Bijlage 3A Concept raamovereenkomst nooi-heup (niet-oncologische orthopedische implantaten ten behoeve van de heup)

Transcriptie

1 Bijlage 3A Concept raamovereenkomst nooi-heup (niet-oncologische orthopedische implantaten ten behoeve van de heup) CONCEPT RAAMOVEREENKOMST Voor de levering van niet-oncologische orthopedische implantaten ten behoeve van de heup inclusief bijbehorende dienstverlening tussen Leids Universitair Medisch Centrum en <Opdrachtnemer> M-EU <datum> Versie 1.0

2 Het Academisch Ziekenhuis te Leiden, handelend onder de naam Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC), gevestigd aan de Albinusdreef 2, 2333 ZA te Leiden, rechtsgeldig vertegenwoordigd door <naam>, <functie>, hierna te noemen Opdrachtgever. en <Opdrachtnemer> gevestigd te <adres>, <postcode> te <vestigingsplaats>, rechtsgeldig vertegenwoordigt door <rechtsgeldig vertegenwoordiger>, <functie>, hierna te noemen Opdrachtnemer. gezamenlijk te noemen Partijen UIn aanmerking nemende dat: Opdrachtgever een Europese aanbesteding heeft uitgeschreven met kenmerk M-EU voor de levering van nooi-heup (niet-oncologische orthopedische implantaten ten behoeve van de heup) inclusief bijbehorende dienstverlening; Opdrachtnemer op <datum> een Inschrijving heeft ingediend; Opdrachtgever Opdrachtnemer op de hoogte heeft gesteld van het voornemen tot gunning aan Opdrachtnemer; Dat Opdrachtgever thans de betreffende opdracht wil verstrekken overeenkomstig de aanbestedingsdocumenten welke Opdrachtnemer wenst te aanvaarden; Opdrachtnemer op de hoogte is van de doelstellingen van Opdrachtgever met betrekking tot deze Raamovereenkomst en zich in voldoende mate op de hoogte heeft gesteld van alle voor hem van belang zijnde gegevens met betrekking tot de organisatie of onderdelen van Opdrachtgever ten behoeve waarvan het gebruik van het productpakket zal strekken; de Partijen het belang van een juiste en tijdige levering erkennen en hiervoor nadere logistieke afspraken zijn gemaakt; Tijdens de contractperiode enkel productspecialisten vanuit Opdrachtnemer worden ingezet t.b.v. dienstverlening aan Opdrachtgever. Opdrachtnemer gedurende de uitvoering van deze raamovereenkomst zal optreden als hoofdaannemer en jegens Opdrachtgever verantwoordelijk zal zijn voor de aansturing van eventuele externe partijen; Partijen onder de navolgende voorwaarden hun onderlinge rechten en verplichtingen als volgt wensen vast te leggen; VERKLAREN TE ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT Raamovereenkomst nooi-heup M-EU Pagina 2 van 8

3 U Status: Concept Artikel 1 Definities In deze raamovereenkomst wordt verstaan onder: 1. Algemene Inkoopvoorwaarden: de Algemene Inkoopvoorwaarden van het LUMC versie september 2016 (bijlage 3B van de inschrijvingsleidraad); 2. Beschrijvend document: het door het LUMC uitgebrachte Beschrijvend document d.d. 10 maart 2017 (bijlage 2 bij deze Raamovereenkomst); 3. Bijlage: de aanhangsels bij de Raamovereenkomst die integraal onderdeel uitmaken van deze Raamovereenkomst; 4. Inschrijving: de aanbieding van <naam Opdrachtnemer> d.d. <datum> (bijlage 3); 5. Overeenkomst: onderhavige Raamovereenkomst inclusief alle bijlagen. Artikel 2 Rangorde 1. De navolgende bescheiden maken deel uit van de afspraken van partijen. Voor zover deze bescheiden met elkaar in tegenspraak zijn, geldt de navolgende rangorde, waarbij het eerst genoemde document prevaleert boven het laatst genoemde: 1. Onderhavige Raamovereenkomst; 2. Nota van Inlichtingen d.d. <datum> (bijlage 1); 3. Programma van Eisen (bijlage 6 van het Beschrijvend Document); 4. Algemene Inkoopvoorwaarden van het LUMC versie september 2016 (bijlage 3 B van het Beschrijvend Document); 5. Beschrijvend document met bijlagen d.d. <datum> (bijlage 2); 6. Inschrijving van Opdrachtnemer d.d. <datum> (bijlage 3); Wanneer echter de kwaliteit van het aangebodene uitgaat boven de in de Raamovereenkomst en bijlagen geëiste kwaliteit, prevaleert de kwaliteit zoals aangeboden boven alle andere documenten. UArtikel 3 Soort overeenkomst en voorwaarden 1. Dit is een Raamovereenkomst in de zin van art 1 sub H van de Algemene Inkoopvoorwaarden LUMC, versie september Deze Raamovereenkomst is geen opdracht op zich. De Raamovereenkomst is van toepassing op de nadere overeenkomsten die in het kader van deze Raamovereenkomst kunnen worden geplaatst bij de Opdrachtnemer. De nadere overeenkomsten zullen door de Opdrachtgever middels een elektronische order geplaatst worden. 2. Als Opdrachtgever tijdens de looptijd van de Raamovereenkomst besluit om niet-oncologische orthopedische implantaten ten behoeve van de heup (nooi-heup)te bestellen, dan is zij gehouden deze nooi-heup af te nemen van Opdrachtnemer. Behoudens hetgeen hierover is vastgelegd in het bijbehorende Programma van Eisen. 3. Op deze Raamovereenkomst en de daaruit volgende nadere overeenkomsten zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden LUMC, versie september 2016 van toepassing. Deze zijn opgenomen als bijlage 3.B van de inschrijvingsleidraad. Raamovereenkomst nooi-heup M-EU Pagina 3 van 8

4 4. Opdrachtnemer dient zorg te dragen voor de correcte en tijdige uitvoering van de levering van nooi-heup conform gemaakte afspraken welke zijn vastgelegd in de bescheiden zoals vermeld in artikel Alle aanvullende toekomstige (werk)afspraken maken integraal onderdeel uit van deze Raamovereenkomst. UArtikel 4 Looptijd van de Raamovereenkomst; tussentijdse beëindiging 1. Deze Raamovereenkomst gaat in op <datum> en wordt aangegaan voor de duur van 48 maanden derhalve tot <datum>, waarbij het LUMC gebruik kan maken van de optie tot verlenging van éénmaal 12 maanden. 2. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn ook na ontbinding van de Raamovereenkomst voort te duren, blijven na ontbinding van deze Raamovereenkomst bestaan. Tot deze verplichtingen behoren onder meer het bepaalde omtrent geheimhouding. 3. Opdrachtgever heeft het recht om deze Raamovereenkomst onder dezelfde condities te verlengen met één jaar. Opdrachtgever zal Opdrachtnemer uiterlijk drie (3) maanden voor het verstrijken van de initiële / dan geldende looptijd van de Raamovereenkomst in overleg treden met Opdrachtnemer en deze schriftelijk in kennis stellen indien gebruik zal worden gemaakt door Opdrachtgever van de verlengingsoptie. Indien de verlengingsoptie door Opdrachtgever niet wordt uitgeoefend eindigt de Raamovereenkomst van rechtswege na het verstrijken van de in de eerste zin van dit artikel bedoelde termijn / op dat moment geldende termijn. UArtikel 5 Prijzen 1. In het prijzenblad zijn de prijzen voor de Infuussystemen vastgelegd. Alle prijzen zijn all-in prijzen. Hiermee wordt bedoeld dat alle kosten in het tarief/de tarieven verwerkt zijn, zoals bedrijfskosten, overhead, administratieve kosten, materialen, verzekering etc. 2. De prijzen luiden in Euro s en zijn gebaseerd op aflevering DDP, Leiden, Nederland Incoterms 2010 regels, zijn inclusief verpakking en transportverzekering en zijn exclusief BTW. 3. Gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst is jaarlijkse indexering uitsluitend in overleg met Opdrachtgever toegestaan, mits op basis van een onderbouwd indexeringsvoorstel conform het NZA 2016 indexcijfer Materiele kosten, waarin wordt aangegeven waarom indexering noodzakelijk is. De jaarlijkse verhoging mag de 2 procent niet overschrijden, de indexatie dient ongewogen te worden toegepast. Pas na schriftelijke goedkeuring van Opdrachtgever mag de indexering worden ingevoerd. De indexering mag niet eerder plaatsvinden dan 2 jaar na de ingangsdatum van de Raamovereenkomst. 4. Prijsverlagingen, zoals op basis van uw opgegeven kortingspercentage, dienen direct te worden doorberekend. 5. De opgegeven korting geldt voor alle af te nemen artikelen. 6. Gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst geldt er geen minimale afnameverplichting voor de Opdrachtgever. Raamovereenkomst nooi-heup M-EU Pagina 4 van 8

5 7. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de condities opnieuw bespreekbaar te maken indien zich binnen de organisatie van de Opdrachtgever of op de markt veranderingen voordoen die daartoe, naar oordeel van Opdrachtgever, aanleiding geven. UArtikel 6 Leveringen en leveringsbetrouwbaarheid 1. Onder leveringsbetrouwbaarheid wordt verstaan de tijdigheid van leveringen, de compleetheid van leveringen en afgekeurde producten. 2. Opdrachtnemer zal streven naar een leveringsbetrouwbaarheid van 98% maar garandeert een minimale leverbetrouwbaarheid van 96%. 3. Opdrachtnemer garandeert de levering van producten binnen 2 werkdagen na bestelling. Mocht Opdrachtnemer de levering niet binnen de afgesproken termijn kunnen leveren, dan neemt Opdrachtnemer zo spoedig mogelijk contact op met de contactpersoon van Opdrachtgever. 4. Indien de overeengekomen levertijd dreigt te worden overschreden en/of wordt overschreven, dient alles in werk te worden gesteld om zo spoedig mogelijk te leveren. De hierdoor ontstane kosten zullen door Opdrachtnemer worden gedragen. UArtikel 7 Productwijzigingen 1. Opdrachtnemer zal een productwijziging zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 12 weken voordat de betreffende wijziging doorgevoerd gaat worden bij de Opdrachtgever, schriftelijk kenbaar maken. 2. Onder een productwijziging wordt o.a. verstaan: Aanpassingen aan de verpakking; Wijzigingen in de verpakkingseenheid; Wijzigingen in de samenstelling en gebruikte materialen van een artikel. 3. Wanneer een artikel uit het assortiment (tijdelijk) niet leverbaar is, zorgt Opdrachtnemer voor een alternatief product. Opdrachtnemer levert een monster van het alternatief minimaal 6 weken voor de levering van het alternatief aan de afdeling Inkoop. 4. Afdeling Inkoop meldt binnen twee weken na ontvangst van het monster schriftelijk aan Opdrachtnemer of zij instemt met het alternatief. Productwijzigingen worden pas definitief doorgevoerd na schriftelijke toestemming van Opdrachtgever. UArtikel 8 Discontinueren van een product 1. Indien een artikel niet of tijdelijk niet leverbaar is zal de Opdrachtnemer de Opdrachtgever zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 3 maanden voordat de betreffende wijziging wordt doorgevoerd, hiervan schriftelijk op de hoogte stellen. 2. De Opdrachtnemer zal in deze schriftelijke communicatie direct een minimaal gelijkwaardig alternatief op zowel prijs, verpakkingshoeveelheid als kwaliteit ter goedkeuring voorleggen aan de Opdrachtgever. 3. De prijs van het alternatieve product wordt als volgt vastgesteld: Raamovereenkomst nooi-heup M-EU Pagina 5 van 8

6 Indien de prijs van het alternatieve artikel lager is dan zal deze lagere prijs worden doorgerekend aan de Opdrachtgever vanaf het moment van levering. Indien de prijs van het alternatieve artikel hoger is zal de prijs voor het nieuwe artikel hetzelfde zijn als het artikel dat het vervangt. Indien de verpakkingshoeveelheid van het alternatief anders is zal er teruggerekend worden naar stuksprijs of verpakking. 4. Het alternatieve product wordt pas aan de Opdrachtgever geleverd na schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever. 5. Indien Opdrachtnemer naar de mening van de Opdrachtgever geen gelijkwaardig alternatief uit zijn eigen assortiment kan bieden zal de Opdrachtnemer een gelijkwaardig alternatief product aanbieden van een andere marktpartij tegen dezelfde prijscondities als het artikel dat het vervangt. 6. Wanneer Opdrachtnemer niet kan leveren en een alternatief product door Opdrachtgever bij een andere leverancier moet worden afgenomen, dient Opdrachtnemer de Opdrachtgever een tegemoetkoming ter waarde van de meerkosten per incident toe te komen. UArtikel 9 Betaling en facturering 1. Aanvullend op de bepalingen in de Algemene Inkoopvoorwaarden LUMC, genoemd onder artikel 10.1, is ook het hierna genoemde artikel van toepassing; 2. Facturering vindt achteraf plaats, dat wil zeggen na levering. De Opdrachtgever zal de factuur betalen binnen 30 dagen na ontvangst. Opdrachtnemer dient de factuur te richten aan: Leids Universitair Medisch Centrum T.a.v. Crediteurenadministratie (J1-29) Postbus RC LEIDEN Op elke factuur dient het ordernummer en kostenplaatsen van de Opdrachtgever te worden vermeld. UArtikel 10 Evaluatiegesprekken / communicatie 1. Partijen zullen tenminste één keer per jaar een evaluatiegesprek voeren. Daarin komt in ieder geval aan de orde: De prestaties van Opdrachtnemer; De communicatie tussen de Partijen. 2. Opdrachtnemer zal in Excel format een elektronische managementrapportage leveren, vier weken voorafgaand aan het evaluatiegesprek. Deze zal tenminste de volgende informatie bevatten over de leveringen van het afgelopen jaar: Specificatie van de omzet in aantallen en uitgedrukt in Euro s. Aantal alternatieve leveringen; Raamovereenkomst nooi-heup M-EU Pagina 6 van 8

7 Spoedkosten; Prijsaanpassingen; Aantal manco s; Aantal retouren; Aantal recall s; Aantal klachten, de geboden oplossing en het tijdsbestek waarbinnen de klacht is afgehandeld; W.v.t.t.k. 3. De onder 10.2 genoemde elektronische managementrapportage zal daarnaast per half jaar door de Opdrachtnemer aan de betreffende contractmanager van Opdrachtgever, worden toegezonden en bevat informatie over de leveringen van het afgelopen half jaar. 4. Binnen de organisatie van Opdrachtnemer wordt een contactpersoon aangewezen, die voor een correcte verwerking kan/zal zorg dragen en bij wie eventueel navraag tijdens de contractperiode kan worden gedaan. De door Opdrachtnemer ten behoeve van het LUMC ingezette contactpersonen zijn gekwalificeerde en professionele medewerkers en beheersen de Nederlandse taal. 5. De partijen dienen elkaar schriftelijk te informeren indien er wijzigingen optreden in bovengenoemde contactpersonen. 6. Alle informatie-inwinning/verstrekking dient te geschieden in de Nederlandse taal. UArtikel 11 Recall 1. Opdrachtnemer dient te allen tijde de Deskundige Steriele Medische Hulpmiddelen van het de Opdrachtgever op de hoogte te brengen indien er, om wat voor redenen dan ook, problemen zich met een product voordoen of zouden kunnen voordoen. Tevens dient de afdeling Operationele Inkoop Service (OIS) te worden geïnformeerd. Opdrachtnemer dient dit door middel van een Recall procedure aan de Deskundige Steriele Medische Hulpmiddelen kenbaar te maken. In deze procedure dient te worden aangegeven wat de redenen van de Recall is en welke maatregelen er genomen dienen te worden om verdere schade te voorkomen. Een lijst met gegevens wanneer, welke producten aan de Opdrachtgever zijn afgeleverd dient te zijn bijgevoegd. De Wet- en regelgeving dient daarbij bij in acht te worden genomen. 2. Alle kosten die voortvloeien uit een Recall zijn voor rekening van de Opdrachtnemer. 3. Op het moment dat er een Recall voordoet zal de Opdrachtnemer een minimaal vergelijkbaar alternatief beschikbaar stellen aan de Opdrachtnemer. Dit alternatief wordt aangeboden tegen dezelfde prijs als het product dat wordt teruggenomen. Artikel 12 Overige bepalingen Scholing 1. Opdrachtnemer zal de feitelijke gebruikers van de Producten, werkzaam onder verantwoordelijkheid van Opdrachtgever, trainen en scholen in het gebruik en de toepassing van de Producten van Opdrachtgever. Partijen zullen hieromtrent nadere schriftelijke afspraken maken. Raamovereenkomst nooi-heup M-EU Pagina 7 van 8

8 U Status: Concept Sponsoring 2. Sponsoring van activiteiten van gebruikers vindt slechts plaats na overleg tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever en nadat Opdrachtgever de hiervoor genoemde sponsoring schriftelijk toestemming heeft verleend. Logistieke eisen 3. Onverminderd het bepaalde in de Algemene Inkoopvoorwaarden, dient Opdrachtnemer de in bijlage 2 opgenomen logistieke eisen in acht te nemen. In het geval van een discrepantie tussen de logistieke eisen in bijlage 2C en het bepaalde in de Algemene Inkoopvoorwaarden, dan prevaleren de eisen in bijlage 2C. Artikel 13 Overdracht rechten en plichten derden 1. Partijen zijn niet gerechtigd de rechten en verplichtingen uit deze Raamovereenkomst zonder schriftelijke toestemming van de andere partij aan een derde over te dragen. Deze toestemming zal niet zonder redelijke grond worden geweigerd zolang de kwaliteit van de diensten en producten in alle opzichten blijft gewaarborgd en gegarandeerd, een en ander onder onverkorte handhaving van betrokkenheid en verantwoordelijkheid van Opdrachtnemer voor de uitvoering; het LUMC is gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden. 2. Als derde wordt beschouwd ieder ander dan Opdrachtnemer en/of een aan haar gelieerde onderneming. Aannemende dat wij onze afspraken met het bovenstaande correct hebben weergegeven, verzoeken wij u 1 exemplaar van deze Raamovereenkomst, zo mogelijk binnen één week voor akkoord getekend te retourneren aan ondergetekende, Met vriendelijke groet, voor akkoord: Opdrachtgever Leids Universitair Medisch Centrum, Leiden Opdrachtnemer [naam], [plaats] Dhr. H.P.J. Gerla Lid Raad van Bestuur [naam] [functie] Bijlagen: Bijlage 1 Nota van Inlichtingen d.d. <datum> 2017 Bijlage 2 Beschrijvend document met bijlagen d.d. 10 maart 2017 Bijlage 3 Inschrijving van Opdrachtnemer d.d. <datum> 2017 Bijlage 4 Overzicht <prijzen/tarieven> Raamovereenkomst nooi-heup M-EU Pagina 8 van 8