Overeenkomst tussen... Ten behoeve van levering Kantoorartikelen

Transcriptie

1 Overeenkomst tussen.. en... Ten behoeve van levering Kantoorartikelen Kenmerk: SIW004744

2 RAAMOVEREENKOMST LEVERING KANTOORARTIKELEN Ondergetekenden: a. de, gevestigd.,.) ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de.., Algemeen directeur.., verder genoemd "Opdrachtgever ; en b.., gevestigd aan de.., te.., ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar,., hierna te noemen: Opdrachtnemer, Gezamenlijk te noemen: Partijen Overwegende dat: a. Deze raamovereenkomst tot stand is gekomen na het houden van een Europese aanbesteding op d.d... op basis van het Programma van Eisen, alsmede op basis van de Nota s van inlichtingen d.d.. (aangehecht als bijlage 1) behorende bij het Programma van Eisen; b. Opdrachtnemer op deze aanbesteding heeft ingeschreven door middel van de aaanbieding welke is aangehecht als bijlage xxx (hierna te noemen: inschrijving); c. Opdrachtnemer door het doen van de inschrijving alle ter zake van de aanbesteding geldende voorwaarde en bedingen heeft geaccepteerd, waaronder begrepen de tekst van deze Raamovereenkomst; d. Opdrachtgever de inschrijving van Opdrachtnemer als economische meeste voordelige inschrijving (emvi) heeft beoordeeld; e. Opdrachtgever heeft besloten de uitvoering van de levering en dienst conform het bepaalde in deze Raamovereenkomst (inclusief bijlagen, de Nota s van inlichtingen, het Programma van Eisen, de Algemene voorwaarden leveringen Gemeente Etten-Leur, alsmede de inschrijving, definitief te gunnen aan Opdrachtnemer (hierna te noemen: Opdracht) f. Partijen door middel van ondertekening van deze Overeenkomst de verstrekking van de Opdracht bevestigen. Verklaren het volgende te zijn overeengekomen: Artikel 1 Onderwerp van de Overeenkomst / uitvoering 1.1 Deze Overeenkomst heeft tot doel het vastleggen van de voorwaarden en de prijzen van de Opdracht. Opdrachtnemer garandeert uitvoering van de Opdracht conform het bepaalde in deze Overeenkomst, de Nota s van inlichtingen, het Programma van Eisen, de Algemene inkoop voorwaarden voor levering 2

3 gemeente Etten-Leur en de inschrijving. Uitvoering geschiedt stipt binnen de overeengekomen tijdstippen of termijnen. Artikel 2 Duur van de overeenkomst /opzegging/ verlenging 2.1 De ingangsdatum van deze Raamovereenkomst voor het leveren van kantoorartikelen is 1 oktober 2016 en eindigt op 30 september Indien er gebruik gemaakt wordt van de verlengingen is de einddatum van het contract 30 september Opdrachtgever heeft de optie om de overeenkomst, welke eindigt zonder dat opzegging vereist is, eenzijdig te verlengen voor twee (2) keer met één (1) jaar. De verlenging houdt in dat de opdrachtgever de overeenkomst in ongewijzigde vorm en onder gelijkblijvende condities voortzet. Na afloop van de verlengingsopties eindigt de overeenkomst van rechtswege zonder dat opzegging is vereist. De overeenkomst eindigt van rechtswege automatisch na afloop van de basislooptijd (twee jaar) zonder dat opzegging vereist is. Indien er van de verleningsoptie(s) zoals hierboven is beschreven gebruik wordt maakt loopt de overeenkomst respectievelijk 3 of 4 jaar. Artikel 3 Prijzen en indexering 3.1 Opdrachtnemer zal de verplichtingen op grond van deze overeenkomst uitvoeren tegen de in de inschrijving gedane bedragen, welke aan deze overeenkomst zijn bijgevoegd als bijlage xx. 3.2 De prijzen voor kantoorartikelen, zijn vast tot en met 01 januari De aanpassing van de tarieven kan plaats vinden tot het maximum conform het CBS-prijsindexcijfer voor Alle huishoudens (Reeks CPI Totale bestedingen 00000, 2006=100). Gedurende de duur van de overeenkomst heeft de opdrachtnemer het recht de prijs te herzien per 1 januari van een kalenderjaar, voor het eerst op 1 januari Dan vindt de indexering van de tarieven maximaal plaats conform het jaarmutatiecijfer van het eindejaarscijfer CBS-prijsindexcijfer reeks Alle Huishoudens. Inhaalslagen voor niet toegepaste prijsaanpassingen of te laat ingediende indexeringen zijn niet mogelijk. Wanneer het jaarmutatiecijfer negatief is, dan dient dit eveneens altijd te worden toegepast. Artikel 4 Facturering en betaling 4.1 Opdrachtnemer zal maandelijks een factuur sturen met een maximum van twaalf facturen per jaar. 4.2 Creditnota s dienen afzonderlijk van de maandfacturen verstuurd te worden. 4.3 Facturen worden binnen 30 dagen na ontvangst en na goedkeuring door opdrachtgever betaald. 4.4 Disputen over een factuur worden in eerste instantie door Opdrachtgever en Opdrachtnemer behandeld. 4.5 Het ontstaan van een dispuut ontslaat de Opdrachtnemer niet van haar verplichtingen haar dienstverlening voort te zetten 3

4 Artikel 5 Boete/ verzuim/ tussentijdse beëindiging 5.1 Indien de eisen uit het programma van eisen niet worden nagekomen dan is de opdrachtnemer, zonder dat een nadere ingebrekestelling is vereist, in verzuim. In geval van dergelijk verzuim door opdrachtnemer is hij aan de opdrachtgever, per individueel geval en per gemeentelijke organisatie, een direct opeisbare boete van 500 euro, vermeerderd met de omzetbelasting, verschuldigd. 5.2 Naast het bepaalde in 5.1 kan de Opdrachtgever deze Raamovereenkomst door een schriftelijke verklaring eenzijdig tussentijds beëindigen, indien: a. de nakoming van een opeisbare verplichting uit hoofde van deze Raamovereenkomst blijvend of tijdelijk onmogelijk is; b. de Opdrachtnemer in staat van faillissement wordt verklaard of aan hem, al dan niet voorlopig, surséance van betaling is verleend. 5.3 Beëindiging zoals bedoeld in dit artikel dient te geschieden bij aangetekende brief. Artikel 6 Aansprakelijkheid/ verzekering 6.1 Tijdens de uitvoering zal de Opdrachtnemer alles in het werk stellen om schade aan eigendommen van de Opdrachtgever of derden te voorkomen. Indien onverhoopt schade toegebracht wordt aan eigendommen van derden of van de Opdrachtgever, dan zal de Opdrachtnemer deze schade en mogelijke gevolgschades vergoeden. 6.2 De Opdrachtnemer is aansprakelijk voor alle schade van de Opdrachtgever dan wel van derden, die ontstaat door of in verband met het sluiten of uitvoeren van deze Raamovereenkomst en die ontstaat door een toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad van Opdrachtnemer of van personen/partijen waarvoor Opdrachtnemer aansprakelijk is. Artikel 7 Overdracht aan derden 7.1 Het is de Opdrachtnemer verboden om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever rechten en verplichtingen uit deze Raamovereenkomst, in welke zin dan ook, geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden. Artikel 8 Communicatie 8.1 Communicatie tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer verloopt zoals vastgelegd in de communicatiematrix (bijlage 7). In deze matrix staan de personen, de frequentie en de onderwerpen aangegeven die met elkaar besproken worden op operationeel, tactisch en strategisch niveau. 8.2 Opdrachtnemer zal voor Opdrachtgever één vaste contactpersoon en één vervanger aan wijzen Artikel 9 Contractmanagement en Rapportages 4

5 9.1 Evaluaties vinden één keer per kwartaal plaats. Deze frequentie zal worden verlaagd of verhoogd als de contractuitvoering dit toelaat of noodzakelijk maakt. De evaluatie wordt uitgevoerd door Opdrachtgever en Opdrachtnemer gezamenlijk en betreft alle aspecten die betrekking hebben op de opzet, inrichting en uitvoering van het contract. Vooralsnog zal het eerste jaar de werkgroep namens Opdrachtgever de evaluatiegesprekken voeren. Tevens dient er per kwartaal een rapportage te worden gemaakt van de artikelen welke uit het assortiment zijn gehaald dan wel zijn toegevoegd op basis van de catalogus indeling. 9.2 Eenmaal per kwartaal zal door Opdrachtnemer een managementrapportage worden opgesteld. In de managementrapportage moet over de volgende zaken worden gerapporteerd: afgenomen hoeveelheid artikelen afgeleid van productgroepen afgenomen artikelen afgelopen jaar vanaf het moment van ingang contract, het aantal bestelen levermomenten gemiddeld aantal afgenomen artikelen per maand gespecificeerd aantal retourzendingen het totaal bestelde bedrag aan kantoorartikelen, resultaten met betrekking tot milieuvriendelijke verwerking naleveringen apart gespecificeerd 9.3 Kosten voor evaluatie en managementrapportage zoals bedoeld in artikel 10.1 en 10.2 zijn inbegrepen bij de Opdracht. Opdrachtgever is hiervoor geen extra vergoeding verschuldigd. Artikel 10 Bestellingen 10.1 Opdrachtnemer zal voor Opdrachtgever een gebruiksvriendelijke Nederlandstalige webbased applicatie voor bestellingen inrichten. Tevens dient er een persoonlijke pagina te zijn per gemeente, te bereiken met een eigen inlogcode. De minimale eisen aan het online bestelsysteem zijn: het online kunnen bestellen van alle kantoorartikelen en artikelen uit de overige productgroepen het kunnen vermelden van de gewenste leverdatum inzicht kunnen verschaffen in de voorraadstatus van de artikelen inzicht kunnen verschaffen in de voorraadaanvulling voor artikelen die niet op voorraad zijn inzicht kunnen verschaffen in de contractprijzen (per orderregel en voor de totale order) het kunnen genereren/rapporteren van het bestelverleden het kunnen genereren van een favorietenlijst 10.2 Bestellingen zullen door Opdrachtgever zo veel mogelijk via het online-bestelsysteem gebeuren 10.3 De maximale levertijd is twee werkdagen na het plaatsen van een reguliere bestelling. Telefonische spoedbestellingen dienen binnen één werkdag geleverd te worden. Hieraan zijn geen extra kosten verbonden 5

6 10.4 Indien een artikel niet meer leverbaar is dient vooraf met de Opdrachtgever overlegd te worden over een eventueel alternatief. Het alternatief dient vergelijkbaar, gelijkwaardig en tegen gelijke prijs aangeboden te worden Alle aangeboden artikelen zullen te allen tijde aan de op dat moment geldende wettelijke bepalingen ten aanzien van milieu en veiligheid voldoen. De artikelen dienen daarnaast vrij te zijn van schadelijke stoffen voor mens en milieu Retouren worden gedaan in geval van verkeerde of ondeugdelijke levering, of als het bestelde artikel niet aan de eisen voldoet. De retour te nemen artikelen dienen kosteloos op het eerstvolgende aflevermoment, na verzoek tot retourname, door de vervoerder op het originele afleveradres retour genomen te worden De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het correct werken van het webbased bestelsysteem. De opdrachtnemer dient tevens een helpdeskfunctie te vervullen waarop de volgende eisen van toepassing zijn: Telefonische helpdesk Gratis nummer of een nummer tegen lokaal tarief. GEEN 08XX of 09XX nummer) tijdens kantooruren (maandag vrijdag van 09:00 uur 17:30 uur) Inschrijver neemt bij problemen binnen 1 uur contact op met de betreffende gemeente om tot een oplossing te komen De webbased applicatie dient kosteloos te kunnen worden gekoppeld aan Inconto. Artikel 11 Geheimhouding/ informatiebeveiliging 11.1 Opdrachtnemer verklaart zich er mee bekend en garandeert dat de ten behoeve van de uitvoering van de Opdracht door Opdrachtgever te verstrekken informatie uitsluitend ter uitvoering van de Opdracht mag worden aangewend. Ten aanzien van door Opdrachtgever in het kader van de Opdracht verstrekte informatie, verplicht Opdrachtnemer strikte geheimhouding te betrachten. Het is Opdrachtnemer verboden informatie die door Opdrachtgever ten behoeve van de uitvoering van de Opdracht wordt verstrekt, in welke zin dan ook aan derden te verstrekken. Personeel van Opdrachtnemer wordt slechts op de hoogte gesteld van informatie voor zover dit noodzakelijk is voor de taakuitoefening. Artikel 12 Geschillenregeling 12.1 Alle geschillen, die naar aanleiding van deze Raamovereenkomst ontstaan, daaronder mede begrepen die, welke slechts door één der Partijen als zodanig worden beschouwd, zullen worden voorgelegd aan de rechtbank Zeeland-Breda te Breda. Artikel 13 Slotbepalingen 6

7 13.1 Eventuele wijzigingen en/of aanvullingen van het in deze Raamovereenkomst met bijlagen bepaalde zullen slechts tussen Partijen van kracht zijn wanneer die wijzigingen en/of aanvullingen zijn vastgelegd in een door Partijen getekend document dat als bijlage aan deze Raamovereenkomst wordt toegevoegd Indien onderdelen van de Raamovereenkomst tegenstrijdig zijn met de bijlagen, geldt de volgende rangorde: a. Deze Raamovereenkomst; b. Nota s van inlichtingen; c. Programma van Eisen; d. Algemene inkoopvoorwaarden leveringen gemeente Etten-Leur; e. Aanbieding van de winnende inschrijver c.q. opdrachtnemer Op deze Raamovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Aldus in tweevoud opgemaakt en getekend,te.. d.d. Voor akkoord Opdrachtgever Voor akkoord Opdrachtnemer Handtekening Handtekening Handtekening Bijlagen: - Bijlage 1: Programma van eisen en bijhorende Nota s van Inlichtingen - Bijlage 2: Aanbieding Opdrachtnemer - Bijlage 3: Communicatiematrix 7