Aanbestedende Dienst: Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Referentie:

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Subsidiediensten Aanbesteding Subsidiediensten Aanbestedende Dienst: Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Referentie: Omschrijving: HHNK staat voor de uitdaging een professionaliseringsslag te maken voor het verwerven, verwerken, sturen en beheersen van subsidies op structurele basis. Het streven is om daarbij zoveel mogelijk aansluiting te zoeken bij bestaande administratieve systemen en organisatie binnen HNHK. Dit maakt dat de ambitie van de aanbestede opdracht verder rijkt dan alleen het binnenhalen van extra subsidies. Het verbeteren van de interne organisatie is minstens zo belangrijk, ook voor het verminderen van financiële- en rechtmatigheidsrisico's. Om aan de beschreven situatie veranderingen aan te brengen en te komen tot een professionaliseringsslag op subsidieverwerving, heeft HHNK een plan van aanpak opgesteld waarin een aantal producten is gedefinieerd. Voor dit project zijn van belang: (1) overzicht subsidiekansen, (2) subsidiediensten, (3) subsidie instrumentarium en (4) vergroten subsidiekennis binnen organisatie. De aanbesteder kiest er in deze aanbesteding voor het onderscheidend vermogen van inschrijvers aan te spreken door naast de prijs een zwaar accent op kwaliteit te leggen. Hiertoe maakt de aanbesteder gebruik (naast het gunnen op basis van het gunningscriterium Economisch Meest Voordelige Inschrijving, EMVI) van de Best Value aanpak. Toelichting: Bijgaand treft u de Eerste Nota van Inlichtingen aan. Uw vragen voor de tweede en laatste Nota van Inlichtingen kunnen t/m uiterlijk 22 september 2015 ingediend worden. Categorie Planning Betreft Datum marktinformatiebijeenkomst 1 Vraag In de inschrijvingsleidraad staat in tabel 1 Planning vermeld dat de marktinformatiebijeenkomst op 9 september zal plaatsvinden, in paragraaf staat de datum 9 oktober. Welke datum is juist Antwoord Vrijgegeven: De juiste datum is 9 september van 14:00 tot 16:30 uur. Categorie Eisen en criteria Betreft Bijlage 5 pag 37 2 Vraag In deze bijlage is aangegeven dat de Inschrijfstaat ook in Excel formaat bij de stukken wordt aangeboden. Deze is echter niet bijgevoegd. Wilt u deze zo spoedig mogelijk beschikbaar stellen? Antwoord Vrijgegeven: De bijlage is inmiddels gepubliceerd. Categorie Eisen en criteria Betreft pagina 11 par Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 5

2 3 Vraag Is het toegestaan om in de prestatieonderbouwing van de verschillende onderdelen van de kwaliteitsdocumenten, gebruik te maken van voorbeelden (voor onderbouwing) van nietzijnde overheidsdiensten? De prestatie-onderbouwing is erop gericht dat de inschrijver aantoont dat hij in staat is om het project op een adequate wijze uit te voeren en de projectdoelstellingen te realiseren. De inschrijver moet onderbouwen waarom hij van mening is dat hij dit project kan realiseren en/of op welk niveau hij dit gaat realiseren. Daarbij moet de aangeleverde prestatie-informatie dominant zijn, dat betekent: - niet weerlegbaar / niet betwistbaar; - accuraat; - uitgedrukt in termen van getallen, percentages, tijd, etc. - hoge prestatie; - vertaald naar het huidige project. Indien inschrijver van mening is dat hij voor zijn prestatie-onderbouwing gebruik kan maken op voorbeelden van eerder uitgevoerde projecten bij niet-overheidsorganisaties, dan is dat toegestaan. Echter: er dient altijd een vertaling te zijn naar het huidige project, en dat kenmerkt zich als het realiseren van projectdoelstellingen bij een overheidsorganisatie. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Inschrijfstaat 4 Vraag Is het ook mogelijk om een aanbieding te doen met meer dan 1 adviseur/ prijs, en zo ja, hoe moeten we hiermee om gaan in de inschrijfstaat? Het is aan de inschrijver om te bepalen met hoeveel adviseurs er wordt ingeschreven en welke adviseurs worden voorgedragen om als sleutelpersoon te dienen in de interviewronde. De inschrijfstaat verlangt dat er één uurtarief wordt ingediend, afhankelijk van het te realiseren product. Hierin kan niet nader gedifferentieerd worden. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Risicodossier 5 Vraag kunt u de definitie van ' buiten de eigen invloedssfeer' bij het identificeren van risico's omschrijven, en zo ja met een voorbeeld? In het risicodossier moet de inschrijvers nadenken over de risico's die zich tijdens het project kunnen gaan voordoen. Omdat een expert binnen zijn eigen werk geen eigen risico's heeft, zijn we hier vooral geïnteresseerd in de risico's van buiten zoals de inschrijver deze percipieert: welke factoren buiten zijn eigen invloedsfeer zorgen er nou voor dat hij de doelstellingen niet kan realiseren? Immers, de risico's die binnen zijn invloedsfeer liggen heeft hij - als het goed is! - geheel onder controle (en zijn daarmee eigenlijk geen risico's meer). Het verschil tussen risico's dien binnen de eigen invloedsfeer liggen en de risico's die buiten de eigen invloedsfeer liggen, is te illustreren met een metafoor rondom het besturen van een auto. Indien je net je rijbewijs hebt gehaald is alles nieuw, je hebt je volledige aandacht nodig om de auto goed te kunnen besturen. Hoe werkt de koppeling ook al weer, waar zitten de knoppen, etc. De aandacht van de bestuurder is vooral intern gericht (op de elementen die binnen de eigen invloedsfeer vallen). Ervaren bestuurders hebben de auto volledig onder controle, zijn letten vooral op de elementen buiten de eigen invloedsfeer (wat gebeurt daar verderop op de weg). Zij letten vooral op de elementen die ze zelf niet kunnen beheersen (maar wel risico voor hen meebrengen). 6 Vraag Leidraad pagina 11, referentieopdrachten. Is er een maximum aantal referentieopdrachten dat in de inschrijving kan worden gepresenteerd? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 5

3 Er dient aantoonbare ervaring te zijn opgedaan met drie (3) kerncompetenties, uit de ingediende referentieprojecten dient deze ervaring te blijken. Uit alle ingediende referentieopdrachten tezamen dient ervaring met alle drie gestelde kerncompetenties te blijken, dat houdt dat er met minimaal één en maximaal drie referenties de ervaring aangetoond kan worden. 7 Vraag Leidraad pagina 12, sleutelpersonen. Is er een minimum of maximum aantal sleutelpersonen dat in de inschrijving kan worden gepresenteerd? De interviewfase wordt met twee (2) sleutelpersonen per inschrijver gevoerd. In bijlage 10 moeten de gegevens van deze sleutelpersonen ingevuld worden. 8 Vraag Leidraad bijlage 6, beoordeling inschrijfsom. In de inschrijfstaat moeten uurtarieven en uren worden ingevuld, maar begrijpen wij goed dat alleen de totale inschrijvingssom onderdeel is van de beoordeling? Dat is correct. Uiteraard verwacht de aanbesteder dat er realistische en marktconforme tarieven worden aangeboden en geldt bij een abnormaal lage inschrijving het gestelde onder paragraaf 4.3 van de inschrijvingsleidraad. 9 Vraag Leidraad bijlage 5, kostenbegroting. Er wordt gevraagd om een urenraming en kostenbegroting per product als onderbouwing van de inschrijfprijs. Wat is de status van de raming en inschrijfprijs tijdens de uitvoering van de opdracht? Voor een aantal belangrijke onderdelen heeft de inschrijver geen informatie om een raming van inzet op te baseren. Zo behoort ondersteuning van aanvragen bijvoorbeeld tot de gevraagde werkzaamheden (bijlage 11), maar is op basis van de nu beschikbare informatie niet in te schatten om hoeveel aanvragen het zou kunnen gaan en hoe de verdeling van werk tussen inschrijver en opdrachtgever steeds zal zijn (want opdrachtgever wil zelf ook een deel van het werk doen). De raming en inschrijfprijs staan in principe vast tijdens de uitvoering van de opdracht. De geoffreerde uurtarieven staan voor het eerste contractjaar vast en kunnen nadien ten maximale één maal per jaar geïndexeerd worden overeenkomstig een nader te bepalen en toepasselijke CBS-index. Tijdens de uitvoering van de opdracht kan er wel - in onderling overleg - geschoven worden met de urenramingen per product, als er bijvoorbeeld voor het ene product minder uren benodigd zijn kunnen deze worden toegevoegd aan een ander product waar meer inzet noodzakelijk is. Het ligt in de lijn der verwachting dat gedurende de looptijd van de overeenkomst HHNK meer van de werkzaamheden zelf gaat doen, immers: het vergroten van de subsidiekennis is een van de te realiseren producten binnen HHNK. 10 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 5

4 Leidraad, taakverdeling. Wat is in algemene zin de taakverdeling tussen opdrachtgever en inschrijver die verwacht mag worden? O.b.v. de aan te leveren informatie in dossiers en begroting en de algemene beschrijving van de best value methode kan geconcludeerd worden dat inschrijver zelfstandig en relatief autonoom het subsidieverwervingsproces moet kunnen organiseren. Maar uit de uitvraag en andere onderdelen van het bestek blijkt dat de opdrachtgever keuzes in eigen hand wil houden en bovendien ook sterk inzet op activiteiten en opleiding van eigen medewerkers. Verwacht wordt dat de opdrachtnemer proactief is en zelf een perspectief kan aangeven op welke wijze de subsidie-inkomsten kunnen toenemen en de risico's kunnen afnemen (spin in het web). Daarnaast wil opdrachtgever onderdelen van het proces op termijn zelfstandig kunnen uitvoeren. Zo is er uiteraard sprake van samenwerking, waarbij opdrachtnemer in het professionaliseringskader de rol van specialist/adviseur vervult en in het operationele proces van subsidieverwerving de rol van specialist ondersteuner. Het geheel moet functioneren binnen de beschikbare systemen en structuren. Zo is de aanwezigheid van een HHNKacademie en de planning en control cyclus een gegeven. Dat geldt idem voor systemen als projectmatig werken, financieel systeem, urenregistratiesysteem, etc. 11 Vraag Leidraad bijlage 5, kostenbegroting. Er wordt een kostenbegroting gevraagd met een ureninschatting en prijs per product. Wij vragen ons af hoe opdrachtgever een relatie kan leggen tussen het inhoudelijke en het financiële aanbod van een inschrijver en de consistentie van een inschrijving kan toetsen. Op welk ander onderdeel van de inschrijving moet deze kostenbegroting aansluiten? De kostenbegroting moet aansluiten op het realiseren van de projectdoelstellingen zoals opgenomen in bijlage Vraag Leidraad pagina 13, planning. Eén van de gevraagde documenten van de inschrijver betreft een projectplanning op maximaal 1 A3 die ingaat op hoofdactiviteiten, mijlpalen en het kritieke pad. Maar aan inschrijvers wordt in deze fase geen plan van aanpak gevraagd. Kunt u toelichten aan welk ander onderdeel van de inschrijving deze planning moet zijn gekoppeld? En kunt u toelichten op welke periode de planning betrekking moet hebben? De planning moet zijn gekoppeld aan aanpak die inschrijver voorstaat om de projectdoelstellingen van aanbesteder zoals opgenomen in bijlage 11 te realiseren. De planning moet op hoofdlijnen zijn, een gedetailleerde planning wordt niet eerder dan in de concretiseringsfase van de beoogd opdrachtnemer verlangd. De planningshorizon dient de eerste drie (vaste) contractjaren te zijn. 13 Vraag Leidraad pagina 12, kansendossier. Kan de opdrachtgever een nadere toelichting geven op wat zij verstaat onder kansen en wat zij niet verstaat onder kansen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 5

5 In het Kansendossier beschrijft de aanbieder op welke wijze hij toegevoegde waarde opties aan het project kan toevoegen. Hierin gaat hij verder dan de minimale eisen van het project. Hierin staat bijvoorbeeld: - Alles waarmee de aanbieder zich denkt te kunnen onderscheiden van de andere aanbieders, voorbij de (directe) scope van het project; - Alle beheersmaatregelen die extra geld kosten extra bijdragen aan het beter/sneller realiseren van de projectdoelstellingen (en die dus meer kosten dan de minimumoplossing); - Alle andere voorstellen die extra bijdragen aan het realiseren van de projectdoelstellingen (en die meer kosten dan het minimum); - Het overnemen van risico's die eigenlijk bij de opdrachtgever horen (tegen lagere kosten dan wanneer de opdrachtgever dat risico zou dragen) waardoor de projectdoelstellingen beter kunnen worden gerealiseerd; - Items die voorbij de directe scope van het werk zijn of voorbij de verwachting van de opdrachtgever gaan (maar de projectdoelstellingen wel raken). Alles wat door de aanbieders wordt opgeschreven in het Kansendossier blijft eigendom van de desbetreffende aanbieder, en zal door de aanbesteder niet worden gebruikt indien hij in het gunningsproces een andere aanbieder kiest. 14 Vraag Leidraad pagina 12, relatie kansen - prijsopgave. Hier staat dat de voorgestelde beheersmaatregelen voor risico s (risicodossier) onderdeel moeten zijn van de aanbieding en inschrijfprijs maar beheersmaatregelen voor kansen (kansendossier) geen onderdeel zijn van de inschrijfprijs. De opdrachtgever kan volgens de leidraad na gunning wel overwegen om kansen te benutten. Het laatste zou betekenen dat voor eventuele inzet voor kansen dus meer budget dan het genoemde maximale budget beschikbaar wordt gesteld. Wat is hiervan de reden? En hoe borgt u de vergelijkbaarheid tussen inschrijvers op het kansendossier wanneer er geen relatie hoeft te zijn met de inschrijfprijs? De items in het Kansendossier zijn geen onderdeel van de prijsstelling, het zijn extra's die de opdrachtgever na gunning wel of niet kan inkopen. Afhankelijk van de kans kan opdrachtgever besluiten om hiervoor extra financiële middelen aan te wenden om het benutten van de kans mogelijk te maken. Er had ook besloten kunnen worden om te stellen dat de kansen niets extra's mogen kosten of dat de kansen onder het gestelde plafondbedrag moeten blijven. Vanuit de filosofie van Best Value is de door ons gekozen werkwijze de meest passende. De vergelijkbaarheid tussen inschrijvers op het Kansendossier is niet wat een rol speelt bij het beoordelen van deze documenten. Ieder Kansendossier wordt op zijn eigen merites beoordeeld en een onderlinge vergelijking vindt in principe niet plaats. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 5