Nota van Inlichtingen 1 Datum: 31 maart 2017 Aanbesteding Mobiele telefonie, vaste telefonie en Internet infrastructuur Nummer: U17.

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen 1 Datum: 31 maart 2017 Aanbesteding Mobiele telefonie, vaste telefonie en Internet infrastructuur Nummer: U Ter herinnering - Tweede Nota van Inlichtingen Vragen ten behoeve van de tweede Nota van Inlichtingen, kunnen gesteld worden uiterlijk tot 7 april 2017, uur Vragen kunnen gesteld worden via het Dashboard in TenderNed: vragen over de aanbesteding. Extra en Tegelijkertijd met de publicatie van deze Nota van Inlichtingen zijn de volgende en geüpload: Bijlage 6 - (herziend) Bijlage 7 - SRoI (herziend) Bijlage 8 - Prijzenblad (herziend) Beantwoording vragen Onderstaand vindt u de gestelde vragen en de beantwoording ten behoeve van de eerste Nota van Inlichtingen. Nr. Categorie Betreft Vraag Antwoord 1 Artikel 6 Inschrijver verzoekt om dit artikel niet van toepassing te verklaren gezien de aard van de aangeboden dienstverlening. Gaat Opdrachtgever hiermee akkoord? Ja, de gemeente Lansingerland gaat akkoord. Tegelijkertijd met de publicatie van deze nota van inlichtingen wordt de herziene concept gepubliceerd. "Inschrijver hanteert andere doorlooptijden waarop werkprocessen en rapportages zijn afgestemd. Kan Opdrachtgever akkoord gaan met de volgende aanpassingen? 2 Eisen en criteria E66 3 Eisen en criteria E34 Inschrijver conformeert zich aan de volgende doorlooptijden: Aanvraag nieuw mobiel abonnement : Spoed aanvraag maximaal 1 werkdag, standaard aanvraag maximaal 4 werkdagen Levering nieuwe SIM kaart : Spoed aanvraag maximaal 3 werkdagen, standaard aanvraag maximaal 4 werkdagen Activeren SIM kaart uit voorraad gemeente : maximaal 2 uur" In de praktijk haalt Inschrijver deze levertermijn maar hanteert in de service level agreement met bijbehorende rapportage een standaard levertermijn van maximaal 4 werkdagen. Gaat Opdrachtgever hiermee akkoord? Ter volledigheid kan ingeval van urgentie altijd rekening worden gehouden met een kortere levertijd. Ja, gemeente Lansingerland gaat akkoord. Ja, Gemeente Lansingerland gaat akkoord.

2 4 Eisen en criteria E33 Kan Inschrijver accepteren dat het maximaal aantal SIM kaarten < 25% van het totaal aantal aansluitingen? Dat is akkoord, 25% van het aantal actieve aansluitingen op voorraad. De volgende onderdelen van de eis blijven van kracht: "De door de Inschrijver aangeboden diensten voldoen aan de bij de Opdrachtgever gehanteerde criteria voor proven technology: - Een modern betrouwbare product, techniek of concept (hierna te noemen technologie ); - Een technologie die een brede ondersteuning heeft in de markt en compatible is met de in gebruik zijnde gemeentelijke toepassingen; - Een technologie die een significant aandeel in de markt heeft." 5 Eisen en criteria E14 6 Eisen en criteria E8 + E9 + E10 7 wens 1 8 Eisen en criteria E7 Inschrijver heeft moeite om onvoorwaardelijk aan deze eis te voldoen door zij niet kan garanderen dat een technologie nog minimaal 6 jaar ondersteund zal worden. Een voorbeeld, 2G technologie zou bijvoorbeeld binnen 6 jaar na ondertekening van de kunnen worden uitgefaseerd ten gunste van de introductie van 5G. Een vergelijkbare situatie is denkbaar met smartphones waarbij een bepaald type niet langer beschikbaar is omdat een nieuwer/ander type op de markt is gekomen. Is Opdrachtgever bereid deze minimale term terug te brengen naar de maximale contractsduur dan wel te accepteren dat een natuurlijke opvolging volstaat? Inschrijver stuurt per een notificatie waarin melding wordt gemaakt dat de nieuwe factuur beschikbaar is in de web portal. De factuur kan vervolgens vanuit een beveiligde omgeving worden gedownload. Gaat Opdrachtgever akkoord met deze afwijking? Wens 1: U vraagt of de omgeving op termijn anders ingericht kan worden. Dit is mogelijk echter Inschrijver dient dan toegang te hebben tot de Mitel omgeving. Is dat mogelijk? Inschrijver stelt dat nieuwe technologie niet per definitie kosteloos beschikbaar moet worden gemaakt voor Opdrachtgever. Uiteraard is Inschrijver bereid om flexibiliteit te bieden maar om dit zonder restricties toe te moeten staan is disproportioneel. Deelt Opdrachtgever het standpunt dat upgrades altijd mogelijk zijn maar downgrade tot het oorspronkelijke niveau van het abonnement? Op het onderdeel "Een technologie die een aantal jaren op de markt is en die nog minimaal 6 jaar ondersteund zal worden" accepteert opdrachtnemer een natuurlijke opvolging van bestaande door nieuwe technologie, rekening houdend met de 3 criteria voor proven technology zoals hierboven vermeldt. De verantwoordelijkheid tot tijdig informeren van opdrachtgever over beëindiging van een bepaalde technologie (bijv. 2G ten gunste van 5G) berust bij opdrachtnemer. Gemeente Lansingerland gaat niet akkoord met deze afwijking. Opdrachtnemer dient te voldoen aan deze eis 8, 9 en 10. Hiermee bedoeld de gemeente Lansingerland of het mogelijk is op termijn bijvoorbeeld meer features te kunnen toevoegen. Toegang tot de Mitel omgeving gaat in overleg met de huidige beheerpartij. Zoals wij ook in de eis hebben opgenomen ("Doch nooit lager dan de minimale spraak en data vergoedingen zoals overeengekomen binnen het gesloten contract. Hiermee is de omzetgarantie voor de Opdrachtnemer gewaarborgd."), bieden we een omzetgarantie. De eis blijft gehandhaafd. 9 prijzenblad in het prijzenblad is een stelpost mobile dekking opgenomen. Indoor 3G versterking is niet toegestaan met private indoor solutions. daarmee is het niet mogelijk het prijzenblad objectief en transparant (niet manipulatief) in te vullen. Inschrijver stelt voor om het prijzenblad hierop aan te passen. Is dit akkoord? Zo niet, op welke wijze borgt de aanbesteder dat de genoemde prijzen reëel en markt conform zijn? Nee, dit is niet akkoord. Het prijzenblad wordt niet aangepast. Deze legt de juiste relatie met de geformuleerde eis (E64) waarin onder meer het volgende wordt gesteld: "De apparatuur verstrekt het buitensignaal 1 op 1 naar binnen toe (te faciliteren oplossing: DAS of gelijkwaardig). Alternatieven zoals bijvoorbeeld een Private GSM systeem, waarop onder andere roaming van toepassing is, zijn derhalve niet toegestaan". De vraag impliceert dat Gegadigde een private GSM systeem wil inzetten welke geen 3G kan faciliteren.

3 10 prijzenblad Inschrijver ervaart het huidige prijzenblad als niet duidelijk. Graag nadere uitleg welke velden door Inschrijver op welke wijze moeten worden ingevuld. Gemeente Lansingerland heeft het prijzenblad aangevuld. Gearceerd is weergegeven welke velden moeten worden ingevuld. Daarnaast wordt bij een aantal posten aanvullende uitleg gegeven. herziende versie van het Prijzenblad gepubliceerd. 11 PvE E 63 E63: Indoordekking Opdrachtgever geeft aan af te zien van Prive GSM. Inmiddels maken meerdere gemeenten in Nederland gebruik van private cellular oplossingen 2G en 4G, LTE. Roaming vindt plaats binnen enkele seconden. De voordelen van oa volledige indoordekking, uitmuntende spraakkwaliteit, volledige controle over de gesprekken zijn zovele malen hoger. Referenties met hoge klantentevredenheid tonen dit inmiddels aan. Inschrijver verzoekt of deze eis geschrapt kan worden aangezien zowel nationaal als internationaal deze technologie wordt ingezet. Nee, dit is niet akkoord. De eis wordt niet geschrapt. "De aanbestedingsleidraaid (paragraaf 3.1) beschrijft de volgende opties voor de nieuwe situatie: - De integratie met de vaste omgeving geschiedt middels een Mobile APP op de smartphone. De mobiele gebruiker belt daarbij, met tussenkomst van het publieke GSM netwerk, via de vaste telefonie-infrastructuur uit (bij gebruik APP belt deze uit via de telefoonlijnen van de gemeente en stuurt deze het vaste nummer mee. Bij gebruik van de native dialer belt deze uit via het publieke GSM netwerk); - De integratie met de vaste omgeving geschiedt middels een vast-mobiel koppeling (Forced on PBX of vergelijkbaar, integratie vaste omgeving op SIM niveau); - Integratie van de mobiele gebruiker met de vaste omgeving geschiedt via de mobiele data infrastructuur, in afwachting van het beschikbaar komen van oplossingen zoals VoLTE en de daarbij behorende abonnementsvormen. 12 mobiele gebruiker Integratie van de mobiele gebruiker met de vaste omgeving geschiedt via de mobiele data. Is VAMO geïntegreerd op de SIMkaart ook tegenstaan (Native) ipv een app? Ja, VAMO geïntegreerd op de SIM kaart (Native) ipv een App is toegestaan. Deze is in de aanbestedingsleidraad beschreven als 2e optie, zie hierboven." 13 Indoordekking Opdrachtnemer kan 2G en 4G versterken. Indoor 3G versterking is niet toegestaan met private indoor solutions. Gaat u hiermee akkoord? Nee, dit is niet akkoord (zie eerder antwoord bij vraag 9). 14 Mitel Is het mogelijk de Mitel omgeving met het Mitel programma move2thecloud uit de on-premise omgeving te migreren? Nee, Dit valt buiten scope van deze aanbesteding Beheer Mitel Welke partij beheert de huidige Mitel omgeving? Dit valt buiten scope van deze aanbesteding. Indoordekking Opdrachtgever heeft een Spidecloud omgeving voor mobiele indoordekking. Mag deze herbruikt worden in de nieuwe omgeving? Alleen de aanwezige CAT5e UTP bekabeling mag worden hergebruikt. DAS en antennes niet. Ondernemer is zelf verantwoordelijk om aan de kwaliteitseisen te voldoen.

4 17 Social Return Inschrijver maakt bezwaar tegen de SROI bepaling. Door het geringe deel aan loonsom binnen deze aanneemsom en de specialistische activiteit is, op grond van Gids proportionaliteit en CvA advies 166, disproportioneel. Inschrijver stelt voor om deze eis te laten vervallen. Is dit akkoord? Zo niet, waarom volgt de aanbesteder de genoemde richtlijnen niet? Gemeente Lansingerland laat de SRoI bepaling niet vervallen. Wel wordt het percentage aangepast van 5% naar 2% van de aanneemsom. herziende versie van het concept SRoI contract gepubliceerd Artikel 5.3 samenwerking Inschrijver maakt bezwaar tegen de de hoogte van het bedrag van aansprakelijkheid. De factor drie die gehanteerd wordt ervaart de inschrijver als disproportioneel. Het risico dat de aanbesteder loopt staat niet in verhouding tot de hoogte van de aansprakelijkheid en is in de branche niet gebruikelijk. Inschrijver stelt voor om de aansprakelijkheid voor opdrachtnemer te herzien en tenminste te halveren. is dit akkoord? Zo niet op welke objectieve gronden komt de aanbesteder tot de opgegeven bedragen voor aansprakelijkheid? Inschrijver neemt aan dat er een huidig, lopend service contact van Mitel loopt. Hoe ziet de aanbesteder de samenwerking tussen huidige leverancier en opdrachtnemer? Gemeente Lansingerland gaat akkoord met uw voorstel en passen de maximale aansprakelijkheid gelijk met de contractwaarde die de gemeente Lansingerland kan verhalen op de ondernemer indien er schade ontstaat. herziende versie van de concept gepubliceerd. De gemeente Lansingerland, de opdrachtnemer voor deze aanbesteding en de huidige leverancier / servicepartij voor de Mitel gaan graag een samenwerking aan om integraties te verzorgen. 20 Mitel contract Indien het service contract van Mitel doorloopt kan dit door de opdrachtnemer overgenomen worden? Dit valt buiten scope van deze aanbesteding. 21 leverancier Wat is de looptijd van het huidige Mitel service contract en wie is de huidige leverancier? Dit valt buiten scope van deze aanbesteding. 22 Aanbestedingsprocedure Passieve DAS Is er reeds een passieve DAS aanwezig in het pand? Is de Gemeente eigenaar van deze passieve DAS? Indien de gemeente eigenaar is kunt u dan aangeven welk type DAS u heeft? Er is geen passief maar een verouderd actief DAS in het pand aanwezig op basis van UTP (CAT5e). De das is momenteel buiten gebruik, de bekabeling mag worden hergebruikt. In uw aanbieding moet u er rekening mee houden dat de actieve DAS (inclusief antennes en overige bijbehorende hardware) niet kan worden hergebruikt. 23 Artikel 6. Controle op SRoI Artikel 6. Controle op SRoI 1. De [ ] voert de controle op de SRoI uit. De [ ] ontvangt een kopie van de arbeids die de opdrachtnemer afsluit met degenen die in het kader van social return worden ingezet. Sinds de verscherpte wet Autoriteit Persoonsgegevens van 1 jan 2016 mag opdrachtnemer deze informatie niet verstrekken. Opdrachtnemer tracht dit op te lossen door een accountantsverklaring die de arbeidscontracten en de salarisstroken vergelijkt met de social returnverlichting. Kunt u a.u.b. aangeven of u akkoord gaat met de door opdrachtnemer geboden oplossing? Gemeente Lansingerland gaat akkoord met uw voorstel. Nadat de opdracht wordt gegund, treedt de gegunde partij in overleg met de werkmakelaar vanuit de gemeente Lansingerland. Er wordt gekeken wie ingezet wordt en welke bouwblokken dat betreffen, daaruit volgt een overeenstemming. De accountantsverklaring is dan een bewijs van deze afspraken. herziende versie van het concept SRoI contract gepubliceerd. 24 artikel 5.2 Inschrijver acht het onredelijk om een factor 3 te hanteren tussen de contractwaarde en de maximale aansprakelijkheid. Is Opdrachtgever bereid om redelijkheid en billijkheid toe te passen door de maximale aansprakelijkheid gelijk te stellen aan de contractwaarde? Gemeente Lansingerland gaat akkoord met uw voorstel en passen de maximale aansprakelijkheid gelijk met de contractwaarde die de gemeente Lansingerland kan verhalen op de ondernemer indien er schade ontstaat. herziende versie van de concept gepubliceerd. Inschrijver kan geen aansprakelijkheid accepteren waarbij vormen van indirecte schade onderdeel van uitmaken. Kan Opdrachtgever instemmen het volgende tekst voorstel? 25 artikel 5.2 De Opdrachtnemer zal zich gedurende de periode van de adequaat verzekeren tegen aansprakelijkstellingen voor uitsluitend directe schade. Indirecte schade waaronder uitdrukkelijk (doch niet uitsluitend) dient te worden verstaan immateriële schade en/of bedrijfsschade, met inbegrip van winstderving is uitgesloten. Gemeente Lansingerland gaat niet akkoord met uw voorstel. Zie meer informatie beantwoording vraag 24.

5 26 artikel 4.4 Inschrijver stuurt per uitsluitend een notificatie dat een nieuwe factuur beschikbaar is in de web portal. Accepteert Opdrachtgever deze afwijking? Gemeente Lansingerland gaat niet akkoord met deze afwijking. Opdrachtnemer dient te voldoen aan deze eis 8, 9 en 10. Door de aanbestedende dienst wordt het UEA-model gehanteerd dat vastgesteld is in de Uitvoeringsverordening (EU) 2016/7 van de Commissie van 5 januari 2016; deze Uitvoeringsverordening heeft op 18 april 2016 directe werking gekregen. In de gebruiksaanwijzing van Bijlage I van de Uitvoeringsverordening (EU) 2016/7 wordt gesteld: Ondernemers kunnen van de aanbestedingsprocedure worden uitgesloten of volgens nationaal recht worden vervolgd, indien zij zich in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan valse verklaringen bij het invullen van het UEA of, in het algemeen, bij het verstrekken van de informatie die nodig is om te controleren of er geen gronden voor uitsluiting zijn dan wel of aan de selectiecriteria wordt voldaan, of indien zij die informatie hebben achtergehouden, of niet in staat zijn de ondersteunende en over te leggen. Inschrijver meent dat hieruit volgt dat de in deel C van het UEA onder a tot en met d gevraagde bevestigingen bij het onderdeel Valse verklaringen, achterhouden van informatie, niet in staat vereiste en te verstrekken en verkrijging van vertrouwelijke informatie over deze procedure van de inschrijver slechts betrekking hebben op de onderhavige procedure. 27 Bewijslast UEA Valse verklaring VRAAG: Wilt u alstublieft bevestigen dat bovengenoemde in het UEA onder a tot en met d gevraagde bevestigingen van de inschrijver, gelet op het feit dat artikel 2.87 lid 2 AW 2012 daaromtrent geen (maximale) termijn voorschrijft, uitsluitend betrekking hebben op de onderhavige aanbestedingsprocedure en niet op eerdere aanbestedingen? Gemeente Lansingerland bevestigd dat het genoemde in het UEA onder a tot en met betrekking heeft op de onderhavige aanbestedingsprocedure en niet op eerdere aanbestedingen.