(Concept) Raamovereenkomst gemeente Eindhoven opdrachtnemer

Transcriptie

1 A gemeente Eindhoven (Concept) Raamovereenkomst gemeente Eindhoven opdrachtnemer Contractnummer: PLN xxx Periode: september 2015 tot en met augustus 2017 Versie: 29 mei 2015

2 Raamovereenkomst behorende bij de Europese aanbesteding Zonnepanelen Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Begrippen 4 1. Toepasselijkheid Algemene Inkoopvoorwaarden 2013 gemeente Eindhoven 5 2. Voorwerp van overeenkomst en rangorde 5 3. Duur van de Raamovereenkomst 6 4. Prijzen, indexering en facturering 7 5. Overleg Contactpersonen Informatieverstrekking/rapportages Algemeen 12 Bijlagen: 14 Pagina 2 van 14

3 Raamovereenkomst behorende bij de (Europese) aanbesteding Zonnepanelen DE ONDERGETEKENDEN: (1) DE GEMEENTE EINDHOVEN, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door het Sectorhoofd Maatschappelijk Vastgoed & Sport, de heer A.J.M.J. Heesterbeek, hierna te noemen Opdrachtgever ; (2) [OPDRACHTNEMER], een [rechtsvorm] gevestigd te [plaats], ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door [naam / functie], hierna te noemen Opdrachtnemer ; Ondergetekenden hierna gezamenlijk te noemen Partijen ; IN AANMERKING NEMENDE DAT: Overwegende dat: Opdrachtgever een Europese aanbestedingsprocedure volgens de openbare procedure voor de Levering en Dienstverlening van Zonnepanelen, welke d.d is gepubliceerd op met een link naar de TED site, aanbestedingskalender.nl en de website van de gemeente Eindhoven, publicatienummer.; 1 Uit deze Europese aanbestedingsprocedure is gebleken dat Opdrachtnemer de Economisch Meest Voordelige Inschrijving heeft gedaan voor de Levering en Installatie van Zonnepanelen; 2 Opdrachtnemer in staat is om de gevraagde Levering en Dienstverlening van Zonnepanelen te verlenen, zoals Opdrachtgever dit wenst; 3 Opdrachtgever geen afnamegarantie verstrekt; 4 Opdrachtgever en Opdrachtnemer de voorwaarden waaronder de Levering en Dienstverlening geschiedt, vastleggen in deze Raamovereenkomst; 5 Nadere (uitvoerings) afspraken tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer dienen worden vastgelegd in een afzonderlijk werkprotocol. Komen het volgende overeen: Pagina 3 van 14

4 Raamovereenkomst behorende bij de Europese aanbesteding Zonnepanelen Begrippen In de Raamovereenkomst worden de navolgende begrippen met een beginhoofdletter gebruikt: Bijlage(n): aanhangsel(s) bij de Raamovereenkomst zoals opgenomen in de lijst van Bijlagen en eventuele wijzigingen en aanvullingen die na door beide Partijen te zijn geparafeerd, deel uitmaken van de Raamovereenkomst. In de Bijlagen zijn de voorwaarden vermeld waarnaar in de Raamovereenkomst wordt verwezen. Dienstverlening: de in de Offerteaanvraag gevraagde dienstverlening, waaronder onder meer wordt begrepen het ter beschikking stellen van/ de bijbehorende levering en dienstverlening van Zonnepanelen. Medewerkers: de door Opdrachtnemer voor de uitvoering van de Raamovereenkomst in te schakelen personeelsleden en/of derden en/of hulppersonen, welke krachtens de Raamovereenkomst onder zijn verantwoordelijkheid werken. Offerteaanvraag: het document, waarin Opdrachtgever alle informatie heeft opgenomen die relevant is voor het uitbrengen van een Offerte in het kader van de aanbesteding. Offerte (Inschrijving) aanbiedingsbrief plus alle gevraagde informatie naar aanleiding van de publicatie van de Offerteaanvraag met bijbehorende Bijlagen. Raamovereenkomst: de onderhavige overeenkomst met inbegrip van alle Bijlagen. Pagina 4 van 14

5 Raamovereenkomst behorende bij de (Europese) aanbesteding Zonnepanelen Artikelen 1. Toepasselijkheid Algemene Inkoopvoorwaarden 2013 gemeente Eindhoven 1.1 Op deze Raamovereenkomst zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden 2013 gemeente Eindhoven van toepassing. Andere Algemene of bijzondere voorwaarden, waaronder begrepen de algemene voorwaarden van Opdrachtnemer, zijn niet van toepassing 1.2 Opdrachtnemer verklaart een exemplaar van de Algemene Inkoopvoorwaarden 2013 gemeente Eindhoven te hebben ontvangen en bekend te zijn met de inhoud daarvan. 2. Voorwerp van overeenkomst en rangorde 2.1 De Offerteaanvraag Europese aanbesteding Zonnepanelen en de door de Opdrachtnemer ingediende Offerte maken als bijlagen deel uit van deze Raamovereenkomst. Voor zover de Raamovereenkomst, de Algemene Inkoopvoorwaarden van Opdrachtgever voor opdrachten tot Levering en Dienstverlening van Zonnepanelen, zoals gevraagd in de Offerteaanvraag en de bijbehorende Bijlagen met elkaar in tegenspraak zijn, geldt bij de interpretatie van de Raamovereenkomst de navolgende rangorde, waarbij de inhoud van het hoger genoemde document prevaleert boven het lager genoemde: 1) Raamovereenkomst 2) Nota van inlichtingen d.d. datum (bijlage 2) 3) Algemene Inkoopvoorwaarden Opdrachtgever (bijlage 1) 4) Offerteaanvraag met kenmerk (bijlage 3) 5) Offerte van Opdrachtnemer d.d. datum (bijlage 4) 2.2 De in het vorige lid onder 1 tot en met 5 genoemde documenten worden als bijlagen bij deze Raamovereenkomst gevoegd en maken daarvan deel uit. 2.3 Een beroep op een van de in artikel 3:44 en 6:228 van het Burgerlijk Wetboek vermelde wilsgebreken kan uitsluitend in rechte worden gedaan. 2.4 Opdrachtnemer verleent de Levering en Dienstverlening zoals beschreven in de Offerteaanvraag en de nota van inlichtingen en de daarop gebaseerde Offerte van Opdrachtnemer. 2.5 Opdrachtnemer zal zijn prestaties goed en zorgvuldig en naar beste weten en kunnen en wetenschap verrichten met inachtneming van de belangen van Opdrachtgever. Pagina 5 van 14

6 Raamovereenkomst behorende bij de Europese aanbesteding Zonnepanelen 3. Duur van de Raamovereenkomst 3.1 De looptijd van de Raamovereenkomst is aangegaan voor bepaalde tijd met als ingangsdatum en eindigend twee (2) jaar na datum ingangsdatum Raamovereenkomst d.w.z. op Opdrachtgever kan eenzijdig besluiten de Raamovereenkomst, tegen gelijkblijvende voorwaarden en condities, te verlengen met twee keer 1 jaar. In geval van maximale verlenging eindigt de Raamovereenkomst uiterlijk vier (4) jaar na datum ingangsdatum Raamovereenkomst. Van het besluit of al dan niet van de mogelijkheid tot verlenging gebruik wordt gemaakt, wordt uiterlijk 2 maanden voor contracteinde schriftelijk mededeling gedaan aan Opdrachtnemer. Bij geen schriftelijke mededeling door Opdrachtgever, is er nog geen sprake van een eventuele verlenging. 3.2 De Raamovereenkomst verleent geen exclusiviteitsrechten aan Opdrachtnemer. Dat wil zeggen dat op het moment dat Opdrachtnemer de Levering en Dienstverlening niet op tijd kan uitvoeren of dat de kwaliteit zoals gevraagd niet voldoet, Opdrachtgever kan besluiten, zonder dat er sprake is van wanprestatie en/of vergoeding aan Opdrachtnemer, de Dienstverlening elders af te nemen. 3.3 Aan de gemeente gelieerde andere organisatie onderdelen, diensten en instellingen die op dit moment geen onderdeel zijn van deze Offerteaanvraag met de bijbehorende Bijlagen hebben de mogelijkheid zich alsnog later aan te sluiten bij de Raamovereenkomst. 3.4 Indien door Opdrachtnemer reeds uitvoering aan de Dienstverlening is gegeven voordat deze Raamovereenkomst door partijen is ondertekend, geschiedt de uitvoering voor rekening en risico van Opdrachtnemer. 3.5 Na de genoemde vier (4) jaar, zoals vermeld in lid 3.1, eindigt de Raamovereenkomst van rechtswege. Voor de periode hierna zal Opdrachtgever opnieuw aanbesteden. 3.6 Indien door Opdrachtgever een nieuwe aanbesteding gestart wordt, kan Opdrachtnemer op basis van de bestaande Raamovereenkomst geen rechten hieraan ontlenen. 3.7 Indien uitvoering van de in deze Raamovereenkomst vastgelegde zaken onmogelijk gemaakt of onwenselijk gemaakt wordt door wijzigingen in weten regelgeving, kan dit tot ontbinding van de Raamovereenkomst leiden en kan Opdrachtnemer op basis van de bestaande Raamovereenkomst hieraan geen rechten ontlenen. Pagina 6 van 14

7 Raamovereenkomst behorende bij de (Europese) aanbesteding Zonnepanelen 4. Prijzen, indexering en facturering 4.1 De prijs van de geleverde Dienstverlening wordt vastgesteld conform het prijsblad Offerte Opdrachtnemer (Bijlage 5). 4.2 De prijzen voor de Dienstverlening en de bijbehorende levering zijn netto prijzen en blijven ongewijzigd voor de duur van de Raamovereenkomst d.w.z. liggen vast tot en met , ongeacht de werkelijke afname. 4.3 Na deze datum mogen de prijzen slechts één maal per jaar, per januari van ieder jaar, voor het eerst per worden verlaagd of verhoogd) aan de hand van het CBS, CBS prijsindexcijfer import xxxx, 20xx = 100; Deze index wordt niet gepubliceerd door het CBS, maar op verzoek toegestuurd. De indexering zal gebaseerd zijn op het procentuele verschil tussen het indexcijfer van de maand september van het voorgaande jaar en het indexcijfer van september van het jaar daarvoor. De te hanteren formule is als volgt: (( CBS prijsindex: september 2015 september 2014)/ CBS prijsindex september 2014 x 100). Opdrachten (bestellingen) die Opdrachtnemer ontvangt vóór de ingangsdatum van de prijswijziging worden gefactureerd tegen de oude prijs. Bovengenoemd prijsindexcijfer is altijd leidend en is een maximale index. Indien het indexcijfer nog niet vastgesteld is, wordt het voorlopige cijfer gehanteerd zonder dat een eventuele verrekening achteraf plaatsvindt. 4.4 Prijsaanpassingen, zowel verlagingen als verhogingen, dienen uiterlijk één (1) maand voorafgaande aan de ingangsdatum van de prijswijziging schriftelijk, gespecificeerd en rekenkundig onderbouwd voorstel aan Opdrachtgever te worden voorgelegd. Bij het niet melden van een prijsverlaging is Opdrachtnemer op verzoek van Opdrachtgever alsnog verplicht deze prijsverlaging door te voeren. 4.5 Prijsaanpassingen mogen pas worden doorgevoerd na schriftelijke goedkeuring door een daartoe bevoegd persoon van de afdeling inkoop van de gemeente. Pagina 7 van 14

8 Raamovereenkomst behorende bij de Europese aanbesteding Zonnepanelen 4.6 Indien andere locaties van de gemeente dan vermeld in deze Offerteaanvraag met bijbehorende bijlagen gebruik gaan maken van de gevraagde dienstverlening, gelden hiervoor dezelfde tarieven en voorwaarden. 4.7 De prijzen zijn vaste netto prijzen exclusief van overheidswege bepaalde heffingen. 4.8 Alle op te geven prijzen dienen all-in te zijn d.w.z. inclusief alle bijkomende kosten, zoals implementatie-, administratie-, film-, salaris-, overhead-, verwijderings-, verpakkings-, transport-, reis- en verblijf-, parkeer-, vervangingskosten, kosten voor overleg, rapportage-, gebruik van apparatuur en keuringen, certificaten, verzekeringen, milieuheffing/belasting, brandstof/ energie toeslag of anderszins. 4.9 Opdrachtnemer dient maandelijks achteraf te factureren. Op de factuur dient naast de wettelijke vereisten minimaal onderstaande gegevens te vermelden: contractnummer (..); bestelbonnummer (referentienummer Opdrachtgever); datum bestelling; naam afdeling, aanvrager/ naam besteller, afleveradres; per orderregel: artikelnummer, omschrijving, aantal stuks ; btw tarief; totaalbedrag excl. en incl. btw van de factuur. De afleveringsbon (pakbon) dient Opdrachtnemer bij het geleverde te leveren. Op de factuur dient een duidelijke verwijzing naar het pakbon(nummer) vermeld te staan. Opdrachtgever wil inzicht hebben welke gemeentelijke pand het betreft Opdrachtnemer biedt de factuur, ter attentie van de afdeling Financiële Administratie, zoals vermeld in artikel 19.1C van de Algemene Inkoopvoorwaarden, aan: gemeente Eindhoven T.a.v. Financiële administratie Postbus RB Eindhoven Pagina 8 van 14

9 Raamovereenkomst behorende bij de (Europese) aanbesteding Zonnepanelen 4.11 De factuur dient digitaal (niet op papier) in PDF formaat aan de gemeente te worden aangeleverd: ter attentie van de afdeling Financiële Administratie Er dient nog beleid binnen de gemeente ontwikkeld te worden m.b.t. het omgaan met E-Facturatie. Indien tijdens de duur van de Raamovereenkomst Opdrachtgever hier gebruik van gaat maken, vindt nader overleg met Opdrachtnemer plaats over de procedure hiervan en (nieuwe) aanlevering van de facturen Betaling zal plaatsvinden door Opdrachtgever binnen 30 dagen nadat de factuur bij Opdrachtgever is ontvangen en akkoord is bevonden. Betaling via automatische incasso is niet mogelijk. Pagina 9 van 14

10 Raamovereenkomst behorende bij de Europese aanbesteding Zonnepanelen 5. Overleg 5.1 Operationeel overleg Na ingangsdatum Raamovereenkomst vindt één keer per half jaar overleg plaats over de uitvoering van de dienstverlening. Onderwerpen van gesprek zijn: uitvoering en samenwerking; kwaliteit; facturering; managementinformatie; logistieke proces; kosten- en prijsafspraken; nieuwe ontwikkelingen en verbeteringen (innovatie); naleving overige contractvoorwaarden; klachten met reden. Leverancier neemt hiervoor het initiatief. Overleg vindt plaats op locatie van de gemeente. Indien naar het oordeel van de gemeente extra overleg redelijkerwijs gezien noodzakelijk is, naar gelang de prestaties van de leverancier, zal de gemeente dit aan leverancier doorgeven Indien de kwaliteit van de uitvoering van de Raamovereenkomst niet aan de verwachtingen beantwoordt, zal de frequentie groter zijn dan bij hoge constante kwaliteit, variërend van eens per maand tot eens per kwartaal. De verslaglegging inclusief de actiepunten dient binnen een week na het overleg door de leverancier aangeleverd te worden bij contactpersoon van de gemeente. De door leverancier te maken kosten (overlegkosten, reiskosten en dergelijke) komen voor diens rekening. 5.2 Opdrachtnemer neemt hiervoor het initiatief. Overleg vindt plaats op locatie van de gemeente. 5.3 De verslaglegging inclusief de actiepunten dient binnen een week na het overleg door Opdrachtnemer aangeleverd te worden bij contactpersoon van de gemeente. Bovenstaande overleggen zijn in de geoffreerde prijs opgenomen. Pagina 10 van 14

11 Raamovereenkomst behorende bij de (Europese) aanbesteding Zonnepanelen 5.4 Indien naar het oordeel van de gemeente extra overleg redelijkerwijs gezien noodzakelijk is, zal de gemeente dat aan Opdrachtnemer melden. De door Opdrachtnemer te maken kosten (overlegkosten, reiskosten en dergelijke) komen voor diens rekening. 6. Contactpersonen 6.1 De contactpersonen namens Opdrachtnemer en Opdrachtgever voor de uitvoering van deze Raamovereenkomst staan in Bijlagen 3 en 5 vermeld. Bij wijziging van een partij deelt deze de naam met motivatie van de wijziging terstond schriftelijk mee aan de contactpersoon van de andere partij. 7. Informatieverstrekking/rapportages 7.1 Om de door Opdrachtnemer te leveren prestatie op juiste waarde te kunnen beoordelen, levert Opdrachtnemer uiterlijk twee weken na ieder half jaar en na afronding van een jaar onderstaande rapportagegegevens t.a.v. de contractbeheerder van de gemeente Eindhoven aan : per pand en totaal per gemeente aan: - gerealiseerde opbrengst over de desbetreffende periode (vb: 1e half jaar); - gerealiseerde opbrengst over een vergelijkbare periode (vb: 1 e half jaar); - per product: productomschrijving, artikelnummer, afname aantal, prijs per eenheid; Opdrachtnemer levert deze gegevens op eigen initiatief elektronisch in Excel aan. Ook tussentijds levert Opdrachtnemer op verzoek van de gemeente digitaal minimaal deze gegevens aan. Daarnaast dient op ieder gewenst niveau het mogelijk te zijn dat Opdrachtnemer Opdrachtgever Excel uitdraaien verzorgd van geleverde producten. 7.2 Opdrachtnemer levert de managementgegevens op eigen initiatief elektronisch, formaat Excel, aan. 7.3 Ook tussentijds levert Opdrachtnemer op verzoek van Opdrachtgever elektronisch (Excel) minimaal deze gegevens aan. Het dient op elk gewenst niveau mogelijk te zijn dat Opdrachtnemer aan Opdrachtgever managementgegevens verstrekt. Deze informatie is bedoeld voor sturing van de Raamovereenkomst en optimalisatie van de Dienstverlening. Pagina 11 van 14

12 Raamovereenkomst behorende bij de Europese aanbesteding Zonnepanelen 7.5 De aan te leveren gegevens voor de managementrapportage zijn tussentijds door Opdrachtgever aan te passen. Uiteraard zal dit in overleg met Opdrachtnemer gebeuren. 8. Algemeen 8.1 Op deze Raamovereenkomst is het Nederlands recht en alle vigerende wettelijke bepalingen die betrekking hebben op de gevraagde Levering en Dienstverlening gedurende de gehele contractduur van toepassing. 8.2 Aan deze Raamovereenkomst kunnen eerst rechten worden ontleend nadat beide partijen beschikken over een door beide partijen getekend exemplaar. Voor zover de uitvoering van deze Raamovereenkomst wezenlijk beïnvloed wordt door wijzigingen in wet of verordening, voeren partijen overleg over de regeling van de gevolgen voor deze Raamovereenkomst. 8.3 In gevallen waarin deze Raamovereenkomst niet voorziet of in geval van geschillen met betrekking tot deze Raamovereenkomst, trachten partijen in goed overleg tot een oplossing te komen. 8.4 Indien geen oplossing kan worden bereikt, zal ter zake de uitspraak worden gevraagd van de daartoe bevoegde rechter. 8.5 Indien één of meer bepalingen van deze Raamovereenkomst nietig mochten zijn, of worden verklaard, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen plegen over de omstreden bepaling(en) overleg teneinde een zodanige vervangende regeling te treffen dat de strekking van deze Raamovereenkomst behouden blijft. 8.6 Alle documenten die naar aanleiding van de uitvoering van de opdracht in overleg worden opgesteld door Opdrachtgever en Opdrachtnemer maken deel uit van de Raamovereenkomst. 8.7 Aanpassingen of aanvullingen op de Raamovereenkomst, die niet schriftelijk door Opdrachtgever zijn bevestigd, zijn niet rechtsgeldig. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht. De Raamovereenkomst wordt gewijzigd indien wetgeving dit noodzakelijk maakt. Aldus overeengekomen, in tweevoud opgesteld en ondertekend op < > 2015 Opdrachtgever gemeente Eindhoven, Opdrachtnemer < > Pagina 12 van 14

13 Raamovereenkomst behorende bij de (Europese) aanbesteding Zonnepanelen Dhr. A.J.M.J. Heesterbeek Sectorhoofd Maatschappelijk Vastgoed & Sport < > Functie Pagina 13 van 14

14 Raamovereenkomst behorende bij de Europese aanbesteding Zonnepanelen Bijlagen: 1. Uitvoeringsafspraken programma van eisen 2. prijsblad 3. duurzaamheid 4. Sociale Voorwaarden 5. Contactpersonen Opdrachtnemer 6. Contactpersonen Opdrachtgever 7. Programma van Eisen Reeds in uw bezit: b Nota van inlichtingen d.d. (datum invullen) b Offerteaanvraag (kenmerk invullen) b Offerte van Opdrachtnemer d.d. (datum noemen b Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Eindhoven 2013 (reeds in uw bezit en beschikbaar gesteld op d.d ; Pagina 14 van 14