Nota van inlichtingen offerteaanvraag Kennisbank Biobased bouwen 10 september 2014

Transcriptie

1 Nota van inlichtingen offerteaanvraag Kennisbank Biobased bouwen 10 september 2014 In deze nota van inlichtingen wordt een antwoord gegeven op de vragen die wij van geïnteresseerde partijen ontvingen omtrent de offerteaanvraag. Deze nota is beschikbaar voor alle geïnteresseerden om alle indieners een zelfde informatieniveau te verstrekken. Het is nu niet meer mogelijk vragen te stellen omtrent deze offerteaanvraag. Sluitingsdatum voor het indienen van een offerte is 17 september 2014 om uur. Indiening kan per naar Indien u uw voorstel schriftelijk wilt indienen dan kan dat ook, afleveradres is SBRCURnet, t.a.v Mw. Kasja de Jong, Stationsplein 45, unit A6.016, 3013 AK Rotterdam. Functioneel ontwerp en bijlagen 1. Wie heeft toegang tot de kennisbank? Alleen geregistreerde gebruikers of echt het hele internet? Er zijn drie rollen: I. Mensen die de kennisbank raadplegen. Dit kan iedereen zijn, hiervoor is geen registratie nodig. II. Mensen die kennis kunnen uploaden middels de daarvoor beschikbare formats zoals aangegeven in de wireframes. Deze mensen moeten zich registreren. Kennis wordt pas gepubliceerd na goedkeuring door de beheerder. III. De beheerder die de website beheert en de content kan bewerken en goedkeuren. 2. Uit het functioneel ontwerp - en de wireframes, blijkt dat er geen verschil bestaat in de functionaliteiten per rol. Is dit correct? Er zijn 3 types gebruikers met bij behorende rollen, zie antwoord op vraag Wat zijn de eisen mbt backup en opslag van de gegevens? Om hoeveel data zal het ongeveer gaan? Graag ontvangen we een prijsopgave voor maximaal 1000 GB aan content. 4. In verband met het aanbieden van een hosting oplossing die passend is voor dit vraagstuk, zijn wij benieuwd wat de doelstelling eind 2015 is ten aanzien van het aantal documenten dat door iedere doelgroep is toegevoegd. U dient een aanbieding te doen voor maximaal 1000 GB aan data. U kunt daarbij een staffel aangeven voor hogere datapakketten. 5. Valt de vormgeving van de kennisbank binnen of buiten het gemelde budget? De vormgeving valt binnen het gemelde budget. Deze vormgeving is geen afgeleide van de SBRCURnet-vormgeving. Maar moet uit een onafhankelijke vormgeving bestaan. 6. Browser compatibiliteit: Mobiel wordt hier niet expliciet genoemd maar wij nemen aan dat dit ook gewenst is. De wens is om een website te hebben die responsive is voor gangbare devices. 7. Bijlage 1, pagina 2 (Een overzicht van de te importeren content): De aanduiding importeren is een breed begrip. Wordt hiermee bedoeld dat de gebruiker de aangegeven soorten gegevens handmatig kan invoeren of wordt er ook verwacht dat een geautomatiseerde import uitgevoerd kan worden, bijvoorbeeld voor het migreren van bestaande gegevens? Hiermee wordt bedoeld dat geregistreerde gebruikers (rol II. in antwoord bij vraag 1) de aangegeven soorten gegevens kunnen uploaden. 8. In de planning wordt het digitaliseren van de 'Catalogus Biobased Bouwmaterialen' genoemd. Wordt dit gezien als onderdeel van de opdracht of is dat iets dat door SBRCurnet zelf wordt gedaan? Dit vormt geen onderdeel van de opdracht. Het wordt door SBRCURnet zelf opgepakt. Deze informatie wordt als onderdeel van de bibliotheek in de kennisbank opgenomen. 9. Zullen de documenten in de kennisbank inhoudelijk worden geïndexeerd of wordt gewerkt met metadata? Er wordt gewerkt met filters, wij verwijzen hiervoor naar de formulieren in de wireframes. SBRCURnet Groot Handelsgebouw T BTW NL B01 Postbus 1819 Stationsplein 45, unit IBANnr. NL43 DEUT BV Rotterdam A6.016 Rotterdam KvK Rotterdam St. SBRCURnet

2 10. Kunt u aangeven of SBRCURnet ervaring heeft met bepaalde Content Management Systemen? Kunt u daarbij ook aangeven of dit positieve of negatieve ervaringen waren? SBRCURnet heeft ervaring met open source én maatwerk CMS-systemen. Wij hebben geen voorkeur voor een specifiek systeem en hebben ook geen positief of negatief oordeel over een bepaald systeem. 11. Wat wordt er precies bedoeld met de tip zoals deze genoemd staat op pagina 2 van het functioneel ontwerp (boven 2. Technische eisen )? De omschrijving is voor ons niet helemaal duidelijk. Het gaat hier om een item dat tijdelijk uitgelicht wordt, zoals een cursus die binnenkort gaat plaatsvinden of een nieuwe publicatie die onlangs is uitgebracht (zie vraag 22). 12. Is een mogelijkheid voor meertaligheid nu of in de toekomst wenselijk? Nee, het is gericht op de Nederlandse markt. Extra functionaliteit is wenselijk maar niet geëist. 13. Kunnen zien hoe vaak hun kennis wordt geraadpleegd: wij doen hiermee de aanname dat de gebruiker middels een dashboard functie inzicht heeft in zijn/haar gedeelde content. Is dit juist? Het is niet nodig dat geregistreerde gebruikers (rol II. in antwoord op vraag 1) kunnen zien hoe vaak hun kennis wordt geraadpleegd. Hij of zij kan nieuwe content uploaden via de aangegeven formats en de eerder aangeleverde content wijzigen of aanvullen. Alle nieuwe content, wijzigingen en aanvullingen dienen eerst te worden goedgekeurd door de beheerder alvorens deze wordt gepubliceerd. 14. Wat zijn de harde criteria ten aanzien van browsers en versies? Wat is volgens stichting SBRCURnet gangbaar? Dit omdat veel bedrijven niet de vrijheid hebben om zelfstandig updates te doen naar een laatste versie. Wat gangbaar is voor onze eigen sites: IE (8,9,10,11), Chrome, Safari en Firefox. 15. Video s: wij doen hiermee de aanname dat het via een third-party (YouTube of Vimeo) kanaal gaat. Is dit correct? Bij voorkeur wel, we willen niet alle data op de server hebben. Of daar moet een hele goede reden voor zijn. Wireframes 16. In hoeverre is er vrijheid ten aanzien van het interactieontwerp van de wireframes? De definitieve wireframes zullen met de leverancier worden uitgewerkt. 17. Moeten/mogen de kenmerken die bij een projectformulier worden meegegeven als definitief beschouwd worden of komen/staan deze attributen (titel, omschrijving etc) nog verder te discussie? Deze worden in overleg met de leverancier aangescherpt. 18. Kan een project meer dan een eigenaar hebben in het systeem? Nee dat is niet nodig. 19. De genoemde filters. Zijn deze definitief of komen er nog meerdere bij? Deze worden in overleg met de leverancier aangescherpt. 20. Adresgegevens van een project. Is dat een veld of moeten/mogen er meerdere velden aan vast zitten? Ja, er mogen meerdere velden worden toegevoegd. 21. Hoe kan een eigenaar van een project/event/bibliotheek-pagina iets aanpassen? De eigenaar kan het zelf aanpassen, de beheerder bij SBRCURnet dient de aanpassingen goed te keuren alvorens het wordt gepubliceerd. 22. In de wireframes, p. 2, homepage: Er staan uitgelichte items. Maar hoe moet een redacteur aangeven dat een item als "uitgelicht" op de voorpagina komt? En wat als er meer dan 2 items "uitgelicht" zijn? Nota van inlichtingen offerteaanvraag Kennisbank Biobased bouwen 10 september

3 - De uitgelicht -items worden handmatig toegevoegd. - Recent toegevoegd moet wel automatisch worden gegenereerd. 23. In de wireframes, p. 16, pagina "Voeg een project toe": De filters in de rechterkolom lijken opgedeeld in groepen: nieuwbouw/renovatie, woningbouw / utiliteitsbouw / civiele kunstwerken, enz. Klopt mijn aanname dat per groep 1 keuze verplicht is? Ja, is verplicht 24. In de wireframes staat een formulier waarmee bezoekers van de website zich kunnen aanmelden voor een nieuwsbrief. Moet de website zelf deze nieuwsbrief functionaliteit verzorgen of zal het formulier de gegevens doorsturen naar een nieuwsbrief management systeem dat SBRCURnet al gebruikt? Dat mag een ander systeem zijn, SBRCURnet gebruikt zowel mailchimp als createsend. 25. Begrijp ik goed uit de wireframes dat gebruikers zelf agendapunten toe kunnen voegen? Ja, iedereen kan bijeenkomsten toevoegen. Er is nog wel een goedkeuring nodig voordat het online wordt geplaatst. 26. De bouwmaterialen staan niet uitgewerkt in een wireframe. Kunnen we aannemen dat de uitwerking op eenzelfde manier wenselijk is als de andere doorzoekbare informatiebronnen (bibliotheek, voorbeeldprojecten)? Nee, bouwmaterialen zijn een categorie waarop men kan zoeken in de bibliotheek (deze categorie is nu genoemd: materiaaleigenschappen). Er komt dus geen specifiek hoofdstuk voor bouwmaterialen waarbij vervolgens weer een onderverdeling wordt aangebracht. Alle documenten over bouwmaterialen komen in de categorie materiaaleigenschappen, met de zoekfunctie kan dan op een specifiek materiaal worden gezocht binnen deze categorie. 27. Informatie beschikbaar via andere websites: wij doen hiermee de aanname dat dit onderdeel aangeduid wordt als Platform. Is dit correct? Dat is correct. In de andere onderdelen zoals agenda, bibliotheek en projecten kan wel worden verwezen naar andere websites. 28. Informatie beschikbaar via andere websites (2): wij doen hierbij de aanname dat deze artikelen worden gevuld met duplicate content inclusief zoals beschreven staat een link naar de oorspronkelijke bron. Is dit correct? Zie ook vraag 29 en 30. Hoe de content precies wordt getoond binnen Platform, moet nog worden uitgewerkt. 29. Wat is de visie van stichting SBRCURnet om informatie beschikbaar te stellen dat via andere websites vandaan komt? In het onderdeel platform wil SBRCURnet een select aantal websites plaatsen. In overleg met de eigenaren van die sites willen wij komen tot afspraken over doorverwijzing naar elkaars websites. Hier is geen invulformulier nodig, wel kunnen geinteresseerde partijen contact met ons opnemen via mail of telefoon indien zijn vinden dat een bepaalde website in het platform moet worden genoemd. 30. Wat is de bewuste keuze hier (bij platform) geen gebruik van filters te maken? Dit zal een beperkte hoeveelheid aan verwijzingen betreffen. Het onderdeel Platforms is meer bedoeld om naar andere belangrijke spelers (kennisinstellingen) op het gebied van Biobased Bouwen te verwijzen zijn, en dus zijn waarschijnlijk geen filters nodig. Dit moet nog verder uitgewerkt worden. Procedure en prijsopgave (o.m. bijlage 4) 31. Bijlage 4, pagina 2 (Portfolio): Er wordt naar onze mening niet specifiek om een interactie-ontwerp gevraagd, maar van de portfolio wordt wel de kwaliteit van interactie-ontwerpen beoordeeld. Dit suggereert dat er wel verwacht wordt dat de leverancier een interactie-ontwerp gaat aanbieden binnen het project. Is dat inderdaad verwacht? Dit is niet nodig als aparte stap in het proces. Maar als dat een standaard aanpak is van de leverancier kan dit wel worden opgenomen. Nota van inlichtingen offerteaanvraag Kennisbank Biobased bouwen 10 september

4 32. Bijlage 4, pagina 2 (Portfolio): Er worden 3 referentieprojecten gevraagd voor de portfolio die op drie kwaliteitsonderdelen worden beoordeeld. Wat verwachten jullie van de vorm (inhoud) van een referentieproject? Zijn dit bijvoorbeeld enkele schermen van een interactie- en visueel ontwerp, samen met een (korte) technische beschrijving (en de reden waarom het referentieproject aansluit op de opdracht)? Dit zijn bij voorkeur projecten die online staan en een (grote) overeenkomst hebben met hetgeen wij vragen. 33. Bijlage 4, pagina 2 (Prijs): De gevraagde prijsinformatie komt niet overeen met het gevraagde overzicht en kostenraming in het document Verzoek tot offerte voor Kennisbank Biobased Bouwen. Kunt u duidelijkheid scheppen welke prijsinformatie (onderdelen/opbouw) u verwacht en heeft u een template/invulformulier hiervoor? De prijs bevat het opleveren van de kennisbank met de gestelde functionaliteit inclusief 1 jaar hosting- en servicekosten (updates en bugs) na oplevering. Inderdaad wijken beide documenten enigszins van elkaar af. Hieronder de kosten die wij graag gespecificeerd zien: Onder kosten voor de oplevering van de kennisbank met de gestelde functionaliteit vallen de volgende kosten: de ontwikkeling van de volledige applicatie; de eventueel benodigde aanvullende software; eventueel maatwerk; opleidingen die nodig zijn voor het kunnen beheren van de software en de gegevens. Onder de kosten voor hosting- en service kosten vallen de volgende kosten. Deze kosten dienen apart gespecificeerd te worden en behelzen de periode van een jaar: Licentiekosten. Hostingkosten met maximaal 1000 GB dataopslag. Servicekosten voor het goed laten werken van het CMS, voor benodigde updates en de uitvoering daarvan en verhelpen en oplossen van bugs. Prijs is exclusief eventuele SLA s en exclusief BTW. De prijs voor oplevering en een jaar hosting- en servicekosten mag gezamenlijk niet meer dan Euro bedragen. 34. Bijlage 4, pagina 2 (Prijs): Vermeld is dat de prijs inclusief 1 jaar hosting- en servicekosten is, maar eventuele SLA s zijn exclusief. Naar onze mening zijn hosting- en servicekosten onderdeel van een SLA, waarin de juiste afspraken hierover zijn vastgelegd, bijvoorbeeld helpdeskafspraken, responsetijden voor meldingen, service windows en server up-time. Wat verstaat u onder SLA en welke kosten zijn exclusief in de aanbieding? De specificatie van de kosten voor hosting en service die in de prijs inbegrepen dienen te zijn, worden in het antwoord op vraag 33 gegeven. Overige kosten zijn exclusief. 35. Wat wordt onder servicekosten gerekend en wat onder de SLA? Waar vallen bijvoorbeeld doorontwikkelingskosten onder? - Servicekosten zijn kosten om de kennisbank te laten functioneren: updates en het verhelpen van bugs. - Doorontwikkelkosten worden vastgelegd in een SLA. 36. Er wordt gesproken over updates. We doen hiermee de aanname dat op periodieke basis de updates uitgevoerd worden en dit meenemen in het budget. Is dit correct? Dat is correct. 37. Referenties - kan/mogen wij er vanuit gaan dat de gedeelde projecten vertrouwelijk worden gebruikt? Dit omdat een van onze referenties vertrouwelijk van aard is. Vandaar de vraag. Wij zullen uw referenties uiteraard vertrouwelijk behandelen, ook in het gunningsbesluit zullen wij geen details omtrent de referenties aangeven die de vertrouwelijkheid zouden kunnen schaden. 38. Wanneer verwacht u duidelijkheid over de financiering/doorgang van het project. Wij weten niet wanneer wij een antwoord krijgen. Wij hopen dat dat binnen afzienbare tijd zal zijn maar dat kunnen wij niet garanderen. Onze hoop is erop gevestigd dat we nog in september 2014 een antwoord zullen krijgen. Nota van inlichtingen offerteaanvraag Kennisbank Biobased bouwen 10 september

5 39. Waarom kiest u voor de procedure van een aanbesteding? Wij kiezen voor deze vorm van aanbesteden omdat er een stuk financiering komt uit het Europese Interreg programma. Zij verwachten dat wij een zo transparant en open mogelijk proces doorlopen. De procedure sluit ook aan bij onze wensen: Wij zijn op zoek naar de beste oplossing en vinden het daarom belangrijk van verschillende partijen een voorstel te krijgen. Algemene voorwaarden 40. Algemene voorwaarden, pagina 4 lid (Overmacht): Het afzien van de oplevering (geen belang meer hebben) na beëindiging van een korte overmachtstoestand (minder dan 1 maand) bevat naar onze mening te veel vrijheid om het project eenzijdig te ontbinden. Kunt u dit nader toelichten en dit lid aanpassen of laten vervallen? Er is geen sprake van eenzijdige ontbinding volgens dit lid, de opdracht kan slechts worden ontbonden indien de opdrachtnemer heeft aangegeven dat er sprake is van overmacht. Slechts in het geval van de combinatie van overmacht en geen belang, kan de opdracht worden ontbonden door SBRCURnet. Het overmacht dient door de opdrachtnemer te worden aangetoond ook SBRCURnet dient het verdwijnen van het belang aan te tonen. Dit lid is vooral van toepassing bij de organisatie van evenementen die op een vastgestelde dag plaatsvinden. Wij werken met algemene voorwaarden waarvan wij geen leden uitsluiten. 41. Algemene voorwaarden, pagina 4 lid 6 ((Voortijdige) beëindiging): Lid 6.2b komt twee maal voor en lid 6.4 ontbreekt. Dit lijkt ons niet correct. Het aanwezig zijn van twee leden 6.2b. is inderdaad niet correct. Beide leden 6.2b. zijn echter geldig. Er is inderdaad geen lid 6.4. Wij zullen dit intern oppakken en bij de verstrekking van de opdracht de nummering in de voorwaarden herzien. Inhoudelijk zullen de voorwaarden niet veranderen. 42. Algemene voorwaarden, pagina 4 lid 6.1/6.5 ((Voortijdige) beëindiging): Lid 6.5 geeft u het recht een vordering tot vergoeding van schade te verrekenen met de nog aan opdrachtnemer verschuldigde gelden als gevolg van het niet volledig uitvoeren van de opdracht door opdrachtnemer, terwijl lid 6.1 de opdrachtgever de mogelijkheid geeft te allen tijde de opdracht voortijdig op te zeggen. Dit houdt in dat de opdrachtgever eenzijdig de opdracht kan opzeggen en ook een vordering kan opleggen. Kunt u dit nader toelichten en dit lid zodanig aanpassen, zodat dit alleen van toepassing is bij het in gebreke blijven van de opdrachtnemer? In lid 6.5 wordt gesproken over schade als gevolg van het niet volledig uitvoeren van de opdracht door de opdrachtnemer. Bij het in werking treden van lid 6.1 wordt op initiatief van de opdrachtgever de opdracht ontbonden en is er door dit initiatief als zodanig, geen sprake van schade als gevolg van het niet volledig uitvoeren van de opdracht door de opdrachtnemer. Indien de reden van ontbinding het niet volledig (kunnen) uitvoeren van de opdracht door de opdrachtnemer is en dat tot schade leidt dan geldt lid 6.5 uiteraard wel. Ook bij directe ontbinding van de opdracht zoals gesteld in lid 6.2, waarbij wel sprake kan zijn van het niet volledig uitvoeren van de opdracht door de opdrachtnemer, vanwege de daar genoemde oorzaken, kan lid 6.5 van toepassing zijn. 43. Indien we het niet eens zijn met bepaalde alinea s in de algemene voorwaarden of ze zijn simpelweg tegenstrijdig van aard. Kan/mag dit dan aangegeven worden of resulteert dit direct in een uitsluiting? Het is niet mogelijk om van onze algemene voorwaarden af te wijken. Indien er tegenstrijdigheden in de algemene voorwaarden staan of indien er tegenstrijdigheden met de algemene voorwaarden in de aanbestedingsdocumenten staan dan zullen wij daar in overleg met de aanbieder een oplossing voor zoeken. Indien u deze tegenstrijdigheden aangeeft in uw aanbod dan resulteert dat uiteraard niet in uitsluiting. Indien u verklaart niet aan de algemene voorwaarden te kunnen of willen voldoen dan kunnen we u de opdracht niet verstrekken. Nota van inlichtingen offerteaanvraag Kennisbank Biobased bouwen 10 september