanagement is ingericht voor de rijksoverheid. Het Rijk bestaat uit ministeries, buitendiensten en agentschappen. In totaal zijn voor het Rijk 350 inkooppunten geteld. Inkooppunten zijn: afdelingen en functionarissen bij de rijksoverheid, die daadwerkelijk betrokken zijn bij het inkopen. Met de compacte rijksoverheid zal het aantal inkooppunten de komende jaren worden gebundeld in Inkoop Uitvoeringscentra s (IUC s). Een IUC moet aan een aantal criteria voldoen zoals een inkoopvolume van 40 miljoen en minimaal 20 aanbestedingen per jaar. Het aantal inkooppunten zal daardoor afnemen van 350 tot enkele tientallen. Het doel van Categoriemanagement Schoonmaak is om alle rijksaanbestedingen schoonmaak vanuit één strategie aan te sturen. Deze rijksbrede aanbestedingsstrategie kan ook van nut zijn voor de lagere overheden (Provincies, Gemeentes), de zelfstandige bestuursorganen, Hoge Colleges van Staat en andere aan de overheid gelieerde organisaties (bijvoorbeeld universiteiten, academische ziekenhuizen). Deze worden via diverse communicatiekanalen (onder andere PIANOo) en op verzoek geïnformeerd. Maar dit heeft geen prioriteit en deze instellingen worden niet actief benaderd. Klantenraad Categorie Schoonmaak Voor de communicatie met de rijksorganisaties is de klantenraad het belangrijkste instrument. De klantenraad is een structureel overleg van gemandateerde departementale vertegenwoordigers, die communiceert met de categoriemanager over aspecten op strategisch en tactisch niveau. Dit in tegenstelling tot een aanbestedingsteam wat wordt ingericht op het moment dat een rijksaanbesteding schoonmaak moet worden opgestart. Zo kan in de klantenraad discussie plaatsvinden over het sourcingsvraagstuk: welke rijksorganisaties gaan samen aanbesteden, wat is/wordt de visie op schoonmaak, doen we aan Maincontracting enzovoorts. Bij dit soort vraagstukken is de interdepartementale commissie voor Faciliteiten en Huisvesting (ICFH) uiteraard het besluitvormende orgaan. De vertegenwoordigers in de klantenraad zijn dan ook voorgedragen door de leden van de ICFH. Verder zal de categoriemanager, na overleg met de klantenraad besluiten over het al dan niet instellen van een gebruikersoverleg = overleg waarin onder andere de contracten en de dienstverlening schoonmaak periodiek worden geëvalueerd. Zie Bijlage 1 voor de taken en de samenstelling van de Klantenraad Categorie Schoonmaak. 8

9 Het doel van categoriemanagement is om de rijksaanbestedingen vanuit één perspectief in de markt te zetten waarbij alle kansen worden benut om tot de meest voordelige uitkomst te komen. Bij het onderzoek naar de mogelijkheden om dit doel te bereiken is het van belang om kennis te verzamelen over de ontwikkelingen binnen de rijksoverheid en binnen het bedrijfsleven. 2.A: Ontwikkelingen binnen de rijksoverheid De politieke doelstelling is om de rijksoverheid kleiner en effectiever te maken. Het regeerakkoord Rutte I geeft een nieuwe impuls aan de verdere centralisering van de bedrijfsvoering binnen de rijksoverheid. Het aantal departementen is teruggebracht van 13 naar 11, het aantal inkooppunten wordt door bundeling in IUC s sterk gereduceerd, de huisvesting wordt sterk geconcentreerd en er komt één facilitair bedrijf voor de kerndepartementen onder de naam FM Haaglanden. De wijzigingen in de bestuurlijke structuur en de afname van het aantal locaties hebben een directe invloed op de behoefte aan dienstverlening en de mogelijkheden tot vraagbundeling. Taakstelling Rijk De taakstelling voor de rijksoverheid, zowel voor de programmakosten als voor de apparaatskosten, is een stevige. De komende jaren zal mede via categoriemanagement moeten worden gekomen tot een substantiële kostenbesparing en een aanwijsbare afname van het personeel dat is gemoeid met het aanbesteden en het managen van het contract. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen De tendens binnen de rijksoverheid is om maatschappelijke doelstellingen te koppelen aan de rijksinkoop. Zo dient de rijksinkoop 100% duurzaam te zijn en heeft het kabinet in april 2011 besloten om 5% Social Return (= inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt) verplicht te stellen voor grotere aanbestedingen van de overheid. De Chief Procurement Officer (CPO) van het Rijk heeft december 2010 het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en Ondernemen ondertekend, waarin de ondertekenaars zich voornemen om sociaal en milieuvriendelijk aan te besteden (zie ook paragraaf 2.B). Het Concern Rijk Het Rijk wil zowel intern als extern meer opereren als één concern. Intern door verschillen tussen de departementen weg te nemen via harmonisatie van de processen en standaardisatie van de producten. Extern door voor burgers en bedrijven een enkel aanspreekpunt in te richten. Om dit allemaal mogelijk te maken worden elektronische hulpmiddelen ontwikkeld en ingezet. Het gaat hier om een groot aantal projecten, zoals de rijkswerkplek, het rijkslogo, het rijkscontractenregister, DigInkoop en Tenderned. Al deze projecten hebben een ingrijpende invloed op de bedrijfsvoering van de rijksoverheid en de contacten tussen de rijksoverheid met de burgers en bedrijven. Innovatie Het Rijk hecht veel belang aan innovatie. Innovatie is noodzakelijk voor de economische groei op de lange termijn. Daarom is het nodig dat het Nederlandse bedrijfsleven blijft innoveren en om dit proces te steunen stelt het Rijk extra geld beschikbaar voor het stimuleren van innovaties. Voor kleine innovaties zijn er belastingvoordelen zoals de investeringsaftrek. Voor grotere innovaties kunnen ondernemers die van de overheid extra ondersteuning wensen aankloppen bij speciaal voor hen opgerichte instanties zoals het Innovatieplatform. 9

10 MKB Ondernemers en bedrijven, vooral het MKB, worden meer ondersteund bij hun contacten met de overheid. In het regeerakkoord Rutte I is opgenomen dat ondernemers voor al hun overheidszaken terecht kunnen bij één loket, een Ondernemersplein. Specifiek voor het MKB beoogt het nieuwe kabinet dat het MKB een betere toegang tot en meer kansen krijgt bij aanbestedingen door de overheid. Cluster- en raamcontracten worden teruggedrongen, de omzeteis gaat omlaag en de erkenning van een MKB bedrijf, dat met succes een aanbestedingsprocedure heeft doorstaan, wordt voor meerdere jaren geregeld. Europese aanbestedingswet Het ministerie van EL&I werkt momenteel aan een nieuwe Aanbestedingswet. Op 28 maart 2011 is de Nota van Wijzigingen op de Aanbestedingswet naar de Tweede Kamer gezonden. Beoogd wordt een duidelijk en eenvormig kader te bieden voor aanbesteden. De wijzigingen zijn erop gericht dat de overheid op een transparante en effectieve manier inkoopt tegen de beste prijs-kwaliteitverhouding. Daarbij is het belangrijk dat ondernemers een goede en eerlijke kans maken op een opdracht. De wijzigingen betreffen onder meer dat de keuze voor de te volgen procedure, het clusteren van opdrachten, de selectie van leveranciers en voorwaarden van de overeenkomst op objectieve gronden moeten plaatsvinden en desgevraagd moeten worden toegelicht. 2.B: Ontwikkelingen binnen het bedrijfsleven Het economische klimaat is in 2010 verslechterd. Voor 2011 is sprake van een lichte verbetering van het economische klimaat. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Chief Procurement Officers (CPOs) van in totaal 17 private en publieke bedrijven, verenigd binnen de NEVI, hebben hun streven om duurzaam inkoopmanagement te verankeren op 2 december 2010 vastgelegd in het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en Ondernemen (MVIO). Ondertekenaars van het MVIO willen een impuls geven aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen door zelf Maatschappelijk Verantwoord Inkopen te garanderen en dus milieu -en sociale overwegingen een (grotere) rol te laten spelen in hun productkeuze. In vijf jaar tijd zullen milieu -en sociale criteria, naast economische criteria, als vanzelfsprekend worden meegewogen in de keuze voor bepaalde producten en/of diensten. Begin 2011 heeft NEVI een Denktank MVIO ingesteld die als doel heeft diverse activiteiten rondom MVIO en duurzaam inkopen te ontwikkelen, te coördineren en te borgen. Innovatie Uit onderzoek van de Erasmus Universiteit onder bedrijven, dat onlangs in Rotterdam werd gepresenteerd, blijkt dat Nederlandse bedrijven steeds minder omzet halen uit nieuwe producten en diensten. Vergeleken met het jaar ervoor ontwikkelden bedrijven in 2010 vijf procent minder nieuw aanbod. Daardoor kwam er bijna 3% minder omzet uit nieuwe producten en diensten. Hoewel de Nederlandse economie het voor groei moet hebben van innovatie, is er in de afgelopen vijf jaar niet zo weinig aandacht voor innovatie geweest als op dit moment. Eén van de conclusies uit het onderzoek is, dat ook het innovatieprogramma van de overheid daar weinig verandering in zal brengen. 10

11 MKB Tevredenheid, maar ook zorg. Zo denken MKB-Nederland en VNO-NCW over het regeerakkoord Rutte I. Tevredenheid is er over de nadruk op de economie. Zorgen maken de werkgevers zich over de politieke instabiliteit en de gevolgen daarvan voor de export. Het MKB vindt dat zij te weinig toegang heeft tot de aanbestedingen vanuit de overheid en wil dat het Rijk via aanvullingen op de Europese aanbestedingswet de kansen voor het MKB op het verkrijgen van overheidsopdrachten vergroot. Maincontracting Bij Maincontracting wordt de uitvraag naar facilitaire dienstverlening gecombineerd of geïntegreerd. Bijvoorbeeld door de dienstverlening voor schoonmaak te koppelen aan de dienstverlening voor beveiliging en catering. Daarbij ligt de aansturing van diensten minder bij de facilitair manager van de opdrachtgever en meer bij die van de aanbieder. Een toenemend aantal bedrijven specialiseert zich in het aanbieden van integrale facilitaire dienstverlening vanuit de gedachte dat organisaties onder druk van kostenefficiency steeds vaker voor deze aanbestedingsvorm zullen kiezen. 11

12 3. Categoriemanagement Schoonmaak In dit hoofdstuk wordt categoriemanagement voor de rijksoverheid omgezet naar Categoriemanagement Schoonmaak Rijk. Daartoe is het eerst nodig om de categorie schoonmaak af te bakenen en de reikwijdte van het Rijk nader te preciseren. 3. A: Afbakening categoriemanagement Schoonmaak De definitie van een categorie is: Het geheel van onderling logisch samenhangende goederen en/of diensten, dat zich leent om als geheel te worden gemanaged en als zodanig (formeel) is benoemd. De categorie Schoonmaak betreft schoonmaakwerkzaamheden die door een schoonmaakbedrijf worden uitgevoerd in kantoorgebouwen en omvat: 1. Algemene schoonmaak: het dagelijks uitvoeren van reguliere schoonmaakwerkzaamheden 2. Specifieke schoonmaak: op afroep reinigen van specifieke ruimtes 3. Glasbewassing: het reinigen van ramen door een glazenwasser (binnen en buiten?) 4. Sanitaire voorzieningen: het leveren van sanitaire artikelen 5. Ongediertebestrijding: het nemen van preventieve maatregelen tegen ongedierte. In de voorstudie was ook afvalverwerking onderdeel van de afbakening van de categorie schoonmaak. Dat is nu niet meer zo. Door de Portfoliomanager Facilitair is het voorstel van de Categoriemanager Schoonmaak overgenomen om te kijken of afvalverwerking als aparte categorie kan worden opgepakt. Achtergrond van dit voorstel is dat specifieke kennis en expertise nodig is om de keten van het ontstaan, verwijdering en verwerking van het afval te doorgronden en rijksbreed op een slimmere manier samen aan te besteden. Dat komt in de praktijk ook tot uiting in het feit dat afvalverwerking, los van schoonmaak, apart wordt aanbesteed bij daarin gespecialiseerde bedrijven. 3.B: Reikwijdte Categoriemanagement Schoonmaak De reikwijdte voor het Categoriemanagement Schoonmaak bestaat uit de doorvertaling van de reikwijdte van de rijksoverheid (zie hoofdstuk 2) naar de schoonmaakcontracten per onderdeel van de rijksdienst. Hiervoor is gebruik gemaakt van een inventarisatie van de onderdelen van de rijksdienst door de Portfoliomanager Facilitair en een gerichte uitvraag van de Categoriemanager Schoonmaak aan de Coördinerend Directeuren Inkoop (CDI s) over de onder hun beheer vallende schoonmaakcontracten. Zie Bijlage 2 voor het volledige overzicht. Bij de notities voor de Compacte Rijksoverheid wordt uitgegaan van 350 inkooppunten voor het Rijk. Dit totaal is aanmerkelijk groter dan de uitkomst van de inventarisatie (131). Dat komt omdat die 131 dienstonderdelen de titel van Aanbestedende Dienst hebben. De overige inkooppunten hebben die bevoegdheid niet, maar kopen wel in (voor uitgaven beneden de aanbestedingsgrens). In dit categorieplan wordt uitgegaan van de eerste inventarisatie van de Portfoliomanager Facilitair. Als deze in de komende tijd nog wordt gemuteerd, dan zal ook Categoriemanagement Schoonmaak gebruik maken van de definitief door ICFH en ICIA vastgestelde lijst. 12

13 3. C: De Schoonmaaksector De schoonmaaksector is in Nederland een belangrijke economische factor. De totale bruto omzet van de reiniging van gebouwen en transportmiddelen in Nederland bedraagt meer dan 4 miljard euro. Dat is bijna één procent van het Bruto Binnenlands product van Nederland. Tweederde van de bedrijfslasten bestaat uit personeelskosten. De sector bestaat in 2010 uit: Ruim 6800 bedrijven gericht op het reinigen van gebouwen, 775 bedrijven gericht op het reinigen van transportmiddelen en overige reiniging en 1200 bedrijven gericht op de overige afwerking van gebouwen. Van al deze 8775 bedrijven behoren er ruim 2400 tot de glazenwasserbranche. Daarmee maakt de schoonmaakbranche 1% uit van het totale Nederlandse bedrijvenbestand. In de schoonmaakbranche zijn ongeveer banen. Als ook het schoonmaakwerk, dat bedrijven in eigen beheer uitvoeren, wordt meegeteld, dan gaat het om ruim banen. De schoonmaakmarkt is voor veel mensen met minder kansen een entree tot de arbeidsmarkt. Je kunt - ook als allochtoon - relatief snel een baan vinden, er is ruimte voor opleidingen, je kan in deeltijd aan de slag en er zijn doorgroeimogelijkheden in het management of je kunt een eigen bedrijfje beginnen. Het personeelsbestand heeft de volgende specifieke kenmerken: Tabel 1: kenmerken personeelsbestand in de schoonmaaksector Naar geslacht Man Vrouw Naar herkomst Autochtoon Allochtoon Naar opleidingsniveau Basisonderwijs, VMBO HAVO, VWO, MBO HBO, WO Onbekend Naar omvang van het 0 11 uur arbeidscontract uur 24 uur of meer 32% 68% 54% 46% 66% 28% 3% 2% 27% 30% 43% Schoonmaak- en glazenwasserbedrijven houden zich voornamelijk bezig met de schoonmaak van gebouwen (bijvoorbeeld kantoorpanden en onderwijsgebouwen), glazenwassen, gevelreiniging, calamiteitenschoonmaak, reiniging in de levensmiddelenindustrie en reiniging van transportmiddelen (onder andere bussen en treinen). De Ondernemersorganisatie Schoonmaak en Bedrijfsdiensten (OSB) behartigt de belangen van de schoonmaak- en glazenwasserbranche in Nederland. De schoonmaakmarkt is verzadigd en de laatste jaren neemt de omvang van de schoonmaakbranche ook af. Gecorrigeerd voor prijsstijgingen en inflatie kromp de sector in 2009 met 1,25% en in 2010 met 1,5%. Zolang de markt voor schoonmaakbedrijven niet groeit, zal de concurrentie tussen de bedrijven verder toenemen. In economische termen is sprake van een verdringingsmarkt. Een markt, die wordt gekenmerkt door prijsverlagingen en overnames. Als gevolg hiervan is sprake van een verschuiving van de omzet naar de grotere bedrijven. Zo boekten de vijf grootste bedrijven in 2010 een omzetstijging van 8 % (100 mln.), ten 13

14 koste van het midden- en kleinbedrijf (MKB). Dit laat onverlet, dat het merendeel van de omzet (56%) in de schoonmaakbranche wordt gegenereerd door kleine tot zeer kleine bedrijven. Tabel 2: bedrijvenbestand 2010 in de schoonmaaksector (bron: Service management, maart 2011) Schoonmaakbedrijven Omzet Aantal medewerkers The Big Five 1,3 miljard ISS 329 miljoen Asito 268 miljoen CSU 248 miljoen Vebego (Hago) 245 miljoen GOM 170 miljoen De Middenmoot (42 bedrijven) 0,6 miljard Grootste (Dolmans groep) 74 miljoen Kleinste (HV Schoonmaak) 5 miljoen 150 De Kleine (8718 bedrijven) 2,4 miljard Van 150 tot 1 Naast de toegenomen concurrentie in de schoonmaaksector, is ook sprake van Maincontracting. De meeste schoonmaakbedrijven zijn niet in staat om op Maincontracting in te schrijven, wat de concurrentie beperkt. Maar er zijn voldoende aanbieders voor een gezonde concurrentie in de markt. Van acht bedrijven is bekend dat zij Maincontracting kunnen aanbieden, waaronder ISS en Facilicom. Een vergaande vorm van Maincontracting is publiek private samenwerking (PPS), waarbij het geheel van facilitaire dienstverlening voor een zeer lange periode (15 25 jaar) in één keer wordt uitbesteed. PPS wordt gebruikt bij nieuwbouw van (kantoor-) panden. De facilitaire voorziening voor het hoofdgebouw van het ministerie van Financiën is op deze wijze georganiseerd, waarbij SAFIRE (= samen financiën renoveren) is ingehuurd om namens Financiën de aanbestedingen facilitair in de markt te zetten. Ook voor de nieuwbouw van het pand in Groningen, waarin DUO en het regiokantoor van de Belastingdienst recent zijn gehuisvest, is voor PPS gekozen. Inhoudelijk is er een tendens naar dagschoonmaak, naar resultaatgericht aanbesteden en meer aandacht voor het opleiden van het schoonmaakpersoneel. Dagschoonmaak wordt als socialer gezien dan de avondschoonmaak. Dat is al jaren de heersende opvatting, maar toch werd vaak voor avondschoonmaak gekozen om de dagelijkse werkprocessen niet te verstoren. Het besef groeit dat het met de verstoring wel meevalt en dat overdag schoonmaken ook leidt tot een beter begrip tussen de klant en de schoonmaker. Resultaatgericht aanbesteden is populair, omdat hiermee tot een substantiële besparing van de schoonmaakkosten kan worden gekomen en dikke bestekken niet langer nodig zijn. De toegenomen aandacht voor het opleiden van het schoonmaakpersoneel richt zich, naast het leren van de Nederlandse taal, op het vergroten van het vakmanschap van de schoonmaker. Binnen de schoonmaaksector is een toenemende onvrede met de aanbestedingen. De opdrachtgevers hebben weinig vertrouwen in de schoonmaakbedrijven die op hun beurt klagen dat de opdrachtgevers te weinig geld over hebben voor een kwalitatief goede schoonmaak. De aanbestedingen worden overwegend op prijs gegund, waarbij de contractduur steeds korter wordt. Dit lokt strategisch inschrijven door het bedrijf uit, 14

15 waarbij te lage prijzen worden geboden, om vervolgens na het sluiten van het contract de overeengekomen kwaliteit niet te leveren of voortdurend meerwerk te declareren. Samen zijn de opdrachtgevers en de schoonmaakbedrijven ontevreden over het gedrag van de makelaars die voor beide partijen werken en daarvan profiteren. En zij vinden elkaar in de kritiek op de Europese aanbestedingswet, die tot hoge contractkosten leidt en het MKB te weinig kansen biedt. De meeste kritiek komt van de kant van de vakbonden. Zij stellen dat de schoonmakers de dupe zijn van de neerwaartse prijsspiraal in de schoonmaakmarkt. Schoonmakers moeten te hard werken, voor een te laag loon en worden zonder respect behandeld. Dit heeft vorig jaar geleid tot de langste stakingen in Nederland sinds In totaal werd 9 weken gestaakt, waarbij in de diverse media ruim aandacht werd besteed aan de positie van het schoonmakend personeel. Door de vakbonden werden niet alleen de werkgevers aangesproken op hun gedrag, maar ook de opdrachtgevers, omdat zij bij de inkoop van schoonmaak alleen maar letten op de laagste prijs. De problematiek in de schoonmaaksector leidde tot politieke aandacht. Op initiatief van de Socialistische Partij werd een hoorzitting in de Tweede Kamer georganiseerd en in het overleg tussen de Kamer en de minister van SZW staat sindsdien het thema Goed Opdrachtgeverschap prominent op de agenda. Ook bij incidenten in de sector worden Kamerleden actief benaderd, die op hun beurt de minister aanspreken. Zoals bij het nieuwe schoonmaakcontract dat door DUO en de Belastingdienst voor het nieuwe pand in Groningen werd afgesloten. Doordat sprake was van nieuwbouw hoefde het personeel van de vorige dienstverlener niet te worden overgenomen. Na protesten werd alsnog een deel van het personeel door de nieuwe dienstverlener in dienst genomen. Om tot een oplossing te komen van de problematiek in de schoonmaakmarkt zijn meerdere initiatieven ondernomen. Zo heeft het expertisecentrum Professioneel en Innovatief Aanbesteden, Netwerk voor Overheidsopdrachtgevers (PIANOo) marktontmoetingen tussen schoonmaakbedrijven, overheden, intermediairs en belangenorganisaties georganiseerd. In deze ontmoetingen zijn ideeën uitgewisseld om tot een dienstverlening te komen met een goede balans tussen kosten en kwaliteit. Voor het nieuwe criteriadocument Duurzaam Inkopen werd een maatschappelijke werkgroep ingesteld met vertegenwoordigers uit de sector. De Categoriemanager Schoonmaak is voorzitter van deze werkgroep die het concept van het nieuwe document, na consultatie van de markt, heeft ingediend bij het ministerie I&M. Rode draad bij veel van de initiatieven is het geven van meer vrijheid aan het schoonmaakbedrijf om zelf te bepalen hoe de gevraagde werkzaamheden het beste kunnen worden uitgevoerd. Hierbij bepaalt de opdrachtgever wat de doelstellingen zijn en vraagt vervolgens aan het schoonmaakbedrijf om een plan hoe de doelstellingen het beste kunnen worden bereikt. Hierbij wordt zo vroeg mogelijk de dialoog met de markt aangegaan en een beroep gedaan op de kennis en expertise in de markt. Samen worden de criteria bepaald waarop de inschrijving en de uitvoering worden beoordeeld. De vernieuwde samenwerking is gebaat bij een duurzame relatie tussen de opdrachtgever en de dienstverlener. Vanuit dit perspectief is het streven om een langer lopend contract af te sluiten. De schoonmakers hebben met de werkgevers in juli 2010 een nieuwe CAO afgesloten voor met een meer dan gemiddelde loonsverhoging. De CAO is door de minister SZW algemeen verbindend verklaard. Nadat de CAO was afgesloten, is de Commissie Goed Opdrachtgeverschap ingesteld, bestaande uit publieke en private opdrachtgevers, werkgevers, werknemers en makelaars. De commissie heeft een Code Verantwoordelijk Marktgedrag opgesteld, die op 21 juni 2011 door een groot aantal organisaties, 15

16 bedrijven, vakbonden en de rijksoverheid is ondertekend. In de code wordt zowel het gemeenschappelijk kader, als wat elk der partijen vanuit de eigen verantwoordelijkheid op zich neemt, beschreven. Zo regelt de code onder meer dat de opdrachtgevers: bij het vaststellen van de wegingsfactoren voor de gunning, de wegingsfactor prijs in een evenwichtige en passende verhouding wordt gebracht tot de wegingsfactoren, die aan andere eisen worden gehangen ; Schoonmaakbedrijven verplichten zich onder meer om realistische prijzen te hanteren en om zoveel mogelijk een gang naar de rechter te voorkomen. De commissie is verantwoordelijk voor het implementeren en het naleven van de code en verzorgt in dat verband onder andere voorlichting, toetsing en het verspreiden van goede voorbeelden. Daarnaast staat de commissie open voor signalen, meldingen en vragen over de werking van de code in de praktijk. 3. D: Strategische keuzes (Sourcingsvraagstuk) De rijksoverheid heeft vier miljoen m2 aan kantoren in gebruik door heel Nederland, dat is 11% van het totale kantorenbestand, en de schoonmaak daarvan kost jaarlijks 100 mln. Daarmee is het Rijk één van de grotere spelers, maar zeker geen bepalende speler op de schoonmaakmarkt. Wel wordt van het Rijk een voorbeeldfunctie verwacht als het gaat om maatschappelijk verantwoord aanbesteden. Als het Rijk daaraan voldoet is het voor de schoonmaakbedrijven, naast de omvang, een extra aantrekkelijke partner. Een eerste strategische keuze is die tussen zelf doen of uitbesteden. Schoonmaak wordt door het Rijk in principe uitbesteed. Daar is niets mis mee. De rijksoverheid richt zich op haar kerntaken, waaronder rijksbeleid. Niet-kerntaken als facilitaire dienstverlening, waaronder schoonmaak, kunnen worden ondergebracht bij een daarin gespecialiseerde dienstverlener, wat vaak ook beter is. Er is voor de rijksoverheid geen grond om uitbesteding van de dienstverlening schoonmaak te heroverwegen. Schoonmaken is immers geen kerntaak van het Rijk en het beleid van de rijksoverheid is er al geruime tijd op gericht om de inzet van ambtenaren te beperken tot de kerntaken. Schoonmaak kan apart worden uitbesteed, maar ook worden gecombineerd met andere vormen van facilitaire dienstverlening zoals beveiliging en catering ( Maincontracting ). De facilitaire dienstverlening kan ook in zijn geheel worden uitbesteed, bijvoorbeeld in het geval van publiek private samenwerking (PPS). Dat vraagt van de rijksbestuurders een tweede strategische keuze, die tussen vraagbundeling en vraagspreiding. De voordelen van vraagbundeling, denk aan een lagere prijs en lagere contractkosten, zullen moeten worden afgewogen tegen de voordelen van vraagspreiding met meer concurrentie en een grotere flexibiliteit. Ook als schoonmaak apart wordt aanbesteed doet dit type keuze zich voor. Dan is de vraag of afzonderlijke aspecten van schoonmaak (glasbewassing, sanitaire voorzieningen) al dan niet in één perceel worden aanbesteed. Categoriemanagement kan de keuze tussen vraagbundeling of vraagspreiding niet maken, omdat het hier tegelijkertijd om een organisatorische en een politieke keuze gaat. Met vraagbundeling doe je met minder bedrijven zaken en dat heeft een organisatorisch voordeel en het politieke voordeel van een kleinere overheid. Met vraagspreiding heb je meer contracten nodig, maar ben je ook minder afhankelijk van de leveranciers en, wat politiek van belang is, worden de kansen voor het midden- en kleinbedrijf op het verkrijgen van een overheidsopdracht vergroot. Categoriemanagement kan wel een aanzet geven voor de te maken politiek-bestuurlijke keuzes. Op basis van de kennis van de categoriemanager over de schoonmaakmarkt, de beleidsontwikkelingen, de klantbehoeftes en meer van zulke zaken. Voorts is door de DGOBR samen met een aantal experts de Bestuurlijke 16

17 Handreiking Sourcing ontwikkeld (verschenen in augustus 2009) om de bestuurders en deskundigen binnen de rijksoverheid te faciliteren bij de ontwikkeling van hun Sourcingsstrategie. Bij keuze voor integratie van de dienstverlening voor meerdere categorieën zullen de categoriemanagers onderling moeten samenwerken om hun kennis & expertise in te brengen in het aanbestedingsproces en in een latere fase bij het contract- en leveranciersmanagement. 3. E: Vraagbundeling Categorie Schoonmaak Op basis van de beschikbare informatie over de schoonmaakcontracten per onderdeel van de rijksdienst is onderstaand een voorstel geformuleerd voor het rijksbreed aanbesteden van de schoonmaakcontracten over de onderdelen van de rijksdienst heen. Dit voorstel is gebaseerd op de volgende criteria: a. politiek-bestuurlijke overwegingen: de mogelijkheden tot vraagbundeling zijn afgestemd op de (re-) organisatie van de inkooppunten van het Rijk; b. De omvang van het schoonmaakbudget per onderdeel van de rijksdienst: als het schoonmaakbudget voldoende substantieel is (> 5 mln.) dan wordt afgezien van vraagbundeling. De toegevoegde waarde van het samen inkopen weegt dan niet op tegen de daarvoor benodigde extra tijd en energie; c. geografische nabijheid van de locaties: als de locaties van de dienstonderdelen dicht bij elkaar liggen wordt in principe gekozen voor vraagbundeling. Tabel 3: Voorstel voor het rijksbreed aanbesteden van schoonmaakcontracten (zie noot 1. en 2.) Onderdeel Rijksdienst Gezamenlijk Toegepast criterium Tijdschema aanbesteden met: Departement AZ BZK, OCW, V&J a en c Voorjaar 2012 Departement BuZA I&M, SZW, VWS a April 2015 Departement BZK AZ, OCW, V&J a en c Voorjaar 2012 Departement Defensie Geen b Najaar 2012 Departement EL&I Geen a en b Januari 2011 Departement Financiën Geen Schoonmaak via PPS Over 22 jaar aanbesteed > Belastingdienst Geen b Mei 2019 Departement I&M BuZa, SZW, VWS a April 2015 > Rijkswaterstaat Geen b Najaar 2011 Departement V&J AZ, BZK, OCW a en c Voorjaar 2012 > Raad voor de Rechtspraak Geen b Najaar 2011 > Dienst Justitiële Instellingen Geen b Medio 2012 Departement OCW AZ, BZK, Justitie a en c Voorjaar 2012 Departement SZW BuZa, I&M, VWS a April 2015 Departement VWS BuZa, I&M, SZW a April 2015 Noot 1: samen aanbesteden is niet altijd één contract met één dienstverlener. Voor de categorie schoonmaak worden meerdere contracten afgesloten en een contract kan uit meerdere percelen (= meer leveranciers) bestaan. Noot 2: Voor SZW, VWS, I&M, BuZA en de Belastingdienst zijn recent reeds contracten vanuit het perspectief van Categoriemanagement Schoonmaak afgesloten. De genoemde data betreffen hier de tweede tranche. In Bijlage 2 (overzicht schoonmaakcontracten) is voor alle organisatieonderdelen van de rijksdienst aangegeven welke combinaties de komende jaren wenselijk zijn om samen schoonmaak aan te besteden. 17

18 Categoriemanagement Schoonmaak zal dan naar verwachting in 2015 rijksbreed zijn ingevoerd. De Categoriemanager Schoonmaak zal contact opnemen met de betreffende organisatieonderdelen van het Rijk om tijdig het proces van gezamenlijk aanbesteden te starten. De nu beschikbare informatie is daarvoor niet altijd toereikend. In Bijlage 3 (model informatiebehoefte lopende contracten) is een model opgenomen met de benodigde gegevens voor de lopende contracten. Als dit model voor de huidige contracten volledig is ingevuld, is er voldoende basis om het proces van de nieuwe rijksaanbestedingen schoonmaak op te starten. Met de klantenraad zullen afspraken worden gemaakt over het vullen van het model. 3. F: Visie Categoriemanagement Schoonmaak Een effectieve bedrijfsvoering maakt dat rijksambtenaren hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Schoonmaak draagt daar aan bij door het in stand houden van een goed leef- en werkklimaat, het voorkomen van onhygiënische situaties en door het visueel schoonhouden van de ruimtes voor de representativiteit van de overheid. Schoonmaak is dienstverlening en daarmee mensenwerk. Dat maakt schoonmaak tot een complex proces, waar veel partners bij betrokken zijn en de primaire belangen niet altijd gelijk opgaan. Al die partijen hebben echter wel degelijk een collectief belang in een gezonde marktontwikkeling. Het Rijk heeft als opdrachtgever een voorbeeldfunctie om in woord en daad bij te dragen aan dit maatschappelijk belang. Het streven van Categoriemanagement Schoonmaak is om samen, slim en sociaal in te kopen. Samen houdt in dat rijksaanbestedingen schoonmaak en de daaruit resulterende schoonmaakcontracten vanuit één perspectief worden aanbesteed en gemanaged. De vraag van de aanbestedende diensten wordt gebundeld op basis van politiek-bestuurlijke keuzes. Waar de vraag niet wordt gebundeld wordt kennis & expertise met elkaar gedeeld, zodat bij nieuwe aanbestedingen kan worden geleerd van de vorige aanbestedingen. Slim betekent dat via het volgen van de ontwikkelingen binnen de overheid en de markt, het benutten van de netwerken binnen de rijksoverheid en via consultatie van de schoonmaakmarkt kennis & expertise wordt opgebouwd, vastgelegd en benut om op professionele wijze de aanbesteding in te richten en het contracten leveranciersmanagement vorm te geven. Sociaal is als de rijksaanbestedingen voor schoonmaak worden ingericht volgens de principes van duurzaam en maatschappelijk verantwoord opdrachtgeverschap. Op voorbeeldige wijze zal via Categoriemanagement Schoonmaak inhoud worden gegeven aan de Code Verantwoordelijk Marktgedrag en het Manifest Verantwoord Inkopen en Ondernemen. Categoriemanagement Schoonmaak gaat over de gehele levenscyclus van de dienstverlening schoonmaak en omvat: een rijksbrede aanbestedingstrategie voor de verwerving van de dienstverlening schoonmaak; strategisch contract- en leveranciersmanagement, waarbij het doorontwikkelen van de dienstverlening op basis van de marktontwikkelingen binnen de schoonmaaksector centraal staat; de evaluatie van de lopende contracten en het bepalen van de consequenties daarvan voor de aanbestedingsstrategie. 18

19 3. G: Aanbestedingsstrategie De dienstverlening schoonmaak is mensenwerk. Dit houdt in dat het Rijk zich zorgvuldig en sociaal betrokken opstelt. Zorgvuldig door onder andere de gunning te baseren op een evenwichtige en passende verhouding tussen de wegingsfactoren voor prijs, kwaliteit en maatschappelijke doelstellingen. Sociaal betrokken door haar verantwoordelijkheid te nemen voor de (borging van) de positie van de schoonmakers en bedrijven uit te dagen te komen met innovatieve oplossingen voor verbetering van de dienstverlening. Vanuit dit perspectief is het streven om te komen tot de economisch en maatschappelijk meest voordelige inschrijving (EMMVI) = een evenwichtige en passende verhouding tussen de wegingsfactoren bij gunning voor prijs, kwaliteit en de bijdrage aan de realisatie van maatschappelijke doelstellingen. De aanbestedingsstrategie schoonmaak richt zich op het benutten van alle mogelijkheden om tot de EMMVI te komen (= kanskaarten). Kanskaarten zijn er voor de prijs, de kwaliteit en voor de maatschappelijke doelstellingen. Hierbij moet worden bedacht dat de aanbestedingsstrategie een direct effect heeft op de mogelijkheden om het leveranciers- en contractmanagement (LCM) vorm te geven en daarmee op de mogelijkheden om de contractkosten te managen. Wordt bijvoorbeeld gekozen voor meerdere percelen om het MKB meer kansen te bieden, dan krijg je automatisch meer contracten en dus hogere contractkosten. Bij het aanbesteden zullen dus de effecten op het LCM en de organisatiekosten mee moeten worden gewogen bij de te maken keuzes. Kanskaarten Categoriemanagement Schoonmaak Op basis van de kennis & expertise over de schoonmaaksector, de visie op Categoriemanagement Schoonmaak en de aanbestedingsstrategie zijn de volgende kanskaarten herkend, waaronder ook alle kanskaarten uit de voorstudie. A: Kanskaarten voor Maatschappelijk Verantwoord Aanbesteden 1: 5% Social Return: Het kabinet heeft in april 2011 aan de Tweede Kamer een beleidsbrief gezonden met de strekking dat Social Return voortaan bij alle overheidsaanbestedingen groter dan in principe zal worden toegepast. Hierbij is 5% een gangbaar criterium. Voor grotere aanbestedingen wordt Social Return als gunningcriterium meegenomen (> 1 mln.) en voor kleinere als eis 6. 2: Milieu meenemen in de gunning: Een maatschappelijk werkgroep heeft een nieuw criteriadocument Duurzaam Inkopen voor de schoonmaaksector opgesteld, waarin eisen en wensen zijn opgenomen voor overheidsinkopers om op milieu- en sociaal gebied verantwoord aan te besteden. Dit document is in maart 2011 aangeboden aan de projectdirectie Duurzaam Inkopen van het ministerie van I&M. Het beleid voor duurzaam inkopen wordt nu herijkt op basis van het advies van MVO, NCW, NEVI en de Groene Zaak. Met het nieuwe criteriadocument is al vooruitgelopen op dit advies door extra aandacht voor de dialoog met het bedrijfsleven en de benodigde investering in professionaliteit van de overheidsinkopers. Voor grotere aanbestedingen (> 1 mln.) wordt Milieu als gunningcriterium meegenomen; 3: Goed Opdrachtgeverschap tonen: De Commissie Goed Opdrachtgeverschap heeft in mei 2011 de Code Verantwoordelijk Marktgedrag aangeboden aan minister Kamp van SZW. De code is op 21 juni 2011 door de sleutelfiguren in de schoonmaaksector ondertekend. Via de code wordt bevorderd dat de principes 6 De 5% kan aan meerdere totalen worden gekoppeld, zoals aan de totale contractwaarde of aan het totaal aantal werknemers dat door het schoonmaakbedrijf wordt ingezet bij de opdracht. Vanuit theoretisch perspectief kan de 5% het beste worden gekoppeld aan het aantal ingezette schoonmaakuren (dus geen overhead). Dat kan lastig te controleren zijn en het is dan dus zaak om hierover met het schoonmaakbedrijf sluitende afspraken over te maken. 19