Bijlage 7. Proefafdrukken Open vragen 1. PROEFAFDRUKKEN

Transcriptie

1 Bijlage 7 Proefafdrukken Open vragen 1. PROEFAFDRUKKEN Om een goede indruk te krijgen van de afdrukkwaliteit van de aangeboden MFP s (type 3 en type 4) en de repromachines (type 5) zullen de afdrukken van deze MFP s en de repromachines beoordeeld worden op de print- en kopieerkwaliteit (in te dienen in de gesloten verpakking zoals beschreven in hoofdstuk 2.4 van het aanbestedingsdocument). De bestanden hiervoor kunt u vinden op TenderNed. Opdracht: Geldend voor de zwart-wit en de full color MFP s, TYPE 3 & 4 en repromachines TYPE 5: Voor de proefafdrukken op de zwart-wit en de full color MFP s dient u het bestand Testdocument GSF type 3, 4 en 5 te gebruiken: Op de door u aangeboden zwart-wit MFP s (type 3) dient u dit document 5x te printen in zwart-wit. Op de door u aangeboden full color MFP s (type 4) dient u dit document 5x te printen in full color en 5x te printen in zwart-wit. Op de door u aangeboden zwart-wit REPROMACHINE (type 5) dient u dit document 5x te printen in zwart-wit. Van al deze afdrukken dient u vervolgens 1 kopie (in de automatische modus tekst/foto) te maken, ofwel van alle prints op de zwart-wit MFP 5 kopieën in zwart-wit en van alle prints op de full color MFP 5 kopieën in full color en 5 kopieën in zwart-wit en op de repromachine van alle prints 5 kopieën zwart wit (print 1 kopie 1, print 2 kopie 2, etc.). Deze afdrukken (van het bestand Testdocument GSF 3,4 en 5 ) op de MFP dienen ENKELZIJDIG op 80 grams A4 papier van de aanbestedende dienst afgedrukt te worden, met een PCL driver vanuit Acrobat Professional, waarbij de overdruk op aan staat. Daarnaast dient u het bestand maximaal te schalen naar het papierformaat. Alle afdrukken van bestand Testdocument GSF 3,4 en 5 dient u per set in te binden in een wire-o binding tot een geheel. 1

2 PER set dient dit er als volgt uit te zien: - Een voorblad met hierop de naam van de aanbesteding, de unieke code en de benaming set 1, set 2 enz. - Type 3: een print zwart-wit en een kopie zwart wit (2 proefafdrukken van type 3). - Tabblad/gekleurd vel; - Type 4: een print full color en een kopie full color + een print zwart-wit en een kopie zwart wit (4 proefafdrukken van type 4); - Tabblad/gekleurd vel; - Type 5: een print zwart-wit en een kopie zwart wit (2 proefafdrukken van type 5). U dient de boekwerken/ingebonden sets te anonimiseren (dus geen bedrijfsnaam of logo s!) en in te leveren in een gesloten verpakking ten kantore van BiC. Op de achterkant van ELKE proefafdruk en boekwerk dient u een sticker te plakken met hierop het volgende beschreven: Een (zelf uit te kiezen) identieke en unieke code (deze code dient u te beschrijven in een inleidende brief die u bij de proefafdrukken dient toe te voegen). Of het opdracht 1 of 2 betreft. Welke type: 3, 4 of 5. Of het een kopie of print betreft. 2

3 De beoordelingsgroep zal voor opdracht 1 (bestand Testdocument GSF MFP's (type 3, 4 en 5) ) per type en per afdruk letten op: Te punten behalen 1. Mate van streepvorming in de afdrukken (print en kopie). De beoordelaar zal hierbij letten of er strepen ontstaan door vervuiling en strepen die ontstaan door het ontbreken van een egale print. Streepvorming kan in allerlei vormen voor komen. Indien er geen sprake is van een enkele streepvorming (dit wil zeggen: op geen enkele manier in het bestand voorkomende strepen) ontvangt de inschrijver 10 punten. De mate van streepvorming zal per beoordelaar beoordeeld worden. 2. Mate van het recht afdrukken en op stand afdrukken (waaronder pagina registratie). De beoordelaar zal de mate van rechtheid en de stand van de bovenste lange zijde vergelijken met de onderste lange zijde en opmeten. Als de afdruk volkomen recht en op stand is ontvangt inschrijver op dit onderdeel 10 punten. Als de afwijking recht afdrukken OF op stand afdrukken gemiddeld van de beoordelaars tot 3 mm is (dus niet recht is, >0-3 mm) ontvangt inschrijver 8 punten en als de afwijking recht afdrukken EN op stand afdrukken gemiddeld van de beoordelaars tot 3 mm is (dus niet recht en niet op stand is) ontvangt inschrijver 6 punten. Bij een afwijking van meer dan 3 mm bij één van beide (recht of op stand) of bij allebei ontvangt inschrijver 2 punten, hetgeen onmiddellijk leidt tot uitsluiting. 3. Mate van contrast in de foto s, helderheid en uitstraling, gebruikte raster, scherpte van rasters, teksten, logo s en zwarting. Iedere beoordelaar zal dit onderdeel naar eigen voorkeur beoordelen. Echter als zwarte elementen ook daadwerkelijk als zwart zijn afgedrukt, scoort inschrijver hoger dan als hier een kleurenzweem in zit. 4. Algemene indruk van de kwaliteit. De beoordelaar zal hierbij letten op kwaliteitsaspecten waar de overige subcritria niet in kunnen voorzien. Als er niets afwijkends aan het bestand gevonden wordt scoort inschrijver hier een 10. Iedere afwijking van het proefbestand, of positieve afwijking van de huidige afdrukkwaliteit zal in een bepaalde mate een hogere score dan 5 punten opleveren. Iedere negatieve afwijking (als gemiddelde van de beoordelaars) van de huidige afdrukkwaliteit zal in een bepaalde mate een lagere score dan 5 punten opleveren (= knock out). 5. Kwaliteit van de grijswaarden, lichte tinten, felle tinten, teksten, zwart-wit foto s en kleurenfoto. De beoordelaar hanteert hierbij het uitgangspunt van het doel waarvoor de MFP s gebruikt gaan worden. De leesbaarheid en waarneembaarheid van bovengenoemde staat hierin centraal. 6. Constantheid van kwaliteit in de onderlinge afdrukken en de verhouding print en kopie. Als er geen afwijkingen zijn scoort de inschrijver een 10 en naar mate er een afwijking vast te stellen valt scoort inschrijver hier lager. 7. Schoonheid van afdrukken (geen vlekken of tonerresten). De beoordelaar let hierbij of op de afdrukken afwijkingen zijn die er niet op thuis horen. Als er geen afwijkingen zijn scoort inschrijver hier 10 punten en naar mate er een afwijking vast te stellen valt scoort inschrijver hier lager. Eindscore: het gemiddelde van alle beoordelaars Minimaal gemiddeld 6, maximaal 10 3

4 De afdrukken zullen tevens dienen als norm voor de eventuele dienstverlening na gunning. Opgemerkt moet worden dat de projectgroep de afdrukken beoordeelt voor het doel waarvoor de MFP s en de repromachines worden aangeschaft. De minimale eis (kwaliteitsnorm) voor de kwaliteit van de MFP s en de repromachines is de huidige afdrukkwaliteit van de aanbestedende dienst, de afdrukken zijn gemaakt op een huidige full color MFP van de aanbestedende dienst en op de huidige repromachine. De kwaliteit mag niet minder zijn dan de kwaliteit van deze huidige machines. Ter vergelijking zal de aanbestedende dienst een set met testafdrukken beschikbaar stellen U kunt deze afdrukken m.b.t. de kwaliteitsnorm en het benodigde A4 papier op komen halen, na overleg met uw contactpersoon van deze aanbesteding. De leden van de beoordelingsgroep zullen onafhankelijk van elkaar de mate waarin u voldoet aan de afdrukkwaliteit beoordelen. De beoordeling per onderdeel zal plaatsvinden op basis van: 1 = zeer slecht 2 = slecht 3 = ruim onvoldoende 4 = onvoldoende 5 = bijna voldoende 6 = voldoende 7 = ruim voldoende 8 = goed 9 = zeer goed 10 = uitstekend Na deze beoordeling zal de gemiddelde score van alle items per opdracht (het gemiddelde van drie beoordelaars) bij elkaar worden opgeteld en gedeeld door het aantal types, dit levert de eindscore op. Op dit subcriterium dient de inschrijver een gemiddelde eindscore van 6 punten (dit is de minimale eis oftewel kwaliteitsnorm) te behalen. Indien de score lager is, zal de inschrijver uitgesloten worden van verdere beoordeling en zal de inschrijving terzijde worden gelegd. De scores zullen worden afgerond op 2 decimalen, dit betekent bij een eindscore van bijvoorbeeld 5,99 dat de inschrijver zal worden uitgesloten. De inschrijver zal ook worden uitgesloten indien er op 1 of meer items gemiddeld PER TYPE machine lager dan een 5 gescoord wordt. De score per item is dan het gemiddelde op dat onderdeel van de beoordelaars. 4

5 De waarde voor het subcriterium proefafdrukken komt tot stand door de eindscore te vermenigvuldigen keer ,- (maximaal te behalen waarde bedraagt ,-). Om inzage te geven hoe de scores tot stand komen hebben wij het beoordelingsformulier bijgevoegd als bijlage 11a (beoordelingsformulier proefafdrukken). De inschrijver mag een vergoeding voor de uitvoering van deze proefopdracht rekenen van maximaal 25,00 excl. BTW. De voorwaarde hierbij is dat inschrijver wel een juiste en volledige inschrijving heeft ingediend. 5

6 2 OPEN VRAGEN Naast de gestelde eisen uit de onderhavige aanbesteding is de aanbestedende dienst op zoek naar een opdrachtnemer die haar gedurende de periode van de raamovereenkomst kan voorzien van veel toegevoegde waarde. Hoe meer toegevoegde waarde een inschrijver biedt, hoe hoger zij op dit onderdeel kwaliteit scoort. Alle antwoorden van een inschrijver dienen realistisch en uitvoerbaar te zijn. Een honorering van de antwoorden zal nimmer leiden tot een verplichte afname van datgene wat inschrijver heeft ingediend. NOTE: Iedere beantwoording moet betrekking hebben op de scope (en ontwikkeling) van de opdracht en op de organisatie van de opdrachtgever. Indien inschrijver op meerdere percelen inschrijft, dient zij voor al deze percelen de beantwoording van de open vragen in te dienen, deze mogen hetzelfde zijn maar ook van elkaar verschillen. Bij het beantwoorden van de open vragen dient u te letten op het volgende: - Als het maximaal aantal pagina s overschreden wordt zal de beoordelingsgroep alleen het eerste toegestane aantal pagina s beoordelen, afhankelijk van wat er wordt gevraagd. - U dient bij de beantwoording van de open vragen een fontgrootte van 10 punten aan te houden. - U dient de beantwoording van de open vragen toe te voegen bij uw inschrijving via TenderNed als een leesbaar en niet beveiligd Pdf bestand. Voor het subcriterium open vragen van deze bijlage geldt: Totaal kan de inschrijver een maximale waarde van ,- behalen op de beoordeling van de open vragen. Om inzage te geven hoe de beoordeling tot stand komt hebben wij het beoordelingsformulier bijgevoegd als bijlage 11b. NOTE: U dient de beantwoording van de open vragen te anonimiseren (dus geen (bedrijfs)naam of logo s!), er mag in geen geval te herleiden zijn welke inschrijver de beantwoording heeft gegeven. Indien er wel een naam/tekst/verwijzing of andere herleiding staat beschreven, zal deze zwart worden gemarkeerd voordat de beantwoording naar de beoordelaars worden verzonden. 6

7 2.1 MVO/SROI/DUURZAAMHEID De opdrachtgever hecht veel waarde aan ondernemingen die bovenop de wettelijke criteria zoals beschreven in Milieucriteria een extra bijdrage leveren aan de maatschappij, SROI en duurzaamheid. U dient in maximaal 2 A4 te beschrijven welke bijdrage u levert aan de maatschappij en op welke wijze u maatschappelijk verantwoord ondernemen toepast in het beleid van uw onderneming. Daarnaast beschrijft inschrijver in welke mate zij zich verder inspant om zo duurzaam en milieuvriendelijk mogelijk te produceren en handelen, waarbij in elk geval CO2-emissie aan bod zal komen, bovenop de eisen van de Milieucriteria (bijlage 7) en zo een meerwaarde zal zijn voor de aanbestedende dienst De beschrijving dient toegespitst te zijn op de onderhavige opdracht en dient u toe te voegen aan uw inschrijving. Waarde Wijze van beoordeling open vragen 0,- De inschrijver geeft geen antwoord op de vraag of geeft een antwoord dat niet conform de vraag is ,- De inschrijver geeft een antwoord dat niet geheel conform de vraag is, of slechts gedeeltelijk antwoord geeft op de vraag en beschrijft geen of nauwelijks toepassing / toegevoegde waarde van het gevraagde ,- De inschrijver geeft antwoord conform de vraag en beschrijft voldoende de toepassing / toegevoegde waarde van het gevraagde ,- De inschrijver geeft antwoord conform de vraag en beschrijft duidelijk (uitstekende) de toepassing en toegevoegde van het gevraagde. 7

8 2.2 PLAN VAN AANPAK / IMPLEMENTATIE EN RETOURNEREN Inschrijver dient te beschrijven op maximaal 4 pagina s A4 welke toegevoegde waarde zij aanbestedende dienst kan aanbieden en hoe zij de interne organisatie van de opdrachtgever zal gaan ontzorgen bij implementatie (en retourneren bij einde overeenkomst) van de onderhavige opdracht. Inschrijver beschrijft een plan van aanpak en haar toegevoegde waarde, de uitrol PER SCHOOL / tijdspad / communicatie en de waarborging afdrukkwaliteit voor alle machines (met een uitleg welke rol de inschrijver en welke rol de opdrachtgever hierin heeft) conform PvE. De beschrijving dient toegespitst te zijn op de onderhavige opdracht dient u toe te voegen aan uw inschrijving. Waarde Wijze van beoordeling van de open vragen 0,- De inschrijver geeft geen antwoord op de vraag of geeft een antwoord dat niet conform de vraag is ,- De inschrijver geeft een antwoord dat niet geheel conform de vraag is, of slechts gedeeltelijk antwoord geeft op de vraag en beschrijft geen of nauwelijks toepassing / toegevoegde waarde van het gevraagde ,- De inschrijver geeft antwoord conform de vraag en beschrijft voldoende de toepassing / toegevoegde waarde van het gevraagde ,- De inschrijver geeft antwoord conform de vraag en beschrijft duidelijk (uitstekend) de toepassing en toegevoegde van het gevraagde. 8

9 2.3 REDUCTIE AANTAL AFDRUKKEN Inschrijver dient in maximaal 2 A4 te beschrijven in welke mate u een pro-actieve bijdrage kunt leveren aan de reductie van het aantal afdrukken. Inschrijver geeft hierbij een concreet te realiseren besparing van afdrukken aan en welke concrete (zonder voorwaarden) garanties hierop worden gegeven. Inschrijver beschrijft een uitsplitsing voor afzonderlijk zwart-wit en full color afdrukken. Het uitgangspunt is hierbij dat het aantal medewerkers gelijk blijft en dat er geen organisatorische wijzigingen plaats zullen vinden (zoals minder locaties). De follow-me, BYOD en scan management mogen geen onderdeel zijn van deze beschrijving. Het uitgangspunt dient hierbij te zijn het werkelijke totale afdrukvolume van de omvang van levering binnen de invloedsfeer van deze aanbesteding, conform het volume van het prijzenblad. De beschrijving dient toegespitst te zijn op de onderhavige opdracht en dient u toe te voegen aan uw inschrijving. Waarde Wijze van beoordeling open vragen 0,- De inschrijver geeft geen antwoord op de vraag of geeft een antwoord dat niet conform de vraag is ,- De inschrijver geeft een antwoord dat niet geheel conform de vraag is, of slechts gedeeltelijk antwoord geeft op de vraag en beschrijft geen of nauwelijks op welke manier zij bijdraagt aan de reductie van afdrukken ,- De inschrijver geeft antwoord conform de vraag en beschrijft voldoende op welke manier zij bijdraagt aan de reductie van afdrukken ,- De inschrijver geeft antwoord conform de vraag en beschrijft duidelijk (en meer dan voldoende) op welke manier zij bijdraagt aan de reductie van afdrukken. 9