Tweede Nota van Inlichtingen ronde

Transcriptie

1 Tweede Nota van Inlichtingen ronde Vraag 1 NvI1 Vraag: 1, 58, 112, 161 Het ligt in de lijn der verwachting dat met het verschijnen van de aangekondigde 2 e nota inlichtingen essentiële informatie, bepalend voor de beantwoording, pas op het laatste moment beschikbaar is. Dit gezien het opvallend hoge aantal vragen in de eerste nota van inlichtingen èn het feit dat u aangeeft met de tweede nota van inlichtingen aanvullende informatie, zoals een nieuw prijzenblad toe te sturen. Dit maakt de tijd tussen het beschikbaar komen van de informatie en het moment van indienen bijzonder kort. Inschrijver verzoekt daarom tot uitstel van het moment van inleveren van de inschrijving. Verzoek is dit moment met minimaal een week uit te stellen. De meest essentiële informatie is reeds voorhanden. De aanpassingen op het prijzenblad zijn aangegeven en zullen geen ingrijpende verandering van uitvraag opleveren. Wij vinden de geboden tijd voldoende voor het doen van een Inschrijving. Vraag 2 NvI1 Vraag: 2, 136, 137, 162 Het antwoord op vraag 2 en 136 schrijft voor dat u training aangeboden wenst te krijgen, ook voor functioneel beheerders. Terwijl het antwoord op vraag 162 voorschrijft dat het beheer (ook eerstelijns operationeel beheer) wordt afgenomen bij de Leverancier. Dit lijkt met elkaar in tegenspraak. - Is 1 van deze 2 items optioneel? Zo ja welke? Niet akkoord. Ondanks de sterke wens om de volledige beheerslijnen af te nemen bij de beoogd leverancier, achten wij het wenselijk toch de huidige beheerders inzage te geven in de mogelijkheden van het systeem. Een hands on training is hierbij voldoende. Vraag 3 NvI1 Vraag: 8, 12, 14, 19, 21 De antwoorden op deze vragen stellen allen dat Openbare infrastructuur buiten scope van deze aanbesteding valt. Geldt dit ook voor hetgeen gevraagd op pagina 8 van de aanbestedingsleidraad: Project Management, inclusief coördineren en centraliseren openbare PSTN infrastructuur? Met andere woorden: is het correct om ervan uit te gaan dat de begeleiding van de verhuizing, portering en centralisering van alle huidige verbindingen, inclusief de uitvoerende werkzaamheden die daarbij nodig zijn niét in de aanbieding te hoeven worden opgenomen? Of dienen de hiervoor benodigde uren wel aangeboden te worden door de Leverancier? De aanbestedende dienst heeft nog een contract met bestaande leverancier. Er wordt uitgegaan van een gezamenlijke inspanning met beoogd leverancier bij de totstandkoming van een uniforme telefonie infrastructuur. Inschrijver dient derhalve in haar begroting hiervoor uren op te nemen. Vraag 4 NvI1 Vraag: 9, 136, 137, 162 Het antwoord op vraag 9, 136 en 137 schrijft voor dat u training aangeboden wenst te krijgen, ook voor functioneel beheerders. Terwijl het antwoord op vraag 162 voorschrijft dat het beheer (ook eerstelijns operationeel beheer) volledig wordt afgenomen bij de Leverancier. Dit lijkt met elkaar in tegenspraak. - Kunt u dit toelichten? Zie antwoord vraag 2 Vraag 5 NVI1- vraag 13

2 Vraag over antwoord: 1.2 Op dit moment is er een vervanging in uitvoering. De leverancier is nog niet bekend. Vraag 1.1: Hieruit maken wij op dat het Meldkamer-systeem vervangen gaat worden in de (nabije) toekomst. Kan Opdrachtgever aangeven welk Meldkamer-systeem er nu actief is en wie de leverancier en Onderhoudspartij hiervan is? Vraag 1.2: Kan de Opdrachtgever aangeven wat de status en planning is van het lopende vervangingstraject in uitvoering van het Meldkamer-systeem? Vraag 1.1 : In de meldkamer zijn diverse communicatie voorzieningen voorhanden. Voor telefonie wordt thans een Aastra systeem gebruikt. Deze wordt echter binnenkort vervangen. Exacte gegevens hierover zijn nog niet voorhanden. Vraag 1.2 : Neen. De meldkamer valt buiten de scope van de aanbesteding. In NVI1 wordt bij diverse vragen hierop ingegaan. Vraag 6 NVI1-vraag 16 Voor de hoofdlocaties van de VRR is een telefonie model van NexSpan ingericht. 4.1 Wie is de leverancier van dit systeem en wie is de huidige beheer/onderhoudspartij op dit systeem? 4.2 Hoe lang lopen de huidige overeenkomsten nog op dit systeem? Vraag is niet volledig beantwoord: Kan Opdrachtgever alsnog aangeven hoe lang de huidige overeenkomsten nog lopen op dit systeem? Inschrijver dient ervan uit te gaan dat overeenkomsten opzegbaar zijn en niet hoeven worden meegenomen in de aanbieding. Vraag 7 Betrekking op vraag 17 en 126 van Uw antwoord op vraag 17 impliceert in optiek van inschrijver dat u feitelijk het volgende wenst. 350 vaste toestellen waarbij voor alle gebruikers van dit vaste toestel een GSM integratie vereist is. Dit houdt in voor de door ons beoogde oplossing dat naast een vaste toestel user ook een GSM integratie user licentie vereist is. Mogelijk geldt dit ook voor andere inschrijvers. Dit zou betekenen dat het door u in het prijzenblad opgenomen aantal van 500 licenties onvoldoende is. In het kader het gelijkwaardig kunnen beoordelen van de inschrijvingen zou Inschrijver hier graag een duidelijk antwoord in willen hebben welke voor iedere inschrijver dezelfde interpretatie en uitgangspunt geeft. Dit betekent ook dat het aantal licenties in het prijzenblad mogelijk aangepast moet worden. Inschrijver stelt voor het prijzenblad aan te passen als volgt: 350 licenties t.b.v. vaste toestellen 350 licenties t.b.v. GSM integratie met de vaste toestellen 50 licenties t.b.v. analoge toestellen 35 licenties t.b.v. GSM integratie voor de piketdiensten Of dienen alle Inschrijvers andere aantallen te hanteren? Zo ja, wat is het juiste aantal? Akkoord. Het prijzenblad zal worden aangepast met voorgestelde aantallen, inclusief de Service desk voorziening. Hierbij geldt wel de kanttekening dat bij uitval van een van de telefonie servers, wel de bovenstaande aantallen gebruikers worden ondersteund. Vraag 8 Pagina 5/37 Vraag 21 Indien u een optionele aanbieding wenst te ontvangen is het van belang dat u aangeeft wat u wenst en dat wij een opgave ontvangen waarin gedetailleerd de staat aangegeven welke

3 nummers geporteerd dienen te worden, aantal gesprekken en minuten per bestemming, etc. Kan de aanbestedende dienst alsnog de gesprekken en minuten per bestemming aanleveren? Neen, dit is niet mogelijk. Vraag 9 Pagina 5/37 Vraag 22 In het meegestuurde document "Nummerreeksen_Doorkiesnr_V2015" is voor de locatie Frobenstraat 1x ISDN 15 opgenomen. In het antwoord op vraag 22 wordt gesteld dat er 60 kanalen actief zijn (active,active). Kunnen wij ervan uitgaan dat er op de Frobenstraat 30 kanalen actief zijn? Beschikt de ISDN 30 over een calamiteiten schakeling? Hiermee wordt bedoeld of nummers die aanwezig zijn op een bundel worden overgezet naar een andere bundel bij uitval van de primaire. Indien ja, op welke manier worden de nummers verplaatst naar de andere bundel? De openbare infrastructuur maakt geen onderdeel uit van de aanbesteding. De aanbestedende dienst zal derhalve gedurende de bouw- en implementatie fase afstemming zoeken met de bestaande leverancier over capaciteit en redunancy. Vraag 10 Pagina 5/37 Vraag 30 Aanbestende dienst geeft aan dat een PC met groot scherm moet worden aangeboden. Kan de aanbestedende dienst de voorkeur van het schermformaat aangeven? Inschrijver dient uit te gaan van een gangbaar LED/LCD scherm, met een beelddiagonaal van 55 inch. Vraag 11 NVI1 vraag 30 Een informatie scherm dient te worden ingericht. De aanbestedende dienst gaat uit van de inrichting van een PC met een groot beeldscherm Graag nader specificeren of levering van de PC onderdeel is van de scope, of dat deze vanuit de ICT dienst van VRR aangeleverd kan worden (ivm onderhoud binnen de reguliere ICT dienstverlening ). Daarnaast graag specificatie van de minimaal verwachtte schermgrootte (groot beeldscherm is niet specifiek genoeg) en of deze aan een wand geplaatst gaat worden? Zie antwoord vraag 10. Graag een PC inclusief LEC/LCD scherm meenemen in de aanbieding. Wandbevestiging is akkoord Vraag 12 NVI1 vraag 30 Verdiepende vraag betreffende vraag 30: Op welke wijze wenst u dat de kosten van dit wallboard worden opgenomen? Zie antwoord vraag 10 Vraag 13 NVI1 vraag 31 Verdiepende vraag betreffende vraag 31: a) Op welke deelvraag heeft het antwoord "nee" betrekking? Kunt u uw antwoord verduidelijken? b) Bedoelt u met uw uitleg dat de bereikbaarheid van medewerkers in positieve zin, of juist in negatieve zin is beïnvloed, na de invoering van het mobiel tenzij-beleid? c) Is de interpretatie correct dat de vaste telefonie niet voldoende wordt benut en daardoor de

4 bereikbaarheid in gevaar komt? Het antwoord in NVI1 geeft duidelijk aan dat bij invoering van het nieuwe werken de bereikbaarheid van medewerkers kan worden beïnvloed. Dit is een organisatorisch aspect. Er wordt hierbij geen oplossing verwacht van de inschrijver. Vraag 14 NVI1 vraag 32 Verdiepende vraag betreffende vraag 32 C: Dank voor uw toelichting. Welke norm hanteert u hierbij? Wat is de weging tussen de geoffreerde prijs en de geboden kwaliteit? Met antwoord 32 c wordt bedoeld dat gekeken wordt naar het beschikbare budget en de aangeboden kwaliteit en de behoefte van de VRR op enig moment. Vraag 15 NVI1 vraag 44 M.b.t de technology refresh. Kan aanbestedende dienst bevestigen dat de technology refresh gebaseerd is op de uitgevraagde functionaliteiten in deze aanbesteding, en dat indien de aanbestedende dienst ten tijde van de technology refresh aanvullende functionaliteiten wenst, deze als aanvullende opdracht zullen worden afgestemd? Ja, dit is correct. Bij een overeenkomst van 60 maanden kan het noodzakelijk zijn om een technology refresh door te voeren, bij gelijkblijvende functionaliteit. Vraag 16 NVI1 vraag 50 Verdiepende vraag betreffende vraag 50: U verwijst in uw antwoord naar vraag 48, waar wij echter geen relatie zien met onze vraag. We vermoeden dat dit een misverstand is. Vraag 47 heeft wel als thema "benchmark" maar geeft geen antwoord op de vraag. Kunt u alsnog de deelvragen beantwoorden? Zo niet, graag uw toelichting. Correct, in is abusievelijk een verkeerde verwijzing gehanteerd. De aanbestedende partij wenst een langdurige overeenkomst met beoogd leverancier. Het betreft hier met name de in de overeenkomst vastgestelde beheerscomponenten. Een benchmark KAN onderdeel zijn van deze overeenkomst. Aanbestedende dienst gaat graag met de beoogd leverancier verder in discussie over de inhoud van deze benchmark. Vraag 17 NVI1 vraag 51 Verdiepende vraag betreffende vraag 51 Helaas is het antwoord nog niet helder, omdat u enerzijds stelt: fysiek indienen; en anderzijds dat alle documenten moeten worden geüpload via TenderNed. Gaat het hierbij om alle overige communicatie? Hoe wenst u de inschrijving zelf te ontvangen? De aanbestedingsdocumenten en nota s van inlichtingen worden van onze kant verspreid via TenderNed. Uw vragen maar ook uw Inschrijving ontvangen wij buiten TenderNed om. In hfst 3 en specifiek van de aanbestedingsleidraad vindt u de beschrijving hoe wij de Inschrijving wensen te ontvangen. Vraag 18 Pagina 21/37 Vraag 100 en 101 Voor organisaties, zoals VRR, waarbij beschikbaarheid en bereikbaarheid van de telefoniedienst van essentieel belang is, kan een calamiteitendienst hier een grote rol in spelen. In geval van verstoring of congestie van het inkomend verkeer wordt, door middel van calamiteitendienst, automatisch gerouteerd en blijft de dienst intact en gaan er geen gesprekken verloren.

5 Inschrijver wil graag vernemen of dat de aanbestedende dienst dit al als dienst afneemt. Indien dit het geval is, kan de aanbestedende dienst aangeven hoe dit is ingeregeld / ingericht. Indien de aanbestedende dienst dit niet heeft, kan deze dienst optioneel worden geboden? Neen, dit is nog geen dienst welke thans actief wordt ingericht. Binnen de huidige telefonie omgeving is er sprake van een decentraal telefonie model, over meerdere locaties. Pas in de nieuwe situatie is het van belang afspraken te maken met de leverancier van de openbare infrastructuur. Vraag 19 Betrekking op vraag 77 van U geeft hier aan dat de documenten geupload zullen worden. Deze heeft Inschrijver niet kunnen vinden. Kunt u dit z.s.m. alsnog doen? Op 12 december jl hebben wij bij de documenten een word bestand met invulbare bijlagen geupload. Zekerheidshalve zullen wij met deze tweede NvI opnieuw alle bijlagen uit de aanbestedingsleidraad in word versie uploaden. Vraag 20 Betrekking op vraag 79 van Inschrijver heeft de gevraagde Word documenten nog niet kunnen vinden op Tenderned. Kunt u dit z.s.m. alsnog doen? Zie antwoord vraag 19. Vraag 21 NVI1 vraag 103 Advies om aan de beantwoording naast gebouw beheer en beveiliging, ook brandmeldingen toe te voegen. Akkoord. Bij de voorbereidingen tot de migratie dienen per locatie de exacte behoeften te worden geverifieerd. Vraag 22 Betrekking op vraag 115 van Betekent dit ook dat Inschrijver 5 supervisor licenties in haar aanbieding dient op te nemen? FB Ja, dit is correct. Vraag 23 NVI1-vraag 121 In antwoord op vraag 121 wordt gesteld dat tijdens de POC ook de gevraagde telefonie faciliteiten zullen worden getoetst. Feitelijk vraagt VRR hiermee een volledige implementatie te doen, terwijl in AL als doel van de POC beschreven wordt om aan te tonen dat deze integreerbaar is met de aanwezige infrastructuur van VRR. Graag nadere specificatie over wat de exacte scope van de POC zal zijn, en welke telefonie faciliteiten getest zullen gaan worden. In de POC beoogt de aanbestedende dienst zowel de basis functionaliteit te toetsen, alsook de impact op het LAN/WAN netwerk. Vraag 24 Pagina 5/37 Vraag 122 Als er geen vaste voic boxen zijn voorzien kan niet worden voldaan aan P-e16. Kan de aanbestedende dienst het aantal benodigde voic boxen opgeven voor meldteksten van de servicedesk? De aanbestedende dienst gaat bij de inrichting van de service desk uit dat in de aangeboden

6 ACD/CC omgeving dergelijke functionaliteit is opgenomen. Indien dit niet het geval is, dient 1 voice mail box te worden opgenomen tbv het kunnen inspreken van een boodschap. Vraag 25 NvI1 Vraag: 134, 135 Uw antwoord op vraag 134 en 135 stelt dat u het belangrijk acht dat zowel vooraf als tijdens uitrol (dus 2 x) alle 50 locaties door Leverancier bezocht dienen te worden. Het antwoord is echter voor interpretatie vatbaar en schrijft dit niet dwingend voor. Wij delen uw mening dat het belangrijk is om alle locaties zowel vooraf te schouwen als tijdens uitrol te bezoeken en verzoeken u daarom om dit alsnog dwingend voor te schrijven als verplicht onderdeel in de aanbieding. Kunt u dit alsnog doen? Neen, de aanbestedende dienst zal dit niet dwingend voorschrijven. Het is aan de inschrijver om hier op basis van haar ervaringen hiervoor passende maatregelen te nemen. Het antwoord is slechts een suggestie aan de inschrijvers. Vraag 26 Betrekking op vraag 162 van Kunt u aangeven wat de aard van de changes is zodat Inschrijver een inschatting kan maken voor het benodigde aantal tijd wat hier mee gemoeid is? Verwacht zijn de normale standaard changes als naam/nummer wijzigingen, aanpassingen in vast/mobiel koppelingen, en het eventueel inrichten van groepen. Vraag 27 NVI-1 vraag 171 tot 174 Ongemaximeerde aansprakelijkheid voor indirecte en gevolg schade is niet gebruikelijk binnen de branche en een disproportioneel risico t.o.v. opdrachtgrootte. Kan indirecte en gevolgschade worden uitgesloten of worden gemaximeerd op maximaal 4 x de totale orderwaarde? In antwoord 171 hebben wij aangegeven de aansprakelijkheid niet onbeperkt te laten maar te maximeren tot per aanspraak. Hiermee zijn wij tegemoet aan diverse verzoeken hiertoe. Vragen betreffende het prijzenblad Vraag 28 Pagina 1 Bijlage 12 Prijsinvulblad VRR Vaste telefonie vs definitief Service en beheer. In het prijsinvulblad kan alleen het tarief voor software onderhoud per jaar worden aangegeven. Het kan voor de aanbestedende dienst een aantrekkelijk voordeel opleveren door het totaal bedrag van 5 jaar software onderhoud onder de eenmalige kosten te plaatsen. Kan de aanbestedende dienst dit meenemen in de nieuwe versie van het prijzenblad of mag de inschrijver het prijsinvulblad aanpassen om dit voordeel te kunnen bieden? Neen, om inschrijvers objectief te kunnen vergelijken is gekozen voor een prijs per jaar. Vragen betreffende programma van eisen Vraag 29 Pagina 2 van 5 P-e-12 Bijlage 13 b Eisen Inhoudelijk vs def Zijn er totaal 10 ACD agenten in dienst? Of zijn er meer ACD agenten in dienst maar nooit meer dan 10 gelijktijdig actief? Indien iedere ACD agent moet kunnen beschikken over een persoonlijke inlogcode voor rapportages graag het totaal aantal ACD agenten opgeven dat in dienst is. We maken verschil in maximale gelijktijdige ACD logins en totaal ACD agent logins. Er

7 kunnen bijvoorbeeld 30 ACD logins aangemaakt zijn in het systeem en maximaal 10 ACD gelijktijdige logins worden toegestaan. De aanbestedende dienst gaat uit van 10 concurrent users. Vraag 30 Pagina 2 van 5 P-e-15 Bijlage 13 b Eisen Inhoudelijk vs def Kan de aanbestedende dienst aangeven of deze functionaliteit van meeluisteren en meespreken beschikbaar dient te zijn voor alle gebruikers of alleen voor de 5 supervisor gebruikers? Het meeluisteren en meespreken is een functionaliteit welke wordt verwacht van de supervisor Vraag 31 Pagina 3 van 5 P-e-27 Bijlage 13 b Eisen Inhoudelijk vs def Kan de aanbestedende dienst aangeven voor welke periode de opgenomen gespreken voor de 25 toestellen bewaard dienen te worden? Dit dient nog te worden afgestemd met de betreffende crisis coördinator. Als uitgangspunt mag worden uitgegaan van een maximale bewaartermijn van 30 dagen, mits dit niet in strijd is met WPR richtlijnen.