Van MOVARE/MosaLira Ref. KQPN2016/1.12

Transcriptie

1 Nota van inlichtingen Betreft 2 e Nota van Inlichtingen Datum 20 januari 2017 Van MOVARE/MosaLira Ref. KQPN2016/1.12 Project Europese aanbesteding ICT hardware Deze nota van inlichtingen wordt hiermee integraal onderdeel van het beschrijvend document. In geval van tegenstrijdigheden tussen de nota van inlichtingen en het beschrijvend document prevaleert het bepaalde in de nota van inlichtingen. Indien er meer nota s van inlichtingen zijn prevaleert, in geval van tegenstrijdigheden tussen de nota s van inlichtingen, het bepaalde in de meest recente nota van inlichtingen, dus die met het hoogste nummer. 1. NVI, vraag 49. U geeft aan dat de eis voor een DVD-R/RW speler/brander komt te vervallen. Dit biedt u de mogelijkheid te kiezen voor een kleinere form factor dan een minitower. Gaat u hiermee akkoord? Nee, dit is niet toegestaan. 2. NVI, vraag 5 en 49 Wanneer u akkoord gaat met een kleinere form factor, mag hier dan ook een 5400 rpm harde schijf worden aangeboden? Nee, dit is niet toegestaan. 3. Bijlage 2, inhoud offerte U vraagt om een verklaring moedermaatschappij. Dient inschrijver hiervoor een voorgeschreven format te gebruiken? Nee, inschrijver is vrij hiervoor zijn eigen format te kiezen

2 4. NvI vraag 63 en 14, oplevertermijn offertes Als antwoord op de vraag over de termijn waarbinnen een offerte moet worden aangeleverd zegt Aanbestedende dienst hier: aangevraagde offertes dienen binnen 2 werkdagen aangeleverd te worden. Voor de minicompetitie geldt een afwijkende termijn van 2 weken. Echter, in antwoord op vraag 14 uit de NvI zegt Aanbestedende dienst het volgende: de prijzen zoals aangeboden via de webshop worden door de drie raamcontractanten zelf bepaald. Indien het gaat om een orderbedrag van minder dan ,00 wordt de keuze gemaakt door te kijken welke prijzen in de webportals van de drie raamcontractanten worden gehanteerd. Deze antwoorden lijken elkaar tegen te spreken. Immers, wanneer Aanbestedende dienst een order van minder dan ,00 plaatst gaat dit direct via de webportal van één van uw raamcontractanten. Hier gelden simpelweg de prijzen zoals getoond binnen de webshop. Die vergelijkt Aanbestedende dienst onderling met elkaar. Kan Aanbestedende dienst toelichten wanneer de oplevertermijn van een losse offerte binnen 2 werkdagen wel van toepassing is? Telkens wanneer een bestelling van hardware wordt gedaan, waarvan de totale waarde meer dan ,00 bedraagt, wordt hiervoor een minicompetitie tussen de drie raamcontractanten georganiseerd. Dat betekent, dat er meerdere minicompetities per jaar gehouden kunnen worden. MOVARE en MosaLira sturen aan de raamcontractanten de specificaties voor de deelopdracht. De raamcontractanten dienen hun offerte op basis van de specificaties binnen twee weken bij MOVARE en MosaLira in te dienen. Voor het perceel touchscreens geldt, dat de offertes voor de minicompetities binnen 2 weken ingediend moeten zijn. Voor bestellingen buiten de minicompetities geldt voor het perceel touchscreens een termijn van 2 dagen voor het aanbieden van offertes. 5. NvI vraag 27 open vraag 2 Plan van Aanpak Aanbestedende dienst geeft aan dat artikel uit de aanbestedingsleidraad pas van toepassing is bij meer dan vijf werkstations of laptops. In open vraag 2, Plan van Aanpak, voor de hardware percelen vraagt Aanbestedende dienst echter om het plan van aanpak bij een levering van slechts twee desktops of laptops op één schoollocatie. Hierop is artikel niet van toepassing. Inschrijver neemt aan dat Aanbestedende dienst graag meer wil weten over de werkwijze bij een kleine levering waar dit artikel juist wel van toepassing is. Bijvoorbeeld bij bestelling van slechts

3 zes desktops of laptops op één schoollocatie. Kan Aanbestedende dienst deze aanname bevestigen? 2 bestaat in feite uit 2 vragen, namelijk een plan van aanpak bij levering van 400 pc s, 100 laptops en 40 tablets op 30 verschillende locaties en levering van slechts twee laptops op één locatie. Dus voor beide deelvragen dient een plan van aanpak gegeven te worden. 6. NvI vraag 48 - boeteclausule Aanbestedende dienst heeft de maximum boete per apparaat dat niet binnen één werkdag volledig weer functioneel is, vastgesteld op 1500,00. Inschrijver begrijpt het belang van een boeteclausule voor Aanbestedende dienst. Graag willen we echter van Aanbestedende dienst weten op welke wijze u voornemens bent deze regeling te hanteren? In het belang van een prettig partnerschap stelt Inschrijver zich voor dat bij het overschrijden van de reparatietermijn overleg plaatsvindt tussen beide partijen om tot de best mogelijke oplossing te komen. Boetes worden in dit geval weliswaar tot een maximum van 1500,00 opgelegd, maar altijd vanuit het perspectief van redelijkheid. Zeker wanneer de Opdrachtnemer zich 100% inzet voor Aanbestedende dienst. Aanbestedende dienst zal bij het opleggen van boetes zich altijd redelijk opstellen 7. NvI vraag Algemene eisen In navolging van vraag 19 heeft Inschrijver de volgende aanvullende vraag: Aanbestedende dienst eist op pagina 12 dat de geleverde hardware te allen tijde probleemloos kan functioneren in de bestaande ICT-omgeving, maar geeft in de NvI als antwoord dat de eisen zoals gesteld worden in een minicompetitie niet te allen tijde passend zijn voor de ICT-omgeving. In de optiek van Inschrijver zijn het gegeven antwoord en de gestelde eis tegenstrijdig aan elkaar. Inschrijver kan dus niet borgen dat de aangeboden hardware passend is in de ICT-omgeving. Om deze reden wil Inschrijver voorstellen om de eis te laten vervallen. Gaat Aanbestedende dienst hiermee akkoord? Zo niet, kan Aanbestedende dienst toelichten hoe Inschrijver aan de eis kan voldoen? De uit de minicompetitie bestelde apparatuur moet aan de ICT-beheerpartij worden aangeboden om gecertificeerd te worden. Indien blijkt dat de apparatuur niet

4 gecertificeerd kan worden, vervalt de afnameverplichting voor de betreffende apparatuur. 8. NvI vraag In navolging van vraag 42 heeft Inschrijver de volgende aanvullende vraag: Aanbestedende dienst heeft na jarenlange ervaring besloten om de mogelijkheid te laten vervallen om een servicemelding in te voeren. Dit omdat de meldingen per e- mail vaak onvoldoende het probleem weergeven. Om die reden heeft Inschrijver een vastgesteld online webformulier waarbij al een aantal gegevens in moeten worden gevuld, hierdoor is een snelle afhandeling beter geborgd. Deze formulieren komen bij de servicedeskmedewerker als binnen. Om deze reden wil Inschrijver voorstellen om de mogelijkheid tot te laten vervallen of optioneel te maken. Gaat Aanbestedende dienst hiermee akkoord? Melding van een servicemelding mag via een webformulier. Vervolgcorrespondentie dient eveneens per mogelijk te zijn. 9. Pagina 14 en Mag de inschrijver stellen dat de fabrieksgarantie van de hardware 2 jaar ophalen en retour is, waarbij een garantie afhandeling/storing (volledige en gedeeltelijke uitval) binnen 5 werkdagen opgelost moet zijn. Dit is correct. 10. Pagina U refereert hier naar garantie op onderstel en lift, kunnen wij hieruit concluderen dat er moet worden uitgegaan bij de minimum eisen van de montage van een hoogte verstelling op een verrijdbaar onderstel inclusief noodstop? Ja 11. Pagina U vraagt om een slot voor inbouw-pc. Gaat u ermee akkoord dat de monitor standaard is voorzien van een vesa mount aan de achterzijde van de monitor. Hierdoor is het eenvoudiger om na

5 de afschrijfperiode van de pc (gebruikelijk 5 jaar) deze te verwisselen voor een gangbaar model op dat moment. Het aanbod in schermen wordt hierdoor groter en het beperkt u minder in de keuze voor de te gebruiken pc s in combinatie met het scherm. De wijze van monteren aan wand of verrijdbaar onderstel is niet beperkt tot een vesamount. Leverancier is vrij om te kiezen welke montage hij hiervoor gebruikt. 12. Pagina U geeft aan dat de facturatie moet plaatsvinden via een verzamelfactuur. Het is niet gebruikelijk om facturen te verzamelen de normale handelswijze bij levering op scholen is dat de facturen na iedere levering gestuurd worden per factuur staat hier dan als referentie de projectomschrijving, de datum van de levering en het Brinnummer op. Gaat u met deze werkwijze akkoord? 13. Bestek algemeen U vraagt Touchscreens aan te bieden, voor een scherpe prijs hebben we een indicatie nodig voor de aantallen die er gedurende de aanbestedingsperiode worden afgenomen. Kunt u ons hierin voorzien? De werkelijke prijs van de touchscreens wordt bepaald in de minicompetities. De prijs die voor de aanbesteding wordt uitgevraagd is louter bedoeld om de prijs/kwaliteitverhouding vast te stellen. In de minicompetities zal uiteraard worden aangegeven om welke aantallen het gaat. 14. NvI 1 vraag 37 Naar aanleiding van een vraag past u de responstijd aan naar TENMINSTE 8 ms. Mogen wij er vanuit gaan dat u bedoelt MAXIMAAL 8 ms?

6 15. 4 Eerste Nota van Inlichtingen en Prijzenblad, specificaties desktop (perceel 1 en 3) U gaat niet akkoord met de zakelijke standaard-aansluiting VGA en HDMI of DisplayPort. Echter kunnen inschrijvers hierdoor een beperkt aanbod doen wat nadelig is voor de marktwerking. Tevens willen wij u erop wijzen dat een DisplayPort dezelfde functionaliteiten heeft als een HDMI poort (o.a. 100% geluiddragend). Daarnaast is een DisplayPort standaard in het zakelijke segment. Om een maximale marktwerking te garanderen en u een economisch voordelig aanbod te doen, verzoeken wij u om akkoord te gaan zakelijke standaard-aansluiting VGA en HDMI of DisplayPort of een display-hdmi verloopkabel. Gaat u hiermee akkoord? Indien niet, dan verzoeken wij u dit te motiveren Kostenbesparing en duurzaamheid, Bijlage 7 Vragen ICT hardware U geeft dat inschrijvers concreet dienen aan te geven welke besparing de maatregelen (die bijdrage leveren aan kostenbesparing en kostenbeheersing bij de investering en de exploitatie van hardware gedurende een periode van 4 jaar )opleveren en wat de gevolgen zijn voor de energiekosten en voor het milieu. Echter achten wij de omschrijving van de vraag onduidelijk. Is onze aanname juist dat de kostenbesparingen die inschrijvers concreet moeten omschrijven, onlosmakelijk verbonden moeten zijn met duurzaamheid en alleen in die context uitgelegd moeten worden? De kostenbesparingen die inschrijvers concreet moeten omschrijven, zijn onlosmakelijk verbonden met duurzaamheid en moeten alleen in die context uitgelegd worden Plan van aanpak, Bijlage 7 Vragen ICT hardware U vraagt om 2 verschillende plannen van aanpak. Echter achtten wij 1,5 A4 te weinig om een kwalitatief goed antwoord te geven. Derhalve verzoeken wij u om het aantal A4 voor bovengenoemde vraag uit te breiden naar 3 A4. Gaat u hiermee akkoord? Indien

7 niet, dan verzoeken wij u dit te motiveren. 18. Bijlage 6 De zakelijke standaard voor externe displays is bij de zakelijke modellen merendeels displayport. Gaat u ermee akkoord dat displayport met verloopkabel naar HDMI ook een optie mag zijn? Zie het antwoord op vraag 15.