Raamovereenkomst Levering en installatie MDT hardware VR NHN. Periode: tot en met

Transcriptie

1 Raamovereenkomst Levering en installatie MDT hardware VR NHN Periode: tot en met (Verlenging mogelijk: 2x 1 jaar t/m )

2 Veiligheidsregio Noord- Holland Noord gevestigd en kantoorhoudende aan de Hertog Aalbrechtweg 22, 1823 DL te Alkmaar en in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Algemeen Directeur, de heer N. Plug, hierna te noemen VR NHN, en De Besloten vennootschap <naam invullen>, (statutair) gevestigd te <plaatsnaam invullen>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de <functienaam en naam invullen>, en hierna te noemen: Opdrachtnemer, Hierna tevens gezamenlijk te noemen: Partijen Overwegende dat: a. VR NHN een veiligheidsregio is, met taken zoals bedoeld in Art. 10 Wet Veiligheidsregio s; b. VR NHN in het kader van de uitoefening van deze taak behoefte heeft aan het vernieuwen en uitbreiden van haar MDT hardware; c. VR NHN in verband met hetgeen hiervoor onder a en b is overwogen, tot aanbesteding van levering en installatie van MDT hardware door middel van een openbare Europese procedure is overgegaan; d. Op 27 januari 2016 door of namens VR NHN een aankondiging naar het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie (hierna: Publicatieblad) is verzonden en dat deze aankondiging is gepubliceerd onder TenderNed-kenmerk: 89361; e. Opdrachtnemer in het kader van genoemde aanbestedingsprocedure een Inschrijving heeft ingediend; f. VR NHN genoemde Inschrijving als economisch meest voordelige heeft beoordeeld en de opdracht op <datum invullen> definitief heeft gegund aan Opdrachtnemer; g. In deze Raamovereenkomst de rechten, plichten en voorwaarden zijn vastgelegd die van toepassing zijn op alle opdrachten tot levering en installatie van MDT hardware die gedurende de looptijd van deze Raamovereenkomst tussen Partijen tot stand komen; pagina 2 van 17

3 INHOUDSOPGAVE Artikel 1. Begrippen... 4 Artikel 2. Voorwerp van de Raamovereenkomst... 4 Artikel 3. Contactpersonen en rapportage... 4 Artikel 4. Inwerkingtreding en duur van de Raamovereenkomst... 5 Artikel 5. Toevoegen, muteren en opzeggen van Opdrachten... 5 Artikel 6. Vergoeding... 5 Artikel 7. Facturering, verschuldigdheid en betaling... 6 Artikel 8. Algemene en bijzondere voorwaarden... 6 BIJLAGE 1 Contactpersonen... 8 BIJLAGE 2 Afgesproken Levermomenten & Indicatieve Aantallen BIJLAGE 3 Afgesproken Commerciële condities BIJLAGE 4 Product Diensten Catalogus BIJLAGE 5 Inkoopvoorwaarden Arbit BIJLAGE 6 Nota van Inlichtingen BIJLAGE 7 Inschrijving Opdrachtnemer BIJLAGE 8 Offerteleidraad inclusief bijlagen BIJLAGE 9 Overige relevante documenten pagina 3 van 17

4 Verklaren te zijn overeengekomen als volgt: Artikel 1. Begrippen In de Raamovereenkomst wordt een aantal begrippen (al dan niet met een beginhoofdletter) gebruikt. Aan deze begrippen komt de betekenis toe die hieraan is gegeven in de Offerteleidraad, dan wel in de Inkoopvoorwaarden Arbit 2014, dan wel hiero Artikel 2. Voorwerp van de Raamovereenkomst 2.1 Partijen sluiten hierbij een Raamovereenkomst waarbij Opdrachtnemer zich tegen de in Artikel 6 bedoelde Vergoeding verbindt tot het verrichten van de Prestatie zoals beschreven in de Offerteleidraad, die in hoofdlijnen bestaat uit: de levering en installatie MDT hardware, conform hetgeen gesteld in de Offerteleidraad, inclusief het Programma van Eisen en Wensen. Eén en ander teneinde VR NHN in staat te stellen daarvan het Overeengekomen ongestoorde gebruik te maken. 2.2 De navolgende stukken vormen gezamenlijk de Raamovereenkomst. Voor zover deze stukken met elkaar in tegenspraak zijn, prevaleert het eerder genoemde stuk boven het later genoemde, tenzij door het later genoemde hogere eisen aan de dienstverlening worden gesteld: Raamovereenkomst (inclusief inkoopvoorwaarden Arbit 2014); Nota( s) van Inlichtingen; Programma van Eisen en Wensen; Offerteleidraad; Concept Raamovereenkomst; Inschrijving Opdrachtnemer. Artikel 3. Contactpersonen en rapportage 3.1 De personen die de contacten over de uitvoering van de Raamovereenkomst onderhouden zijn opgesomd in de BIJLAGE 1 Contactpersonen en escalatieprocedure. 3.2 Opdrachtnemer rapporteert per kwartaal over de wijze van uitvoering van de Raamovereenkomst. Per kwartaal dient de Inschrijver overzichten te genereren van de verrichte leveringen van producten en diensten (cumulatief en periodegegevens), waarbij minimaal: hoeveelheden ingebouwd; hoeveelheden Dead On Arrival; aantal klachten; doorlooptijden storingsafhandeling 3.3 Van Inschrijver wordt verwacht dat hij minimaal 4x per jaar met de VR NHN overlegt over door hem aan te leveren rapportages van de geleverde producten en diensten. pagina 4 van 17

5 Artikel 4. Inwerkingtreding en duur van de Raamovereenkomst 4.1 De Raamovereenkomst treedt in werking op 15 april 2016 zijnde het moment waarop deze door beide partijen is ondertekend. 4.2 De Raamovereenkomst heeft een looptijd van drie (3) jaar, en eindigt van rechtswege op 14 april VR NHN kan de Raamovereenkomst onder gelijkblijvende voorwaarden twee (2) keer met een periode van één (1) jaar verlengen. Indien VR NHN van dit recht gebruik wenst te maken doet hij hiervan uiterlijk twee (2) maanden voor het einde van de in artikel 4.2 bedoelde looptijd, danwel twee (2) maanden voor het einde van de periode indien gebruik is gemaakt van de verlenging als bedoeld in dit artikel, schriftelijk mededeling aan Opdrachtnemer. 4.4 De voorwaarden van deze Raamovereenkomst blijven na beëindiging van toepassing op reeds voor de beëindiging van deze Raamovereenkomst geplaatste Opdrachten. Artikel 5. Toevoegen, muteren en opzeggen van Opdrachten 5.1 De eerste Opdracht bestaat uit de Levering en installatie van MDT hardware, conform de in bijlage 2 Afgesproken Levermomenten & Indicatieve Aantallen genoemde perioden. De door Opdrachtnemer opgegeven leverdata in de offerte en opgenomen in deze overeenkomst als bijlage 2 Afgesproken Levermomenten & Indicatieve Aantallen gelden als Fatale termijnen. 5.2 Naast de in Artikel 5.1 genoemde indicatieve aantallen kan VR NHN gedurende de looptijd van deze Raamovereenkomst aanvullend Standaard producten (VR NHN Catalogus) bestellen op basis van de overeengekomen tarieven, zie bijlage 3 Afgesproken Commerciële condities. De Standaard producten (VR NHN Catalogus) worden gespecificeerd in Bijlage 4 Product / Diensten Catalogus. 5.3 VR NHN is, indien de Opdrachtnemer een door VR NHN gevraagd product niet kan leveren vrij om desbetreffend product te kopen bij andere partijen dan Opdrachtnemer. Artikel 6. Vergoeding 6.1 Partijen komen de navolgende Producten Diensten Catalogus (VR NHN Catalogus) inclusief prijzen en indicatieve levertijden overeen: De Bijlage 4 - Product Diensten Catalogus is een samenstelling van de bijlagen: - Bijlage 2 - Afgesproken Levermomenten & Indicatieve Aantallen - Bijlage 3 - Afgesproken Commerciële condities - De specificaties van de producten zoals vermeld in de Inschrijving Alle in dit contract genoemde bedragen zijn exclusief BTW vermeld. 6.2 De genoemde prijzen blijven gedurende de eerste drie (3) jaar vast. Na deze periode kunnen de prijzen worden geïndexeerd aan de hand van de Consumentenprijs index. pagina 5 van 17

6 6.3 Indien een product vervangen wordt door een nieuw product dan dient de Opdrachtnemer dit product voor te leggen aan de VR NHN voor testen en/of goedkeuring. Het gehanteerde kortingspercentage ten opzichte van de bruto adviesprijs bij het te vervangen product dient gestand te blijven voor het nieuwe product. 6.4 Overschrijding van de door opdrachtnemer opgegeven levertijd voor de eerste levering heeft tot gevolg dat een boeteclausule in werking treedt. De boete is vastgesteld op 1% van de waarde van de levering exclusief BTW per overschrijding van één (1) werkdag met een maximum van 10%. Artikel 7. Facturering, verschuldigdheid en betaling 7.1 De Vergoeding is verschuldigd vanaf het moment van dat de geleverde MDT hardware is ingebouwd en goed werkend opgeleverd. oplevering. 7.2 Facturatie van eenmalige kosten voor Producten en/of diensten vindt na oplevering plaats op de eerstvolgende verzamelfactuur. 7.3 Een factuur dient de volgende gegevens te bevatten: BTW nummer B01; Factuurdatum; Aantal en omschrijving geleverde producten en/of diensten; Hoogte van de vergoeding; Verschuldigde BTW; Contract of bestelordernummer (PO nummer); Verplichtingennummer; Referentienummer per regel (bijvoorbeeld PDC nummer). 7.4 VR NHN voldoet de door hem op basis van de Overeenkomst aan Opdrachtnemer verschuldigde bedragen uiterlijk binnen dertig (30) dagen na ontvangst van de factuur. Opdrachtnemer zendt de factuur met vermelding van de gegevens als bedoeld in dit artikel aan het centrale aanleverpunt voor facturen, Artikel 8. Algemene en bijzondere voorwaarden 8.1 De toepasselijkheid van algemene en bijzondere voorwaarden van Opdrachtnemer dan wel van door Opdrachtnemer bij het verrichten van de Prestatie te betrekken derden, is uitgesloten. 8.2 Een exemplaar van de Inkoopvoorwaarden Arbit 2014, is als Bijlage 8 - Inkoopvoorwaarden Arbit 2014 bij de Raamovereenkomst gevoegd. 8.3 Overeengekomen wijzigingen van bepaalde artikelen in de Arbit 2014 zijn de volgende: Tekst volgt pas indien, na NvI, de Arbit aanpassing dan wel aanvulling behoeft. pagina 6 van 17

7 Aldus overeengekomen op 15 april 2016 en ondertekend in tweevoud door: Veiligheidsregio Noord-Holland Noord Naam: Nico Plug Functie: Algemeen Directeur Opdrachtnemer Naam: <naam invullen> Functie: <functienaam invullen> Handtekening: Handtekening: Datum: 15 april 2016 Datum: 15 april 2016 pagina 7 van 17

8 BIJLAGE 1 Contactpersonen en escalatieprocedure 1.1 Contactpersonen VR NHN: De Algemeen Directeur, thans <naam invullen> is bevoegd VR NHN te binden voor zover het betreft de uitvoering van de Raamovereenkomst en strategisch contactpersoon aangaande dit contract. De volgende personen: <naam en functie invullen> Contactgegevens: <invullen> ; Tel: <invullen> <naam en functie invullen> Contactgegevens: <invullen> ; Tel: <invullen> <naam en functie invullen> Contactgegevens: <invullen> ; Tel: <invullen> zijn tactische en operationele contactpersonen namens de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord aangaande dit contract. Opdrachtnemer: <naam en functie invullen>, is bevoegd Opdrachtnemer te binden voor zover het betreft de uitvoering van de Raamovereenkomst en strategisch contactpersoon aangaande dit contract. <naam en functie invullen> Contactgegevens: <invullen> ; Tel: <invullen> <naam en functie invullen> Contactgegevens: <invullen> ; Tel: <invullen> <naam en functie invullen> Contactgegevens: <invullen> ; Tel: <invullen> zijn tactische en operationele contactpersonen namens Opdrachtnemer aangaande dit contract. pagina 8 van 17

9 1.2 Escalatieprocedure Binnen deze overeenkomst bestaan twee (2) vormen van escalatie. 1. Escalatie als gevolg van prestatie: een slechte prestatie; gemaakte afspraken in het kader van de incidentafhandeling niet nagekomen; een incident niet volgens de overeengekomen afspraken is opgelost. 2. Escalatie als gevolg van een lopend incident: het niet (geheel of gedeeltelijk) beschikbaar zijn van de dienstverlening van de VR NHN; het niet volgens het geldende contractuele afspraken oplossen van het lopende incident. Escalatievorm 1: deze wordt schriftelijk aangemeld bij de tactisch verantwoordelijk manager bij Opdrachtnemer. Deze handelt de aangemelde klacht af en is hiervoor het aanspreekpunt. De status van aangemelde escalaties kan binnen kantooruren nagevraagd worden bij de tactisch verantwoordelijk manager. De maximale doorlooptijd van de afhandeling van de escalatie dient voorafgaand aan de ondertekening van deze overeenkomst te worden vastgesteld. Escalatievorm 2: deze treedt in werking indien er sprake is van een incident dat de dienstverlening van de VR NHN gevaar brengt. Deze escalatie wordt telefonisch aangemeld bij de servicedesk van Opdrachtnemer. Afhankelijk van de classificatie van het incident zal Opdrachtnemer in overleg met de VR NHN een managementescalatie starten. De maximale doorlooptijd van de afhandeling van de escalatie dient voorafgaand aan de ondertekening van deze overeenkomst te worden vastgesteld. Het afhandelen van beide vormen van escalatie kent de volgende stappen: Aanmelden en registreren van de escalatie; Classificeren van de escalatie; Bewaken voortgang van de escalatie; Afsluiten van de escalatie. Rapportage Rapportage van Escalatievorm 1 vindt plaats op tactisch niveau (functienaam invullen) Rapportage van Escalatievorm 2 vindt plaats op strategisch niveau (functienaam invullen) pagina 9 van 17

10 BIJLAGE 2 Afgesproken Levermomenten & Indicatieve Aantallen pagina 10 van 17

11 BIJLAGE 3 Afgesproken Commerciële condities pagina 11 van 17

12 BIJLAGE 4 Product Diensten Catalogus Producten Diensten Catalogus is een samenstelling van de bijlagen: Bijlage 2 Afgesproken Levermomenten & Indicatieve Aantallen Bijlage 3 Afgesproken Commerciële condities Specificaties uit de Inschrijving PRODUCTEN: <producten invullen> SPECIFICATIES: <hardware type invullen> DIENSTEN: Wipen; Kosten van Wipen Data op basis van het aantal devices (Eis van het PvE) = <bedrag invullen> per product (device); Storingen: Storingsonderzoek per device (Eis van het PvE) = <bedrag invullen> per product (device). pagina 12 van 17

13 BIJLAGE 5 Inkoopvoorwaarden Arbit 2014 Bijlage 5 - Inkoopvoorwaarden Arbit 2014.docx pagina 13 van 17

14 BIJLAGE 6 Nota van Inlichtingen Deze documenten zijn separaat als elektronische bestanden bij deze overeenkomst gevoegd. pagina 14 van 17

15 BIJLAGE 7 Inschrijving Opdrachtnemer Deze documenten zijn separaat als elektronische bestanden bij deze overeenkomst gevoegd. pagina 15 van 17

16 BIJLAGE 8 Offerteleidraad icl. bijlagen Deze documenten zijn separaat als elektronische bestanden bij deze overeenkomst gevoegd. pagina 16 van 17

17 BIJLAGE 9 Overige relevante documenten Accountantsverklaring: Jaarrekening: Verzekering Beroepsrisico s: pagina 17 van 17