Dienstverleningsovereenkomst inzake Cateringvoorzieningen gemeente Venlo

Transcriptie

1 Bijlage 3 Dienstverleningsovereenkomst inzake Cateringvoorzieningen gemeente Venlo Contractnummer:

2 Inhoudsopgave Artikel 1 Voorwerp van de Overeenkomst... 4 Artikel 2 Totstandkoming en duur van de Overeenkomst... 4 Artikel 3 Prijzen... 5 Artikel 4 Betaling / Facturatie... 5 Artikel 5 Contactpersonen... 5 Artikel 6 Van toepassing zijnde Algemene Voorwaarden... 6 Artikel 7 Aansprakelijkheid... 6 Artikel 8 SLA en prestatie-indicatoren... 6 Artikel 9 Integriteitsverklaring... 6 Artikel 10 Wijzigingen... 7 Artikel 11 Nietigheid bepalingen... 7 Artikel 12 Tijden en plaats Dienstverlening... 7 Artikel 13 Slotbepalingen... 7

3 Partijen: 1. De gemeente Venlo, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer A.S. Scholten, handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders d.d., hierna te noemen Opdrachtgever, en 2., statutair gevestigd te, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordig door in zijn/haar hoedanigheid van (functie invullen), hierna te noemen: Opdrachtnemer, nemen in aanmerking dat: - Opdrachtgever op een aanbestedingsprocedure is gestart voor Cateringvoorzieningen, gemeente Venlo kenmerk Uit deze aanbestedingsprocedure is gebleken dat Opdrachtnemer de Economisch Meest Voordelige Inschrijving heeft gedaan; - Opdrachtnemer voldoet aan alle door Opdrachtgever in de aanbestedingsdocumenten gestelde eisen en criteria; - de voorwaarden waaronder de dienstverlening geschiedt wensen partijen vast te leggen in een Overeenkomst; en komen als volgt overeen:

4 In deze Overeenkomst wordt een aantal begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Aan deze begrippen komt de betekenis toe die hieraan wordt gegeven in artikel 1 van de Algemene Voorwaarden gemeente Venlo voor Diensten en Leveringen 2008 (update mei 2014). In aanvulling daarop wordt onder de volgende begrippen in deze Overeenkomst verstaan: Opdrachtgever: de rechtspersoonlijkheid bezittende gemeente Venlo en alle tot deze gemeente behorende organisatieonderdelen. Leverancier: de wederpartij waarmee de overeenkomst wordt aangegaan, inclusief door hem in te zetten Derden. Offerte: de door de Leverancier uitgebrachte aanbieding. Offerteaanvraag: document waarin door de Aanbestedende dienst de Aanbestedingsprocedure wordt beschreven en welke werkzaamheden er uitgevoerd moeten worden, onder welke (rand)voorwaarden. Product: de Diensten inzake catering zoals omschreven in de Offerteaanvraag (Bijlage 1) en zoals aangeboden door Leverancier (Bijlage 4). Artikel 1 Voorwerp van de Overeenkomst 1.1 Opdrachtgever verleent aan Opdrachtnemer de opdracht tot het verrichten van Diensten inzake catering, overeenkomstig de op basis van de offerteaanvraag van Opdrachtgever d.d., kenmerk en Nota( s) van Inlichtingen d.d., door Opdrachtnemer uitgebrachte offerte d.d., welke opdracht Opdrachtnemer bij deze aanvaardt, een en ander voor zover daarvan niet in deze Overeenkomst wordt afgeweken. 1.2 De volgende documenten maken onverbrekelijk deel uit van deze Overeenkomst: 1. de offerteaanvraag van Opdrachtgever d.d., kenmerk ten behoeve van de Europese openbare aanbesteding (Bijlage 1). 2. de Nota( s) van Inlichtingen d.d. (Bijlage 2). 3. de Algemene Voorwaarden gemeente Venlo voor Diensten en Leveringen 2008 (update mei 2014) (Bijlage 3). 4. de offerte van de Opdrachtnemer d.d., die aan de opdracht ten grondslag ligt (Bijlage 4). 1.3 In geval van strijdigheid tussen de Overeenkomst en de daarvan deel uitmakende documenten geldt de navolgende rangorde, waarbij de inhoud van het hoger genoemde document prevaleert boven het lager genoemde: 1. deze Overeenkomst. 2. de Service Level Agreement 3. het Plan van Aanpak d.d. 4. de Nota( s) van Inlichtingen. 5. de offerteaanvraag met kenmerk , inclusief alle Bijlagen. 6. de Algemene Voorwaarden gemeente Venlo voor Diensten en Leveringen 2008 (update mei 2014). 7. de offerte van Opdrachtnemer, inclusief alle Bijlagen. 1.4 De in het vorige lid onder 2 tot en met 5 genoemde documenten worden als Bijlagen bij deze Overeenkomst gevoegd. 1.5 Opdrachtnemer zal zijn Prestaties goed en zorgvuldig naar beste weten en kunnen en wetenschap verrichten met inachtneming van de belangen van Opdrachtgever. Artikel 2 Totstandkoming en duur van de Overeenkomst 2.1 Deze Overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd en komt tot stand door de ondertekening ervan door beide/alle partijen. 2.2 De treedt in werking op en duurt tot Opdrachtgever kan de Overeenkomst onder gelijkblijvende voorwaarden drie (3) maal voor de duur van twee (2) jaar verlengen. In dat geval zal zij hiervan uiterlijk drie maanden voor het verstrijken van de einddatum van de overeenkomst schriftelijk mededeling doen aan de Opdrachtnemer, onder vermelding van de periode waarvoor de Overeenkomst wordt verlengd.

5 2.4 Na de genoemde periode van vier (4) jaar eindigt de Overeenkomst van rechtswege. Indien Opdrachtgever gebruik maakt van de optie(s) tot verlenging, eindigt de Overeenkomst van rechtswege na het verstrijken van de verlengingsperiode. 2.5 Partijen staan er over en weer voor in dat bij de overdracht van de dienstverlener/gemeente aan een derde of bij overdracht van de zeggenschap over één der partijen aan een derde, de rechten en verplichtingen zoals vastgelegd in deze overeenkomst ongewijzigd door de derde worden overgenomen. Artikel 3 Prijzen 3.1 De hoogte van de prijzen wordt bepaald aan de hand van het prijzenblad in de door Opdrachtnemer gedane Offerte. 3.2 De prijs heeft betrekking op alle door Opdrachtnemer in het kader van deze Overeenkomst te verrichten Diensten en eventueel daartoe benodigde materialen. 3.3 De geoffreerde prijzen (incl. Inschrijfprijs) zijn maximumprijzen tot en met 31 december Vanaf 1 januari 2019 is het toegestaan de prijzen aan te passen met maximaal de Indexering conform het consumentenprijsindex (CPI) van het CPB. Januari 2016 is dan de (start)referentieperiode voor de index. Daarna is het maximaal 1 (één) per jaar toegestaan de prijzen aan te passen. Dit dient minimaal 1 maand voor gewenste ingangsdatum aangekondigd te worden, voorzien van een motivatie en onderbouwing 3.5 Prijsaanpassingen dienen uiterlijk twee (2) maanden voorafgaande aan de ingangsdatum van de prijswijziging schriftelijk, gespecificeerd en middels een rekenkundig onderbouwd voorstel door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever te worden voorgelegd. 3.6 Prijsaanpassingen mogen pas worden doorgevoerd na schriftelijke goedkeuring door Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Artikel 4 Betaling / Facturatie 4.1 Opdrachtnemer brengt t.a.v. de catering de gecontracteerde aanneemsom in rekening. Ten aanzien van de banqueting declareert hij het werkelijk aantal bestede producten/dagen/uren per maand op basis van nacalculatie tegen de in de offerte genoemde tarieven (excl. BTW en inclusief reis-, verblijf- en eventuele overige kosten). 4.2 Opdrachtnemer factureert één maal per maand. Betaling zal plaatsvinden door opdrachtgever binnen 30 dagen nadat de factuur bij opdrachtgever is ontvangen en geaccepteerd. 4.3 De factuur/facturen dient te worden gezonden aan: facturen@venlo.nl. 4.4 Op de factuur dient, naast de factuureisen van de Belastingdienst, het volgende te worden vermeld: Factuuradres gemeente Venlo: Gemeente Venlo Postbus RK Venlo Factuurdatum Bankgegevens Opdrachtnemer Naam contactpersoon ( zie artikel 5) Routingcode: Kenmerk Offerteaanvraag: zaaknummer Contractnummer: 4.5 Indien Opdrachtnemer zijn verbintenissen voortvloeiend uit de Overeenkomst niet geheel of niet behoorlijk is nagekomen, heeft Opdrachtgever het recht de betaling op te schorten. Artikel 5 Contactpersonen 5.1 Contactpersoon voor Opdrachtgever is of diens plaatsvervanger(s) of opvolger(s).

6 Contactpersoon voor Opdrachtnemer is of diens plaatsvervanger(s) of opvolger(s). 5.2 In afwijking van het bepaalde in artikel 10 van de Algemene Voorwaarden gemeente Venlo voor Diensten en Leveringen 2008 (update mei 2014) binden de genoemde contactpersonen partijen niet. Artikel 6 Van toepassing zijnde Algemene Voorwaarden 6.1 Op deze Overeenkomst zijn uitsluitend van toepassing de Algemene Voorwaarden gemeente Venlo voor Diensten en Leveringen 2008 (update mei 2014), welke reeds in het bezit zijn van partijen, voor zover daarvan in deze Overeenkomst niet wordt afgeweken. De toepasselijkheid van (eventuele) algemene en bijzondere voorwaarden van Opdrachtnemer is uitgesloten. 6.2 Onverminderd de plicht genoemd in artikel 9 van de Algemene Voorwaarden Gemeente Venlo 2008 om over de voortgang van de Diensten aan Opdrachtgever te rapporteren zo vaak en op de wijze waarop deze dat nodig acht, is Opdrachtnemer in ieder geval gehouden te rapporteren conform hetgeen beschreven in artikel 9 van deze Overeenkomst. 6.3 In afwijking van hetgeen bepaald in artikel 27 lid 2 van de Algemene Voorwaarden gemeente Venlo voor Diensten en Leveringen 2008 geldt dat het overleggen van een verzekeringscertificaat of een begeleidend schrijven van de verzekeraar met de verklaring dat verzekerde voldoet aan het gestelde in dit artikel, ook voldoende wordt geacht. Artikel 7 Aansprakelijkheid 7.1 In afwijking van artikel 21 van de Algemene Voorwaarden van de gemeente Venlo 2008, wordt het bedrag voor wat betreft de aansprakelijkheid voor directe en indirecte schade verlaagd tot een bedrag van ,- per gebeurtenis met een maximum van 3 gebeurtenissen per jaar. De beperking van de aansprakelijkheid als hiervoor bedoeld komt te vervallen: a. In geval van aanspraken van derden op schadevergoeding ten gevolge van dood of letsel; b. Indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van Opdrachtnemer of diens Personeel; c. In geval van schending van intellectuele eigendomsrechten als bedoeld in artikel 25 van de Algemene Voorwaarden. Artikel 8 SLA en prestatie-indicatoren 8.1 Opdrachtgever en Opdrachtnemer sluiten een dienstenniveau overeenkomst (Service Level Agreement, SLA). De basis voor deze nader overeen te komen SLA is het door Opdrachtgever goedgekeurde Plan van Aanpak in de pre-award fase. 8.2 De kritieke prestatie indicatoren (KPI) worden in de SLA omschreven, alsmede de gehanteerde normen en meetmethodieken. 8.3 De SLA kan de Opdrachtgever nimmer zwaardere eisen of randvoorwaarden opleggen dan de eisen, randvoorwaarden etc. in de in artikel 1 vermelde aanbestedingsdocumenten. 8.4 Onderdeel van de SLA is het zgn. Verbeterplan qua milieu en Cradle to Cradle doelstellingen.(zie bijlage Verbeterplan milieu en C2C ) Artikel 9 Social Return 6.1 Opdrachtnemer zal bij de uitvoering van de onderhavige Overeenkomst zijn verplichtingen nakomen ten aanzien van de Social Return On Investment afspraken, zoals verwoord in zijn Offerte d.d.. In dat kader zal Opdrachtnemer (omschrijving SROI oplossing).

7 Artikel 10 Voortgangsrapportage 10.1 Opdrachtnemer rapporteert Opdrachtgever met inachtneming van de in de Offerteaanvraag genoemde frequentie over de voortgang van de uitvoering van de Opdracht De frequentie kan, met instemming van beide partijen, gewijzigd worden. Artikel 11 Integriteitsverklaring 11.1 Opdrachtnemer verklaart dat hij ter verkrijging van de opdracht Personeel van de Opdrachtgever generlei voordeel heeft geboden, gegeven, doen aanbieden of doen geven. Hij zal dat ook niet alsnog doen teneinde personen in dienst van Opdrachtgever te bewegen enige handelingen te verrichten of na te laten. Artikel 12 Wijzigingen 12.1 Wijzigingen in deze Overeenkomst zijn, alsmede aanvullingen daarop, zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk zijn overeengekomen en door beide Partijen zijn goedgekeurd. Artikel 13 Nietigheid bepalingen 13.1 Indien een of meer bepalingen van deze Overeenkomst nietig zou blijken te zijn dan blijven de overige bepalingen van deze Overeenkomst tussen partijen van kracht. Partijen verbinden zich om de nietige bepaling te vervangen door een zodanige bepaling, die wel verbindend is en die zo min mogelijk - gelet op het doel en de strekking van deze Overeenkomst - afwijkt van de nietige bepaling Aanpassingen van de Overeenkomst op grond van het gestelde in dit artikel en op grond van regelgeving zullen over en weer nooit tot schadeplichtigheid kunnen leiden voor Partijen. Artikel 14 Tijden en plaats Dienstverlening 14.1 De Diensten worden verricht op de plaatsen zoals omschreven in de Offerteaanvraag Indien de Diensten worden verricht ten kantore van Opdrachtgever verleent hij het Personeel van Opdrachtnemer toegang tot de plaats waar de Diensten worden verricht en stelt hij dit Personeel in staat de Diensten onder de bij die partij gebruikelijke arbeidsomstandigheden te verrichten gedurende de regulier geldende kantoortijden. Artikel 15 Slotbepalingen 15.1 Afwijkingen van deze Overeenkomst zijn slechts bindend voor zover zij uitdrukkelijk tussen partijen schriftelijk zijn overeengekomen Door ondertekening van deze Overeenkomst vervallen alle eventueel eerder door partijen gemaakte mondelinge en schriftelijke afspraken omtrent de hierbij overeengekomen Diensten. Bijlagen: De documenten zoals genoemd in artikel 1 lid 3 onder punt 2 tot en met 5. Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Offerteaanvraag d.d. met kenmerk inclusief alle Bijlagen. Nota( s) van Inlichtingen d.d.. Algemene Voorwaarden gemeente Venlo voor Diensten en Leveringen 2008 (update mei 2014).

8 Bijlage 4: Bijlage 5: Bijlage 6: Offerte van Opdrachtnemer d.d. inclusief alle Bijlagen. Service Level Agreement Plan van Aanpak d.d.. Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend d.d. (datum, maand, jaar invullen) Opdrachtgever Gemeente Venlo (functie) (naam) Opdrachtnemer (naam dienstverlener) (functie) (naam ondertekeningsbevoegde)

9 Bijlage Verbeter/communicatie plan milieu en C2C CB2 Verbeterplan Opdrachtnemer stelt binnen een half jaar na contractering, in samenspraak met Opdrachtgever, een verbeterplan op waarin wordt vastgelegd hoe, gedurende de contractperiode en binnen de kaders van het contract, de milieubelasting van de aan de opdracht gerelateerde werkzaamheden verminderd of voorkomen wordt. In het verbeterplan worden in ieder geval de volgende onderwerpen meegenomen: Energie- en watergebruik; Afval en afvalscheiding; Verpakkingen inclusief eenmalig servies; Derving/ voedselverspilling; Gebruik van reinigingsmiddelen; Aan opdracht gerelateerd transport (personeel en middelen); Opleiding en werkinstructies personeel. Voor de genoemde onderwerpen wordt de milieubelasting gedefinieerd en waar mogelijk gekwantificeerd, worden doelstellingen vastgesteld en worden maatregelen geformuleerd om de doelstellingen te realiseren. CB3 Aanvullende contractbepalingen, voor zover relevant, kunnen zijn: Minimaal twee keer per jaar wordt tijdens een overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer de voortgang besproken; In de loop van de contractperiode vindt tijdens het periodieke overleg aanscherping van het verbeterplan plaats. Rapportage Opdrachtnemer rapporteert halfjaarlijks aan opdrachtgever welk percentage van het assortiment, genomen over het inkoopvolume van het afgelopen half jaar in euro s, bestond uit producten met een of meer van de duurzaamheidskenmerken genoemd in minimumeis 1.