Uw prijsstelling dient inclusief deze kosten te zijn.

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Vormgeving en DTP HHNK Aanbesteding Vormgeving en DTP HHNK Aanbestedende Dienst: Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Referentie: Omschrijving: De onderhavige aanbesteding heeft als doel om per 1 januari 2017 een raamovereenkomst in te laten gaan met een initiële looptijd van één jaar met de mogelijkheid voor opdrachtgever de raamovereenkomst onder gelijkblijvende voorwaarden drie maal voor de duur van één jaar te verlengen. De concept raamovereenkomst is onder bijlage 7 bij deze inschrijvingsleidraad opgenomen. Toelichting: Betreft Bijlage 1, prijsaanbiedingen 1 Vraag Wat gebeurt er met de prijs als een opdracht verder gaat dan alleen ontwerp en uitvoering? Als er ook wordt gevraagd om advies, of om een bijzonder concept? Dit valt buiten de scope van deze opdracht. Mocht dit in de toekomst een keer van toepassing zijn, dan zal de prijsstelling van de additionele werkzaamheden worden besproken met de opdrachtnemer(s). Betreft Bijlage 1, prijsaanbiedingen 2 Vraag Soms moeten er prints gemaakt worden, om aan de opdrachtgever te laten zien, of om te kijken of het aangeleverde materiaal klopt. Soms moet een foto worden bewerkt omdat hij niet goed is aangeleverd etc Hoe worden deze werkzaamheden opgenomen in een fixed price? Uw prijsstelling dient inclusief deze kosten te zijn. Betreft Bijlage 1, prijsaanbiedingen 3 Vraag Wat verstaat u precies onder 'incl. 2 correctierondes'? Als u een fixed price wilt voor middelen zal toch ook duidelijk moeten zijn wat een correctieronde mag inhouden - > want wat gebeurt er bijvoorbeeld als de opdrachtgever - na de eerste proef- met de hele inhoud gaat schuiven? Of er achter komt dat hij/zij eigenlijk zelf zijn spullen niet goed heeft aangeleverd? Onder een correctieronde verstaan wij het wijzigen en corrigeren van aangeleverd materiaal. Mocht HHNK haar opdracht aanzienlijk wijzigen of nalatig zijn bij haar uitvraag, dan zullen wij hierover in overleg treden met de opdrachtnemer(s). Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 8

2 Betreft Bijlage 1, prijsaanbiedingsformulier 4 Vraag Hoe komt u aan deze plafondprijzen? Ze lijken ons niet marktconform De plafondprijzen zijn o.i. marktconform en zijn gebaseerd op marktonderzoek. Betreft bijlage 4, pag 27, opdracht 5 Vraag Er staat: 'bijgaand vindt u definitieve teksten over de dijkversterking... Wij verzoeken u deze tekst vorm te geven...' > Het is mij eigenlijk niet duidelijk om welke tekst het precies gaat, het kleine stukje onder 'achtergrondinformatie'? en zo ja, waarom heet dat dan zo? Dit betreft de tekst startende bij het kopje "Achtergrondinformatie" tot het kopje "Doelgroep" Betreft referentieopdracht, bijlage 6, pag 27 6 Vraag 'NB: inschrijvers dienen minimaal 30 punten te hebben behaald bij de uitwerking van de praktijkopdracht' > Het is mij volkomen onduidelijk hoe die 30 punten behaald kunnen worden, u noemt onderaan op pagina 26 een scoringstabel met 0,2,5,7 en 10 punten. Graag een uitleg In de leidraad staat beschreven dat uw inschrijving wordt beoordeeld op basis van de volgende onderwerpen: De mate waarin aan de opdracht/briefing wordt voldaan Creativiteit; de mate waarin de lezer wordt verrast door de opmaak Aantrekkelijkheid; de mate waarin de lezer door de vormgeving geprikkeld wordt om de nieuwsbrief te gaan lezen. De mate waarin de vormgeving functioneel is ten aanzien van de inhoud. De mate waarin de vormgegeven nieuwsbrief aansluit op de HHNK look en feel. Voor al deze onderwerpen gezamenlijk wordt in consensus een score gegeven door het beoordelingsteam tussen 0 10 punten. De partijen die een score van minimaal 5 punten realiseren voor dit onderwerp worden uitgenodigd voor een presentatie. De tekst waarin vermeld wordt dat minimaal 30 punten moet worden behaald is foutief en vervalt. Betreft referentieopdracht, bijlage 3, punt 2 7 Vraag Wilt u alleen woorden, of mag er ook beeld worden toegevoegd bij de referentieoprdachten Uit uw opdracht dient te blijken dat u ervaring heeft met een vergelijkbare opdracht zoals wij in deze aanbesteding hebben geformuleerd. Het toevoegen van beelden is niet toegestaan. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 8

3 Betreft referentieopdracht, bijlage 3, punt 2 8 Vraag 'De ondernemer(2) vult (vullen) per referentieopdracht de volgende gegevens in. Onderstaande tabel dient zo vaak als nodig herhaald en ingevuld te worden'... > zo vaak als nodig? Begrijp ik goed dat er eigenlijk wordt gevraagd om 1 referentieopdracht van 'een vormgevingsopdracht' - dus algemeen en niet overheid, en 1 referentieopdracht voor een overheidsdienst? dus in totaal en maximaal 2 referenties? U mag zoveel mogelijk referenties indienen, mits u maar kunt aantonen dat u voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen kopje 3.2 lid 3. Als u met 1 referentie kunt aantonen dat u voldoet aan de twee gestelde eisen dan is dit uiteraard toegestaan. Betreft n.a. 9 Vraag Het valt op dat er geen voorwaarden gesteld worden aan een bedrijfs-/beroeps aansprakelijkheid verzekering. Voor een organisatie als HKN lijkt mij het wel verstandig dit als voorwaarde te stellen daar projecten qua omvang maar ook de belangen daarvan zeer uiteen kunnen lopen. Graag verneem ik of u dit wil opnemen in de inschrijvingsleidraad. Op de nog af te sluiten overeenkomst worden de waterschapsinkoopvoorwaarden voor diensten (AWVODI-2016) van toepassing verklaard. In deze voorwaarden is de verplichting opgenomen dat ON zich op passende wijze zal verzekeren (artikel 26). De inschrijvingsleidraad wordt derhalve hierop niet aangepast. Betreft n.a. 10 Vraag In de geschiktheidseisen (hoofdstuk 3 van de inschrijvingsleidraad) richt u zich met name op technische bekwaamheid. Het valt op dat er verder geen eisen/voorwaarden gesteld worden aan bedrijfsprocessen. Weten hoe bepaalde bedrijfsprocessen geregeld zijn zou voor HKN interessant kunnen zijn daar er verlangt wordt dat de aannemende partij alle digitale bestanden archiveert/beheert (pagina 23 A2.7 van de inschrijvingsleidraad). Ook hoe de continuïteit gewaarborgd blijft bij uitval van de contacpersoon (door ziekte o.i.d.) is voor een organsiatie als HKN niet onbelangrijk in onze ogen. Bent u van plan dit nog toe te voegen aan de Inschrijvingsleidraad? In een aanbestedingsprocedure mag een aanbestedende dienst alleen geschiktheidseisen stellen m.b.t. financieel-economische draagkracht (omzeteis), technische bekwaamheid (ervaring, kwaliteitsborging, etc.) en beroepsbekwaamheid. Eisen stellen m.b.t. bepaalde bedrijfsprocessen die gehanteerd worden kan hieri nniet opgenomen worden. De inschrijvingsleidraad wordt hier derhalve niet op aangepast. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Inschrijvingsleidraad o.a. pagina 14, 4 Beoordeling inschrijving en gunning 11 Vraag Uit hoeveel leden en met welke functies bestaat het beoordelingsteam? Het beoordelingsteam zal bestaan uit 5 personen waaronder medewerkers van de afdeling communicatie. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 8

4 Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Inschrijvingsleidraad o.a. pagina 12, 3.1 Uitsluitingsgronden 12 Vraag Is Opdrachtgever zich ervan bewust dat de ARW 2016 gerelateerd is aan werken of de hieraan gerelateerde leveringen en diensten? Met welke reden heeft Opdrachtgever ervoor gekozen deze aanbesteding, die niets te maken heeft met werken, toch heeft uitgeschreven overeenkomstig de ARW 2016? HHNK heeft ervoor gekozen bij al haar aanbestedingen het ARW 2016 als aanbestedingsreglement te hanteren, ook bij uitvragen voor diensten die niet direct of indirect aan werken gerelateerd zijn. Het merendeel van de opdrachten die HHNK als aanbestedende dienst uitvraagt, zijn werken of werken gerelateerd, alle inschrijvingsmodellen en andere templates die wij hierbij hanteren, verwijzen derhalve naar het ARW. Het is voor ons efficiënter om bij iedere aanbesteding met dezelfde modellen te werken, ook bij niet werken gerelateerde opdrachten. Daarbij wordt opgemerkt dat het ARW 2016 voor het uitvragen van niet werken gerelateerde opdrachten ook een geschikt en goed toepasbaar reglement is. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Inschrijvingsleidraad pagina 6, Doel en bijlage 4 13 Vraag Hoe gaat opdrachtgever garanderen dat de opdrachten onder de 2.000,00 evenredig verdeeld gaat worden onder de 3 contractanten? OG kan daarin geen garanties geven. Categorie Bestek/beschrijvend document Betreft Inschrijvingsleidraad, pagina 27; Bijlage 6; Gunningscriterium 2: Praktijkopdracht 14 Vraag In het document staat Bijgaand vindt u definitieve teksten...die aansluit op onderstaande briefing. Wij denken dat de alinea s Achtergrondinformatie tot en met Uitnodiging inloopbijeenkomsten de kopij betreffen en de resterende alinea s (vanaf doelgroep ) bij de briefing horen. Is dit de juiste interpretatie? Ja dit is juist. Categorie Bestek/beschrijvend document Betreft Inschrijvingsleidraad, pagina 25; Bijlage 6; Beoordeling kwaliteit 15 Vraag In het document staat wordt u verzocht de uitgewerkte gunningscriteria niet alleen in pdf maar ook in WORD formaat op te nemen... Het betreft hier, ons inziens, alleen Gunningscriterium 2: Praktijkopdracht. U verwacht hier de uitwerking van een dubbelzijdige A4-nieuwsbrief in de vorm van een update. Te verwachten valt dat deze opdracht door opdrachtnemers in InDesign of een gelijkwaardig opmaakpakket gemaakt zal worden. Voor presentatie is het gebruikelijk om een pdf te genereren, maar een WORD-formaat behoort niet tot de export-mogelijkheden. We gaan ervan uit dat het WORD formaat bedoeld is voor eventuele begeleidende documenten die aangeleverd worden en niet voor het ontwerpvoorstel zelf. Is dit de juiste interpretatie? Uw interpretatie is juist. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 8

5 Categorie Bestek/beschrijvend document Betreft Inschrijvingsleidraad, pagina 25; Bijlage 6; Beoordeling kwaliteit 16 Vraag In het document staat dient ieder gunningscriterium zoals navolgend beschreven, te worden uitgewerkt op geheel blanco papier... Ons inziens hoeft alleen Gunningscriterium 2: Praktijkopdracht, en niet ieder gunningscriterium door inschrijver te worden uitgewerkt en ingeleverd. Is dit de juiste interpretatie? Uw interpretatie is juist. Betreft Bijlage 6: beoordeling kwaliteit, doelstelling pag Vraag U stelt dat u de doelgroepen wilt informeren middels een nieuwsbrief in de vorm van een up date. Bedoelt u dat u de nieuwsbrief met enige regelmaat aan de doelgroep wil toezenden? Dat in elke nieuwsbrief al vermeld staat De volgende nieuwsbrief verschijnt op [datum]? Indien dit niet het geval is, kunt u dan uitleggen wat u bedoelt met een nieuwsbrief in de vorm van een up date? HHNK wil middels deze nieuwsbrief een up date geven van het lopende project. Omwonenden en direct betrokken zijn op de hoogte van de diverse fases in het project, we willen hen op deze manier op de hoogte brengen als er nieuws is. Er is vooraf niet te zeggen wanneer een volgende up date zal zijn of in welke frequentie de nieuwsbrief verschijnt. Betreft Bijlage 6 - beoordeling kwaliteit, Kwaliteit contactpersoon, tweede paragraaf pag Vraag In deze paragraaf omschrijft u een presentatie die door de contactpersoon moet worden gehouden. U stelt: "Het gaat om een presentatie van 10 minuten over de gekozen vormgeving en daarnaast het beantwoorden van vragen van het beoordelingsteam. "De gekozen vormgeving" waarvan? En wat is het onderwerp van de vragen van het beoordelingsteam? Als deze vragen ook over de gekozen vormgeving gaan, dan graag nadere toelichting over welke vormgeving u het hier heeft. De vormgeving van de opdracht, beschreven op pagina 27. Tijdens de presentatie worden vragen gesteld gerelateerd aan de opdracht waarbij de competenties van de partij in de vorm van de aanwezige vertegenwoordiger worden getoetst. Dit betreft o.a. overtuigingskracht, klantgerichtheid, eigen inbreng/visie praktijkopdracht, resultaatgerichtheid, inlevingsvermogen, mondelinge vaardigheid, toegankelijkheid en enthousiasme. Betreft : Te verstrekken documenten pag Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 8

6 Onder omschrijft u de aan te leveren documenten voor de inschrijving. Deze omschrijving omvat 4 documenten ( t/m ). Op pagina 11 somt u nogmaals de in te dienen documenten bij de inschrijvingsfase op. Hier is opeens een vijfde document opgenomen: Conformiteitenlijst gunningseisen. Moet dit document ook verstrekt worden en worden opgenomen in de opsomming zoals hierboven omschreven? De Conformiteitenlijst gunningscriteria moet bij inschrijving ingediend worden. Betreft : Te verstrekken documenten pag Vraag Onder omschrijft u de aan te leveren documenten. Bij nummer 3 vraagt u om de uitwerkingsdocumenten van de gestelde EMVI-criteria, zoals omschreven in bijlage 6. Bij nummer 4 vraagt u om het prijsaanbiedingsformulier zoals opgenomen als bijlage 1. Bij de documenten van nummer 3, zoals beschreven in bijlage 6, hoort ook een "prijs aan de hand van het door de inschrijver ingevulde prijsaanbiedingsformulier zoals opgenomen in bijlage 1". Het lijkt erop dat er tweemaal om het prijsaanbiedingsformulier wordt gevraagd. Klopt dit, of doelt u bij de nummers 3 en 4 van vraag op verschillende documenten? Zo ja, wat is het verschil? Paragraaf lid 3 verwijst naar de uitwerking van de EMVI-criteria zoals opgenomen in bijlage 6. Paragraaf lid 4 verijst naar het prijsaanbiedinsformulier zoals opgenomen in bijlage 1 Er wordt naar onze mening maar één keer om het prijsaanbiedingsformulier gevraagd. 21 Vraag Is er beeldmateriaal beschikbaar van het ontwerp van de coupure in Den Oever? Ja er is beeldmateriaal beschikbaar. Dit betreft 4 afbeeldingen. Deze worden geupload in de map documenten. 22 Vraag Is er beeldmateriaal beschikbaar van de locatie (Den Oever)? Ja er is beeldmateriaal beschikbaar. Dit betreft 4 afbeeldingen. Deze worden geupload in de map documenten. 23 Vraag Hoe wordt deze nieuwsbrief verspreid? Huis aan huis, digitaal, neergelged op strategische plekken, etc Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 8

7 De nieuwsbrief wordt digitaal verstuurd aan de mailadressen die we in de afgelopen periode hebben verzameld. Het gaat om geïnteresseerden, betrokken partijen, omwonenden etc. 24 Vraag Is het formaat afgewerkt A4 of mag het ook gevouwen worden? Het betreft hier een digitale nieuwsbrief waarbij ons uitgangspunt A4 schermvullend is. 25 Vraag Is het herschrijven / aanvullen van de aangeleverde teksten onderdeel van de opdracht? Nee, dit is geen onderdeel van de opdracht en wordt dus niet meegewogen in deze aanbesteding. 26 Vraag Kunt u aangeven welke teksten moeten worden verwerkt in de Nieuwsbrief en welke niet? Houd het op bij het kopje Doelgroep? De drie genoemde alineas zijn tekst delen die verwerkt moeten worden. De tekst eindigt voor het kopje "Doelgroep". U wordt beoordeeld op basis van de door u geleverde vormgeving van deze tekst (binnen het gevraagde format). Betreft 3.2 Geschiktheidseisen 27 Vraag Dient er bij de referenties (bijlage 3) ook beeldmateriaal te worden aangeleverd? Nee, dit is niet van toepassing. Betreft Bijlage 2 Uniform Europees aanbestedingsdocument 28 Vraag Moet Deel V ook worden ingevuld? Nee dat is niet van toepassing. Betreft Bijlage 1 Prijsaanbiedingsformulier HHNK 29 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 8

8 Zijn de gevraagde werkzaamheden voor de items in het prijsaanbiedingsformulier gebaseerd op een reeds bestaand ontwerp/stijl? En zo nee, zouden de ontwerpkosten hier nog bovenop komen? HHNK beschikt over een eigen huisstijl die bijgevoegd is bij deze aanbesteding. Uw werkzaamheden betreffen het ontwerpen van een nieuwsbrief op basis van deze huisstijl. Alle kosten die hierbij van toepassing zijn dient u op te nemen in de gevraagde tarieven in het prijzenblad. Uw prijsstelling dient dus inclusief uw interne ontwerpkosten te zijn. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 8 of 8