Hierbij treft u aan de beantwoording van de gestelde vragen en/of wijzigingen/aanvullingen naar

Transcriptie

1 Gemeente Landgraaf iste nota van inlichtingen 1 oktober 2014 Hierbij treft u aan de beantwoording van de gestelde vragen en/of wijzigingen/aanvullingen naar aanleiding van de Europese openbare aanbesteding: 'Beheer, onderhoud en projecten Openbare Verlichting' met referentienummer/aanbestedingsnummer voor de gemeente Landgraaf. Deze 1ste nota van inlichtingen is d.d. 1 oktober 2014 toegevoegd aan de publicatie op Tendernet. Deze nota van inlichtingen is voor iedereen bindend. De nota van inlichtingen maakt deel uit van de aanbestedingsdocumenten en prevaleert boven dit aanbestedingsdocument. Aanbesteding; Uw inschrijving dient uiterlijk op woensdag 1 5 oktober 2014, tijdstip uur in het bezit te zijn van de aanbestedende dienst bij de gemeente Landgraaf. Het staat de inschrijver vrij om voorafgaand aan de genoemde datum van aanbesteding de inschrijving bij de gemeente Landgraaf in te dienen. In dat geval dient u uw inschrijving bij de receptie van het gemeentehuis Landgraaf (Raadhuisplein 1) af te geven. Dit is mogelijk op werkdagen tussen en uur. U ontvangt een ontvangstbewijs met vermelding van datum en tijdstip. Het risico van vertraging in de postbestelling of anderszins rust volledig bij de inschrijver. Inschrijvers zijn te allen tijde zelf verantwoordelijk dat inschrijvingen tijdig aanwezig A WIJZIGINGEN / AANVULLINGEN / TOEVOEGINGEN WIJZIGING: Bij deze Nota van Inlichtingen vindt u een nieuwe gewijzigde Bijlage 2; Inschrijfbiljet en een nieuwe gewijzigde Bijlage 3; Inschrijfstaat. U dient deze bijlagen te gebruiken bij de inschrijving. B GESTELDE VRAGEN Let op: de vragen zijn niet gecategoriseerd op onderwerp echter staan in de volgorde zoals deze ook zijn ingediend door de aanvragers. K. 1

2 Nr Pagina / Vraag Paragraaf 1 Het eerste deel van de inschnjvingsstaat bevat de jaarlijkse vaste kosten. Het tweede deel bevat de variabele kosten l.v m. het laten ondertekenen van de inschrijving is een juiste contractwaarde van belang Kunt u aangeven of de variabele kosten zijn gebaseerd op te verwachtte hoeveelheden per jaar of zijn de opgegeven aantallen gebaseerd op de vaste looptijd van 4 jaar? Antwoord De variabele kosten zijn gebaseerd op de te verwachtte hoeveelheden per jaar Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend t/m 4 07 Bij de variabele kosten posities 4 05 t/m 4 07 komt de omschrijving van het armatuur met overeen met de specificatie van het armatuur Wij verzoeken u om het e e a aan te passen Antwoord Bijlage 3 aangepast (u dient deze te gebruiken bij u inschrijving) 3 Kunt u aangeven hoeveel storingen en aanrijdingen er gemiddeld de laatste 3 jaren hebben plaatsgevonden? Antwoord Neen. 4 Paragraaf 2 4 U stelt in par 2 4 dat alle prijzen vast dienen te zijn tot 1 januari 2019 Het is voor de gevraagde posities 7.01 en 7 02 met in te schatten hoe deze door de DTe vastgestelde tarieven zich de komende 4 jaar gaan ontwikkelen Omdat dit vastgestelde DTe tarieven zijn welke voor iedere inschrijver gelijk dienen te zijn, willen wij u verzoeken om de jaarlijkse prijsverhogingen van de DTe tarieven verrekenbaar te maken Antwoord. "De posten 7 01 en 7.02 zijn stelposten die verrekend worden conform de actuele DTe-taneven.". Uitgaan van de momenteel gehanteerde DTe tarieven (betreft stelpost) 5 Paragraaf 2 5 In par. 2 5 stelt u dat de betalingstermijnen voor de vaste kosten 1x per kwartaal is Omdat dit van de inschrijvers een redelijk grote voorfinan ciering vraagt willen wij u verzoeken om de betalingstermijnen van de vaste kosten aan te passen tot maandelijkse termijn i p v kwartaal termijnen. Antwoord' Neen, betalingstermijn wordt met aangepast 6 Paragraaf 21 5 In de aanvulling op de UAV paragraaf 21.5 geeft aan dat de materialen opgeslagen dienen te worden, kunt u aangeven waar wij deze bij de gemeente kunnen opslaan Antwoord' Her te gebruiken materialen welke tijdelijk worden opgeslagen dienen door de opdrachtnemer te worden opgeslagen en in de prijs inbegrepen te zijn 7 Bepaling Bepaling kunt u beeld latten aanleveren om aan de gevraagde esthetische beeldkwaliteit te voldoen, of is dit ter interpretatie van de opdrachtnemer? Antwoord' "Voorde kwaliteitsbepahng en veiligheidsbepaling wordt gebruik gemaakt van de kennis van de opdrachtnemer" Inderdaad ter interpretatie van de opdrachtnemer, hetgeen beschreven kan worden in het plan van aanpak (gunningscriteria) 8 Bepaling Bepaling hierin staat een termijn van 100 dagen genoemd, dit zijn 20 werkweken, binnen de gemeente Landgraaf zijn speciale masten aanwezig (Hoofdstraat en gemeentehuis) welke een levertijd hebben van ongeveer 18/20 weken. Hoe dienen wij hiermee om te gaan? Antwoord' Voor deze speciale masten (Hoofdstraat en gemeentehuis) geldt een aangepaste termijn van 120 dagen 9 Is de opzegtermijn van het contract na vier jaar eenzijdig of kan de opdrachtnemer er ook voor kiezen om deze verlenging niet aan t gaan? Antwoord Opc rachtnemer beschikt ook over de mogelijkheid om onder dezelfde Jde I 2 /--i ' i ^ ^

3 eventuele verlenging met aan te gaan 10 Hoofdstuk 1 algemeen 1 4 looptijd van de overeenkoms t De overeenkomst zal ingaan op 1 januari 2015 De opdrachtgever wenst een overeenkomst aan te gaan met een looptijd van 4 jaar met de mogelijkheid deze jaarlijks te verlengen De eventuele verlenging of opzegging zal plaatsvinden uiterlijk 6 maanden voor afloop van het lopende contract (na 4 jaar of jaarlijks erna) VRAAG Kan deze overeenkomst dus oneindig verlengd worden? Antwoord Ja, mits beiden partijen elk jaar de verlenging aan willen gaan 11 Hoofdstuk 3 Selectie en gunmngsproc edure 2 2 Gunningcriter ia De inschrijver dient een jaarbedrag te vermelden op het inschrijvingsbiljet zoals aangegeven in bijlage 2 In het jaarbedrag dient te zijn opgenomen de vaste kosten voor beheer en onderhoud (preventief en correctief) en de virtuele kosten voor projecten (renovatie en uitbreiding). Genoemde prijzen dienen te worden vermeld exclusief BTW. VRAAG Wil dit zeggen dat wij het 'totaal exclusief BTW van Bijlage 3' als bedrag moeten invullen op het inschrijvingsbiljet? Antwoord Zie aangepaste bijlage 3 In de nieuwe bijlage dient u ook de BTW te vermelden en ook de Totaalprijs Inschrijfsom (inclusief BTW) Opdrachtvers trekking Beheer en onderhoud Voor beheer en onderhoud worden de geleverde diensten en leveringen per kwartaal achteraf verrekend, conform de met de gunning van het Werk vastgestelde eenheidsprijzen VRAAG. Onderhoud (preventief en correctief) is WEL benoemd in de inschrijfstaat Voor het BEHEER is echter géén post opgenomen, waar moeten wij deze kosten plaatsen? Misschien door het toevoegen van een aparte post voor het beheren van het complete areaal per jaar, als EURO post' Antwoord Deze kosten worden geacht te zijn inbegrepen in de posten 1 01 t/m Eenheidspnjz en De eerste aanpassing is mogelijk per 1 januari 2019 Tussentijdse prijsaanpassingen zijn niet toegestaan. VRAAG. Om deze inschatting geheel bij de opdrachtnemer neer te leggen vinden wij niet in verhouding staan met de werkzaamheden en het risico wat er mee gepaard gaat Is er geen mogelijkheid om (zoals bij normale onderhoudsbestekken) jaarlijks de prijzen te indexeren? Antwoord De eerst prijsaanpassing is m overleg mogelijk per 1 januari 2017, daarna mag in overleg jaarlijks geïndexeerd worden. 14 Hoofdstuk 3 Aanvullingen UAV Meer en minder werk Antwoord Ja Betaling, omzetbelastm g, kortingen, verpanding In tegenstelling tot het bepaalde in 37, zal werk ten laste van stelposten, worden verrekend als betreft het meer- en mmderwerk. VRAAG Wil dit zeggen dat wij de posten 7 01 en 7 02 van bijlage op de manier genoemd in 35 7 mogen verrekenen? Nieuwe bepaling' Voor de verrekening van werkzaamheden buiten de reguliere werktijden (overwerk) zoals omschreven in dit Aanbestedingsdocument, mogen de hierna volgende overwerktoeslagen over de personele kosten worden gehanteerd' werkdagen van uur 50 % zaterdagen van uur 50 % zon- en feestdagen 100 % VRAAG Wanneer en hoe kunnen wij deze toeslagen verrekenen? Antwoord Deze bepaling vervalt uit het bestek Werkzaamheden waarbij overwerk voor kan komen (bijv. storingsdienst) dient in de prijs te zijn inbegrepen (ook zo in contract omschreven) Hierdoor is deze tabel overbodig _

4 Eigendom verlichtingsin stallaties Voor de duur van het contract, gebaseerd op dit Aanbestedingsdocument, wordt het juridisch eigendom van de openbare verlichtingsinstallaties overgedragen aan de opdrachtnemer. VRAAG : Op welke wijze wordt het juridisch eigendom overgedragen aan de opdrachtnemer? Antwoord: Zodra de opdrachtnemer bekend is, zal in overleg een convenant worden opgesteld waarin wordt vastgelegd dat opdrachtnemer gerechtigd is om namens de gemeente de schades af te handelen met veroorzakers van schade, schadeverzekeraars en via het Waarborgfonds Motorverkeer. Hier kunnen geen extra financiële kosten voor in rekening worden gebracht Eigendom verlichtingsin stallaties VRAAG : Waaruit bestaat het economisch eigendom wat bij de gemeente blijft? Antwoord: Dit zal ook worden opgenomen in het convenant benoemd in het antwoord van vraag Onderhoud Opdrachtverstrekking aan en verrekening met de netbeheerder. VRAAG : Wat houdt dit precies in? Antwoord: Zie Hfst. 4.4: "Afstemming/coördinatie met het energieleveringbedrijf en de netbeheerder," Projecten Opdrachtverstrekking aan en verrekening met de netbeheerder. Antwoord: Zie netbeheerder," Beheer en rapportage ^ VRAAG : zie vraag 9. Hfst. 4.5: "Afstemming/coördinatie met het energieleveringbedrijf en de Voor wat betreft informatievelden in bijlage 10, mag de opdrachtnemer er van uit gaan dat 75% van de database correct is. VRAAG : Kunnen wij voor de overige 25% ook recht hebben op meer- /minderwerk? Antwoord: Neen Preventief onderhoud Alle herstelwerkzaamheden, benodigd om de openbare verlichting aan de beoogde esthetische kwaliteit en veiligheid te laten voldoen, zijn onderdeel van het werk. VRAAG : Geldt dit ook voor de geïnspecteerde masten met status "slecht"? Antwoord: Ja. 22 Bijlage 10 Kolom AO (masten_lmconditie) VRAAG : Mogen wij er vanuit gaan dat alle masten met status "slecht" vóór ingang van het contract vervangen zijn? Antwoord: Nee, niet alle masten met de status 'slecht' zullen vervangen zijn voor ingang van het contract. 23 Bijlage 10 Kolom CB (LARemplace) VRAAG : Mogen wij er vanuit gaan dat alle lampen vóór al ge remplaceerd zijn, maar alleen nog niet verwerkt in het beheerprogramma? Antwoord: Nee, de opdrachtgever heeft geen remplaceerplan. Lampvervanging gebeurd op storingsbasis (incidentiele lampvervanging). In geval van meerdere storingen per straat/gebied in een kort tijdbestek kan preventief een straat/gebied geheel geremplaceerd worden. Waar in het contract gesproken wordt over 'Remplace-plan", wordt bedoelt een plan (van aanpak) op basis van de recente storingsgeschiedenis en niet enkel op basis van plaatsingsdatum in combinatie met de levensverwachting van een lichtbron. 24 Bijlage 10 Kolom CB (LARemplace) VRAAG : Als er géén datum is ingevuld moeten wij deze dan nog remplaceren? Antwoord: Ja, zie antwoord op vraag 23. \. 4 w

5 25 Staat dat er in het jaarbedrag moet zijn opgenomen een 1/2 deel van het eenmalige bedrag voor inventarisatie en conversie OVL-areaal VRAAG : Valt dit gedeelte niet onder het beheer zoals vernoemd in ID ? Zo nee, waar vullen wij dit bedrag dan in op de inschrijfstaat? Kortom is het totaalbedrag van de inschrijfstaat niet het bedrag dat wij moeten invullen op het inschrijfbiljet? Antwoord: Deze regel vervalt uit het inschrijfbiljet (inschrijfbiljet aangepast). Zie voor kosten beheeraspect antwoord op vraag 11 en Werkzaamheden (Variabele Kosten) VRAAG : Ik zie géén positie voor het leveren en aanbrengen van het aansluitsnoer? Misschien een aparte post per meter toevoegen aan de inschrijfstaat? Antwoord; Kosten onderbrengen in de posten voor levering armaturen en plaatsen masten. 27 VRAAG : Kunnen wij rechten ontlenen aan de aantallen zoals vermeld in de inschrijfstaat? Zo nee, is het dan niet voldoende om een eenheidsprijs af te geven welke niet in het totaalbedrag meetelt? Antwoord: Neen, hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. De aantallen dienen om tot een fictieve aanneemsom te komen. 28 ID ,02 Dit zijn vastgestelde bedragen van ENEXIS. VRAAG : Zijn stelposten aebaseerd op vastgestelde tarieven door Enexis, omdat deze voor iedereen hetzelfde zijn is dit een irrelevante prijs. Tarief voor 7.01 bedraagt in ,- en voor ,90. Kunt u niet gewoon een stelpost meenemen van ,-, dan is dit voor iedereen hetzelfde? Antwoord: Zie antwoord op vraag 4. Afdeling Bestu Gemeente Landgraaf. Zaken (BCZ), Inkoop. 5