Toelichting: Deze nota van inlichtingen is naar aanleiding van de gestelde vragen op TenderNed.

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Plantmateriaal gemeente Hoorn Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Plantmateriaal gemeente Hoorn Gemeente Hoorn Omschrijving: Aanschaf plantmateriaal Gemeente Hoorn Toelichting: Deze nota van inlichtingen is naar aanleiding van de gestelde vragen op TenderNed. Betreft Bijlage Programma van Eisen, onderdeel Vraag 1. In de 2e alinea van paragraaf 1.2 wordt gesproken over 5% van de gefactureerde aanneemsom, bij 'contractvoorwaarden' staat echter dat het gaat om 3% van de gefactureerde omzet. Omdat in het formulier 'Akkoordverklaringen' ook wordt gesproken over 3% gaan wij ervan uit dat 3% het juiste percentage is. Graag uw bevestiging. 2. Bij 'contractvoorwaarden' lijken punt 3 en punt 4 elkaar tegen te spreken? Wat is juist? 1. In bijlage Programma van eisen voor percelen Bomen en Heesters paragraaf 1.2, tweede alinea staat 5%, dit moet inderdaad 3% zijn. 2. In bijlage Programma van eisen voor percelen Bomen en Heesters paragraaf 1.2 contractvoorwaarden is punt 4 juist. Betreft 4.3 G3 - kwaliteit 2 Vraag G3.2 Deze vraag begrijpen wij niet helemaal. U vraagt naar een garantie op de kwaliteit van onze planten. Is het voldoende als wij hier aantonen dat onze gehele bedrijfsvoering is gecertificeerd op basis van ISO 9001? Of verwacht u hier iets anders? Zo ja, graag een concreet antwoord hoe wij dit moeten aantonen. Certificering op basis van ISO 9001 is een onderdeel van deze garantie, maar wil nog niet zeggen dat het gevraagde daadwerkelijk geleverd wordt. Hoe waarborgt u dat het gevraagde daadwerkelijk geleverd wordt? Betreft 4.2 G2 - duurzaamheid 3 Vraag G2.1 Wijze van ecologische kweek. Ons bedrijf kweekt volledig ecologisch. Dit hebben wij gecertificeerd via o.a. het certificaat Milieukeur. Is het voldoende om als antwoord op deze vraag op te nemen dat we volledig ecologisch kweken met daarbij onze certificaten als 'bewijslast'? Het certificaat Mileukeur wil niet zeggen dat een bedrijf volledig ecologisch teelt. Wat doet het bedrijf extra om zo ecologisch mogelijk te telen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 5

2 Betreft 4.1 G1 - Prijs 4 Vraag Op de prijslijst van perceel 2 zijn een aantal Patentsoorten opgenomen waarvoor een prijsopgave gedaan moet worden. Voor de toeleverancier van deze patentsoorten is hier een concurrentievoordeel te behalen omdat deze toeleverancier geen patent hoeft door te berekenen op deze soorten, terwijl alle overige leveranciers dat wel moeten doen. Om een eerlijke prijsvergelijking mogelijk te maken, willen wij u dan ook verzoeken om onderstaande soorten buiten beschouwing te laten in de prijsberekening: Hypericum Vippzalm Mahonia Blackfoot Mahonia repens Sioux Prunus laurocerasus Anthene Prunus laurocerasus Mercurius Spiraea nipponica Bokrasnow De patentsoorten Hypericum Vippzalm, Mahonia Blackfoot, Mahonia repens Sioux, Prunus laurocerasus Anthene, Prunus laurocerasus Mercurius, Spiraea nipponica Bokrasnow, worden buiten beschouwing gelaten in de prijsberekening. Deze soorten niet invullen op het formulier prijzen Perceel 2: Heesters. Betreft 3.2.2, 2e bullet 5 Vraag Wij gaan ervan uit het milieucertificaat 'Milieukeur' door u wordt beschouwt als 'gelijkwaardig' aan ISO omdat in Bijlage 1.1 bij E7 dit als eis wordt gesteld. Klopt dat? Nee, Milieukeur is een productcertificaat die duurzaam geteelde boomkwekerijproducten waarborgt. ISO is een internationaal geaccepteerde norm die aangeeft waaraan een goed milieumanagementsysteem zou moeten voldoen. Betreft Bijlage Programma van Eisen, onderdeel Vraag Eis E11. Hoe kunt u, indien er sprake is van een dergelijke situatie, aantonen dat u als opdrachtgever zorgvuldig heeft gehandeld? Het gehele proces (keuring, aanplant, onderhoud) vanaf de levering van het plantmateriaal wordt geregistreerd d.m.v. weekstaten en opleveringsdocumenten. Deze zijn altijd na te zien. Categorie Planning Betreft Hoofdstuk 2, pg. 5 7 Vraag De sluitingstermijn van de inschrijving is 22 oktober. Bij 1.1. is aangegeven dat de ingangsdatum van het contract 1 november 2014 is. Twee vragen hierover: 1. Op welke datum wordt de voorlopige gunning bekend gemaakt? 2. Wordt er rekening gehouden met de zogenaamde 'standstill periode' van 20 dagen vanaf het moment van voorlopige gunning? Zo ja, dan is de ingangsdatum van het contract niet haalbaar. Wat wordt dan de ingangsdatum? 1. op 30 oktober 2. de ingangsdatum van het contract wordt 19 november 2014 Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 5

3 Categorie Bewijslast Betreft uitsluitingsgronden 8 Vraag De eerste zin van paragraaf geeft aan dat de inschrijver niet verkeert in een situatie als bedoeld in paragrafen 3.1, 3.4 en 3.5 zoals staan beschreven in de Eigen Verklaring. In de Eigen Verklaring zoals bijgevoegd bij uw aanbestedingsstukken is echter 3.4 niet aangevinkt, terwijl 3.2 wel is aangevinkt. Wilt u aangeven welke stukken wij binnen 2 werkdagen moeten kunnen aanleveren m.b.t. welke uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. In de Eigen Verklaring hoort paragraaf 3.4 te zijn aangevinkt in plaats van paragraaf 3.2. We zullen een herziene Eigen Verklaring bij de aanbestedingsdocumenten zetten. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Bladzijde 11 van 13, laatste zin 9 Vraag U schrijft: "De prijzen staan vast gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst, inclusief eventuele verlengingen." Wij willen u verzoeken om bij een verlenging een prijscompensatie toe te staan die gerelateerd is aan de prijsindex van het CBS. Bij een eventuele verlenging zal prijscompensatie toegepast worden, gerelateerd aan de prijsindex van het CBS (Consumentenprijzen; gemiddelde prijzen van consumentenartikelen vanaf 2000). Betreft Perceel 2 plantenlijst 10 Vraag Vraag 4 Perceel 2 Heesters, bosplantsoen, rozen en vaste planten, lijst - In de aanbesteding staan een aantal licentiegewassen: HE-81 Hydrangea arborescens Invincibelle C3 HE-91 Hypericum Vippzalm af 5 tak C1,5 HE-94 Hypericum inodorum Kolmbeau af 5 tak C1,5 HE-121 Mahonia Blackfoot bossig mk HE-124 Mahonia repens Sioux mk HE-142 Prunus laurocerasus Anthene mk HE-147 Prunus laurocerasus Mercurius mk HE-183 Spiraea nipponica Bokrasnow str wg. Licentie gewassen geven de licentiehouder een voordeel bij een aanbesteding. Dit is discriminerend voor andere inschrijvers en in strijd met het gelijkheidsbeginsel. Is de aanbesteder (Gemeente Hoorn) bereid om: A- Licentiegewassen buiten het vergelijk van de inschrijving te houden? B- Of mogen voor licentiegewassen gelijkwaardige artikelen worden aangeboden? (Dit is volgens jurisprudentie de vrijheid van een inschrijver bij de vraag naar licentie producten.) De patentsoorten Hydrangea arborescens Invincibelle,Hypericum Vippzalm, Hypericum inodorum kolmbeau, Mahonia Blackfoot, Mahonia repens Sioux, Prunus laurocerasus Anthene, Prunus laurocerasus Mercurius, Spiraea nipponica Bokrasnow, worden buiten beschouwing gelaten in de prijsberekening. Deze soorten worden uit het prijzenformulier perceel 2: heesters geschrapt. Van het prijzenformulier wordt een nieuwe versie bij de documenten gezet. Betreft blz. 12 van 13, G3- Kwaliteit 11 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 5

4 U schrijft: "De gemeente wenst zoveel mogelijk plantmateriaal te kopen dat is geteeld op eigen wortel. Voor gestekt en gezaaid plantmateriaal kent u 4 punten toe." Realiseert u zich dat u door deze wens ook plantmateriaal zult ontvangen dat kwalitatief slechter is dan materiaal vermeerderd door enten? Een voorbeeld; Viburnum burkwoodii uit stek vermeerderd, is veel vorst gevoeliger dan geënt plantmateriaal van deze soort. Toch kent u 4 punten toe aan deze mindere kwaliteit. Wij vragen u meer specifiek aan te geven welke gewassen u op eigen wortel wenst en in de aanbesteding dit als eis op te nemen in de plantsoenlijst. Daarmee voorkomt u dat u bij levering een ongewenste kwaliteit zult ontvangen. Op het prijzenformulier Perceel 1: Bomen en Perceel 2: Heesters wordt een extra veld met opmerking toegevoegd. Hier kunt u gemotiveerd aangeven waarom de soort beter als ent kan worden geleverd. Bij het beoordelen van het prijsformulier zal hier rekening mee worden gehouden en kan alsnog de maximale score behaald worden. Betreft Blz.12 van 13, paragraaf 4.2G2 -duurzaamheid en G3-kwaliteit 12 Vraag U vraagt inschrijver op beide onderdelen aan u uiteen te zetten hoe hij met de genoemde aspecten G2.1 en G2.2 en G3.2 en G3.3 in zijn bedrijfsvoering omgaat. Wij willen u verzoeken om een maximum te stellen aan de teksten die ingeleverd mogen worden. Wij stellen u voor om in uw aanbesteding op te nemen dat voor de onderdelen (G2.1 en G2.2, G3.2 en G3.3) maximaal 1 A4tje tekst per onderdeel mogen worden ingeleverd. Dus totaal maximaal 4 A4tjes. Voor de onderdelen G2.1 en G2.2, G3.2 en G3.3 wil de opdrachtgever een zo beknopt mogelijke uiteenzetting. De opdrachtgever beoordeelt op inhoud, niet op de hoeveelheid tekst. 13 Vraag Een aantal specifieke soorten in uw lijst vraagt u uit zaad vermeerderd. Echter niet al deze soorten zijn uit zaad te vermeerderen. Een voorbeeld; Buddleja davidii Black Knight is niet uit zaad te vermeerderen. Ook hier vragen wij u uw lijst nog eens te bekijken en ook hier mogelijk een beperkt aantal soorten slechts verplicht uit zaad vermeerderd te vragen en dit als eis op te nemen. Het prijsformulier Perceel 2: heesters wordt aangepast. Of de soort door zaaien, stekken, afleggen of enten wordt vermeerdert mag de inschrijver zelf invullen. Bij Perceel 1: Bomen, blijft de eis zaaigoed voor bepaalde soorten gehandhaafd. Van het prijzenformulier wordt een nieuwe versie bij de documenten gezet. 14 Vraag In de laatste zin van pagina 12 schrijft u: "De door de inschrijver genoemde veredelingswijze is ook onvoorwaardelijk geldig op de eventuele opdracht". Wij begrijpen uw bedoeling. Echter wat als inschrijver veelvuldig aangeeft dat planten door stek of zaad zijn vermeerderd, daardoor maximaal punten scoort en dit na gunning niet waar kan maken? De gunning is dan naar onze mening eigenlijk onterecht verleend. U heeft in de aanbesteding geen sancties opgenomen. Mogelijk was in deze situatie de tweede inschrijver in de rij van economisch meest voordelig in de uitvoering beter geweest. Is het niet verstandig om deze kwaliteitsbepaling niet op deze wijze op te nemen in uw aanbesteding? Wij willen u voorstellen dat u slechts een beperkte lijst opstelt waarin u aangeeft welke vermeerderingswijze u eist en dit bij levering te controleren. Wijkt leverancier toch af dan legt u bijvoorbeeld na een derde maal overtreding een passende sanctie op. Deze sanctie dient u dan op te nemen in de aanbesteding. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 5

5 Opdrachtgever gaat ervan uit dat een inschrijver die een bepaalde manier van vermeerderen aangeeft op het prijsformulier, deze ook daadwerkelijk levert. Indien blijkt dat na gunning de leverancier de beplanting van het ingevulde prijsformulier niet kan leveren, wordt de overeenkomst ontbonden. 15 Vraag Uw puntenverdeling op dit onderdeel is zo ingericht dat de gunning van de aanbesteding geheel bepaald wordt door het criterium G3.1 De beste inschrijver krijgt 25 punten. Alle inschrijvers die lager scoren dan de hoogste inschrijver krijgen het verschil in punten in mindering van de maximale score van 25 punten. Als wij dit goed lezen dan betekent dit dat indien een inschrijver op de hele lijst drie planten niet op eigen wortel heeft, maar twee door enten en een door afleggers, het verschil in punten 2x3 punten = = 7 punten afgetrokken krijgt van de 25 punten = 18 punten. Deze 7 punten verschil zullen altijd doorslaggevend zijn op het totaal van de gunning terwijl het op de gehele lijst slechts over een afwijking gaat van net 1%. Wij zijn van mening dat deze puntenverdeling onevenredig zwaar meetelt in de totale eindscore van uw aanbesteding. Wij zijn van mening dat dit gunningscriterium een disproportionele wegingsfactor heeft. De puntentelling gaat naar rato. De hoogste score krijgt 25 punten. Stel, de hoogste score is 850 = 25 punten, de tweede inschrijver heeft een score van bijvoorbeeld 800, dan krijgt hij 23,53 punten. Betreft G3.1 - Kwaliteit 16 Vraag Uit het recente verleden hebben wij de ervaring dat een vraagstelling zoals G3.1- Kwaliteit en specifiek uw vraag naar de veredelwijze al snel kan leiden tot een procedure bij de rechtbank, na voornemen tot gunning. Bijvoorbeeld de aanbesteding van de Drechtsteden en Veldhoven. In dit kader zijn wij van mening dat het beter is dit gunningscriteria niet zoals u gesteld heeft op te nemen in uw aanbesteding, maar zoals eerder aangegeven in een beperkte vorm in de plantsoenlijst als eis te stellen. De opdrachtgever stelt, dat door toevoeging van een extra veld 'opmerking' op het prijzenformulier, dit een bijdrage levert aan een objectieve beoordeling op de veredelwijze. Dit aangepaste prijzenformulier is toegevoegd aan de nota van inlichtingen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 5